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DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL

EMPRESA PÚBLICA TAME LÍNEA AÉREA DEL ECUADOR “TAME EP”

INFORME

Examen Especial al Proceso de Selección, Contratación y Evaluación para la Provisión de Servicios Técnicos Especializados y Material Aeronáutico mediante órdenes de reparaciones, compras y contratos solicitados por la Gerencia de Mantenimiento, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 30 de junio de 2010

INFORME 02-EY-1ñ-11

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EXAMEN ESPECIAL Al Proceso de Selección, Contratación y Evaluación para la Provisión de Servicios Técnicos Especializados y Material Aeronáutico mediante órdenes de reparaciones, compras y contratos solicitados por la Gerencia de Mantenimiento, de la Empresa Pública TAME Línea Aérea del Ecuador “TAME EP”. Por el periodo comprendido entre el 1 de enero del 2009 al 30 de junio del 2010.

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL

Quito – Ecuador

EMPRESA PÚBLICA TAME LÍNEA AÉREA DEL ECUADOR

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SIGLAS Y ABREVIATURAS

ALG Siglas de Empresa Asesora Advanced Logistics Group

A.P.U Unidad de potencia auxiliar utilizada en la aeronaves

AOG La aeronave en tierra , un término de la aviación

BIP (Best Industry

Practices)Mejores prácticas de la industria

FEE Couta o cargo adicional al costo

INCOP Instituto Nacional de Compras Públicas

OMN Organizaciones de Mantenimiento no sustancial

OMS Organizaciones de Mantenimiento sustancial

PO Orden de Compra

PPA Proveedor de Partes Aeronáuticos

RO Orden de Reparación

SIGCSMA Sistema Integrado de Gestión de Calidad Seguridad y Medio Ambiente

Software ILSHerramienta utilizada para averiguar en el mercado precios y disponibilidad de

los materiales aeronauticos

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ÍNDICE

Carta de Presentación …………..………………………..…………. 1 Capítulo I

Información Introductoria - Motivo del examen ………………………………..………….……… 2

- Objetivos del examen ………………………………..………….……… 2

- Alcance del examen … ………………………..……...………….…… 2

- Base Legal ………………………………..………….……… 3

- Estructura orgánica ………………………………………………..…. 4

- Objetivo de la entidad …………………………………………………… 4

- Monto de recursos examinados ….……………………………….................. 5

- Servidores relacionados (Anexo 1)……………………………………….….. 5

Capítulo II Resultados del Examen

- Proceso de Selección de Proveedores Extranjeros …………………………. 6 - 13

- Proceso de Evaluación de proveedores ………………………………………. 13 - 17

- Registro de control de calidad y recepción de materiales……………….. 17 - 19

- Materiales enviados a reparar pendientes de regreso………………………… 19 - 21

- Compra de materiales aeronáuticos ............……………..……………………. 21 - 25

- Compras recibidas parcialmente…………………………………………………. 25 - 27

- Material aeronáutico adquirido con prioridad AOG……………………………. 27 - 31

- Materiales utilizados en reparación …………………………………………….. 31 - 33

Anexos

1 Servidores relacionados con el examen……………………………………. 34

2 Cronograma de aplicación de recomendaciones...………………………… 35 – 42

CONTENIDO PAG. No.

1

Ref: Informe aprobado el 09 de agosto de 2012

Oficio DAI 19813 Quito D.M., Señores GERENTE GENERAL Y MIEMBROS DEL DIRECTORIO Tame Línea Aérea del Ecuador EP Presente De mi consideración: Hemos efectuado el examen especial Al Proceso de Selección, Contratación y Evaluación para la Provisión de Servicios Técnicos Especializados y Material Aeronáutico mediante órdenes de reparación, compras y contratos solicitados por la Gerencia de Mantenimiento, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 30 de junio de 2010. Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza de la acción de control efectuado los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente,

ING. ROBERTA ESTUPIÑÁN RIVAS Director de Auditoría General

2

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial realizado a Tame Línea Aérea del Ecuador de conformidad al Plan

Anual de Control para el año 2010 de la Dirección de Auditoría General, a la orden de

trabajo 06-EY-1ñ-10 de 22 de septiembre de 2010, suscrita por el Director de Auditoría

General de Tame; y autorizada por el Subcontralor General del Estado, Encargado

constante en oficio DCAI-14025 de 4 de agosto de 2010.

Objetivos del examen

- Determinar si se ha efectuado un proceso adecuado de selección y evaluación de

proveedores, en cumplimiento de las disposiciones legales y criterio definidos por la

empresa.

- Determinar que los pagos realizados a los diferentes proveedores, sean pertinentes

con la operación de Tame Línea Aérea del Ecuador, y hayan sido registrados

correctamente.

- Determinar si las compras o reparación del material aeronáutico, fueron realizadas

por los proveedores a los que se les realizó el pago; y si los costos de los materiales

son razonables con los del mercado.

Alcance del examen

Se examinó el Proceso de Selección, Contratación y Evaluación para la Provisión de

Servicios Técnicos Especializados y Material Aeronáutico mediante órdenes de

reparación, compras y contratos solicitados por la Gerencia de Mantenimiento por el

período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 30 de junio de 2010, en el que se

consideró el conjunto de actividades definidas en los manuales, regulaciones, directivas y

procedimientos establecidos por la Autoridad Aeronáutica y la Empresa, para seleccionar

y evaluar a los proveedores extranjeros a quienes se les adquirió materiales aeronáuticos

y se requirió reparaciones a través de órdenes de compra y reparación conforme se

detallan en el monto de recursos examinados.

3

Nuestro examen no incluyó los contratos solicitados por la Gerencia de Mantenimiento

debido a la necesidad de contar en el equipo auditor de un técnico en aeronáutica que

con independencia y experiencia en el tipo de las aeronaves que utiliza la empresa,

pueda evaluar los aspectos técnicos relacionados con los servicios contratados. En

consecuencia se realizará un examen especial que será incluido en el próximo Plan

Anual de control.

Base Legal

Tame Línea Aérea del Ecuador inició sus actividades el 18 de junio de 1964 como un

Departamento de la Fuerza Aérea Ecuatoriana, conforme lo dispuesto en el Decreto

Supremo 1020, publicado en el Registro Oficial 272 de esa fecha.

Mediante Ley 104, promulgada en el Registro Oficial 506 de 23 de agosto de 1990, fue

transformada en entidad adscrita a la Fuerza Aérea Ecuatoriana con personería jurídica,

patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, bajo la denominación de

Empresa Estatal de Aviación Transportes Aéreos Militares Ecuatorianos (TAME).

Mediante Ley 133 Reformatoria a la Ley Constitutiva de la Empresa Estatal de Aviación

Transportes Aéreos Militares Ecuatorianos, publicada en el Registro Oficial 1002 de 2 de

agosto de 1996, cambió su razón social a Tame Línea Aérea del Ecuador.

Mediante Decreto Ejecutivo 740 de 21 de abril de 2011, publicado en el Suplemento del

Registro Oficial 442 de 6 de mayo de 2011, se adecuó la naturaleza jurídica de la

Compañía Estatal Tame Línea Aérea del Ecuador, como Empresa Pública, por lo tanto, a

partir de la expedición del presente decreto ejecutivo, Transporte Aéreos Militares

Ecuatorianos, TAME, se denominará: Empresa Pública TAME Línea Aérea del Ecuador

“TAME EP”, que será una persona jurídica de derecho público, con patrimonio propio,

dotada de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa, operativa y

de gestión, bajo el control del sector de la Defensa, acorde con los objetivos establecidos

en el Sistema Nacional de Planificación: las orientaciones determinadas por el Comité de

Industria de la Defensa; y, las disposiciones de la Ley Orgánica de Empresas Pública.

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Estructura orgánica

El Manual Orgánico Estructural de Tame Línea Aérea del Ecuador aprobado por el

Presidente Ejecutivo el 20 de noviembre de 2008, establece los siguientes niveles

organizacionales:

Nivel Directivo Directorio

Nivel Ejecutivo Presidencia Ejecutiva Vicepresidencia Ejecutiva Nivel Asesor Dirección Jurídica Dirección de Auditoría General Dirección de Planificación Dirección de Planificación de Flota Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas

Dirección del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente

Nivel de Apoyo Gerencia de Finanzas Gerencia de Tecnologías de la Información Gerencia Comercial Gerencia de Operaciones Gerencia de Mantenimiento Gerencia de Logística Gerencia de Recursos Humanos

Objetivos de la entidad

El Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente;

aprobado por el Presidente Ejecutivo en febrero del 2005, actualizado hasta abril del

2010, en el capítulo 3, numeral 3.1.2 define el siguiente objetivo institucional:

“Proporcionar transporte aéreo – comercial nacional e internacional, con aviones modernos, garantizando a sus clientes altos estándares de calidad, eficiencia y seguridad”.

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Monto de recursos examinados

El monto de los recursos analizados en el proceso de selección, contratación y evaluación

para la provisión de servicios técnicos especializados y materiales aeronáuticos mediante

órdenes de reparación y compras, se estableció en 1.952.836,47 USD, conforme el

siguiente cuadro:

COMPAÑIAS ANALIZADAS TOTAL COMPANIAS ANALIZADAS TOTAL TOTAL

GLOBAL SOLUTIONS GROUP, INC. 675.582,80 HEICO COMPONENT REPAIR GROUP 81.500,00 757.082,80

HONEYWELL CRC 171.046,00 ACCEL AVIATION 55.000,00 226.046,00

MATTIS AEROSPACE, INC 339.632,67 HAMILTON SUNDSTRAND SAN DIEGO 554.000,00 893.632,67

SOLAIR GROUP 14.275,00 HONEYWELL PHOENIX AZ 52.000,00 66.275,00

THALES AVIONICS INC. 9.800,00 9.800,00

TOTALES 1.200.536,47 TOTALES 752.300,00 1.952.836,47

.

