Dirección de Reuniones
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DIRECCIÓN DE REUNIONES
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CONCEPTO
• Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director.
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TIPOS DE REUNIÓN
• En toda reunión existen tres elementos básicos: El director, el grupo y el tema.
• De acuerdo a la participación del grupo y al control que ejerce el director se describen tres tipos de reuniones.
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1.- Control del Director sin participación del grupo
• El Director habla todo el tiempo.• El grupo no aporta ideas ni participa en la
discusión.• Las decisiones las toma el Director.
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2.- Sin control del Director y con participación del grupo
• No existe tema especifico que tratar.• No hay orientación en la reunión.• El Director permite que los participantes
discutan entre si.• Algunos Directores que no son quienes
deberían de llevar a buen cause la reunión aprovechan la confusión para imponer sus ideas.
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3.- Control del Director y con participación del grupo
• Este tipo de reunión es la mas importante e ideal, ya que permite al grupo una mejor comprensión de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas debido a que el mismo grupo ha participado en ellas.
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Reunión Eficaz
• Objetivos de la reunión.• Motivación de quien dirige la reunión y de los
participantes de la misma.• La metodología empleada debe facilitar un
clima favorecedor.• El tiempo necesario y ajustado para su
desarrollo.
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PREPARAR ORDEN DEL DÍA
• Lugar, Fecha y Hora.• Quien convoca a la reunión.• Propósitos de la reunión.• Nombres de los participantes o referencias.• Funciones de los participantes si fuera
necesario.• Acuerdos.• Conclusiones.
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La responsabilidad de la reunión
• Ser consciente de que quien convoca lleva la responsabilidad de la reunión.
• Ser el responsable de crear un ambiente adecuado.• Ser el responsable de posibilitar la participación de
todos los asistentes.• Ser positivo y alentador sobre las cosas que dicen los
asistentes.• Es responsable de resaltar los acuerdos.• Es responsable de anotar la información para
confeccionar el acta de reunión.