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DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONALDEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

INFORME DE INSPECCIÓN N° II-11-2016

MUNICIPALIDAD DE GARABITO

REALIZADO POR: LUIS CARLO ROJAS MORA

NOVIEMBRE 2016

2Informe de Inspección Nº 011-2016Municipalidad de Garabito

INFORME DE INSPECCIÓN N° II-11-2016MUNICIPALIDAD DE GARABITO

JUSTIFICACIÓN

Con el propósito de dar cumplimiento a las disposiciones de los artículos 23, inciso j) y 51 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y los artículos 156, 157 y 158 de su Reglamento, se presenta el siguiente informe de inspección.

ALCANCE

El presente informe se circunscribe únicamente al Archivo Central de la Municipalidad de Garabito.

FUENTES UTILIZADAS

Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento N° 24023-C. Ley General de Control Interno N° 8292. Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites

administrativos N° 8220. Código Municipal N° 7794. Entrevista a los funcionarios: señora Jovita Vargas Garro, encargada del Archivo

Central; señora Damaris Arriola Coles, Primera Vicealcaldesa, Tony Pérez Pérez, funcionario de Departamento de Informática.

Correspondencia, informes de inspección, informes de estudio, informes de desarrollo archivístico, informes de charlas, así como expedientes de transferencias y asesoría correspondientes a la Municipalidad de Garabito, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional.

METODOLOGÍA

Se analizaron las fuentes antes mencionadas. Se revisaron los expedientes de la Municipalidad de Garabito, que se

encuentran en los archivos de gestión del DSAE, para determinar los antecedentes de la relación entre estas instituciones en materia archivística.

Se realizó una visita de inspección a la Municipalidad de Garabito el día 19 de setiembre de 2016.

Se realizó una entrevista a los funcionarios supracitados. Se visitaron las áreas donde se almacenan documentos. Se tomaron fotografías del estado actual de los documentos de la entidad.


I. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD

1. Acerca de la Municipalidad de Garabito

1.1 Reseña Histórica1

El origen del cantón de Garabito se encuentra en la Ley No. 20 de 18 de octubre de 1915, sobre división territorial, en donde se establece que para efectos administrativos los caseríos de Las Agujas, Tárcoles, Pigres, Las Mantas y Herradura, formarían parte del distrito primero del cantón de Puntarenas.

Posteriormente, en 1965, mediante el decreto ejecutivo No. 15, referente a la División Territorial Administrativa de la República, Jacó pasó a ser un caserío del distrito primero de Puntarenas. En el mismo año, mediante Ley No. 3549 de 16 de setiembre, Jacó se convirtió en el distrito noveno del cantón de Puntarenas, cuya cabecera se fijó en el barrio de Jacó.

En la segunda administración de José Figueres Ferrer, el 26 de mayo de 1972, por medio del decreto ejecutivo No. 2347-G, se le otorgó el título de Villa al barrio de Jacó. Asimismo, en el gobierno de Daniel Oduber Quirós se emitió el decreto ejecutivo No. 4358-G de 06 de diciembre de 1974, que estableció el Concejo de Distrito de Jacó.

Finalmente, la Ley No. 6512 de 25 de setiembre de 1980, promulgada durante el gobierno de Rodrigo Carazo Odio, creó el cantón de Garabito. La villa de Jacó adquirió la categoría de ciudad, por ser cabecera de esa nueva unidad administrativa. Así, Garabito se constituyó en el cantón número once de la provincia de Puntarenas, con un distrito único.

El 07 de mayo de 1982 se llevó a cabo la primera sesión del Concejo de Garabito, integrado por los regidores propietarios Johanes Danker Daems, Presidente; Carlos Alvarado Chaves, Vicepresidente; Ulises Mora Delgado; Rafael Monge Monge; y Carlos Luis Espinoza Jiménez. El Ejecutivo Municipal fue Hubert Madrigal Orozco y la Secretaria Municipal Urania Ríos Quesada.

1.2 Misión2

La Municipalidad de Garabito es una institución con credibilidad social, comprometida con el Desarrollo humano local sostenible y el fortalecimiento del progreso cantonal con base en la Ampliación de las capacidades y oportunidades ciudadanas y la prestación eficaz de servicios de Calidad.

1 E. Chinchilla Valenciano. Atlas Cantonal de Costa Rica. Editado por el Instituto de Fomento y Asesoría Municipal. pág., 353 y 354.

2 Tomada del sitio web de la Municipalidad de Garabito http://www.munigarabito.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=71&Itemid=513&lang=es Consultado el 12 de setiembre de 2016


1.3 Visión3

El cantón de Garabito se ha constituido en un municipio desarrollado socioeconómico, cultural y ambientalmente, donde la diversidad cultural amplía las posibilidades de aprovechamiento de las capacidades locales y es un espacio potencial de atracción residencial y turística

1.4 Marco Legal4

El fundamento jurídico que regula el quehacer institucional se encuentra establecido en la Constitución Política de 1949, en los artículos 168 al 175 y la Ley 4574 del 4 de mayo de 1970, que decretó el Código Municipal, reformado mediante la Ley No. 7794 del 30 de abril de 1998, publicada en la Gaceta No. 94 del 18 de mayo de 1998. El artículo 4 del Código Municipal determina:

“La Municipalidad posee la autonomía política, administrativa y financiera que le confiere la Constitución Política.Dentro de sus atribuciones se incluyen:

a) Dictar los reglamentos autónomos de organización y de servicio, así como cualquier otra disposición que autorice el ordenamiento jurídico.

b) Acordar sus presupuestos y ejecutarlos.c) Administrar y prestar los servicios públicos municipales.d) Aprobar las tasas, los precios y las contribuciones municipales, y proponer los proyectos

de tarifas de impuestos municipales.e) Percibir y administrar, en su carácter de administración tributaria, los tributos y demás

ingresos municipales.f) Concertar, con personas o entidades nacionales o extranjeras, pactos, convenios o

contratos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.g) Convocar al municipio a consultas populares, para los fines establecidos en esta ley y su

reglamento.”

3 Tomada del sitio web de la Municipalidad de Garabito http://www.munigarabito.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=71&Itemid=513&lang=es Consultado el 12 de setiembre de 20164 Informe de Asesoría IA-22-2005, Diseño SAI, Municipalidad de Desamparados, elaborado por el señor Carlos Quesada Barahona, Encargado del Archivo Central de la Municipalidad de Desamparados y la señorita Camila Carreras Herrero, funcionaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos, Archivo Nacional de Costa Rica. págs., 15-16-17.


II. SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA MUNICIPALIDAD DE GARABITO

1. ANTECEDENTES DE LA RELACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA MUNICIPALIDAD DE GARABITO CON LA DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL.

De acuerdo con la revisión de los expedientes correspondientes a la Municipalidad de Garabito, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional, se evidencia que a partir del año 2000 existe relación entre ambas instituciones. A continuación se presenta un resumen con los principales antecedentes de dicha relación:

1.1 Correspondencia.

Principalmente comprende recordatorios del Archivo Nacional sobre la obligatoriedad e importancia del cumplimiento del marco legal vigente en materia archivística. Además, incluye requerimientos de capacitación para la municipalidad y gestiones para la conformación de un Archivo Central institucional, así como solicitudes de inspección al municipio ante el incumplimiento del marco legal vigente.

2. Informes de inspección

Informe de inspección 13-2009, remitido mediante oficio DG-1006-2009 de 20 de octubre de 2009, dirigido al señor Marvin Elizondo Cordero, Alcalde de Garabito. Este informe señala que se detectaron una serie de graves incumplimientos de las disposiciones legales vigentes en materia archivística, incluyendo la eliminación ilegal de documentos en la organización debido a las malas condiciones de almacenamiento del acervo documental de la organización.

Tabla 1Gestiones originadas a partir del Informe de Inspección II-13-2009

Número de oficio Fecha Asunto RespuestaA.M-2040-2009 11 de

noviembre de 2009

La Municipalidad de Garabito informó sobre la conformación de una comisión responsable para la reestructuración del Archivo Central con la finalidad de atender las disposiciones del supracitado informe de inspección, así como del informe SM-IF-10-2009, emitido por la Contraloría General de la República.