Servidores relacionados

Anexo 1.

6

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Proceso de Selección de Proveedores Extranjeros

La Gerencia de Logística, basada en la experiencia o prácticas de la industria, mantenía

una guía denominada: “INSTRUCCIONES PARA LA CALIFICACION DE LAS

EMPRESAS EXTRANJERAS”, en el cual se describe la documentación y requisitos que

debe cumplir un proveedor para ser seleccionado y calificado.

Con oficio 029-EY-1ñ-11 del 4 de febrero de 2011, la Dirección de Auditoria solicito a la

Gerencia de Logística entre otra información, las carpetas con la documentación de

sustento de la selección y calificación de los proveedores de exterior, las cuales fueron

remitidas por esta Gerencia, con oficio EY-i1-008-2011 de 21 de febrero de 2011, a la

Dirección de Auditoría, sobre la base de la información proporcionada se determinó lo

siguiente:

No disponían de la documentación de todos los proveedores a los que se les adquirió

dentro del periodo de alcance.

Del 90,25% del total de las carpetas de proveedores extranjeros calificados por la

Gerencia de Logística, se observó que el 20,77% cumplió con los requisitos y el

79,23% de los proveedores no dispone el total de la documentación establecida. En el

caso de las empresas reparadoras, del 91,48% del total de proveedores, se estableció

que el 22,25% cumple con los requisitos establecidos, no así el 77,75%.

El Procedimiento de Adquisiciones Aeronáuticas PR.LG.002, en el numeral 8

“Descripción del Proceso” establece que se utiliza como herramienta para la selección

de proveedores el software ILS, el mismo que permite consultar qué proveedores

disponen de la parte o repuesto que se requiere y el precio que ofertan; sin embargo,

se determinó que esta herramienta no está disponible para la selección de los

proveedores, pues las cotizaciones se realizan entre las empresas que la Gerencia de

Logística calificó basada en su criterio y experiencia.

7

El Procedimiento de Adquisiciones Aeronáuticas PR.LG.002, en el numeral 6,

menciona al Manual General del Logística como documentos de referencia para el

proceso, el mismo que no estaba aprobado por la autoridad competente.

En la consulta de proveedores del sistema informático integrado de Gestión

(SIGETAME), se determinó que de la lista de 28 proveedores calificados remitidos por

la Gerencia de Logística, 23 no registraban información en el campo de calificación, la

compañía AIRBUS NORTH AMERICA CUSTOMER SERVICE INC., constaba con

calificación y cuatro empresas: CIA AVEO, PRATT&WHITNEY, SNECMA AMERICA

Y CIA. MATTIS, no constaron registradas como proveedores en el sistema.

Con oficio EY-i-09-102 de 28 de enero de 2009, el Gerente de Logística informó a la

Dirección de Auditoría General que:

“…dispone del Manual de Aseguramiento de la Calidad en el que consta disposiciones para la calificación de los proveedores técnico de las diferentes áreas de la empresa, sugiriendo que la calificación de proveedores vigente sea eliminado como procedimiento de la Gerencia de Logística y se establezcan las políticas con los requisitos necesarios para calificar a los proveedores del exterior, el mismo que debería depender del SIGCSMA. Mencionando además que una vez que se hayan calificado los proveedores se debería coordinar con la Gerencia de Informática para que se realice el registro respectivo en el sistema y que deberían ejecutarse estos ajustes previo a la actualización del Manual General de Logística…”.

Mediante oficio EY-i-09-37 del 7 de abril del 2009, el Gerente de Logística informó al

Director del SIGCSMA que:

“…el procedimiento de selección, auditoria y evaluación de proveedores dejó de formar parte del proceso de la Gerencia de Logística y que el mismo pasó a ser manejado por el Aseguramiento de la Calidad…”.

La Dirección del SIGCSMA elaboró el procedimiento PR.SG.005 “PROCEDIMIENTO DE

EVALUACION Y CALIFICACION DE PROVEEDORES” de fecha 15 de abril de 2010, el

mismo que no se implementó.

Sobre lo comentado, la empresa Consultora Advance Logistics Group (ALG) en el Informe

de Diagnóstico y Revisión Estratégica emitido el 10 de marzo 2009, identificó entre otros

aspectos los siguientes observaciones:

8

Página 114 Gerencia de Logística

Problemática Posibles soluciones/acciones a acometer

- Las compras de material aeronáutico siguen un proceso inusual y un poco complicado…

- Bajo responsabilidad de Logística, alarga el proceso y aleja la gestión de las compras de la sensibilidad del usuario (Mantenimiento da cuenta de un presupuesto que no gestiona ella)…

- Falta banco de proveedores y proceso definitivo de evaluación de proveedores (si bien, este último está pasando a Mantenimiento, Aseguramiento de la Calidad)…

- No se hacen previsiones u otros acuerdos marcos fuera del pool (alta incidencia de compras spots)

1. Evaluación de una reorganización del área técnica. Unificación/aproximación entre mantenimiento-operaciones-logística. (Ídem acción 6 de Gerencia de Mantenimiento) 2. Desarrollo del proceso definitivo de evaluación de proveedores y formación/actualización de banco de datos (en colaboración con Mantenimiento) 3. Desarrollo de la gestión de compras por indicadores

Página 101 I. Mantenimiento: El área técnica de TAME opera de manera adecuada, si bien todavía presenta aspectos mejorables:

Aspectos mejorables

Gestión del Material

Gestión de compras no standard

Cada compra es diferente, no hay expedientes abiertos

Página 110 Gerencia de Mantenimiento

Problemática Posibles soluciones/acciones a acometer

- El proceso de logística (compras) fuera del departamento de Mantenimiento, lo hace más complicada la gestión del mismo

- Desconocimiento de mejores prácticas en la industria

6. Evaluar una reorganización del área técnica (unificación o aproximación entre mantenimiento-operaciones-logística) 7. Participación en conferencias de operadores…

Plan de Negocios 7 de julio de 2009, página 73 Área técnica – propuesta de mejora e indicadores de cumplimiento

Organización: - Mantenimiento debe gestionar las compras de material

aeronáutico… Subcontratación del mantenimiento: - Buscar nuevas oportunidades en el mercado de MROs Gestión de material - Negociar expedientes abiertos (por un monto global

anual) de compra y/o reparación de material Comunicación interna (entre Gerencias y/o Departamentos): - Implantación de un sistema integrado en la compañía Comunicación externa (con otros operadores): - Asistir de forma regular a conferencias o reuniones de

operadores - Buscar sinergias con otros operadores de la misma flota

Índices inmediatos - Descuento conseguido en la

compra de elementos caso de contratar un expediente abierto

- Plazo medio para la compra

de un rotable - Mantenimiento controla sus

propias compras y subcontra-taciones (Sí/No)

Índices indirectos - Costes directos de

mantenimiento

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Lo expuesto revela que la empresa no cuenta con una normativa vigente que permita

tener un banco de proveedores debidamente calificados, a nivel de fabricantes o

distribuidores autorizados de los repuestos y partes aeronáuticos; sin embargo, de contar

con los productos del diagnóstico de la consultora mencionada.

Mediante oficio EY-i-023 de 16 de febrero de 2011, el Gerente de Logística en respuesta

al oficio del Director General de Auditoría, número 23-EY-1ñ-11 de 26 de enero y 4 de

febrero de 2011 en el que se dio a conocer el resultado de la selección y evaluación de

proveedores, entre otros aspectos, nos informó lo siguiente:

“…La Gerencia de Logística no es la encargada de efectuar la selección de proveedores.-…. sí es la responsable de proveer de todas las partes y repuestos que son requeridas por la Gerencia de Mantenimiento para nuestra flota.-Ha sido una preocupación permanente de esta Gerencia participar en la solución definitiva al problema que genera la falta de un procedimiento claro y efectivo para la calificación de proveedores. El SIGCSMA hizo conocer que en la última auditoría IOSA del mes de octubre de 2010, también se refleja la ausencia de un sistema para el seguimiento a los diversos proveedores, por lo que ha sido una prioridad de todas las áreas involucradas solucionar este problema, para la cual se han realizado tres reuniones,…en el que se presentó el borrador del procedimiento propuesto por el SIGCSMA, estableciéndose el plazo hasta el jueves 3 de marzo del 2011, para que las Gerencias de Mantenimiento, Operaciones y Logística, presenten los instructivos particulares para la Calificación y Evaluación de Proveedores.-…debido a la presencia de diversos actores y la imposibilidad de llegar a contar con un proceso integral y claro, la Gerencia de Logística ha debido adoptar medidas paliativas que permitan un grado de seguridad, claridad y confianza en las adquisiciones aeronáuticas.-,…se dispuso mediante Memo…actualice la lista de proveedores extranjeros, se clasifiquen por categorías y se respalde la calificación de cada empresa y se pida lista de capacidades.-…diversificar las contrataciones… entre varias empresas… Esto explica la razón por que empresas como AVIOTRADE, GLOBAL SOLUTION dejaron de ser proveedores regulares, toda vez que se detectó un volumen considerable de negocios con pocas empresas.-…se creó una lista de requisitos que por experiencia consideramos necesarios para calificar un proveedor y que están acordes con las prácticas de la industria.-La Gerencia de Logística ha aprovechado cualquier oportunidad para visitar a las empresas proveedoras para verificar “in situ” la calificación de las mismas.-…con el fin de mejorar el proceso paliativo existente, el suscrito dispone la adopción de varias medidas tendientes a actualizar el procedimiento interno, desarrollar un registro de novedades que permita un seguimiento del cumplimiento de cada proveedor y medidas correctivas…”.

