Dirección de Proyectos - Universidad de Congreso · 5 Analicemos la definición del PMI …...

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Dirección de Proyectos

Prof. Gustavo J. Sabio

FundamentosIntroducción al PMBOK

Alcance de la presentación

Cliente

Entradas Proceso de desarrollo Salida

necesidades actividades varias Producto software

Clienteequiposistemas

PROCESO PROCESO ADAPTADOADAPTADO

Dirección de ProyectosDirección de Proyectos

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¿Proyectos?

• Cambio

• Estrategia

• Mejoramiento

• Complejidad

• Riesgo

• Integración

¿Cómo nacen los proyectos?

• Existe una necesidad

• Alguien plantea una buena idea

• Existe un problema recurrente

• Se necesita mejorar el desempeño de la organización

• Existe una oportunidad de mercado

Existe una política y una actitud de promover la generación creativa de ideas

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¿Qué es un Proyecto?

Un esfuerzo temporal que se realiza para crear un

producto o servicio único.

¿Qué es un Proyecto?• Temporal… cada proyecto tiene un comienzo y fiN definidos,

aunque ello no se aplique al resultado del proyecto. Al final del proyecto hay algo, ello requiere concurrencia de la finalización.

• Único… significa que el producto o servicio difiere de manera distintiva de otros productos o servicios..

Para muchas organizaciones, los proyectos son medios para responder a aquellos

requerimientos que no pueden abordarse dentro de los límites operacionales normales

de la organización. (PMI 2000)

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Otras definiciones…

Definición operacional

Es una secuencia única, compleja y conectada, de actividades quetienen un objetivo y propósito y que deben ser completadas en

un tiempo específico, en presupuesto, y de acuerdo a una especificación.

Palabras clave:– Secuencia de actividades– Actividades únicas– Actividades complejas– Actividades conectadas– Tiempo especificado– En presupesto– De acuerdo a una especificación

Otras definiciones…

Definición del Project Management Institute (PMI):

Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de proyecto

para satisfacer o exceder las necesidades y expectativas de los stakeholders de un proyecto.

Stakeholder:

individuo u organización que está involucrado o puede ser afectado por las actividades del proyecto

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Analicemos la definición del PMI …

Satisfacer o exceder las necesidades y expectativas de los stakeholders implica balancear demandas de:

• alcance, tiempo, costo, y calidad

• Stakeholders con diferentes necesidades y expectativas

• Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas)

¿Quiénes son los stakeholders?• Gerente de proyecto.

– El individuo responsable de la gestión del proyecto (es “su” misión).– A recibido autoridad para hacer la tarea (manejo cuidadoso)– Debe operar todos los aspectos (incluso de terceros) para evitar obstáculos y que el

proyecto avance– El proyecto es “El” tema para el líder y es “Un” tema más para otros.

• Patrocinador o sponsors. – Individuo o grupo de la organización ejecutora que provee los recursos financieros

(fondos o especies). Son ejecutivos de alto nivel que impulsan el proyecto– Muchas veces forman parte del comité de Dirección del proyecto– Representan la fuente de autoridad de un gerente de proyecto (brindan el poder al

proyecto)– Ayudan al GP a superar los conflictos y barreras organizacionales que pudieran surgir.– No desean sorpresas. Los debe mantener informados permanentemente el GP

• Cliente– Individuo u organización que usará el producto/ servicio del proyecto. – Pueden ser clientes internos o externos.– Es el stakeholder por el que los demás existen.

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¿Quiénes son los stakeholders? (cont.)

• Organización ejecutora. – La empresa (equipo de personas) que hacen el trabajo del proyecto.