Informe de seguimiento IS-05-2011, remitido mediante oficio DG-807-2011 de 2 de setiembre de 2011 dirigido al señor Marvin Elizondo Cordero, Alcalde de Garabito. Este informe señala que se mantienen las deficiencias señaladas en el informe de inspección 13-2009.


Tabla 2Gestiones originadas a partir del Informe de Seguimiento de Inspección-05-2011

Número de oficio Fecha Asunto RespuestaSG-297-2011 22 de

setiembre de 2011

Solicitud del Concejo Municipal de Garabito al Alcalde para que se destinen los recursos económicos necesarios para implementar las disposiciones del informe de inspección 13-2009, y se comuniquen los avances de esta tarea a la Dirección General del Archivo Nacional.

AI-043-2012 25 de junio de 2012

Solicitud de información de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Garabito al señor Marvin Elizondo Cordero, Alcalde, sobre los avances en cumplimiento del informe de seguimiento IS-05-2011.

Oficio AMI- 873-2012 de 6 de julio de 2012, se indicó que se le dio instrucciones al funcionario responsable del Archivo Central para el cumplimiento de las disposiciones del informe se seguimiento IS-05-2011

AMI-739-2012 27 de junio de 2012

Solicitud de información de la Alcaldía de la Municipalidad Garabito a la señora Jovita Vargas Garro, Encargada del Archivo Central, sobre los avances en cumplimiento del informe de seguimiento IS-05-2011.

Informe de Archivo Central

1 de junio 2012 [sic]

Elaborado por la señora Jovita Vargas Calvo, Encargada del Archivo Central, resume las acciones emprendidas por la unidad en el cumplimiento del supracitado informe de seguimiento de inspección. Además, proporciona un diagnóstico del estado del Archivo Central en ese momento

3. Denuncias

Mediante oficio JA-13-2010 de 5 de enero de 2010, la señora Sandra Quirós Bonilla, ex Presidenta de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, presentó una denuncia ante la auditoría interna de la Municipalidad de Garabito por los incumplimientos denunciados en el informe de inspección 13-2009.

Tabla 3Gestiones originadas a partir de las denuncias interpuestas por el Archivo

Nacional


Número de oficio Fecha Asunto RespuestaCorreo electrónico

remitido por Carmen Lía Chacón Araya,

funcionaria de la Dirección General del

Archivo Nacional

21 de setiembre de

2011

Solicitud de información a la Auditoría Interna de la Municipalidad de Garabito sobre las acciones tomadas ante la denuncia presentada en enero de 2010.

AL-79-2012 20 de abril de 2012

Solicitud de información a la Auditoría Interna de la Municipalidad de Garabito sobre las acciones tomadas ante la denuncia presentada en febrero de 2010.

Oficio AI-020-2013 de 7 de febrero de 2013, se indicó que la Auditoría Interna de la Municipalidad de Garabito ha solicitado información al Archivo Central y Alcandía del municipio sobre las acciones tomadas ante la denuncia presentada en febrero de 2010.

AL-283-2012 14 de noviembre de 2012


Oficio AI-027-13 de 21 de febrero de 2013. Indicó que se dio respuesta a la solicitud mediante oficio AI-020-13 de 7 de febrero de 2013.

AL-19-2013 29 de mayo de 2013


AL-014-2014 14 de enero de 2014


AI-011-2014, 14 de febrero de 2014, indicó que la información solicitada es la misma que en los oficios AL-79-2012, AL-283-2012. Además se agregó que las futuras solicitudes de información sean dirigidas a la Alcaldía o a la Unidad de Archivo Central.

AL-149-2015 10 de junio de 2015

Solicitud de información a la Auditoría Interna de la Municipalidad de Garabito sobre el estado actual de las acciones tomadas ante la denuncia presentada en febrero de 2010.

AL-384-2015 27 de noviembre de 2015


DGAN-DG-AJ-169-2016 23 de junio de 2016



3.1 Transferencias.

Es necesario aclarar que en la sesión Nº 12-2003, celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) el 05 de noviembre de 2003, se acordó declarar con valor científico cultural las actas originales de los concejos municipales.

Debido a esta declaratoria, en el mes de julio de 2004, la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional solicitó al Concejo Municipal de Garabito transferir las actas de dicho órgano colegiado originadas en los años anteriores a 1984.

De manera que la Municipalidad de Garabito remitió, mediante oficio sin número de 3 de junio de 2005, 8 tomos de actas del Concejo con fechas extremas entre 1975 y 1984.

3.2 Selección.

La Municipalidad de Garabito no ha presentado trámites de tablas de plazos de conservación de documentos o solicitudes de valoración parcial ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Sin embargo, la Dirección General del Archivo Nacional emitió el Informe de Estudio IE-04-2008, elaborado por la señora Natalia Cantillano Mora, funcionaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos, con las instrucciones para la elaboración de las tablas de plazos de conservación de documentos del gobierno local.

3.3 Asesorías.

Informe de asesoría Nº 13-2002 de agosto de 2002, relacionado con el diseño de un sistema archivístico institucional.

4. SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA ACTUAL.

El Archivo Central de la Municipalidad de Garabito se encuentra ubicado 100 metros al norte del templo católico de la comunidad, en un edificio anexo contiguo a la municipalidad. Está adscrito al Área Financiera-Administrativa, que a su vez depende del Eje de Administración, inscrito en la Alcaldía. (Ver anexo 2)

Además, la institución conserva sus documentos en otros tres inmuebles: el antiguo local del Archivo Central, ubicado en un edificio anexo al municipio contiguo a la bodega de materiales del plantel municipal, un contenedor adaptado como depósito instalado contiguo a esta misma bodega y una pequeña bodega junto al comedor de funcionarios en el edificio principal del Municipio.

La mayor parte del acervo documental de la institución se almacena en el depósito contiguo a la bodega de materiales, mientras que en el depósito del Archivo Central se resguardan principalmente los expedientes de bienes inmuebles y el


contenedor se utiliza para almacenar documentos del área de tesorería. Finalmente, en la bodega junto al comedor se almacena gran cantidad de documentos en bolsas plásticas y cajas de archivo junto a mobiliario en desuso. La Encargada del Archivo Central señaló que estos documentos provenían del archivo de gestión de la Alcaldía. (Ver anexo 1, fotografías 24-26)

Por lo tanto, la colocación de los documentos en dicha bodega se realizó sin ningún tipo de directriz y sin instrumentos de control, de manera que la funcionaria desconoce el detalle de las unidades documentales colocadas en esta área.

Asimismo, el estado de conservación varía para el acervo documental resguardado en el Archivo Central, debido a las condiciones infraestructurales dispares de cada una de las bodegas. De manera que los expedientes de bienes inmuebles que se mantienen en el Archivo Central se encuentran en buen estado, mientras que una parte de los documentos que se almacenan en la bodega junto al plantel municipal, se han visto afectados por los daños que presenta el inmueble, la acción de las condiciones medioambientales y las plagas.

Actualmente, las funciones del Archivo Central son llevadas a cabo por la señora Jovita Vargas Garro, quien posee un técnico superior en archivística de la Universidad Técnica Nacional y una capacitación de la Dirección General del Archivo Nacional sobre Administración de Archivos Centrales. Según indicó la señora Vargas Garro, existe otra funcionaria que colabora en las labores del Archivo Central, sin embargo, al momento de la visita de inspección se encontraba disfrutando de una licencia por maternidad.

4.1 Situación archivística a raíz del informe N° DFOE-SM-IF-10-2009, elaborado por la Contraloría General de la República.

Por otra parte, cabe mencionar que el Área Servicios Municipales de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República elaboró el informe N° DFOE-SM-IF-10-2009, de 21 de agosto de 2009, sobre el Control del Desarrollo Urbano y Otorgamiento de Permisos de Construcción por parte de la Municipalidad de Garabito. (Ver anexo 3)

Este informe señala una serie de deficiencias en materia de gestión y control de los expedientes de bienes inmuebles de la organización. Al respecto, el apartado 2.3.4 del supracitado informe se refiere a las insuficiencias en materia de controles de custodia y archivo de los permisos de construcción y sus planos, así como en el Archivo Central Institucional.

En materia de conservación del acervo documental de la Municipalidad de Garabito, el informe indica: …no se dispone de espacio suficiente y adecuado para el archivo de los documentos que se generan en los diferentes procesos, subprocesos y actividades que conforman la organización.


