DIRECCIÓN DE OPERACIONES SANITARIAS - … · ESTRUCTURA DIRECCION DE OPERACIONES Dirección de...
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Doctor JAVIER ENRIQUE GUZMAN CARRASCAL Septiembre de 2013 DIRECCIÓN DE OPERACIONES SANITARIAS DIRECTOR
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Doctor JAVIER ENRIQUE GUZMAN CARRASCAL
Septiembre de 2013
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
SANITARIAS
DIRECTOR
1. Información institucional
2.Estructura Dirección de Operaciones
Sanitarias
3.Funciones
4.Lineamientos para atención de trámites y
prestación de servicios
CONTENIDO
1. INFORMACION INSTITUCIONAL
NATURALEZA
JURIDICA
Articulo 245 de la Ley 100 de
1993
Artículo 1°del Decreto 2078 de
2012
Establecimiento público del orden
nacional, de carácter científico y
tecnológico, con personería jurídica,
autonomía administrativa y patrimonio
independiente
Adscrito al Ministerio de Salud y
Protección Social y perteneciente al
Sistema de Salud
Actuar como institución de referencia
nacional en materia sanitaria y ejecutar
las políticas de vigilancia sanitaria y
control de calidad de los productos de
su competencia.
Calidad y Seguridad
OBJETIVO
Artículo 2°del Decreto 2078 de
2012
SITUACIÓN ACTUAL
AGENCIA SANITARIA NACIONAL AUTORIDAD NACIONAL REGULADORA DE REFERENCIA REGIONAL
NORTE DE GESTIÓN
Salud Pública
Elevar el Estatus Sanitario
Competitividad del País
MISIÓN
• Proteger y promover la salud de la población, mediante la gestión del riesgo asociada al consumo y uso de alimentos, medicamentos, dispositivos y otros productos objeto de vigilancia sanitaria.
VISIÓN
• En el 2014 el INVIMA será una institución líder en el Sistema Nacional de Vigilancia Sanitaria, reconocida nacional e internacionalmente por su transparencia, efectividad operacional e idoneidad técnica, generadora permanente de seguridad y confianza en la población.
MEDICAMENTOS ALIMENTOS DISPOSITIVOS
MÉDICOS COSMÉTICOS
Medicamentos
Medicamentos
Homeopáticos
Productos
Fitoterapéuticos
Gases Medicinales
Suplementos Dietarios
Buenas Prácticas
Clínicas
Servicios
Farmacéuticos
Bancos de Sangre
Carne y derivados
Leche y derivados
Panela
Frutas y otros
vegetales
Alimentos
procesados
Bebidas
alcohólicas y no
alcohólicas
Insumos y
materias primas
Dispositivos Médicos
Reactivos de
Diagnóstico In- vitro
Bancos de tejidos y
componentes
anatómicos
Bancos de
Biomedicina
reproductiva
Cosméticos
Productos de
Higiene
doméstica
Productos
absorbentes de
higiene
personal
Plaguicidas de
Uso Doméstico
PRODUCTOS, TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS
COMPETENCIA DEL INVIMA
FUNCIONES PRINCIPALES
Artículo 2°del Decreto 2078 de 2012
Inspección, Vigilancia y Control
Visitas de certificación
Procesos sancionatorios
FUNCIONES PRINCIPALES
Artículo 2°del Decreto 2078 de 2012
Expedición de Registros Sanitarios, Permisos de Comercialización y Notificaciones Sanitarias Obligatorias
Actuar como Laboratorio Nacional de Referencia y coordinar la Red de laboratorios
Vistos buenos a la importación y exportación, inspección y certificación en sitios de control en primera barrera
Tecnologías de la Información y la Comunicación
VALOR
PÚBLICO
Gestión del Riesgo Sanitario
Confianza del Ciudadano en la Gestión
Competitividad y Mejoramiento Estatus Sanitario del país
¿Qué se busca con la gestión?
