DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN …...Directora Control Interno y Evaluación de...

Ing. SONIA CRISTINA GARCÍA RINCÓN

Directora Control Interno y Evaluación de Gestión

Agosto 31 de 2011

DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO

Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN

REUNIÓN DE APERTURA

AUDITORÍAS II SEMESTRE 2011

NORMATIVIDAD

Procedimiento de Auditoría Interna

Res 111 de 2006

Plan de Auditoría II Sem. 2011

Res 1351 de 2011

AUDITORÍAS II SEMESTRE 2011

Presentación y Aprobación del Plan de Auditoría

Presentación de Auditoría

Ejecución

Retroalimentación

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA

Mejoramiento


• Presentación del Plan de Auditorías

A

• Revisión y Aprobación del Plan

B

Presentación y Aprobación del Plan de Auditoría

• Planificación de las Actividades de Auditoría

○

• Comunicación de la Apertura○

• Reunión de Apertura y Presentación del Plan de Auditoría

○

Presentación de Auditorías


• Ejecución del Plan de Auditoría.

◘

• Evaluación de Hallazgos◘

• Elaboración del Informe de Auditoría

◘


Ejecución

Reunión de cierre (Presentación y entrega

del informe de auditoría.

Presentación de observaciones a los

hallazgos (Jefe o Director de la Unidad – 5

días hábiles).

Evaluación y validación de los soportes.


Retroalimentación

Presentación del Plan de

Mejoramiento (Jefe o Director de la

Unidad)

Observaciones al Plan (20 días

hábiles) ¿Ajustes?

Manejo y seguimiento del Plan de

Mejoramiento. ( 1 Año)


Mejoramiento

PLAN DE AUDITORÍA 2011

ESCUELA DE FILOSOFÍA

DIEF DE CIENCIAS HUMANAS

DEPARTAMENTO DE PATOLOGÍA

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BÁSICAS

DIRECCIÓN DE POSGRADOS

CONVENIO UIS – WEIL GROUP ENERGY LIMITED

ESCUELA DE ESTUDIOS INDUSTRIALES Y EMPRESARIALES

CONVENIO UIS – ASEDUIS BUCARAMANGA

MISIONALSISTEMAS Y

CONTRATACIÓNFINANCIERO GESTIÓN

RELACIONES EXTERIORES

PLANEACIÓN

IPRED

VICERRECTORÍA ACADÉMICA

DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS

DIRECCIÓN CULTURAL

DIVISIÓN FINANCIERA

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

CEDEDUIS

DIVISIÓN DE MNTO TECNOLÓGICO

VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y

EXTENSIÓN

ESCUELA DE MATEMÁTICAS

DECANATO FACULTAD INGENIERIAS FÍSICO-

MECÁNICAS

GEOMÁTICA




CIBIMOL

GEOMÁTICA

ACCIONES INMEDIATAS

Se gestiona por parte de

la unidad auditada y/o

DCIEG ante los distintos

procesos o UAA, los

casos que requieren

soluciones inmediatas o

a corto plazo.

Acciones Inmediatas

RECURSOS HUMANOS

SERVICIOS DE INFORMACIÓN

PLANTA FÍSICA

SANEAMIENTO CONTABLE

TESORERÍA

CONTRATACIÓN

RESULTADOS DEL PROCESO

•Informe de hallazgos para las unidades auditadas1• Informe para otras unidades

administrativas2• Propuesta a la Dirección de la

Universidad3

Verificación de registros (Sistemas de Información o Registros Físicos)

Observación Directa

Entrevistas al personal de interés

Aplicación de encuestas a grupos de interés

METODOLOGÍA

EJES DE AUDITORÍA

Misional Gestión Financiero Sistemas

AUDITORÍA INTERNA EJE

PROCESOS MISIONALES

AUXILIAR:

NUBIA MIREYI ARIAS GALINDO

DIANA CASTELLANOS OLAYAProfesional Equipo Auditor de Procesos

Misionales

OBJETIVOS

Evaluar el cumplimiento de las actividades académicas desarrolladas por

los docentes de planta, cátedra y estudiantes, en articulación con la

Normatividad establecida y de acuerdo a los criterios y alcance de la

auditoría.

