EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES

EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES

Diferencias contables

Las empresas comerciales compran una mercanca que luego venden normalmente a un precio superior, pero sin haberle efectuado ninguna transformacin sustancial. Los productos que compra ya estn terminados y en igual forma los venden luego a los consumidores sin variaciones de fondo, excepcin hecha quizs de modificaciones menores en los empaques y otras por el estilo. Las empresas industriales, por el contrario, transforman materias primas en algo nuevo y distinto que constituye los productos terminados que posteriormente han de vender. Es solamente este aspecto de la produccin o transformacin de materias primas lo que causa diferencias entre la contabilidad de empresas comerciales y las industriales. Estas ltimas necesitan de un sistema de costos para poder determinar el costo de los productos fabricados que han de figurar en los inventarios del balance general y el costo de los productos vendidos que ha de figurar en el estado de rentas y gastos. Para las empresas comerciales, en cambio, el costo de los inventarios y el de la mercanca vendida est dado por los precios de compra y no precisan por lo tanto de un sistema de costos para obtener esas cifras. Por lo dems, no hay ninguna diferencia en las contabilidades entre estos dos tipos de empresa: ambas tienen activos, pasivos y patrimonio; ventas, gastos de ventas y gastos de administracin, todo lo cual se contabiliza en la misma forma, no importa el tipo de empresa.Diferencias en los estados financieros

En los estados financieros, estas diferencias se reducen a las sintetizadas en el esquema que aparece posteriormente.Como podemos ver en dicho esquema, en cuanto al balance general la nica diferencia consiste en que la empresa industrial muestra en la seccin de activos corrientes varias cuentas de inventario que no se dan en la empresa comercial, pues esta ltima no cuenta con materiales de produccin ni productos en proceso de transformacin. Por lo dems no hay diferencia en el Balance general. Ambas empresas pueden tener la misma clase de pasivos y tener su patrimonio constituido en igual forma.BALANCE GENERAL

Empresa comercialEmpresa industrial

Activos corrientes:Activos corrientes:

....

Inventario - mercancasInventario Productos terminados

..Inventario Productos en proceso

..Inventario - Materiales

(una sola cuenta de inventario)(varias cuentas de inventario)

En cuanto al estado de rentas y gastos, ms que en la nomenclatura, la diferencia est en la cifra del costo de los productos vendidos que para la empresa comercial equivale al precio de compra de la mercanca, entretanto que para la industrial equivale al precio de compra de la materia prima ms los costos de transformacin de sta en producto terminado. Por lo dems no hay diferencia en el estado de rentas y gastos. Ambas empresas tienen gastos de administracin y ventas que se deducen a continuacin de la ganancia bruta para obtener la ganancia neta del perodo.ESTADO DE RENTAS Y GASTOS

Empresa comercialEmpresa industrial

VentasVentas

Costo de mercanca vendidaCosto de productos vendidos

Ganancia brutaGanancia bruta

(Costo de la mercanca vendida = Precio de compra de la mercanca)(Costo de los productos vendidos = Costo de la materia prima + costos de transformacin de sta en productos terminados)

COSTOS Y GASTOS DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL

En una empresa industrial podemos distinguir tres funciones bsicas: produccin, ventas y administracin. Para llevar a cabo cada una de estas tres funciones, la empresa tiene que efectuar ciertos desembolsos por pago de salarios, arrendamientos, servicios pblicos, materiales, etc. Estas erogaciones reciben respectivamente el nombre de costo de produccin, gastos de administracin y gastos de ventas, segn la funcin a que pertenezcan. Los costos de produccin se transfieren (capitalizan) al inventario de productos fabricados. En otras palabras, el costo de los productos fabricados est dado por los costos de produccin que fue necesario incurrir para su fabricacin. Por esta razn a los desembolsos relacionados con la produccin es mejor llamarlos costos y no gastos, puesto que se incorporan en los bienes producidos y quedan por lo tanto capitalizados en los inventarios hasta tanto se vendan los productos. Los gastos de administracin y ventas, por el contrario, no se capitalizan sino que, como su nombre lo indica, se gastan en el perodo en el cual se incurren y aparecen como tales en el estado de rentas y gastos.

ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS

Vimos ya cmo el estado de rentas y gastos de una empresa industrial se diferencia del de una empresa comercial por el rengln denominado Costo de Productos Fabricados y Vendidos o ms abreviadamente, Costo de Productos Vendidos. Cmo obtiene una empresa industrial esta cifra que necesita para poder preparar su estado de rentas y gastos? La mayor parte de esta obra estar dedicada a dar respuesta a la pregunta anterior. Queremos sin embargo que desde un principio el lector visualice el objetivo, antes de emprender el camino que lo conducir a la obtencin de la cifra mencionada. Los detalles que integran la cifra del Costo de Productos Vendidos son bastante numerosos y por lo tanto, en lugar de incluirlos en el estado de rentas y gastos, se presentan generalmente por separado en el llamado Estado de Costo de Productos Vendidos, cuya cifra final es la que aparece en el estado de rentas y gastos.

INDUSTRIAS ABC

ESTADO DE COSTO DE PRODUCTOS VENDIDOS

1990

Materiales Directos86.000

Mano de obra directa76.000

Costos generales de fabricacin62.000

Costo de produccin224.000

Ms: Inventario de productos en proceso inicial14.000

Costo de productos en proceso238.000

Menos: Inventario de productos en proceso final48.000

Costo de productos terminados190.000

Ms: Inventario de productos terminados inicial10.000

Costo de productos disponibles para la venta200.000

Menos: Inventario de productos terminados final32.000

Costo de productos vendidos158.000

Como podemos observar, el estado de Costo de productos vendidos empieza con los totales de costos de produccin incurridos durante el perodo en cuestin (en este caso 1990) en cada uno de los tres elementos en que se dividen dichos costos: materiales directos, mano de obra directa y costos generales de fabricacin. Estos costos representan el dinero fresco, nuevo, invertido en la produccin en 1990. Si se tratara del primer ao de produccin de Industrias ABC y si a diciembre 31 de 1990 no hubiera productos en proceso de elaboracin o semiterminados, querra decir que no tendramos inventario inicial ni final de productos en proceso y que todos los productos empezados durante 1990 se procesaron hasta su completa terminacin. El costo total de produccin en el perodo, 224.000 sera tambin en este caso el costo de los productos terminados. Pero como si hay un inventario inicial de productos en proceso que trae un costo de 14.000, es necesario agregar dicho costo al costo de produccin de 1990, para llegar al costo total de productos en proceso, 238.000, cifra que constituye el costo total por el cual es responsable (debe dar razn) la fbrica en 1990. Cmo tambin qued un inventario final de productos en proceso por un total de 48.000, del total del costo de productos en proceso restamos dicho inventario para obtener el costo total de los productos terminados en 1990, 190.000. Con la obtencin del costo de productos terminados an no hemos logrado nuestro objetivo que consiste en hallar el costo de los productos vendidos en el perodo. Si en relacin con los productos terminados suponemos tambin por un momento que no haba existencias al comenzar el ao y que tampoco qued inventario de dichos productos a diciembre 31 de 1990, querra decir que todo lo que se produjo se vendi en el mismo perodo y lgicamente el costo total de productos terminados, 190.000, sera tambin el costo de los productos vendidos.

Pero como s haba inventario inicial de productos terminados con un costo de 10.000, es necesario agregar dicho costo al costo de productos terminados en 1990, para llegar al costo de productos disponibles para la venta, 200.000. Si a este total restamos el inventario de productos terminados que qued en existencia al final del perodo, 32.000, obtenemos finalmente el costo de productos vendidos en 1990, 168.000. Esta es la cifra que aparece en el estado de rentas y gastos en su lugar correspondiente, como se ilustra a continuacin.

INDUSTRIAS ABC

ESTADO DE RENTAS Y GASTOS

1990

Ventas200.000

Costo de Productos vendidos168.000

Ganancia bruta32.000

Gastos de ventas5.000

Gastos de administracin10.00015.000

Ganancia neta17.000

Otra forma de presentacin

Otra forma de presentacin del estado de costo de productos vendidos quizs ms fcil de entender, es la que empieza con el inventario de productos en proceso al comienzo del estado. Esta forma se ajusta ms a la realidad cronolgica de los costos. Con este cambio, la parte superior del estado de Costo quedara como se muestra a continuacin.INDUSTRIAS ABC

ESTADO DE COSTO DE PRODUCTOS VENDIDOS

1990

Inventario de productos en proceso inicial14.000

Ms Costo de produccin en 1990:

Materiales directos86.000

Mano de obra directa76.000

Costos generales de fabricacin62.000224.000

Costo de Productos en proceso238.000

(sigue como en la ilustracin previa)

Estado de costos de productos vendidos detallado

Las anteriores ilustraciones de los estados de costo de productos vendidos se presentaron en forma simplificada, con el fin de que el lector tuviera una visin de conjunto y fcilmente comprensible de este estado financiero. Los tres elementos que constituyen el costo de produccin, sin embargo, contienen detalles que convienen presentar para mayor informacin de los usuarios. Estos detalles se pueden presentar en anexos que acompaen el estado de costo simplificado, o se pueden incluir en el mismo estado de costo, como se muestra a continuacin:INDUSTRIAS ABC

