DIRECCIÓN GENERAL DE AGRUPAMIENTOS · MANUAL DÍA MES AÑOESPECIFICO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA...

SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA

DEL DISTRITO FEDERAL

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA

SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL

OFICIALÍA MAYOR

Julio 2014

SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA DEL DISTRITO

FEDERAL

MANUAL ESPECIFICO DE

OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA 01 07 2014

DÍA MES AÑO

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ÍNDICE

1. PRESENTACIÓN Y MOTIVACIÓN...............................................

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2. MARCO JURÍDICO ...................................................................... 3. CÓDIGO DE ÉTICA DEL ARCHIVISTA ...................................... 4. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE ...................................

4.1. Objetivo General ................................................................

4.2. Objetivos Específicos.........................................................

4.3. Ámbito de Aplicación .........................................................

4.4. Alcance ............................................................................. 5. POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS ................................................

5.1. Definición ...........................................................................

5.2. Políticas Generales ............................................................

6. INTEGRACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS…………………………………………………………… 6.1. Componentes....................................................................

6.2. Estructura Normativa ........................................................

6.3. Estructura Operativa .........................................................

7. EL COTECIAD-SSPU .................................................................. 7.1. Funciones del COTECIAD-SSPU .................................... 7.2. Función de los Grupos de Trabajo del

COTECIAD.-SSPU............................................................

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I. Grupo de Valoración Documental

II. Grupo de Normatividad y Políticas

III. Grupo de Planeación de Estrategias

IV. Grupo de Suministros para los Servicios Archivístico

V. Grupo de Capacitación y Enlace.

VI. Grupo de Dictaminación

8. FUNCIONES DE LA JEFATURA DE LA UNIDAD

DEPARTAMENTAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO EN SU CALIDAD DE COORDINADORA DE ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA ................................. 8.1. Funciones…………………………………………………………

8.2. Unidades de Operación (Componentes Operativos)..............

I. Oficina de control de gestión.

II. Funciones.

III. Disposiciones generales

IV. Recepción de correspondencia

V. Facturación de correspondencia

8.3. Medidas de Seguridad en el Manejo de

Correspondencia…………………………………..……………. 9. ARCHIVO DE TRÁMITE ..............................................................

9.1. Funciones ..............................................................................

9.2. Apertura Integración y Clasificación de Expedientes ............ 9.3. Inventario de Archivo de Trámite............................................

9.4. Instalaciones y Equipamiento del Archivo..............................

9.5. Depuración ............................................................................

9.6. Transferencia Primaria ..........................................................

I. Políticas y Normas de Operación

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II. Responsabilidad del dictaminador

III. Responsabilidad del Área Solicitante

10. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ..............................................

10.1. OBJETIVOS......................................................................... 10.2 FUNCIONES ........................................................................ 10.3 PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES……………………………...

I. Objetivo………………………………………………...…….

II. Políticas y Normas de Operación………………………….

10.4 RESPONSABILIDAD DEL ENCARGADO DEL ARCHIVO

DE CONCENTRACIÓN ....................................................... 10.5. VALORACIÓN DOCUMENTAL ..........................................

10.6 BAJAS DOCUMENTALES………………..……………………

I. Objetivo

II. Políticas y Normas de Operación

10.7. MEDIDAS DE SEGURIDAD ...............................................

11. ARCHIVO HISTÓRICO ................................................................ (en proceso de formación) 11.1. Funciones ............................................................................ 11.2. Políticas Generales …………………………………………… 11.3. Responsabilidades del Archivo Histórico ............................

12. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS……………………………

12.1. Controles de Conservación…………………………………... 12.2. Reparación de Documentos…………………………………..

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I. Papeles

II. Adhesivos

III. Procedimientos de Reparación

IV. Como Aplicar las tiras de reparación

V. Cómo secar la hoja reparada

13. GLOSARIO…………………………………………………………….. 14. ANEXOS ……………………………………………………………….

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1. PRESENTACIÓN Y MOTIVACIÓN


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1. PRESENTACIÓN Y MOTIVACIÓN

A efecto de dar cumplimiento a las disposiciones que se emiten de conformidad con los artículos 27 fracciones II, III y 99 fracción VII del Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal y se aplicarán sin perjuicio de con lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal.

Con el fin de transparentar el ejercicio de la función pública y garantizar el efectivo

acceso de toda persona a la información pública, por lo que es imprescindible

contar con un Sistema Institucional de Archivo que permita localizar con prontitud y

seguridad, la información que genere, procese o reciba con motivo del desempeño

de su función sustantiva esta Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal.

Considerando que la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del

Distrito Federal regula y fomenta el ejercicio del derecho ciudadano de acceso y

consulta a los expedientes y documentos que se generan en las dependencias y

entidades del Gobierno del Distrito Federal en el ejercicio de sus funciones; es

necesario resaltar el valor y utilidad de los archivos como el medio evidente a partir

del cual se hace posible el acceso a la información pública, la transparencia y con

ello se facilita la rendición de cuentas, línea prioritaria y estratégica del Gobierno

del Distrito Federal.

El presente Manual Específico de Operación Archivística, describe la metodología y

los procedimientos sustantivos que sirven para regular la organización y

funcionamiento de las estructuras encargadas de llevar a cabo las tareas de

archivo en las unidades administrativas y operativas; establecer los mecanismos

para la integración de documentos de consulta, control archivístico y emitir los

lineamientos necesarios para que los servidores públicos cuenten con una

herramienta útil para la organización de sus archivos y de esta manera facilitar el

uso paulatino de tecnologías de la información en su control.

Para ello, el artículo 9 fracción V; establece como uno de los objetivos de la ley el

”Mejorar la organización, clasificación y manejo de documentos en posesión de los

Entes Obligados” , así como de los expedientes para asegurar su conservación y

custodia y con ello; evitar su mal uso u ocultamiento, destrucción, divulgación o

alteración.


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Se considera indispensable tomar las medidas necesarias para facilitar y garantizar

la integridad, accesibilidad y disponibilidad de la documentación pública, cuya

administración corre a cargo de las dependencias del Gobierno del Distrito Federal,

a fin de hacer factible el que la información que la población requiere sea precisa,

confiable, oportuna y suficiente, así como para facilitar la adecuada conformación

de la memoria institucional de las dependencias del Gobierno del Distrito Federal.

En este contexto, la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, ha

emprendido la tarea de homogeneizar los criterios y regular los procesos

archivísticos de sus acervos documentales, con el fin de llevar adecuadamente la

organización y operación de los archivos tanto de las áreas administrativas como

de las operativas, con ello dar cumplimiento al esquema de organización,

ordenación y conservación documental planteado por el Consejo General de

Archivos del Gobierno del Distrito Federal e impulsado de manera formal y legal por

el Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.

Con base a lo anterior, se formula el presente Manual Específico de Operación

Archivística, conforme a los Lineamientos Generales para la organización y

conservación de los archivos del Gobierno del Distrito Federal establecidos por la

Ley de Archivos del Gobierno del Distrito Federal, la Circular Uno, Normatividad en

Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades

Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos

Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal y

por el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.


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2. MARCO JURÍDICO


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2. MARCO JURÍDICO

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Arts. 44 y 122)

2. Estatuto de Gobierno del Distrito Federal (Art. 115)

3. Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal *

4. Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público (Arts. 7, 9 fracción IV, 16

fracción IX, 17, 55 y 57)

5. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos (Arts. 47 fracción

IV y Segundo Transitorio)

6. Ley de Archivos del Distrito Federal.

7. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal

(Arts. 4 fracción IV, 12, 13, 23 al 28 y 51 al 56).

8. Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.

9. Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal

10. Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal (Art. 44)

11. Código Penal del Distrito Federal (Art. 259 fracción III).

12. Código Financiero del Distrito Federal (Arts. 78, 93, 376 y 546)

13. Reglamento Interior de la Administración Pública del Gobierno del Distrito

Federal.

14. Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos

Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública, para

la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos

con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo.

15. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la instalación y

funcionamiento de las Oficinas de Información Pública al interior de la

Administración Pública del Distrito Federal.


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16. Circular Uno 2014, Normatividad en Materia de Administración de Recursos

para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de

Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la

Administración Pública del Distrito Federal. (Numeral 7)

17. Circular Uno Bis 2014, Normatividad en Materia de Administración de Recursos

para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de

Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la

Administración Pública del Distrito Federal. (Numeral 7)

18. Oficio Circular del Oficial Mayor N° OM/1696/2007 de fecha 10 de septiembre

de 2007.


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3. CÓDIGO DE ÉTICA DEL ARCHIVISTA


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3. CÓDIGO DE ÉTICA DEL ARCHIVISTA

En 1996 durante el XII Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Pekín,

China, se propuso un código de ética para los profesionales de la archivística,

considerados como los responsables del control, cuidado, custodia,

conservación y administración de los archivos. Este código de ética sugiere

lineamientos y pautas de conducta laboral para lograr la excelencia y la

confianza pública en el quehacer de los archivos.

Un código de ética para archivistas debe establecer normas de conducta para la

profesión archivística. Debe enseñar a los nuevos miembros del oficio esas

normas al tiempo que le recuerde al archivista profesional sus

responsabilidades, para así inspirar la confianza del público hacia la profesión.

El término "archivista" que usamos en este código pretende incluir a todos

aquellos que están involucrados en el control, cuidado, custodia, preservación, y

administración de archivos.

Se debe promover y alentar a las instituciones y en general a todos aquellos que

brinden servicios archivísticos a adoptar políticas y prácticas que faciliten la

utilización de este código.

Este código pretende proporcionar un marco ético que sirva de guía a los

miembros de este gremio y no brindar soluciones especificas a problemas

particulares.

1. El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así

garantizar que éste continúe siendo una evidencia confiable del pasado.

2. El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados

dentro de sus contextos histórico, legal y administrativo, respetando así el

principio de procedencia, preservando y haciendo evidentes las relaciones

originales de los documentos.

3. El archivista debe proteger la autenticidad de los documentos y asegurar que su

valor no sea alterado durante el proceso archivístico, la conservación y el uso.


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4. El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material

archivístico.

5. El archivista debe documentar y justificar sus acciones con respecto al material

archivístico.

6. El archivista debe promover el acceso más amplio posible al

material archivístico y ofrecer un servicio imparcial a todos los usuarios.

7. El archivista debe respetar el acceso y la privacidad actuando dentro de los

límites de la legislación pertinente.

8. El archivista debe utilizar la confianza depositada en él para el bien común

y evitar usar su posición privilegiada para beneficio propio o de otros.

9. El archivista debe procurar la excelencia profesional y la actualización

de sus conocimientos archivísticos de forma sistemática y continua,

compartiendo los resultados de sus investigaciones y experiencia.

10. El archivista debe promover la conservación y el uso del patrimonio documental

de la humanidad trabajando de manera conjunta con los miembros de su

comunidad y con otros profesionales.


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4. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE


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4. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE

4.1. Objetivo General

Establecer políticas, criterios y técnicas archivísticas homogéneas para unificar y

eficientar las actividades destinadas al manejo, recepción, registro, seguimiento,

organización, clasificación, localización, despacho, uso, dictaminación,

transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos

y expedientes que generen en sus archivos las unidades administrativas y

operativas que conforman la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal,

como resultado de su gestión.

Acorde a lo establecido en los Capítulos III, IV y V de la Ley de Archivos del Distrito

Federal.

4.2. Objetivos Específicos

1. Proporcionar los elementos necesarios para la debida administración de

documentos y el desempeño archivístico con fundamento en las disposiciones

aplicables en la materia.

2. Homologar y eficientar las actividades destinadas a la organización, descripción

y uso de la documentación de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito

Federal, así como su producción, circulación, dictaminación y disposición final.

3. Aplicar a los archivos un esquema de clasificación homogéneo para toda la

Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, con el fin de contar con

un instrumento administrativo eficaz de manejo y control de archivos.