Determinar el estado actual de las actividades de investigación

desarrolladas al interior de la Unidad, en armonía con lo establecido en

el Plan de Desarrollo Institucional.

Evaluar el cumplimiento de las actividades misionales y de apoyo,

desarrolladas por las Unidades Administrativas, conforme a la

normatividad aplicable.

Identificar oportunidades de mejora en la gestión misional realizada por

la Unidad auditada.

ALCANCE

• Docentes Planta- Actividad Docente- Plan de Formación- Comisiones (Est-Adm)- Tenencias- Periodo de prueba- Registro y publicación de notas

• Docentes Cátedra- Banco Elegibles- Cumplimiento de actividades

• Estudiantes

• PDI, Dimensión Académica, Objetivo

Estratégico 1

- Agendas estratégicas

- Solicitudes y registros de propiedad intelectual

- Convenios y contratos de licencia de

propiedad intelectual

- Grupos de Investigación consolidados

- Publicación de artículos en revistas indexadas

- Revistas indexadas, libros

- Recursos externos para la actividad

investigativa

- Proyectos gestionados con financiación

externa

- Gestión de recursos con instituciones

extranjeras

DOCENCIA INVESTIGACIÓN

• Funciones de la DIEF según Acuerdo del Consejo Superior N 073 de 2005

• Participación en el Consejo de Facultad según Estatuto General

• Proyectos de financiación interna finalizados y en ejecución a I semestre de 2011

• Programas de apoyo a la Investigación y Extensión.

• Funciones de la Dirección de Posgrados según Reglamento General de Posgrado

• Resultados de la Unidad

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

ALCANCE

Reglamento del Profesor, A.S. 063 de 1994

Reglamento Profesor de Cátedra, A.S. 068 de 2008 y A.S. 033 de 2009

Plan de Formación Docente 2005 – 2010, A.S. 093 de 2005 y 2011 – 2015 A.S.

015 de 2011

Reglamento General de Posgrado, A.S 090 de 2010

Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado, A.S 072 de 1982

Requisitos y procedimientos para la educación continuada, A.S. 103 de 2010

Reglamento Bonificaciones, A.S. 065 de 2003, A.S. 30 de 2004 y A.S 067 de 2008

Normatividad para el periodo de prueba del personal docente, A.S. 059 de 2008

CRITERIOS

Plan de Desarrollo Institucional 2008 - 2018, Dimensión Académica,

Objetivo Estratégico 1, A.S. 080 de 2007.

Estatuto General, A.S. 166 de 1993

• DIEF CIENCIAS HUMANAS

• ESCUELA DE FILOSOFÍA

• DEPARTAMENTO DE PATOLOGÍA

• DEPARTAMENTO DE CIENCIAS

BÁSICAS

• DIRECCIÓN DE POSGRADOS

CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS

AGOSTO 31

Reunión de apertura

SEPTIEMBRE 5, 6, 7

Auditoría

SEPTIEMBRE 16

Reunión de cierre

DIEF DE CIENCIAS HUMANAS

OCTUBRE 7

Reunión de cierre

SEPTIEMBRE 19, 20, 21

Auditoría

AGOSTO 31

Reunión de Apertura

ESCUELA DE FILOSOFÍA

• Reunión de aperturaAGOSTO 31

• AuditoríaOCTUBRE 10, 11, 12

• Reunión de cierreOCTUBRE 24

DEPARTAMENTO DE PATOLOGÍA

AGOSTO 31

• Reunión de apertura

OCTUBRE

25, 26, 27

• Auditoría

NOVIEMBRE 8

• Reunión de cierre

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BÁSICAS

AGOSTO 31

Reunión de apertura

NOVIEMBRE 9, 10, 11

Auditoría

NOVIEMBRE 23

Reunión de cierre

DIRECCIÓN DE POSGRADOS

AUDITORÍA INTERNA

EJE DE GESTIÓN

AUXILIAR:

LEIDY JOHANA CERÓN CHAPARRO

DORA MEJÍA GUARÍN

Profesional Equipo Auditor de Gestión

OBJETIVOS

Verificar el estado de avance de los proyectos

registrados por la Unidad en el módulo del Programa

de Gestión correspondiente al año 2011

Verificar el estado de avance de los proyectos de

mejoramiento de la gestión adicionales que desarrolla

la unidad, no registrados en el PAG 2011.