• Resto de la organización.– Normalmente es la población de stakeholders más grande.– Se hacen cuestionamientos internos y tienen incertidumbre: ¿En qué me afecta?– Se pueden tornan en reacciona contraproducentes para el proyecto.– Se deben comunicar el contenido y alcance del proyecto

• Altos ejecutivos. – No vinculados directamente con el proyecto.– Pueden apoyar o no algún colega que sea sponsor del proyecto.– Están preocupados por lo objetivos de sus propias áreas (no interferir)

• Otros proyectos. – Conviven con nuestro proyecto.– Pueden ser menos, igual o más importantes y/o prioritarios que el nuestro.– Ho hay que dejar de preguntarse que esperan de nuestro proyecto.

Algunas categorías de stakeholders

• Internos/externos

• Propietarios y financiadores

• Proveedores y contratistas

• Miembros del equipo

• Organismos de gobierno

• Ciudadanos individuales

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Existe un Mapa político del proyecto!

Bajo la competencia del líder de proyecto…

• Identificar los stakeholders involucrados.

• Conocer sus necesidades y expectativas.

• Lograr el compromiso de todos (“subirlos a bordo”).

• Lograr que el proyecto los sume, los consulte, los considere a en las definiciones y decisiones.

Algunas características de los proyectos

• Están asociados a esfuerzos de cambio.

• Un Proyecto recorre al “proceso” para obtener unresultado.

• Están compuestos de actividades y tareas.

• Asocian responsables y entregables.

• Imponen tiempos y resultados

• Involucran múltiples recursos.

• Son únicos, no repetitivos.

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Características de los proyectos (cont.)

• Involucran incertidumbre y riesgo

• Cuentan con un Ciclo de vida definido.

• Interactúan con otras actividades de la empresa y el entorno

• Son de diferentes tamaños? diferentes enfoques y esfuerzos

• Pueden representar un desafío tecnológico y/o cultural

Proyectos y … la corporación

Los proyectos introducen “cambios” en la organización!

• Cambio Técnico– Proyecto de ingeniería– Proyecto de tecnologías de información

• Cambio Cultural– Proyecto de rediseño organizacional– Proyecto de introducción de sistemas de calidad– Proyecto de mejoramiento y cambio

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Proyectos y … complejidad

Riesgo

Complejidad Tiempo requerido

Proyectos puramentetécnicos

Proyectos puramenteculturales

Complejidad de los proyectos según el tipo de cambio

Proyectos y … Programas y actividades

Actividad

Actividad

PROYECTO

Actividad

Actividad

PROYECTO

Actividad

Actividad

PROYECTO

Actividad

Actividad

PROYECTO

Actividad

Actividad

PROYECTO

Actividad

Actividad

PROYECTO

PROGRAMA

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Proyectos y… el día a día

Única vezRepetitivas

temporariasContinuas

Personas cumplen Roles

Personas cumplen cargos

Aspectos diferenciadores

Planeados, ejecutados y controlados

Restringidos por recursos limitados

Ejecutas por personasAspectos comunes

ProyectosOperaciones

Tareas de la organización

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

• Planeación– Establecer objetivos claros para alcanzar una meta: producto/

servicio resultante.– Identificar alcance, participantes y restricciones

• Organización– Organizar a los recursos (humanos, materiales y dinero)– Detallar un plan de proyecto para su ejecución

• Seguimiento– Conocer el estado de avance del proyecto– Gestionar acciones preventivas y correctivas

• Cambio– Administrar el cambio durante la vida del proyecto

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ADMINISTRACIÓNDE PROYECTOS

RECURSOSRECURSOS RESULTADOSRESULTADOS

HumanosHumanosMaterialesMateriales

EquiposEquiposInformaciónInformación

DineroDineroOtrosOtros

PlazoPlazoCostoCostoCalidadCalidadSatisfacciónSatisfacción

ENTORNOENTORNO

Dirección de proyectos

Dirección de proyectosDirección de proyectos:

Es el arte de dirigir y coordinar recursos humanos y materiales a través de la vida de un proyecto, por medio de técnicas modernas de administración, para lograr objetivos predeterminados de alcance, calidad, tiempo y costo, y de satisfacción

de todos sus participantes y particularmente del cliente del proyecto.