Coordinación del SNVS
Capacidad Operacional
Designación y desconcentración operativa integral
Articulación Institucional
Fortalecimiento de relaciones intra e inter sectoriales
Coordinación y apoyo técnico a los entes regulatorios
Legitimidad y Gobernanza
2. ESTRUCTURA DIRECCION DE
OPERACIONES
ESTRUCTURA DIRECCION DE OPERACIONES
Dirección de Operaciones Sanitarias
Grupo de Inspección, Vigilancia y Control por
riesgo
GRUPOS DE TRABAJO TERRITORIAL Y SITIOS DE CONTROL EN PRIMERA BARRERA
Grupo de Control en puertos, aeropuertos ,
pasos de frontera
Grupo de apoyo operativo
Grupo de autorizaciones y licencias para impo y
exportaciones
Asesor Secretaria
Costa Caribe 1
Dr. Iván Gutiérrez Fontalvo
Guajira, Magdalena, Cesar, Atlántico y San
Andrés
Barranquilla
Cra. 54 No. 72-142
095 3602400
Costa Caribe 2
Ing. Cristilda Maria Marsiglia
Córdoba, Sucre, Bolívar
Montería
Calle 27 No. 4-11 Oficina 401, Edificio Mirador del Parque - Montería
094 7822127
Centro Oriente 1
Dra. Erika Natalia Franco Hernandez
Santander y Norte de Santander
Bucaramanga
Carrera 35 No. 54 – 98 Barrio Cabecera del Llano
057 6433362 057 6439030 057 6478515
Centro Oriente 2
Ing. Johnny Corredor Sarmiento
Boyacá, Cundinamarca, Amazonas
Bogotá D.C.
Carrera 14 A. No. 58 A-29
345 86 54
211 57 38
Centro Oriente 3
Dr. Fredy Robert Escobar M
Tolima, Huila, Caquetá, Putumayo
Neiva
Calle 21 No. 5Bis-21 Apto 204
098 8756169
Oficina Ibagué Carrera 3 calle 15 Esquina Edif. Banco Agrario piso 6
058 2772000 ext. 1029 -1016
Occidente 1
Dr. Javier Andrade Hernández
Antioquia, Chocó
Medellín
Carrera 75 No. 30 A – 46
094 341 77 80 094 238 98 98
Occidente 2
Dra. Sandra Rodriguez Cuenca
(Cali)
Valle del Cauca, Cauca y Nariño
Cali Calle 23 Norte No. 3N -63 Edif. Almirante L. 2
092 661 16 43
Oficina Pasto Calle 17 No. 28-37 of 402
092 7315767
Orinoquia
Ing. Shirley Rocio Murcia Wilches
Meta, Casanare, Arauca, Guaviare, Guainía, Vichada y
Vaupés
Villavicencio
Calle 35 # 41-25
(098) 6627064
Eje cafetero
Dr. Ricardo Vera Castro
Quindío, Risaralda, Caldas
Armenia
Carrera 14 # 23-15 Piso 2
096-7414604 096 -7414624
GRUPOS DE TRABAJO
TERRITORIAL
Responsable Sitios de Control de Primera Barrera
DIROS
Puertos de Barranquilla
Puertos de Cartagena
Puertos de Santa Marta
Paso Fronterizo Paraguachón
DIROS Paso Fronterizo Cúcuta
Paso Fronterizo Arauca
DIROS
Aeropuerto Bogotá
Paso Fronterizo y puerto fluvial Amazonas
(Leticia)
CEBAF San Miguel Putumayo
DIROS Aeropuerto Rionegro Medellín
DIROS
Aeropuerto Palmira Cali
Puertos de Buenaventura
Paso Fronterizo Ipiales
1
3. FUNCIONES
FUNCIONES RESPONSABLE LIDER APOYO INTERACTUA CON
1. Ejecutar las acciones de inspección,
vigilancia y control de las actividades de
competencia del Instituto en el marco del
modelo de inspección, vigilancia y control
adoptado por la Dirección General para tal
fin.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Coordinador
GTT
Referentes técnicos
Grupo Gestión
administrativa
Asesores Jurídicos GTT
Direcciones
misionales
2. Aplicar las medidas sanitarias de
seguridad relacionadas con los productos
de competencia del INVIMA, de
conformidad con las normas sanitarias
legales vigentes.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Coordinador
GTT
Referentes técnicos
DIROS
Grupo Gestión
Administrativa
Asesores Jurídicos GTT
Dirección de
Responsabilidad
Sanitaria
Direcciones
misionales
3. Coordinar con las demás entidades de
orden nacional y territorial competentes en
materias relacionadas con las funciones
del INVIMA, para culminar de manera
eficaz el proceso de inspección, vigilancia
y control.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Coordinador
GTT
Referente técnicos
DIROS
Unidad de Reacción
Inmediata
Direcciones
misionales
4. Dirigir y controlar la actividad de
coordinación de los grupos de trabajo, que
se creen para cumplir funciones a nivel
territorial, garantizando que se de
cumplimiento a los lineamientos técnicos