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La Dirección de Auditoría General con Oficio Circular 07-EY-1ñ-11 de 2 de junio de 2011

dio a conocer a los servidores relacionados con el examen los resultados del examen, en

respuesta al contenido de los mismos el Director del SIGCSMA con oficio EY-1h-2011-

064 de 8 de junio de 2011, nos informó entre otros aspectos lo siguiente:

“…2) La responsabilidad de la implementación del procedimiento es parcialmente del SIGCSMA pero en mayor medida de las áreas responsables de la contratación, seguimiento y control, y legalización de facturas.-3) El SIGCSMA es un proceso paralelo de apoyo por lo que no puede intervenir en la contratación, seguimiento, control operativo y de pagos con los proveedores, por que se convertiría inmediatamente en juez y parte en el proceso.-…5) El Procedimiento de Evaluación y Calificación de Proveedores PR.SG.005, es una tarea multidisciplinaria que involucra a varias áreas, es por eso que son necesario cuatro instructivos de acuerdo a cada especialidad:…Calificación de Proveedores de Operaciones…Mantenimiento…Corporativo…Aeronáuticos.-…6) Solamente cuando se completen los cuatro instructivos, recién se podrá poner en marcha el procedimiento PR.SG.005.- 7) El Procedimiento de Evaluación y Calificación de Proveedores PR.SG.005 consensuado por todas las áreas involucradas y debidamente soportada por los instructivos resolvería los aspectos principales del manejo de proveedores como son: Calificación (auditoría), selección, contratación, seguimiento y control, legalización de pagos...” .

Luego de la conferencia final de comunicación de resultados efectuada el 14 de junio de

2011 el Gerente de Mantenimiento envió a la Dirección de Auditoría el oficio

EY-m5-11-121-344 de 17 de junio de 2011, en el que manifiesta que con relación a la

selección de proveedores extranjeros, lo siguiente:

“…Conjuntamente con el señor Director del SIGCSMA y el los señores Gerente de Logística y Mantenimiento, se está trabajando en los instructivos que permitan cumplir con el Procedimiento de calificación de Proveedores de Mantenimiento sustancial, no sustancial, y servicios.- Una vez aprobado este instructivo, se coordinará con las áreas anteriormente citadas la ejecución de las Auditorías técnicas...”.

El Gerente de Logística con comunicación dirigida a la Dirección de Auditoría, el 8 de

junio de 2011, indicó lo siguiente:

“…Nuevamente es necesario aclarar que la Gerencia Logística no es quien debe realizar la selección y evaluación de proveedores, este es un proceso del SIGCSMA conforme la auditoría mismo ha comprobado según los documentos a los que hace referencia… Logística ante la falta de aplicación del procedimiento del SIGCSMA PR SG 005, ha adoptado una serie de medidas paliativas y que en gran medida han permitido mantener un grado de control en los proveedores extranjeros, generando un listado de proveedores por categorías y aperturado un

11

registro con los documentos que fueron posible obtener de cada uno.- El procedimiento está desarrollado por el SIGCSMA y debe implementarse lo antes posible, ya que es el resultado del consenso de las áreas involucradas.- La Gerencia de Logística históricamente no ha gozado de una lista de proveedores calificados… En el período del suscrito, no se recibió ningún listado y por tanto se realizaron los esfuerzos por establecer una lista de empresas proveedoras. Los porcentajes de empresas que cumplen los requisitos según el informe de auditoría es baja, sin embargo, en muchos casos falta el documento de presentación de la empresa o similares que en realidad tienen un peso menor y no afectan en nada a la seguridad de la provisión ya que los documentos más importantes y que permiten establecer su idoneidad (ASA 100, Lista de Capacidades, Certificaciones, etc.) si constan…”

Lo expuesto por las Gerencias de Logística y Mantenimiento, no cambia el criterio de la

Dirección de Auditoría.

Conclusiones

No se ha normado e implementado el procedimiento de selección para proveedores

extranjeros ni consideró las sugerencias de la empresa consultora, efectuándose la

misma bajo los criterios adoptados por los Gerentes de Logística de turno.

En el criterio de selección de los proveedores no han participado áreas relacionadas

como finanzas y mantenimiento.

No se utiliza la herramienta informática para la cotización de los materiales conforme

determina el procedimiento PR.SG.005 “PROCEDIMIENTO DE EVALUACION Y

CALIFICACION DE PROVEEDORES” de la Dirección del SIGCSMA.

La información de los proveedores mantenida en las bases de datos es inconsistente con

las carpetas de los proveedores mantenidas en la Gerencia de Logística.

Los documentos y requisitos que deben cumplir los proveedores del exterior para la

selección y calificación, según el criterio definido por la Gerencia de Logística, no fueron

observados en su totalidad.

12

La empresa no cuenta con una base de datos de proveedores calificados a nivel de

fabricantes y distribuidores autorizados para la provisión de repuestos y partes

aeronáuticos, que permita disponer al mejor costo, calidad, de manera eficiente y

oportuna según la operación de los aviones de Tame Línea Aérea del Ecuador.

Recomendaciones

El Gerente General dispondrá:

A los Gerentes de Logística, Mantenimiento, Finanzas y Director del SIGCSMA:

1. Definan políticas y procedimientos de calificación de proveedores extranjeros, para la

contratación y provisión de bienes y servicios en el exterior y pongan en conocimiento

y aprobación del Gerente General, considerando fundamentalmente aspectos técnico-

económicos.

A los Gerente de Logística, Mantenimiento y Finanzas

2. A base a las políticas y procedimientos aprobados por el Gerente General,

conformen una base de datos con los proveedores elegibles de fabricantes y

distribuidores autorizados, a fin de que las adquisiciones se realicen de forma directa,

evitando la en lo posible intermediación.

Al Gerente de Logística:

3. Actualice y depure la base de datos de proveedores calificados en el Sistema

Informático Integrado de Gestión (SIGETEMA).

4. Conjuntamente con el Gerente de Finanzas realicen un acercamiento con los

proveedores, fabricantes seleccionados y calificados que consta en la Base de Datos,

a fin de optimizar condiciones económicas y de abastecimiento en la provisión de

bienes y servicios requeridos.

13

5. Conjuntamente con los Gerentes de Mantenimiento y Finanzas, genere un plan de

acción para la implementación de las sugerencias emitidas por ALG en la gestión de

provisión de materiales y servicios.

6. Conjuntamente con el Gerente de Tecnologías de la Información, modifiquen el

sistema para que previa a la elaboración de una orden de compra o reparación, se

valide que el proveedor seleccionado conste en la base de datos como proveedor

calificado; caso contrario, no permita continuar con el proceso de compra.

Al Gerente de Mantenimiento

7. Disponga al Jefe de Aseguramiento de la Calidad de Mantenimiento, que a base de

la selección de proveedores realizada por los Gerentes de Logística y Finanzas,

realice la auditoria técnica a fin de evaluar los aspectos técnicos que incidan en la

calidad y seguridad de los bienes y servicios a contratarse en el exterior.

Proceso de evaluación de proveedores

Con respecto al cumplimiento de las condiciones de calidad, oportunidad de envío,

entrega de documentos de trazabilidad y evaluaciones realizadas por el Departamento de

Aseguramiento de la Calidad de la Gerencia de Mantenimiento, a través de auditorías

técnicas, a los proveedores extranjeros en las adquisiciones de partes y repuestos, se

determinó que estas actividades son realizada en forma independiente por la Sección de

Adquisiciones Aeronáuticas de la Gerencia de Logística, Bodega de Abastecimientos y

Aseguramiento de la Calidad de la Gerencia de Mantenimiento, evidenciándose que

estas actividades de evaluación no son coordinada para realizar periódicamente una

evaluación integral del cumplimiento de los proveedores y establecer una calificación

periódica que defina la conveniencia o no de continuar con los servicios prestados por los

mismos.

Las Regulaciones Técnicas de Aviación Civil establecen en la parte 121.373 que:

“…121.373 Análisis y vigilancia continua.-(a) Todo poseedor de certificado debe establecer y mantener un sistema continuo de análisis y vigilancia del desarrollo y efectividad de sus programas de inspección y los programas que

14

cubren otro tipo de mantenimiento, mantenimiento preventivo y alteraciones con el fin de corregir su deficiencia en esos programas, sin considerar si aquellos programas son cumplidos por el poseedor del certificado o por otra persona…”.

Tame Línea Aérea del Ecuador para cumplir con este requisito elaboró el Manual de

Análisis y Vigilancia Continua (CASS) aprobado por la Autoridad Aeronáutica,

mencionando que, entre sus funciones de vigilancia, se incluyen auditorías técnicas

para evaluar a los proveedores de productos y servicios externos que puedan tener

incidencia en la calidad y seguridad del servicio de transporte aéreo. El Programa de

Auditorías del CASS), en la parte pertinente indica:

“…OMS Organizaciones de Mantenimiento Sustancial: las auditorías se realizará previo evento de ejecución de mantenimiento específico para productos en esta categoría.- OMN Organizaciones de Mantenimiento no sustancial: las auditorías se realizarán basados en la prioridad según el listado de proveedores controlados para productos en esta categoría.- PPA Proveedor de Partes Aeronáuticos: las auditorías se realizarán basados en la prioridad según el listado de proveedores controlados para productos en esta categoría…”.