Además, el documento agrega: Lo anterior le ha dificultado al Proceso de Desarrollo y Control Urbano, el archivo de gran cantidad de expedientes que se generan como resultado del trámite de permisos de construcción, visados, usos del suelo, entre otras gestiones que se atienden en esa instancia, así como en las restantes unidades que conforman la organización municipal.

Asimismo, evidencia las deficiencias existentes sobre el control de los documentos al señalar: “…en 4 casos no fue posible la localización de los expedientes que contienen los documentos relacionados con el permiso de construcción otorgado y en 28 casos tampoco fue posible contar con los planos que contienen las especificaciones técnicas de las edificaciones a las cuales se les otorgó el permiso respectivo, información que no fue posible verificar.”

Sobre el Archivo Central de la Municipalidad de Garabito, el informe N° DFOE-SM-IF-10-2009 indica:

“Aun cuando en la Municipalidad se creó el Subproceso de Archivo Municipal, instancia en la cual se han realizado esfuerzos por ordenar la gestión de los documentos que se generan y reciben en esa institución, existen importantes limitaciones de espacio físico que no permiten satisfacer la demanda de la organización, y consecuentemente cumplir en forma adecuada con lo establecido en artículo No. 41 de La Ley del Sistema Nacional de Archivo [sic], en el sentido de que todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos.

Se debe indicar que el Archivo Municipal no cuenta con las facilidades necesarias para una adecuada recepción, registro y archivo de documentos. De acuerdo con visita realizada a esas instalaciones, los documentos se encuentran en cajas y en algunos casos dichas cajas se observan abiertas. Según la encargada del Archivo, el personal lleva la información en cajas y la acomodan en esa instalación, sin llevar un registro de los documentos existentes en las referidas cajas.

En general no se cuenta con información sobre la documentación existente en elArchivo Municipal.”

Finalmente, este apartado concluye: “La situación expuesta, impide que las unidades que conforman el gobierno local, cuenten con información sobre la documentación trasladada al Archivo Municipal, lo que limita la localización de información y aumenta el riesgo de deterioro o pérdida de alguna pieza documental.

Sobre el particular, el numeral 5.5 de las Normas de Control Interno para el Sector público, establece que la institución deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo apropiados sobre los documentos e información que deba preservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico,


incluyendo los informes y registros contables, administrativos y de gestión con sus fuentes de sustento”

Del supracitado informe se desprende que, además de subsanar las inconsistencias en la gestión de los expedientes de bienes inmuebles, el municipio debe realizar una mejora sustancial en su situación archivística.

Por esta causa, ese gobierno local emprendió una serie de esfuerzos orientados a mejorar las condiciones de almacenamiento del fondo documental, de manera que, según lo indicado por la señora Jovita Vargas Garro, Encargada del Archivo Central, desde el año 2014 se adecuó el inmueble anexo al edificio municipal para que fungiera como local de dicha unidad, en este espacio se dispuso de estantería compacta y equipos de aire acondicionado para asegurar la adecuada preservación del acervo documental. (Ver anexo 1, fotografías 1-4)

Como se mencionó en párrafos anteriores, la mayor parte del acervo documental conservado en este depósito corresponde a expedientes de bienes inmuebles. Adicionalmente, se localizaron documentos fuera de contenedores adecuados, en cajas comerciales y bolsas plásticas bajo una mesa de trabajo. La Encargada del Archivo Central señaló que fueron transferidos desde el Despacho del Alcalde y que se recibieron sin ningún instrumento de control. (Ver anexo 1, fotografía 5)

Por otra parte, es necesario resaltar que al momento de la visita de inspección la gestión del archivo especializado de expedientes de bienes inmuebles se encontraba bajo la responsabilidad de la señora Vargas Garro, quien debe incorporar los documentos a dichos expedientes, así como describirlos en el sistema informático Decsis y facilitarlos a los usuarios.

Además, según lo señalado por la señora Vargas Garro, la gestión de estos documentos consume gran parte de su tiempo debido al volumen de esta serie documental y la frecuencia de su consulta. Esta situación impide que la funcionaria pueda cumplir a cabalidad con las funciones estipuladas en el artículo 42 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, que se ve reflejada en la forma en que se conservan los documentos del inmueble ubicado contiguo a la bodega de materiales del plantel municipal.

4.2 El fondo documental.

Los principales tipos documentales encontrados fueron: correspondencia, permisos de construcción, patentes, expedientes de bienes inmuebles, expedientes de contratación directa, entre otros.


Además, debe resaltarse que se observaron gran cantidad de planos doblados en cajas de archivo en el local del Archivo Central, así como en rollos en el suelo de la bodega que fungía como espacio de dicha unidad. Sobre esta situación se corroboró que la institución carece de mobiliario adecuado para la preservación de este tipo documental. Asimismo, cabe resaltar que no fue posible determinar el detalle de las series documentales resguardadas en las otras bodegas debido a la forma en que fueron almacenadas. (Ver anexo 1, fotografías 12 y 27)

Por otra parte, la Municipalidad de Garabito produce documentos en soporte electrónico, principalmente en el Área Financiero Contable y la Alcaldía, sin embargo, no existen sistemas de gestión que aseguren la adecuada recuperación y conservación de los documentos producidos en este soporte. Asimismo, la encargada de Archivo Central no fue clara en el detalle de qué series documentales se producían en dicho soporte.

Este fondo documental presenta las siguientes características:

• Clase documental: Textual y Gráfica• Forma: originales y copias.• Unidades de almacenamiento: cajas de archivo, bolsas plásticas, cajas

comerciales• Cantidad y fechas extremas: Como se mencionó en el apartado anterior, el

fondo documental se encuentra disperso en 4 bodegas, de manera que no fue posible determinar con exactitud las fechas extremas y cantidad de documentos del acervo documental de la organización. La encargada del Archivo Central indicó que los documentos abarcan el periodo de 1979 a 2016. Por otra parte, se comprobó que en el depósito Archivo Central se custodian 201 metros de documentos.

5. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO.

5.1 Clasificación y ordenación.

La Municipalidad de Garabito no cuenta con un cuadro de clasificación ni métodos de ordenación normalizados, de manera que los archivos de gestión organizan los documentos de acuerdo con el criterio personal de los funcionarios.

Por otra parte, pudo observarse que en el Archivo Central se utilizó un método de ordenación geográfico para los expedientes de bienes inmuebles. Además, se utiliza un método de ordenación cronológico al interior de dichos expedientes.

5.2 Descripción

El Archivo Central cuenta con un inventario de los expedientes de bienes inmuebles, que se gestiona a través del sistema informático Decsa, que incluye la siguiente información: ubicación de la propiedad, tipo de uso del terreno, datos


sobre los servicios públicos que posee el inmueble e información registral. (Ver anexo 4)

Adicionalmente, la unidad posee listas de remisión de la documentación enviada por los diferentes departamentos, sin embargo, esta práctica no se realiza de forma generalizada en el municipio, ya que durante la visita de inspección se comprobó que se trasladaron documentos sin dicho instrumento de control tanto al Archivo Central como a la pequeña bodega junto al comedor institucional.

Es importante mencionar que los datos de las listas de remisión se compilan en una hoja de cálculo para facilitar la localización de los documentos. Además, el Archivo Central posee inventarios como herramientas auxiliares para la localización de la información, estos instrumentos utilizan la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G. (Ver anexo 5)

5.3 Normalización

La Municipalidad de Garabito posee un Reglamento del Archivo Central, publicado en la Gaceta N° 36 de 20 de febrero de 2013. (Ver anexo 6) Este documento regula las funciones del Archivo Central, las características de los depósitos documentales, el procedimiento de transferencia de documentos desde los archivos de gestión. Así como el procedimiento de facilitación y consulta de documentos, las labores relacionadas con la valoración documental y las funciones del encargado del Archivo Central. Además, hace referencia a la reproducción del acervo documental de la organización, la gestión de documentos en soporte electrónico y el proceso de digitalización del acervo documental.