en materia de inspección, vigilancia y
control trazados por la Dirección General y
por las direcciones misionales.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Grupo de
gestión
administrativ
a y
Operativa
Referente técnicos
DIROS
Oficina de Tecnologías de
la información
Direcciones
misionales
FUNCIONES RESPONSABLE LIDER APOYO
INTERACTUA
CON
5. Tramitar, estudiar y emitir concepto
sanitario sobre las licencias y
autorizaciones de importacion de
conformidad con la normatividad vigente.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Grupo de
Comercio
Internacional
Direcciones
misionales -
grupos de
Registros
sanitarios
Direcciones
misionales
6. Participar activamente, a través de las
unidades de reacción inmediata del
INVIMA, en los grupos interistitucionales
de control a la ilegalidad que se conformen
al interior del Estado para adelantar las
acciones de IVC, en materia de
competencia del instituto.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Coordinador
GTT
Unidad de
Reacción
Inmediata
Direcciones
misionales
Grupo de gestión
Administrativa
Direcciones
misionales
7. Proponer la suscripción de convenios
con el Instituto Colombiano Agropecuario
ICA, con organismos y entidades públicas,
privadas y agencias de cooperación para
el cumplimiento de las funciones de su
competencia.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Coordinador
GTT
Secretaria
General
Direcciones
misionales
8. Articular la ejecución de las funciones
del Instituto a nivel territorial.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Coordinador
GTT
Grupo de Gestión
Administrativa
Direcciones
misionales
9. Consolidar, analizar y elaborar los
informes necesarios para el seguimiento,
monitoreo y evaluación del cumplimiento
de las funciones a cargo de los grupos a
nivel territorial.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Coordinador
GTT
Grupo de Gestión
Administrativa
Oficina de
Tecnologías de la
información
Direcciones
misionales
FUNCIONES RESPONSABLE LIDER APOYO
INTERACTUA
CON
10. Implementar las herramientas de
apoyo y/o racionalización de
procesos de operación que
establezcan las direcciones
misionales y proponer la
retroalimentación respectiva al
Comité de Gerencia Técnica,
enfocados a mejorar la respuesta al
ciudadano a cargo de los Grupos de
Trabajo Territorial.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Coordinador
GTT
Grupo de Gestión
administrativa y
Operativa
Oficina de Tecnologías
de la información
Direcciones
misionales
11. Implementar las acciones que
deban adoptarse para el logro de los
objetivos de la prevención,
inspección, vigilancia y control de los
Grupos de trabajo Territorial,que
establezca las direcciones
misionales.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Coordinador
GTT
Grupo de Gestión
administrativa y
Operativa
Oficina de Tecnologías
de la información
Direcciones
misionales
12. Apoyar a la Secretaria General en
la identificación y definición de la
necesidad administrativa de los
Grupos de trabajo territorial.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Coordinador
GTT
Grupo de Gestión
administrativa y
Operativa
Secretaría General
13. Expedir los actos administrativos
relacionados con los asuntos de su
competencia o los que sean
delegados.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Coordinador
GTT
Grupo de Gestión
administrativa y
Operativa
Direcciones
misionales
Oficina Asesora de
Planeación
FUNCIONES RESPONSABLE LIDER APOYO
INTERACTUA
CON
14.Apoyar a las direcciones
misionales en los procesos y
programas de capacitación y
asistencia técnica a las Entidades
Territoriales de Salud.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Coordinador
GTT Direcciones misionales
Direcciones
misionales
15. Apoyar el desarrollo y
sostenimiento del Sistema Integrado
de Gestión Institucional y la
observancia de sus recomendaciones
en el ámbito de su competencia.