4. Garantizar la integridad, localización oportuna y conservación de los

expedientes y documentos generados por las unidades administrativas y

operativas de la Secretaría.


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4.3. Ámbito de Aplicación

Los lineamientos establecidos en el presente Manual deben ser observados y

aplicados por todas las unidades administrativas y operativas de la Secretaría de

Seguridad Pública del Distrito Federal.

La Coordinación de Archivos es el área responsable de instrumentar las acciones

destinadas a coordinar, promover y asesorar a las unidades administrativas y

operativas con relación a la instrumentación de este manual.

Los titulares de cada unidad administrativa y operativa a través del responsable del

Archivo de Trámite y en su caso, del Archivo de Concentración serán los

encargados de coordinar y vigilar el cumplimiento de las acciones que se deriven

de la instrumentación del presente manual.

4.4. Alcance

El presente manual proporciona los elementos normativos necesarios para la

organización y funcionamiento de los archivos de trámite, concentración e histórico

de la Secretaria de Seguridad Pública del Distrito Federal para llevar a cabo la

correcta clasificación, organización y conservación de los documentos a cargo de

las unidades administrativas y operativas de la dependencia; para el debido

desarrollo y utilización de los instrumentos de consulta y control archivístico a partir

de la correcta identificación de los documentos de archivo.

El manual aplica a los archivos documentos y diferentes materiales documentales

que a continuación se describen y que sin importar el formato o medio en el que se

presenten se encuentren localizados en las unidades administrativas y operativas

de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal.


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5. POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS


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5. POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

5.1. Definición

Se entenderá por Sistema Institucional de Archivos al conjunto de normas, políticas

y procedimientos técnicos que regulan el ciclo vital de los documentos desde su

ingreso, gestión, turno, conservación y destino final; así como los procesos

inherentes a los archivos de trámite, concentración e histórico de la Secretaría de

Seguridad Pública del Distrito Federal.

5.2. Políticas Generales

El Sistema Institucional de Archivo de la Secretaría de Seguridad Pública del

Distrito Federal se rige por los procesos y procedimientos vigentes establecidos en

la Ley de Archivos del Distrito Federal, Circular Uno Normatividad en Materia de

Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas,

Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados

y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal (Numeral 7) y demás

normatividad aplicable.

Circular Uno 2014, 7.3.5 "Toda servidora pública y servidor público está obligado a garantizar

la integridad y conservación de los expedientes y documentos, así como facilitar su consulta y

uso en términos de Ley. El incumplimiento de esta obligación dará lugar a todas las acciones

que procedan ante las instancias competentes."

1. El eje fundamental para la administración de documentos y la archivística lo

constituye el ciclo vital de los documentos de archivo, integrado por las tres

fases siguientes:

a) Activa o de gestión, 1ª Edad de los documentos.- Archivo de

Trámite o de Gestión. Está conformada por los documentos que

se encuentran en trámite.


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b) Semiactiva o de conservación precautoria, 2ª Edad de los

documentos.- Archivo de Concentración. Está conformada por

los documentos que concluyeron su trámite y luego de haber

sido valorados, se transfieran por -la Unidad de Archivo de

Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su

conservación precautoria.

c) Inactiva o histórica, 3ª Edad de los documentos.- Archivo

Histórico. Conformada por los documentos que habiendo

completado su vigencia en la Unidad de Archivo de

Concentración, sean transferidos para completar su ciclo vital a la

Unidad de Archivo Histórico.

2. La Unidad de Documentación en Trámite: es la responsable de brindar

integralmente los servicios de correspondencia y control de gestión en cada una

de las áreas de la Secretaría de Seguridad Pública.

3. La Unidad de Archivo de Trámite: es la responsable de la administración de

los documentos de archivo en gestión, de uso cotidiano y necesario para el

ejercicio de las atribuciones y funciones de cada área administrativa.

4. La Unidad de Archivo de Concentración: es la responsable de la guarda,

custodia y conservación de documentos de archivo en la fase semiactiva, cuya

frecuencia de consulta ha disminuido y permanecen en él hasta que concluye

su plazo de guarda y custodia, en razón de sus valores primarios de carácter

administrativo, legal y fiscal.

5. La Unidad de Archivo Histórico: o equivalente es la responsable de organizar,

describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental

institucional, en razón de sus valores secundarios de carácter informativo,

testimoniales o evidénciales, y se establecerá en esta Secretaría de Seguridad,

conforme al artículo 44 de la LADF, así como del presupuesto y los criterios del

Archivo Histórico del Distrito Federal.


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6. Todas las series y expedientes que se encuentren en el Archivo de

Concentración estarán a disposición del área que los haya generado y

transferido, siendo ésta la única que podrá solicitar y recibir el expediente para

préstamo, presentando para tal efecto la solicitud y vale de préstamo

debidamente firmado.

7. La Unidad Coordinadora de Archivos (UCA) en coordinación con el Archivo de

Concentración son los encargados de establecer los mecanismos de consulta

necesarios para garantizar que los expedientes archivados puedan ser

localizados ágilmente y que los expedientes en préstamo, sean devueltos una

vez concluido el plazo máximo de consulta que será de 30 días hábiles, dicho

tiempo podrá ser prorrogado a solicitud expresa y debidamente justificada

indicando una nueva fecha compromiso de entrega. También podrán ser

solicitados por la autoridad competente en el ejercicio de sus atribuciones

legales, previa autorización del área generadora.

a) La Unidad Coordinadora de Archivos UCA en coordinación con

los archivos de trámite, concentración e histórico de las Unidades

administrativas y operativas de esta Secretaría de Seguridad

Pública, son los responsables de garantizar la óptima operación

y mantenimiento de los archivos y sus instalaciones, así como

de la conservación del buen estado de sus acervos,

asegurándoles condiciones de seguridad e higiene y las

dimensiones que permitan resguardar, conservar y localizar con

prontitud todos los documentos que los integren.

b) La UCA, en consulta con el COTECIAD-SSPU, emitirá los

instrumentos de control para la regularización de los procesos

archivísticos que se lleven a cabo a lo largo del ciclo vital de los

documentos, e instrumentarlos en coordinación con las unidades

responsables del manejo de los archivos.

c) La integración de expedientes deberá hacerse en fólders,

carpetas o legajos plenamente identificados con las carátulas

estandarizadas establecidas en la Secretaría de Seguridad

Pública, con el objeto de homologar su clasificación y descripción.

Los expedientes deberán foliarse para preservar la integridad de


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la información que contienen y también deberá evitarse incorporar

elementos que dañen o lastimen a los documentos que los

constituyen, como clips o grapas.

d) Los expedientes que contengan datos personales deberán

mantenerse actualizados y ser utilizados exclusivamente para los

fines legales para los que fueron creados, conforme a los

principios, derechos, obligaciones y procedimientos que regula

la protección y tratamiento de los datos personales en posesión

de los entes públicos establecidos en la Ley de Protección de

Datos Personales para el Distrito Federal.

e) Por regla general, los expedientes deben contener los

documentos originales o copias certificadas de los mismos.

Excepcionalmente, pueden contener copias simples para los

casos en que jurídicamente se permita o requiera su manejo, de

conformidad con la normatividad del ramo o que emita el

COTECIAD-SSPU.

f) Los documentos que no son materia de archivo, que no se glosan

o incorporan a un expediente definitivo tales como borradores,

fotocopias y documentos no definitorios, se podrán destinar desde

la propia oficina para un segundo uso o a los centros de

recolección de papel para su reciclamiento, de conformidad con la

normatividad que emita el COTECIAD-SSPU.

g) Las síntesis informativas, publicaciones, revistas, notas

periodísticas impresas u otros materiales documentales similares,

no se considerarán como parte del archivo. Éstos, una vez

concluida su vida útil, podrán darse de baja ó reciclarse

directamente en cada Área.

h) Las impresiones de documentos enviados por fax o correo

electrónico deberán registrarse para el trámite de recepción y

se glosarán al expediente salvo que se sustituyan por los

originales.


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i) Las Unidades Administrativas y operativas de la Secretaria de

Seguridad Pública, que se percaten de la destrucción, alteración,

daño, pérdida o modificación de la documentación que obra en

sus archivos, deberán proceder conforme al Título Quinto de la

Ley de Archivos del Distrito Federal, Ley Federal de

Responsabilidades de los Servidores Públicos, Código Penal para

el D.F. y demás normatividad aplicable.

j) La apertura, integración, valoración y clasificación de los

expedientes, se regirá por este Manual o por la normatividad

específica que emita el COTECIAD-SSPU y conforme a la

normatividad aplicable en materia de Transparencia y Acceso a la

Información Pública y Protección de Datos Personales.


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6. INTEGRACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS


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6. INTEGRACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

En cumplimiento a la Ley de Archivos del D.F. en su Art. 13 y Circular Uno del 2014 en su numeral 7.4.3

6.1. Componentes

I. Estructura Normativa

II. Estructura Operativa

6.2. Estructura Normativa Tiene a su cargo la regulación y coordinación de la operación del sistema.

Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico en su calidad de

Coordinadora de archivos, y

El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos

(COTECIAD-SSPU).

6.3. Estructura Operativa

Encargada del funcionamiento cotidiano del Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los documentos.

Unidades Generales de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito

Federal.

Unidad Central de correspondencia o equivalente.

Unidad de Archivo de Concentración.

Unidad de Archivo Histórico (en proceso).

Unidades Particulares de cada área administrativa.

Unidad de Documentación en Trámite.

Unidad de Archivo de Trámite.


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Con la finalidad de dar funcionalidad y operatividad al Sistema Interno de Archivos

del la Secretaria de Seguridad Pública del Distrito Federal, se contará con dos

instancias de coordinación: el Comité Técnico Interno de Administración de

Documentos (COTECIAD-SSPU) y la JUD de Desarrollo Archivístico como Unidad

Coordinadora de Archivos de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito

Federal.

Siendo la Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico la responsable de

instrumentar el Sistema Institucional de Archivos.

La Unidad de Coordinación de Archivos es la responsable de instrumentar el

Sistema Institucional de Archivos, y el COTECIAD-SSPU será el órgano técnico

consultivo.


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7. El COTECIAD-SSPU


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7. El COTECIAD-SSPU

Circular Uno 2014 numeral 7.4.5., 7.4.6., y Ley de Archivos del Distrito Federal

artículos 15 y 17.

El COTECIAD, es el órgano Técnico Consultivo de instrumentación y

retroalimentación de la normatividad interna en materia de archivos de la Secretaría

de Seguridad Pública del Distrito Federal, con el objeto de mejorar la correcta

regulación, circulación, conservación, uso , selección y control de los documentos

manejados en el ámbito institucional. El COTECIAD-SSPU estará integrado por:

Presidente: 1. Oficial Mayor de la Secretaría de Seguridad Pública

Presidente

Suplente: 2. Director General de Recursos Materiales y Servicios

Generales.

Secretario

Ejecutivo: 3. Coordinadora de Transparencia y Rendición de Cuentas.

