Dirección de Reuniones

CONCEPTO:

Es un método que permite tratar problemas o situaciones con

un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y

conforme a un plan preparado por un director.

IMPORTANCIA:

Desde tiempos inmemoriales las personas han tenido que reunirse

con distintos fines. A medida que ha avanzado tanto social como

económicamente, ha habido mayor necesidad de reunirse e

intercambiar experiencias. En la empresa moderna las reuniones

constituyen un instrumento de vital importancia para el cumplimiento

eficiente de sus actividades. Sin embargo, muchas de esas reuniones

fracasan por no ajustarse a principios técnicos que permitan en forma

racional el logro de los objetivos propuestos. Este hecho ha traído

como consecuencia la necesidad de elaborar un método que

proporcione a las personas encargadas de la conducción de

reuniones, aquellas herramientas necesarias para obtener un

resultado satisfactorio. El administrador de empresas debe dominar la

técnica de conducción de grupos, ya que al dictar instrucciones, debe

aplicar una serie de recursos para lograr los objetivos que persigue.

CARACTERISTICAS

Debe existir un grupo

Comunicación fluida y constante entre los asistentes

En un lugar concreto y con un tiempo determinado

Las decisiones se toman por consenso

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Debe haber objetivos

TIPOS:

En toda reunión interviene tres elementos básicos: El director, el

grupo y el tema. De acuerdo a la participación del grupo y

al control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones:

1- Con Control del Director y Sin Participación del Grupo:

El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la

discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el director. Hay

muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos

autores denominan este tipo como "reunión dictatorial".

2- Sin Control del Director y Con Participación del Grupo:

No existe tema específico que tratar o, el director no consigue

controlar el grupo. No hay orientación en la reunión. En este

tipo de reunión el Director deja que los participantes discutan

entre sí, formándose subgrupos y a los pocos minutos nadie

entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino.

Algunos directores maquiavélicos utilizan este sistema para, en

la confusión, imponer sus ideas.

3- Con Control del Director y Con Participación del Grupo:

Este es el tipo de reunión más importante, ya que permite al

grupo una mejor comprensión de los problemas que se discuten

y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las

decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha

participado en las mismas. Este tipo de reunión es el más

adecuado y a continuación se presentan sus características más

resaltantes de sus tres modalidades:

Modalidades de Reunión con Control del Director y con

Participación del Grupo

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InstructivaInvestigación de

OpiniónResolución de

Problemas

El Director desea

instruir o informar al

grupo.

El control del Director

es remarcado.

El Director permite

que el grupo discuta y

critique el material

presentado.

El Director conduce la

reunión conforme al

lineamiento pre-

establecido.

El Director procura

conseguir la

aceptación del grupo,

haciendo que los

participantes

desarrollen el tema

objeto de estudio.

Las conclusiones a

pesar de ser

predeterminadas, no

son impuestas al

grupo.

El Director presenta el

tema y define

los límites de la

discusión.

El grupo ofrece

sugerencias y críticas.

Se permiten

discusiones entre

participantes.

La decisión final queda

en el Director.

El Director tiene

menos control del

grupo, sirviendo como

moderador o

coordinador de la

reunión.

El problema es

resuelto por el grupo.

No se prepara un plan

rígido para la reunión.

El mayor problema del

director es el controlar

y dirigir la reunión.

La aceptación por

parte del grupo es

mayor.

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Según el propósito de la reunión, se pueden preparar diferentes tipos.

Reunión para informar.

El responsable informa a los participantes y responde a

sus preguntas. Se producen cuando se quiere que un

grupo de personas esté al día de un asunto concreto.

Reunión para recoger información.

Los participantes informan y el responsable hace las

preguntas.

Reunión de formación.

El responsable enseña habilidades y conocimientos a los

participantes.

Reunión para lograr un acuerdo.

El responsable y los participantes tratan de conciliar

posturas para llegar a un acuerdo.

Reunión de toma de decisiones.

El responsable y los participantes hacen propuestas,

acciones y toman decisiones. Para llegar al acuerdo se

formaliza un procedimiento, ¿las decisiones se toman por

consenso, voto, o deciden algunas personas?

Cómo Planear una Reunión

1- Haga una descripción general.

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Determine el tema y objetivos de la sesión.

Prepare la Sesión.

Prepare su guía de la sesión a dictar.

Determine los puntos claves a destacar en su sesión.

2- Planee la Dirección de Reunión.

Estudie el grupo que asistirá a la sesión.

Informe sobre el contenido de la sesión.

Prevea situaciones problemáticas que puedan surgir en la

sesión.

3- Tenga Listo TODO el material

Material a distribuir durante la sesión.

Pizarrón a utilizar en la sesión.

Tiza y borrador.

Ayudas audiovisuales.

Equipo necesario para las demostraciones.

