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DIRECTIVA PARA EL MANEJO DEL ACERVO DOCUMENTARIO DE LOS

ABOGADOS DEFENSORES DE OFICIO, DEL TRIBUNAL SUPREMO MILITAR

POLICIAL

Directiva N° 00 - 2010-TSMP/DO

I. Generalidades:

I.1 Base Legal:

Ley N° 27019 –Ley que crea el Servicio Nacional de la Defensa de Oficio Decreto

Supremo N° 005-99-JUS - Aprueba el Reglamento de la Ley del Servicio Nacional de la

Defensa de Oficio.

Ley N° 29182 Ley de Organización y Funciones del Fuero Militar Policial.

I.2 Objetivo:

Propiciar un mejor manejo más ordenado y eficiente del acervo documentario, de los

abogados Defensores de Oficio, del Fuero Militar Policial.

I.3 Finalidad:

Proporcionar a los abogados Defensores de Oficio, herramientas estandarizadas que les

permitan desarrollar sus funciones con mayor eficiencia y eficacia, en beneficio de los

ciudadanos que requieren de sus servicios.

1.4 Ámbito de aplicación

La presente Directiva se aplica a nivel nacional y es de obligatorio cumplimiento por parte

de los abogados que prestan servicios en el Tribunal Supremo Militar Policial y los

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distintos Tribunales Superiores Militares Policiales acorde con el Nuevo Sistema Procesal

Penal Militar Policial

En lo que respecta a los abogados que prestan servicios en el Tribunal Supremo Militar

Policial distintas dependencias policiales y fiscalías que aplican el Código de

Procedimientos Penales, no se les exigirá la Carpeta de la Defensoría y el Libro de

Ingreso de Casos por especialidad, regulados en el Acápite II, ítems 2.1 y 2.2 de la

presente Directiva. Las demás disposiciones les serán aplicables. En general, su

cumplimiento es obligatorio para todos los abogados

1.5 Responsabilidad

EL Jefe de la Defensoría e Oficio del Fuero Militar Policial es el responsable de la difusión,

aplicación, ejecución y cumplimiento de la presente directiva.

1.6 Glosario de Términos:

Para efectos de una mejor aplicación de la presente Directiva debe

considerarse la siguiente terminología:

Abogado Defensor de Oficio: Son los abogados designados o contratados para la

Defensa de Oficio, del personal militar o policial sujetos a investigación fiscal o

procesados en el Fuero Privativo.

Abogado Coordinador: Es el abogado designado como coordinador de sede por el Jefe

de la Defensoría de Oficio del Fuero Militar Policial.

Actuaciones: Son las acciones y/o diligencias que el Abogado realiza durante el

desarrollo y seguimiento del proceso.

Caso: Son aquellos procesos en el que el abogado respectivo ha asumido la asesoría y/o

patrocinio legal, sea nivel Policial, Fiscal, Judicial o Penitenciario.

Consulta: Es aquella acción del abogado, mediante la cual se absuelven interrogantes o

dudas de los usuarios en temas de connotación legal, siempre que los mismos no se

refieran a casos que ya hayan sido asumidos por los abogados.

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Escritos Varios: Son aquellos documentos que por su naturaleza simple y de mero

trámite no impulsan el proceso.

Los escritos varios que guarden relación con el caso, deben archivarse en la Carpeta de

la Defensoría; y cuando no guarde relación con el caso, deberán archivarse en el

archivador de escritos varios. En ambos casos, deberán ser informados a través del

sistema de defensores de oficio en el rubro escritos varios.

Usuarios: El Militar o Policía que accede al servicio de asesoría y patrocinio legal gratuito

prestado por los abogados.

II. De la documentación:

2.1Los abogados deberán contar con la siguiente documentación:

1. Libro de Consultas. 2. Carpeta de Defensoría. 3. Archivador de escritos varios. 4. Archivador de documentos remitidos y recibidos. 5. Archivador de Informes Mensuales.

