Oficina Técnica de Administración Oficina ejecutiva de Administración Financiera

DIRECTIVA N° 002-2013-INEI/OTA

"PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA MANEJO DE FONDOS POR LA MODALIDAD DE ENCARGOS INTERNOS Y DE VIATICOS Y ASIGNACIONES POR

COMISION DE SERVICIO DURANTE EL EJERCICIO 2013"

Febrero 2013

DIRECTIVA N° 002-2013-INEI/OTA

"PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE FONDOS POR LA MODALIDAD DE ENCARGOS INTERNOS Y DE VIATICOS Y ASIGNACIONES POR

COMISION DE SERVICIO DURANTE EL EJERCICIO 2013"

1. OBJETIVOS

1.1 Establecer normas y procedimientos administrativos para que la ejecución de los fondos que se otorgan a personal del INEI, se efectúen de manera racional, justificada y bajo criterios uniformes, facilitando la oportuna y adecuada rendición de cuentas de los gastos realizados.

1.2 Asegurar el cumplimiento oportuno de las metas financieras contenidas en el Plan

Operativo Institucional.

2. BASE LEGAL

2.1 Ley N°28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. 2.2 Resolución Directora! N° 002-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva de Tesorería

N°001-2007-EF/77.15 y su modificatoria aprobada con Resolución Directora! N°004- 2009-EF/77.15.

2.3 Ley N° 29951, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013 2.4 Resolución de Superintendencia N°007-99-SUNAT, Reglamento de Comprobantes de

Pago, y sus modificatorias- Resolución de Superintendencia N° 077-99-SUNAT y N° 058-2000-SUNAT.

2.5 Resolución de Superintendencia N° 156-2003-SUNAT, Normas sobre el Boleto de Viaje que emiten las Empresas de Transporte Terrestre Público Nacional de Pasajeros.

2.6 Decreto Supremo N°007-2013-EF, Regula el otorgamiento de viáticos para viajes en comisión de Servicios en el territorio nacional.

2.7 Ley N°27444, Ley de Procedimiento Administrativo General. 2.8 Ley N°27619, Ley que regula la autorización de viajes al exterior de Servidores y

Funcionarios Públicos. Decreto Supremo N° 047-2002-PCM, aprueba normas reglamentarias sobre autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos. Decreto Supremo N°043-2001-PCM, Reglamento de Organización y Funciones del INEl. Decreto Legislativo N° 604, Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e Informática.

2.12 Ley N° 28175, Ley de Código de ética del funcionario publico.

3. ALCANCE

La presente norma, es de aplicación y cumplimiento por todas las Direcciones Nacionales y Técnicas (DDNN/TT), las Oficinas Departamentales y Zonales de Estadística e Informática (ODEI's y OZEI's), así como por el personal contratado.

4. DE LA DEFINICIÓN DE "ENCARGOS INTERNOS"

Entiéndase por Encargos Internos a los desembolsos que entrega la Oficina Técnica de Administración - OTA a las Direcciones Nacionales y Técnicas (DDNN/TT), así mismo a las Oficinas Departamentales y Zonales de Estadística e Informática (ODEI's y OZEI's) para la

ejecución de las actividades permanentes y proyectos que requieran de fondos sujetos a rendición de cuentas.

El otorgamiento de estos fondos, por la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios, Recursos Directamente Recaudados y Donaciones será autorizado mediante Resolución Directora! de la OTA y será atendido mediante transferencias (giros bancarios y/o mediante la modalidad de desembolsos) y cheques.

5. DE LOS RESPONSABLES DEL MANEJO DE FONDOS POR ENCARGOS INTERNOS

5.1 Las DDNN/TT de la Sede Central al inicio del Ejercicio Fiscal, acreditarán ante la Oficina Técnica de Administración (OTA) a los responsables (titular y suplente) del Manejo de Fondos, adjuntando el registro de firmas respectivas.

5.2 En las ODEI's y OZEI's son responsables del manejo de fondos los Directores

Departamentales y Zonales además uno ó dos servidores administrativos, quienes actuarán como suplentes, para lo cual acreditarán ante la OTA adjuntando el registro de firmas respectivas.

El manejo de los fondos tanto en la Sede Central como en las ODEI's y OZEI's será de exclusiva responsabilidad de la persona que recepciona los fondos a través de los respectivos Comprobantes de Pago.

En la ejecución de los Proyectos son responsables del manejo de fondos además de los Directores Departamentales, los funcionarios designados de acuerdo a la estructura funcional de cada Proyecto (Red Administrativa).

DE LA DEFINICIÓN DE VIATICOS Y LA DURACION DE LA COMISION DE SERVICIOS

Asignación que se concede a los funcionarios y empleados públicos, para atender gastos personales que les ocasione en el desempeño de sus funciones en una comisión de servicios en el interior del país y comprenden los gastos por concepto de alimentación, hospedaje y movilidad (hacia y desde el lugar del embarque), así como la movilidad utilizada para el desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisión de servicios.

6.2 Se considerará como un día a las comisiones cuya duración sea mayor a cuatro (04)

horas y menor o igual a veinticuatro (24) horas. En caso sea menor a dicho periodo, el monto del viatico será otorgado de manera proporcional a las horas de la comisión, según lo establecido en el Decreto Supremo N° 007-2013-EF.