Secretario

Técnico: 4. Jefe de la Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico

Vocales:

5. Subsecretario de Operación Policial

6. Jefe del Estado Mayor Policial

7. Subsecretaría de Participación Ciudadana

8. Subsecretaria de Desarrollo Institucional

9. Subsecretaria de Información e Inteligencia Policial

10. Director General de Administración de Personal

11. Coordinación de Control de Gestión Institucional

12. Director de Servicios

Representantes de:

13. Director General de Asuntos Jurídicos

14. Contralor Interno en la SSPDF

15. Director General de Tecnologías de la Información y

Comunicaciones

16. Director General de Recursos Financieros

Invitados de:

17. Director General de Recursos Materiales

18. Director Ejecutivo de Organización y Administración Territorial

19. Director del Instituto Técnico de Formación Policial

20. Subdirector de Servicios Generales


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7.1 Funciones del COTECIAD-SSPU

Circular Uno 2014 numeral 7.4.14., Ley de archivos del Distrito Federal artículo 21.

a) Constituirse como el Órgano Técnico Consultivo, de instrumentación y

retroalimentación de la normatividad interna en la materia de archivos de la

Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal.

b) Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y

concertación entre sus miembros, que favorezcan la implantación de las normas

archivísticas institucionales, para el mejoramiento integral de los archivos.

c) Emitir el manual específico de operación del COTECIAD-SSPU, cuidando la

observancia y aplicación de las políticas contenidas en el mismo por parte de

todas las unidades administrativas y operativas de esta Secretaría, remitiéndolo

a la Dirección Ejecutiva de Organización y Administración Territorial para su

revisión y registro ante la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios

Generales, de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal (DGRMSG

OM), igualmente a la Coordinación General de Modernización Administrativa

(CGMA), así como su Programa Institucional de Desarrollo Archivístico; el cual

deberá enviarse dentro de los primeros 30 días del mes de enero del año que

corresponda para su registro y seguimiento.

d) Coordinar, organizar, modernizar y promover la instrumentación de las

disposiciones en materia de archivos y de administración de documentos.

e) Efectuar los estudios requeridos para diagnosticar sobre la problemática de los

sistemas documentales y de archivo y las necesidades internas de las áreas que

los administran.

f) Promover y evaluar la implantación sistemática de la normatividad en materia de

administración de documentos y archivo.

g) Fungir como órgano de enlace entre las áreas encargadas del manejo de la

correspondencia y archivos, hasta la integración del Sistema de Archivos.


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h) Homogeneizar la operación de las áreas responsables de la administración de

documentos.

i) Propiciar la capacitación por medio de cursos, talleres o seminarios, dirigidos al

personal encargado del manejo de los archivos.

j) Integrar, coordinar y evaluar a los grupos de apoyo que son necesarios para el

mejor desempeño de las tareas en materia de archivos, entre los que de manera

enunciativa se mencionan:

Grupo de Valoración Documental.

Grupo de Normatividad y Políticas.

Grupo de Planeación de Estrategias.

Grupo de Suministros para los Servicios Archivísticos.

Grupo de Capacitación y Enlace.

Grupo de Dictaminación.

7. 2 Función de los Grupos de Trabajo del COTECIAD.-SSPU

I. Grupo de Valoración Documental.

Integrado por los Representantes de:

La Contraloría Interna en la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, la

Dirección General de Recursos Financieros, la Dirección General de Asuntos

Jurídicos, la Dirección Ejecutiva de Transparencia y la Coordinación General de

Archivos.

El grupo de trabajo de valoración documental tiene como objeto, evaluar la

autenticidad de los documentos y la disposición de los mismos, una vez que sus

valores primarios (administrativos, legales y fiscales) hayan fenecido y/o adquirido

valores segundarios históricos (evidénciales, testimoniales e informativos).

Determinar los procesos de baja o depuración documental mediante informe de

valoración y disposición documental, presentándolos ante el Comité Técnico


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Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Seguridad Pública

(COTECIAD-SSPU).

Recibe del Archivo de Concentración los inventarios de la documentación que haya

perdido sus valores primarios y no haya adquirido valores secundarios (la

temporalidad y los procesos de baja se determinaran por medio del Catálogo de

Disposición Documental), y emitirá el Dictamen de Inexistencia de Valores

Primarios y Secundarios, el cual lo pondrá a consideración del pleno del

COTECIAD-SSPU, para su autorización y para su envío a la Dirección General de

Recursos Materiales y Servicios Generales del Gobierno del Distrito Federal,

(Secretario Técnico del Consejo General de Archivos del Distrito Federal).

La valoración de documentos: permite determinar los plazos de guarda o

vigencias de los documentos dentro del Sistema Institucional de Archivo, así como,

determinar la disposición documental, en base al Catálogo de Disposición

Documental

La disposición documental: es el destino sucesivo inmediato de los expedientes

y series documentales dentro del Sistema Institucional de Archivos, es la selección

los documentos que adquieren valores secundarios (evidenciales, testimoniales e

informativos) para su transferencia al Archivo Histórico, o que hayan perdido sus

valores primarios (administrativo, fiscal, legal o jurídico) y no hayan adquirido

valores secundarios para su depuración y baja.

II. Grupo de Normatividad y Políticas.


La Dirección Ejecutiva de Transparencia, la Dirección Ejecutiva de Organización y

Administración Territorial y Coordinación General de Archivos.

Integrar los planes programas y proyectos de Desarrollo Archivístico de acuerdo al

los Artículos 21 Fracción III, IV y 35 de la Ley de Archivos del Distrito Federal.

“Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y

concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas


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archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos de la Secretaría de

Seguridad Pública.

Establecer e integrar los planes, programas y proyectos de Desarrollo Archivístico,

así como las políticas y medidas técnicas para la regulación de los Procesos

Archivísticos durante el ciclo vital de los documentos.

Participar en la elaboración y actualización de los Instrumentos de Control

Archivístico.

III. Grupo de Planeación de Estrategias


La Subsecretaría de Operación Policial, la Subsecretaría de Desarrollo Institucional

y la Contraloría Interna en la Secretaría.

De acuerdo a los Artículos 41 y 43 de Ley de Archivos del Distrito Federal.

Integrará anualmente un Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, en el

que se contemplen los objetivos, estrategias, proyectos y actividades, que se

llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la presente Ley y su

reglamento.

Para la ejecución, control y evaluación del Programa Institucional de Desarrollo

Archivístico, se establecerán las medidas que se considere necesarias para su

cumplimiento en el marco de las acciones de transparencia y rendición de cuentas,

deberá publicar en sus portales de internet, entre otras cosas: “El Programa, el

calendario de ejecución del mismo y el Informe Anual de su cumplimiento2.

El PIDA, deberá remitirse al Consejo General de Archivos del Distrito Federal, a

más tardar el 31 de enero de cada año.


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IV. Grupo de Suministros para los Servicios Archivísticos


La Dirección General de Recursos Materiales, la Dirección General de Recursos

Financieros y la Dirección de Servicios.

En cumplimiento con los Artículos 52 y 54 de la Ley de Archivos del Distrito

Federal.

Establece las estrategias para determinar y asignar las áreas adecuadas y

suficientes para el depósito y servicios archivísticos.

Para el desempeño de sus funciones la Secretaría de Seguridad Pública, deberá

dentro de lo posible adecuar las instalaciones de archivo a las recomendaciones de

la Asociación Latinoamericana de Archivo, para la edificación o adaptación de

espacios y mobiliario de archivo.

Para el resguardo de archivos, la Secretaría de Seguridad Pública, deberá contar

con:

Instalaciones y mobiliario adecuados para resguardar los fondos

documentales bajo su custodia.

La infraestructura adecuada para la conservación de los documentos.

Las medidas preventivas y de seguridad que garanticen la protección de los

depósitos documentales.

V. Grupo de Capacitación y Enlace


La Dirección de Recursos Humanos, la Coordinación de Control de Gestión y la

Coordinación General de Archivos.

Artículo 49 incisos III y VIII.- Ley de Archivos del Distrito Federal.


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Inciso III.- Proporcionar capacitación y profesionalización permanente al personal del área.

Inciso VIII.- Proponer a la autoridad competente de la Secretaría de Seguridad

Pública, la celebración de convenios y acuerdos con Instituciones Públicas y

Privadas, Nacionales e Internacionales, para la capacitación del personal en

Materia de Administración de Documentos e intercambio de Conocimientos

Técnicos y Operativos Archivísticos.

Llevar conjuntamente con la Dirección General de Administración de Personal, los

Proyectos de Capacitación, Especialización y Desarrollo Profesional Archivístico,

establecidos en el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, para

capacitación y profesionalización permanente, al personal de las áreas de la

Secretaría de Seguridad Pública.

Presentar al pleno del COTECIAD-SSPU, el Catálogo de Cursos de Capacitación

Archivística para su autorización y envío a la Dirección General de Recursos

Materiales y Servicios Generales del Gobierno del Distrito Federal.

VI. Grupo de Dictaminación

El Grupo de Dictaminación en coordinación con las áreas generadoras, son los

encargados de analizar de manera sistemática los expedientes y documentos que

obran en sus archivos a efecto de determinar de manera oportuna y correcta el

tratamiento que corresponda a la documentación de acuerdo con su utilidad

administrativa inmediata y valores primarios administrativos, fiscales, legales

judiciales, según las normas y lineamientos vigentes en materia de disposición

documental, y de acuerdo a los tiempos marcados en el Catálogo de Disposición

Documental de esta Secretaría.

Encargados de identificar aquellos expedientes que deben ser conservados en el

archivo de trámite, o ser correctamente ordenados, clasificados, inventariados y

empaquetados para efectuar la transferencia primaria al archivo de concentración

para su guarda precautoria, o en su caso realizar el proceso de eliminación,

llevando a cabo el trámite para su baja definitiva con autorización del área

generadora, ante la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios


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Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal y ser presentado

ante el Consejo General de Archivos de la misma.


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8. FUNCIONES DE LA JEFATURA DE LA UNIDAD

DEPARTAMENTAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

EN SU CALIDAD DE COORDINADORA DE ARCHIVOS DE

LA SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA


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8. FUNCIONES DE LA JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL

DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO EN SU CALIDAD DE

COORDINADORA DE ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DE

SEGURIDAD PÚBLICA

Objetivo General

Programar la organización y desarrollo del Sistema Institucional de Archivos,

estableciendo lineamientos para gestionar el buen funcionamiento, la integración

y administración de documentos y archivos en posesión de esta Secretaría

8.1. Funciones

I. Ejecutar las acciones derivadas de los Programas Institucionales de

Desarrollo Archivístico.

II. Proporcionar apoyo al Comité Técnico Interno de Administración de

documentos (COTECIAD-SSPU).

III. Realizar acciones permanentes de coordinación y concertación al interior de

la Secretaría, para favorecer la implantación de las normas archivísticas para

el mejoramiento integral de los archivos.

IV. Elaborar planes preventivos para enfrentar situaciones de emergencia,

riesgo o catástrofe en el manejo de archivos.

V. Proponer y realizar estudios e investigaciones para la incorporación

ordenada de tecnologías de la información a la gestión documental de esta

Dependencia.

VI. Administrar la custodia de documentos en el archivo, apegándose a la

Normatividad establecida en la materia.

VII. Coordinar y controlar la custodia de aquellos documentos, que por su

importancia deben conservarse en forma indefinida, para constituir fuentes

de consulta para la Secretaría.


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VIII. Verificar, los procesos de la recepción, guarda y custodia de documentos

para el Archivo de Concentración, así como verificar la actualización

permanente del Archivo de Concentración de la Secretaría.

IX. Planear y analizar la adquisición de recursos materiales para mejorar las

condiciones de administración.

X. Asegurar la participación de la Secretaría en la Red de Archivos del Distrito

Federal.

XI. Supervisar y tramitar la baja y eliminación de la documentación que concluyo

su plazo de vigencia, de acuerdo a la normatividad vigente y con la debida

aprobación del Consejo General de Archivos del Gobierno del Distrito

Federal.

8.2. Unidades de Operación (Componentes Operativos)

Los componentes operativos del Sistema Interno de Archivos de la Secretaría de

Seguridad Pública son:

I. Oficina de Control de Gestión

Es la instancia que llevará el registro de correspondencia de entrada y salida,

excepto aquella relativa a trámites, servicios y otros asuntos que deban recibirse

por otras instancias, cuando así lo señalen los ordenamientos jurídicos aplicables.

II. Funciones

1. Recibir, registrar, manejar y controlar la correspondencia, procurando su

expedita distribución a las unidades administrativas que correspondan.

2. En el caso de mensajería atender las políticas internas: confidencialidad,

urgente, únicamente al interesado.