Modelo del PM

Project Project ManagementManagement

NecesidadesProducto

/Servicio

Actividades del Actividades del ProyectoProyecto

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Introducción al PMBOK

• PMI: Project Management Institute

• PMBOK: Project Management Body of Knowledge– Documento normativo: prescribe lo que un Gerente de

proyecto debería hacer frente a la dirección de proyectos.– Cuerpo de conocimiento de la disciplina logrado por consenso

de especialistas de varias ingenierías– Organiza el contenido de la disciplina en áreas de

conocimiento.– Describe las entradas, técnicas/ herramientas y salidas de

cada proceso que se debe llevar a cabo en cada área-– Edición vigente: Año 2000

Áreas de conocimiento del PMBOK

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Aseguran que todos los elementos del proyecto son coordinados adecuadamente

• Desarrollo del plan de proyecto• Ejecución del plan de proyecto• Control de cambios globales

Gestión de la Integración del proyecto

4.1 4.1 DesaDesa PPPP1.Entradas…..

2.Tec & Herr……

3.Salidas…..

Estructura de cada proceso

• Entradas– Documentos o información,

resultados de procesos anteriores.

• Herramientas y técnicas– Mecanismos aplicados a las entradas

para generar los resultados.

• Salidas– Documentos o información,

resultados para procesos siguientes.

ProcesoProceso1.Entradas…..

2.Tec & Herr……

3.Salidas…..

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Procesos de una Área de conocimiento

Explotación de cada proceso

4.1 Desarrollo de un plan de Proyecto

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Aseguran que se incluye todo el trabajo requerido (y nada más) para completar el proyecto

• Iniciación• Planeamiento del alcance• Definición del alcance• Verificación del alcance• Control de cambio del alcance

Gestión del Alcance del proyecto


Aseguran la conclusión en tiempo del proyecto

• Definición de actividades• Secuenciamiento de actividades• Estimación de la duración de actividades• Desarrollo del cronograma• Control del cronograma

Gestión de Tiempo del proyecto

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Aseguran que el proyecto se concluye dentro del presupuesto aprobado

• Planeamiento de recursos• Estimación de costos• Presupuestación del costo• Control de costos

Gestión de Costo del proyecto


Aseguran que el proyecto logrará un producto que satisfará las necesidades esperadas

• Planeamiento de calidad• Aseguramiento de calidad• Control de calidad

Gestión de Calidad del proyecto

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Aseguran que se hace un uso efectivo del personal involucrado en el proyecto

• Planeamiento organizacional• Incorporación de staff• Desarrollo del equipo

Gestión de RRHH del proyecto


Aseguran que la información del proyecto se genere adecuadamente y en tiempo (se reúna, distribuya, almacene, etc.)

• Planeamiento de las comunicaciones• Distribución de la información• Informes de performance• Cierre administrativo

Gestión de Comunicaciones del proyecto

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Procesos vinculados con identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto

• Identificación de riesgos• Cuantificación de riesgos• Desarrollo de respuesta a los riesgos• Control de respuesta a los riesgos

Gestión de Riesgos del proyecto


Procesos requeridos para adquirir bienes y servicios fuera de la organización que desarrolla el proyecto

• Planeamiento de “procurement”• Planeamiento del requerimiento• Requerimiento• Selección de fuentes• Administración de contratos• Liquidación de contratos

Gestión de Adquisiciones del proyecto

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Procesos de Procesos de iniciacióniniciación

Procesos de Procesos de ejecuciónejecución

Procesos de Procesos de controlcontrol

Procesos de Procesos de planificaciónplanificación

Procesos de cierre

Procesos del Proyecto

GF

Procesos de un proyecto (PMI)

• Procesos centrales de planificación:

– Planificación del alcance– Definición del alcance– Definición de actividades– Planificación de recursos– Secuencia de actividades– Estimación de la duración de actividades– Estimación de los costos de actividades– Desarrollo de programas– Presupuestos– Desarrollo del plan del proyecto