La Dirección de Auditoria, con oficio 025-EY-1ñ-11 de 26 de enero de 2011, solicitó a

la Gerencia de Mantenimiento, información sobre el cumplimiento de este requisito

reglamentario; dando respuesta con oficio EY-m3-2011-0041-104 el 22 de febrero

de 2011, el cual informó lo siguiente:

“Con relación al programa de Auditoría 2009, estas fueron programadas en coordinación con la Dirección del SIGCSMA,…- Estas auditorías no fueron cumplidas de acuerdo a lo programado dada la falta de seguimiento y apoyo del sistema de gestión.- Paralelamente, por iniciativa del Gerente de Mantenimiento de esa época, …, se procedió a auditar a los siguientes proveedores: ….- Los resultados de estas auditorías fueron satisfactorias a los intereses de Tame puesto que no se presentaron discrepancias, únicamente algunas observaciones…- Con relación al Programa de Auditorías 2010, se procedió con los siguientes eventos:…-Las visitas del personal de Tame a las instalaciones de MTU-MAINTENANCE Berlin y Hanover, al igual que Columbus Engine Center, se les dio la figura de Auditoría Técnica de Mantenimiento ante la DGAC considerando que en ellas participaron Auditores Técnicos Calificados.- Por su parte, SNECMA AMERICA ENGINE SERVICE – SAMES (México) y TAP (Portugal) no pudieron ser consideradas como Auditorias Técnicas de Mantenimiento dado que las visitas a estos talleres en Sep/2010 no fueron realizadas por Auditores Técnicos Calificados y por consiguiente no iban a tener el reconocimiento requerido ante la DGAC… .-En lo que respecta a Proveedores de parte y material aeronáutico, no se realizaron auditorías durante los años 2009 y 2010…- Con relación a la inquitud si ha existido alguna coordinación con la Gerencia Logística en relación a los

15

proveedores calificados para efectuar contrataciones de servicios o partes, debo manifestar que no se ha realizad, sin embargo el departamento de Aseguramiento de Calidad ha venido cumpliendo con el requerimiento regulatorio 121.373(a)….-… no se ha notificado a la Gerencia de Logística sobre los resultados de las auditorías realizadas por este departamento, así como tampoco se ha remitido ningún requerimiento con el fin de Bloquear Proveedores.”

De las empresas auditadas por Aseguramiento de la Calidad en los años 2009 y 2010 se

estableció que no constan calificadas por la Gerencia de Logística, las siguientes:

Las Gerencias de Logística y Mantenimiento en forma independiente controlan la

calificación y el cumplimiento de los proveedores extranjeros en el proceso de

adquisiciones, este manejo independiente de los resultados es una desventaja para

consolidar los resultados de la evaluación acerca de la calidad del servicio ofrecido, para

ratificar la confianza al proveedor o eliminarlo del banco de proveedores calificados.

En el caso de los proveedores de partes y repuestos, no se realizaron auditorias durante

los años 2009 y 2010, pero sí se efectuaron varias visitas que no fueron consideradas

como auditorías por la Dirección General de Aviación Civil, ya que los servidores que

cumplieron con esta actividad no tuvieron las competencias para realizar este trabajo,

hecho que origina un alto riesgo de incumplimiento regulatorio ante la autoridad

aeronáutica que puede derivar en el establecimiento de sanciones y afectar al permiso de

las operaciones.

16

El Gerente de Logística en funciones del 1 de agosto 2009 al 30 de junio de 2012 fecha

de corte del examen especial comunicó a la Dirección de Auditoría, con comunicación de

8 de junio de 2011, lo siguiente:

“…Las visitas efectivamente no se realizaron, sin embargo, el informe no considera que la situación financiera de la empresa en el 2009 y 2010 impidió que se ejecuten comisiones al exterior. La Presidencia Ejecutiva dispuso que se restrinjan todas las comisiones que no fueran estrictamente necesarias. Bajo esta realidad, lo más acertado fue aprovechar las pocas comisiones que por distintos motivos se realizaron para visitar empresas proveedoras y verificar su capacidad. Aunque no fuera hecho con Auditores calificados, si se coordinó con Aseguramiento de la Calidad a fin de instruir a los viajeros en lo que se debía observar. En las circunstancias que vivía la empresa, esta medida, era lo que mejor se podía hacer y demuestra el interés y preocupación por hacer algo que ayude a la empresa…”

Conclusión

Las auditorías técnicas realizadas por el departamento de Aseguramiento de la Calidad

de Mantenimiento a empresas que prestan servicios de mantenimiento y provisión de

materiales aeronáuticos, no fueron coordinadas con la Gerencia de Logística; razón por la

que estas acciones independientes no permiten centralizar y consolidar la información de

los análisis y evaluaciones, con el fin de obtener mejor calidad y costos en beneficio de la

empresa.

Recomendaciones



8. Conjuntamente con los Gerentes de Mantenimiento y Finanzas, Director del SIGCSMA

y Jefe del Departamento de Aseguramiento de Calidad de Mantenimiento, revisen y

redefinan el procedimiento de Evaluación y Calificación de Proveedores.


y Jefe de Aseguramiento de la Calidad de Mantenimiento, definan los criterios que se

considerarán para evaluar a los proveedores extranjeros calificados y el servidor

17

responsable de consolidar los resultados de la evaluaciones y la ponderación de los

elementos a evaluados a fin de que se determine la suspensión o recalificación del

proveedor.


y Jefe de Aseguramiento de Calidad de Mantenimiento, realicen las siguientes

acciones:

Coordinen los programas de auditorías técnicas y la periodicidad de su ejecución,

con el objeto cumplir con los requisitos regulatorios y de selección, orientados a

mejorar la calidad del servicio y gestión eficiente en la compra de materiales y

reparaciones requeridas.

Definir la ejecución de auditorías integrales que a más de los aspectos técnicos,

evalúen aspectos financieros y logísticos de los proveedores.

Al Gerente de Mantenimiento:

11. Conjuntamente con el Gerente de Recursos Humanos, analicen la posibilidad de

dotar de personal capacitado al área de Aseguramiento de la Calidad de

Mantenimiento para fortalecer la gestión de Análisis y Vigilancia Continua.

Registro de Control de Calidad y Recepción de Materiales

Como parte del control de calidad en la recepción de los materiales aeronáuticos

adquiridos en la bodega de Abastecimientos se procede a llenar el formulario

TAE-MM-021 realizado en Excel, en el que se registran las observaciones de la

inspección realizada y la información relacionada con: datos del fabricante, del proveedor,

número de parte y serie, de orden de reparación o compra, entre otros, que es impreso y

archivado físicamente.

Similar situación se aplica con la información relacionada con las novedades identificadas

en la recepción de materiales, la misma que se llena manualmente en el formulario físico

TAME-1154 “Registro de Discrepancias”, en el que se deja constancia de los materiales

18

recibidos en la bodega y que no se puede ingresar al sistema de la bodega, como

disponible por falta de la documentación de trazabilidad.

El registro de la información extra sistema que consta en estos documentos, es una

desventaja para obtener reportes y realizar consultas de las discrepancias detectadas en

las inspecciones en el momento de la recepción de los materiales en la bodega de

abastecimientos.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados efectuada el 14 de junio de

2011, el Gerente de Mantenimiento con oficio EY-m5-11-121-344 de 17 de junio de 2011

informó que:

“… con relación a la recomendación de incorporar al sistema informático la información de los formularios mencionados en este comentario está en análisis de factibilidad por parte de la Gerencia de Tecnología de la Información y en caso de no ser factible se considerará dentro del requerimiento par el nuevo software que la Empresa adquirirá”.

Conclusión

La información resultante del control de la calidad y de discrepancias de los materiales

recibidos en la bodega de Abastecimientos, es registrada en hojas de Excel lo que es una

desventaja para obtener reportes y consultas que permitan evaluar el servicio prestado

por los proveedores.

Recomendación



12. Conjuntamente con el Gerente de Informática, revisen el módulo informático de la

bodega de Abastecimientos o se considere en la adquisición de un nuevo software la

opción de que incorpore a la base de datos la información registrada en los

formularios “Control de Calidad” (TAE-MM-021) y “Registro de Discrepancia” (Forma

TAME 1154), que facilite información para consultas y análisis posteriores.