Identificar las actividades de extensión que desarrolla

la unidad.

ALCANCE

Programa de Gestión 2011 de la

Unidad:

• Actividades

• Indicadores

• Responsables

Proyectos adicionales de la Unidad

no registrados en el PG 2011.

Actividades de extensión

desarrolladas por la unidad en los

años 2010 y 2011.

CRITERIOS

Plan de Desarrollo Institucional

Acuerdo Superior N°080 de 2007

Programa Anual de Gestión 2011

Acuerdo Superior N°098 de 2010

Proyectos registrados en el módulo Programa de

Gestión - Página Web institucional.

Política de Extensión UIS

Acuerdo Consejo Superior N°006 de 2005

COMPONENTES EJE DE GESTIÓN

EJE DE GESTIÓN

Programa de Gestión 2011

Actividades de Extensión (2010 – 2011)

Proyectos Adicionales

2011

Asesoría y Consultoría

Profesional

Servicios Tecnológicos

Servicios Educativos

Servicios Docente Asistenciales

Servicios Culturales, Artísticos y

Deportivos

Servicios de Comunicación e

Información

Nombre del Proyecto Adicional

Logros Alcanzados

Porcentaje de Avance

Actividades

Indicadores

Responsables

METODOLOGÍA

1. AUDITORÍA DE CAMPO: PROGRAMA DE GESTIÓN 2011

NOMBRE OBJETIVO

DESCRIPCIÓN

Fecha

FinalizaciónPonderación

ELABORACIÓN Y DESARROLLO DE UN

PROGRAMA DE PROMOCIÓN INSTITUCIONAL.

DAR A CONOCER EL PROGRAMA DE PROMOCIÓN

EN LAS UNIVERSIDADES E INSTITUCIONES CON

LAS CUALES LA UIS TIENE CONVENIOS.

GESTIONAR A TRAVÉS DE LAS OFICINAS DE

RELACIONES INTERNACIONALES DE ESTAS

INSTITUCIONES, LA DIVULGACIÓN DEL

PROGRAMA.

2011-11-30. 40.00%

SELECCIONAR A LOS ESTUDIANTES INTERESADOS

EN REALIZAR EL INTERCAMBIO Y VERIFICAR QUE

CUMPLAN CON LOS REQUISITOS.

PROGRAMAR Y EJECUTAR LAS VISITAS.

2011-11-30. 40.00%

EVALUAR RESULTADOS Y HACER SEGUIMIENTO A

LOS LOGROS OBTENIDOS.

2011-11-30. 20.00%

PROGRAMA DE GESTIÓN 2011 - RELACIONES EXTERIORES

PROYECTO ACTIVIDADES

INDICADOR - META

PROGRAMA DE

MOVILIDAD

ESTUDIANTES

EXTRANJEROS

(2204)

FAVORECER LA

MOVILIDAD

INTERNACIONAL

PERMITIENDO QUE

ESTUDIANTES DE

UNIVERSIDADES

EXTRANJERAS

REALICEN

INTERCAMBIOS

ACADÉMICOS Y

PASANTÍAS EN LA

UIS. PARA EL AÑO

2011 SE PROYECTA

RECIBIR 5

ESTUDIANTES

EXTRAJEROS.

DAR MAYOR

VISIBILIDAD A LA UIS

EN EL ÁMBITO

INTERNACIONAL.