Director de
Operaciones
Sanitarias
Coordinador
GTT
Grupo de Gestión
administrativa y Operativa
Oficina de Tecnologías de la
información
Direcciones
misionales
Oficina Asesora de
Planeación
DIRECCIONES MISIONALES
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
GRUPOS DE TRABAJO
TERRITORIAL
Dispone lo necesario para ejecutar
actividades de IVC
Recopila información de resultados
de IVC y lo difunde a la Dirección
misional
Define prioridades de
vigilancia y solicita la
ejecución de
actividades, brindando
asistencia técnica
Realiza la programación y
ejecución de actividades de IVC
aplicando matrices de priorización
por riesgo (lineamientos técnicos de
la Dirección Misional y el esquema
operativo de la Dirección de
Operaciones Sanitarias
ALCANCE DE LAS ACTIVIDADES DE IVC
4. LINEAMIENTOS PARA ATENCIÓN
DE TRAMITES Y PRESTACION DE
SERVICIOS
Suministrar a usuarios y público en general atención e
información oportuna en cuanto a trámites y servicios a fin de
permitir la participación de la sociedad (usuarios, entidades
estatales, gremios, consumidores) en la gestión del INVIMA
.
OBJETIVO PROCESO DE CORRESPONDENCIA
DD
• Se registra el Numero del radicado entrante, la fecha de radicación, fecha en que se recibe en el GTT, producto generado, fecha de vencimiento, fecha para firma del Coordinador GTT
FORMATO AUTOCONTROL
• La gestión, seguimiento y control permanente de los trámites de denuncias, derechos de petición, quejas y reclamos allegados a esta dependencia.
RESPONSABLE DEL PROCESO
• A través del aplicativo de correspondencia, para evaluar el estado actual de los mismos.
MONITOREO DIARIO DE LOS TRÁMITES
• Información a los profesionales del GTT responsables de cada tramite.
SEGUIMENTO POR CORREO ELECTRÓNICO
• Firmada la respuesta por parte del GTT, se escanea para ser remitida a los peticionarios en forma oportuna y rápida mediante el Correo Electrónico. Así mismo, es remitida a los usuarios en físico por correo certificado o por vía fax.
ENVIO DE RESPUESTA MEDIANTE CORREO
ELECTRÓNICO
ESTRATEGIAS Y CONTROLES A IMPLEMENTAR
Comisión o Autorización de Viaje:
GTT : ________________________________
PERIODO DE LA
COMISION
No.