2.2 Cada sede de la Defensoría de Oficio, deben contar con los siguientes documentos:

1. Libro de Ingreso de Casos. 2. Archivador de documentos de la Sede.

III. Del libro de consultas:

El abogado deberá contar un libro de consultas, en el que deberá registrar, en forma

diaria, todas las consultas efectuadas por los usuarios del servicio. El libro de consultas

deberá contener los siguientes datos:

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Nota:

En el libro de consultas no se deberá registrar las entrevistas sostenidas con sus

patrocinados, en razón que éstas constituyen parte de las actividades que realiza el

abogado para mantener informado al usuario respecto de su caso.

DATOS FINALIDAD CONTENIDO

1. Número correlativo Conocer el número total de

consultas por período.

Numeración que se inicia al

principio de la gestión del

defensor.

2. Fecha de consulta

Conocer el número de

tenciones por día.

El formato de fecha es:

dd/mm/aa

3. Nombre y apellido del

Usuario

La Identificación plena del

usuario.

Nombres y apellidos completos.

4. Nº de DNI/CIP y Otros

Permite la identificación plena

del usuario.

Numero de Documento Nacional

de Identidad, Carné de Identidad

Personal y Otros.

5. Sexo Datos estadísticos. Consignar, en caso el usuario es

varón, sexo masculino (M) y en

caso sea mujer, sexo femenino

(F).

6. Materia, Pretensión / Delito

o Falta

Determinar el objeto materia de

consulta.

Consignar la naturaleza de la

consulta, si es en materia penal

(Ejm: delito o falta).

7. Firma del usuario Corroborar la satisfacción

voluntaria del usuario

Si fuera analfabeto, consignar

huella digital.

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A los efectos, se sugiere el siguiente formato:

N° FECHA APELLIDOS Y

NOMBRES

USUARIO

DNI / OTROS SEXO PRETENSIÓN /

DELITO

FIRMA DEL USUARIO

. IV. De la carpeta de la defensoría:

La Carpeta de Defensoría, es el documento con el que debe contar cada Sede de la

Defensoría de Oficio, Consultorios Jurídicos Populares y Centros ALEGRA.

La Carpeta de Defensoría debe contener los siguientes datos:

DATOS FINALIDAD CONTENIDO

Nro. de Carpeta. Ubicar fácilmente la carpeta

del defensor.

Un número correlativo

originado en el libro de

ingreso de casos.

Sede – Distrito

Judicial

Ubicar la sede y Distrito

Judicial al que pertenece el

Abogado

Lugar donde presta el

servicio y nombre del TSMP

designado.

Datos del Abogado. Información sobre el

abogado, su sede y la fecha

en que asume la defensa.

Debe llenar el formato

siguiente:

Nombre y apellido del

defensor

Fecha en que asume la

defensa

Datos del Usuario. Identificar debidamente al

usuario previa búsqueda en

el Sistema de Defensoría de

Oficio.

Su contenido esta sujeto al

siguiente

formato: Apellidos, Nombres,

DNI, Domicilio,

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Distrito, Provincia,

Departamento, Fecha de

Nacimiento y teléfono

Situación Jurídica del

Usuario.

Identificar la situación jurídica

del usuario

Investigado(a),

inculpado(a), procesado(a),

acusado(a),

sentenciado(a) y otros, y

agraviado (a)

en caso corresponda.

Datos Generales del

Caso.

Conocer el número, ubicación

y tipo de caso.

Su contenido tiene el

siguiente formato:

N° del expediente

N° de documento policial

N° de Carpeta Fiscal (ingreso

Fiscal)

N° de Expediente en Sala

Suprema

Nombre y número de la

Dependencia ya

sea Policía, Fiscalía, Juzgado

y Sala

Superior o Suprema.

Fecha del auto que abre la

instrucción o inicia el trámite,

fecha del auto de

enjuiciamiento.

Tipificación / Artículo/

Pretensión, delito o falta,

norma infringida.

