7/21/2019 Direccin de Nucleo SIMON ROD

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Sud direccin administrativa:

Subdireccin Administracin

/i, *01*+12*++ 3 +4:24 5 Subdireccin de...

Actividades de la Subdireccin de Ad"inistracin

&ctividades 6enerales

7inalidad:

&plicar programas, normas y procedimientos para la administracin de recursos financieros,

materiales y $umanos, con el fin de lograr su ptima utili-acin y aprovec$amiento y prestaradecuados servicios de apoyo a las diversas instancias organi-acionales del Ncleo.

7unciones 6enerales:

'oordinar y evaluar la aplicacin de normas, procesos administrativos y procedimientos

por parte de todas las instancias organi-ativas del Ncleo, en cuanto a la administracin de

recursos financieros, $umanos y materiales.

&plicar sistemas contables de aceptacin general, as( como para la consolidacin de

cuentas, elaboracin de balances y estados financieros del Ncleo, con el fin de dar a las

m%imas autoridades informacin confiable y oportuna !ue oriente sus procesos de toma dedecisiones en materia financiera.

'oordinar y evaluar la formulacin y control de ejecucin de anteproyectos y proyectos

presupuestarios, as( como de los planes operativos !ue dan sustento econmico y

program%tico a las actividades del Ncleo.

Ejecutar la ad!uisicin de bienes, materiales, e!uipos y servicios !ue re!uieren las

diversas instancias organi-acionales del Ncleo, con el fin de lograr aplicacin de cr(terio de

econom(a.

&dministrar sistemas, normas y procedimientos de clasificacin y remuneracin de

cargos, seleccin de personal, capacitacin y desarrollo, evaluacin del desempe8o y otros

coneos.

Efectuar la cancelacin de los compromisos ad!uiridos por el Ncleo, llevando su debido

registro y control.

&dministrar la aplicacin de convenios colectivos e individuales de trabajo en el Ncleo.

'oordinar y evaluar la prestacin de servicios generales y administrativos de diversas

instancias organi-acionales del Ncleo, as( como para la salvaguarda y custodia de sus

bienes e instalaciones f(sicas.

Estructurar y mantener registros consolidados de informacin sobre recursos $umanos,

financieros y materiales, con el fin de remitirlos a las instancias centrales.

&plicar normas y procedimientos para la prestacin de servicios mdicos, odontolgicos y

sociales al personal del Ncleo.

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Ejercer la gestin de los recursos $umanas del ncleo, as( como la direccin y control de

las labores de salvaguarda, mantenimiento y mejoramiento de las instalaciones del ncleo"

dirigiendo, asimismo la prestacin de servicios y mensajer(a.

Ejecutar los registros contables del ncleo, as( coma la formulacin del presupuesto

correspondiente al primo ejercicio fiscal.

&plicar y velar por el cumplimiento del plan de personal establecido por el consejo

superior de la )NES9.

6estionar, ante la Direccin de 9ecursos umanos y la Direccin de &dministracin, nivel

central, el pago oportuno del salario y beneficios del personal del ncleo.

6estionar, ante las autoridades competentes, los recursos materiales o financieros

necesarios para el funcionamiento del ncleo.

9eali-ar, mediante la ta!uilla de cobran-a o caja, la recepcin de ;ouc$es por conceptos

de aranceles y otros ingresos.

Dirigir y controlar los servicios de correspondencias rea

#$EA: CA%A

7inalidad:

Ejecutar las operaciones del %rea de caja llevando a cabo actividades de recepcin, entrega,

custodia y control de dinero en efectivo y c$e!ues, mediante la atencin al pblico en

ta!uilla de caja y bajo las normas y procedimientos establecidas por la Subdireccin de

&dministracin del Ncleo" a fin de lograr la recaudacin de ingresos a la ?nstitucin y la

cancelacin de pagos !ue corresponda.

Funciones &enerales:

9egistra los aranceles correspondientes a todo tipo de documento de 'ontrol de Estudio y

de la Subdireccin de ostgrado.

&tiende al pblico !ue solicita informacin varia por el %rea de ta!uilla de caja.

9eali-a la operacin de venta de los documentos pertinentes, avalados por su Supervisor

inmediato.

9eali-a los pagos de los c$e!ues correspondientes a los trabajadores, participantes,

proveedores y e funcionarios de la )niversidad.