7. DE LA SOLICITUD Y OTORGAMIENTO DE LOS FONDOS

7.1 Los requerimientos de fondos tanto para Encargos Internos como para Viáticos en

comisión de servicios en el interior del país deberán ser recepcionados en la Oficina Técnica de Administración OTA por las DDNN/TT, con 05 días hábiles de anticipación a la ejecución de las actividades a realizar, previa certificación del marco presupuesta! de la Oficina Técnica de Planificación y Presupuesto- OTPP.

7.2 Las ODEI's y OZEI's canalizarán sus requerimientos a través de la Oficina Técnica de

Estadística Departamentales.

7.3 Las solicitudes o requerimiento de fondos para gastos generales o cuadro de necesidades deben consignar en forma clara y obligatoria los siguientes datos:

7.3.1 Monto en número y letras 7.3.2 Período en que se realizará el gasto (fecha de inicio y término) 7.3.3 Meta Presupuesta! a la que se afectarán los gastos. 7.3.4 Asignaciones genéricas y específicas, según el clasificador del gasto. 7.3.5 Fuente de Financiamiento. 7.3.6 Motivo de gasto. 7.3.7 Nombre de la persona a quien se le emitirá el Comprobante de Pago. (Sede

Central). 7.3.9 Para las ODEI's y OZEI's, se deberá considerar a los Directores

Departamentales.

7.4 Además de los conceptos de gastos por cuadro de necesidades, los conceptos de gastos considerados en las actividades de los proyectos y los montos, son propuestos por las DDNNfTT que tiene a su cargo el proyecto, los mismos que son aprobados por el Secretario General para su ejecución, estos conceptos son los siguientes:

7.4.1 Gasto de Operación de Campo: Considera los gastos en que incurren el

personal asignado a labores de campo, para realizar levantamiento de información y supervisiones fuera de su sede provincial por periodos mayores a un (1) día.

7.4.2 Movilidad Local: Comprende el desplazamiento del personal dentro del mismo distrito.

7.4.3 Pasajes: Los pasajes y/o gastos de transporte comprende traslados interdistritales y/o interprovinciales.

7.4.4 Teléfonos: Los gastos por servicio de telefonía 7.4.5 Otros gastos: Comprende los gastos no considerados en los numerales 7.4.1

al 7.4.4, Compra de Otros Bienes y lo Servicios Diversos.

Los requerimientos de fondos para cubrir los gastos de la operación de campo, del personal que participa en las actividades de los Proyectos (Supervisores, Jefes, y Coordinadores entre otros), deberán consignar:

Número de personas

• Nombres de los funcionarios correspondientes • Nombres de las personas que recibirán y utilizarán el efectivo • Oficina, ODEI u OZEI a la que pertenece • Monto Individual que recibirá cada persona.

7.6 Los montos requeridos para la adquisición directa de bienes y/o contratación servicios

en las ODEI's y OZEI's, no deben exceder de una Unidad Impositiva Tributaria UIT (S/.3,700.00) a excepción de los montos para viáticos. De superar este límite y, hasta el monto de tres UIT (S/.11,100.00) deberá adjuntarse tres cotizaciones, si supera este monto la adquisición deberá efectuarse previo proceso de selección correspondiente.

7.7 No se otorgarán fondos para adquisición de bienes o pagos de servicios de la misma

naturaleza o tipo en más de una oportunidad en el período de un mes si la suma es de tres UIT (S/.11,100.00)

7.8 En los casos de requerimientos de fondos para alimentos y movilidad local, deberá

indicarse el número de personas, importe por persona y número de días.

7.9 Los anexos que forman parte del requerimiento deben considerar en la parte superior, el número del oficio y estará firmado por el Director Nacional o Técnico que efectúa la solicitud.

7.1O Los requerimientos para la compra de pasajes aéreos o terrestres, y para el pago de

viáticos y asignaciones por comisión de servicio en el interior del país se realizarán por separado.

7.11 Las DDNN/TT, ODEI's y OZEI's, están obligadas a informar el desagregado del gasto a los usuarios de los fondos, según la programación solicitada y aprobada.

7.12 La atención de los requerimientos de fondos, para las oficinas departamentales serán

autorizadas por la OTA, siempre y cuando dichas oficinas hayan cumplido con presentar por lo menos con la penúltima rendición de cuenta, salvo situaciones imprevistas debidamente justificadas por el Director Nacional/Técnico o el Director Departamental.

7.13 Los requerimiento de fondos en la sede central para la adquisición de bienes, serán

autorizados por la OTA, siempre y cuando, la dependencia solicitante haya verificado que los bienes no existen en stock de almacén.

7.14 Cuando se realicen desembolsos de fondos a las ODEl's y OZEI's, la OTA, a través

de la Dirección de Tesorería de la Oficina Ejecutiva de Administración Financiera, comunicará a las Oficinas Departamentales, el envío de dichos fondos precisando si es mediante giro, transferencia o cheque, indicando el número del Registro del SIAF- SP, comprobante de pago y periodo de ejecución del gasto. Estas acciones, incluida la remisión del Comprobante de Pago, se efectuará dentro de las 48 horas de efectuado el desembolso.

