Dirección de Procesos y Tecnología - Duoc UCPDF)_JUL2013.… · Dirección de Procesos y...

Dirección de Procesos y Tecnología


El presente documento corresponde al manual de Usuario Administrador Sede, del Sistema Registro de Asistencia de Alumnos que Duoc UC ha implementado para el uso de su cuerpo Docente.

El objetivo de este Sistema, es que cada Docente registre la asistencia de los Alumnos en línea durante las actividades formativas en las salas de clases, según se establece en el “Reglamento Académico”. Los registros generados permitirán realizar posteriormente gestión sobre los estados de asistencia de los Alumnos, a diferentes niveles institucionales.

El Sistema de Registro de Asistencia se encuentra actualmente en su versión 2 y cuenta con 6 per�les de Usuarios:

1. Usuario Docente: ve información, registra asistencia, genera bitácora y modi�ca la asistencia de la última clase a sus Alumnos, hasta 18 Hrs. de la creación de ésta.

2. Usuario Administrador Sede: ve información, registra asistencia, genera bitácora, modi�ca la asistencia registrada por los Docentes de la Sede que tenga asignada y puede generar reportes de asistencia por Docente/Evento.

3. Usuario Administrativo Sede: ve información referente a bitácora, asistencia registrada por los Docentes de la Sede que tenga asignada y puede generar reportes de asistencia por Docente/Evento.

4. Usuario Alumno: ve reporte con su asistencia registrada en todos sus eventos inscritos, desde el portal de Alumnos (Funcionalidad Integrada).

5. Usuario Súper Administrador: ve, registra y modi�ca asistencia para todas las Sedes.

6. Usuario Directivo: genera reportes para gestión, con la información registrada en el Sistema de Registro de Asistencia, por intermedio de herramientas de Inteligencia de Negocios (BI), independientes del Sistema.

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1. El Sistema de Registro de Asistencia, se desarrolla en forma gradual, debido al alto nivel de impacto que tiene sobre los Usuarios DUOC UC, por lo cual presenta algunas limitaciones en su versión actual. Se espera seguir mejorando y agregar nuevas funcionalidades a mediano plazo al Sistema, con la información y sugerencias entregadas por cada uno de los Usuarios del Sistema, para contar con una aplicación con un grado de madurez incremental.

2. Principalmente el Usuario Administrador Sede, reemplaza en el Sistema al Docente asociado a un Evento, objeto de traspasar en su nombre, los registros de asistencia que no pudieron ser ingresados por el Docente Titula al Sistema, solo por razones de fuerza mayor (Ej: clases registradas en nóminas de papel por Docentes reemplazantes para el Evento). Objeto de no sobrecargar el trabajo del Administrador Sede, éste no debe traspasar registros de asistencia que son de responsabilidad del Docente asociado al Evento. Además, la función del Administrador Sede, corresponde a ser un rol guía hacia el uso de la aplicación por parte del Docente y corregir, eliminar y editar registros de asistencia con errores justi�cados, generados por el Docente asociado al Evento.

3. El Administrador Sede, puede ver, registrar y editar los Eventos asociados a un Alumno o un Docente, solo para la Sede en la cual fue creado con este per�l.

4. Las licencias médicas corresponden solo a justi�caciones de inasistencias de Alumnos y no inciden en modi�caciones de los registros de asistencia previamente registrados y contenidos en el Sistema.

5. El Docente, debe enfocarse a controlar y registrar la asistencia de cada uno de sus Eventos, durante el desarrollo de la clase a registrar en el Sistema de Registro de Asistencia, en caso de no poder llevarlo a cabo de esta forma, deberá ingresar la información al Sistema, de acuerdo con alguno de los protocolos de contingencia correspondientes, que se señalan en este manual.

6. En el Sistema de Registro de Asistencia, la información referente a los Eventos asociados al Docente y los Alumnos Asociados al Evento, vienen desde la programación académica de cada Sede DUOC UC ingresada, contenida y actualizada en SAP, por lo que la calidad e ingreso de esta información a tiempo en SAP, incidirá directamente sobre lo re�ejado por el Sistema de Registro de Asistencia. La información desde SAP, se actualiza todas las noches, por lo cual se ve re�ejada en el Sistema de Registro de Asistencia, con 1 día de desfase. Debido a que la información es dinámica, las nóminas de Alumnos asociados a un Evento, pueden variar en el tiempo, al igual que los Docentes Asociados a un Evento. Mientras un Docente o un Alumno, no se encuentren asociados al Evento formalmente en SAP, no aparecerán en el Sistema.