ADOPTAR UNA

VISIÓN

INTERNACIONAL

ÍNDICE DE

MOVILIDAD

ESTUDIANTES

EXTRANJEROS =

NÚMERO DE

ESTUDIANTES EN

PASANTÍA /

NÚMERO TOTAL DE

ESTUDIANTES

PROYECTADOS.

100

(PORCENTA

JE)

METODOLOGÍA

2. INFORMACIÓN A REMITIR VÍA CORREO ELECTRÓNICO: PROYECTOS

ADICIONALES

NOMBRE DEL PROYECTO ADICIONAL LOGROS ALCANZADOS (Verificables) PORCENTAJE DE AVANCE

DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN

FORMATO PARA PROYECTOS ADICIONALES DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN

UNIDAD:

CÓDIGO:

FECHA:

METODOLOGÍA

3. INFORMACIÓN A REMITIR VÍA CORREO ELECTRÓNICO:

ACTIVIDADES DE EXTENSIÓN 2010 -2011

Inicio Finalización

1. ASESORÍA Y CONSULTORÍA PROFESIONAL

1.1 Modalidad Asesoría

1.2 Modalidad Consultoría

1.3 Modalidad Asistencia Técnica

1.4 Modalidad Interventoría

1.5 Modalidad Veeduría

2. SERVICIOS TECNOLÓGICOS

3. SERVICIOS EDUCATIVOS

3.1 Prácticas Académicas

3.2 Educación no formal

4. SERVICIOS DOCENTE ASISTENCIALES

5. SERVICIOS CULTURALES, ARTÍSTICOS Y

DEPORTIVOS

6. SERVICIOS DE COMUNICACIÓN E

INFORMACIÓN

Productos o

servicios que se

ofrecen

(objeto)

Población

beneficiaria

(descripción y

cuantificación)

FechaPRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE EXTENSIÓN

(Política de Extensión, Acuerdo CS 006 de 2005)

Aplica

(x)

Nombre del

servicio o

convenio

METODOLOGÍA

UAA - EJE DE GESTIÓN Correos

Relaciones Exteriores [email protected]; [email protected]

Instituto de Proyección Regional y Educación a

[email protected]; [email protected]

División de Recursos Humanos [email protected]; [email protected]

Planeació[email protected]; [email protected];

[email protected]

Vicerrectoría Académica [email protected]; [email protected]

Dirección Cultural [email protected]; [email protected]

Vicerrectoría Administrativa [email protected]; [email protected]

CEDEDUIS [email protected]; [email protected]

División Financiera [email protected]; [email protected]

División de Mantenimiento Tecnológico [email protected]; [email protected]

Escuela de Matemáticas [email protected]; [email protected]

Vicerrectoría de Investigación y Extensión [email protected]; [email protected]


Relaciones

Exteriores(6 proyectos)

٭ Auditoría: Septiembre 6

٭ Informe: Septiembre 13

División de Recursos Humanos

(7 proyectos)

Instituto de

Proyección Regional

y Educación a

Distancia(7 proyectos)






Planeación(3 proyectos)

٭ Auditoría:

Septiembre 21

:Informe٭

Octubre 11

Dirección Cultural

(3 proyectos)

Vicerrectoría

Académica(4 proyectos)

:Auditoría٭Octubre 11

:Informe٭Octubre 19

:Auditoría٭Octubre19

:Informe٭

Noviembre 1


Vicerrectoría

Administrativa(3 proyectos)

División Financiera

(2 proyectos)

CEDEDUIS(2 proyectos)

:Auditoría٭Noviembre 8

:Informe٭Noviembre 16


:Informe٭

Noviembre 22


:Informe٭Noviembre 8


División Mnto

Tecnológico(6 proyectos)

:Auditoría٭

Noviembre 22

:Informe٭

Noviembre 29

Vicerrectoría de Investigación y

Extensión

(5 proyectos)

Escuela de

Matemáticas(6 proyectos)


:Informe٭Diciembre 6

:Auditoría٭Diciembre 6

:Informe٭

Diciembre 13

AUDITORÍA INTERNA

EJE FINANCIERO

AUXILIAR:

STEFANO FILOMENA DE LA ROSA

GLORIA ISABEL ROMÁN PINILLAProfesional Equipo Auditor Financiero

OBJETIVOS

Determinar la conformidad de la gestión financiera realizada por la

unidad con los criterios y alcance de auditoría.