CONSECUTIVO
FECHA DE ELABORACION
COMISION
FECHA DE ENTREGA PARA LA
AUTORIZACION DEL DIRECTOR
DE OPERACIONES SANITARIAS
APROBACION Y VISTO
BUENO DIROS OBSERVAOIONES
SI NO
revisado por : _____________________
FORMATOS DE AUTOCONTROL
Autos Comisorios:
GTT :
SEMANA :
RADICACION
INVIMA (SI
APLICA)
FECHA
RADICADO O
INCLUSION EN
PROGRAMACION
NOMBRE DEL
ESTABLECIMI
ENTO
MOTIVO
VISITA
FECHA DE
RECEPCION
SOLICITUD
No AUTO
COMISORIO
FECHA DE
ELABORACION
AUTO
FECHA
LIMITE PARA
RESPUESTA
DE LA
DIROS
FECHA DE
ENTREGA PARA
AUTORIZACION
DEL
COORDINADOR
DEL GTT
APROBACION
Y VISTO
BUENO GTT OBSERVACIONES
SI NO
Revisado por : _________________________
FORMATOS DE AUTOCONTROL
Para Correspondencia:
GTT : ________________________________________
RADICACION
INVIMA
FECHA
RADICAD
O
ASUNTO
FECHA DE
RECEPCION
SOLICITUD EN
EL GTT
PRODUCTO
GENERADO
EN EL GTT
FECHA DE
ELABORACION
FECHA LIMITE
PARA
RESPUESTA
DEL GTT
FECHA DE
ENTREGA PARA
PRONUNCIAMIENT
O DEL
COORDINADOR
DEL GTT
APROBACION Y
VISTO BUENO
GTT OBSERVACIONES
SI NO
Revisado por : __________________
FORMATOS DE AUTOCONTROL
1. (Número de Trámites realizados en el mes /
Números de Trámites asignados en el mes) *100
2. (Número de Trámites por profesional / Número de
Trámites recibidas en el GTT) * 100
EFICACIA TRÁMITES RESUELTOS
INDICADORES GENERADOS DEL FORMATO DE
AUTOCONTROL DE CORRESPONDENCIA
Por tipo de trámite: Denuncias, Derechos de Petición, Quejas y Reclamos
1. (Número de Trámites resueltos dentro de los términos de ley
establecidos / Número de Trámites realizados en el mes) *
100
1. Tiempo promedio de respuesta por Trámite
EFICIENCIA OPORTUNIDAD EN TIEMPOS
DE RESPUESTA
INDICADORES GENERADOS DEL FORMATO DE
AUTOCONTROL DE CORRESPONDENCIA
Tiene como propósito reducir en dos días hábiles antes del
vencimiento del plazo establecido Institucionalmente, por
cuanto es el espacio de tiempo necesario para radicar y
remitir a correspondencia la respuesta y para que esta
dependencia envíe la respuesta al usuario, razón por la cual
ha sido importante que tanto el funcionario responsable,
como el líder del proceso y el asesor jurídico acorten
estos términos, como se describe en el siguiente cuadro:
Para garantizar una mayor oportunidad previamente se le
envía al peticionario la respuesta debidamente radicada y
escaneada por correo electrónico.
TIEMPOS DE RESPUESTA PARA LA
OPORTUNIDAD DE TRÁMITES
TIPO DE TRÁMITE TÉRMINO MÁXIMO LEGAL
PARA RESOLVER
TERMINO MÁXIMO TRÁMITE*
OBSERVACIONES
PARA ENTREGA
DEL PROYECTO DE
RESPUESTA POR
PARTE DEL
FUNCIONARIO
RESPONSABLE
PARA
REVISIÓN
POR PARTE
DEL LÍDER
DEL
PROCESO
PARA
PRESENTAR
PARA
REVISIÓN DEL
ASESOR
JURÍDICO
PARA
FIRMA DEL
DIRECTOR
FECHA DE
RADICACIÓN Y
REMISIÓN AL
GRUPO DE
ATENCIÓN AL
USUARIO
DE
RE
CH
OS
DE
PE
TIC
IÓN
De
documentos
10 días Tercer día hasta
las 12:00m Quinto día Sexto día Octavo día Octavo día
Se debe verificar si el documento
solicitado se encuentra sometidos a
reserva.