Sin embargo, debe mencionarse que este documento presenta una redacción confusa e imprecisión en el uso de conceptos, por ejemplo, el artículo 2 inciso a) define al archivista como: “Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de conservación y organización y los medios de utilizarlos”. Esta definición corresponde a la Archivística y fue propuesta por la autora Antonia Heredia Herrera. (Heredia Herrera, 1989, pág. 11)

En este mismo apartado, el inciso f) se refiere al acervo documental como: “es todo [sic] serie documental producida en la gestión documental como cartas, planos, permisos de construcción, visados, oficios, informes, dictámenes, entre otros”. Esta definición confunde los conceptos de serie y unidad documental, donde la primera debe entenderse como “el conjunto de documentos producido de manera continuada en el tiempo como resultado de una misma actividad y regulada por una norma de procedimiento” (Mundet, 2011, pág. 348). Mientras que la segunda corresponde a “la unidad archivística básica resultado de la actividad, proceso o actuación de una persona física o jurídica.” (Mundet, 2011,pág. 326).


Por otra parte, el inciso II) de este mismo artículo elabora una definición de las denominadas Normas ISAG [sic] de la siguiente forma: se usará solo en documentos de archivo, su finalidad es la identificar y explicar el contexto contenido de los fondos [sic] y hacerlos accesibles, siempre y cuando que [sic] sean producidos, creados y recibidos en el ejercicio de las funciones y competencias del funcionario, son solamente documentos textuales, independientemente del tipo documental y soporte, las excepciones son sellos, mapas y registros sonoros. Aunque no es claro, se asume que este enunciado corresponde a la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G, desarrollada por el Consejo Internacional de Archivos. Cabe mencionar que esta norma puede ser utilizada como base para describir otras clases documentales. Sin embargo, se requiere adicionar nuevos campos de acuerdo a las características de los documentos a describir.

Todas estas deficiencias pueden entorpecer las labores de los funcionarios responsables de la gestión documental de la organización, ya que este texto es un elemento de referencia para el personal no especializado que efectúe labores archivísticas de la institución.

Por otra parte, se divulga la legislación archivística vigente a través de capacitaciones, de manera que los funcionarios de la institución conocen sobre las obligaciones y responsabilidades que tienen con respecto a los documentos que producen, gestionan y conservan.

No obstante, la encargada del Archivo Central indicó desconocer las directrices de la Junta Administrativa del Archivo Nacional en materia de gestión de documentos producidos en medios automáticos, normalización del tipo documental actas municipales y normalización del tipo documental carta; por lo tanto, ninguna de estas directrices se aplica en la Municipalidad de Garabito.

Asimismo, la funcionaria fue enfática en que dicha normativa no había sido difundida en la institución debido a que su trabajo se concentra en la gestión de los expedientes de bienes inmuebles y la atención de las disposiciones del informe N° DFOE-SM-IF-10-2009, elaborado por la Contraloría General de la República.

5.4 Préstamo de documentos

La Municipalidad de Garabito carece de procedimientos para el préstamo de documentos tanto en el Archivo Central como en los archivos de gestión. Sin embargo, esta materia está normada en el capítulo V del Reglamento del Archivo Central, que hace referencia a la utilización de controles para esta tarea, así como los requisitos de dicho trámite.

Cabe señalar que el artículo 10 del supracitado reglamento establece que la solicitud de consulta de documentos para personas físicas o jurídicas ajenas a la


municipalidad debe realizarse por escrito y debe incluir el objetivo de dicha solicitud, además el usuario deberá demostrar que es el interesado en la investigación.

Esta disposición atenta contra los derechos fundamentales establecidos en los artículos 27 y 30 de la Constitución Política; así como el artículo 10 de la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, el artículo 4 de la ley 8220 de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos y el artículo 26 de su reglamento.

Estos requisitos constituyen una limitante al derecho al libre acceso a la información pública, de interés público, producida en la Municipalidad de Garabito por parte de los ciudadanos. Además, no se encuentran en un lugar visible en la institución y no han sido publicados en el Catálogo Nacional de Trámites del Ministerio de Economía, Industria y Comercio.

Por otra parte, no existen controles formalmente aprobados por las autoridades municipales para el préstamo del acervo documental institucional. Al respecto, la señora Jovita Vargas Garro, encargada del Archivo Central, indicó que se realiza una boleta para el préstamo de documentos de catastro, que incluye la siguiente información: la fecha en que se realiza, el código de catastro del documento, el nombre de quien hace entrega del documento y de quien lo recibe, así como un detalle del total de folios entregados. La señora Vargas Garro señaló que utilizaba esta misma boleta para la facilitación del resto de documentación que se custodia en el Archivo Central. (Esta boleta puede ser consultada en el anexo 7 del presente informe de inspección)

5.5 Transferencias de documentos

La realización de transferencias al Archivo Central se encuentra regulada en el capítulo IV del Reglamento del Archivo Central, que establece la utilización de listas de remisión como instrumentos de control, así como la obligatoriedad de la presencia de un funcionario de la oficina productora en el envío de documentos y la realización de un cotejo de los documentos transferidos.

Sin embargo, según lo indicado por la encargada del Archivo Central, no existe un calendario de transferencias a dicha unidad, por lo que la documentación se acumula en los distintos archivos de gestión de la entidad. Además, en la visita de inspección se corroboró que se han trasladado documentos sin seguir el procedimiento especificado en el supracitado reglamento. (Ver anexo 1, fotografías 5, 24-26, 27 y 28).

En el depósito del Archivo Central se observaron cajas comerciales, cajas de archivo y una bolsa plástica con documentos debajo de una mesa en el suelo del depósito, la señora Jovita Vargas Garro, Encargada del Archivo Central, indicó que estos documentos provenían del Despacho del Alcalde y fueron remitidos acompañados de un oficio sin lista de remisión.


Además, en una bodega contigua al comedor institucional se ubicó gran cantidad de documentos en el suelo, en cartapacios tipo AMPO dentro de cajas de Archivo, e inclusive en bolsas plásticas. La funcionaria responsable del Archivo Central señaló que estos documentos fueron depositados en dicha área por el despacho de la Vice alcaldía, sin embargo, pudo observarse también documentos procedentes de la Unidad Técnica de Gestión Vial, Proveeduría y Departamento Legal. (Ver anexo 1 fotografías 23-26).

Es importante resaltar que ambos traslados se realizaron sin ningún instrumento de control. Esta situación atenta contra la recuperación eficiente de la información y puede incidir negativamente en la eficacia de las decisiones tomadas por la organización. Además, esta situación transgrede lo estipulado en el artículo 63 del reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

5.6 Valoración, selección y eliminación

Actualmente la Municipalidad de Garabito cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED). La funcionaria responsable del Archivo Central añadió que este órgano colegiado se encuentra activo desde el año 2014.

Al presente, el CISED se encuentra conformado por la señora Jovita Vargas Garro, Encargada del Archivo Central; la señora Ericka Matarrita Carrillo , Asesora Legal; y la señora Damaris Arriola Coles, Vice alcaldesa.

Aunque el municipio carece de tablas de plazos de conservación de documentos, el fondo documental de la institución posee varias declaratorias de valor científico cultural contempladas en las resoluciones CNSED-01-2014, CNSED-02-2014 y CNSED-03-2014, publicadas en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015. Así como en la resolución CNSED-01-2015, publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 242 de 14 de diciembre de 2015. Así como la resolución CNSED-01-2016, publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 154 de 11 de agosto de 2016.

Las series declaradas con este valor se conservan en su mayoría en las oficinas productoras, así como en el Archivo Central, sin embargo, no fue posible corroborar la cantidad de cada una de estas por la forma en que fueron almacenadas. Sobre las actas del Concejo Municipal, se resguardan en la Secretaría de Actas de la institución.

6. El Local

La Municipalidad de Garabito destinó cuatro áreas para la conservación de sus documentos, la primera está ubicada en un inmueble contiguo a las instalaciones del gobierno local. Un segundo establecimiento está en al antiguo edificio del Archivo Central, contiguo a la bodega del plantel municipal; el tercero es un


contenedor adaptado como depósito, colocado también contiguo a la supracitada bodega y un pequeño espacio junto al comedor institucional.

Como se indicó en el apartado 4.1 del presente informe de inspección, en el año 2014 se adecuó el edificio junto al comedor institucional para que fungiera como local del Archivo Central, en este espacio se dispuso de estantería compacta para asegurar la adecuada preservación del acervo documental.