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III. Disposiciones Generales

1. Los presentes Lineamientos regulan y norman el manejo de correspondencia,

que recepciona, distribuye y en su caso gestiona la Unidad de Documentos en

Trámite (U.D.T.) adscrita a la Jefatura de la Unidad Departamental de Desarrollo

Archivístico y la Oficialía de partes de cada área de la Secretaría.

2. Las disposiciones establecidas en el presente documento son de observancia

obligatoria para el personal que reciba, maneje, distribuya y en su caso gestione

correspondencia.

3. Es obligación de los servidores públicos y del personal involucrado en la

aplicación de los presentes lineamientos y, en su caso informar de cualquier

inobservancia ante los órganos de control y fiscalización en la Secretaría.

4. La Jefatura de la Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico, dependiente

de la Dirección de Servicios, tiene las funciones, de recepción de la

documentación generada por las diferentes áreas de esta Secretaría de

Seguridad Pública, realizando la entrega oportuna y eficaz de la correspondencia

al destinatario, brindándole el servicio con un horario de lunes a domingo de 8 a

20 horas los 365 días del año, en la Oficialía de Partes de la U.D.T.

5. La Oficialía de Partes de la Coordinación de Control de Gestión Institucional,

dará el servicio de recepción y entrega de documentación de lunes a sábado de

8 a 20 horas

6. Toda correspondencia y/o paquete proveniente de áreas externas a la Secretaría

de Seguridad Pública, deberá ser entregada, revisada y abierta por las Oficialía

de Partes del C. Secretario, Subsecretaría de Operación Policial, Oficialía Mayor,

Dirección General de Asuntos Jurídicos, así como en la Unidad de

Documentación en Trámite (U.D.T.), antes de su distribución.

7. El encargado de la Unidad de Documentación en Trámite, será responsable de

concentrar y distribuir la correspondencia generada por las diversas áreas de la

Secretaría, realizando su registro y control de forma que permita emitir informes

y datos requeridos por las áreas usuarias.


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8. El área de la Unidad de Documentación en Trámite deberá establecer una

coordinación oportuna y eficiente con la Oficialía de Partes de la Oficina del C.

Secretario, Subsecretarios, Estado Mayor Policial. Oficialía Mayor, Direcciones

Generales y Ejecutivas, para asegurar el control pleno de la documentación y

correspondencia tanto interna como externa de Dependencias y Unidades

Administrativas del Gobierno del Distrito Federal, Organismos Gubernamentales

Federales y de la Ciudadanía en general.

9. La Jefatura de la Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico, vigilará a

través de la Unidad de Documentación en Trámite, las medidas de seguridad y

prevención establecidas en el presente documento para detectar la

correspondencia y paquetería sospechosa o de dudosa procedencia que podría

representar un peligro para el personal y las actividades que desarrolla esta

Secretaría.

IV. Recepción de Correspondencia

1. La recepción de correspondencia la deberá realizar la Jefatura de la Unidad

Departamental de Desarrollo Archivístico a través de la Unidad de

Documentación en Trámite o en su caso por cada una de las Oficialías de Partes

adscritas a las áreas de la Secretaría.

2. El personal de la Unidad de Documentación en Trámite, para recibir la

correspondencia (documentación en papel o medio electrónico, paquetes,

sobres, etc.), emitida por las diferentes áreas de la Secretaría o en su caso por

Dependencias Instituciones, o Ciudadanía, deberá de realizar las siguientes

acciones:

I. Comprobar que tenga nombre, firma del remitente y fecha actualizada.

II. Identificar si es copia y /o original.

III. Asegurar en su caso que cuente con los anexos indicados, así como

datos del destinatario (nombre completo), cargo y domicilio completo

(calle, número, colonia, delegación código postal y ciudad).


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IV. Verifique que los sobres, paquetes o en su caso información confidencial

recibidos cumplan con los sellos de seguridad respectivos.

V. Evaluado el documento se procede a sellar, firmar, indicando la fecha,

hora y el tipo de documento que se recibe en el acuse de recibo, del área

generadora de la correspondencia.

VI. Cuando haya recibido la correspondencia el personal responsable de

esta función, deberá digitalizar y/o registrar el (los) documento(s),

indicando:

i. Fecha

ii. Numero de oficio

iii. Remitente

iv. Asunto

v. Destinatario

vi. Tipo de documentación (original y/o copia, en su caso anexos).

V. Facturación de Correspondencia

1. La facturación de entrada consistirá en detectar y separar la documentación, que

será enviada a las diferentes áreas internas de esta Secretaría, para realizar

esta actividad se utilizará el formato "Factura de Correspondencia de Entrada"

con número DGMS-198 (anexo 1), en el cual se incluye la siguiente información:

i. Fecha

ii. Destinatario

iii. Número de registro y consecutivo

iv. Cargo y nombre del remitente

v. Fecha del documento y en su caso el (los) anexo(s)

2. La facturación de salida se deberá detectar y separar la documentación, que

será enviada a las diferentes áreas externas de esta Secretaría, para realizar

esta actividad se utilizará el formato "Factura de Correspondencia de Salida" con

número DGMS-199 (anexo 2), en el cual se incluye la siguiente información:

i. Fecha


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ii.

iii. Remitente

iv. Número de registro y consecutivo

v. Cargo y nombre del destinatario

vi. Localización del destinatario

vii. En su caso el (los), anexo(s)

3. En el caso de la facturación para el Servicio Postal Mexicano, se deberá detectar

y ensobretar la documentación que será enviada a particulares, dependencias

gubernamentales y/o empresas particulares, que se encuentran fuera del área

metropolitana, zonas de alto índice delictivo, Estados de la República Mexicana

a través del Servicio Postal Mexicano, estos documentos deberán contener la

siguiente información:

i. Remitente (área generadora, domicilio, número de oficio)

ii. Destinatario (nombre, cargo y domicilio)

4. La mensajería se deberá digitalizar y/o registrar, facturas de entrada y salida, a

través del formato (correspondencia enviada a través de mensajeros) turno

matutino, vespertino y/o especial, estos documentos deberán ser entregados en

el domicilio indicado, cuando el destinatario lo reciba se deberá requisitar el

formato "Factura de Correspondencia de Entrada" anotando el nombre de la

persona que recibe, así como la fecha y hora de la recepción y en su caso,

describir el motivo por el cual no es posible la entrega de los mismos.

5. Las devoluciones se deberán de digitalizar y/o registrar, describiendo la fecha

de devolución, el motivo por el cual no fue recibida tanto por las áreas internas

como externas de la Secretaría y en su caso por el Servicio Postal Mexicano,

posteriormente se deberán devolver a las áreas generadoras de dicha

documentación, a través del formato "Factura de Correspondencia de Salida".

6. El archivo de trámite dará por terminada la gestión cuando concluya cada uno de

los pasos descritos en el presente apartado (recepción, registro, facturación

mensajería y devolución de correspondencia), entonces de procederá a archivar

los acuses de recibido.


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8.2. Medidas de Seguridad en el Manejo de Correspondencia

1. El personal que maneje correspondencia en su recepción hasta la entrega del

mismo, deberá verificar, detectar y en su caso identificar las siguientes

características que pudiera tener la correspondencia (sobre y/o paquete

sospechoso):

I. Lugar de origen extraño o desconocido.

II. Destinatario mal escrito o sin remitente.

III. Exceso de timbres, sellos o palabras restrictivas como: urgente, "entrega

inmediata"

IV. Manchas en el sobre o paquete con olores extraños.

V. Describir mediante el tacto algunos objetos extraños en el sobre.

VI. Si el contenido tiene un peso mayor a 60 gramos, se deberá tener

extremo cuidado y observar todas las características arriba descritas.

2. Cuando el personal encargado del manejo de correspondencia detecté que es

sospechosa deberá actuar como a continuación se describe.

I. Al recibir una carta o paquete, no trate de abrirlo.

II. Observe detenidamente el sobre, note contaminación de sustancias

extrañas.

III. Al palpar el sobre o correspondencia puede notar que éste es rígido.

IV. Aprecie el remítete, por lo general no hace mención alguna.

V. Observe la escritura, existen casos en que la ortografía influye tales,

como: nombre al signatario, dirección y nombre de la empresa.

VI. Llame al consignatario y pregunte si espera alguna correspondencia,

haciendo mención del país o posible remitente de donde provenga el

sobre.

3. Si al observar que las características descritas en el numeral anterior coinciden

en su mayoría, deberá mantener aislado el sobre y/o paquete sospechoso y, se

dará aviso inmediatamente a Protección Civil, dependiente de la Dirección

Ejecutiva de la Policía Metropolitana, así mismo a los oficiales de la Policía

Auxiliar y/o Bancaría e Industrial, asignado en cada una de las áreas o

instalaciones de esta Secretaría de Seguridad Pública.


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4. Cuando se ha detectado correspondencia sospechosa queda estrictamente prohibido al personal encargado del manejo de esta, o en general fomentar el pánico a su alrededor así como realizar las siguientes actividades:

I. Tratar de abrirlo

II. Aventar, maniobrar o jugar con ella.

III. Sumergir en sustancias liquidas.


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9. ARCHIVO DE TRÁMITE


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9. ARCHIVO DE TRÁMITE

De acuerdo al Artículo 15 de la Ley de Archivos del Distrito Federal.

Es la Unidad responsable de organizar, conservar y resguardar los documentos o

expedientes generados en la gestión administrativa y se tramiten ante ésta, así

como de efectuar las transferencias primarias al Archivo de Concentración en

coordinación con el área de dictaminadores de la Secretaría.

1. Toda Unidad Administrativa u Operativa que haya constituido su archivo de

trámite, tendrá un responsable que se encargará de conservar y administrar los

documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones

de las unidades administrativas u operativas

2. Los Archivos de Trámite constituidos en la Secretaría de Seguridad Pública del

Distrito Federal, tendrán por finalidad:

a. Dar seguimiento y control de los documentos sujetos a trámite, hasta su

integración final al archivo, garantizando que todas las piezas

tramitadas sean conservadas de manera institucional.

b. Custodiar y conservar todos los documentos originales oficialmente

generados y recibidos, así como de mantenerlos correctamente

organizados e integrados, para que cumpla su función de fuente de

información para la operación institucional y la toma de decisiones.

c. Auspiciar que al archivo ingresen sólo documentos oficiales en original e

integrarlos en expedientes en el momento y del modo adecuado.

d. Conservar sistemáticamente organizados los expedientes gestionados,

integrando los antecedentes institucionales y garantizando su fácil

localización y consulta.

9.1. Funciones

1. Organizar y conservar la documentación.


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2. Impedir la dispersión o eliminación de los documentos.

3. Estar en constante relación con el Archivo de Concentración.

4. Suministrar toda la información que el archivo de concentración solicite

respecto a las series documentales.

5. Preparar las transferencias primarias de acuerdo con las normas aplicables al

caso.

6. Cumplir y hacer cumplir lo que dicte la coordinación de archivos.

7. Controlar el préstamo y recuperación de los expedientes que salgan de archivo,

mediante un registro de préstamos.

8. Suministrar la información requerida por la propia institución o por parte de la

ciudadanía mediante las peticiones del caso.

9. Solicitar y devolver al archivo de concentración los expedientes ya transferidos,

cuya consulta haya sido necesaria por la unidad administrativa productora.

10. Coadyuvar en la elaboración de los instrumentos de control o descriptivos

inherentes a la administración documental del archivo.

9.2. Apertura Integración y clasificación de expedientes

Circular Uno 2014.

7.5.5 "Los documentos de archivo deben integrarse y obrar en expedientes o unidades de documentación simples o compuestas, constituidos por uno o varios documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o trámite."

Objetivo General

Asegurar que los documentos de archivo de la Secretará de Seguridad Pública del

Distrito Federal, se encuentren debidamente integrados en cuanto a su

descripción, valoración, agrupación, presentación, accesibilidad y funcionalidad.