19

Materiales enviados a reparar pendientes de regreso

En la revisión de los materiales enviados por Tame Línea Aérea del Ecuador a reparar

en el exterior y a base de la información que consta en el sistema informático, se

determinó que existen materiales que fueron enviados y el reparador extranjero los ha

devuelto parcialmente, conforme al siguiente detalle:

Orden Reparació

n

Fecha Reparación

Proveedores Exterior Parte Descripción Enviado Recibid Pendint

RO736 2005-05-25 ROCKWELL COLLINS 700-2323-002 SEAT ELECTRONICS BOX 2 1 1

RO753 2005-06-28 PAZ AVIATION INC. 383392-2-1 AIR STARTER 3 2 1

RO826 2005-12-23 PAZ AVIATION INC. 979078-2-1 START VALVE 2 1 1

RO1023 2007-02-15 COMANDO DE COMUNICACIONES DE L 0-230PSI MANOMETRO 5 4 1

RO1059 2007-04-17 AGRUCOMGE 0-230PSI MANOMETRO 3 2 1

RO1100 2007-06-15 AGRUCOMGE 0-1000PSI MANÓMETRO 3 2 1

RO1227 2007-12-26 PAZ AVIATION INC. 207562-1 PACK COOLING FAN 2 1 1

RO1345 2008-06-16 BRIDGESTONE AIRCRAFT TIRE APR06755 MAIN TIRE 4 3 1

RO1346 2008-06-16 GOODYEAR & RUBBER COMPANY 309Q62-1 NOSE TIRE 4 1 3

RO1372 2008-07-10 HEICO COMPONENT REPAIR GROUP 65-71680-2 GROUND SPOILER ACTUATOR 2 1 1

RO1418 2008-09-30 GOODYEAR & RUBBER COMPANY 501K02-1 MAIN TIRE 2 0 2

RO1419 2008-09-30 BRIDGESTONE AIRCRAFT TIRE APR05145 NOSE TIRE 5 4 1

RO1454 2008-11-24 BRIDGESTONE AIRCRAFT TIRE APS06004 MAIN TIRE 5 4 1


RO1790 2010-07-21 EMBRAER FORT LAUDERDALE DISTRI 1001447-4 BLEED CHECK VALVE 2 1 1

RO1798 2010-07-24 SANSAA AIRCRAFT PARTS AND SERV M01103-02 MAIN TIRE 13 4 9

RO1798 2010-07-24 SANSAA AIRCRAFT PARTS AND SERV M08201 NOSE TIRE 13 2 11

RO1822 2010-09-08 WILKERSON COMPANY, INC. DR31722T MAIN TIREH41X16.0-20/22 22 20 2

RO1576 2009-05-19 SANSAA AIRCRAFT PARTS AND SERVICES CORP. M01103-02 MAIN TIRE 8 6 2

RO1579 2009-05-19 MESSIER BUGATTI USA, LLC. GA31687R1 HEAT PACK 3 1 2


RO1616 2009-07-22 AGRUCOMGE 0-4000PSI MANÓMETRO 7 5 2


RO1684 2009-12-10 SANSAA AIRCRAFT PARTS AND SERVI M01103-02 MAIN TIRE 12 8 4

RO1714 2010-02-01 AGRUCOMGE 0-300PSI PRESSURE GAUGE 2 1 1

RO1718 2010-02-11 SANSAA AIRCRAFT PARTS AND SERVI M01103-02 MAIN TIRE 11 8 3

RO1738 2010-03-26 SANSAA AIRCRAFT PARTS AND SERVICES CORP. M08201 NOSE TIRE 12 2 10


RO1752 2010-04-26 WILKERSON COMPANY, INC. DR15857T NOSE TIRE24X7.7 16 PLY 13 3 10

20

Orden Reparació

n

Fecha Reparación

Proveedores Exterior Parte Descripción Enviado Recibid Pendint

RO1768 2010-05-19 EMBRAER FORT LAUDERDALE DISTRIBUTION CENTER 4A4030-4

SLIDE EVAC.ASSY DELANTE.USE -5 2 1 1

RO1779 2010-06-10 SANSAA AIRCRAFT PARTS AND SERVICES CORP. M01103-02 MAIN TIRE 11 2 9


TOTAL 208 112 96

Es importante mencionar que los valores pagados a los proveedores corresponden a los

materiales recibidos e ingresados a la bodega, luego de su reparación; y los materiales

rotables pendientes de retorno son aquellos que fueron utilizados en las aeronaves e

ingresaron a la bodega con el valor de cero.

La Norma de Control Interno 406-08 Título “Uso de los bienes de larga duración” señala:

“...Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, serán reportados a la dirección correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera…”.

Conclusión

Durante el periodo de alcance del examen se han enviado a reparación al exterior

materiales rotables de los cuales varios proveedores han devuelto parcialmente, lo que

ocasionado que se mantenga pendiente 96 items.

Recomendaciones


Al Gerente de Logística

13. Que trimestralmente obtenga el reporte de status de compras y reparaciones, con el

objeto de analizar los estados pendientes y se tomen las acciones para gestionar la

recuperación del material de los proveedores internacionales

21

14. Gestione ante los proveedores del exterior, el regreso de los materiales

pendientes.

Compra de materiales aeronáuticos

El artículo 11 del Reglamento de la Ley Constitutiva de Tame Línea Aérea del Ecuador,

faculta al Presidente Ejecutivo autorizar gastos operacionales, propios de la

administración de la empresa, para las adquisiciones de partes, repuestos, reparaciones y

servicios en el exterior en caso de necesidades técnico-operacionales de las aeronaves,

determinándose en nuestra revisión que las órdenes de compras y reparaciones cumplen

con esta disposición.

El Instituto Nacional de Contratación Pública mediante oficio INCOP DE-0889- 2010 de

18 de febrero de 2010 aprobó la solicitud presentada por Tame Línea Aérea del Ecuador

que, entre otras señala como actividad del giro de negocio, la adquisición de repuestos y

accesorios de aviación, por lo que la empresa en aplicación del artículo 104 del

Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,

podrá ejecutar este tipo de contrataciones según su procedimiento, que conste en su ley

específica o empleará modelos de negocio de aplicación internacional, sin sujetarse a las

normas contenidas en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

De una muestra de las adquisiciones de repuestos y materiales aeronáuticos efectuados a

la empresa GLOBAL SOLUTION GROUP a través de las órdenes de compras y

documentación de trazabilidad y confirmaciones obtenidas de proveedores, se determinó

lo siguiente:

Con base a la solicitud de material número 50159, el 8 de febrero de 2009 se elaboró

la orden de compra 3614 de 9 de febrero de 2009 para adquirir un “micro switch”, P/N

40176-1, con prioridad de compra “AOG”, (hasta 48 horas la entrega), comprándola a

GLOBAL SOLUTION GROUP, INC. con factura 2360 de 9 de febrero de 2009 por el

valor de 3.000,00 USD, más un Fee de 250,00 USD por “AOG”, adquiriendo este

proveedor dicho material a la compañía RAISBECK ENGINEERING en 2.405,88 USD

el 8 de febrero de 2010, la diferencia de 594,12 USD, producto de la intermediación,

22

representa el 24,69% de incremento en el costo del material; este material corresponde

a las aeronave que salieron fuera de servicio y fueron donados a la Fuerza Aérea

Ecuatoriana el 31 de diciembre de 2011.

Similar situación se determinó con la orden de compra 3917 de 30 de septiembre de

2009 con prioridad de CRITICAL, (hasta en 15 días la entrega); habiéndose adquirido

a la compañía GLOBAL SOLUTION GROUP, INC. un “EXCITER”, P/N 9045330-2,

serie 08419736, según factura 2689 de 1 de octubre de 2009 por el valor de

9.795,00.USD, y a su vez este fue comprado por GLOBAL SOLUTION a la compañía

APSCO AIR PARTS & SUPPLY COMPANY por un valor de 7.858,28 USD.

Igual situación ocurrió en una compra posterior del mismo material con diferente

número de serie, según orden de compra 3993 de 2 de diciembre de 2009, factura

2779. La diferencia de 1.936,72 USD, producto de la intermediación, representa el

24,64% de incremento en el costo por cada material.

Con órdenes de compra números 3868 y 3900, a GLOBAL SOLUTION GROUP INC.

se adquirió un “EXCITER” y un “FUEL CONTROL ASSEMBLY” P/Ns 4950000 y

4500039F, por los que la empresa pagó 9.000,00 USD y 66.000,00 USD,

respectivamente; material que fue comprado por GLOBAL SOLUTION a la compañía

HAMILTON SUNDSTRAND por las sumas de 7.724,20, 00 USD y 57.801,29 USD,

estableciéndose una diferencia de 1.275,80 USD y 8.198,71 USD respectivamente, lo

que representa un incremento en el costo del material, producto de la intermediación,

de 16,52% y 14,18 %.

Con orden de compra 3894 a GLOBAL SOLUTION GROUP, INC se adquirió un

“SWITCH LOW PRESS” P/N 8H0025-1G, por el que se pagó 8.843,75, USD, siendo

comprado este material por GLOBAL SOLUTION a la compañía GOODRICH

AEROSTRUCTURES por 5.676 USD, estableciéndose una diferencia de 3.167,75

USD, que representa un incremento del 55,81% en el costo del material, producto de la

intermediación.

Con orden de compra 3994 a GLOBAL SOLUTION GROUP, INC se adquirió un

“TRANSMITTER OIL QTY” P/N 74-110-1, por el que se pagó 3.500,00, USD, siendo

23

comprado este material por GLOBAL SOLUTION a la compañía AMERICAN JET

INDUSTRIES por 2.000,00 USD, estableciéndose una diferencia de 1.500,00 USD, que

representa un incremento del 75% en el costo del material, producto de la

intermediación.

La Empresa GLOBAL SOLUTION GROUP, intervino como intermediaria en la adquisición

de los materiales aeronáuticos, hecho que incrementa los costos operacionales de la

empresa.

La Norma de Control Interno 100 01 Título “Control Interno” establece que:

“…el control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos instituciones y protección de los recursos públicos…”.