Este local reúne tanto al depósito documental como las oficinas del Archivo Central, la primera cuenta con un área de 8.40 x 4.60 metros, mientras que la segunda posee un espacio de 3.50 x 4.60 metros. Es importante señalar que no existe una división entre el área administrativa y el depósito, asimismo, estas instalaciones carecen de un espacio adecuado para la atención de los usuarios.

Tanto las paredes como el cielorraso son de fibrocemento y el piso es de cerámica. Existen ventanas en el depósito, por lo que la luz solar incide directamente sobre los documentos.

Conjuntamente, el Archivo Central posee equipos de aire acondicionado, sin embargo, no existen herramientas que permitan controlar de forma precisa las condiciones medioambientales del local, asimismo, el inmueble no posee deshumidificadores.

Sobre el segundo depósito, cabe mencionar que antes del 2014 fungía como local del Archivo Central, estas instalaciones fueron analizadas en el informe de inspección 13-2009, así como en el informe de seguimiento 05-2011. Cuenta con un área de 9 metros x 6.30 metros y se encuentran en malas condiciones infraestructurales. En esta área se observó gran cantidad de documentos mojados y en mal estado de conservación, apilados de forma desordenada sobre el suelo y una mesa. La señora Vargas Garro, encargada del Archivo Central, manifestó que estos documentos se habían mojado en días anteriores debido al mal estado del techo.

Asimismo, se notó algunos alimentos en bolsas dispersos sobre la estantería, la Encargada del Archivo Central indicó que había colocado estas bolsas y que contenían veneno para roedores ya que había detectado señales de animales en la bodega. Además, se observó plagas al interior de este depósito, principalmente crustáceos y comején, así como gran cantidad de polvo. (Ver anexo 1 fotografías 6-18).

También, pudo comprobarse que la bodega presenta saturación documental. Durante la visita de inspección se observó que las estanterías están ocupadas casi a la totalidad de su capacidad, a pesar de la gran cantidad de documentos que se mantienen en el suelo y sobre una mesa.

En el caso del contenedor, éste posee un área de 12 metros x 4 metros; está equipado con aire acondicionado e iluminación fluorescente y se instalaron 17


cuerpos de estantería convencional, cada uno de ellos provisto de 6 bandejas de 1 metro de longitud. Al momento de la visita de inspección se almacenaban aproximadamente 11 metros de documentos procedentes de Departamento de Tesorería. Cabe mencionar que en este depósito se detectaron animales al interior, principalmente reptiles, así como excretas en el suelo del contenedor. (Ver anexo 1, fotografías 19-22)

Cuadro N°1Condiciones Ambientales de los depósitos del Archivo Central de la Municipalidad de Garabito

Depósito Limpieza Iluminación Natural

Iluminación Artificial

Sistema Eléctrico

Ventilación y contaminación ambiental

Local del Archivo Central

Las condiciones de limpieza del local son buenas, el depósito se limpia diariamente. Además cada tres meses se realiza el mantenimiento de las estanterías

La luz incide en los documentos a través de las ventanas del depósito.

Cuenta con bombillos fluorescentes en buen estado

Oculto, entubado y en buenas condiciones.

Ventilación: Artificial con equipos de aire acondicionado

Ruido: No

Plagas: No se observaron

Fumigación: Si, el encargado del Archivo Central indicó que se realiza anualmente

Humedad: No




Sistema Eléctrico


Antiguo Local del Archivo Central

Las condiciones de limpieza son malas, se observó gran cantidad de polvo tanto en el suelo del depósito como sobre las bandejas de la estantería, así como restos de alimentos y señales de plagas

La luz incide en los documentos a través de las ventanas del depósito.

Cuenta con bombillos fluorescentes en mal estado

Expuesto, entubado. En la bodega se observó un tablero eléctrico abierto con cables expuestos.


Ruido: No

Plagas: Se observaron crustáceos e insectos, la encargada del Archivo Central manifestó que había roedores.

Fumigación: Si, el encargado del Archivo Central indicó que se realiza anualmente

Humedad: Si, debido al mal estado del techo

Contenedor Las condiciones de limpieza son buenas, se observaron excretas de animales junto al área donde está instalado el equipo de aire acondicionado

La luz natural no incide al interior de la bodega

Cuenta con bombillos fluorescentes en buen estado

Oculto, entubado y en buenas condiciones.


Ruido: No

Plagas: Se observaron reptiles y excretas en el área donde estaba instalado el equipo de aire acondicionado

Fumigación: No

Humedad: No




Sistema Eléctrico


Bodega junto al comedor institucional

Las condiciones de limpieza son malas, se observó gran cantidad de polvo en el suelo y sobre las cajas apiladas y los archivadores.

La luz natural no incide al interior de la bodega.

No cuenta con iluminación.

No se observaron instalaciones eléctricas al interior de la bodega.

Ventilación: No cuenta con mecanismos que faciliten la circulación del aire al interior de la bodega.

Ruido: No.

Plagas: No se observaron.

Fumigación: No

Humedad: No hay evidencia


Cuadro N°2Condiciones de Seguridad de los depósitos en el que se custodian los documentos de la Municipalidad de Garabito

Depósito Vigilancia Prevención contra incendios

Salidas de emergencias del depósito

Local del Archivo Central

El edificio anexo donde se ubica el Archivo Central cuenta con cámaras de vigilancia.

No existe una división entre el depósito y el área administrativa.

El local permanece bajo llave y ésta la custodia el Encargado del Archivo Central.

Materiales de construcción:

Piso: cerámicaParedes: Fibrocemento Techo: Láminas de poliestileno

Alarmas contra incendios y detectores de humo: No

Extintores: Sí, en buenas condiciones y con las revisiones y recargas al día.

Salidas de emergencia: No

Plan de emergencia: No

Antiguo Local del Archivo Central

La bodega cuenta cámaras de vigilancia y está bajo llave y esta la custodia el Encargado del Archivo Central.


Piso: cerámicaParedes: concretoTecho: madera


Extintores: Sí, en malas condiciones y con una recarga pendiente desde diciembre de 2014




Depósito Vigilancia Prevención contra incendios

Salidas de emergencias del depósito

Contenedor Este depósito permanece bajo llave que es custodiada por la encargada del Archivo Central, no cuenta con vigilancia.


Piso: cerámicaParedes: fibrocementoTecho: Tablilla plástica


Extintores: no



Bodega junto al comedor institucional

Esta bodega permanece bajo llave que es custodiada por el despacho de la Alcaldía.


Piso: concretoParedes: concretoTecho: concreto


Extintores: No



7. Mobiliario y equipo

La Municipalidad de Garabito cuenta en el local del Archivo Central con 7 cuerpos de estantería compacta de doble faz, cada uno de ellos provisto de 7 bandejas de 1 metro de longitud, así como 10 estantes sencillos, cada uno de ellos equipado con 6 bandejas de iguales características. Además, en el antiguo local del Archivo Central la organización dispone de 8 estantes con cantidades de bandejas y dimensiones variables, mientras que en el contenedor se instaló 17 cuerpos de estantería convencional, cada uno de ellos provisto de 6 bandejas de 1 metro de longitud, todo este mobiliario puede albergar aproximadamente 572 metros de documentos.

Cabe mencionar que al momento de la visita de inspección se observó que se realiza un uso ineficiente de la estantería disponible, ya que mientras el depósito


ubicado en las antiguas instalaciones el Archivo Central presenta saturación y se mantienen documentos en el piso del inmueble (en malas condiciones de conservación), una proporción importante de la estantería del Archivo Central y del contenedor se mantienen desocupadas. Estas prácticas no son convenientes porque favorecen el deterioro del acervo documental de la institución y representan un desaprovechamiento de los recursos públicos.

Además, el Archivo Central está equipado con 1 mesa de trabajo, 2 escritorios, 4 sillas, mientras que a la encargada de esta unidad se le asignó un equipo de cómputo, un escritorio, una impresora y un escáner para sus labores diarias. Asimismo, existe un equipo de cómputo adicional destinado a la persona que colabora con las funciones archivísticas de la institución.