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Para uniformar criterios se definirá:

Expediente: Es la unidad documental constituida por uno o varios

documentos de archivo ordenados y relacionados por un mismo asunto,

actividad o trámite de una Dependencia o Entidad.

Serie documental: Se integran por un conjunto de expedientes que resultan

de una actividad administrativa. Presentan tipos documentales

homogéneos.

Por lo tanto, NO se consideran documentos de archivo:

Las Notas y Tarjetas Informativas: podrán darse de baja en la propia unidad

en el momento en que pierda su utilidad funcional.

Las fotocopias de documentos y expedientes multiplicados para control

interno: son instrumentos que facilitan la operación administrativa, más no

serán considerados como materiales de archivo.

Las síntesis informativas, revistas, diarios y otros materiales

documentales similares: no se considerarán parte del archivo. Una vez

concluida su vida útil, podrán canalizarse a otros acervos como bibliotecas o

centros de documentación o, en su caso, podrán darse de baja.

Los documentos de fax: Son instrumentos de comunicación empleados para

optimizar tiempos y agilizar trámites; sin embargo, no son materia de archivo,

tampoco sustituyen el trámite de recepción o envío del documento original.

Las unidades administrativas u operativas sólo conservarán para su archivo,

copias de los documentos firmados por sus responsables que tengan el acuse

de recibo. Por regla general estos acuses deberán estar integrados en el

expediente original respectivo.

Documento de archivo: Aquel que registra un hecho, acto

administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y

entidades.


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Sólo en caso justificado será posible conformar un consecutivo de copias de

firmas para seguimiento y control de gestión; dicho consecutivo no formará

parte del archivo institucional y una vez concluida su función podrá darse de

baja en la misma unidad.

En caso de que sea indispensable disponer de copia como instrumento de

control interno, como es el caso de los consecutivos para conocimiento de

documentos externos y consecutivos, de documentos con número de trámite,

estas no se tomarán como material de archivos y serán dadas de baja en el

momento en que pierda su utilidad funcional.

Apertura de un expediente de archivo

Un expediente de archivo se abrirá cuando:

No existan antecedentes del asunto en los archivos del área o en la unidad

de documentación en trámite.

Cuando se trate de un nuevo tema o materia.

Cuando la materia o asunto de que se trate el documento existe en el

archivo pero no corresponda a la gestión gubernamental actual.

Integración de expedientes

1. Los responsables de los archivos de trámite, integrarán y organizarán los

expedientes.

2. Los expedientes de la Secretaría de Seguridad Publica del Distrito Federal, se

integrarán tomando en cuenta los siguientes criterios:

Los documentos deberán corresponder a un mismo asunto.

Se integrarán siguiendo el orden cronológico ascendente o descendente

del trámite.

Los documentos serán foliados de forma manual con lápiz o

mecánicamente conforme sean integrados al expediente.


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3. La clasificación y ordenación de los expedientes se hará por secciones y series

de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística.

4. Los expedientes clasificados como reservados o confidenciales deberán

rotularse y tener en un lugar visible, los datos que identifican cada expediente.

5. Los expedientes deberán rotularse y tener en un lugar visible los datos que

identifican, de acuerdo a la carátula estandarizada de expediente (anexo 3).

6. Los expedientes de cada serie se ordenarán alfabética, numérica, topográfica y

cronológicamente o de otra forma conveniente, atendiendo la naturaleza de su

contenido.

7. Los expedientes se podrán incorporar en cajas archivadoras, en el lomo de las

cuales deberán anotarse los datos señalados.

8. Los archivos de trámite en coordinación y con asesoría del área de

dictaminadores serán responsables de realizar las transferencias primarias, de

los expedientes o documentos cuya vigencia administrativa haya concluido, para

enviarlos mediante inventarios al Archivo de Concentración.

9. Este inventario deberá describir y numerar los expedientes que se transfieran en

cajas archivadoras ó paquetes de 25 a 30 cms. cada uno.

10. Todos los expedientes que se encuentren dentro de los archivos de trámite

estarán a disposición de las áreas generadoras quienes los podrán recibir en

préstamo, previa autorización del responsable de la unidad del archivo de

trámite y llenado del formato de “vale de préstamo de expedientes”.

9.3. Inventario de archivo de trámite

Cada responsable de unidad de archivo de trámite deberá elaborar y actualizar el

inventario archivístico correspondiente y de acuerdo al Formato de Inventario de

Archivo de Trámite (anexo 4).


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9.4. Instalaciones y equipamiento del archivo

a. El espacio físico y el mobiliario de los archivos de trámite deberá ofrecer las

condiciones de seguridad y funcionalidad que garanticen la conservación de los

documentos.

b. Los requisitos básicos que deberá observar cada unidad para la constitución de

su archivo de trámite son:

Lugar limpio y espacio físico sin humedad.

Iluminación artificial.

Instalaciones eléctricas seguras.

Libres de plagas nocivas y de la intemperie.

9.5. Depuración

Cada unidad administrativa deberá depurar sus archivos de trámite atendiendo los

siguientes criterios:

a. Cada unidad deberá depurar la documentación existente, a fin de conservar en

sus archivos activos, la documentación de dos años anteriores al año en curso.

b. Depurar la documentación que carezca de valor administrativo, fiscal, legal o

contable, que cumplió su misión informativa.

c. Destruir la documentación cuyo trámite normal no procedió, previa consulta con

la Unidad Coordinadora de Archivos.

d. Destruir la documentación duplicada, ilegible, maltratada, y fotocopias de la cual

se conserve el original y se tenga perfectamente localizada, previa consulta con

la Unidad Coordinadora de Archivos.

e. Sólo por excepción se puede incorporar a los expedientes documentos no

originales, siempre y cuando éstos sean los únicos materiales con que se cuente

y su valor documental así lo justifique.


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f. Destruir diarios oficiales, catálogos y publicaciones comerciales excepto las que

produzca la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, en desempeño

de sus funciones o actividades; previa consulta con la Unidad Coordinadora de

Archivos.

9.6. Transferencia Primaria Circular Uno 2012. 7.8.2. "El Archivo de Trámite, para poder aceptar transferencias de los expedientes de los Archivos de Oficina deberá recibir previamente mediante oficio, la solicitud de transferencia inventariada de los expedientes concluidos, expurgados, identificados, clasificados y por series, mismos que deberán ser foliados."

Objetivo General

Definir y establecer las acciones que las áreas de la Secretaría de Seguridad

Pública deberán ejercer para realizar la transferencia primaria, de la documentación

que haya cumplido su plazo de conservación en el Archivo de Trámite, de acuerdo

al Catálogo de Disposición Documental, lo anterior, con la finalidad de realizar una

adecuada integración y clasificación de la documentación, de acuerdo con la

normatividad vigente.

I. Políticas y Normas de Operación

1. Será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales, a través de la

Jefatura de la Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico, como

Coordinadora de Archivos, dirigir y supervisar las acciones para la

transferencia primaria de los expedientes que hayan concluido la vigencia

administrativa en los archivos de trámite al archivo de concentración.

2. La Jefatura de la Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico como

coordinadora de archivos, operará las acciones para la administración y control

de los documentos de archivo en etapa semiactiva, asimismo designará

al dictaminador que asesorará al personal del archivo de trámite en el proceso

de la transferencia primaria al archivo de concentración.


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II. Responsabilidad del Dictaminador

1. Asesorar al área solicitante en la correcta integración de la documentación

de acuerdo a la normatividad vigente.

2. Proporcionar el Catálogo de Disposición Documental de la Secretaría de

Seguridad Pública del Distrito Federal, los Formatos de Inventario de Transferencia Primaria (anexo 5) y carátulas estandarizadas (anexo 4) al área solicitante, así como la forma correcta de su uso y llenado.

3. Revisar que la documentación que se envíe al archivo de concentración,

está debidamente ordenada, clasificada y empaquetada.

4. Revisar que la documentación que se manifiesta en los inventarios

corresponda a la que se va a transferir, y que se haya realizado en

tiempo y forma.

5. Coordinarse con el área solicitante, para fijar fecha y hora en la que se

llevará a cabo el traslado de la documentación al archivo de

concentración, y notificarle a la Jefatura de la Unidad Departamental de

Desarrollo Archivístico, como coordinadora de archivos.

6. Verificar, conjuntamente con el personal de archivo de concentración, los

inventarios de los expedientes contenidos en los paquetes o cajas

archivadoras para constatar que cumple con los lineamientos. En caso

contrario el dictaminador le indicará al responsable del a archivo de

trámite los errores a corregir y devolverá al archivo de concentración los

inventarios, a más tardar en 10 días hábiles, después de la fecha

de verificación, los inventarios deberán estar debidamente rubricados, en

caso contrario el archivo de concentración no se hará responsable de la

documentación transferida.

III. Responsabilidad del área solicitante

1. Solicitar mediante oficio al área coordinadora de archivos, la asignación de

un dictaminador para asesoramiento y realizar la transferencia primaria.


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2. Integrar la Documentación y elaborar los inventarios en los formatos de

transferencia primaria (anexo 5), proporcionados por el Dictaminador de

acuerdo a las indicaciones dadas por éste, en un plazo no mayor a 2 meses.

3. Coordinarse con el dictaminador para acordar la fecha y hora de la

transferencia de la documentación al archivo de concentración.

4. Prever el transporte y comisionar al personal del archivo de trámite para

realizar la transferencia primaria al archivo de concentración, en coordinación

con el dictaminador asignado.


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10. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN


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10. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Circular Uno 2012. 7.9.1. "El Archivo de Concentración recibirá mediante el oficio suscrito por el

área generadora y el responsable del archivo de trámite, la solicitud de transferencia primaria de las

series documentales y/o expedientes que requieran ser remitidos. Previa verificación del personal

responsable del Archivo de Concentración sobre la procedencia de la transferencia, las series y

expedientes estarán debidamente inventariados, expurgados y foliados."

Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es

esporádica por parte de las unidades administrativas y operativas de la

Secretaria, y que permanecerán hasta su destino final, esta situación corresponde

con la fase semiactiva del ciclo vital del documento.

10.1. Objetivos

Establecer las políticas y procedimientos para la operación del Archivo de

Concentración, a través de los instrumentos de control archivístico establecidos en

la Ley de Archivos del Distrito Federal.

El archivo de concentración es la unidad responsable de la recepción e

identificación de los expedientes transferidos por el archivo de trámite, mismos a

los que deberá de establecer un control por medio de instrumentos técnicos

archivísticos para su posterior préstamo y consulta, tales como son inventarios,

catálogo de disposición documental, calendario de caducidades, entre otros,

además de garantizar su conservación y posterior valoración y transferencia

secundaria, al archivo histórico misma que estará controlada de manera certera

con el inventario de transferencia secundaria (Anexo 8), de igual manera

describiendo el volumen documental a transferir.

Tiene por finalidad garantizar el adecuado tratamiento de la documentación

semiactiva para la transferencia y conservación de los expedientes, realizar la

valoración y selección fina d la documentación inactiva a fin de que sea

conservada permanentemente en el Archivos Histórico o dados de baja, conforme

al ciclo vital del documento y a la normatividad vigente aplicable en la materia.


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10.2. Funciones

.

a. El archivo de concentración contará con inventario actualizado, de todas las

transferencias y documentación recibida de las diferentes áreas de esta

Secretaría.

b. El archivo de concentración recibirá y concentrará todos los expedientes que

hayan concluido su vigencia operativa para su guarda precautoria.

c. El archivo de concentración en coordinación con la Unidad Departamental de

Desarrollo Archivístico elaborará el Programa de Caducidades y lo pondrá a

consideración del COTECIAD-SSPU; quien a su vez lo validará o le hará las

debidas recomendaciones. Una vez aprobado, deberá turnarse a las unidades

administrativas para su conocimiento.

d. El Programa de Caducidades deberá contener el calendario, al que deberá

sujetarse cada uno de los responsables de las unidades de los archivos de

trámite, para realizar sus transferencias.

e. Toda transferencia de expedientes valorada para su guarda en el archivo de

concentración deberá prepararse de forma correcta y organizada. Será

responsabilidad de los encargados de los archivos de trámite, elaborar el

inventario completo y preciso de la documentación.