4 Consideraciones, Alcancey Limitaciones del Sistema


7. Cada vez que se ingresa a un Evento particular a registrar la asistencia de la clase en curso, se despliega la nómina de los Alumnos inscritos en el Evento en SAP. Al momento de registrar la asistencia de la nómina de Alumnos del Evento seleccionado, se genera la clase correlativa, con los registros de asistencia correspondientes. Mientras el Docente no registre la asistencia para un Evento, la clase no se crea, ni existe en el Sistema de Registro de Asistencia.

8. La asistencia se registra por Evento y no por Asignatura. Las marcas posibles de realizar a los Alumnos son Presente y Ausente.

9. Si la Asignatura está compuesta por Eventos teóricos y prácticos (más de 1 evento), la asistencia se registra para cada uno de ellos por separado, con cálculos de porcentajes de asistencia independientes uno del otro y cada Evento es registrado por el o los Docente(s) asociado(s) a cada Evento.

10. Si un Evento tiene más de un Docente asociado, cada uno de ellos tiene acceso a registrar la asistencia del mismo Evento, siendo la asistencia total del Evento, la suma de los registros de asistencia generados por cada Docente asociado al Evento particular.

11. El sistema no considera las clases programadas, por lo que es responsabilidad del Docente registrar la asistencia según la clase programada o recuperativa que debe realizar, ingresando la fecha real de la clase, cuando ésta no es la misma que la del día en que registra la asistencia para el Evento.

12. El Sistema de Registro de Asistencia, no entrega automáticamente los Alumnos “Reprobados por Inasistencia” (RI), sino que entrega los porcentajes de asistencia de cada Alumno por Evento, considerando las clases en las que el Alumno no es titular de del Evento (Alumno no presente en la nómina de asistencia en el momento de generación del registro de asistencia) como “Sin Registro” (SR), marcas que se consideran reglamentariamente como “Ausentes” para el cálculo del porcentaje de asistencia del Evento.



13. En el caso de Asignaturas que cuenten con más de un Evento, para revisar el porcentaje de asistencia por Alumno y Asignatura se deben considerar: Los porcentajes de asistencia de cada uno de los Eventos que la componen por separado (en todos los eventos de la asignatura), las asistencias que el Alumno tenga en forma previa en el mismo Evento con otra sección (caso de Alumnos que se cambian de secciones del mismo Evento), las ponderaciones que tenga cada Evento dentro de la asignatura y las condiciones especiales de regla de asistencia que pueden tener algunos Eventos particulares (EJ: Eventos que requieren 100% de asistencia).

14. Los reportes históricos de asistencia por Evento, consideran todas las asistencias que han tenido Alumnos inscritos en el Evento, en forma temporal o durante todas las clases del Evento, lo que dependerá del tiempo en el cual el Alumno se encontró inscrito o�cialmente en el Evento. Por lo cual, en éste reporte aparecen todos los Alumnos que en algún momento estuvieron inscritos en el Evento.

15. El Sistema de Registro de Asistencia, no considera los Eventos “No Presenciales” del tipo (EL), debido a que no se debe pasar lista de asistencia en ellos.



Prerrequisitos

Cada Administrador debe poseer un usuario y clave de Duoc para poder ingresar al sistema. Además de un equipo con conexión a Internet y un navegador Internet Explorer 8 o superior. Además, el Usuario debe estar creado como Adminis-trador Sede para la Sede que le corresponde y para una jornada (Diurna o Vespertina) o ambas (ambas jornadas Diurna + Vespertina, es la situación más recomendable para los Administradores Sede) en el Sistema de Registro de Asistencia. La creación de Administradores Sede en el Sistema de Registro de Asistencia, debe ser canalizada por medio de la Mesa de Ayuda, al fono: 800 20 3862.

Acceso al sistema

El Administrador Sede, puede ingresar al Sistema de Registro de Asistencia en forma directa, a través de la URL http://www.duoc.cl/asistencia/ eligiendo la opción “Ingreso Administrador”, se recomienda crear un acceso directo a esta dirección, en todos los PCs de las Sedes (acceso docente simple) y en los PCs de los Administradores Sede.

7Usuario Administrador Sede

Registrar

Al seleccionar el link “Registrar” del Evento seleccionado, se despliega una nueva ventana con el listado de los Alumnos del Evento (nómina de Alumnos inscritos en el Evento), como se muestra a continuación:

Descripción de campos:

Evento: identi�ca al código del Evento, sección, jornada, P: Práctico o T: Teórico y nombre del Evento.Carrera del Evento: nombre de la Carrera asociada al Evento en SAP. (No necesariamente la carrera de los Alumnos asociados al Evento).Jornada: jornada en que se imparte el Evento.Docente: nombre del Docente asociado al Evento, a quién representa el Administrador.Año/Semestre: período académico actual (año-semestre).Tipo Clase: el Administrador en el nombre del Docente, debe seleccionar en este cuadro si la clase a registrar es “Normal” (Por defecto todas las clases son normales) o “Recuperativa”.Fecha de Creación del Registro: el Sistema indica la fecha y hora actual en la que se registra la asistencia, este campo es entregado por el Sistema y no se puede modi�car.Fecha Real de la Clase a Registrar: el Administrador que representa el Docente, debe seleccionar desde el calendario, la fecha real en que se realizó la clase que se está registrando en el caso que no corresponda al mismo día en curso (“Fecha de Creación del Registro”). Bitácora Docente: campo para que el Administrador que representa al Docente, incorporé comentarios para la clase que está registrando en el nombre del Docente asociado (Opcional).“Registrar Asistencia”: [botón] para grabar la asistencia de la clase y a la vez crearla, al presionar este botón, el Sistema entrega el mensaje: “Asistencia Grabada Exitosamente” con�rmando que se ha grabado el registro de asistencia y luego volverá a la pantalla de Eventos asociados al Docente, actualizando la información general contenida.“Salir sin Registrar”: [botón] para salir de la ventana sin grabar la asistencia, al presionarlo el Sistema entrega el mensaje: “Los datos que no se han guardado se perderán” y se debe con�rmar el abandono de la página, para luego volver a la pantalla de Eventos asociados al Docente.Rut Alumno: corresponde a una lista de todos los Rut asociados a los Alumnos del Evento.Nombre Alumno: corresponde a una lista de todos los Alumnos del Evento, ordenados por apellido paterno, materno, nombre 1 y nombre 2.

Asistencia: grilla de cuadrículas que permite indicar la asistencia del Alumno en la nómina o�cial del Evento. Por omisión todos los alumnos �guran como “presentes” en la clase a registrar (con marca), si el Alumno no asiste a la clase que se registrará (Alumno ausente), se debe desmarcar la cuadrícula correspondiente al Alumno, haciendo click en ella con el mouse.

Si el Administrador que representa al Docente vuelve a ingresar a la opción registrar asistencia, volverá a crear un nuevo registro de asistencia, es importante destacar que este será un nuevo registro (una nueva clase para el Evento), no corresponde a la clase grabada previamente.

Por ejemplo:

• Si el Docente ingresa para registrar asistencia el día 13 de agosto para el Evento INU311-001(D), quedará grabada la asistencia para el curso.

• Si vuelve a ingresar el mismo 13 de agosto a registrar asistencia para el mismo Evento INU311-001(D), se grabara un segundo registro de asistencia para el Evento (segunda clase correlativa), es decir, existirán dos listas de asistencia para el mismo Evento del Docente representado por el Administrador el mismo día.


Al seleccionar el “Ingreso Administrador” en el Sistema de Registro de Asistencia, se mostrará la pantalla para que el usuario digite sus credenciales (Usuario y Clave) y pulsar el botón “Ingresar”, como se muestra a continuación:

Una vez autenticado correctamente el Usuario, el Sistema presentará una pantalla para búsqueda de Eventos Asociados a Alumnos o Docentes.


Esta última pantalla, permitirá buscar Eventos asociados por el nombre o RUT del Docente o por el RUT de un Alumno.

• Si se ingresa el nombre o RUT de un Docente de la Sede, deberá presionar el botón “Buscar Programación” para ver los Eventos asociados al Docente consultado y acceder a las asistencias registradas para cualquiera de sus Eventos.• Si se ingresa un RUT de Alumno, deberá presionar el botón “Buscar Programación” para ver los Eventos asociados al Alumno consultado y acceder a las asistencias registradas para cualquiera de sus Eventos.

Si se presiona el botón “Limpiar”, borrará todo texto que se encuentre en los campos RUT Docente y Rut Alumno.El Sistema entregará un mensaje de advertencia cuando se ingrese un RUT de Alumno y de Docente en forma simultánea, dado que sólo es posible buscar por un solo criterio.

En las búsquedas por RUT, ya sea para un Docente o un Alumno, se debe ingresar éste sin puntos, guion ni dígito veri�cador.

Registrar






Por ejemplo:



Al seleccionar el “Ingreso Administrador” en el Sistema de Registro de Asistencia, se mostrará la pantalla para que el usuario digite sus credenciales (Usuario y Clave) y pulsar el botón “Ingresar”, como se muestra a continuación:

Una vez autenticado correctamente el Usuario, el Sistema presentará una pantalla para búsqueda de Eventos Asociados a Alumnos o Docentes.


Esta última pantalla, permitirá buscar Eventos asociados por el nombre o RUT del Docente o por el RUT de un Alumno.

