DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA

8/17/2019 DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA

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INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR HONORABLE CONSEJO

PROVINCIAL DE PICHINCHA

AUTOINSTRUCCIONAL

DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA DEL

CONSEJO DE LA JUDICATURA

TIPO DE AUDITORÍA: EXAMEN ESPECIAL


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DICTAMEN

C)*+,-),/- G0*0,- 10 E+-1)

S0),0.

DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE PICHINCHA DEL CONSEJO DE LA

JUDICATURA.

He examinado:

• L- *) 0510*65- 10 7)/+56- 8 7,)6015950*+) 7-,- - 6)*0,-65* 8

9-*+0*5950*+) 10 -,6;5) +56). L) R0=5+,) 10 =-+) 8 -?@+0 5* 1)6@90*+-65*


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e estableció un informe o estudio $ue permita determinar su ra!onabilidad y evidenciar los

factores $ue se tomó en consideración para la formulación de las especificaciones t-cnicas$ue ri%ieron el proceso.

En los expedientes de in%resos como de %astos no se encuentra toda la documentación de

sustento completa, ni le%ali!ada por los responsables de la elaboración, control y aprobación,

es as(, $ue los in%resos no presentan anexadas las facturas, sino $ue se las mantiene en un

archivo independiente, mientras $ue los reportes diarios de recaudación, no contienen todaslas firmas de responsabilidad) en los +/ de pa%os de remuneraciones no constan los roles

de pa%o con los cuales se procedió al re%istro contable y pa%ó de la nómina) y, en los

procesos de contratación no constan los estudios o *ustificación documental de la necesidad la

cual debe ser emitida por la unidad administrativa re$uirente.

El resultado final del asunto no puede determinarse de momento, y no se ha hecho nin%una

estimación por nin%una responsabilidad $ue pueda resultar.


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OICIO: C5,6@-, ''$DAACEEDPPCJ2'$(

S0665*: D5,0665* 10 A@15+),/- 10 A195*5+,-65* C0*+,-

A@*+): N)+5


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CAPITULO I

INORMACIÓN INTRODUCTORIA

MOTIVO DE LA AUDITORIA

El E-90* E7065- a la Dirección 1rovincial del +onse*o de la >udicatura, se encuentra

reali!ando se%Bn ),10* 10 +,--?) ''$DAAC2'$( 10 24 10 -=)+) 10 2'$(# a losin%resos, %astos) y a los procesos precontractual, contractual, e*ecución, recepción, uso yconsumo de contratos de ad$uisición de bienes y prestación de servicios, incluidos losconsultores de la Dirección 1rovincial de 1ichincha del +onse*o de la >udicatura, por el periodo comprendido entre el 6 de enero de 356? y el ?5 de *unio de 3567.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

• 8erificar los procesos de determinación, recaudación, depósito y re%istro de los

in%resos.

• Determinar la propiedad, le%alidad, veracidad y conformidad de los %astos

reali!ados por la entidad.

• Establecer $ue los procesos precontractual, contractual, e*ecución y pa%o de los

t t it ió t- d d l


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'iscal(a #eneral del Estado

Defensor(a 1Bblica

MISIÓN DE LA INSTITUCIÓN.

1roporcionar un servicio de administración de *usticia efica!, eficiente, efectiva, (nte%ra,

oportuna, intercultural y accesible, $ue contribuya a la pa! social y a la se%uridad *ur(dica,

afian!ando la vi%encia del Estado constitucional de derecho y *usticia.

VISIÓN DE LA INSTITUCIÓN.

+onsolidar al sistema de *usticia ecuatoriano como un referente de calidad, %arantice el

e*ercicio de los derechos individuales y colectivos.

SISTEMAS INORM!TICOS

La 'unción >udicial posee sistemas informticos propios desarrollados para la

institución, mediante las cuales se %estionan y administran todos los productos, servicios

y proyectos tecnoló%icos en apoyo a los procesos *ur(dicos y le%ales propios del a

naturale!a de la 'unción >udicial.