Evaluar la actividad financiera realizada por la unidad para asegurar el

cumplimiento de los procedimientos establecidos y la normatividad

aplicable y vigente.

Identificar oportunidades de mejora en la gestión financiera realizada

por la Unidad auditada.

ALCANCE

Movimiento presupuestal y de efectivo: contempla las vigencias 2010 y

2011.

Gestión de Cartera: se incluye la cartera generada hasta la fecha por todos los

Fondos de la Unidad.

Contratos y Convenios Interadministrativos: se revisa aleatoriamente los

que generen cuantía y estén vigentes a la fecha de auditoría.

Cuentas por pagar a proveedores: revisión de las cuentas generadas a la

fecha, que se encuentran pendientes de pago.

Órdenes de Pago Manual: se revisa aleatoriamente las órdenes generadas en

el SIF durante las vigencias 2010 y 2011.

CRITERIOS

Proceso Financiero (Presupuesto, Tesorería)

Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero – MFI.01

Manual Plan de Cuentas Presupuestales – MFI.03

Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera UIS –

MFI.04

Normatividad de Austeridad en el Gasto Público

Sistema de Información Financiero UIS

MAPA DE PROCESOS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

COMPONENTES EJE FINANCIERO

AUDITORÍA FINANCIERA

GESTIÓN PRESUPUESTAL Y

DE EFECTIVO

GESTIÓN DE CARTERA

• Presupuesto

• Ingresos

• Egresos

• Cuentas Por Cobrar

• Cartera Vencida

• Seguimiento Cartera

Vencida

CUENTAS POR PAGAR A

PROVEEDORES

CONVENIOS Y CONTRATOS

INTERADMINISTRATIVOS

REVISIÓN ALEATORIA

ÓRDENES DE PAGO MANUAL

CRONOGRAMA EJE FINANCIERO

• GEOMÁTICA• CONVENIO UIS -

WEIL GROUP ENERGY LIMITED

• CONVENIO UIS –ASEDEUIS

• ESCUELA DE ESTUDIOS

INDUSTRIALES Y EMPRESARIALES

CONVENIO UIS - WEIL GROUP ENERGY LIMITED


AGOSTO

31


SEPTIEMBRE

6, 7

Auditoría

SEPTIEMBRE

16

Reunión de Cierre

GEOMÁTICA


SEPTIEMBRE

20, 21

Auditoría

OCTUBRE

5

Reunión de Cierre

AGOSTO

31




AGOSTO

31


OCTUBRE

10, 11

Auditoría

OCTUBRE

20

Reunión de Cierre

CONVENIO UIS – ASEDUIS BUCARAMANGA


• AGOSTO 31


• OCTUBRE 21, 24

Auditoría

• NOVIEMBRE 2

Reunión de Cierre

AUXILIAR:

LEYDY JOHANA LUNA MARTÍNEZ

JORGE ELIÉCER VIDAL RODRÍGUEZProfesional Equipo Auditor Sistemas

UNIDADES SELECCIONADAS

• DEC. FAC. ING. FÍSICO-MECÁNICAS

• GEOMÁTICA

• ESC. ESTUDIOS INDUSTRIALES

• ESCUELA DE MATEMÁTICAS

• VICERRECTORIA ACADÉMICA

• CIBIMOL

AUDITORÍA EJE SISTEMAS

COMPONENTES Y ELEMENTOS

SISTEMAS INFORMÁTICOS

(LEGALIDAD DE SOFTWARE)

Adquisición , Administración e Instalación

Sistemas de Información

Capacitación/Actualización

Planes de contingencia (copias de respaldo)

Documentación (Licencias de uso , Manuales)