8. Recurso humano

El Archivo Central de la Municipalidad de Garabito está dirigido desde el año 2010 por la señora Jovita Vargas Garro, quien posee un Técnico Superior en Archivística, impartido por la Universidad Técnica Nacional y es estudiante de la Licenciatura en Gestión y Servicios de la información de la Universidad San Juan de la Cruz. Además ha participado en distintas capacitaciones impartidas por la Dirección General del Archivo Nacional desde ese año.

Es importante señalar que la señora Vargas Garro cuenta con la colaboración de la señora Estefanía Díaz Murillo, quien posee un técnico en secretariado y colabora con las funciones archivísticas de la organización.

9. Sistemas de información

La Municipalidad carece de un sistema de información que permita la recuperación de la totalidad de los documentos custodiados en el Archivo Central, sin embargo, posee una base de datos para los expedientes de bienes inmuebles, así como un sistema para el control de ingresos denominado Decsis, que fue desarrollado en JAVA y posee una base de datos en ORACLE.

Además, la institución posee un sistema de control de egresos denominado Genesis, elaborado en Visual FoxPro, sin embargo, el señor Tony Pérez Pérez, funcionario de Departamento de Informática, indicó que será sustituido por el Decsis en el corto plazo, debido a la antigüedad de dicho sistema. Asimismo, la organización utiliza el sistema Arcgis para el control de los mapas catastrales y los sistemas APC y APT proporcionados por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos.

El señor Pérez Pérez, señaló que se realizan respaldos periódicos de dichos sistemas. El funcionario detalló que existe un respaldo diario que se hace de forma automatizada en el servidor institucional para el sistema Decsis, para el caso del resto de los sistemas se realizan respaldos diarios manualmente.


Asimismo, el funcionario agregó que se han llevado a cabo esfuerzos para la implementación de las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE), emitidas en el año 2007 por la Contraloría General de la República, sin embargo, fue enfático en indicar en que actualmente no existen mecanismos que aseguren la continuidad de los servicios en el caso de que se produzca una falla de los sistemas de información.

Por otra parte, la institución carece de políticas que regulen la producción de documentos en soporte electrónico y lineamientos sobre los respaldos de la información producida en este soporte, así como un programa de migración de los documentos en soporte electrónico que produce la entidad. Además, la organización no posee repositorios digitales.

III. CONCLUSIONES

1. La Contraloría General de la República elaboró el informe N° DFOE-SM-IF-10-2009, en el cual evidenció deficiencias en la gestión de los expedientes de bienes inmuebles; razón por la cual, la Municipalidad de Garabito destinó gran cantidad de recursos materiales y humanos para la adecuada gestión de dicha serie documental.

Esta situación ha provocado que la unidad del Archivo Central no cumpla con las funciones estipuladas en la legislación archivística vigente, lo cual se evidencia a través de: la saturación de documentos en los archivos de gestión, la escasa normalización de las prácticas archivísticas institucionales, la carencia de instrumentos de valoración documental y las malas condiciones de almacenamiento de los documentos en las bodegas del antiguo local del Archivo Central y la pequeña bodega contiguo al comedor institucional.

Todas estas situaciones impiden asegurar la transparencia de la gestión municipal, así como la eficiencia, la eficacia y la rendición de cuentas de la administración. Asimismo, reflejan una deficiente gestión de los documentos que puede incidir en la pérdida del patrimonio documental de la entidad.

2. El ayuntamiento carece de sistemas de clasificación y métodos de ordenación normalizados, por lo que los funcionarios organizan la documentación siguiendo sus criterios personalizados. Esta situación atenta contra la recuperación de la información de forma eficiente y eficaz.

3. La Municipalidad de Garabito utiliza la norma ISAD-G para la elaboración de inventarios. Además, los datos de las listas de remisión se compilan en una hoja de cálculo para facilitar la localización de los documentos; sin embargo, dichas listas no se realizan de forma generalizada en la institución, de manera que existen documentos resguardados en el Archivo Central que


carecen de descripción. Además, el municipio posee un sistema informático para la descripción de los expedientes de bienes inmuebles.

4. Existe un reglamento del Archivo Central que hace referencia a las prácticas archivísticas institucionales, sin embargo contiene imprecisiones conceptuales y una redacción confusa que puede entorpecer el desarrollo de las funciones archivísticas de la organización.

5. A nivel institucional se conoce la normativa vigente en materia archivística y las responsabilidades de los funcionarios sobre los documentos. Sin embargo, en la institución se desconocen las directrices de la Junta Administrativa del Archivo Nacional en materia de gestión de documentos producidos en medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº de 28 de marzo de 2008; normalización del tipo documental actas municipales, publicada en la Gaceta N° 5 de 8 de enero de 2015 y normalización del tipo documental carta, publicada en La Gaceta N° 247 del 21 de diciembre de 2015; por lo tanto, ninguna de estas directrices se aplica en la Municipalidad de Garabito.

Además no existen políticas institucionales que orienten a los funcionarios sobre la adecuada gestión de los documentos en las unidades productoras, por lo que no existe una gestión documental normalizada; de manera que no es posible asegurar la transparencia, la eficiencia ni la eficacia de la gestión administrativa de la organización.

6. El gobierno local cuenta con controles de préstamo de la documentación, sin embargo, estos no se encuentran formalmente aprobados. Es importante señalar que el Reglamento del Archivo Central establece que la solicitud de consulta de documentos por personas físicas o jurídicas ajenas a la municipalidad debe realizarse por escrito y debe incluir el objetivo de dicha solicitud, además el usuario debe demostrar que es el interesado en la investigación. Esta disposición atenta contra los derechos fundamentales establecidos en los artículos 27 y 30 de la Constitución Política; así como el artículo 10 de la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, el artículo 4 de la ley 8220 de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos y el artículo 26 de su reglamento, ya que la información producida por la Municipalidad de Garabito es pública y de interés público. Además, estos requisitos no se encuentran visibles para los usuarios en el Archivo Central.

7. A pesar de que el Reglamento del Archivo Central de la Municipalidad de Garabito incluye la obligatoriedad de la utilización de listas de remisión, así como la presencia de un funcionario de la oficina productora durante la transferencia y el cotejo de los documentos transferidos; en el municipio se realizan traslados de documentos al Archivo Central y otras bodegas sin seguir el procedimiento establecido. Además, no existe un calendario de transferencias en la organización, lo que provoca saturación documental en los archivos de gestión.


8. Se determinó que la institución cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, sin embargo, no ha presentado trámites de tablas de plazos de conservación de documentos ni valoraciones parciales para que sean conocidas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

9. Las condiciones de conservación del acervo documental de la Municipalidad de Garabito varían en función del depósito en que éste es almacenado, debido a las realidades infraestructurales dispares de cada una de las bodegas. De manera que los expedientes de bienes inmuebles que se mantienen en el Archivo Central se encuentran en buen estado mientras que una parte de los documentos que se mantienen en la bodega junto al plantel municipal se han vistos afectados por los daños que presenta el inmueble y la acción de las condiciones medioambientales y las plagas, incumpliendo los artículos N°33 y N°35 de la Ley Sistema Nacional de Archivos y el artículo N° 131 de su Reglamento.

10. Aunque la Municipalidad de Garabito ha invertido en mobiliario para la conservación de sus documentos, este se encuentra subutilizado. Esto se evidencia porque una parte de sus documentos se mantienen en el suelo de una de las bodegas, cuando existe espacio en la estantería del depósito del Archivo Central y en el contenedor equipado como depósito documental. Además, no existe mobiliario adecuado para la conservación de los planos, por lo que se custodian doblados en cajas de archivo y en rollos tanto en la estantería como en el suelo de una de las bodegas; todas estas prácticas favorecen el deterioro del fondo documental del municipio.

Al mismo tiempo, el gobierno local carece de equipos que permitan monitorear las condiciones de humedad y temperatura del depósito del Archivo Central, por lo que no se realiza un control efectivo de dichas condiciones y se expone al acervo documental al deterioro por la acción de estos agentes.

Por otra parte, no existen planes de emergencia que permitan la continuidad de los servicios institucionales en caso de que se produzca un desastre y aseguren la integridad del patrimonio documental y el personal ante un evento de esta categoría.

11. A pesar de que el Archivo Central cuenta con dos personas responsables de realizar las labores propias del área, actualmente la Municipalidad de Garabito destina este personal para la gestión de los expedientes de bienes inmuebles, de manera que se descuidan todas las funciones que el Encargado del Archivo Central debe atender y que se encuentran contempladas en el artículo 42 de la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.