• Si se ingresa el nombre o RUT de un Docente de la Sede, deberá presionar el botón “Buscar Programación” para ver los Eventos asociados al Docente consultado y acceder a las asistencias registradas para cualquiera de sus Eventos.• Si se ingresa un RUT de Alumno, deberá presionar el botón “Buscar Programación” para ver los Eventos asociados al Alumno consultado y acceder a las asistencias registradas para cualquiera de sus Eventos.

Si se presiona el botón “Limpiar”, borrará todo texto que se encuentre en los campos RUT Docente y Rut Alumno.El Sistema entregará un mensaje de advertencia cuando se ingrese un RUT de Alumno y de Docente en forma simultánea, dado que sólo es posible buscar por un solo criterio.

En las búsquedas por RUT, ya sea para un Docente o un Alumno, se debe ingresar éste sin puntos, guion ni dígito veri�cador.


Registrar






Por ejemplo:




Búsqueda de Programación del Docente:

Al ingresar el nombre o RUT válido de un Docente con Eventos asociados de la Sede, se presentará la pantalla con los Eventos asociados en SAP al Docente, tal como se muestra en la siguiente pantalla (Pantalla de Programación del Docente).

Las columnas de la pantalla anterior que muestra los Eventos asociados al Docente en el período académico actual son:

Sede: nombre de la Sede donde se imparte el Evento.Carrera del Evento: nombre de la Carrera asociada al Evento en SAP (No necesariamente la carrera de los Alumnos asociados al Evento).Jornada: indica la jornada del Evento.Nombre del Evento: identi�ca al código del Evento, sección, jornada, P: Práctico o T: Teórico y nombre del Evento.Registrar Nueva Clase: link que abre la ventana para registrar la asistencia de una nueva clase. Al registrar la asistencia se crea la clase para el Evento.Editar: link que abre la ventana para editar (modi�car) y/o eliminar clases, previamente registradas correlativamente y de forma debidamente justi�cada.


Histórico de Asistencia: link que abre la ventana para ver el informe histórico de todos los registros de asistencia generados para el Evento. Desde ésta pantalla el Administrador también puede editar registros de asistencia de Alumnos, en forma particular.Bitácora Evento: link que abre ventana para ver los comentarios que el Docente incluyó para cada clase registrada en el Evento seleccionado.N° Clases Registradas: indica la cantidad de clases distintas registradas para cada “Evento” hasta la fecha. Asistencia Promedio Evento: indica el porcentaje promedio de asistencia de cada Evento, promediando todos los porcentajes de asistencia de todos los Alumnos de la nómina histórica del Evento, hasta la fecha. Los Eventos con porcentaje de asistencia menor a 75 % se marcan en rojo (alerta).Último Registro: corresponde a la fecha del último registro de asistencia registrado para el evento. Si este campo aparece en blanco, signi�ca que no se ha registrado aún asistencia para el Evento.Impresión y Generación de PDFs: [botón] permite desplegar nómina de Docentes asociados a Eventos de la Sede, desde la cual se pueden generar archivos PDF con todos los reportes históricos de asistencia de todos los Eventos asociados al Docente.

El Administrador Sede debe elegir una de las cuatro alternativas para alguno de los Eventos que imparte el Docente seleccionado:

Registrar: permite registrar la nómina de asistencia de la clase y al mismo tiempo crear la clase, en representación del Docente asociado al Evento.Editar: permite editar (modi�car) y/o eliminar clases, previamente registradas en número correlativo para algún Evento, pero de manera debidamente justi�cada.Ver: (Histórico de Asistencia) permite ver en una nueva ventana, el reporte histórico de asistencia del Evento, exportable a PDF.Ver: (Bitácora Evento) permite ver en una nueva ventana la Bitácora del Evento, exportable a PDF.

Registrar






Por ejemplo:



Búsqueda de Programación del Docente:

Al ingresar el nombre o RUT válido de un Docente con Eventos asociados de la Sede, se presentará la pantalla con los Eventos asociados en SAP al Docente, tal como se muestra en la siguiente pantalla (Pantalla de Programación del Docente).

Las columnas de la pantalla anterior que muestra los Eventos asociados al Docente en el período académico actual son:

Sede: nombre de la Sede donde se imparte el Evento.Carrera del Evento: nombre de la Carrera asociada al Evento en SAP (No necesariamente la carrera de los Alumnos asociados al Evento).Jornada: indica la jornada del Evento.Nombre del Evento: identi�ca al código del Evento, sección, jornada, P: Práctico o T: Teórico y nombre del Evento.Registrar Nueva Clase: link que abre la ventana para registrar la asistencia de una nueva clase. Al registrar la asistencia se crea la clase para el Evento.Editar: link que abre la ventana para editar (modi�car) y/o eliminar clases, previamente registradas correlativamente y de forma debidamente justi�cada.


