DICTAMEN DE ESCOLARIZACIÓN -...

CONSEJERÍA DE EDUCACIÓNEquipo de Orientación Educativa y Psicopedagógica de Benavente (Zamora)

C/ Los Carros, 90. 49600 Benavente 980633751 [email protected]

INSTRUCCIONES

A continuación encontrará las instrucciones básicas para manejar la aplicación Informes. Ésta consiste en un archivo de Access acompañado de algunos archivos de Word (todos ellos de Office 2007) que guardan una relación de correspondencia. La persona que maneje ambos programas (Access y Word) no tendrá ningún problema para manejar la aplicación, pero pensando en los que no las dominen esperamos ofrecer las pautas básicas en este documento.

Acceder a la aplicación y cubrir campos

Cada miembro del EOEP ha de colocar la aplicación INFORMES en la ubicación de su PC que prefiera. Dado que va a ser de uso frecuente, se recomienda colocarla en el escritorio. De esta forma, podría quedar tal y como se observa en la imagen:

Imagen 1.

Aunque ahora aparezca con el icono de un portafolio, es posible que dependiendo de cómo tengamos configurado el ordenador sólo aparezca una carpeta. Por supuesto, esto es un detalle insignificante.

Cuando tengamos colocada la aplicación en nuestro ordenador, haremos doble clic (para abrirla) y nos aparecerá lo siguiente:

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Imagen 2.

El documento en cuyo icono aparece una llave es el archivo de Access. El resto nos resultarán más conocidos, ya que se trata de documentos normales de Word, eso sí, en versión Office 2007 (es muy recomendable actualizar nuestra versión de Office, ya que en versiones anteriores puede que la aplicación no funcione correctamente). Si queremos acceder a la aplicación abriremos (doble clic) el documento de Access que se titula FORMULARIO.

Para guiarnos con más facilidad en el proceso, se han configurado una serie de macros, de manera que nada más abrirla nos aparecerán algunos mensajes de información. El primero es el siguiente:

Imagen 3.


Como puede verse, solamente nos informa de que hemos accedido a la aplicación y que el autor de la misma es el EOEP de Benavente. Al hacer clic en aceptar se nos abrirá un segundo mensaje:

Imagen 4.

En este caso, el mensaje nos habla de los campos a cumplimentar. Una vez que hagamos clic en aceptar, se nos abrirá, automáticamente, la primera parte del formulario que tenemos que rellenar. Dicho formulario mostrará campos en distintos colores. Han de rellenarse todos ellos con una única excepción. Aquellos de color negro (y texto en blanco) son campos específicos que sólo son necesarios si se va a elaborar Dictamen de Escolarización. De esta forma, si de la evaluación realizada sólo es necesario realizar Informe Psicopedagógico no es necesario que cumplimentemos esos campos negros.

Al aceptar en ese cuadro de mensaje, como ya hemos dicho, se abrirá la primera parte del formulario. En ésta aparecerán los campos correspondientes a los datos personales del alumno, los motivos de la evaluación, la información previa disponible, las pruebas aplicadas, la historia de escolarización, el contexto educativo y el contexto social. Todos los campos se encuentran en blanco (y lo estarían aunque previamente hayamos incluido a otros alumnos). Esto se debe a que a través de la macro accedemos directamente a un nuevo registro para la entrada de información de un alumno nuevo


Imagen 5.

En esta captura de pantalla no aparece el formulario completo porque es necesario desplazarse hacia la parte inferior para verlo. Para ello, como en cualquier programa, se utiliza la barra lateral de desplazamiento.

Imagen 6.

Cuando hayamos cumplimentado todos los campos de esta parte del formulario será el momento de pasar a la segunda parte. Para ello, en la parte final de la pantalla observaremos un cuadro que indica “Continuar”. Al hacer clic en él nos aparecerá esa segunda parte, que, por defecto, corresponderá al nuevo registro que estamos incluyendo.


Imagen 7.

La segunda parte del formulario incluye campos relativos a los resultados de la evaluación, así como la categorización ATDI del alumno, identificación de sus necesidades educativas, propuesta curricular, orientaciones familiares o la propuesta de revisión.

Imagen 8.

Si nos fijamos en la parte superior, se muestran unos datos personales básicos del alumno que nos permiten asegurarnos que seguimos en el registro acertado (puede darse el caso de que, sin querer, nos saltemos a otro alumno).

