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DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION ESTRATEGICA P-DPE-190-05

FORMULACION DEL PLAN DE ACCION Versión: 00

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Elaboró: Cesar Sanchez Revisó: Cesar Sanchez Aprobó: Ma Antonia Otero

Cargo: Contratista Cargo: Contratista Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación

Fecha: 08 / 03 / 09 Fecha: 08 / 03 / 09 Fecha: 04 / 05 / 09

1. OBJETIVO Teniendo en cuenta los planteamientos de la constitución política de Colombia plasmados en el artículo 343, que dice: “la entidad de planeación tendrá a su cargo el diseño y la organización de los sistemas de evaluación de gestión y de resultados de la administración pública, tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos de inversión en las condiciones que ella determine”[CP 1991]; por tanto en los procesos de planificación se tienen que hacer planteamientos y sugerencias de cómo evaluar la gestión de los planes de acción (PA) de cada una de las dependencias, para así hacer un debido seguimiento a la política pública municipal, relacionando cada uno de los programas, subprogramas y proyectos de inversión socioeconómica. Por ende el procedimiento para determinar la metodología de la formulación del plan de acción es el principal objetivo, dado que en el plan de acción se analiza la gestión y los resultados del plan de desarrollo municipal por cada una de las secretarias del Municipio de Popayán anualmente. 2. ALCANCE

La formulación del Plan de Acción involucra a todas las dependencias de la Alcaldía, las cuales deben participar en el proceso bajo la coordinación de la oficina asesora de planeación municipal o la dependencia que haga sus veces. El proceso se inicia a partir del primer año de aprobación del plan de desarrollo municipal, y sigue consecutivamente cada vigencia anual hasta finalizar el cuatrienio del gobierno local y/o el fin del plan de desarrollo municipal. 3. DEFINICIONES Planeación: Es resolver, como compromiso estatal, los problemas sociales y económicos que los mercados libres no pueden afrontar ni soluciones. O de esta forma, planeación es la selección cuidadosa de fines y medios apropiados para alcanzarlos. Plan: Implica, en consecuencia,, dar forma orgánica a un conjunto de decisiones, integradas y compatibles entre sí, las cuales se constituyen en guía de la actividad de una empresa, de un gobierno o de una familia. Desarrollo: Como la necesidad de representar el mundo como imagen ordenada; dependiendo el desarrollo de construir al mundo como una imagen, para que el “todo” pueda ser captado ordenadamente, como parte de una “estructura” o un “sistema”. Concibiéndose al desarrollo como un proceso esencialmente amigable, donde se destaca la cooperación entre los individuos y con uno mismo.



Página 2 de 17 Planificación: Planear significa prever y decidir hoy las acciones que puedan conducir a un futuro deseable o posible, con la utilización eficiente y racional de los recursos disponibles. La planificación es un proceso que busca soluciones a problemas y necesidades a través de acciones dirigidas al cumplimiento de metas y objetivos. La planificación transforma la intención en acción, permite vislumbrar los impactos y consecuencias de los acontecimientos e influir en ellos. Programar: Es hacer planes, programas y proyectos, es fijar metas cuantitativas a la actividad, destinar los recursos humanos y materiales necesarios, definir los métodos de trabajo a emplear, fijar la cantidad y calidad de los resultados, y determinar la localización espacial de las obras y actividades. Plan de Desarrollo: Es la carta de navegación de la política pública, sirviendo de instrumento en el cumplimiento de la visión de la Institucional, en el cual se consignan los objetivos, las políticas y las estrategias de largo plazo para orientar el desarrollo de la misma. Este tiene una perspectiva de un horizonte de planificación de corto, mediano plazo y largo plazo. Plan de Acción: Aquel instrumento de programación anual que articula los objetivos, metas, estrategias y programas del plan de desarrollo municipal con la misión y función de cada una de las dependencias y éstas con las políticas, programas y proyectos de inversión programadas en cada vigencia de manera que cada dependencia de la administración pueda orientar estratégicamente sus procesos, instrumentos y recursos disponibles. A la vez, es el instrumento sobre el cual se debe generar información clara y consistente sobre el avance de cumplimiento de las metas establecidas, que servirá de soporte al proceso de rendición de cuentas de los gobernantes. Programa: Un programa hace referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado de proyectos relacionados entre sí y de similar naturaleza, que se estructura con el propósito de materializar el plan de acción de una institución. Planificación Participativa: Produce cambios en la gestión local, propiciando el afianzamiento de las organizaciones, por tanto, nos acerca a la idea de la democratización participativa de la gestión pública; es en este proceso donde el Estado y la Sociedad presentan un acercamiento mejorando el grado de credibilidad y a la vez de legitimidad de los acciones gubernamentales; pero también de promoción de nuevos liderazgos, mayor autonomía y organización de las comunidades. Planificación Estratégica: La planificación debe constituirse como una herramienta para el gobierno. Y no puede por el contrario ser una camisa de fuerza que expresa solo nuestra voluntad, ignorando la voluntad de los otros actores sociales, la voluntad de la naturaleza o del mundo internacional que nos