10.3. Préstamo de expedientes

Circular Uno 2014. 7.9.4. "Todas las series y los expedientes que se encuentren en el Archivo de Concentración, estarán a disposición del área que los haya generado y transferido, presentando para tal efecto la solicitud firmada, siendo la única que los podrá recibir en préstamo. Las DGA, establecerán los mecanismos de consulta necesarios para garantizar, que los expedientes archivados puedan ser fácilmente localizados y que los expedientes en préstamo puedan ser recuperados una vez concluido el plazo máximo de consulta que será de30 días hábiles. Dicho tiempo podrá ser prorrogado a solicitud expresa y debidamente justificada..."


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I. Objetivo

Establecer lineamientos y mecanismos para el control, consulta, préstamo y

devolución de los expedientes bajo resguardo del archivo de concentración,

contribuyendo a la organización, control, conservación y recuperación inmediata de

la documentación, evitando la pérdida o mal uso de la misma, facilitando el acceso

a la información de manera ágil y oportuna a las áreas generadoras.

II. Políticas y Normas de Operación

1. El Archivo de Concentración en coordinación con la Jefatura de la Unidad de

Desarrollo Archivístico, administrará los documentos bajo su custodia, para

facilitar el acceso y préstamo de los expedientes a las áreas solicitantes de la

Secretaría.

2. La documentación que se encuentre bajo custodia del Archivo de

Concentración, únicamente podrá ser solicitada en préstamo por el área

generadora y que la haya remitido mediante inventario y oficio.

3. Los documentos o expedientes que presta la unidad de Archivo de

Concentración a las áreas de la Secretaria de Seguridad Pública del Distrito

Federal, deberá ser por un período máximo de 30 días hábiles, sin excepción,

con opción a ser renovado.

4. El área solicitante de préstamo de expedientes o documentos será la

responsable de acudir al Archivo de Concentración a recoger la documentación

en un plazo no mayor a 5 días hábiles previo llenado del "Vale de préstamo de

expedientes" (Anexo 6), contados a partir de la fecha en que haya requerido los

mismos.

10.4. Responsabilidad del Encargado del Archivo de

Concentración

1. Recibir y validar los expedientes que le hayan sido transferidos.

2. Organizar e inventariar los expedientes recibidos.


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3. Dar seguimiento de las fechas de guarda precautoria.

4. Prestar los expedientes únicamente, por medio de “vale de préstamo de

expedientes” (Anexo 6), por un periodo de 30 días, renovable.

5. Efectuar la valoración de los expedientes que hayan concluido su guarda

precautoria.

6. Tramitar el destino final de los documentos en coordinación con la Unidad

Departamental de Desarrollo Archivístico, que podrá ser: baja o la conservación

definitiva en el archivo histórico, de acuerdo a la normatividad vigente en la

materia.

7. Llevar un registro completo y preciso de las transferencias, por lo cual deberá

establecer el registro central de los movimientos generados en tal materia.

8. Implementar los sistemas idóneos para brindar un apoyo efectivo a los archivos

de trámite, recibiendo con prontitud expedientes semiactivos y manteniendo

correctamente organizados los materiales concentrados para facilitar su

consulta, de ser requeridos, durante el plazo que se establezca para su

conservación precautoria dentro del Catálogo de Disposición Documental de

esta Secretaría de Seguridad Pública.

10.5. Valoración documental

1. La valoración consiste en el proceso de análisis y estudio para realizar la

selección final de los expedientes inactivos, representa una de las funciones

más delicadas de cuantas competen a los servicios archivísticos, ya que

consiste en decidir qué materiales serán conservados en el Archivo Histórico o

dados de baja.

2. La Jefatura de la Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico en

coordinación con el responsable del Archivo de Concentración, efectuará el

proceso de valoración de los expedientes, cuyo plazo de conservación

precautoria haya concluido y enviará el oficio de aviso al área generadora para

su conocimiento y expida el oficio de autorización de baja, presentado la

relación a consideración del COTECIAD-SSPU.


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3. Sólo el COTECIAD-SSPU, tendrá facultades para aprobar el destino final de la

documentación que ha concluido su guarda precautoria.

4. Sólo las unidades administrativas u operativas generadora de la documentación,

tendrán facultades para autorizar la baja documental que ha concluido con sus

vigencias de guarda de acuerdo al Catalogo de Disposición Documental, tanto

para promover su transferencia secundaria, como su baja, y deberá informarse

al COTECIAD-SSPU para conocimiento.

5. La Jefatura de la Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico en

coordinación con el Archivo de Concentración podrán determinar una prórroga

del plazo de conservación de los expedientes transferidos – a petición expresa

de la unidad administrativa u operativa generadora de la documentación, el

responsable de la unidad de archivo de trámite, será quien lo solicite mediante

oficio, estableciendo el nuevo período de retención precautoria.

6. El responsable del Archivo de Concentración registrará en el inventario del

Archivo de Concentración (anexo 7) las caducidades de toda la documentación

que le sea transferida por los archivos de trámite, a efecto de detectar

oportunamente la documentación que haya concluido su guarda precautoria.

7. La baja definitiva de los expedientes irrelevantes conservados por el Archivo de

Concentración, deberá apegarse estrictamente a las normas vigentes aplicables

sobre la materia, expedidas por el Consejo General de Archivos del Gobierno del

Distrito Federal, no sólo respecto al manejo y disposición de los documentos

públicos, si no respecto al tratamiento de los bienes inmuebles.

8. El Archivo de Concentración deberá llevar un registro completo y preciso de los

expedientes que hayan sido dados de baja

10.6. Bajas Documentales

Art. 24 (LADF) "Los procesos archivísticos son el conjunto de actos concatenados, mediante los cuales se da seguimiento al ciclo de vida de los documentos, desde su producción o ingreso, hasta su transferencia al archivo histórico o su eliminación definitiva por no contener valores secundarios." Así como a los artículos 33 y 34 de la misma Ley (LADF) y a los Numerales 7.5.10., 7.5.12., de la

Circular Uno del 2014


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Es importante referir que el valor documental es la condición de los documentos de

archivo, en atención a su naturaleza y valores primarios de carácter administrativo,

legal o fiscal, y en razón de su importancia evidencial, testimonial e informativa, que

determinan su conservación primero en los archivos de trámite o concentración y

después de manera permanente en el archivo histórico. Lo anterior, implica

determinar los plazos de guarda y custodia de acuerdo a la vigencia de los

documentos dentro del Sistema Institucional de Archivos, y determinar su

disposición documental.

Así, en cumplimiento de los artículos 32, 33 y 34 de la LADF, se presentan los criterios específicos para llevar a cabo los procedimientos de baja documental de la Secretaría.

I. Objetivo Definir los criterios, mecanismos y actividades inherentes al trámite y control de

bajas documentales.

II. Políticas y normas de operación

1. Ningún documento podrá ser eliminado o destruido a criterio personal.

Será el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la

Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal (COTECIAD-SSPU)

quien a propuesta de la Coordinador de Archivos y mediante emisión del

Dictamen correspondiente, decidirá si procede o no la baja documental, así

como el mecanismo aplicable al mismo.

2. Los documentos necesarios para el trámite de baja documental son los

siguientes:

a) Oficio de solicitud de baja documental, b) Inventario de baja documental (anexo 9), c) Informe de valoración y disposición documental y d) Dictamen de inexistencia de valores primarios y secundarios.

3. Los responsables del archivo de trámite en coordinación y asesoría de del

dictaminador elaborarán los inventarios de expedientes que estimen susceptibles de baja, observando los criterios relativos a las vigencias


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documentales establecidos en el Catálogo de Disposición Documental de la Secretaría.

4. La solicitud de baja documental deberá ser emitida por el titular de área mediante oficio dirigido al Presidente o Secretario Técnico del COTECIAD-SSPU, anexando el inventario de baja documental.

5. El Coordinador de Archivos y Secretario Técnico del (COTECIAD-SSPU), analizará la solicitud de baja documental y, formulará la propuesta de Informe de valoración y disposición documental firmada por los integrantes del Grupo de Valoración Documental y Grupo de Dictaminadores. El COTECIAD-SSPU analizará la propuesta y, en su caso, emitirá el Dictamen de inexistencia de valores primarios y secundarios firmada por los integrantes del Comité, considerando las reglas establecidas en el Catálogo de Disposición Documental de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal.

6. La Coordinación de Archivos levantará acta circunstanciada en cada evento de destrucción de documentos que dictamine el COTECIAD-SSPU, la cual deberá ser firmada por los representantes de la Dirección Ejecutiva de Transparencia, Dirección General Jurídica, Contraloría General del Gobierno del Distrito Federal, Coordinación de Archivos, Encargado de Archivo de Concentración y Proveedor asignado por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales del Gobierno del Distrito Federal.

7. Para la elaboración de los inventarios de baja documental se utilizará el formato “Inventario de Baja Documental" de la Secretaría” referido como (anexo) 9 8. La documentación será acumulada en el archivo de concentración para

que el Proveedor asignado la retire, pese y triture, utilizando preferentemente máquina trituradora de papel, en presencia de los representantes de la Contraloría Interna, Dirección General Jurídica, Dirección Ejecutiva de Transparencia, Coordinación de Archivos y Encargada del Archivo de Concentración, previa convocatoria emitida por el COTECIAD-SSPU.


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10.7. Medidas de seguridad y protección

Circular Uno 2014. 7.13.2 "Las medidas preventivas y de seguridad mínimas para la

protección de los acervos, será ect..."

El Archivo de Concentración por contener la documentación institucional de todas

las unidades administrativas y operativas de la Secretaria de Seguridad Pública dl

Distrito Federal deberá contar con:

1. Acceso controlado, restringir el ingreso a los depósitos a personas no

autorizadas. Se deberán adoptar las medidas convenientes para evitar la

sustracción de documentos.

2. No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas de trabajo o en cualquier otro

lugar donde existan documentos.

3. Desconectar los servicios eléctricos y cerrar la llave general del agua al término

de la jornada laboral y revisarlos periódicamente.

4. No mantener en el archivo materiales inflamables (gasolina, petróleo, cera, etc.).

5. Sistema de alarma contra incendio y detección de humo.

6. Disponer de extintores de polvo químico seco, con carga vigente y cuyo manejo

debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo, en lugares

visibles.

7. Botiquín de primeros auxilios.

8. Señalización y rutas de evacuación para caso de siniestros. Entradas y salidas

de fácil acceso y evacuación.

9. Equipo y material de trabajo para el personal que labore en la unidad. (Batas,

overoles, botas, guantes para trabajo rudo, cinturones de carga, etc.)

10. Espacios amplios para la circulación entre los estantes y manipulación de

materiales.


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11. Extractores de polvo que faciliten la labor de limpieza del inmueble.

12. Medidas para el control de plagas planeadas cronológicamente por la

reproducción de las mismas inundaciones, emergencia y sustracciones de todo

tipo.

13. Ventilación y humedad controlada.

14. Las lámparas al interior de los depósitos, se deberán colocar a una distancia

mínima de 1 metro de la documentación.

15. En caso de que se instale estantería tradicional, las lámparas deben ubicarse

sobre los pasillos y en todos los casos deben tener filtros para radiación UV.


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11. ARCHIVO HISTÓRICO


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11. ARCHIVO HISTÓRICO (En proceso)

Unidad responsable de organizar, describir, administrar y conservar

permanentemente los documentos que después de haber concluido su vida

semiactiva y haber adquirido valores útiles para la investigación histórica,

científica, social, etc. (evidéncial, testimonial e informativo), constituyen la memoria

histórica de la institución productora.