La empresa ADVANCED LOGISTICS GROUPE que realizó un estudio para el

fortalecimiento empresarial de Tame Línea Aérea del Ecuador, en su Informe de

Diagnóstico y Revisión Estratégica presentado el 10 de marzo de 2009, mencionó lo

siguiente:

PROBLEMÁTICA POSIBLES SOLUCIONES/ ACCIONES A

COMETER

− No se hacen previsiones u otros acuerdos marcos fuera del pool (alta incidencia de compras spots)

3. Desarrollo de la gestión de compras por indicadores

Nota: Spots.- Compras inmediatas o de corto tiempo

En el Plan de Negocios – Informe Final presentado por ADVANCED LOGISTICS

GROUPE el 30 de octubre de 2009, entre otros aspectos, expuso lo siguiente:

Gestión de material Negociar expedientes abiertos (por un monto global

anual) de compra y/o reparación de material

Comunicación interna (entre Gerencias y/o Departamentos):

Implantación de un sistema integrado en la compañía

Comunicación externa (con otros operadores): Asistir de forma regular a conferencias o reuniones de

operadores Buscar sinergias con otros operadores de la misma

flota

- Índices inmediatos Descuento conseguido en la

compra de elementos caso de contratar un expediente abierto

Plazo medio para la compra de un rotable

- Índices indirectos Costes directos de

mantenimiento

24

Sobre el particular se recibió comunicaciones del 8 y 20 de junio de 2011 del Gerente de

Logística y del Agente de Adquisiciones en funciones del 01 de agosto de 2009 y del 27

de mayo de 2002 al 30 de junio de 2010 fecha de corte respectivamente, que en lo

referente a lo comentado señalan:

Gerente de Logística:

“…Respecto a las empresas Global Solution Group y Mattis Aerospace, mediante documento escrito se dispuso al Dpto Adquisiciones Aeronáuticas, se limiten las compras a estas empresas por haberse observado un volumen de adquisiciones amplio y que se diversifiquen las adjudicaciones a un número mayor de empresas (Memo Eyi-047).- El uso de intermediarios o brokers es una práctica común de la industria ya que existen miles de fabricantes en los componentes de una aeronave, por ello existe la Asociación de Suplidores de Material Aeronáutico (ASA) y que velan por las buenas prácticas de la industria. En donde ha sido posible se ha adquirido a fabricantes, siendo común que los brokers presenten mejores precios que los mismos fabricantes. Los brokers ofrecen facilidades de pago que los fabricantes no otorgan, lo cual es un factor importante que considerar…”

Agente de Adquisiciones:

“…CONCLUSIÓN: Las adquisiciones realizadas durante el período del análisis fueron efectuadas dentro de los procedimientos establecidos para ese entonces y las órdenes de compra fueron colocadas en base a un análisis objetivo no solamente de precios sino de tiempo de entrega condición de material y algo muy importante la forma de pago con crédito de 30 días lo que permitió atender los requerimientos de acuerdo con sus prioridades; por otra parte se debería tomar en cuenta que si bien es cierto hay un incremento en el costo por la intermediación; más costoso hubiera sido dejar un avión en tierra por falta de repuestos.-Cabe señalar que todas estas adquisiciones fueron realizadas con pleno conocimiento y autorización del señor Gerente de Logística y señor Presidente Ejecutivo, como se puede evidenciar en los oficios EY-i1-058-10 y Ey-i-10-106.

Sin embargo de lo expuesto por los servidores, ratificamos el comentario; por cuanto, la

empresa debe realizar las adquisiciones de repuestos y partes para las aeronaves a los

fabricantes o distribuidores autorizados y sea la excepción la que se adquieran a

proveedores intermediarios.

25

Conclusión

La compra de materiales aeronáuticos a empresas proveedoras intermediarias, originó un

incremento en el costo de los mismos que van desde el 8,33% hasta el 75%, como se

evidencia en los ejemplos citados.

Recomendación



15. Conjuntamente con el Gerente de Mantenimiento, conformen un banco de

proveedores elegibles de fabricantes y distribuidores autorizados por tipo de flota, con

el objeto de que previa calificación realizar las adquisiciones directamente a los

fabricantes y distribuidores autorizados, a fin de obtener los mejores costos.

Compras recibidas parcialmente

Del sistema informático de Tame Línea Aérea del Ecuador, se obtuvo el Reporte “ITEMS

DE PO LLEGADAS PARCIALMENTE” que detalla el material aeronáutico solicitado a

proveedores del exterior mediante órdenes de compra (PO). En el cual se determinó que

existe 252 items pendientes de recibir de 1597 requeridos a los proveedores del

extranjero.

De los materiales y partes adquiridos con las órdenes de compra generadas durante el

período de examen, se determinó que los valores pagados por la empresa corresponden

a los materiales ingresados a bodega, a excepción de la compra realizada a la empresa

GLOBAL SOLUTIONS GROUP INC., mediante PO número 4180 de 5 de abril de 2010

por la adquisición de 35 kits de la parte FHR8 Fuelstat Resime por 10.125,00 USD. Hasta

el 30 de junio de 2010 se recibieron 15 kits quedando pendientes 20 kits correspondiente

a 5.785,57 USD, ante lo cual, el encargado de las adquisiciones al exterior de la Gerencia

26

de Logística, informó que el material tiene fecha de caducidad y que se acordó con el

proveedor entregas parciales.

Cabe indicar que la Solicitud de Materiales indica un requerimiento de 35 unidades, sin

embargo la compra se realizó por 35 kits de 8 unidades c/u que da un total de 280

unidades, de las cuales se recibieron 200 unidades: 120 unidades el 9 de junio 2010 y 80

unidades el 10 de enero de 2011. Revisado el movimiento en las tarjetas de este material,

se determinó que entre el 8 de julio de 2010 y el 19 de abril de 2011 se utilizaron 124

unidades; mientras que a la fecha de comunicación parcial de resultados del examen, se

determinó que los materiales sobrantes caducan en enero de 2012.

La Norma de Control Interno 600-01 “Seguimiento continuo o en operación”, establece:

“La máxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad, efectuarán un seguimiento constante del ambiente interno y externo que les permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos.-El seguimiento continuo se aplicará en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades habituales de gestión y supervisión, así como en otras acciones que efectúa el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno…”

Lo expuesto determina que la información de las órdenes de compra que se registran en

el sistema informático y los reportes que éste genera, permite efectuar el seguimiento y

control del estado de las órdenes de compra; sin embargo, esta información no es

analizada ni depurada periódicamente por parte del Agente de Adquisiciones, ya que se

mantienen materiales pendientes de entrega por parte de los proveedores, información

que puede ocasionar confusiones y cometer errores en el momento de tomar decisiones

al no contar con información actualizada.

Conclusión

Los reportes disponibles en el sistema informático no son utilizados para efectuar un

seguimiento y control de los materiales que han llegado parcialmente, tampoco se utiliza

para depurar periódicamente dicha información, lo que permite mantener en la base de

datos materiales pendientes de entrega por parte de los proveedores, ni tampoco se ha

27

insistido en la entrega de los mismos evidenciando que los materiales aeronáuticos

solicitados, originalmente no respondían a necesidades reales.

Recomendaciones



16. En coordinación con el Gerente de Mantenimiento dispondrá que el personal de

Adquisiciones Aeronáuticas y de Bodega de Abastecimientos Aeronáuticos, concilien

mensualmente los materiales solicitados y recibidos de proveedores internacionales a

fin de determinar si se mantiene la necesidad de adquirir los materiales, caso

contrario suspender el requerimiento y actualizar la información en la base de datos

del sistema informático.

17. En coordinación con el Gerente de Mantenimiento coordinarán las cantidades a

adquirirse considerando la caducidad y cantidades mínimas.

Material aeronáutico adquirido con prioridad AOG

De los materiales adquiridos durante el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2009

y el 30 de junio de 2010 con la condición o prioridad AOG, (Aircraft on Ground), es decir

con un requerimiento máximo de 48 horas, en razón de que el avión puede quedar fuera

de servicio por no disponer de este material, situación que implica un costo adicional o

FEE que el proveedor incluye en el precio final del material adquirido además del

transporte por la urgencia del requerimiento, se determinó lo siguiente:

De 226 ítems ingresados a bodega con 2.864 unidades de materiales aeronáuticos

adquiridos con prioridad AOG hasta el 30 de junio de 2010, se evidenció que:

28

MATERIAL AERONAUTICO COMPRADO BAJO LA CONDICION AOG

PERIODO: DE 1 DE ENERO 2009 A 30 DE JUNIO 2010

No. Días de

entrega

Material

Aeronáutico

s

% CANTIDAD % VALOR

0 – 2 30 13.89 110 3.84 223 126,72

>2 84 38,89 1.052 36,73 289 672,59

No Entregados 102 47,22 1.702 59,43 135 313,55

Totales 216 100 2.864 100 648 112,86

- Del cuadro anterior se desprende que del total de los materiales adquiridos en

condición AOG, 30 ítems o 110 unidades que representan el 13.89% por el valor de

223.126,72 USD fueron utilizados cumpliendo esta condición, 84 ítems o 1.052

unidades que representan el 38.89% valorados en 289.672,59 USD, se utilizaron en

tiempos superiores a esta condición; y 102 ítems o 1.702 unidades que representan el

47.22% adquiridos en 135.313,55 USD permanecieron en bodega sin que sean

utilizados hasta el 30 de junio de 2010. Para disminuir estos requerimientos bajo la

condición AOG, el Gerente de Mantenimiento con oficio EY-m5-11-121-344 del 17 de

junio de 2011, informo a la Dirección de Auditoría que realizarían una revisión del

material solicitado como AOG y que no fue utilizado bajo esa condición y que

realizarían conferencias con el personal de Mantenimiento.