AUDITORÍA PROCESOS CONTRATACIÓN

COMPONENTES Y ELEMENTOS

PROCESOS DE CONTRATACIÓN CONTRATACIÓN MENOR A 50 SMLMV

CONTRATOS SIN FORMALIDADES PLENAS

ETAPAS: GESTIÓN DE CARTERA:

Pre-contractual Cuentas Por CobrarContractual Cartera VencidaPost-Contractual Seguimiento Cartera Vencida

OBJETIVOS AUDITORÍA

1. Registrar y evaluar los controles

establecidos por la UAA para el manejo

del software y sistemas de información

utilizados, de conformidad con los

criterios y alcance establecidos para esta

auditoría.

2. Evaluar el cumplimiento de la

normatividad aplicable en la gestión y

administración de la contratación menor

a 50 SMLMV y contratación sin

formalidades plenas en las UAA, en

todas las etapas de la orden contractual.

OBJETIVOS AUDITORÍA

3. Identificar oportunidades de

mejora en el manejo y gestión del

software, y en la gestión

contractual realizada por las

UAA.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Está definido para todas las UAA, objeto de este plan de

auditoría, por los siguientes componentes y elementos:

Administración y Legalidad de Software

Manejo de Licencias

Número de usuarios

Mantenimiento del Software

Muestra aleatoria de ordenes contractuales menores a

50 SMLMV y contratos sin formalidades plenas, de las

vigencias 2009, 2010 y 2011.

CRITERIOS (1)

Normatividad relacionada con los

Derechos de Autor (Ley 44 de 1993,

Ley 1032 de 2006, Circulares,

Artículos 31 de la ley 23 de 1982 y 22

de la Decisión Andina 351 de 1993,etc.).

Ley 603 de 2000 (Art. 47 Num. 4,

Informes de Gestión, cumplimiento de

normas sobre propiedad intelectual y

derechos de autor).

CRITERIOS (2)

Manual y Reglamento de Contratación

de la UIS (Res. 809/2005 y AS

019/2005).

Procedimientos, Normas y

Reglamentos establecidos en el

Proceso Contratación del Sistema de

Gestión Integrado de la UIS,

relacionadas con el trámite y la

administración de contratos menores

a 50 SMLMV.

MAPA DE PROCESOS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

CRONOGRAMA EJECUCIÓN AUDITORÍA

1• DEC. FAC. ING. FÍSICOMECÁNICAS

• Componente(s): Contratación

2• GEOMÁTICA• Componente (s): Sistemas y Contratación

3• ESC. ESTUDIOS INDUSTRIALES• Componente(s): Sistemas y Contratación

4• ESCUELA DE MATEMÁTICAS• Componente(s): Sistemas y Contratación

5• VICERRECTORIA ACADÉMICA• Componente(s): Contratación

6• CIBIMOL• Componente(s): Sistemas y Contratación

DEC. FAC. ING. FISICOMECÁNICA

AGOSTO

31

Reunión de

Apertura

SEPTIEMBRE

5, 6

Ejecución Auditoría

SEPTIEMBRE

15

Reunión de Cierre

GEOMÁTICA

AGOSTO

31

Reunión de

Apertura

SEPTIEMBRE

16, 19 y 20


OCTUBRE

5

Reunión de Cierre

ESC. DE ESTUDIOS INDUSTRIALES

• Reunión de Apertura

AGOSTO 31

• Ejecución Auditoría

OCTUBRE 6, 7 y 10

• Reunión de Cierre

OCTUBRE 20


• Reunión de AperturaAGOSTO 31

• Ejecución AuditoríaOCTUBRE

21 y 24

• Reunión de CierreNOVIEMBRE

2


AGOSTO

31

Reunión de

Apertura

NOVIEMBRE

3 y 4


NOVIEMBRE

17

Reunión de Cierre

CIBIMOL

AGOSTO

31

Reunión de

apertura

NOVIEMBRE

18, 21 y 22


NOVIEMBRE

30

Reunión de cierre

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