9elaciona los pagos reali-ados en c$e!ue a fin de procesar su envio al %rea de 'aja

rincipal de la )NES93 'aracas a travs de la Subdireccin de &dministracin.

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@leva el control diario de la entrada y s%lida de dinero de caja, reali-ando el

correspondiente cuadre a travs del tro!uelado de las ventas y s%lidas de dinero.

Aranscribe y accesa informacin operando un computador.

9egistra las ventas en el libro diario de contabilidad.

Dise8a formatos de trabajo, tripticos informativos y1o formularios varios a fin de

optimi-ar la gestin del %rea de caja.

?nforma al pblico en general aspectos de interes relacionados con el %rea de caja a fin

de agili-ar la atencin y satisfaccin de necesidades de los clientes.

9eali-a la recepcin del pago del sobre y solvencia para graduandos.

9ecibe y relaciona los vauc$er de pagos correspondientes a cada periodo intensivo.

/antiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cual!uier anomal(a.

9esponde por el inventario de los e!uipos, $erramientas de trabajo y de los materiales a

su cargo.

Elabora informes peridicos de las actividades reali-adas.

'umple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.

'umple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y tcnicos

establecidos por la ?nstitucin.

&poya dentro del %mbito de su competencia al personal adscrito al %rea de 'ontrol de

Estudio en el proceso de inscripcin de los participantes.

Elabora y procesa comunicaciones varias.

/antiene los arc$ivos del %rea actuali-ados.

#$EA: CON'$O FINANCIE$O *$ESU*UES'A$IO + CON'A,E

7inalidad:

9egistrar y anali-ar las actividades relacionadas al %rea financiera, presupuestaria y contable

del Ncleo, elaborando e interpretando los registros, estados de cuentas, cuadros

demostrativos y comparativos, estados financieros y presupuesto, bajo las normas y 3

procedimientos establecidas por la Subdireccin de &dministracin del Ncleo y el

;icerrectorado de &dministracin" a fin de garanti-ar la efectiva distribucin y administracin

de los recursos materiales y financieros del Ncleo y contribuyendo asi a la toma de

decisiones oportuna.

7unciones 6enerales:

9egistra y controla el ingreso y egreso ordinario y etraordinario de las cuentas bancarias

para gastos a travs de fondos administrativos.

'onsulta y emite, v(a internet, el 9egistro de ?nformacin 7iscal de los proveedores a fin

de verificar su eistencia.

'alcula las retenciones del ?;& y del ?S@9 de acuerdo a la normativa legal vigente

establecidas por el SEN?&A, como agente de retencin.

Elabora y emite cuadro de retenciones mensuales.

repara y emite comprobantes de retenciones correspondiente a los proveedores.

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?mputa presupuestariamente < codifica=, previa disponibilidad, las re!uisiciones de

compra, servicios y otros.

/ulti imputa presupuestariamente < si es el caso=, el gasto de una misma factura y

distribuye el impuesto ?;& para cuentas subespec(ficas.

9egistra, controla y emite la ejecucin presupuestaria trimestral acumulada.

Elabora y emite las solicitudes de traspaso presupuestarios internos, de acuerdo a las

instrucciones dadas por su supervisor inmediato.

9eformula los recursos de fondos ordinarios y etraordinarios.

9egistra y controla los c$e!ues emitidos a la fec$a por las diferentes cuentas bancarias

del NBcleo < @ibro de Canco y @ibro Cancario Electrnico= .

Elabora y emite las conciliaciones bancarias mensuales de las diferentes cuentas

bancarias del Ncleo.

9evisa y anali-a los soportes del gasto < vauc$er de c$e!ues, facturas, relacionados, etc=

a los fines de dar cumplimiento a las normas y procedimientos establecidas por la normativa

legal vigente en la materia. Elabora y emite las rendiciones de cuentas < fondos rotatorios= ordinarias y

etraordinarias < rendiciones especiales= de gastos de funcionamiento y de los diferentes

fondos ejecutados por otras unidades.

9egistro y actuali-acin de los @ibros Cancarios.

Elabora el anteproyecto de presupuesto de gastos del Ncleo.

9evisa y actuali-a anualmente el lan de 'uentas de la #N&9E, via internet.

Elabora, consolida y emite informe de cierre del ejercicio fiscal finali-ado < estados

financieros= de las diferentes cuentas bancarias del Ncleo.