12. El municipio carece de sistemas de información automatizados que agilicen el préstamo y acceso a los documentos. Además, se desconoce la normativa vigente sobre la producción de documentos en soporte electrónico.

Cabe mencionar que existen otros sistemas informáticos en la organización, estos se utilizan en las áreas financiera, administrativa y tributaria del municipio, debe resaltarse que no existen procesos manuales que aseguren la continuidad de los servicios en caso de un fallo de dichos sistemas.

Por otra parte, la Municipalidad de Garabito produce documentos en soporte electrónico, principalmente en el Área Financiero Contable y la Alcaldía, sin embargo, no existen sistemas de gestión que aseguren la adecuada recuperación y conservación de los documentos producidos en este soporte. Por otra parte, la encargada de Archivo Central no fue clara en el detalle de qué series documentales se producían en dicho soporte.

IV. DISPOSICIONES DE ACATAMIENTO OBLIGATORIO

La Municipalidad de Garabito deberá hacer nuevos esfuerzos para procurar una mejora del funcionamiento del sistema archivístico institucional, a través del cumplimiento de las siguientes disposiciones:

1. El municipio debe cumplir con lo estipulado en la Ley General de Control Interno No. 8292, específicamente los artículos 10 y 16:

“Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido


para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico”.

Al respecto, es necesario que el Archivo Central cuente con sistemas de información que permitan el control sobre los documentos y faciliten la gestión documental de la institución. Igualmente, es indispensable que la administración garantice los recursos humanos y materiales necesarios para que tanto el Archivo Central como los archivos de gestión, desempeñen sus funciones correctamente. Además, debe garantizar que los sistemas informáticos cumplan con la Ley No. 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su reglamento Nº33010 publicado en la Gaceta No. 77 de 21 de abril de 2006; así como con la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, publicada en La Gaceta No. 61 del 28 de marzo de 2008, y su Fe de Erratas en la Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008. De igual forma, debe contemplar las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información. (N-2-2007-CO-DFOE).

El jerarca y los titulares subordinados correspondientes deben apoyar la gestión del Archivo Central, con el objetivo de subsanar las deficiencias presentadas tanto en el antiguo del Archivo Central como en la pequeña bodega contiguo al comedor institucional. Además, deberán implementarse los controles necesarios a fin de evitar que se prolongue la práctica de trasladar documentos sin seguir los lineamientos contemplados en el marco legal vigente.

2. Los jerarcas de la entidad deben mantener la plaza de Encargado del Archivo Central, esto con el fin de que la entidad cumpla con lo establecido en el artículo N° 43 de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos:

Artículo 43. - “Cada archivo central tendrá dentro de su personal, cuando menos un técnico profesional en archivística y a los técnicos necesarios de la misma especialidad.”

3. Con respecto a los archivos de gestión y central se debe tener presente que los artículos 39 y 41 de la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos manifiestan:

“Artículo 39.- Son archivos administrativos públicos, los archivos de gestión y los archivos centrales. Los de gestión son los archivos de las divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes a que se refiere el artículo 2o. de la presente ley, encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir,


seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad, que forme una prearchivalía y que deba mantenerse técnicamente organizada. Los archivos centrales son unidades que igualmente cumplirán las funciones antes descritas, en la archivalía que organicen, en la que centralizarán la documentación de todo el ente.”

“Artículo 41.- Todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos, lo que deberá hacer, salvo normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su reglamento y las normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y de la Dirección General del Archivo Nacional.”

Por lo tanto, el municipio deberá buscar el personal idóneo para que se encargue de la adecuada gestión del archivo especializado de Bienes Inmuebles, con la finalidad de que la encargada del Archivo Central de la municipalidad pueda administrar a cabalidad el Archivo Central y conformar un sistema archivístico institucional.

4. En relación con las funciones del Archivo Central, es importante que el funcionario encargado de la unidad atienda lo estipulado en el artículo 42 la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, que indica:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.f) Los archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.


l) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.”

La encargada del Archivo Central deberá asumir todas las funciones descritas anteriormente, de manera que le corresponderá diseñar e implementar un plan de trabajo anual que incluya estas disposiciones, con la finalidad de mejorar la situación archivística institucional en aras de la eficiencia y la eficacia de la administrativa. Por lo tanto, la encargada del Archivo Central no deberá continuar como responsable de la gestión de los expedientes de bienes inmuebles, ya que esta tarea le impide atender apropiadamente las obligaciones que le son conferidas en la legislación archivística vigente.

En cuanto a los documentos ubicados en la pequeña bodega junto al comedor institucional, el Archivo Central en coordinación con las oficinas productoras deberá inventariarlos y reubicarlos en un área que posea el mobiliario y las condiciones medioambientales adecuadas para la preservación del fondo documental.

Sobre el acervo documental que se custodia fuera de la estantería de las antiguas instalaciones del Archivo Central, deberá brindársele el tratamiento archivístico. Asimismo, se deben tomar las medidas de conservación pertinentes para mitigar el daño causado por las filtraciones de agua en el depósito.

5. En cuanto a la conservación y preservación de los documentos, tanto el Archivo Central como en las otras bodegas utilizadas para conservar los documentos y en los archivos de gestión, deberá cumplirse con las disposiciones establecidas en los artículos Nº 69, 70 y 71 del Reglamento de la Ley Nº 7202:

“Artículo 69 – Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.

Artículo 70 – La preservación es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.

Artículo 71 – La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales del Sistema deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos y sus locales:

a. Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización.b. Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.


h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC.i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.l. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.m. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.ñ. La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante.o. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.p. Debe velarse porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.”

Se debe centralizar y reubicar todo el acervo documental que se mantiene en la bodega junto al comedor institucional, así como los documentos que se conservan en el antiguo local del Archivo Central y que se vieron afectados por agua. Asimismo, todos estos documentos deben colocarse en un área que ofrezca las condiciones medioambientales y de seguridad necesarias para la adecuada conservación y preservación del fondo documental.

Debe dotarse del área suficiente para centralizar todo el acervo documental de la Municipalidad de Garabito, es indispensable que el local destinado al Archivo Central cuente con sistemas de detección y combate de incendios con el fin de reducir las repercusiones de este tipo de siniestros.

El depósito además debe ofrecer condiciones ambientales óptimas que garanticen la buena conservación de los documentos, sin importar su clase, vigencia o soporte.

Además, los planos resguardados en las diferentes bodegas del Archivo Central deberán ser ordenados, descritos y trasladados a contenedores adecuados.

6. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), deberá seguir cumpliendo con las siguientes funciones, según el artículo 33 de la Ley 7202.

Artículo 33 “ Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.


b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.” (El subrayado no es del original)

Además, debe acatarse lo dictado en el artículo Nº 35 de la supracitada Ley:Artículo 35. - “Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2° de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del Director General del Archivo Nacional.”

Así como, lo estipulado en los artículos N° 131 y 139 de su reglamento:

Artículo 131: “Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos:a) La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.b) Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinara cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural”.

Artículo 139 “Los comités institucionales podrán integrar miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, en calidad de observadores”

Igualmente, se le recuerda que el artículo 36 de la Ley 7202 especifica lo siguiente:

Artículo 36: “Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor”.

Se le recuerda a la Municipalidad de Garabito que existen varias declaratorias generales de valor científico cultural contempladas en las resoluciones las resoluciones CNSED-01-2014, CNSED-02-2014 y CNSED-03-2014 publicadas en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015, así como en la resolución CNSED-01-2015, la Gaceta Nº 242 de 14 de diciembre de 2015 y la resolución CNSED-01-2016, publicada en la Gaceta Nº 154 de 11 de agosto de 2016.

Se deben elaborar a la mayor brevedad las tablas de plazos de conservación de documentos de las diferentes oficinas de la institución y se recomienda seguir los lineamientos del instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales, así como las resoluciones emanadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos


(CNSED) disponibles en la página web del Archivo Nacional, en: http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=195:valoracion-documental&catid=54:rectoria-sistema-nacional-de-archivos&Itemid=85.