Histórico de Asistencia: link que abre la ventana para ver el informe histórico de todos los registros de asistencia generados para el Evento. Desde ésta pantalla el Administrador también puede editar registros de asistencia de Alumnos, en forma particular.Bitácora Evento: link que abre ventana para ver los comentarios que el Docente incluyó para cada clase registrada en el Evento seleccionado.N° Clases Registradas: indica la cantidad de clases distintas registradas para cada “Evento” hasta la fecha. Asistencia Promedio Evento: indica el porcentaje promedio de asistencia de cada Evento, promediando todos los porcentajes de asistencia de todos los Alumnos de la nómina histórica del Evento, hasta la fecha. Los Eventos con porcentaje de asistencia menor a 75 % se marcan en rojo (alerta).Último Registro: corresponde a la fecha del último registro de asistencia registrado para el evento. Si este campo aparece en blanco, signi�ca que no se ha registrado aún asistencia para el Evento.Impresión y Generación de PDFs: [botón] permite desplegar nómina de Docentes asociados a Eventos de la Sede, desde la cual se pueden generar archivos PDF con todos los reportes históricos de asistencia de todos los Eventos asociados al Docente.

El Administrador Sede debe elegir una de las cuatro alternativas para alguno de los Eventos que imparte el Docente seleccionado:

Registrar: permite registrar la nómina de asistencia de la clase y al mismo tiempo crear la clase, en representación del Docente asociado al Evento.Editar: permite editar (modi�car) y/o eliminar clases, previamente registradas en número correlativo para algún Evento, pero de manera debidamente justi�cada.Ver: (Histórico de Asistencia) permite ver en una nueva ventana, el reporte histórico de asistencia del Evento, exportable a PDF.Ver: (Bitácora Evento) permite ver en una nueva ventana la Bitácora del Evento, exportable a PDF.


Registrar






Por ejemplo:



Usuario Administrador Sede


Registrar


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Por ejemplo:



Registrar




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Por ejemplo:



Registrar






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Por ejemplo:



Registrar








Por ejemplo:



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Registrar







Por ejemplo:




Editar

Una vez que se han grabado asistencias y generado clases para el o los Eventos seleccionados, el Administrador que representa al Docente podrá modi�car la asistencia registrada para un Evento, ingresando a la opción “Editar”, donde no existe restricción para editar registros, salvo que ésta deberá ser justi�cada.

Al seleccionar la opción “Editar” de un Evento, se desplegará la pantalla con todas las clases correlativas registradas para éste y se debe elegir la opción “Editar” de la clase a modi�car, como se muestra a continuación:

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Al seleccionar la opción “Editar” para la clase previamente registrada del Evento correspondiente, se desplegará un mensaje de advertencia indicando que se procederá a editar el registro de asistencia de la clase particular del Evento seleccionado:

Si acepta continuar, se desplegará el registro de asistencia en modo de edición (modi�cación), similar y con las mismas características de la ventana de registro de asistencia del Docente, como se muestra a continuación:

En esta ventana de edición (modi�cación) el administrador podrá corregir la asistencia (presente/ausente) de uno o varios Alumnos para la clase particular del Evento seleccionado, la fecha real de la clase y/o incluir información en la bitácora.

Para �nalizar la edición, grabar los cambios y salir, debe presionar el botón “Guardar Modi�caciones” y se desplegará la ventana de modi�cación exitosa:

Registrar






Por ejemplo:



Editar







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Registrar






Por ejemplo:



Editar









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Eliminar Clase

Una vez que se han grabado asistencias y generado clases para el o los Eventos seleccionados, el Administrador que representa al Docente podrá Eliminar clases para un Evento, ingresando a la opción “Editar”, donde no existe restricción para eliminar clases, salvo que la eliminación deberá ser por razones justi�cadas.

Al seleccionar la opción “Editar” de un Evento, se desplegará la pantalla con todas las clases correlativas registradas para éste y se debe elegir la opción “Eliminar” de la clase correspondiente, como se muestra a continuación:

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Si presiona el link “Eliminar” de una clase seleccionada, se despliega una ventana de advertencia solicitando la con�rmación de la acción para continuar:

Si acepta la eliminación se despliega la ventana de con�rmación:

Al pulsar aceptar, la clase seleccionada para el Evento es eliminada del Sistema de Registro de Asistencia con todos sus registros de asistencia, para la nómina completa de Alumnos asociados a esa clase particular del Evento. También, una vez eliminada la clase, automáticamente el Sistema reordena el número consecutivo de las clases registradas para el Evento correspondiente. La información eliminada, no se puede volver a recuperar.

Búsqueda y Edición de Eventos Asociados a un Alumno.