De los 216 ítems, se evidencia que 186 ítems adquiridos en 424.986,14 USD que

representan el 86.11%, no cumplieron con la condición de utilización de la prioridad de

compra AOG, por lo que la empresa tuvo que invertir valores adicionales en el precio y en

el transporte por urgencia del requerimiento.

La Norma de Control Interno 100-03 “Responsables del control interno” señala que:

“…los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrán especial cuidado en áreas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecución de los fines institucionales...”

29

La Norma de Control Interno 406-03 Titulo “Contratación” indica que,

“…la máxima autoridad establecerá controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que determinará los lineamientos que servirán de base para una adecuada administración de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas:.-Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación suficiente y en las cantidades apropiadas.-La ejecución de las compras se realizará tomando en consideración el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que regularmente toma el trámite…”.

Sobre lo comentado luego de la conferencia final de comunicación de efectuada el 14 de

junio de 2011 el Gerente de Mantenimiento con oficio EY-m5-11-121-344 de 17 de junio

de 2011, informó lo siguiente:

“…El concepto AOG, como conocemos es avión en tierra, sin embargo en función de las fallas que está presentado una aeronave o su condición de elemento diferido a través del MEL, obliga en determinadas ocasiones a pedir este material en condición AOG, antes de que la aeronave se paralice su operación, esto dentro del campo del mantenimiento predictivo y como consecuencia además, del caza fallas que se realiza bajo criterios técnicos del fabricante.- Producto del seguimiento secuencial del caza fallas no siempre la unidad requerida como AOG, es la que realmente ocasiona el problema, siendo necesario realizar el pedido de otra u otras unidades.- Sin embargo de lo expuesto se realizará una revisión del material que fue solicitado como AOG y no fue utilizado bajo esa condición, con el fin de mejorar los procesos, por otro lado, durante el mes de julio de 2011, se realizará un ciclo de conferencias con el personal de Mantenimiento, respecto a los impactos de costo que tiene el material AOG…”.

El Jefe del Departamento de Adquisiciones que estuvo encargado entre marzo y abril de

2009 de la Gerencia de Logística y eventualmente subrogando las funciones durante el

período del alcance del examen, con en oficio EY-i2-2011-052 de 20 de junio de 2011

señalo entre otros aspectos lo siguiente:

“…En el mes de Marzo solicité (…) de adquisiciones al exterior, un reporte de los AOG generados desde enero a marzo, entregando el mismo en el que se evidencia que la repuesta de los AOG eran de 20, 25 y hasta 34 días lo que demuestra que la prioridad solicitada no era la correcta….El 7 de Mayo de 2009 con oficio EY-i-09 y luego de verificar que se seguía solicitando AOG sin ser la prioridad, se envió un oficio al señor Gerente de Mantenimiento, solicitando que para futuras ocasionadas se coordine bien los AOG, en razón que esto tiene una incremento en los costos lo que van en perjuicio de la empresa…”

30

Sin embargo de lo expuesto por los servidores, ratificamos el comentario por cuanto la

empresa debe revisar el proceso de determinación de las prioridades y mejorar los

tiempos de entrega de los repuestos solicitados, con el objeto de disminuir a los

requerimientos AOG a los mínimos necesarios.

Conclusión

Se efectuaron adquisiciones de material aeronáutico con la prioridad AOG los mismos

que no utilizaron de acuerdo a esta condición, ocasionando que la empresa invierta en

valores adicionales en el precio y transporte del material.

Recomendaciones


A los Gerentes de Mantenimiento y Logística:

18. Verifiquen que previo a la adquisición de materiales con prioridad AOG, se ajusten a

la necesidad real del material, a fin de que la adquisición se realice al mejor costo.

19. Efectúen mensualmente un seguimiento del material adquirido con prioridad AOG,

para evaluar el tiempo de su llegada y utilización.

20. Conjuntamente realicen reuniones con los técnicos para concientizar la utilización de

la prioridad AOG con relación a la logística y costo que implica su adquisición.


21. Solicite a los proveedores que el valor del FEE, se incluya en la factura por separado

del precio de los materiales adquiridos bajo la condición AOG.

31

A la Gerente de Finanzas y Gerente de Mantenimiento

22. Realicen una evaluación de los materiales adquiridos bajo la condición AOG y

determinen si fueron utilizados oportunamente o si se justifica la utilización de esta

condición, caso contrario tomen las medidas administrativas necesarias para evitar el

uso inadecuado de esta condición.

Materiales utilizados en reparación

Se determinó que varios proveedores no detallan en la factura o adjuntan en un anexo, el

precio de la mano de obra y de los materiales utilizados en las reparaciones, lo que es

una desventaja para efectuar una comparación de los mismos con datos históricos o del

mercado y así determinar la razonabilidad para la toma de decisiones.

En la reparación realizadas por Hamilton Sudstrand en dos A.P.U. modelo APS2300,

solicitadas con Órdenes de Reparación 1496 y 1678 de 27 de enero y 8 de diciembre de

2009 respectivamente, se determinó que la autorización de la reparación. no se sustentó

en un informe técnico y un análisis histórico de precios.de las partes y precios ofertados

respectivamente.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados realizada el 14 de junio de

2011, el Jefe del Departamento de Adquisiciones que estuvo encargado entre marzo y

abril de 2009 de la Gerencia de Logística y eventualmente subrogando las funciones

durante el período del alcance del examen, con en oficio EY-i2-2011-052 de 20 de junio

de 2011 señala entre otros aspectos lo siguiente:

“…En el Acta de entrega – recepción de la Gerencia de Logística realizada el 11 de mayo del 2009, se dejó constancia de lo realizado y de las acciones tomadas, en la que se informa principalmente, de los AOG, de cómo se tramitaba las ordenes de reparación y el que se debe solicitar a las casas reparadoras se incluyan en las ordenes de reparación los ítems a ser cambiados con su respectivo precio...”

32

Conclusiones

Las facturas de reparaciones de equipos y materiales de determinados proveedores, no

detallan por separado la mano de obra y el costos de los materiales utilizados, hecho que

limite realizar un análisis comparativo de precios y determinar la razonabilidad de los

mismos, previo a su autorización.

No se evidenció que las autorizaciones de reparaciones sean sustentadas con informe

técnicos lo que es una desventaja para sustentar que los materiales a reemplazarse o

repararse de acuerdo a lo ofertado estén de conformidad a los requerimientos técnicos.

Recomendaciones



23. Conjuntamente con el Gerente de Tecnologías de la Información, generen una

consulta para que en el sistema informático, permita determinar los datos históricos

de los materiales utilizados en la última reparación, a fin de comparar precios,

garantías y condiciones que ofertó el proveedor.

24. Previo a la autorización de una reparación, se analicen los costos de los materiales a

ser reemplazados, por lo que se solicitará al proveedor que los mismos deben ser

detallados en la factura.

25. Se gestione ante los talleres de reparación, establecer un precio base (lista de precio

oficial de fabricante) y la variación máxima en los precios de los materiales a

remplazarse; y, en caso de trabajos o materiales que sean comprados a

terceros, se establezcan los máximos de handling (por el manejo de la gestión).


26. En cuanto a reparaciones de APU que comprometan montos de dinero significativos,

se designe un técnico idóneo que participe en la apertura del equipo a ser reparado

33

a fin de garantizar el cambio de los materiales que serán remplazados en el

arreglo y ofertados por el reparador, dejándose un acta legalizada por las partes,

que garantice el cumplimiento de la oferta y el reconocimiento del precio justo por el

trabajo realizado.

Atentamente,

ING. ROBERTA ESTUPIÑÁN RIVAS Directora de Auditoría General

34

ANEXO 1

SERVIDORES RELACIONADOS CON EL EXAMEN

NOMBRE CARGO PERIODO

DESDE HASTA (*)

BRIG (SP) GUSTAVO CUESTA

MOSCOSO

Presidente Ejecutivo 01-jul-2009 30-jun-2010

TGRAL.(SP) CÉSAR NARANJO ANDA Ex Presidente Ejecutivo 17-ene-2008 30-Jun-2009

CPTN. DINORA TAPIA HIDALGO Ex Director de Planificación 01-mar-2010 30-jun-2010

ING. VICTOR MARCELO PAZMINO

MENA

Ex Director de Planificación 01-Jun-1986 28-feb-2010

CAPT. KARINA NUQUES OCHOA Gerente de Finanzas 09-nov-2009 30-jun-2010

TCRN. FRANCISCO BASSIGNANA

GUEVARA

Ex Gerente de Logística 01-ago-2009 30-jun-2010

CRNL. HUGO LEGARDA FALCON Ex Gerente de Logística 16-ago-2006 26-Feb-2009

TCRNL HERNAN SALAZAR MARTINEZ Ex Gerente de Logística 11-may-2009 03-ago-2009

LUIS EFREN QUIROZ PAREDES Ex Gerente de Logística Enc. 04-mar-2009 10-may-2009

TCRNL HERNAN SALAZAR MARTINEZ Ex Director del SIGCSMA 18-abr-2007 14-sep-2009

CABRERA GARCIA FREDDY FERNANDO Director de SIGCSMA Enc. 15-sep-2009 30-jun-2010

TCRN. LUIS JAVIER JATIVA VASQUEZ Gerente de Mantenimiento 29-mar-2010 30-jun-2010