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ESTRUCTURA ORG!NICA

La estructura or%nica y funcional se la tomo de la or%ani!ación actual de la Dirección1rovincial del +onse*o de la >udicatura de 1ichincha, ver detalles en Anexo 6:

E/+/A =/#A"&+A

DEPARTAMENTOS SUPERVISADO

DIRECTOR PROVINCIAL MAXIMA AUTORIDAD

SECRETARIA DE LA DIRECCION DIRECTOR PROVINCIALUNIDAD PROVINCIAL FINANCIERA DIRECTOR PROVINCIALUNIDAD PROVINCIAL TALENTO HUMANO DIRECTOR PROVINCIALUNIDAD PROVINCIAL DE TICS DIRECTOR PROVINCIALUNIDAD PROVINCIAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL DIRECTOR PROVINCIALUNIDAD PROVINCIAL DE ASUNTOS JURICOS YCONTRATACION PUBLICA DIRECTOR PROVINCIALUNIDAD PROVINCIAL DE PLANIFICACION DIRECTOR PROVINCIAL

UNIDAD PROVINCIAL DE ESTADISTICAS DIRECTOR PROVINCIALUNIDAD PROVINCIAL ADMINISTRATIVA DIRECTOR PROVINCIALUNIDADES JURISDICCIONALES DIRECTOR PROVINCIALACTIVOS FIJOS UNIDAD PROVINCIAL ADMINISTRATIVAPROVEEDURIA Y ALMACEN UNIDAD PROVINCIAL ADMINISTRATIVAMANTENIMIENTO UNIDAD PROVINCIAL ADMINISTRATIVA TRANSPORTE UNIDAD PROVINCIAL ADMINISTRATIVAADMINISTRATIVO Y SERVICIOS GENERALES UNIDAD PROVINCIAL ADMINISTRATIVA

UNIDAD PROVINCIAL TALENTO


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TRANSITOUNIDADES JUDICIALES DE LO TRINUTARIO UNIDADES JURISDICCIONALES

UNIDADES JUDICIALES DE LO CONTENCIOSOADMINISTRATIVO UNIDADES JURISDICCIONALES

INANCIAMIENTO

INGRESO

199143,9

!GASTO 1"#1$,93

TOTAL

2097617,

88

SERVIDORES RELACIONADOS.

+onstan en anexo 6


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CAPITULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

N) 0 0510*65- 7)/+56- 8 7,)6015950*+) 7-,- - 6)*0,-65* 8

9-*+0*5950*+) 10 -,6;5) +56).

CONDICIÓN

En los expedientes de in%resos como de %astos no se encuentra toda la documentación

de sustento completa, ni le%ali!ada por los responsables de la elaboración, control y

aprobación, es as(, $ue los in%resos no presentan anexadas las facturas, sino $ue se las

mantiene en un archivo independiente, mientras $ue los reportes diarios de

recaudación, no contienen todas las firmas de responsabilidad) en los +/ de pa%os

de remuneraciones no constan los roles de pa%o con los cuales se procedió al re%istro

contable y pa%ó de la nómina) y, en los procesos de contratación no constan los

estudios o *ustificación documental de la necesidad la cual debe ser emitida por la

unidad administrativa re$uirente.


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los archivos f(sicos y ma%n-ticos, ni existe el espacio f(sico suficiente $ue permita

mantener en un solo lu%ar la información financiera y con los controles $ue ase%uren sucustodia, ocasionando $ue las operaciones financieras no se encuentren respaldadas con

la documentación de soporte suficiente y pertinente $ue sustente su propiedad, le%alidad

y veracidad.

EECTO.

La unidad financiera en sus respectivos per(odos de %estión inobservaron la "orma de

+ontrol &nterno 457;54 Documentación de respaldo y su archivo y las >efas

Departamentales 6 y 3 'inanciera y Administrativa 'inanciera, los >efes de la nidad

Administrativa, los +oordinadores 1rovinciales Administrativos y la +oordinadora

1rovincial 'inanciera, incumplieron el art(culo 9C Entre%a recepción de re%istros y

archivos del /e%lamento #eneral de ienes del ector 1Bblico e inobservaron las

"ormas de +ontrol interno 45?;53 +onstancia documental de la recaudación, 457;54

Documentación de respaldo y su archivo, 457;57 =portunidad en el re%istro de los

hechos económicos y presentación de información financiera.