8.1 De los plazos

8.1.1 Las Rendiciones de Cuenta, de los Encargos Internos, deben ser presentadas a la Oficina Técnica de Administración, dentro del plazo de tres días hábiles después de concluida la actividad materia del encargo. Ref. Artículo 40.2 de la Directiva de Tesorería No 001-2007-EF/77.15

8.1.2 Las rendiciones de cuentas de viáticos por com1s1on de serv1c1os, deberá

presentarse a la Oficina Técnica de Administración, dentro de los diez (1O) días hábiles contados desde la culminación de la comisión de servicios, según el artículo 3° del Decreto Supremo N° 007-2013-EF.

8.1.3 Para comisiones de servicio en el exterior, el plazo máximo es de 15 días

hábiles después de culminada la comisión.

8.1.4 En caso de incumplimiento de los plazos señalados, la OTA a través de la Unidad de Control Previo, realizará una comunicación a las DDNNTT solicitantes sobre los atrasos incurridos. De reincidir en atrasos en dos o más rendiciones cuyos plazos hayan vencido, se comunicará a la OEPER, a fin de que dicho documento sea incorporado al legajo personal del servidor o funcionario deiiNEI.

9. DE LOS FORMATOS PARA RENDICIONES DE CUENTA DE "ENCARGOS INTERNOS"

9.1 Las rendiciones de cuenta deben ser remitidas a la OTA mediante oficio del Director Nacional o Técnico y de los Directores de las ODEI's y OZEI's, al que adjuntarán el formato "Rendición de Cuenta Documentada de Fondos otorgados" debidamente firmado solo en original (formato 01).

9.2 Las Rendiciones de Cuenta de la Sede Central, serán firmadas por el ríndete, el

responsable administrativo y el Director Técnico o Nacional.

Las Rendiciones de Cuentas de las ODEI's y OZEI's, serán firmadas por el ríndente, siendo en la mayoría de casos el Director Departamental y el responsable Administrativo.

9.4 Las Rendiciones de Cuentas de fondos asignados para los Proyectos, serán firmadas

por el ríndente, el Director Técnico ó Nacional y el Director Departamental. En caso de las ODEI's y OZEI's deberá también firmar el coordinador del proyecto.

9.5 Las Rendiciones de Cuenta deben realizarse adjuntando los documentos

sustentatorios de gastos, de conformidad a las normas tributarias y presupuestales vigentes para el Ejercicio Fiscal, utilizando los formatos siguientes:

• Formato 01: Rendición de Cuenta Documentada de Fondos Otorgados

Formato 02: Recibo de Pago, para los casos de alquiler de acémilas, deslizadores y otros medios de transporte no regulares convencionales y por el cual no sea posible obtener comprobantes de pagos. Formato 03: Recibo de pago para gastos de movilidad local para sede central, cuando el gasto está referido a una persona. Formato 03.01: Recibo de pago, para gastos de movilidad y similares para ODEI's, cuando el gasto está referido a una persona. Formato 04: Planilla de pago, para gastos de movilidad y similares, para la sede central y ODEI's cuando el gasto está referido a varias personas. Formato 05: Declaración Jurada, cuando no sea posible obtener comprobantes de pago y de acuerdo a lo establecido en las normas vigentes para el presente ejercicio fiscal.

• Formato 05.1: Declaración Jurada, cuando no sea posible obtener Boletos de Viaje. Formato 06: Informe de Viaje, en el cual se detallará brevemente las actividades realizadas, durante la comisión de servicios.

• Formato 07: Nómina de Gastos Operativos, para casos de viáticos a funcionarios extranjeros que prestan servicios al INEI, en mérito a los proyectos, convenios o contratos suscritos entre el INEI y el organismo cooperante. Formato 08: Autorización para descuento por planilla de remuneraciones, que será adjuntado al comprobante de pago de otorgamiento de viáticos, debidamente firmado por la persona que recepciona los viáticos y asignaciones por comisión de servicio a fin de que, en caso de incumplir con la rendición de cuentas y devoluciones de saldos no utilizados dentro del plazo establecido en el numeral 8.1.2 de la presente directiva, el importe deudor le sea descontado de sus remuneraciones. Ref. numeral 68.3 del Artículo N° 68 de la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15.

• Formato A: "Cargo de Entrega de Fondos de Proyectos" mediante el cual el funcionario respectivo, entrega y asegura la oportuna distribución de los fondos que generalmente corresponde a Movilidad, al personal de la Jerarquía Funcional, Organización o Red Administrativa del Proyecto. Este formato debe adjuntarse en forma obligatoria a las rendiciones de cuenta.

• Formato 8: "Gastos Operativos de Proyectos" en el cual se registrará los importes otorgados al personal para gastos de movilidad, alimentación, hospedaje, Internet y otros necesarios para el desarrollo de las diversas actividades del proyecto. Formato C: "Devoluciones de Saldos no Utilizados" el cual será utilizado exclusivamente en los proyectos por el personal de la Red Administrativa de manera ascendente desde el nivel inferior hasta el Director Departamental.

DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE GASTOS POR LA MODALIDAD "ENCARGOS INTERNOS"

Se reconoce como documentos sustentatorios, debidamente justificados y firmados por personas autorizadas, los siguientes:

10.1 Comprobantes de Pago establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago

aprobado mediante Resolución Suprema N° 007-99/SUNAT y sus Modificatorias; siendo estos los siguientes:

Facturas, boletas de venta, tickets o cintas emitidas por máquinas registradoras, recibos por honorarios, boletos de viaje, en los cuales deben figurar la razón social de la persona jurídica o natural que emite el documento y su Registro Único de Contribuyente (RUC).

• Boletos que expiden las compañías de aviación por el servicio de transporte aéreo de pasajeros, documentos emitidos por los bancos, instituciones financieras y seguros, recibos emitidos por los servicios públicos de suministro de energía eléctrica, agua, teléfono y recibos complementarios que se incluyen en el recibo de servicio público.

10.2 Comprobantes de gastos mediante la emisión y utilización de los formatos 02, 03, 04,

05, 07 y el formato 08 cuando corresponda, precisados en el numeral 9.5 de la presente Directiva.

10.3 En el caso de fondos entregados a funcionarios extranjeros, el documento

sustentatorio del gasto, será la planilla de gastos operativos indicado en el formato 07 debidamente firmado por el beneficiario que recepciona los fondos y visado por el DDNNm que corresponda. Asimismo, deberá adjuntar los comprobantes que sustenten los gastos de alojamiento y alimentación, copia del pasaje aéreo y de su pasaporte. Los gastos que no cuenten con comprobantes sustentatorios deberán consignarse mediante una declaración jurada.

10.4 Las rendiciones de cuenta a que hace referencia el numeral 10.3 deberán ser

canalizadas por el Responsable Administrativo de la DDNN/TT que visa la planilla de gastos operativos, la misma que deberá ser rendida dentro del plazo establecido (15 días siguientes de finalizado el asesoramiento o la consultoría).

11. DE LOS REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE GASTOS GENERALES

Bajo responsabilidad del DDNN/TT, los Directores Departamentales y Zonales y del responsable del manejo de fondos, los comprobantes de gastos deben reunir los requisitos siguientes:

11.1 Ser originales, a los cuales se debe adjuntar la copia de SUNAT cuando se trate de

facturas y recibos por honorarios.

11.2 Las facturas y/o boletas de venta deben indicar fecha de cancelación, nombre, firma y sello del proveedor que vende el bien o presta el servicio, y deberán ser emitidos a nombre del Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI), debiendo consignar el número de RUC del INEI, N° 20131369981, entendiéndose que el RUC se consignará en las Facturas, tickets y boletos de viaje según el caso. Para el caso de las Boletas de Venta se consignará el nombre del Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI).

11.3 En las rendiciones de cuenta de adquisición de bienes de la sede central, los

comprobantes de gastos deberán consignar en el anverso el término SIN STOCK , debidamente visado y sellado por el responsable del almacén.

11.4 Las prestaciones de servicios, de personas naturales y/o jurídicas, deben adjuntar la conformidad del servicio firmada por el funcionario responsable de su recepción y el correspondiente comprobante de pago. Tratándose de Recibo por Honorarios debe consignar la retención del Impuesto a la Renta, en caso de acogerse a exoneraciones deberá presentar el documento de la SUNAT que acredite tal situación.

11.5 Los gastos efectuados por conceptos de llamadas telefónicas mediante tarjetas,

Internet u otros, deben sustentarse con facturas o boletas de venta, consignando en el reverso y/o anexo, el nombre, DNI y la firma de(l}, (los) usuario(s). Estos gastos no deberán exceder del 10% de la UIT vigente por cada requerimiento mensual (por persona) en el lugar donde se efectúe la operación de campo.

11.6 Los documentos sustentatorios del gasto deberán ser legibles, sin borrones,

enmendaduras o añadiduras; en ningún caso se aceptarán documentos adulterados bajo responsabilidad del ríndente o usuario de los Fondos.

11.7 Tratándose de fondos provenientes de convenios con Instituciones Nacionales e

Internacionales, los comprobantes de pago deberán girarse de acuerdo a la Directiva impartida por cada Proyecto o Convenio realizado con eiiNEI.

11.8 Los comprobantes de pago, deben ser emitidos dentro del período de ejecución del

gasto, indicado en la solicitud del requerimiento. Excepcionalmente, para el caso de Cuadro del Necesidades de las ODEI's y OZEI's, podrán aceptarse los documentos de gastos emitidos en todo el mes. Para los gastos de Servicios Públicos (luz, agua y teléfono) se aceptarán con facturación del mes anterior.

11.9 Cuando los montos transferidos a las ODEI's y OZEI's, para el pago de serv1c1os

públicos, sean inferiores a los facturados, éstas podrán en forma excepcional desdoblar la factura en dos rendiciones; debiendo presentar la factura original en la primera rendición y el saldo pendiente se informará con una copia en la siguiente rendición, indicando el número de comprobante de pago original.

11.1O Cuando se llevan a cabo la Comisión de Servicios en zonas rurales y el personal deba

trasladarse y se requiera alquilar acémilas, deslizadores y otros medios de transporte no regulares y por los cuales no sea posible obtener comprobantes de pago, se podrá utilizar el formato 02 Recibo de Pago.

11.11 Todos los comprobantes sustentatorios de gasto, deben estar firmados por el servidor

que efectúe el gasto y visado por el funcionario que autorizó el gasto.