CRNL. HUGO LEGARDA FALCON Ex Gerente de Mantenimiento 04-mar-2009 31-May-2010

JAIME RAFAEL MADRID ARCOS Jefe Bodega Material Aeronáutico 01-sep-1997 30-jun-2010

EDWIN VACA RAMIREZ Agente de Adquisiciones 27-may-2002 30-jun-2010

KLEVER TERAN GOMEZ Técnico de Abastecimiento. 01-Ene-2009 30-jun-2010

HECTOR PEÑAHERRERA VACA Técnico de Abastecimiento 01-Dic-2009 30-jun-2010

ROMEL RUBIO VILLEGAS Jefe Aseguramiento de la Calidad

Mantenimiento

24-oct-2008 30-jun-2010

(*) La fecha de corte del examen especial fue el 30 de junio de 2010

35

CRONOGRAMA DE APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES

No CARGOS /

RECOMENDACIONES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

FIRMAS DE RESPONSABLES

A los Gerentes de Logística, Mantenimiento, Finanzas y Director del SIGCSMA

1

Definan políticas y procedimientos de calificación de proveedores extranjeros, para la contratación y provisión de bienes y servicios en el exterior y pongan en conocimiento y aprobación del Gerente General, considerando fundamentalmente aspectos técnico-económicos.

NOTA 1

A los Gerentes de Logística, Mantenimiento y Finanzas

2

A base a las políticas y procedimientos aprobados por el Gerente General, conformen una base de datos con los proveedores elegibles de fabricantes y distribuidores autorizados, a fin de que las adquisiciones se realicen de forma directa, evitando la en lo posible intermediación.

NOTA 1


3

Actualice y depure la base de datos de proveedores calificados en el Sistema Informático Integrado de Gestión (SIGETEMA).

NOTA 1

4

Conjuntamente con el Gerente de Finanzas realicen un acercamiento con los proveedores, fabricantes seleccionados y calificados que consta en la Base de Datos, a fin de optimizar condiciones económicas y de abastecimiento en la provisión de bienes y servicios requeridos.

NOTA 1

Anexo 2 EMPRESA PÚBLICA TAME LINEA AEREA DEL ECUADOR “TAME EP”

36


No CARGOS /




5

Conjuntamente con los Gerentes de Mantenimiento y Finanzas, genere un plan de acción para la implementación de las sugerencias emitidas por ALG en la gestión de provisión de materiales y servicios.

NOTA 1

6

Conjuntamente con el Gerente de Tecnologías de la Información, modifiquen el sistema para que previa a la elaboración de una orden de compra o reparación, se valide que el proveedor seleccionado conste en la base de datos como proveedor calificado; caso contrario, no permita continuar con el proceso de compra.

NOTA 1


7

Disponga al Jefe de Aseguramiento de la Calidad de Mantenimiento, que a base de la selección de proveedores realizada por los Gerentes de Logística y Finanzas, realice la auditoria técnica a fin de evaluar los aspectos técnicos que incidan en la calidad y seguridad de los bienes y servicios a contratarse en el exterior.

NOTA 1


8

Conjuntamente con los Gerentes de Mantenimiento y Finanzas, Director del SIGCSMA y Jefe del Departamento de Aseguramiento de Calidad de Mantenimiento, revisen y redefinan el procedimiento de Evaluación y Calificación de Proveedores.


37


No CARGOS /




9

Conjuntamente con los Gerentes de Mantenimiento y Finanzas, Director del SIGCSMA y Jefe de Aseguramiento de la Calidad de Mantenimiento, definan los criterios que se considerarán para evaluar a los proveedores extranjeros calificados y el servidor responsable de consolidar los resultados de la evaluaciones y la ponderación de los elementos a evaluados a fin de que se determine la suspensión o recalificación del proveedor.

NOTA 1

10

Conjuntamente con los Gerentes de Mantenimiento y Finanzas, Director del SIGCSMA y Jefe de Aseguramiento de Calidad de Mantenimiento, realicen las siguientes acciones:

Coordinen los programas de auditorías técnicas y la periodicidad de su ejecución, con el objeto cumplir con los requisitos regulatorios y de selección, orientados a mejorar la calidad del servicio y gestión eficiente en la compra de materiales y reparaciones requeridas.

Definir la ejecución de auditorías integrales que a más de los aspectos técnicos, evalúen aspectos financieros y logísticos de los proveedores.

NOTA 1


38


No CARGOS /RECOMENDACIONES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC FIRMAS DE

RESPONSABLES


11

Conjuntamente con el Gerente de Recursos Humanos, analicen la posibilidad de dotar de personal capacitado al área de Aseguramiento de la Calidad de Mantenimiento para fortalecer la gestión de Análisis y Vigilancia Continua.

NOTA 1

12

Conjuntamente con el Gerente de Informática, revisen el módulo informático de la bodega de Abastecimientos o se considere en la adquisición de un nuevo software la opción de que incorpore a la base de datos la información registrada en los formularios “Control de Calidad” (TAE-MM-021) y “Registro de Discrepancia” (Forma TAME 1154), que facilite información para consultas y análisis posteriores.

NOTA 1


13

Que trimestralmente obtenga el reporte de status de compras y reparaciones, con el objeto de analizar los estados pendientes y se tomen las acciones para gestionar la recuperación del material de los proveedores internacionales

NOTA 1

14 Gestione ante los proveedores del exterior, el regreso de los materiales pendientes.

NOTA 1


39



RESPONSABLES


15

Conjuntamente con el Gerente de Mantenimiento, conformen un banco de proveedores elegibles de fabricantes y distribuidores autorizados por tipo de flota, con el objeto de que previa calificación realizar las adquisiciones directamente a los fabricantes y distribuidores autorizados, a fin de obtener los mejores costos.

NOTA 1

16

En coordinación con el Gerente de Mantenimiento dispondrá que el personal de Adquisiciones Aeronáutica con el de Bodega de Abastecimientos Aeronáuticos, concilien constantemente los materiales solicitados y recibidos de proveedores internacionales a fin de determinar si se mantiene la necesidad de adquirir los materiales, caso contrario suspender el requerimiento y actualizar la información en la base de datos del sistema informático.

NOTA 1

17

En coordinación con el Gerente de Mantenimiento coordinarán las cantidades a adquirirse considerando la caducidad y cantidades mínimas.

NOTA 1

A los Gerentes de Mantenimiento y Logística

18

Verifiquen que previo a la adquisición de materiales con prioridad AOG, se ajusten a la necesidad real del material, a fin de que la adquisición se realice al mejor costo.

NOTA 1


40



RESPONSABLES

A los Gerentes de Mantenimiento y Logística

19 Efectúen mensualmente un seguimiento del material adquirido con prioridad AOG, para evaluar el tiempo de su llegada y utilización.

NOTA 1

20

Conjuntamente realicen reuniones con los técnicos para concientizar la utilización de la prioridad AOG con relación a la logística y costo que implica su adquisición.

NOTA 1


21

Solicite a los proveedores que el valor del FEE, se incluya en la factura por separado del precio de los materiales adquiridos bajo la condición AOG.

NOTA 1

A la Gerente de Finanzas y Gerente de Mantenimiento

22

Realicen una evaluación de los materiales adquiridos bajo la condición AOG y determinen si fueron utilizados oportunamente o si se justifica la utilización de esta condición, caso contrario tomen las medidas administrativas necesarias para evitar el uso inadecuado de esta condición.

NOTA 1


23

Conjuntamente con el Gerente de Tecnologías de la Información, generen una consulta que, en el sistema informático, permita determinar los datos históricos de los materiales utilizados en la última reparación, a fin de comparar precios, garantías y condiciones que ofertó el proveedor.

NOTA 1


41



RESPONSABLES


24

Previo a la autorización de una reparación, se analicen los costos de los materiales a ser reemplazados, por lo que se solicitará al proveedor que los mismos deben ser detallados en la factura

NOTA 1

25

Se gestione ante los talleres de reparación, establecer un precio base (lista de precio oficial de fabricante) y la variación máxima en los precios de los materiales a remplazarse; y, en caso de trabajos o materiales que sean comprados a terceros, se establezcan los máximos de handling (por el manejo de la gestión).


26

En cuanto a reparaciones de APU que comprometan montos de dinero significativos, se designe un técnico idóneo que participe en la apertura del equipo a ser reparado a fin de garantizar el cambio de los materiales que serán remplazados en el arreglo y ofertados por el reparador, dejándose un acta legalizada por las partes, que garantice el cumplimiento de la oferta y el reconocimiento del precio justo por el trabajo realizado.

NOTA 1


42

NOTAS

1. En la Matriz no se registran las firmas de aceptación de las recomendaciones emitidas, en vista de que la aplicación efectiva

depende del momento en que el Gerente General disponga su cumplimiento, una vez que la Contraloría General apruebe el contenido del informe después de un proceso de revisión, en el cual también se pueden incluir cambios.

Cabe indicar que como parte de la comunicación parcial de resultados, los servidores relacionados conocieron previamente las recomendaciones para su aplicación, por lo que en la lectura del borrador de informe dieron a conocer sus observaciones, las cuales fueron consideradas en el texto del presente informe.

Elaborado por: Revisado por:

C.P.A José Charro Lic. Johnny Anguisaca JEFE DE EQUIPO SUPERVISOR

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