ESTADO DE COSTO DE PRODUCTOS VENDIDOS

1990

Materiales directos:

Inventario de materiales inicial20.000

Compra de materiales95.000

Ms: Fletes en compras2.000

Compras brutas97.000

Menos: Devoluciones y rebajas en compras3.000

Compras netas94.000

Total materiales disponibles para el uso114.000

Menos: Inventario de materiales final24.000

Total materiales usados90.000

Menos: Materiales indirectos usados4.000

Total materiales directos usados86.000

Mano de obra directa:

Nmina de fbrica102.000

Menos: Mano de obra indirecta26.000

Total mano de obra directa76.000

Costos generales de fabricacin:

Materiales indirectos4.000

Mano de obra indirecta26.000

Arrendamientos15.000

Depreciacin10.000

Agua, luz y telfonos2.000

Seguros5.000

Total costos generales de fabricacin62.000

Total Costo de produccin224.000

En la primera seccin de materiales directos observamos un juego de inventarios igual al que hace una empresa comercial que lleva el sistema de inventario peridico. Al inventario inicial de materiales (20.000) sumamos las compras netas (94.000) para obtener el total de materiales disponibles para el uso (114.000). Si a esta cifra restamos el inventario final de materiales (24.000) obtenemos lgicamente el total de materiales usados. Debido a que esta compaa usa una sola cuenta de Inventario-Materiales que cubre tanto los materiales directos como los indirectos, es necesario restar el total de materiales indirectos usados (4.000) para hallar finalmente el total de materiales directos usados (86.000). En la seccin de mano de obra directa aparece el total de la nmina de la fbrica (102.000) que incluye todos los salarios de produccin, tanto directos como indirectos. Restando la mano de obra indirecta (26.000) obtenemos el total de mano de obra directa (76.000). En la seccin de costos generales de fabricacin, simplemente aparece el listado de las distintas clases de costos generales con sus respectivas cantidades. La lista que aparece en la presente ilustracin no es taxativa, sino a va de ejemplo de algunas de las cuentas que podran aparecer en esta seccin.

AuditoraAlgunas expresiones tcnicas que normalmente se utilizan en la jerga de la Auditora son las que se pasan a enunciar sin pretender que sean las nicas.

ALCANCE DE LA TAREA se refiere a procedimientos de auditora considerados necesarios y suficientes para lograr el objetivo de la auditora. Asimismo se refiere a aspectos sujetos a auditar. El marco o lmites de la Auditora y las materias que son objeto de la misma.ANALIZAR separar en elementos o partes constitutivas.AUDITORIA INTERNA medio funcional que permite a los directivos de una entidad recibir de fuentes internas la seguridad de que los procesos de que son responsables funcionan de modo tal que queden reducidas al mnimo las probabilidades de que se produzcan fraudes, errores o prcticas ineficientes y antieconmicas. Tiene muchas de las caractersticas de la Auditora Externa pero puede, correctamente, cumplir instrucciones del nivel a direccin a que informa.COMPARAR observar la similitud o diferencia entre los conceptos. Significa utilizar como referencia, otro elemento comparable.COMPROBAR el examen que fundamenta la evidencia que apoya a una operacin o la comprobacin de una imputacin demostrando exactitud, propiedad, etc.CONCILIAR hacer que concuerden dos conjuntos de cifras relacionadas, separadas e independientes o investigar las razones de la falta de concordancia.

CONFIRMAR obtener informacin de una fuente distinta al grupo de elementos sujetos a revisin o fuente distinta a la empresa auditada (clientes, proveedores, etc.).

CONTROL INTERNO conjunto del sistema de controles que abarcan la estructura organizativa, los mtodos, los procedimientos y la Auditora Interna establecido por la direccin en el marco de sus fines corporativos para ayudar a realizar las operaciones del ente auditado en forma regular y econmica, eficiente y eficaz; a lograr la observancia de las polticas de gestin; a salvaguardar los bienes y recursos; a asegurar la exactitud y la complecin de los registros contables; y a producir informacin gerencial oportuna y fiable.ECONOMIA consiste en reducir al mnimo el costo de los recursos utilizados para desempear una actividad a un nivel de calidad apropiado.EFICACIA la medida en que se logran los objetivos, y la relacin entre los resultados pretendidos y los resultados reales de una actividad.EFICIENCIA relacin entre el producto expresado en bienes, servicios u otros resultados y los recursos utilizados para producirlos.EXAMINAR investigar, inspeccionar, o comprobar la exactitud.