Al ingresar el RUT válido de un Alumno con Eventos asociados de la Sede, se presentará la pantalla con los Eventos asociados en SAP al Alumno en la Sede del Administrador.

Se debe ingresar el RUT del Alumno sin puntos, guion ni dígito veri�cador.

Luego de ingresar el Rut de un Alumno a buscar, se mostrará una pantalla con los Eventos asociados al Alumno en SAP, como se muestra a continuación:

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Las columnas de la pantalla anterior que muestra los Eventos asociados al Alumno en el período académico actual son:

Sede: nombre de la Sede donde se imparte el Evento.Carrera del Evento: nombre de la Carrera asociada al Evento en SAP (No necesariamente la carrera del Alumno asociado al Evento).Jornada: indica la jornada del Evento.Nombre del Evento: identi�ca al código del Evento, sección, jornada, P: Práctico o T: Teórico y nombre del Evento.

Nombre del Docente: identi�ca el nombre del Docente titular, asociado al Evento del Alumno en SAP.Editar: [botón] permite modi�car un registro de asistencia registrado previamente para cualquiera de las clases registra-das para el Alumno en el Evento seleccionado. Impresión y Generación de PDFs: [botón] permite desplegar nómina de Docentes asociados a Eventos de la Sede, desde la cual se pueden generar archivos PDF con todos los reportes históricos de asistencia de los Eventos asociados al Docente.

Al seleccionar la opción “Editar” de la pantalla anterior, se muestran el o los registros de asistencia para el Alumno en el Evento seleccionado, donde se permite para el Administrador Sede, editar la asistencia particular de cualquiera de los registros de asistencia del Alumno:

Clases en la modalidad “Sin Registro” (SR), no se pueden editar.

Si se marca uno de los registros, que se pretende modi�car en la pantalla anterior, se despliega la siguiente pantalla, en la cual se debe marcar o desmarcar la cuadrícula de asistencia particular a modi�car, ingresar un comentario referente al motivo de modi�cación y pulsar el botón “Guardar Modi�cación”:

Para �nalizar la edición, grabar los cambios y salir, debe presionar el botón “Guardar Modi�cación” y se desplegará la ventana de modi�cación exitosa:

Finalmente, el cambio se verá re�ejado en línea, en el registro de asistencia del Alumno en el Evento seleccionado:

Pulsando el botón “Exportar a PDF”, se puede generar el mismo reporte de la pantalla en formato PDF, para su eventual impresión.

Eliminar Clase

Una vez que se han grabado asistencias y generado clases para el o los Eventos seleccionados, el Administrador que representa al Docente podrá Eliminar clases para un Evento, ingresando a la opción “Editar”, donde no existe restricción para eliminar clases, salvo que la eliminación deberá ser por razones justi�cadas.

Al seleccionar la opción “Editar” de un Evento, se desplegará la pantalla con todas las clases correlativas registradas para éste y se debe elegir la opción “Eliminar” de la clase correspondiente, como se muestra a continuación:



Si presiona el link “Eliminar” de una clase seleccionada, se despliega una ventana de advertencia solicitando la con�rmación de la acción para continuar:

Si acepta la eliminación se despliega la ventana de con�rmación:

Al pulsar aceptar, la clase seleccionada para el Evento es eliminada del Sistema de Registro de Asistencia con todos sus registros de asistencia, para la nómina completa de Alumnos asociados a esa clase particular del Evento. También, una vez eliminada la clase, automáticamente el Sistema reordena el número consecutivo de las clases registradas para el Evento correspondiente. La información eliminada, no se puede volver a recuperar.

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Bitácora Evento

Al presionar el link “Ver” de la columna “Bitácora Evento”:

Se desplegará la siguiente pantalla:

En este reporte, se encuentra el histórico de las clases correlativas registradas para el Evento y los mensajes de texto guardados por el Docente y/o Administrador para cada clase, en el caso que se hayan ingresado. También, se podrá ingresar nuevos mensajes complementando los ya existentes.

Este reporte, puede ser exportado a formato PDF desde donde puede ser impreso por el Docente, Administrador y/o Administrativo.





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Registro Histórico

Para poder visualizar el porcentaje de asistencia para cada Alumno inscrito en un Evento, ya sea desde la primera clase o en forma temporal, el Docente deberá seleccionar en el Evento correspondiente el link “ver” de la columna “Histórico de Asistencia”.

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Bitácora Evento









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Al presionar este link aparecerá la siguiente pantalla.

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Bitácora Evento









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Evento: identi�ca al código del Evento, sección, jornada, P: Práctico o T: Teórico y nombre del Evento.

Carrera del Evento: nombre de la Carrera asociada al Evento en SAP. (No necesariamente la carrera de los Alumnos asociados al Evento).