Los expedientes de in%resos y %astos %enerados en la nidad 1rovincial 'inanciera


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R%&'()*+( % &-()+( . -/0()%( (' +20%)-2' 56('2- % *%(7-8+

CONDICION

D% 8+( %7%'%)%( % 8+( &-()+( % 8+( -:+( ;"13, ;"14 . ;"1!< .,

-/0()%( % 8+( -:+( ;"13 . ;"14, (% %='%2' >0% + (% %)*%&-*+

C+7*+?-)%( @'2+( % R%&'()*+ CUR % &-()+( . -/0()%( %8 -:+ ;"13<'%)*-( >0%, 8+( %8 -:+ ;"14 + (% %)*%&-*+ 11 %7%'%)%(

CRITERIO

A8 *%(7%2)+, % 8-( -2)-( % %)*%&- *%2%72' *%2)'2-2' *-)'2-2'

A%+ ; CURS % &-()+( ., E)*%&- R%2%72' A%+ ; A/0()%( % 1$

% (%7)'%?*% % ;"1!, (0(2*')-( 7+* 8+( (%*='+*%( % 8- U'-

P*+='2'-8 F'-2'%*- %2-*&-+( % 8- +20%)-2' . 8%&-8'--( 7+*


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%7%'%)%( %8 -:+ ;"13 . 11 %8 -:+ ;"14, '(+( >0% + 50%*+

%)*%&-+( -8 %>0'7+ % -0')+*6-, )-8 2++ 8+ (%:-8- 8+( 502'+-*'+(%2-*&-+( % 8- +20%)-2', 7+* 8+ >0% + (% /0()'2-*+ 19 CURS %

&-()+(

EFECTO

1or los hechos expuestos, los Directores 1rovinciales de 1ichincha, >efe Departamental 6

nidad Administrativa, los +oordinadores 1rovinciales Administrativos y las >efas

Departamentales 6 y 3 'inanciera y Administra 'inanciera y la +oordinadora 1rovincial

'inanciera, inobservaron las /esoluciones Administrativas: 55C;3566 de 34 de a%osto de3566) art(culo 4, nBmeros: 6, < y 6?) 595;3564 de 3C de abril de 3564) as( como, las

/esoluciones 655;3564 y ?43;3564 de 4 de *unio de 3564 y 69 de diciembre de 3564 con

las $ue se reforma la /esolución 595;3564) en los nBmeros:

4.6 1rocesos #obernantes 4.6.6 #estión de E*ecución, +oordinación, e%uimiento y


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A los >efes pertenecientes de cada departamento: 'inanciero y Administrativo, debern

tener un ordenamiento al reali!ar el archivo correspondiente a cada departamento endonde la documentación se encuentre completa con los respaldos proporcionados en

donde se evidencien los expedientes de in%resos y %astos con sus respectivas facturas,

los reportes diarios de recaudación en la cual se reali!ar un debido control de revisión

diaria en donde conten%an todas las firmas de los responsables.


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D)6@90*+) 10 ) 7,)60) 10 6)*+,-+-65* *) 7@56-1) 8 6)*

0+-1) 10-6+@-5-1)

CONDICION

En varios procesos de contratación se observó $ue en el portal no se encuentra la información

disponible para efectos de información y revisión, y $ue los procesos de contratación

reali!ados no presenten su estado real, como seala: contratos, %arant(as, los informes

provisionales y final de recepción del servicio ni parcial ni total, otros se mantienen en estado

Ad*udicado ; /e%istro de +ontratos, en otros E*ecución de contrato, cuando a la fecha de

consulta el proceso de contratación debió haber sido li$uidado y finali!ado, como consta en

las Actas de Entre%a y /ecepción Definitiva.

CRITERIO

Los administradores de los contratos y funcionarios encar%ados del proceso en el

portal de compras pBblicas incumplieron el art(culo 36 de la Ley =r%nica del

istema "acional de +ontratación 1Bblica y 6? de su /e%lamento) los art(culos 6

letras I y 3 letras hI e iI de la /esolución &"+=1 7?;3566 de 64 de octubre de


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$ue los procesos de contratación reali!ados no presenten su estado real, como seala:

contratos, %arant(as, los informes provisionales y final de recepción del servicio ni parcial nitotal, otros se mantienen en estado Ad*udicado ; /e%istro de +ontratos, en otros E*ecución de

contrato, cuando a la fecha de consulta el proceso de contratación debió haber sido li$uidado

y finali!ado, como consta en las Actas de Entre%a y /ecepción Definitiva.

RECOMENDACION

Al >efe de Departamento de "ómina tendr $ue reali!ar la constatación f(sica de los

pa%os de remuneraciones en donde consten los roles de pa%o de cada uno de los

traba*adores, en donde se efectBe los pa%os en los d(as $ue exi%e la Ley =r%nica de

traba*adores $ue se cancele a tiempo, en la cual no haya nin%Bn impa%o, debern

establecer $ue los procesos de precontractual, contractual, e*ecución y pa%o de los

contratos cumplan con las disposiciones le%ales.