(art. 14 num. 1º Ley 1437
de 2011) (arts. 24 y 25 Ley 1437 de 2011)
De
información
10 días Tercer día hasta
las 12:00m Quinto día Sexto día Octavo día Octavo día (Procedimiento PA01-AU-
PR01 Versión 9)
De interés
particular e
interés
general
15 días Quinto día hasta
las 12:00m Octavo día Décimo día
Onceavo
día Doceavo día
El término de 15 días hábiles es la regla
general.
(arts. 13 y 14 Ley 1437 de
2011) (art. 14 Ley 1437 de 2011)
De consulta
30 días Décimo día hasta
las 12:00m
Treceavo
día
Diecisieteavo
día
Vigésimo
segundo
día
Veintiunavo
día (art. 14 num. 2 Ley 1437 de
2011)
De
periodistas
5 días
Segundo día Tercer día Tercer día Tercer día Tercer día
Trámite que tiene prelación
(Procedimiento PA01-AU-
PR01 Versión 9) (Procedimiento
PA01-AU-PR01 Versión 9)
De atención
prioritaria
3 días
Día hábil
siguiente Segundo día
Segundo día
Segundo
día
Segundo día
Peticiones de reconocimiento de un
derecho fundamental cuando deban
ser resueltas para evitar un perjuicio
irremediable al peticionario, quien
deberá probar sumariamente la
titularidad del derecho y el riesgo de
perjuicio invocados.
(art. 20 Ley 1437 de 2011)
CUADRO DE TIEMPOS DE RESPUESTA A DENUNCIAS, DERECHOS DE
PETICIÓN, QUEJAS Y RECLAMOS
* Días hábiles a partir de la radicación
TIPO DE TRÁMITE TÉRMINO MÁXIMO LEGAL
PARA RESOLVER
TÉRMINO MÁXIMO TRÁMITE*
FECHA DE
RADICACIÓN Y
REMISIÓN AL
GRUPO DE
ATENCIÓN AL
USUARIO
OBSERVACIONES
PARA ENTREGA
DEL PROYECTO
DE RESPUESTA
POR PARTE DEL
FUNCIONARIO
RESPONSABLE
PARA
REVISIÓN
POR PARTE
DEL LÍDER
DEL
PROCESO
PARA
PRESENTAR
PARA
REVISIÓN DEL
ASESOR
JURÍDICO
PARA FIRMA DEL
DIRECTOR
QUEJAS
15 días Quinto día hasta
las 12:00m Octavo día Décimo día Onceavo día Doceavo día (Procedimiento PA01-
AU-PR01 Versión 9)
RECLAMOS
15 días Quinto día hasta
las 12:00m Octavo día Décimo día Onceavo día Doceavo día (Procedimiento PA01-
AU-PR01 Versión 9)
DENUNCIAS
20 días Octavo día hasta
las 12:00m
Onceavo
día
Catorceavo
día
Dieciseisavo
día
Diecisieteavo
día (Procedimiento PA01-
AU-PR01 Versión 9)
REQUERIMIENTOS
JUDICIALES
El tiempo máximo de
respuesta será el
establecido por la
autoridad judicial
respectiva.
El tiempo máximo de
respuesta será el
establecido por la
autoridad judiciales
respectiva.
CUADRO DE TIEMPOS DE RESPUESTA A DENUNCIAS,
DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS Y RECLAMOS
* Días hábiles a partir de la radicación
1. (Número de trámites resueltos dentro de los términos legales que no
generaron reprocesos / Número de Trámites asignados en el mes) *
100
2. Número de reprocesos por Trámite (Producto No Conforme)
EFECTIVIDAD
CONOCIMIENTO DE LOS PROFESIONALES
CIENTÍFICO - TECNICO - LEGALES
INDICADORES GENERADOS DEL FORMATO DE
AUTOCONTROL DE CORRESPONDENCIA
GRACIAS
www.invima.gov.co Carrera 68 D No. 17-11 - Bogotá, D.C. Colombia.
Teléfono: (1)2948700