Página 3 de 17 condiciona. La planificación no puede ser solo normativa, tiene que ser estratégica y debe presidir u preceder la acción. Proyecto: Un proyecto, como unidad operativa mínima de un plan, se define como un conjunto de actividades planificadas, concretas y relacionadas entre sí, que vinculan tiempo y recursos específicos para lograr un objetivo y unas metas definidas. Proyectos de Inversión: Ninguna entidad territorial puede ejecutar inversión sin que medie la formulación de un proyecto, el cual debe estar inscripto y viabilizado en el banco de programas y proyectos [DNP, 2007]. Verificándose la evaluación periódicamente el cumplimiento de las metas del plan de desarrollo y de los planes de acción, y retroalimentar el proceso de gestión. Banco de Proyectos de Inversión y Seguimiento: La ley 152 de 1994 establece que las entidades territoriales deben tener actualizados y viabilizados sus bancos de programas y proyectos que se vayan a ejecutar en la entidad correspondiente y que sean susceptibles de ser financiados con recursos públicos [DNP, 2007]. Este sistema de seguimiento permite registrar sobre la marcha del plan de desarrollo, el avance o retraso de los proyectos y de las acciones, y las limitaciones en el cumplimiento de las actividades programadas, permitiendo determinar las causas y los correctivos si son necesarios. Horizonte de Planeación: Tales como el horizonte temporal y espacial. El Plan de Desarrollo Municipal tiene hasta el momento un horizonte temporal de cuatro (4) años y un horizonte espacial en su jurisdicción, por ejemplo para el municipio de Popayán la jurisdicción radica en sus sectores urbano y rural. Articulación del interés público (eficiencia): La manera en que la estructura política articula las prioridades sociales y la medida en que el proceso determina el resultado, donde el proceso político es un mecanismo que facilita e implementa no un mecanismo inherente, sino que garantiza que se haga un gobierno eficiente, dado que conecta de manera rápida y correcta las preferencias esenciales de una sociedad. Información: El punto de partida debe ser la disposición y análisis de información que dé cuenta de la situación actual y real, tanto interna como del entorno, de la cual se parte y sobre la que es posible realizar seguimiento y evaluación permanente, para retroalimentar el proceso. Un sistema de información debe ser oportuno, veraz, verificable y confiable. Participación efectiva y concertación: Debe brindar la posibilidad real de intervención a todos aquellos que representan grupos de interés en el municipio, considerar las opiniones e intereses de los diferentes actores con el fin de priorizar