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ANEXOS

6. Ad*unto copias de la documentación de referencia para el proceso de investi%ación al

traba*o elaborado.

3. Ley or%nica de la contralor(a %eneral del estado, reformas y re%lamento

A,+. '. "otificación inicial, comunicación de resultados.; La auditor(a %ubernamental se

reali!ar de acuerdo con el plan de traba*o anual de la +ontralor(a #eneral del Estado,

previamente a su iniciación se notificar a las autoridades, funcionarios, servidores, ex

servidores y dems personas vinculadas con el examen. i durante la reali!ación de la

auditor(a %ubernamental apareciere personas vinculadas con el examen $ue no hubieren sido

notificadas desde el principio en ra!ón de $ue no era previsible su participación o

responsabilidad, -stas debern ser notificadas de manera inmediata, debi-ndoseles brindar

todas las facilidades y t-rminos excepcionales para $ue e*erciten en debida forma el derecho

de defensa, sin $ue la falta de notificación inicial provo$ue la nulidad o impu%nación, por

este hecho, de los resultados de auditor(a. De ser necesario, los pla!os para resolver se

prorro%arn, previa la decisión motivada del +ontralor #eneral del Estado, por el tiempo


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Nº FECHA CUR

CONTAB

LE

DESCRIPCION VALOR

CUR GASTOS 2013

1 1;";;"13

41"493!

PAGO DE HONORAROS,MEMORANDO DNTH9#$!;"13CADENA ILLANES ABRIL

!9!,9;

; 131;;"

13

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4#"$;1$ PICNOM$1! 502'+-*'+( 19;!3$,19

SUBTOTAL 1991438,9

Nº FECHA CUR

CONTAB

LE

DESCRIPCION VALOR

1roceso &E;D169;64;356? para lacontratac6on del ervicio de Aseo y

Limpie!a para las dependenciasadministrativas y *udiciales de los edificiosadministrados por la Dirección 1rovincialde 1ichincha

"o se ha publicado los estudios, %arant(as presentadas a la firmadel contrato, informes o actas provisionales y final de la

recepción del servicio ni parcial ni total.e mantiene con el estado de E*ecución de contrato, cuando a lafecha de consulta el proceso de contratación debió haber sidofinali!ado pese a $ue el contrato firmado el ? de febrero de 3564y finali!aba el ?6 de diciembre del mismo ao.

1roceso &E;D16957356? para elervicio de Aseo y Limpie!a para los>u!%ados de la Dirección 1rovincial de1ichincha ubicadas en los sectores:

abacundo, an Mi%uel de los ancos,8alle de los +hillos, umbaco, La Mariscalv 2uitumbe

"o se ha publicado los informes provisionales y final derecepción del servicios ni parcial ni totale mantiene con el estado de Ad*udicado; /e%istro de+ontratos,

cuando a la fecha de consulta el proceso de contratación debióhaber sido finali!ado ya $ue el contrato firmado ten(a comofecha de duración hasta el ?6 de diciembre de 356?. o

1roceso +=;D169;53;356?+ontratación del servicio de cableadoestructura, tendido el-ctrico y luminarias para la unidad *udicial de lo contenciosoadministrativo, ubicada en la Av. 65 deA%osto "o ?@47 y Maosca , Edificio E$as

"o se ha publicado los informes provisionales y final derecepción del serviclos ni parcial ni totale mantiene con el estado de E*ecución de +ontrato, cuandocuando existe una Acta de Entre%a /ecepción Bnica suscrita el 6Cde noviembre de 356?.

1roceso D169;37;>A+A;356? para la1restación del ervicio de ransporte&nstitucional para las servidoras yservidores *udiciales se la Dirección1rovincial del +onse*o de la >udicatura de1ichincha

"o se ha publicado el contrato suscrito ni las %arant(as presentadas a la firma del contrato, informes provisionales yfinal de recepción del servicio ni parcial ni total.e mantiene el estado como Ad*udicado; /e%istro de+ontrato, pese a $ue el contrato firmado el 6C de *ulio de 356? ten(a un pla!o de duración de 34 meses, inclusive en el portal seencuentra el aviso de incumplimiento de pla!os por cuanto no se


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ANEXO 1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

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