11.12 No se aceptarán documentos sustentatorios de gastos que afecten asignaciones específicas o montos diferentes a los autorizados.

11.13 Para el caso de rendiciones de cuentas con comprobantes de pago (factura, boletas,

recibos, etc.}, que consignan mayores gastos a los otorgados, sólo en casos debidamente justificados por el DDNN/TT correspondiente, se reconocerá el gasto adicional previo tramite establecido.

11.14 En caso de adquisiciones de repuestos para mejoras de bienes patrimoniales de la

Institución, el comprobante de gastos deberá indicar expresamente en el reverso, el código patrimonial del bien que ha sido materia de mejoras.

11.15 Las facturas, boletas o ticket por adquisición de combustible, lubricantes y servicios de

mantenimiento deberán consignar el número de placa del vehículo oficial de la 1nstitución.

11.16 Los gastos individuales por concepto de movilidad local, en la Sede Central, se

sustentarán utilizando el formato 03 Recibo de Pago, y deberá ser firmada además por

el responsable de la Unidad de Transporte. En las ODEI's y OZEI's se utilizará el formato 03.1 denominado también recibo de pago. Cuando el gasto esté referido a varias personas se utilizará el formato 04 Planillas de Pago por Movilidad Local. Estos formatos deberán consignar los días y lugares donde se realicen el trabajo de campo y/o comisión.

11.17 En la sustentación de viáticos de los gastos por alimentos no se aceptara

comprobantes de pago con el concepto "por consumo", debiendo indicarse el detalle del consumo realizado.

12. DE LOS REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE GASTOS POR COMISION DE SERVICIO

Las comisiones de servicio del personal nombrado y CAS dentro del territorio nacional se autorizan mediante:

12.1 Resolución Directora! de la Oficina Ejecutiva de Personal cuando no excedan los

quince (15) días calendarios.

12.2 Resolución del Titular de la Institución, cuando exceda de quince (15) días calendarios o se amplíe el período de las mismas.

12.3 Los casos de situaciones no previstas, como cambios de rutas, personas y fechas en

la Comisión de Servicio inicial, serán autorizadas necesariamente mediante otra Resolución del nivel jerárquico a la que dio origen a la Comisión.

12.4 Las comisiones de servicio del personal contratado CAS dentro del territorio nacional

se autorizan mediante oficio de la Dirección Técnica o Nacional correspondiente.

Los gastos en que incurra el personal contratado por locación cuando tenga que desplazarse dentro del territorio nacional en el marco de la ejecución de las actividades institucionales, se considerarán como gastos de operación de campo. Estas actividades deben ser autorizadas por el Jefe del INEI, a propuesta del Director Nacional o Técnico correspondiente.

12.6 Los viajes en comisión de servicios al exterior, de conformidad al Art. 6° del Decreto

Supremo N° 047-2002-PCM que "Aprueban Normas Reglamentarias sobre Autorización de Viajes al Exterior de Servidores y funcionarios Públicos", deberán ser sustentados con comprobantes de pago hasta por lo menos el 70% del gasto realizado y el 30% restante podrá sustentarse mediante Declaración Jurada.

12.7 Para los casos en que el personal nombrado y contratado perciban viáticos deben

presentar la respectiva rendición de cuentas y gastos de viaje debidamente sustentada con los comprobantes de pago por los servicios de movilidad, alimentación y hospedaje obtenidos hasta por un porcentaje no menor al setenta (70%) del monto otorgado. El saldo resultante no mayor al treinta (30%) podrá sustentarse mediante declaración jurada, siempre que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria- SUNAT. Debiendo cumplir con lo dispuesto en el D.S. N° 007-2013-EF, la misma que debe consignar las firmas del Director Departamental y jefes provinciales y distritales donde se lleva a cabo la Comisión.

13. DE LA UTILIZACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS COMO SUSTENTO DE GASTO.

13.1 La Declaración Jurada (Formato 05), será de uso excepcional cuando se trate de casos, lugares o conceptos siempre que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la

Superintendencia Nacional de Administración Tributaria - SUNAT, no debiendo exceder del 30% del monto otorgado por día.

13.2 En caso de los proyectos excepcionalmente se podrá utilizar Declaraciones Juradas

(formato 05.1) por concepto de Pasajes y gastos de transporte, cuando no sea posible obtener comprobantes de pago, no debiendo exceder del 10% del valor de la Unidad Impositiva Tributaria- UIT vigente.

14. DEVOLUCION DE SALDOS NO UTILIZADOS

14.1 La devolución de saldos no utilizados por los rindentes se debe realizar dentro de las 24 horas de culminada la actividad para la cual fueron otorgados los fondos.