Página 4 de 17 problemas y acciones y lograr el máximo nivel de beneficio social posible. Debe permitir llegar a acuerdos y definir propósitos, objetivos y metas compartidas, de acuerdo con la visión de futuro concertada. La participación ciudadana adquiere un mayor desarrollo cuando el acceso a la información y las acciones de gobierno logran concitar el interés colectivo. Recurso: Capital físico, humano o financiero, con que se cuenta para poner en marcha el seguimiento y ejecución del PDM. Visión Estratégica: La planificación debe superar lo coyuntural y brindar orientaciones de mediano y largo plazo respecto al municipio que se espera tener en el futuro. La visión del municipio debe ser revisada en forma permanente en función de factores internos de gobernabilidad de la administración local y de la dinámica externa que incide en la gestión municipal, especialmente en el actual contexto de apertura y globalización. Integralidad: Debe involucrar e interrelacionar efectivamente todos los componentes de la gestión local, es decir debe integrar los aspectos físicos, geográficos, económicos, sociales, culturales, políticos, administrativos y financieros para poder obtener resultados que realmente logren un desarrollo sostenible en el largo plazo. Articulación y eficiencia en la asignación de recursos. Debe identificar y potenciar los distintos recursos y capacidades disponibles en el municipio, en favor de proyectos estratégicos de desarrollo de gran impacto en el bienestar común. El plan de desarrollo debe ser capaz de articular de forma eficiente las potencialidades del municipio para hacerlas coherentes con los objetivos deseados. Equidad: El proceso de planificación del desarrollo debe evitar todo tipo de discriminación y, por el contrario, debe asegurar una justa distribución del ingreso y del acceso a las oportunidades que garanticen mejores condiciones de vida a toda la población, independientemente de factores como sexo, edad, posición política, religiosa, social o económica. Integración: En el marco del proceso de globalización, el plan de desarrollo de un municipio y por lo tanto la identificación de sus potencialidades y limitaciones no debe circunscribirse a los límites del municipio, sino que se debe propiciar la integración regional con municipios vecinos para aprovechar recursos comunes y economías de escala. Capital Humano: Es el desarrollo de la destreza y toda la capacidad productiva de toda la población- contribuyéndose a atemperar y humanizar la concesión del desarrollo.



Página 5 de 17 Flexibilidad: La planeación no es un proceso lineal que termina con la formulación de un plan de desarrollo; dado que la realidad es dinámica y cambiante, los procesos de planeación debe ser revisados permanentemente y traducirse en instrumentos flexibles, susceptibles de ser revisados y ajustados, con el fin de recoger los cambios en las condiciones municipales, incluir en la medida que los recursos lo permitan, más propuestas de la ciudadanía y asegurar el equilibrio entre lo que se quiere, lo que se debe y lo que se puede hacer. 4. ASPECTOS GENERALES Determinar la metodología para la Formulación del Plan de Acción de cada uno de los organismos que conforman la Alcaldía de Popayán. Se dispone según las acciones necesarias para reducir la distancia entre lo esperado y lo observado, reconociendo expectativas en torno a ciertas variables que no se mueven al ritmo o en la dirección esperada. Por ende los planes de acción se convierten en una de las herramientas de los gobiernos que posibilita la construcción y el fortalecimiento de una formación social que garantice la continuidad del modo de desarrollo imperante; lo cual implica: Pensar antes de actuar, es decir, pensar sistemáticamente con método. Explicar cada una de las posibilidades y analizar sus ventajas o desventajas, con una mirada integral, de tal manera que se articule la planificación Estratégica de largo plazo con los planes de mediano plazo (Planes de Ordenamiento Territorial), y éstos con los planes por períodos de gobierno (Planes de Desarrollo) y sus instrumentos de ejecución (Planes de Acción, proyectos y/o acciones de gestión). La formulación de los Planes de Acción se examina de acuerdo a la programación anual, acorde a la ejecución del plan de desarrollo municipal, ordenando de tal manera que cada dependencia de la administración pueda orientar estratégicamente sus procesos, instrumentos y recursos disponibles; para que a la vez se encuentre una información clara y consistente sobre el avance de cumplimiento de las metas establecidas, que servirá de soporte a la capacidad del gobernante de verificarse por los resultados de su gestión en relación a la dificultad del proyecto de gobierno que acomete y el grado de gobernabilidad del sistema en que actúa. Entonces los ajustes del Plan de Acción servirán de base al proceso de rendición de cuentas del Alcalde y a la Comunidad en general. Por esta razón se procedió a dar recomendaciones de ajuste de cada PA de cada Dependencia en el siguiente plan de trabajo:

1) Identificación de dependencia o departamento. 2) Niveles planes de desarrollo. 3) Metas de producto programadas para la vigencia, deben ser coherentes con

el plan indicativo y el plan estratégico.



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4) Proyectos. 5) Actividades. 6) Estrategias y actividades para la ejecución del proyecto. 7) Indicador esperado de las estrategias y actividades. 8) Ponderador de los recursos asignados por metas de producto. 9) Responsable.

Con el anterior proceso se definen las estrategias, procesos, actividades y responsabilidades de cada dependencia para asegurar el cumplimiento de los propósitos (plan de acción); se establece el esquema anual de inversiones del municipio (presupuesto) y se realiza la definición de instrumentos que aseguran la ejecución del plan de desarrollo y permiten la articulación con el sistema presupuestal. Pues el sustento normativo de los planes de acción (PA), se encuentra en la ley 152 de 1994, como lo indicamos anteriormente, se establece que:

“Con base en los planes generales departamentales o municipales aprobados por el correspondiente Concejo, cada secretaria o departamento administrativo preparara, con la coordinación de la oficina asesora de planeación, su correspondiente plan de acción y lo someterá a la aprobación del respectivo Consejo de gobierno departamental, distrital o municipal. En el caso de los sectores financiados con trasferencias nacionales, especialmente en educación y salud, estos planes deberán ajustarse a las normas legales establecidas para dichas transferencias” [DNP, 2007].

Entonces el plan de acciónón (PA), permite que cada dependencia de la administración municipal, de acuerdo con el presupuesto asignado, defina las estrategias que va a adelantar para ejecutarlo y garantizar el cumplimiento del plan operativo anual de inversiones (POAI), y con él, el del plan indicativo y del plan de desarrollo. Durante la formulación del PA es el momento en el que se hacen visibles las acciones de articulación entre las diferentes dependencias, que existen proyectos en los cuales deben participar varias de ellas y, por tanto, es necesaria la coordinación. Hay que describir que la ley no establece el contenido específico de los planes de acción, dando así autonomía a las entidades territoriales en su formulación y diseño, de conformidad con sus requerimientos y necesidades de información para la programación, ejecución, seguimiento y evaluación del plan de desarrollo. No obstante, desde la perspectiva de los requerimientos del sistema de evaluación del desempeño a la gestión territorial, es deseable que el contenido del plan de acción, ayude a que la planificación general de la acción del gobierno municipal “Programa de Gobierno”1, sea útil en la 1 Programa de gobierno municipal de la ciudad de Popayán 2008-2011, en su carta de presentación política, se denomina “Bienestar Para Todos”



Página 7 de 17 medida en que fundamente los principios orientadores de coordinación, coherencia y continuidad de cada dependencia, donde la capacidad del gobernante se verifique por los resultados de su gestión en relación a la dificultad del proyecto de gobierno que acomete y el grado de gobernabilidad del sistema en que actúa. Por consiguiente hay que describir que la metodología práctica que se diseñará y se explicará más adelante de la propuesta, será muy útil, para crear capacidad de gobierno de liderazgo y para que las promesas electorales sean cumplidas de acuerdo a los resultados planificados. Hay que mencionar que la Ley Orgánica del Plan de Municipal (PDM)2 no establece el contenido específico de los PA, dando así autonomía a las entidades territoriales en su formulación y diseño, de conformidad con sus requerimientos y necesidades de información para la programación, ejecución, seguimiento y evaluación del Plan de Desarrollo. No obstante, desde la perspectiva de los requerimientos del sistema de evaluación del desempeño a la gestión territorial, es deseable que el contenido del PA, ayude a que la planificación general de la acción del gobierno municipal, sea útil en la medida en que fundamentalmente los principios orientadores de coordinación, coherencia y continuidad de cada dependencia. Pues en la formulación de los planes de acción institucionales del municipio de Popayán para el año 2008, se empezó con un formato de acuerdo a los lineamientos de la oficina asesora de planeación municipal, expuesto de la siguiente manera:

2 Ley 152 de 1994.



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Adoptándose técnicas de gobierno y planificación3, como lo es el plan de acción, adecuadas a la complejidad del sistema social gobernado, en el que puedan llevarse a cabo un proceso de recontextualizacion, donde el alcalde como dirigente político tenga una credibilidad social, a la hora de hacerse la evaluación del desempeño de la gestión municipal. Es por esto que se planteo una nueva metodología de formulación del plan de acción, bajo unos principios orientadores:

1. Resultado como eje central de la evaluación: La evaluación se debe realizar sobre los resultados alcanzados frente a los objetivos y metas establecidos en el plan de desarrollo municipal.

2. Autoevaluación: La evaluación no tiene un carácter fiscalizador o policivo. Es un proceso interno que hace parte integral de la gestión, y por

3 Planificar implica, en consecuencia, dar forma orgánica a un conjunto de decisiones, integradas y compatibles entre sí, las cuales se constituyen en guía de la actividad económica y social de un Gobierno.



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ende es realizado por las mismas entidades ejecutoras de los planes de acción.

3. Autonomía y responsabilidad: Cada dependencia o departamento (administrativo u operativo) es responsable de los procesos de autoevaluación y en el cumplimiento de los objetivos, según el ámbito de la visión y misión del municipio, sus competencias y su capacidad institucional.

4. Coordinación: Se requiere una gestión coordinada tanto al interior, como entre las entidades o dependencias responsables.

5. Objetivo: A donde y a que parte se de desea llegar en el periodo de gobierno de cada dependencia.

6. Metas: Es la medición del objetivo que tiene cada dependencia de la entidad pública correspondiente.

7. Indicadores: Un punto de referencia que permite observar y medir el avance en el logro de una meta esperada. Dependiendo del tipo de meta a medir o la información que proporciona el indicador, estos pueden ser cuantitativos o cualitativos. Igualmente, pueden medir los efectos de las acciones adelantadas por la administración municipal o la cantidad, calidad u oportunidad de los productos (bienes y servicios) entregados, como resultado de las acciones y proyectos en cumplimento del plan de desarrollo.

8. Resultados esperados: Es una señal para determinar el cumplimiento de

la meta, objetivo y que los indicadores se establecieron debidamente.

9. Recurso: Capital físico, humano o financiero, con que se cuenta para poner en marcha el seguimiento y ejecución del PDM.

10. Producto social: Impacto social que tiene el bien o servicio prestado por la administración municipal en cada una de las dimensiones del PDM., y en cierto sentido será la calificación que tendría cada secretario de despacho (de la administración municipal) por la accion gubernamental de gestion social.

11. Ponderador: Mide una situación actual y compararla con una medida, de una situación referencia, con el fin de tomar decisiones que permitan lograr el objetivo, para que se nos de una señal que se puede observar y medir fácilmente, siendo el ponderador una medida específica, verificable objetivamente, sobre los cambios o resultados de las actividades de las responsabilidades de cada uno de los coordinadores de la administración municipal.



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12. Articulación del interés publico (eficiencia): La manera en que la estructura política articula las prioridades sociales y la medida en que el proceso determina el resultado, donde el proceso político es un mecanismo que facilita e implementa no un mecanismo inherente, sino que garantiza que se haga un gobierno eficiente, dado que conecta de manera rápida y correcta las preferencias esenciales de una sociedad [Haveman y Margolis 1983/1992, 46].