'%lcula y emite vi%ticos y pasajes para misiones especiales de funcionarios adscritos al

Ncleo. 9espalda la informacin presupuestaria , financiera y contable por medios electrnicos y

organi-acin fisica de las diferentes carpetas y soportes emitidos.

#rgani-a el cronolgico de los ejercicios fiscales finali-ados.

'oordina y actuali-a los procedimientos administrativos suministrados por el nivel 'entral

de 'aracas.

Aranscribe y accesa informacin operando un computador.

Dise8a formatos y1o formularios varios a fin de optimi-ar la gestin del %rea.

/antiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cual!uier anomal(a.

9esponde por el inventario de los e!uipos, $erramientas de trabajo y de los materiales a

su cargo.

Elabora informes peridicos de las actividades reali-adas.

'umple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.

'umple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y tcnicos

establecidos por la ?nstitucin.

Elabora y procesa comunicaciones varias.

/antiene los arc$ivos del %rea actuali-ados.

Area: $ECU$SOS -U.ANOS/

7inalidad:

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9eali-ar las actividades operativas correspondientes a la aplicacin de los planes y programas

del sistema de administracin de los recursos $umanos en el Ncleo, aplicando los mtodos y

tcnicas de la administracin de personal, bajo las normas y procedimientos establecidas por

la Subdireccin de &dministracin del Ncleo y la Direccin de 9ecursos umanos de la

)NES9 y en concordancia con la normativa laboral legal vigente" a fin de garanti-ar un

ptimo clima laboral.

7unciones 6enerales:

Elabora y recibe la correspondencia del %rea.

9ecibe y tr%mita las solicitudes de pago de los beneficios socio econmicos contemplados

en los convenios colectivos, tales como: primas por $ijo, carga familiar, primas profesionales,

etc.

Elabora y anali-a las certificaciones del personal.

9evisa y actuali-a los epedientes del personal.

9egistra y revisa el control de asistencia a fin de tramitar la cancelacin del beneficio del

ticet alimentacin.

'$e!uea el cumplimiento de los re!uisitos eigidos para el otorgamientos de los

beneficios socio econmicos establecidos en las convenciones colectivas.

Ar%mita las constancias de trabajo, reposos mdicos , solicitudes de tr%mite de '/,

gastos mdicos y1o casos especiales como cambio de funciones, jubilaciones, renuncias, f

de vida, entre otros.

Ar%mita movimientos y pagos del personal.

&ctuali-a data del personal.

9ecibe y tr%mita las !uejas y reclamos de los trabajadores.

9ecibe s(ntesis curriculares de candidatos interesados en ingresar a la institucin.

Elabora relacin de $oras diarias de los c$oferes.

Ar%mita los &9?, &9' y la Declaracin urada de Cienes de los funcionarios adcritos a la

?nstitucin.

Aranscribe y accesa informacin operando un computador.

Ejecuta las normas, procesos, procedimientos y programas establecidas por la Direccin

de 9ecursos umanos de la ?nstitucin en materia de administracin de personal, tales

como: 9eclutamiento y Seleccin, &diestramiento del ersonal, Evaluaciones de Desempe8o,

Ceneficios Socio @aborales, Cienestar Social, 9gimen Disciplinario, entre otros.

Dise8a formatos y1o formularios varios a fin de optimi-ar la gestin del %rea.

/antiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cual!uier anomal(a.

9esponde por el inventario de los e!uipos, $erramientas de trabajo y de los materiales a

su cargo.

Elabora informes peridicos de las actividades reali-adas.

'umple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.

'umple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y tcnicos

establecidos por la ?nstitucin.

Elabora y procesa comunicaciones varias.

/antiene los arc$ivos del %rea actuali-ados.

#$EA: SE$0ICIOS &ENE$AES

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7inalidad:

Ejecutar las actividades tcnica, administrativas y operativas referentes a la proveedur(a,

solicitud y control de los materiales, e!uipos y bienes de consumo controlando y ejecutando

las solicitudes de mantenimiento y reparacin bajo las normas y procedimientos establecidas

por la Subdireccin de &dministracin del Ncleo y la Direccin de Servicios 6enerales de la

?nstitucin" a fin de satisfacer los re!uerimientos de los usuarios y garanti-ar las ptimas

condiciones de las instalaciones.