14.2 La Directiva de Tesorería N° 01-2007-EF/77.15, en el articulo 66° establece que los

depósitos por menores gastos autorizados con cargo a las cuentas bancarias administradas por la DNTP, tales como Encargos, Fondos de Caja Chica, y recuperación de pagos indebidos o en exceso, se efectúan en el Banco de la Nación dentro de las 24 horas de su recepción. En el caso del personal usuario de los fondos también es de 24 horas después de culminada la actividad. Los saldos no utilizados correspondientes a la Fuente de Financiamiento Recursos Ordinarios, deberán ser depositados de acuerdo al siguiente procedimiento:

14.2.1 Las devoluciones (saldos no utilizados) de las fuentes de financiamiento

Recursos Ordinarios y Recursos Directamente Recaudados serán registradas en el sistema SIAF, antes de ser depositadas en la cuenta N° 00000-299294 del Banco de la Nación, para lo cual las ODEI's remitirán al día siguiente de culminada la actividad o comisión de servicios, a los correos electrónicos de la Dirección de Tesorería : juan.echevarria@inei.gob.pe; julio.rubio@inei.gob.pe la siguiente información, que se obtiene de los comprobantes de pago que se les envía : • Número de Expediente SIAF (registro de origen de los fondos) • Número de comprobante de Pago • Importe por cada asignación especifica del gasto • Número de meta

También deberán tener en cuenta y dar cumplimiento a las siguientes indicaciones:

l. DE LAS COMUNICACIONES PARA ELABORACION T-6 Para el caso de las ODEIS: Solicitaran a través de un correo electrónico numerado dirigido al Sr. Julio Rubio con copia al Tesorero la elaboración de un T-6, en el siguiente horario:

De las 08.00 AMa las 14.00 PM.

11. DE LOS PROCESOS ANTE EL MEF (PARA TRASMISION DEL T-6) La Dirección de Tesorería procederá a elaborar los T-6 según las solicitudes del ítem 1) en el siguiente horario:

De las 14.05 PM a las 16.00PM

111. DE LA COMUNICACIÓN PARA DEPOSITO EN EL BANCO Luego, de lo actuado en el ítem 11 se comunicará al día siguiente a los solicitantes del proceso realizado, confirmando que pueden hacer los depósitos ante el Banco de la Nación, el mismo día en el cual se les comunica.

14.2.2 La Dirección de Tesorería, recepcionará la información y registrará en sistema SIAF, las devoluciones y, por el mismo medio remitirá el reporte del T- 6 Papeleta de depósito a favor del Tesoro Público, a fin de que lo impriman y sea llevado al Banco de la Nación para su depósito dentro de las 24 horas de registrado en el sistema (ver día y hora en la parte superior derecha del T-6).

14.2.3 Los saldos no utilizados de fondos otorgados al personal de la Sede Central por

las diferentes Fuentes de Financiamiento, serán devueltos al responsable del Área de Pagaduría, donde se le entregará al ríndente el recibo de Tesorería para que consigne los datos siguientes: número de Comprobante de Pago, número de registro SIAF, partida específica e importe, documento que deberá adjuntarse a la rendición de cuenta para el control correspondiente.

14.2.4 Una vez cancelado el T-6 sírvase remitirlo con oficio a la sede central

adjuntando el original del voucher.

14.2.5 El Oficio de remisión de las rendiciones de cuenta a la sede central, debe detallar los datos de la información indicada en el numeral 14.2.1 del presente, adjuntando una fotocopia del T-6.

14.2.6 Cuando se detecte un pago indebido o en exceso y no se haya cumplido con la

devolución oportuna, se procederá a formular el respectivo requerimiento para su devolución a partir de cuyo momento y hasta que se produzca su cancelación, se le agregará los intereses correspondientes de acuerdo a la Tasa de Interés Legal Efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros, de conformidad a lo establecido en el numeral 68.1 del articulo N° 68 de la Resolución Directora! N° 002-2007-EF/77.15 de la Directiva de Tesorería.

15. PROCEDIMIENTO A SEGUIR DE LOS COMPROBANTES DE PAGO CUYO PLAZO DE RENDICION DE CUENTAS HAN VENCIDO.

La Unidad del Control Previo, responsable de efectuar el control de los plazos establecidos en la Directiva numeral 8.1, realizara el seguimiento para lo cual emitirá las siguientes notificaciones:

15.1 Primera Notificación: Dirigida al ríndente vía correo electrónico, dándole un plazo de

02 días hábiles para que rinda cuentas.

15.2 Segunda Notificación: En caso de que la Primera Notificación no haya sido absuelta dentro del plazo establecido, se procederá a notificar al rindente y al Director de la DDNN/TT solicitante de los fondos con copia al Director de OTA, dándose un plazo de 02 días hábiles para la Sede Central y de 03 días hábiles para las ODEI's y OZEI's a fin de efectuar los descargos correspondientes.

15.3 Tercera Notificación: En caso de que la Segunda Notificación no haya sido absuelta

dentro del plazo establecido, se procederá a notificar al ríndente y al Director de la DDNN/TT, con copia al Director de la OTA y al Órgano de Control Institucional para las acciones pertinentes.

16. PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN LAS RENDICIONES DE CUENTAS OBSERVADAS.

La Unidad del Control Previo, responsable de efectuar la revisión de la documentación sustentatoria, observará aquellos documentos que no cumplan con lo estipulado en los numerales 1O, 11 y 12 de la presente Directiva, para lo cual emitirá las notificaciones siguientes:

Primera Notificación: Dirigida al ríndente vía correo electrónico, indicando las observaciones, para que en el plazo de 02 días hábiles proceda a subsanar las mismas.

16.2 Segunda Notificación: En caso de que la Primera Notificación no haya sido absuelta

dentro del plazo establecido, se procederá a notificar al ríndente y al Director de la DDNN/TT solicitante de los fondos con copia al Director de la OTA y al Órgano de Control Institucional, dándose un plazo de 02 días hábiles para la Sede Central y de 03 días hábiles para las ODEI's y OZEI's a fin de efectuar los descargos correspondientes.