11.1. Funciones

a. El Archivo Histórico será la unidad responsable de proteger y conservar la

memoria histórica documental de la Secretaría de Seguridad Pública del

Distrito Federal que concentrará la documentación con valor histórico.

b. Se consideran integrantes de la memoria histórica documental aquellos

documentos que como tales sean indicados por el COTECIAD-SSPU.

c. Para la constitución formal del Archivo Histórico del de la Secretaría de

Seguridad Pública del Distrito Federal será necesario:

Gestionar ante las instancias correspondientes la constitución de su

archivo histórico; así como la certificación de la documentación que

merezca ese valor.

Identificar, organizar, describir y poner a disposición del público usuario el

contenido informativo de los materiales documentales.

11.2. Políticas Generales

Una vez identificados los valores secundarios es realizada la transferencia

secundaria, misma que estará controlada de manera certera con el inventario de

transferencia secundaria (anexo 8), de igual manera describiendo el volumen

documental a transferir.


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1. Toda documentación que ingrese al Archivo Histórico, se le deberá considerar

que su valor administrativo, legal, fiscal, contable, judicial, jurídico se ha

perdido y ha ganado valor evidéncial testimonial, informativo, cultural e

histórico.

2. La documentación que concentre el Archivo Histórico de la Secretaría de

Seguridad Pública del Distrito Federal podrá ser consultada sin restricción.

3. El Archivo Histórico recibirá las series documentales de valor permanente

provenientes del Archivo de Concentración, con el objeto de ordenarlo e

integrarlo en los fondos, secciones y series que les correspondan.

4. Ninguna otra área de archivo de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito

Federal, deberá conservar documentación de carácter histórico, ni enviar al

Archivo Histórico directamente materiales documentales. Será sólo el Archivo

de Concentración el único facultado para incorporar, de conformidad con el

Catálogo de Disposición Documental, los programas de disposición documental

respectivos, documentación al Archivo Histórico mediante las actas

administrativas que acrediten dicho proceso.

5. Corresponderá al Archivo Histórico, instrumentar los inventarios, catálogos de

acceso y difusión, así como los instrumentos de consulta y control requeridos.

6. El Archivo Histórico establecerá un programa de descripción de los fondos que

reciba del Archivo de Concentración. La descripción de los fondos

documentales estará sujeta a la Norma Internacional de Descripción

Archivística conocida como “ISAD-G”.

7. Tanto las áreas productoras como el público en general, mediante los controles

establecidos al efecto, podrán tener acceso a la información con valor

permanente de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal

8. El Archivo Histórico establecerá un programa general de difusión de sus

acervos, apoyando o creando un órgano de difusión especializando un registro

general de usuarios.


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9. Toda la documentación Histórica de la Secretaría de Seguridad Pública del

Distrito Federal deberá difundirse socialmente y auspiciar su uso como fuente

de investigación histórica.

10. En el caso que se amerite, los fondos documentales del Archivo Histórico serán

sujetos a proceso de restauración y conservación. Corresponderá al

responsable del archivo establecer un programa general de conservación

11. preventiva y correctiva de los materiales documentales bajo su resguardo

siempre buscando asesoría del organismo correspondiente.

12. El Archivo Histórico promoverá la constante capacitación y desarrollo

profesional de sus recursos humanos, así como la tecnificación racional

internamente, siguiendo políticas de racionalización, calidad en el servicio y

eficiencia administrativa.

13. Corresponderá al Archivo Histórico determinar los programas para la protección

física de sus acervos, estableciendo las medidas de seguridad pertinentes,

basadas en los estándares propuestos permitidos.

11.3. Responsabilidades del Archivo Histórico

1. Valorar, recibir. identificar, clasificar, ordenar, describir, conservar y difundir

institucional y socialmente los acervos históricos o de valor permanente de la

Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, auspiciando su control

técnico y físico.

2. Incorporar los acervos propios de la entidad para la atención de usuarios, así

como para el desarrollo de recursos técnicos y tecnológicos en la

administración y manejo de los acervos y documentos de valor permanente de

la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal.

3. Diseñar, desarrollar y elaborar los instrumentos de control y consulta a los

acervos documentales de valor permanente de la Secretaría de Seguridad

Pública del Distrito Federal mediante el uso de métodos de trabajo propios de

la archivística, auxiliándose en la tecnología de la información.


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12. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS


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12. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

En cumplimiento de la normatividad y de acuerdo a la Circular Uno 2014 en sus

numerales 7.3.5., 7.3.7, 7.13.1. y 7.13.2.

La conservación y la preservación documental constituyen un proceso de singular

relevancia para la Administración de Documentos, teniendo en cuenta que los

archivos se encuentren clasificados, descritos y valorados, y que su uso bajo esas

condiciones puede potenciarse tanto a nivel institucional como social, su protección

como recurso para la administración y como patrimonio histórico resulta

fundamental.

De ahí la necesidad primaria de conservar y preservar los documentos en las

mejores condiciones de uso al paso del tiempo, y la necesidad complementaria de

difundir la valiosa información contenida en los archivos de la administración

pública, en nuestro caso particular la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito

Federal, de esta modo cumplir con la obligación de los servidores púbicos de

garantizar la integridad y conservación de expedientes y documentos, así como

facilitar su consulta y uso con el propósito de contar con instalaciones y mobiliario

adecuado, los dispositivos y el personal capacitado en el área archivística, contar

con vigilancia necesaria para conservar y resguardar los archivos.

12.1. Controles de Conservación

La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en

mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los

documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y

restauración. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axioma que dice: “siempre

será mejor preservar que restaurar”.

Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad

física de nuestros documentos. Estos son:

factor climatológico,

contaminación ambiental,

contaminación biológica,

siniestros,


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almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos, etc.

Por ello es recomendable observar las siguientes recomendaciones respecto a:

a) El local de archivos

El local deberá estar ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un

siniestro y también lugares excesivamente húmedos. Preferentemente se debe

decidir por locales construidos con material noble, evitándose el revestimiento de

muros y paredes con materiales inflamables (tapizones, alfombras, etc.)

El local de archivo debe tener básicamente tres ambientes:

1. área de trabajo técnico y administrativo,

2. depósitos y

3. área de atención al usuario (oficina).

Es fundamental tener en cuenta que las instalaciones eléctricas y sanitarias

deberán conservarse en perfecto estado y el mobiliario archivístico (estantes,

archivadores verticales, mapotecas, etc.) deben ser preferentemente de metal.

b) El control de los Factores Externos

Se debe tener especial cuidado en limpiar diariamente el local, el mobiliario y la

documentación, así como ventilar por medios naturales o mecánicos, sobre la base

de la utilización racional de puertas y ventanas, con el empleo de máquinas

(ventiladores, aire acondicionado, extractores de aire, etc.)

Nos debemos preocupar por prevenir la incidencia de la contaminación ambiental.

En este caso, se recomienda fumigar el local sólo en casos de extrema infestación

biológica. Asimismo, se debe evitar la incidencia directa de la luz natural o artificial

sobre los documentos. Sólo se expondrán los documentos durante el tiempo

necesario y evitar la oscuridad completa en los depósitos.

c) El manejo de los documentos

Se recomienda encarecidamente NO USAR cintas adhesivas y evitar el uso

excesivo de elementos metálicos (grapas, clips, etc.). Los documentos deben ser


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protegidos en unidades de instalación (cajas, folders o cualquier otro elemento

similar). En cuanto sea posible, se debe evitar el empleo y uso y de productos

químicos (insecticidas, bactericidas, fungicidas, etc.) y menos rociar directamente

sobre los documentos.

Los documentos deteriorados por agentes biológicos (insectos, hongos, bacterias,

etc.) deberán separarse de la documentación en buen estado y restringir su

servicio. Se debe evitar cualquier tipo de restauración empírica.

12.2. Reparación de Documentos

En el método más aceptado para reparar papel rasgado o reforzar áreas débiles en

una hoja se utilizan tiras de papel fuerte, casi transparente y sin acidez, adheridas

con un adhesivo fuerte, incoloro y hecho a base de agua, libre de ácido y que se

pueda quitar fácilmente. Se recomiendan los siguientes materiales para reparar

documentos, hojas de libros y otros objetos de papel.

I. Papeles

Los papeles preferidos para hacer reparaciones son de fabricación japonesa, de

fibras de kozo. Estos papeles (que a menudo erróneamente se les denomina papel

de arroz) vienen en diferentes pesos y tienen nombres como Sekishu, Tengujo,

Kizukishi y Usumino. El contenido de fibra de los papeles japoneses difiere de un

tipo a otro, por lo cual algunos de ellos contienen fibras que no son adecuadas para

propósitos de conservación. Para estar seguro, sólo deben usarse papeles que

contengan 100% de fibras kozo, mitsumata o gampi o una combinación de ellas.

Estos papeles japoneses son ideales para hacer reparaciones porque no se

decoloran ni se vuelven quebradizos con el tiempo, además de tener fibras largas,

fuertes y flexibles que producen una reparación duradera.

Los papeles de peso más liviano son especialmente indicados para reparar

documentos, ya que son traslúcidos y discretos, por lo cual no oscurecen el texto

de un documento. La mayoría de los conservadores utilizan tiras de papel con

bordes rasgados, en vez de cortados, porque la reparación resulta menos visible,

más suave.


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II. Adhesivos

Utilizar un adhesivo adecuado es esencial. Cualquier adhesivo utilizado para

reparar objetos de papel debe tener las siguientes características:

Resistencia: Debe sujetar el objeto por un tiempo indefinido.

Color permanente: No se debe poner amarillo ni oscurecerse, ni manchar.

Reversibilidad: Debe permitir que se quite fácilmente el papel utilizado en la

reparación con un esfuerzo mínimo y sin dañar el objeto, incluso después de varios

años.

III. Procedimientos de reparación Cómo rasgar las tiras para reparaciones:

Es recomendable que las reparaciones tengan un borde suave, tanto para

aumentar la fuerza de la unión como para evitar que el papel se rompa en el sitio

donde se dobla contra el borde de la reparación. Para rasgar las tiras para

reparaciones, dibuje líneas paralelas de agua limpia sobre el papel japonés

utilizando un pequeño cepillo de artista de cerdas suaves, una pluma fuente llena

de agua en vez de tinta o un pequeño hisopo de algodón.

Rasgue el papel para reparaciones a lo largo de las líneas mojadas. Haga tiras de

diferentes anchos para cubrir las diferentes desgarraduras; 6 mm, 12 mm y 19 mm

serán los anchos más útiles. Si va a hacer muchas reparaciones, es recomendable

rasgar varias tiras con antelación.

IV. Cómo aplicar las tiras de reparación Usando un vidrio o plástico como superficie para aplicar el engrudo, aplique el

engrudo de almidón de trigo o de metilcelulosa a la tira de papel japonés con un

pincel plano (de casi 6 mm de ancho), incluyendo las fibras de los bordes de la tira.

Luego levante la tira con un par de pinzas y colóquela sobre la parte rasgada del

papel. Si el documento sólo tiene una cara, haga la reparación por la parte

posterior, poniendo el lado con engrudo contra el documento. Los papeles más

livianos tienden a separarse con la humedad del engrudo. Por esta razón es más

fácil utilizar tiras que no tengan más de 5 cm de largo.


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Para las desgarraduras más extensas, se pueden utilizar varias tiras cortas,

uniendo cada uno de sus extremos. Se requiere de práctica para aprender a

manipular las delgadas y húmedas tiras de reparación.

Cuando haya colocado la tira de reparación en su sitio, póngale encima una lámina

de papel separador de silicona o de poliéster no tejido (Reemay®, Hollytex®) y

golpéela con suavidad.