Jornada: jornada en que se imparte el Evento.

Docente: nombre del Docente asociado al Evento.

Año/Semestre: período académico actual (año-semestre)

Número Clase Correlativa: número correlativo de clases registradas, ordenadas por “Fecha Real de la Clase” y no por “Fecha de Registro”.

Tipo de Clase: indica si la clase realizada y registrada para el Evento fue normal (N) o recuperativa (R).

Fecha Real Clase: fecha en que se realizó la clase programada del Evento.

Fecha de Registro: fecha en que efectivamente se realizó el registro de asistencia de la clase real programada para el Evento.

Hora de Registro: hora en que efectivamente se realizó el registro de asistencia de la clase real programada para el Evento.

Rut Alumno: lista de los RUT de los Alumnos asociados (inscritos) en el Evento.

Nombre Alumno: lista de los Alumnos asociados (inscritos) en el Evento, ordenados por apellido paterno, materno, nombre 1 y nombre 2.

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Detalle de asistencia por Alumno: detalle de la asistencia por clase para cada Alumno, la que puede ser: Presente, Ausente o Sin Registro (Alumnos que durante el registro de asistencia de la clase del Evento, no se encontraban inscritos en el Evento).

Clases Presente: total (suma) de clases Presentes del Alumno.

Clases Ausente: total (suma) de clases Ausentes del Alumno, considerando las clases “Sin Registro” como ausentes.

% Asistencia Acumulada: se calcula en base a la fórmula:

[(N° de Clases Presentes del Alumno / N° de Clases Registradas para el Evento)*100]

Total de asistencias “presente” dividido por la cantidad total de clases registradas para el Evento. Se considera para el cálculo las clases “Sin Registro” (SR) como ausentes para el Alumno. Todos los porcentajes de asistencia menores a 75% para el Alumno se alertan con registros de color rojo.

Asistencia Promedio del Evento: porcentaje que promedia todos los porcentajes de asistencia de los Alumnos del registro histórico del Evento.


Bitácora Evento









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Evento: identi�ca al código del Evento, sección, jornada, P: Práctico o T: Teórico y nombre del Evento.

Carrera del Evento: nombre de la Carrera asociada al Evento en SAP. (No necesariamente la carrera de los Alumnos asociados al Evento).

Jornada: jornada en que se imparte el Evento.

Docente: nombre del Docente asociado al Evento.

Año/Semestre: período académico actual (año-semestre)

Número Clase Correlativa: número correlativo de clases registradas, ordenadas por “Fecha Real de la Clase” y no por “Fecha de Registro”.

Tipo de Clase: indica si la clase realizada y registrada para el Evento fue normal (N) o recuperativa (R).

Fecha Real Clase: fecha en que se realizó la clase programada del Evento.

Fecha de Registro: fecha en que efectivamente se realizó el registro de asistencia de la clase real programada para el Evento.

Hora de Registro: hora en que efectivamente se realizó el registro de asistencia de la clase real programada para el Evento.

Rut Alumno: lista de los RUT de los Alumnos asociados (inscritos) en el Evento.

Nombre Alumno: lista de los Alumnos asociados (inscritos) en el Evento, ordenados por apellido paterno, materno, nombre 1 y nombre 2.



Detalle de asistencia por Alumno: detalle de la asistencia por clase para cada Alumno, la que puede ser: Presente, Ausente o Sin Registro (Alumnos que durante el registro de asistencia de la clase del Evento, no se encontraban inscritos en el Evento).

Clases Presente: total (suma) de clases Presentes del Alumno.

Clases Ausente: total (suma) de clases Ausentes del Alumno, considerando las clases “Sin Registro” como ausentes.

% Asistencia Acumulada: se calcula en base a la fórmula:

[(N° de Clases Presentes del Alumno / N° de Clases Registradas para el Evento)*100]

Total de asistencias “presente” dividido por la cantidad total de clases registradas para el Evento. Se considera para el cálculo las clases “Sin Registro” (SR) como ausentes para el Alumno. Todos los porcentajes de asistencia menores a 75% para el Alumno se alertan con registros de color rojo.

Asistencia Promedio del Evento: porcentaje que promedia todos los porcentajes de asistencia de los Alumnos del registro histórico del Evento.


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Bitácora Evento









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Bitácora Evento



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Bitácora Evento







Bitácora Evento






Todas las pantallas del Sistema de Registro de Asistencia, cuentan con un “Link” de acceso directo a material de apoyo referido al Sistema: videos tutoriales, manuales, buzón de sugerencias, entre otras. El link, se encuentra ubicado en el sector inferior de cada una de las pantallas.

Al hacer click en el link señalado, se desplegará la pantalla con el material de apoyo.