4- Prepare convenientemente el lugar de la reunión.

Cerciórese que todos puedan ver y oír bien.

Asegúrese que el local de la reunión presente las

condiciones adecuadas (iluminación, ventilación, salidas,

mobiliario).

Cómo Dirigir una Reunión

1- Inicie la Reunión.

Presentación (Si es necesario).

Procure que el grupo se sienta cómodo.

Indique el procedimiento o régimen usado.

Destaque cuál es el problema o asunto a ser tratado y

cuáles objetivos se desean alcanzar.

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Haga introducción.

2- Dirija y Controle.

Estimule la participación.

Utilice adecuadamente las preguntas y ayudas audio –

visuales.

Mantenga la reunión dentro del asunto o tópico

en desarrollo.

Resuma con frecuencia.

No permita que un participante monopolice un tema.

Controle la reunión sin provocar resentimientos.

3- Consiga la Aceptación de los Resultados.

Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean

expresadas nuevamente.

Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la

mayoría del grupo las acepte.

Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean

aceptadas por la mayoría.

4- Resuma la Reunión.

Indique lo que se ha conseguido con la reunión.

Muestre los aspectos sobresalientes.

Haga una evaluación de las ideas, opiniones, sugestiones

y experiencias presentadas.

Determine el plan de acción a seguir.

Haga una clausura adecuada.

LA ENTREVISTA.

1º.- ¿Qué es una entrevista?

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La entrevista corresponde a una técnica de carácter periodístico, mediante la cual tratamos de recoger información acerca de personas (escritores, estadistas, filósofos, políticos, actrices, deportistas, etc.) que se han constituido en centro de interés para la comunidad.

2º.- ¿Cómo se prepara una entrevista?

a. Producción: Comprende todos lo requisitos previos para la ejecución de la entrevista.

Elegir al entrevistado. Se debe escoger a una persona que resulte interesante, que pueda aportar alguna experiencia o idea valiosa.

Recoger información sobre el entrevistado. (su vida, su obra, etc.) y también sobre el tema principal de la entrevista.

Elaborar el cuestionario. Es decir, las preguntas que se consideran adecuadas. Es importante agrupar y ordenar bien las preguntas, ya que el cuestionario es una valiosa guía en el momento de llevar a cabo la entrevista oral.

b. Realización: Para realizar la entrevista es importante cumplir con las fórmulas de cortesía como el saludo, la presentación, el agradecimiento y la despedida. Además es vital que el entrevistador guíe la conversación y que se muestre seguro de lo que habla, mediante el uso de preguntas breves, certeras y claras.

c. Poner la entrevista por escrito: En esta fase se hace una selección, un recorte y un rearmado de la conversación sostenida. Para crear la ilusión de oralidad y comprometer al lector en la interacción se suelen incluir los elementos paraverbales (entre paréntesis o mediante el uso de signos de puntuación) y se señalan algunos componentes no verbales que sitúen la conversación o que den cuenta del estado de ánimo del entrevistado.

Si bien se puede jugar con el orden y la distribución del material obtenido, es una exigencia ética conservar el tono general de la

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conversación, respetar el contexto en que fue dicha cada cosa y abstenerse de crear situaciones o frases que no se produjeron.

d. Publicación de la entrevista: Es la fase final, en ella se da a conocer el contenido de la entrevista. A veces, en las publicaciones locales autoeditadas, el entrevistador puede determinar el diseño, la extensión y la ubicación que se le da al texto. Sin embargo, en la mayoría de los casos el material ya no depende del periodista y queda a disposición del medio que reproducirá la entrevista, donde le darán la ubicación, el espacio, el título y la diagramación que más estimen conveniente.

3º.- ¿Cómo se redacta una entrevista?

El entrevistador debe mantenerse en segundo plano y dejar hablar al entrevistado. Sin embargo, es el entrevistador quien dirige la entrevista y quien la organiza en tres partes: presentación, cuerpo o desarrollo de la entrevista y cierre.

Partes de la entrevista:

1. Presentación

Es el momento de la recepción y de hacer una breve introducción antes de empezar la entrevista

Debe ser breve, pero suficientemente informativa. En ella se habla no sólo del entrevistado, sino del tema principal de la entrevista.

2. Desarrollo de la entrevista

Está formado por las preguntas y las respuestas. Es importante elegir preguntas que interesen al público. Deben ser adecuadas, breves, claras y respetuosas para que el entrevistado pueda transmitir sus experiencias.

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Independientemente del tipo de entrevista utilizado, se repasarán unas áreas determinadas, incidiendo más en unas u otras en función de las características del puesto de trabajo. El desarrollo más habitual es el siguiente:

Introducción

Planteamiento general, distensión del entrevistado. Presentación: establecer una relación favorable (la primera impresión).