INDEPENDENCIA se refiere a que el auditor debe actuar sin sujecin a directrices o interferencias externas de ninguna clase.

Terminologa y cuestiones bsicas

INFORMACION ADECUADA informacin que, cuantitativamente, es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la Auditora; y que, cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y fiabilidad.

INFORMACION PERTINENTE informacin que es pertinente en relacin con los objetivos de la Auditora.INFORMACION RAZONABLE informacin que es econmica en el sentido de que el costo de reunirla guarda razonable proporcin con el resultado que el Auditor trata de lograr.

INFORME opinin escrita y otras observaciones del Auditor acerca de un conjunto de estados contables como resultado de una Auditora o de hechos puestos de manifiesto por el Auditor.INVESTIGAR verificar que una cuenta esta dispuesta apropiadamente de acuerdo con la autorizacin original.NORMAS DE AUDITORIA las normas de Auditora proporcionan al Auditor una orientacin mnima que ayuda a determinar la amplitud de las medidas y de los procedimientos de fiscalizacin que deben aplicarse para cumplir el objetivo de la Auditora. Son los criterios o patrones con referencia a los cuales se evalan los resultados de la Auditora.NORMAS DE PROCEDIMIENTO marco general que ha de referirse el auditor para cumplir sistemticamente el objetivo de la Auditora, incluyendo la planeacin y supervisin de sta, la acumulacin de pruebas adecuadas, pertinentes y razonables, y un estudio y evaluacin apropiados de los controles internos.

NORMAS GENERALES la preparacin y la competencia, la independencia y objetividad necesarias, y la aplicacin de la diligencia debida, que se exigirn al Auditor a fin de que cumpla de forma competente, eficiente y eficaz las tareas relacionadas con las normas de procedimiento y con las normas para la elaboracin de informes.NORMAS PARA LA ELABORACION DE INFORMES marco general a que ha de referirse el auditor para informar sobre los resultados de la Auditora: comprenden orientaciones sobre la forma y el contenido del informe del Auditor.OBJETIVO DE LA AUDITORIA una declaracin precisa de lo que pretende lograr la Auditora y/o la pregunta a que esta dar respuesta.OPINION las conclusiones escritas de un Auditor con respecto a un conjunto de cuentas como resultado de una Auditora.PLANEAMIENTO consiste en definir los objetivos, trazar polticas y determinar la naturaleza, el alcance, la extensin y el calendario de aplicacin de los procedimientos y de las comprobaciones necesarias para el logro de los objetivos.

Terminologa y cuestiones bsicas

PRINCIPIOS GENERALES A CUMPLIMENTAR deben darse las siguientes condiciones bsicas:

1- Independencia

2- Integridad

3- Objetividad

4- Competencia profesional

5- Confidencialidad

6- Conducta profesional

7- Cumplimiento de las Normas Tcnicas

PROBAR, EXAMINAR verificar la exactitud de una parte de un total de datos similares (Muestreo)PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA comprobaciones, instrucciones y detalles incluidos en el programa de Auditora que han de llevarse a cabo sistemtica y razonablemente.

PRUEBAS DE AUDITORIA informacin que constituye la base en que se sustentan las opiniones, conclusiones o informes del Auditor.PRUEBAS DE RAZONABILIDAD bsqueda de hechos razonables que condicionan los saldos de las cuentas y que surgen, generalmente, por comparaciones, como por ejemplo:

Causas de incrementos anormales en ventas, compras, gastos, etc.Comparativamente con periodos anteriores ( sin considerar hechos cclicos)Revisin de la igualdad patrimonial de los valores de las cuentas re expresadas por aplicacin de la R.T.N6.

PRUEBAS RELACIONALES bsqueda de relaciones contables, legales, impositivas, etc., entre las cuentas, como por ejemplo:

I.V.A. e Ingresos Brutos con Ventas.

Cargas Sociales con Sueldos.

Incremento de Cuentas a Cobrar con Ventas.

Incremento de Cuentas a Pagar con Compras.

RESULTADOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES los resultados o hechos puestos de manifiesto son las pruebas concretas reunidas por el Auditor para cumplir los objetivos de la Auditora; las conclusiones son declaraciones deducidas por el Auditor a partir de esos hechos; las recomendaciones son medidas sugeridas por el Auditor atendiendo a los objetivos de la Auditora.

REVISAR, VERIFICAR, COMPROBAR bsicamente, controlar. En Auditora debera significar una marca colocada despus de cada concepto, una vez que ha sido verificado.