32 Material de ApoyoSistema de Registro de Asistencia

Bitácora Evento






1. Internet NO Disponible en la Sala de la Clase a Registrar. Llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y traspasar información a la brevedad al Sistema de Registro de Asistencia, idealmente terminada la clase, en otro PC de la Sede. (Responsable: Docente).

2. NO Se Puede Acceder al Sistema de Registro de Asistencia en la Sala de la Clase. Llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y traspasar información a la brevedad al Sistema de Registro de Asistencia, idealmente terminada la clase, en otro PC de la Sede. (Responsable: Docente).

3. Sala de la Clase NO Dispone de Computador. Llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y traspasar información a la brevedad al Sistema de Registro de Asistencia, idealmente terminada la clase, en otro PC de la Sede. (Responsable: Docente).

4. Clases Realizadas en Terreno o Fuera de Salas de Clases en Sede. Llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y traspasar información a la brevedad a Sistema de Registro de Asistencia. (Responsable: Docente).

5. Docente de Reemplazo sin Acceso al Sistema de Registro de Asistencia, por NO ser Titular del Evento a Registrar. Docente reemplazante, debe llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y entregar una vez terminada la clase, a Usuario Administrador del Sistema de Registro de Asistencia en Sede. El Administrador Sede, deberá traspasar información a la brevedad a Sistema de Registro de Asistencia. (Responsable: Docente de Reemplazo y Administrador Sede).

33 Que Hacer enCaso de Contingencias

6. Alumnos Atrasados, a una Clase con Registro de Asistencia Generado.Una vez generado el registro de asistencia correspondiente, el Docente, dispone de hasta 18 Hrs, para modi�carlo, marcando a los Alumnos atrasados según su criterio. Lo anterior se hace haciendo click en el link “Editar Último Registro” del Evento correspondiente. (Responsable: Docente).

7. No se Despliegan Eventos Asociados al Docente en el Sistema.El Docente no se encuentra bien asociado al Evento en SAP, o fue asociado al día anterior. Por lo anterior el Sistema no muestra la asociación correspondiente.Para solucionar este inconveniente, el Docente deberá esperar la actualización de la información al día siguiente. En caso de continuar el inconveniente, deberá canalizar el problema a través de la Mesa de Ayuda (Fono: 800 20 3862) o al Administrador del Sistema de Registro de Asistencia de la Sede del Evento. Mientras se normaliza la situación, deberá llevar la lista de asistencia manual en papel y traspasar la información al Sistema a la brevedad de normalizada la situación.(Responsable: Docente, Administrador Sede, Mesa de Ayuda).

8. Faltan Alumnos en la Nómina de algún Evento.El Alumno no se encuentra bien asociado al Evento en SAP, no se encuentra inscrito en el Evento o fue inscrito el día anterior. Por lo anterior el Sistema no muestra la asociación Alumno/Evento.Para solucionar este inconveniente, el Docente deberá esperar la actualización de la información hasta el día siguiente. En caso de continuar el inconveniente, deberá canalizar el problema a través de la Mesa de Ayuda (Fono: 800 20 3862) o informar al Administrador del Sistema de Registro de Asistencia de la Sede del Evento. Mientras se normaliza la situación, deberá llevar la lista de asistencia manual en papel para estos casos y contemplar estos registros especí�cos del Alumno, para el cálculo de “Reprobados por Inasistencia” (RI).(Responsable: Docente, Administrador Sede, Mesa de Ayuda).

9. Página del Portal NO se Despliega o Entrega Error.El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: 800 20 3862.(Responsable: Docente, Mesa de Ayuda).

10. Al Ingresar a una Opción NO se Presenta la Pantalla: El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: 800 20 3862.(Responsable: Docente, Mesa de Ayuda).

11. El Sistema NO Graba un Nuevo Registro, El Sistema NO Graba un Nuevo Registro al Editar.El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: 800 20 3862.(Responsable: Docente, Mesa de Ayuda).

12. El Docente NO Posee Clave de Acceso.El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: 800 20 3862.(Responsable: Docente, Mesa de Ayuda).

13. El Docente Olvidó su Usuario o Clave.El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: 800 20 3862.(Responsable: Docente, Mesa de Ayuda).

14. Otras Consultas, Dudas, Errores Detectados o Problemas.Ante cualquier otra duda, error detectado o problema suscitado, el Docente deberá realizar la consulta a el(los) Usuario(s) Administrador Sede del Sistema de Registro de Asistencia, designado(s) por ésta, revisar información adicional contenida en el material de apoyo http://www.duoc.cl/asistencia-ayuda/ o llamando directamente a la Mesa de Ayuda al fono: 800 20 3862.(Responsable: Docente, Administrador Sede, Mesa de Ayuda).

Bitácora Evento





















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