13. El papel de la eficacia: La asignación eficiente de los recursos públicos, que tiene estructurado el plan desarrollo a partir del POAI, de otro modo la eficacia se entendería “como articular los objetivos deseables, para incluirse en el marco de la eficacia mediante un conjunto de mediciones de costos y beneficios sociales” [Haveman y Margolis 1983/1992, 46].

14. Programa de Desarrollo Institucional: Se trata de establecer los métodos y/o prácticas aplicadas por la administración territorial en el área operativa, donde cada una de las dependencias de la Administración municipal funcionarán como unidades estratégicas generadoras de valor publico y cada servidor Público desarrollará su trabajo fundamentado en la eficiencia, entendida esta como la forma de ofrecer resultados de la mas alta calidad, utilizando la menor cantidad de recursos, generando un ahorro importante, que sumado a la gestión de conseguir nuevos y frescos recursos que deben cumplir los gestores de cada unidad estratégica.

15. Actores: Aquel individuo que tiene cierto compromiso social con la ejecución de los planes de acción, y aquellos sujetos que van bajo un interés publico de poder proporcionar bienestar social a otras personas.

16. Análisis Financiero Anual: Se establecerá la situación financiera real del municipio desde el punto de vista presupuestal del año 2008, de tesorería y contable, e identificar los factores determinantes de los resultados obtenidos.

17. Planificación Participativa: produce cambios en la gestión local, propiciando el afianzamiento de las organizaciones, por tanto, nos acerca a la idea de la democratización participativa de la gestión pública; es en este proceso donde el Estado y la Sociedad presentan un acercamiento mejorando el grado de credibilidad y a la vez de legitimidad de los acciones gubernamentales; pero también de promoción de nuevos liderazgos, mayor autonomía y organización de las comunidades.

METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN DEL MUNICIPIO DE POPAYÁN.



Página 11 de 17 Se conforman los proyectos y planes de acción frente al Plan de Desarrollo Municipal, considerando el cumplimiento de los principios orientadores; es decir, que haya coherencia, eficiencia, planificación, continuidad y coordinación. Confrontándose además que se hayan determinado los responsables, los tiempos de ejecución y los costos; pues la realización del seguimiento y evaluación de los planes de acción del municipio de Popayán se desarrollaran en el siguiente orden de ideas: A). Seguimiento y Evaluación de Desempeño (Físico y Financiero): Desagregar el proyecto en las principales acciones o ejecutorias claves que requieren financiación o no demande recursos financieros pero que es importante para el proyecto y deba controlarse. Hágalo de manera ordenada y secuencial para el desarrollo del proyecto. Se recomienda establecer máximo 10 actividades por proyecto. Ej. Para la construcción de un colegio, las actividades claves que se deben tomar en cuenta por el área de educación, con la colaboración de las demás dependencias para lograr el objetivo son:

a. Elaborar diseños. b. Establecer costos c. Gestionar recursos (disponibilidad presupuestal y otras fuentes) d. Contratar la obra (Licitación, adjudicación y firma del contrato ) e. Ejecución de la obra física f. Entrega y liquidación.

B). Seguimiento y Evaluación del Tiempo (Cumplimiento y Retraso): Indicar la fecha de iniciación y terminación en día/ mes/ año de cada una de las actividades. Igualmente establecer la relación entre cada actividad si antecede o precede a estas para que sea un proceso lógico. Se aplicaran índices que permiten medir el avance y los resultados (Parciales y/o Definitivos) que se logran con la ejecución de los recursos; tales índices se desagregan de la siguiente manera:

1. Índice de Cumplimiento (IC):

Tiempo Consumido IC = x 100 Tiempo Programado Donde: Tiempo Consumido: Este factor se toma contando los días transcurridos entre el inicio real de la actividad y la fecha de corte de la evaluación. Los Meses son acumulativos entre cada evaluación. Unidad de medida ``Meses``