Si queremos acceder a los datos de un alumno incluido previamente (por ejemplo, para consultar determinados datos o modificar algún campo de cara a la elaboración de un nuevo informe) deberemos de acudir a la parte inferior de la pantalla y movernos hacia delante o detrás en los registros existentes:


Imagen 9.

Una vez finalizada la cumplimentación de los campos de la segunda parte del formulario (recordar no cubrir los de fondo negro si no es necesario realizar dictamen), se graba (como en cualquier otro programa) y se cierra (como en cualquier otro programa).

Puede darse el caso de que, una vez terminado (o en cualquier momento) necesitemos acceder a la otra parte del formulario para modificar algún campo. Para ello, necesitamos hacer uso de la barra del Panel de exploración. Ésta se encuentra situada a la derecha de la pantalla y puede aparecernos desplegada o sin desplegar. Para desplegarla haremos clic en donde nos indica la flecha de la imagen 10 y se nos mostrará como en la imagen 11:


Imagen 10.

Imagen 11.

Haremos doble clic en “Datos personales” o “Pruebas aplicadas” según queramos acceder, respectivamente, a la primera o segunda parte del formulario.

En alguna ocasión puede suceder que al desplegar el Panel de exploración no nos aparezcan los formularios, sino otros de los elementos de ese panel. En este caso, haremos clic donde señala la flecha de la siguiente imagen y, posteriormente, doble clic en el apartado Formularios.


Imagen 12.

Trasladar la información al modelo de Informe Psicopedagógico y Dictamen de Escolarización

Una vez que hemos cubierto los campos necesarios, debemos trasladar la información contenida en los mismos al modelo de Informe. El objetivo es que no tengamos que escribir nada en el documento de informe, de manera que será suficiente con abrir el documento, especificarle el niño del que queremos el informe, imprimirlo y firmarlo.

Para realizar este proceso el primer paso es abrir el documento que contiene el modelo de informe. Si recordamos la Imagen 2, uno de los documentos de Word que contenía la carpeta “INFORMES” se titulaba Informe Psicopedagógico. Al abrirlo accederemos a dicho modelo y nos aparecerá el siguiente mensaje:

Imagen 13.C/ Los Carros, 90. 49600 Benavente 980633751 [email protected] Página 9 de 19

A la pregunta de si desea continuar de ese cuadro de mensaje contestaremos afirmativamente, ya que es lo que permitirá que los campos del formulario que hemos rellenado se coloquen en los lugares que correspondan del modelo de Informe.

Sin embargo, la primera vez que lo hagamos podemos tener un problema. El modelo está asociado a la Base de Datos que contiene el Formulario en el que hemos cumplimentado los campos, pero la ruta para que el programa Word la encuentre habrá cambiado. Esto se debe a que cuando se establece la relación o correspondencia se le ha de indicar al programa cuál es el archivo con el que se va a relacionar y una parte de dicha indicación es la ubicación del mismo. Lógicamente, al cambiar la carpeta a un nuevo ordenador, dicha ubicación varía y el programa se “pierde”. En estos casos nos aparecerá el siguiente error:

Imagen 14.

En estos casos, hay que indicarle al programa la nueva ubicación del archivo de Base de Datos. Para ello hay que seguir una serie de instrucciones que encontraremos al final de estas instrucciones a modo de anexo.

Solucionado ese pequeño contratiempo, si es el caso, ya estaremos en condiciones de elaborar el informe. Pasaremos en este momento a desplegar las opciones de Correspondencia. En la barra de herramientas superior encontraremos una pestaña que se denomina así:

Imagen 15.

Dentro de esa cinta de opciones que se nos desplegará encontraremos todas las posibilidades que necesitamos. Lo primero que vamos a hacer es indicar al programa el niño del que queremos que nos saque el Informe. Para ello iremos a la opción “Editar lista de destinatarios”. Al clicar en ella nos aparecerá el siguiente cuadro:


Imagen 16.

Si nos fijamos en el mismo observaremos en la primara columna el Origen de datos (Formulario.mbd). A continuación veremos una casilla de verificación seguida de los distintos alumnos de los que hemos incluido datos en el Formulario. La primera vez que usemos la aplicación sólo tendremos uno, pero posteriormente se irán incorporando el resto de niños. En el ejemplo de la imagen, para ilustrar, se han incluido tres alumnos: Susana, Natalia y Marcos. Lo que haríamos sería dejar marcada sólo la casilla del alumno que nos interese, de manera que cuando se lo ordenemos sólo nos traerá al informe los datos de alumno seleccionado (en este caso Natalia). Por supuesto, terminaremos haciendo clic en Aceptar.