16.3 En caso de que la Segunda Notificación no haya sido absuelta dentro del plazo

establecido, sólo se tomará como válida la rendición efectuada con los documentos sustentatorios de gastos que cumplan con los requisitos señalados en la presente Directiva. El importe que corresponda a los documentos observados será comunicado por la Oficina Técnica de Administración, a la Oficina Ejecutiva de Personal para la retención correspondiente, el documento de comunicación será incorporado al legajo del rindente.

Para caso de los proyectos a nivel nacional, cuyas rendiciones de cuenta han sido observadas y no cumplan con absolver en los plazos establecidos, se deberá seguir el siguiente procedimiento:

• Informe del funcionario inmediato superior involucrado en la entrega de los fondos

según la red administrativa. • Se notificara al domicilio del infractor y se le dará un plazo de 48 horas de recibida

la notificación para su absolución. • Vencido el plazo, se procederá a notificar con carta notarial dándole un plazo de 5

días hábiles para que el infractor absuelva la observación. • Informe de lo actuado, por parte de las DD/NNTT y/o Director Departamental.

17. DE LAS RESPONSABILIDADES

A los DDNN/TT, Directores Departamentales, Jefes Operativos y los responsables administrativos, solidariamente les corresponde difundir, cumplir y hacer cumplir la correcta aplicación de lo estipulado en la presente Directiva.

/ 17.2 La Oficina Ejecutiva de Administración Financiera- OEAF, a través de la Dirección de

Contabilidad remitirá oportunamente a las DDNN/TT, el reporte de los saldos de los fondos otorgados pendientes de rendición de cuenta; en caso de ser reiterativas, se procederá a comunicar al OCI para el establecimiento de las acciones correspondientes.

17.3 La Unidad de Control Previo dependiente de la Dirección de Contabilidad de la Oficina

Ejecutiva de Administración Financiera - OEAF, efectuará la revisión de las Rendiciones de Cuentas dentro del plazo de cinco (05) días hábiles después de recepcionada la Rendición de Cuenta documentada.

17.4 La Oficina Técnica de Administración a través de la OEAF, es responsable de

controlar la afectación presupuesta! y financiera de los gastos realizados, de conformidad a lo establecido en las normas vigentes.

17.5 La Oficina Ejecutiva de Personal, queda encargada de incorporar en el legajo correspondiente, la comunicación que haga llegar la OTA, por incumplimiento de la presente Directiva.

18. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

18.1 Gastos que se efectúen para la adquisición de tarjetas telefónicas y serv1c1os de comunicación vía Internet, se circunscriben a las actividades de operación de campo de las investigaciones estadísticas que se desarrollaran en Lima y Callao; y fuera del ámbito de la sede departamental o central.

18.2 El pago de movilidad local ejecutados en operaciones de campo, deberá estar

señalado claramente en la Programación de Gastos de rutas por cada proyecto y zonas geográficas. El monto asignado por día deberá ser igual para todos los trabajadores nombrados o contratados para tal fin, según la disponibilidad presupuesta! y la programación de gastos señalada para cada actividad. La programación de gastos es efectuada por el órgano ejecutor.

18.3 El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva, por parte

de los funcionarios y servidores responsables del manejo de fondos, dará lugar a la sanción por medidas disciplinarias conforme lo establece el Art. 28 incisos b) y d) del Decreto Legislativo 276 "Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público", independientemente de las responsabilidades civiles y penales que el caso amerite.

18.4 Para el caso del personal contratado CAS y por locación de servicios, se aplicaran las

sanciones que correspondan de acuerdo al marco jurídico correspondiente.

18.5 Para el pago de la asignación de movilidad local para el personal que realiza trabajo de operación de campo, la Dirección Técnica que ejecuta el gasto, deberá presentar un documento a la OTA - OEPER con la relación del personal que van a ser exonerados de su marcado, indicando el periodo de comisión, en los casos de las supervisiones en forma esporádica deberán justificar la comisión de servicio, con papeleta de salida.

Los documentos que conformen los expedientes de las rendiciones de cuenta deben

· / estar debidamente foliados correlativamente por el rindente. Ejemplo: En una rendición constituida por 40 folios la numeración será la siguiente: 1/40, 2,/40, 3/40.........40/40.

18.7 En las rendiciones de cuenta, la documentación sustentatoria de gastos (facturas,

boletas, recibos de pago, recibos por honorarios, boletos de viaje, etc.) debe presentarse obligatoriamente adheridos a una hoja de papel bond tamaño A4 debidamente pegados en la parte superior (no engrapados).

18.8 El personal que salga de comisión de servicios y viaje por vía aérea, deberá adjuntar

en forma obligatoria a sus rendiciones de cuenta, los boletos de embarque.

18.9 Deberán adjuntar obligatoriamente, los voucher de pago de las detracciones por los servicios que superan los S/. 700.00 nuevos soles.

18.1O Deberán adjuntar en forma obligatoria el formulario de suspensión por rentas de

cuarta categoría quienes superan los S/. 1,500.00.