Página 12 de 17 Tiempo Programado: Corresponde al tiempo programado para la ejecución de la actividad inicialmente en el plan de acción. Unidad de medida ``Meses``

Criterios de Índice de Cumplimiento. Sobresaliente. ≥ 80%

Satisfactorio. ≥ 70% y < 80%

Medio. ≥ 60% y < 70%

Bajo. ≥ 40% y < 60%

Critico. < 40%

2. Índice de Retraso (IR):

Es un porcentaje que representa el tiempo que demanda la ejecución de una actividad frente al tiempo programado, midiéndose el tiempo de avance o retraso de un proyecto o una actividad con respecto al tiempo en el programa de trabajo de la vigencia del Plan de Acción. Considerándose el retraso (tiempo consumido por la actividad hasta el momento del control “Tc”, mas el tiempo faltante para completar la actividad “Tf”, menos el tiempo programado para realizar la actividad “Tp”), frente al tiempo total programado, en porcentaje: Retraso: R = Tc + Tf – Tp. Índice de Retraso: IR = (R/Tp) * 100. Criterios de índice de retraso:

Actividad Exitosa IR = 0%. Porcentaje de Avance de la actividad. IR = 0-(-100%).

No se ha iniciado con la actividad. IR = 100%.

Porcentaje de retraso de la actividad. IR = 0-100%

C). Seguimiento y Evaluación de Gestión (Eficacia e Impacto): Modo de obtener información para rendir cuentas sobre acciones, logros y fracasos; permitiéndose establecer causas del cumplimiento o incumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo. Denotado esto a partir de los siguientes indicadores:



Página 13 de 17 Eficacia (IEF): Se permite ver el desempeño de la entidad responsable de

la acción en el cumplimento de sus funciones; representándose el porcentaje de ejecución (o resultados alcanzados) con relación a la meta propuesta. En el municipio de Popayán se establecieron parámetros para determinar la eficacia de cada dependencia, de la siguiente manera:

Como es de su conocimiento la metodología de medición y análisis empleada, en el desempeño municipal según el Departamento Nacional de Planeación (DNP), para la gestión municipal por áreas se deduce a partir del índice de Eficacia, el cual establece el Porcentaje de avance en el Plan de Desarrollo Municipal y el Porcentaje de cumplimiento de las metas de producto definidas en los “sectores básicos” como Educación, Salud y Agua Potable; y las metas de “otros sectores” que corresponden a los sectores definidos por el Articulo 79 de la Ley 715 de 2001 como vivienda, agricultura, medio ambiente, recreación, fortalecimiento institucional, cultural entre otros.

Se Resalta que el cálculo del índice de eficacia es el resultado de la sumatoria ponderada del cumplimiento de las metas de los “Sectores básicos” (60%), y del índice de eficacia de los “Otros sectores” (40%).

Indicador de Eficacia. (IEF) = [(Meta Alcanzada/ Meta Propuesta) * 100]

Criterios de Indicador de Eficacia:

Sobresaliente. ≥ 80%

Satisfactorio. ≥ 70% y < 80%

Medio. ≥ 60% y < 70%

Bajo. ≥ 40% y < 60%

Critico. < 40%

Impacto Social: El cual permite ver el cambio en una situación como resultado de la realización de un programa o proyecto; consistiendo en describir la situación que se presenta después de la ejecución del proyecto con relación a la situación identificada en la etapa de diagnóstico.

Población Beneficiada.



Página 14 de 17 IIS = x 100 Población Objetivo. Donde:

Población Objetivo: Corresponde a la población objetivo que se desea favorecer con el proyecto establecido en una situación inicial.

Población Beneficiada: Corresponde a la población beneficiada con el proyecto ejecutado en una situación final.