SISTEMA DE CONTROL serie de acciones que se consideran que forma parte del sistema total de control interno y que se refiere a la realizacin de los fines contables de la entidad. Esto incluye el cumplimiento de las polticas y de los procedimientos contables, la salvaguarda de los recursos de la entidad y la preparacin de informes fiables.

SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO serie de acciones que es parte integral del sistema de control interno y que se refiere a los procedimientos administrativos necesarios para adoptar decisiones generales, alcanzar la mxima eficiencia econmica y administrativa posible, y asegurar la aplicacin de las polticas administrativas.

Terminologa y Cuestiones bsicas

SISTEMAS CONTABLES procedimientos para preparar, registrar y comunicar informacin fiable acerca de las operaciones.SUPERVISION requisito esencial de la fiscalizacin, que entraa un liderazgo, una direccin y un control correctos en todas las etapas a fin de asegurar una tarea competente y eficaz entre las actividades, los procedimientos y las comprobaciones que se efecten y los propsitos que se persiguen.

PAPELES DE TRABAJO

Generalmente se piensa que este tema es de escasa importancia en el estudio de la Auditora. Se trata de una tarea profesional de modo que es necesario un enfoque profesional. En tal sentido, la confeccin y la existencia de los Papeles de Trabajo se justifican tanto como base del Informe del Auditor, en donde limita su responsabilidad en la tarea, como para recomponer los conceptos particulares. Para lograr este objetivo es menester:a) Mantenerlos durante el tiempo que fijen las normas legales o por 6 (seis) aos, el que fuese mayor.b) Nunca pasarlos a limpio aprovechando, muchas veces, la propia memoria fotogrfica que posee el Audito. Si se pasa a limpio, deja de tener las caractersticas de Papel de Trabajo.c) Deben ser matemticamente exactos.

No es intencin establecer modelos ni listados de los Papeles de Trabajo pues no existen formas estndar ya que cada uno debe disearse para que coincida en la situacin de la Auditora bajo consideracin.Cualquier Papel de Trabajo del ao anterior deber servir, nicamente, como gua para la forma del Papel de Trabajo del ejercicio o perodo bajo Auditora.Los Papeles de Trabajo se forman con los datos compilados durante la Auditora y apoyan los principios, normas y procedimientos propios de la misma. En consecuencia apoyan la opinin del Auditor a travs de su informe.Los Papeles de Trabajo actan como un eslabn entre el Informe del Auditor y los registros y datos de la empresa, constituyendo la prueba de validez y defensa de su posicin en temas que impliquen negligencia o fraude. Por lo tanto no debe omitirse la mencin de los aspectos no analizados. Adems sirven como base para revisar la ejecucin por parte de los colaboradores.

OBJETIVOS BASICOS Sirven de base para la preparacin del Informe y constituyen un elemento de prueba para la realizacin del trabajo y las decisiones tomadas.OBJETIVOS ADICIONALESSirven como antecedentes para futuras Auditoras.

Sirven como base para prepara Auditoras para empresas del mismo ramo.

Facilitan al Auditor la administracin del trabajo.

Facilitan al Auditor la evaluacin del trabajo de sus colaboradores.

Ayudan al profesional en la preparacin de otros servicios (ej.: asesoramiento impositivo).

CONTENIDO

Copia de los Estados Contables.

Balance de comprobacin

Descripcin de la tares realizada.

Datos y antecedentes recogidos durante el desarrollo de la tarea, preparados por el propio Auditor como as tambin los que hubiera recibido de terceros, los que debern estar fechados y firmados.

Ajustes propuestos.

Relaciones entre los rubros.

Pruebas de consistencia.

Copia de Estatutos o Contratos y sus reformas.

-Esquema de organizacin.

Actas de Asamblea.

Conciliaciones.

Papeles de Trabajo

Las conclusiones sobre el examen de cada rubro o rea y las conclusiones finales o generales del trabajo.

Cuestionario sobre control interno.

Otros que aconsejen el desarrollo de la Auditora.

A los fines de determinar la responsabilidad en la preparacin, en tanto cada Papel de Trabajo sea terminado, deber incorporarse fecha y firma del Auditor o sus colaboradores.

PROPIEDAD Y EXHIBICIN

Los Papeles de Trabajo son de propiedad del Auditor. No deben ser exhibidos a terceros, sino cuando ello resulte necesario para la defensa personal del Auditor.

Puede ocurrir que el cliente solicite al Auditor le suministre algn detalle. En este caso queda a criterio del Auditor, ofrecer la informacin solicitada sin que ello signifique exhibirlos.

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