V. Cómo secar la hoja reparada

Si es posible, coloque un peso encima de la hoja reparada mientras se seca. La

colocación de pesos garantiza una buena adhesión y evita que el papel se

enrosque en las esquinas. Los pesos se pueden colocar de la siguiente manera:

primero ponga varias láminas de papel separador o de poliéster no tejido encima y

debajo del área que se va a secar. Cubra este conjunto por arriba y abajo con

papel secante. Coloque un vidrio en la parte superior y ponga un peso (de casi una

libra) encima del vidrio. Los pesos pueden ser pequeñas bolsas con perdigones o

plomadas cubiertas con un trozo de tela. Una libra de plomadas de pesca

comprada en cualquier tienda de artículos deportivos


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13. GLOSARIO


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13. GLOSARIO

ACCESIBILIDAD:

1. La característica de ser de fácil acceso o utilizar con un mínimo de barreras

2. La capacidad para localizar la información relevante a través del uso de

catálogos, índices, instrumentos de búsqueda, u otras herramientas.

3. Autorización para localizar y recuperar información de uso (consulta o de

referencia) dentro de las restricciones que establece la ley por la cual se ordena la

publicidad de los actos y documentos oficiales.

ACTA: Documento formal en el que queda constancia de acuerdos y decisiones

tomadas en una reunión oficial.

ACUERDO: Resolución formal y obligatoria, que expresa las decisiones y acciones

que se aprueban para la solución o tratamiento de los asuntos.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS (Gestión de Documentos): Conjunto de

métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción,

circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los

documentos de archivo.

ÁREA RESPONSABLE: Se entienden las Oficinas, Direcciones Generales,

Coordinaciones Generales y Contralorías Internas adscritas a la Contraloría

General del Distrito Federal

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o

privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para

servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a

los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la

institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la

investigación y la cultura.


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Espacio físico en el que se depositan los archivos documentales de una institución.

Unidad debidamente conformada dentro de la institución para la administración

documental.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Acervo documental establecido para

administrar los documentos transferidos por el Archivo de Trámite que ya no estén

activos para sus fines; pero por el contenido de su información, sean susceptibles

de ser consultados, por lo que deban conservarse en los términos de las leyes.

ARCHIVO HISTÓRICO: Acervo documental constituido para la preservación

permanente de todos aquellos documentos cuyo contenido sea de gran

trascendencia para la memoria de la sociedad o institución y que conforme a otras

leyes su conservación no corresponda a otros organismos.

ARCHIVO DE TRÁMITE: Acervo documental establecido en las áreas para

administrar los documentos generados por la tramitación cotidiana, respecto a

asuntos relacionados con el desempeño de sus funciones.

ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades

oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por

entidades privadas.

ASUNTO: Planteamiento de un tema relacionado con las atribuciones que

corresponden a cada una de las Unidades Administrativas de la Contraloría

General.

BAJA DOCUMENTAL: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito

en sus valores administrativos, legales y/o fiscales, y que no contenga valores

históricos.

CALENDARIO DE CADUCIDADES: Registro de las fechas de conclusión de la

guarda precautoria los expedientes transferidos por los Archivos de Trámite al

Archivo de Concentración, con el fin de detectar oportunamente la documentación

susceptible de baja o transferencia secundaria.


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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CATÁLOGO DE VIGENCIAS):

Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos

de conservación, la vigencia documental y el destino final de los documentos.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos

administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un

archivo permanente.

CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: El acto por el cual se determina que la

información que posee una dependencia o entidad es pública, reservada o

confidencial.

CONSEJO: El Consejo General de Archivos del Distrito Federal, órgano asesor en

la normatividad, y consulta en materia de los archivos públicos;

CONSERVACIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tendientes a garantizar la

conservación del patrimonio documental mediante implantación de adecuados

programas de mantenimiento para lograr condiciones adecuadas medio

ambientales, procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos,

exhibición, transporte de los mismos, establecimiento de planes para el control de

plagas y planes de emergencias contra desastres;

COTECIAD-SSPU: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la

Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal;

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico

que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de

la Contraloría General.

CUSTODIA: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en

su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a

controlar el acceso a los documentos.


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DEPURACIÓN: Se entiende como el procedimiento final de los documentos que

serán conservados de manera permanente, de aquellos que por su irrelevancia

deben ser eliminados.

DESTINO FINAL: Selección en los archivos de Trámite o Concentración de

aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de

transferirlos a un archivo histórico o darlos de baja.

DOCUMENTO: Es todo registro material de información con independencia del

soporte o medio en que se encuentre y de los fines para los que haya sido

producido.

DOCUMENTO DE ARCHIVO (Unidad de documentación simple): Es toda

información registrada en cualquier soporte, producida, recibida y conservada por

cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias o en el

desarrollo de su actividad y funciones y que posee un contenido, un contexto y una

estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos.

DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento generado o rescatado por la Contraloría

General del Distrito Federal que da constancia de un hecho o acto y que, por su

contenido e información, sirve como testimonio para el acervo y la memoria cultural

de la Institución.

DOCUMENTO ORIGINAL: Todo registro implicado en los procesos sustantivos de

cada Unidad Administrativa generado, recibido, transformado o usado que cuente

con firmas autógrafas, sellos de recibido o sean copias certificadas que reciban las

Unidades Administrativas de la Contraloría General.

EXPEDIENTE: (Unidad de documentación compuesta): Se constituye a partir de la

asociación de diversos documentos que se refieren a un mismo asunto, tema o

materia, o por ser el resultado de un mismo proceso de gestión.


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FECHAS EXTREMAS: El periodo durante el cual la documentación incluida en el

inventario correspondiente ha sido reunida por su productor; registro de las fechas

de inicio o apertura del expediente y fin o conclusión del mismo, especificando día,

mes y año.

FONDO: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por la Contraloría

General del Distrito Federal, con cuyo nombre se identifica.

GUARDA PRECAUCIONAL: (Guarda precautoria): Disposición que fija el tiempo

que deben guardarse los documentos en el Archivo de Concentración antes de

proceder a la selección y valoración histórica para su conservación permanente o

baja definitiva.

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO: Esquema general de descripción de las series

documentales de los archivos de un organismo, que indica sus características

conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y sus datos generales.

INFORMACIÓN DE ACCESO RESTRINGIDO: Son los documentos que bajo las

figuras de reservada o confidencial, contienen información que no puede hacerse

pública, como la tutela de datos personales, y que tienen un periodo máximo de

reserva de doce años.

INVENTARIO: Instrumento de control archivístico que describe las series

documentales y expedientes de un archivo y que permite su localización (inventario

general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario

de baja documental).

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN ARCHIVÍSTICA: Documento formal de

observancia obligatoria que establece la aplicación de los procesos archivísticos, a

través de los procedimientos correspondientes en las diversas unidades operativas

del Sistema Institucional de Archivo de la Contraloría General del Distrito Federal.

PAPEL DE TRABAJO: Información impresa que se genera y conserva en oficina y

que se constituye por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad-


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reside en los datos que contiene para apoyar las tareas administrativas. No es

documento de archivo.

PERÍODO DE TRAMITACIÓN: Es el período durante el cual la documentación

incluida en el inventario correspondiente ha sido reunida por su productor; registro

de las fechas de la documentación resguardada, especificando los años del primer

expediente y del último.

PIDA: Programa Institucional de Desarrollo Archivístico

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Principio básico de la Archivonomía que

establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el

orden que le dio el área productora de los mismos.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio archivístico que consiste en mantener

agrupados los documentos de cualquier índole, recibidos o generados por una

dependencia, unidad, área o persona, organismo público o privado determinado,

sin mezclarlos con otros.

SECCIÓN: Cada una de las divisiones del Fondo; en el caso de la Contraloría

General, las Secciones son: Oficinas, Direcciones Generales, Direcciones

Ejecutivas, Coordinaciones Generales y Contralorías Internas.

SERIE DOCUMENTAL: Asociación de expedientes cuya creación y uso deriva del

desempeño de una misma función o atribución (una función institucional puede dar

lugar a la creación de varias Subseries, éstas constituyen categorías subordinadas

a la Serie de la que forman parte, pero se singularizan por dar cuenta de

atribuciones específicas dentro de una función mayor).

Conjunto de expedientes que resultan de una actividad administrativa. Presentan

tipos documentales homogéneos.

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO: Sistema que tiene como objetivo la

correcta administración de documentos a lo largo de su ciclo vital, en conformidad

con la legislación aplicable a la materia, y se integra con componentes normativos

de acuerdo a la Ley de Archivos del Distrito Federal.


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TRANSFERENCIA PRIMARIA: Es el envío de la documentación organizada al

cumplir su tiempo de vigencia en el Archivo de Trámite, continuando con el tiempo

de resguardo en el Archivo de Concentración.

UBICACIÓN topográfica: Combinación alfanumérica que identifica la localización

de todos los espacios físicos (edificios, pisos y contenedores) destinados a la

guarda de expedientes.

UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA (UCC) también conocida como

Oficialía de Partes, Oficina de Control de Gestión, Mesa de Correspondencia y

Entrada, dependiente de la Jefatura de Unidad Departamental de Desarrollo

Archivístico, es la encargada de brindar los servicios centralizados de recepción y

distribución de la correspondencia externa en la Secretaria de Seguridad Pública

del D. F.

UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS (UCA): El Responsable de esta

Unidad dentro de la Secretaria se Seguridad Pública del Distrito Federal es la

Jefatura de la Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico, Dependiente de la

Dirección General de Mantenimiento y Servicios.

UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN EN TRÁMITE (UDT): Unidad encargada de la

administración de la correspondencia de entrada y salida en cada área.

VALE DE PRÉSTAMO: Boleta para control y seguimiento de la salida y entrada de

expedientes del Archivo de Concentración según formato establecido.

VALOR ADMINISTRATIVO: Es aquel que posee un documento, serie o sección

documental para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El

valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos

por una institución u organismo, responden a procesos y actividades

administrativas.


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VALOR FISCAL (O CONTABLE): Valor de los documentos que sirven de

explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y

financieras, y/o de testimonio de obligaciones tributarias.

VALOR DOCUMENTAL: Condición de los documentos que le confiere

características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de

Trámite o Concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e

informativas en los archivos históricos (valores secundarios).

VALOR HISTÓRICO: Es el que posee un documento como fuente primaria para la

historia.

VALOR LEGAL: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de

testimonio ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o

jurídicos. También es el plazo durante el cual los documentos de archivo se

conservarán en la institución para su posible uso y así certificar derechos u

obligaciones de la administración pública.

VALOR PRIMARIO: Aquel que tiene el documento a partir de su creación o

recepción, puede ser administrativo, legal o fiscal. Su vigencia es en función de su

operatividad; los documentos que están en el Archivo de Trámite son lo que no han

perdido el principio de continuidad de consulta, haya o no terminado el trámite.

VALOR SECUNDARIO: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde

sus valores primarios y tiene una utilidad histórica y social.

VALORACIÓN: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores

documentales para establecer criterios de disposición

y acciones de transferencia.

VIGENCIA DOCUMENTAL: Periodo durante el cual un documento de archivo se

mantiene con sus valores administrativos, legales o fiscales, de conformidad con la

disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.


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ANEXOS


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Anexo 1 Factura correspondencia de entrada


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Anexo 2 Factura correspondencia de salida


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Anexo 3 Caratula de expedientes


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Anexo 4 Formato de archivo de trámite


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Anexo 5 Formato de transferencia primaria 1-2


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Anexo 5 Formato de transferencia primaria 2-2


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Anexo 6 Vale de préstamo expedientes semiactivos


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Anexo 7 Formato de Inventario Archivo de Concentración


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Anexo 8 Formato de Transferencia Secundaria


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Anexo 9 Formato de Baja Documental 1- 2

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Anexo 9 Formato de Baja Documental 2- 2

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