18.11 En caso de pérdida o robo de los documentos sustentatorios de las rendiciones de cuenta, se debe presentar la documentación siguiente:

• La denuncia (original) realizada dentro de las 24 horas de ocurrido el suceso. • Informe del ríndente, DD/TT/NN y/o del Jefe del Proyecto.

en los establecimientos donde efectuaron el gasto.

18.12 Está prohibido realizar pagos con tarjetas de crédito, para sustentar gastos de

comisión de servicios.

En la rendición de cuentas por compra de alimentos, solo serán aceptados los alimentos que sean para consumo directo del rindente, durante el periodo de la comisión de servicios.

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FORMATO 08 Oficina Técnica de Administración Oficina Ejecutiva de Administración Financiera

Unidad de Control Previo

AUTORIZACION PARA DESCUENTO POR PLANILLA DE REMUNERACION

(Articulo 68° de la Directiva N°001-2007-EF/77.15)

Yo, ......... ......... ......... ............ ................ identificado(a) con DNI N° .. . ..... . .... .... ....., con el cargo de ......................................................... en la Dirección Nacional Técnica de........................................................... del Instituto Nacional de Estadística e Informática- INEI, me comprometo a que los fondos recibidos por concepto de Viáticos por Comisión de Servicios, serán rendidos dentro del plazo de diez (1O) días hábiles, en caso de no cumplir con la rendición y/o devolución de los saldos no utilizados en los plazos establecidos, AUTORIZO para que conforme a lo señalado en el artículo 68° de la Directiva de Tesorería, aprobada mediante Resolución Directora! N°002- 2007-EF/77.15, la Oficina Técnica de Administración disponga la retención correspondiente de mis remuneraciones a través de la Planilla Única de Pagos considerando los intereses que corresponda.

FECHA: de del

Oficina Técnica de Administración Oficina Ejecutiva de Administración Financiera

Unidad de Control Previo

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA "RENDICION DE CUENTAS DOCUMENTADA POR FONDOS OTORGADOS

POR ENCARGOS"

1. INFORMACION GENERAL

1.1 Rindente Deberá consignarse los nombres y apellidos completos del funcionario o servidor a quien se gira el Comprobante de Pago por los fondos otorgados.

1.2 Dependencia

Se indicará el nombre de la Dirección Nacional y/o Tecnica cuando se trate de la sede central y en el caso de las ODEis según corresponda. Ejemplo · ODEI Ancash (Chimbote)

Dirección Técnica de Demografía e Indicadores Sociales

1.3 Comprobante de Pago (C/P) Deberá indicarse en Número, fecha del comprobante de pago, el importe recibido.

1.4 Concepto de los fondos otorgados

Ejemplo:Cuadro de Necesidades Noviembre 2011, Comisiones de Servicios, etc.

1.5 Fuente de Financiamiento Consignar el nombre de la fuente de financiamiento :

N° SIAF............................. y N° Meta................................... El rindente debe e onsignar el N° del SIAFy el N° de la Meta que aparece en el comprobante de pago girado a su nombre.

2. DETALLES DE LOS DOCUMENTOS DEL GASTO

2.1 Documentos

N° Orden: En esta columna se empezará con 001 en forma ascendente y correlativa

Fecha: Se indicará en forma correlativa y ascendente la fecha que corresponde a la emisión de la Factura, Boleta de Venta, Recibo o Comprobante sustentatorio del gasto.

Clase: Se agrupará por familia de documentos. Ejemplo · Primero Facturas, segundo Boletas de Venta, etc.

Número de documento: Se anotará el número del documento respectivo, en caso de no tener número de documento se registra como s/n

Detalle de la Operación Deberá indicarse en forma concisa y clara, la operación de compra realizada, ejemplo: Alimentos, pasajes, calculadora, papel bond, arbitrios, energía, agua, alquiler de........,etc.

Asignaciones específicas y divisionarias Está referida a la codificación que debe asignarse a cada documento de acuerdo al clasificador por el objeto del gasto, vigente. Ejemplo · 23.21.22 (Viáticos y Asignaciones)

2.4 El importe será el equivalente en nuevos soles al monto total de la Factura, Recibo u otro comprobante que sustente el gasto.

2.5 Total

Consignar en números la sumatoria de los importes de los documentos registrados, usar otra hoja de ser necesario.

3. RESUMEN

3.1 Asignaciones Específicas y Divisionarias

Comprende el registro del gasto total en forma resumida a nivel de asignaciones específicas y divisionarias tanto de bienes como de servicios.

Ejemplo:

Bienes y Servicios

Es ecifica Divisionaria lm orte 23.21.22 400.00 23.21.21 500.00

23.27.299 500.00 Total SI. 1,400.00

4. LIQUIDACION

4.1 Monto de la Presente Liquidación

Consignar el total de Bienes más el Total de Servicios

4.2 Monto Devuelto Las devoluciones de saldos no utilizado por fondos otorgados se sujetaran a lo dispuesto en el numeral 13.1 de la presente Directiva.

Monto Total Otorgado Deberá ser igual al monto consignado en el punto 1.3.

Firmas y Sellos Administrativo Responsable, Rindente, Director Técnico 1 Nacional o Jefe Operativo Censal, Jefe de Unidad de Control Previo, Director de Contabilidad y Director Ejecutivo de Administracion Financiera