El siguiente paso consistiría en comprobar si tenemos activada la Vista previa de resultados. Para saberlo descenderemos hasta la primera tabla del documento en la que se indican los Datos de identificación del alumno. Si la tabla aparece cubierta es que la opción está activada. En caso contrario aparecerá algo parecido a esto:


Imagen 17.

Para permitir que aparezcan los datos del niño en lugar de esos indicadores acudiremos a la cita de opciones de correspondencia y haremos clic en la opción anteriormente mencionada de Vista previa de resultados:

Imagen 18.

Si el proceso se ha realizado correctamente, todos los campos del Informe deberán aparecer debidamente cumplimentados y sólo restará Finalizar y Combinar. Encontraremos esta opción en la cinta de correspondencia. Al hacer clic en ella, nos aparecerá un pequeño desplegable:


Imagen 19.

Dentro de las opciones ofrecidas en ese desplegable seleccionaremos Editar documentos individuales y nos aparecerá lo siguiente:

Imagen 20.

En este cuadro seleccionaremos Registro actual y aceptaremos. En ese momento el programa nos creará un documento nuevo que llamará, por defecto, Cartas1. Este es el momento de que nosotros lo renombremos con el nombre que deseemos y en la ubicación que prefiramos en la opción Guardar como… sobradamente conocida.

Este es el momento de comprobar si el informe se ha cumplimentado correctamente. Si no es así, podemos realizar los cambios de manera manual (no es necesario ajustar la fecha del documento pues ésta se ajusta automáticamente). Una vez concluido el proceso sólo resta imprimir el documento (posteriormente, cuando cerremos Word nos dirá si queremos guardar los cambios en el documento Cartas 1; si ya lo hemos guardado con otro nombre, le diremos que no) y firmarlo.

Para la realización del Dictamen el proceso es exactamente igual, luego no es necesario reiterar lo ya comentado.


ANEXO

Establecimiento de la ruta de acceso al archivo de ACCESS

Como comentamos en su momento, los documentos de WORD guardan una relación de correspondencia con el archivo de ACCESS que contiene la información que se trasladará a los campos que corresponda del Informe o el Dictamen. Si cambiamos la aplicación de ordenador, o dentro de un mismo ordenador, de ubicación, puede que perdamos la ruta y ésta haya de especificarse de nuevo.

Lo primero que notaremos es que al abrir el documento de Informe o Dictamen, tras el mensaje visto en la imagen 13:

Imagen 13.

Nos aparecerán una serie de mensajes (en total 4). En la siguiente tabla se muestran dichos mensajes y la acción a realizar en cada uno:

Mensaje Acción

Hacer clic en aceptar


Hacer clic en la cruz roja que indica la flecha para

cerrar el mensaje.

Hacer clic en aceptar.

Hacer clic en Buscar origen de datos.

El resultado de esas acciones será la aparición de un cuadro que permite establecer la ruta correcta para que el documento de WORD (sea Informe o Dictamen) encuentre el archivo de ACCESS denominado Formulario:


En este caso, y dado que tenemos la aplicación en el escritorio, haremos clic en Escritorio y después en Aplicación INFORMES. Dentro de ésta ya sabemos que el documento que tenemos que “enlazar” es el titulado FORMULARIO:


El último cuadro de aviso que nos aparecerá es este:

Seleccionaremos la opción “Datos para informes” y en ese momento el documento de Word se abrirá con normalidad y traerá los datos tal y como hemos explicado anteriormente. Sin embargo, dependiendo de la configuración del ordenador, será necesario repetir ese proceso una vez abierto el documento. La razón sería la siguiente. En algunos casos, el ordenador interpreta que el enlace que hemos realizado con el archivo de ACESS titulado Formulario sólo es válido para esa primera vez que se abre el documento de


WORD. Por tanto, una vez que cerremos éste y lo volvamos a abrir nos saldrá le mismo mensaje de error.

Para evitarlo, una vez abierto el documento, estableceremos nuevamente la ruta de acceso tal y como lo hemos hecho anteriormente, pero en esta ocasión para acceder a los dos últimos cuadros de texto mostrados utilizaremos la opción Seleccionar destinatarios disponible en Correspondencia.

Como vemos en la lista desplegable hay una opción denominada Usar lista disponible. Haciendo clic en la misma se nos abrirá el cuadro de texto ya conocido en el que indicaremos al programa la ruta del documento de ACCESS denominado FORMULARIO.


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