Criterios de Indicador de Impacto Social:

Sobresaliente. ≥ 80% Satisfactorio. ≥ 70% y < 80%

Medio. ≥ 60% y < 70%

Bajo. ≥ 40% y < 60%

Critico. < 40%

En fin la formulación y evaluación del Plan de Acción involucra a todas las dependencias de la Alcaldía, las cuales deben participar en el proceso bajo la coordinación de la oficina asesora de planeación municipal o la dependencia que haga sus veces. El proceso se inicia a partir del primer año de aprobación del plan de desarrollo municipal, y sigue consecutivamente cada vigencia anual hasta finalizar el cuatrienio del gobierno local, a partir del siguiente esquema operativo:



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PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL. MATRIX EVALUACION PLAN DE ACCIÓN POR PROYECTO

DEPENDENCIA: DIMENSION: OBJETIVO ESTRATEGICO: SECTOR: OBJETIVO SECTORIAL: PROGRAMA: RESULTADO ESPERADO: SUBPROGRAMA: PRODUCTO ESPERADO:

INDICADOR DE PRODUCTO ESPERADO: LINEA BASE: EJECUCIÓN: PROYECCIÓN I.P :

NOMBRE PROYECTO: CRP: ESTADO DEL PROYECTO: N° 1: IDEA 2: PERFIL 3: REGISTRADO

4: CONTRATACIÓN

5: EJECUCIÓN

6: EJECUTADO

R.P. S.G.P. OTROS TOTAL PONDERADOR

VALOR PROGRAMA VALOR SUBPROGRAMA

VALOR PROGRAMADO PROYECTO

ACTIVIDADES RESPONSABLES METAS

INDICADOR EFICACIA

VALOR INVERSIÓN POR ACTIVIDAD SUBTOTAL INDICADOR FINANCIERO TIEMPO RETRAZO IR

POBLACIÓN INDICADOR DE

IMPACTO UNIDAD CANTIDAD R.P. S.G.P. OTROS Cons Falt Prog BENEFICIADA OBJETIVO

TOTAL INVERSIÓN PROGRADA Índice

Cumplimiento

TOTAL INVERSIÓN EJECUTADA



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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

1

Definir criterios y coordinar la

elaboración del Plan de Acción:

El responsable define los criterios, de acuerdo a la metodología establecida, al POAI aprobado y a los proyectos registrados en el BPID, solicita a las entidades departamentales su elaboración para la vigencia siguiente

Oficina Asesora de Planeación

Municipal. Criterios

2

Asesorar y asistir a las entidades para la elaboración del Plan de Acción:

Se orienta y asiste a los funcionarios designados para la elaboración del Plan de Acción en cada una de las entidades.

Funcionario Encargado de la Oficina Asesora de Planeación

Municipal.

Listado de Asistencia.

3 Elaborar el Plan de Acción

De acuerdo con la metodología, las entidades diligencian y sustentan al OAP la información del Plan de Acción en sus componentes estratégico y financiero, que contiene: las metas para la vigencia, de acuerdo con los objetivos del Plan de Desarrollo; Y los programas y/o proyectos direccionados a cada objetivo, con actividades, productos, metas, tiempos, recursos financieros aprobados y responsables, para la vigencia.

Secretario de cada una de las dependencias,

con el apoyo del Funcionario

Encargado de la Oficina Asesora de Planeación

Municipal.

Documento Plan de Acción



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4 Revisar y compilar el Plan de Acción

Una vez recibidos los Planes de Acción diligenciados, se revisa, ajusta y consolida el plan de acción.

Funcionario Encargado de la Oficina Asesora de Planeación

Municipal.

Documento borrador Plan

de Acción compilado

5

Aprobación del Plan de Acción por

el Consejo de Gobierno:

El OAP presenta el consolidado del Plan de Acción para su aprobación. Si se requieren ajustes, cada organismo los realiza según el paso 3.

Funcionario Encargado de la Oficina Asesora de Planeación Municipal y Consejo de Gobierno

Acta de Consejo de Gobierno

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