7unciones 6enerales:

lanifica, organi-a y supervisa la reali-acin de los trabajos especiales de mantenimiento

y reparacin de la infraestructura del Ncleo y demas activos de la ?nstitucin.

&dministra y supervisa al personal de limpie-a, mensajer(a y correspondencia reali-ando

los tr%mites relacionados con el control de asistencia, reporte de reposos y permisos,organi-acin de las actividades de trabajo, reali-acin de $oras etras, evaluacin del

personal, atencin de !uejas y reclamos, entre otras.

&tiende y tr%mita las !uejas y reclamos de los usuarios del servicio.

9ecibe y tr%mita las solicitudes de materiales de trabajo para el personal a su cargo.

Ar%mita los pedidos de materiales de limpie-a, e!uipos de oficina y bienes de consumo

!ue se re!uieren en el Ncleo.

Ar%mita la solicitud de compra de materiales de limpie-a y oficina !ue se re!uiere.

'ontrola la eistencia y suministro de materiales y e!uipos llevando los registros de

entrada y s%lida de los mismos.

Elabora las re!uisiciones de materiales de e!uipos de limpie-a.

9eali-a inventario de e!uipos y materiales de trabajo y limpie-a.

?nspecciona las instalaciones y1o e!uipos a fin de diagnsticar las necesidades de

reparacin y mantenimiento.

9ecibe y atiende proveedores.

Dise8a formatos y1o formularios varios a fin de optimi-ar la gestin del %rea.

/antiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cual!uier anomal(a.

9esponde por el inventario de los e!uipos, $erramientas de trabajo y de los materiales a

su cargo.

Elabora informes peridicos de las actividades reali-adas.

'umple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.

'umple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y tcnicos

establecidos por la Direccin de Servicios 6enerales de la ?nstitucin.

Elabora y procesa comunicaciones varias.

/antiene los arc$ivos del %rea actuali-ados.

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7inalidad:

&poyar la gestin de la Subdireccin de &dministracin del Ncleo ejecutando los procesosasociados con el %rea, elaborando y tramitando la documentacin necesaria, revisando y

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reali-ando c%lculos bajo las normas y procedimientos establecidas por la Subdireccin de

&dministracin del Ncleo y el ;icerrectorado de &dministracin de la )NES9" a fin de dar

cumplimiento a cada uno de los procesos, logrando resultados oportunos y un servicio

efectivo, contribuyendo asi a la toma de decisiones oportuna.

7unciones 6enerales:

&tiende al pBblico !ue asiste a la Subdireccin de &dministracin.

&tiende llamadas telefnicas.

Env(a y recibe fa.

9ecibe y revisa facturas y comprobante de los gastos efectuados.

Elabora depsitos bancarios y mantiene el correspondiente registro.

Suministra materiales y e!uipos de trabajo a los usuarios solicitantes.

'ontrola la eistencia de los materiales reali-ando el respectivo inventario.

Solicita material de oficina y de limpie-a.

@leva el control de la caja c$ica.

9ecibe, verifica y registra las re!uisiciones de compra de las unidades solicitantes.

Solicita coti-aciones y reali-a el respectivo an%lisis.

9ecibe informacin acerca de la disponibilidad de las diferentes partidas financieras

asignadas.

;erifica la disponibilidad presupuestaria.

@leva el registro y $ace seguimiento a las rdenes de compra.

9ecibe mercanc(a de los proveedores.

'ontrola !ue se $aga efectivo el depsito de la retencin de los impuestos.

Elabora el control de impuestos retenidos y entregados.

9ecibe y tramita formatos de solicitudes de vi%ticos.

Solicita reposicin de c$e!ueras a la respectiva entidad bancaria.

Emite c$e!ues.

Solicita estados de cuentas.

Dise8a formatos y1o formularios varios a fin de optimi-ar la gestin del %rea.

/antiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cual!uier anomal(a.

9esponde por el inventario de los e!uipos, $erramientas de trabajo y de los materiales a

su cargo.

Elabora informes peridicos de las actividades reali-adas.

'umple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.

'umple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y tcnicos

establecidos por la Subdireccin de &dministracin y el ;icerrectorado de &dministracin.

Elabora, recibe y procesa comunicaciones varias.

/antiene los arc$ivos del %rea actuali-ados.