PrincipalesPrincipalesPrincipales

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Procesos de un proyecto (2)

• Procesos facilitadores de la planificación:– Planificación de la calidad– Planificación de la organización– Asignación de personal – Planificación de la comunicación e información– Planificación de adquisiciones– Planificación de las solicitudes de servicios o productos– Identificación de riesgos– Cuantificación de riesgos– Desarrollo de respuestas a los riesgos


SoporteSoporteSoporte


• Ejecución del plan

• Procesos facilitadores de la ejecución:– Distribución de información– Desarrollo del equipo de trabajo– Aseguramiento de la calidad– Verificación del alcance– Solicitación de recursos y servicios– Selección de fuentes de recursos y servicios– Administración de contratos



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• Procesos de control:– Informes de desempeño– Control general de cambios

• Procesos facilitadores del control:– Control de cambios al alcance del proyecto– Control de calidad– Control del programa– Control de las respuestas al riesgo– Control de costos


PrincipalesPrincipalesPrincipales



• Procesos de cierre:– Cierre de contratos– Cierre administrativo– Evaluación de satisfacción de clientes– Evaluación general de desempeño de cada etapa y del

proyecto como un todo– Reintegro de personal asignado al proyecto– Adquisición y almacenamiento de información relevante para

futuros proyectos

PrincipalesPrincipalesPrincipales Procesos de cierre

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Procesos de Procesos de iniciacióniniciación




Procesos de cierre

Procesos del Proyecto

GF

Procesos de inicio

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Procesos de planificación

Procesos de Panificación

Planificación Alcance

Planificación Calidad

Definición Alcance

PlanificaciónRecursos

DefiniciónActividades

EstimaciónCostos

EstimaciónDuración

Actividades

SecuenciaActividades Desarrollo

Programa

Presupuesto de

Costos

DesarrolloPlan del Proyecto

Planificación Comunicaciones

IdentificaciónRiesgos

CuantificaciónRiesgos

Desarrollo deRespuestas

PrincipalesPrincipales

ComplementariosComplementarios

5.25.2

5.35.3

6.16.1

5.25.2

7.17.1

6.26.2

6.26.2

6.36.3

7.27.2

7.17.1

8.18.1 10.410.4

Planificación Organización

AdquisiciónPersonal

9.19.1 9.29.2

11.711.7 11.811.8 11.1011.10

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Procesos de ejecución

Procesos de control

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Procesos de cierre

Mapa de procesos por Áreas de C

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Necesidad de un rol integrador!

Administración de la integración

4.1 Desarrollo del plan del proyecto– Metodología de planificación de proyectos– Habilidades y conocimientos de los participantes– Sistema de información de la administración del proyecto

4.2 Ejecución del plan del proyecto– Habilidades generales de administración– Conocimiento y desarrollo del producto– Sistema de autorización del trabajo– Reuniones de revisión del estado del proyecto– Sistema de información del proyecto– Procedimientos organizacionales

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Administración de la integración (cont…)

4.3 Control general de cambios– Sistema de control de cambios– Administración de la configuración– Medición de desempeño– Planificación adicional– Sistema de información del proyecto

El trabajo del proyecto como integrador

TRABAJO

Alcance

RequerimientosCambios

InformaciónComunicación

Datos, coordinación

RecursoHumano

HabilidadesPersonal

ContratosAdquisiciones

Servicios, maquinariamateriales

Riesgo

Problemas,soluciones

Costo

Presupuestos, control

TiempoControl,atrasos

Calidad

Especificaciones, QA, QC

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Tipos de organizaciones

• Organización FUNCIONAL

• Organización Matricial débil

• Organización Matricial balanceada

• Organización Matricial Fuerte

• Organización mixta

• Organización por PROYECTOS

Matriz débil

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Matriz balanceada

Matriz

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Mixta

Por proyectos

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Comparación de estructuras

Referencias

• Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMI, 2000

http://www.pmi.org

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