Formación

Repaso sistemático de estudios reglados y no reglados realizados:

Datos objetivos: fechas, duración, contenido Asignaturas o materias más y menos preferidas Resultados académicos Proyectos de estudios futuros Grado de satisfacción en la formación realizada

Experiencia profesional

Repaso sistemático de todas las experiencias laborales:

Tareas, funciones y cargos Condiciones de trabajo Motivos de cambio de trabajo Satisfacción laboral Aprendizaje laboral Relaciones personales con compañeros y jefes Deseos de promoción

Evaluación de conocimientos

En caso de que se hayan adquirido conocimientos profesionales por vías diferentes de la experiencia laboral o de la formación básica, se repasarán siempre que sean significativos para el lugar de trabajo (idiomas, informática,...).

Motivación

Esta área es muy importante y se valora para prever resultados en el trabajo. A veces una buena motivación puede sustituir otras deficie ncias (intelectuales, de formación, experiencia...). Es posible que la

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motivación se evalúe a lo largo de la entrevista con preguntas directas e indirectas, y no se le dedique un tiempo concreto. De cualquier forma el entrevistador/a centrará la atención en los siguientes aspectos:

Actividades extralaborales Intereses y aficiones personales Objetivos o metas profesionales Áreas de motivación preferentes

Valores ocupacionales: seguridad económica, estabilidad laboral, relaciones interpersonales, realización personal, éxito, responsabilidad

Disponibilidad horaria, obligaciones familiares... Actitud e interés por el puesto de trabajo concreto, deseo de

promoción, aspiraciones económicas.

Antecedentes personales y familiares

En función de las exigencias del puesto de trabajo y del estilo del entrevistador/a se repasarán con más o menos profundidad los aspectos siguientes:

Estructura familiar: convivencia, profesión y nivel económico de los padres y hermanos/as, ambiente familiar, educación recibida, independencia económica.

Situación social actual: casado/ada, independizado/ada, datos de la pareja, hijos/as...

Autovaloración y conclusiones

Generalmente al finalizar la entrevista se pide al/la candidato/a que haga una reflexión sobre sus puntos fuertes y puntos débiles. El objetivo es establecer el grado de conocimiento sobre si mismo/a, detectar el nivel de sinceridad y otros aspectos como:

Actitud vital (optimismo, pesimismo...) Seguridad y confianza en sus posibilidades Auto concepto (valoración global sobre un/a mismo/a, grado de

satisfacción personal)

3. Cierre

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Este es el momento que el candidato puede exponer sus dudas sobre el trabajo que se ofrece al entrevistador o que le aclare algún punto no entendido

Tiene que ser breve. En él, el entrevistador puede presentar un resumen de lo hablado o hacer un breve comentario personal

CARACTERÍSTICAS

La entrevista es un acto de comunicación oral que se establece entre dos o más personas (el entrevistador y el entrevistado o los entrevistados) con el fin de obtener una información o una opinión, o bien para conocer la personalidad de alguien. En este tipo de comunicación oral debemos tener en cuenta que, aunque el entrevistado responde al entrevistador, el destinatario es el público que está pendiente de la entrevista.

Atendiendo a la finalidad con que ha sido escrita, podemos distinguir dos tipos de entrevistas:

- Informativas. Con ellas se pretende conocer la opinión sobre un determinado tema.

- Psicológicas. Con ellas se pretende conocer la personalidad o el ambiente que rodea al entrevistado

TIPOS DE PREGUNTAS

En una entrevista debemos utilizar diferentes tipos de preguntas. Veamos algunas de ellas:

Preguntas cerradas

Son preguntas de las cuales el entrevistador espera una respuesta muy concreta. ¿Fuma? ¿Tiene hijos?¿Cuántos?

Preguntas abiertas

Son preguntas que suelen dar lugar a respuestas amplias, ya que el entrevistado puede expresarse libremente sobre el tema planteado.

¿Qué opina del actual gobierno? ¿Qué planes tiene para el futuro?

Preguntas hipotéticas

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Son aquellas que, como su nombre indica, plantean a la entrevistada situación hipotética. ¿Qué haría usted si...?

Preguntas de sondeo

Son preguntas que permiten al entrevistador obtener más información, profundizar en el tema. ¿Por qué? ¿Qué sucedió después?

Preguntas-comentario

Muchas veces el entrevistador no formula ninguna pregunta, sino que hace un comentario o bien inicia una frase que deja inacabada, todo ello hace que el entrevistado responda como si realmente lo hubieran interrogado.

Y en 1990 se publica su primera antología de relatos... Y en el futuro

BIBLIOGRAFIA

http://www.monografias.com/trabajos66/direccion-reuniones/direccion-reuniones2.shtml

http://www.rivassanti.net/curso-ventas/como-dirigir-reuniones.php http://www.google.com.pe/url?sa=t&rct=j&q=direccion%20de

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