Además, deberá continuarse con los trámites de valoración parcial para aquellas series que han cumplido su vigencia administrativa y legal, hasta que se cuente con tablas de plazos de conservación de documentos aprobadas por el Comité Institucional de Eliminación y Selección de Documentos (CISED) y conocidas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED).

El Concejo Municipal de Garabito debe solicitar inmediatamente una investigación interna para determinar él o los responsables por la eliminación pasiva de documentos y la negligencia sobre el cumplimiento de la normativa vigente en materia archivística, situación descrita en el apartado 4 del presente informe, y comunicar a la Dirección General del Archivo Nacional los resultados de la pesquisa en un plazo no mayor a 2 meses.

Asimismo, la Municipalidad deberá iniciar con el proceso de transferencia de aquellos documentos que hayan sido generados hace más de 20 años y cuenten con una declaratoria de valor científico cultural, para esto deben utilizar el decreto N° 38961-C que contiene la guía de trámites y requisitos de los servicios que brinda la Dirección General del Archivo Nacional, publicada en el Alcance 43 de la Gaceta de 11 de junio de 2015.

7. Sobre la producción de documentos electrónicos, se recuerda a la institución que debe cumplir con lo estipulado en la Ley Nº 8454 “Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos”, y la “Política de formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente”, emitida por la Dirección de Certificados de Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicado en el alcance 92 de La Gaceta No. 95 de 20 de mayo de 2013; así como la Directriz “Masificación de la implementación y el uso de la forma digital en el Sector Público costarricense”, publicada en la Gaceta No. 79 de 25 de abril de 2014. 8. La Municipalidad de Garabito debe implementar lo estipulado en la Directriz general para la normalización del tipo documental actas municipales, publicada en La Gaceta No. 05 de 08 de enero 2015, así como la Directriz para la elaboración del tipo documental "Carta", publicada en La Gaceta N° 247 del 21 de diciembre de 2015.

Estos documentos están disponibles en la página web del Archivo Nacional: www.archivonacional.go.cr .

http://www.archivonacional.go.cr/

http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=195:valoracion-documental&catid=54:rectoria-sistema-nacional-de-archivos&Itemid=85




V. RECOMENDACIONES TÉCNICAS

1. En cuanto al proceso de descripción documental se recomienda que siga con la utilización de la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G, en el Archivo Central.

2. En relación con la distribución del espacio físico dentro del local, se recomienda que el depósito se encuentre expresamente separado del resto del lugar por una puerta, cuya entrada debe ser restringida. No es conveniente colocar el área administrativa del Archivo Central dentro del depósito, ya que puede significar un riesgo para la seguridad del patrimonio documental de la institución y del personal5.

3. Sobre los planos, éstos deben centralizarse y colocarse en muebles que permitan su adecuada preservación, este mobiliario deberá ubicarse en un área con acceso restringido. Además, es importante que se elabore un inventario de éstos para facilitar su localización y funja como instrumento de control sobre la documentación.

4. En caso de que se detecte alguna necesidad de capacitación para la encargada del Archivo Central, la Dirección General del Archivo Nacional pone a su disposición el programa de capacitación externa. Puede contactarse a la señora Rocío Rivera Torrealba, encargada de gestión del desarrollo, al teléfono 228131400 en la extensión 226 o en el correo electrónico capacitació[email protected] . Asimismo, se les recuerda que la institución cuenta con una biblioteca especializada en Archivística que se encuentra al servicio del público de lunes a viernes de 8 de la mañana a 3 y 45 de la tarde.

5. Deben realizarse los ajustes necesarios al Reglamento del Archivo Central a fin de que promueva el acceso y utilización de la información por parte de los ciudadanos, de manera que debe evitarse la exigencia de requisitos que atenten contra los derechos fundamentales contemplados en la Constitución Política, así como el marco legal vigente.

6. Es importante, comunicar el resultado de esta inspección a los siguientes funcionarios de la Municipalidad de Garabito: señor Rafael Tobías Monge Monge, Presidente del Concejo Municipal; al señor Tobías Murillo Rodríguez; Alcalde de Garabito; señora Jovita Vargas Garro, Encargada del Archivo Central, señor Mario Ríos Abarca, Auditor Interno.

Finalmente, se comunica que el Departamento Servicios Archivísticos Externos continuará verificando el cumplimiento de las recomendaciones realizadas la

5 Tomado de: Godínez Mora, Guiselle. “Archiveconomía”. Revista del Archivo Nacional. San José, enero a diciembre de 1991,pp 31-56.

mailto:capacitaci%C3%[email protected]


Municipalidad de Garabito, a partir del sexto mes de la fecha de emisión de este informe.

DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

Luis Carlo Rojas MoraProfesional asignado


ANEXOS

1. Fotografías de las distintas áreas donde se almacenan documentos en la Municipalidad de Garabito

Fotografía 1Local del Archivo Central de la Municipalidad de Garabito

Fotografía 2A la izquierda, comedor de los funcionarios de la Municipalidad de Garabito, a la derecha se observa el local del

Archivo Central


Fotografía 3Panorámica del local del Archivo Central

Fotografía 4Vista de la estantería del local del Archivo Central de la Municipalidad de Garabito


Fotografía 5Documentos en cajas comerciales y cajas de archivo colocados debajo de una mesa en el local del Archivo Central

Fotografía 6A la izquierda, antiguo local del Archivo Central que actualmente se utiliza como depósito documental. A la derecha

puede observarse la bodega de materiales del Plantel Municipal.


Fotografía 7Panorámica del antiguo local del Archivo Central, a la izquierda de la fotografía se observan los documentos que

fueron afectados por la entrada de agua a la bodega.

Fotografía 8Área del techo por la que ingresó el agua a la bodega del antiguo local del Archivo Central., nótese las marcas de

humedad en el cielorraso en la fotografía de la izquierda y las señales de comején en la imagen de la derecha.


Fotografía 9Documentos afectados por el agua en el antiguo local del Archivo Central

Fotografía 10Detalle del deterioro de los documentos en al antiguo local del Archivo Central


Fotografía 11Detalle del deterioro de los documentos en al antiguo local del Archivo Central

Fotografía 12Planos ubicados fuera de contenedores adecuados en el suelo del depósito y en la estantería del antiguo local del

Archivo Central


Fotografía 13Material no archivístico colocado en el suelo del antiguo local del Archivo Central

Fotografía 14Crustáceos observados el suelo del antiguo local del Archivo Central


Fotografía 15Colocación de los documentos en la estantería del antiguo local del Archivo Central

Fotografía 16Tablero eléctrico con cables expuestos en el antiguo local del Archivo Central


Fotografía 17Bolsas con alimentos y veneno para roedores colocadas en la estantería del antiguo local del Archivo Central

Fotografía 18Restos orgánicos ubicados en la estantería del antiguo local del Archivo Central, nótese además la gran cantidad de

polvo sobre las bandejas y los documentos


Fotografía 19Contenedor equipado como depósito documental ubicado junto a la bodega del plantel municipal de Garabito

Fotografía 20Interior del contenedor equipado como depósito documental


Fotografía 21Interior del contenedor equipado como depósito documental


Fotografía 22Excretas de animales al interior del contenedor equipado como depósito documental

Fotografía 23Bodega con documentos del despacho de la Vice Alcaldía, Unidad Técnica de Gestión Vial y Departamento Legal, esta

bodega se encuentra contiguo al comedor institucional


Fotografía 24Interior de la bodega de documentos junto al comedor institucional

Fotografía 25Documentos en bolsas plásticas ubicados en el interior de la bodega de documentos junto al comedor institucional

Fotografía 26Documentos en cartapacios tipo AMPO colocados en la bodega contiguo al comedor institucional.


Fotografía 27Acumulación de documentos en los archivos de gestión y colocación de planos doblados en cajas

Fotografía 28Acumulación de documentos en los archivos de gestión


2. Organigrama de la Municipalidad de Garabito


3. Informe DFOE-SM-IF-10-2009. Informe sobre el control del desarrollo urbano y el otorgamiento de permisos de construcción por parte de la Municipalidad de Garabito


4. Impresión de pantalla del Sistema Decsa, para la descripción de expedientes de bienes inmuebles


5. Lista de remisión de documentos al Archivo Central


6. Reglamento del Archivo Central de la Municipalidad de Garabito


7. Control de préstamo de expedientes utilizado en el la Municipalidad de Garabito.

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