Identificar la pretensión, delito

o falta materia del caso

En este rubro se deberá citar

el tipo penal o la pretensión

materia del caso.

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La Carpeta de la Defensoría, de manera obligatoria, deberá contener los siguientes

documentos anexos:

Anexo A

Declaración Jurada.- Este anexo, tiene por objeto evidenciar que el usuario conoce de

los servicios de asistencia y patrocinio legal gratuito que brinda la Defensoría de Oficio;

asimismo, permite conocer los motivos por los cuales el usuario puede perder este

beneficio.

Anexo B

Actuaciones del Defensor.- En este anexo, el abogado deberá consignar la fecha, el tipo

de actuación, la diligencia a realizar o realizada y el resultado respecto de los casos que

asume en patrocinio. Asimismo, deberá registrar las visitas y atenciones de sus

patrocinados con fines informativos.

Anexo C.-

Hoja de Constancia de Visita al Interno.-

Se deberá consignar el número de visita, la fecha, la firma o huella del Interno, lo que

permitirá apreciar la comunicación permanente entre el abogado y el procesado privado

de su libertad.

Anexo D.-

Hoja de Estrategia de Defensa.-

La cual contiene se de debe plasmar la posición técnico jurídica (estrategia) que el

abogado ha decido asumir respecto del caso, la misma que debe estar acorde con las

actuaciones realizadas en el proceso. De igual forma, este anexo permitirá evidenciar el

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conocimiento y aplicación que el abogado tiene respecto de los dispositivos legales

vigentes.

De otro lado, adicional a los “anexos” que comprenden la carpeta de defensoría, el

abogado deberá reunir todos los actuados presentados ante la autoridad policial, fiscal,

judicial, penitenciaria y los documentos proporcionados por el usuario, para su control y

seguimiento.

V. Del cierre mensual del libro de consultas

El abogado deberá efectuar el cierre del libro de consultas, consolidando el número total

de consultas atendidas durante los períodos mensuales establecidos por el Jefe de la

Defensoría de Oficio del TSMP.

VI. Del archivador de escritos varios.-

Este archivador deberá contener los escritos varios que no forman parte de la carpeta de

la defensoría.

El archivo debe efectuarse en orden cronológico, separado por períodos según

corresponda.

Los escritos varios que forman parte de los procesos en patrocinio deben archivarse en la

carpeta de la defensoría.

VII. Del archivador de documentos recibidos y remitidos por el abogado.-

Tiene por finalidad archivar ordenadamente los documentos remitidos de la Dirección,

tales como hojas de envió, relación de entrega de materiales, muebles de oficina, equipos

de cómputo y otros. Además deberá contener los cargos de aquellos informes distintos a

los informes mensuales, y otros documentos solicitados o enviados a la Dirección.

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VIII. Del archivador de informes mensuales.-

El que deberá contener de manera ordenada y cronológica, los informes mensuales que

acrediten la prestación del servicio correspondiente al mes vencido, el cual debe ser

idéntico en su contenido, respecto de los datos ingresados al sistema Informático de

seguimiento de casos.

El abogado deberá conservar los tres últimos informes como mínimo.

IX. Del archivador de documentos recibidos y remitidos por la Sede.-

Este archivador deberá contener todos los documentos recibidos y emitidos por el

abogado responsable de la Sede.

X. Del libro y/o hoja Excel, para el registro de casos.-

Tiene por finalidad registrar el ingreso de casos, el que estará a cargo del responsable

designado o del asistente administrativo en caso corresponda. El abogado es responsable

de la asignación de un número de caso, el que será correlativo, según su ingreso.

El Libro y/o la Hoja Excel, según corresponda*(1), deberá contener los siguientes datos:

DATOS FINALIDAD CONTENIDO

Nro. de Ingreso

del Caso

Registrar el Caso

asignándole un número

correlativo.

Un número correlativo

generado a como

consecuencia de su registro

en el presente libro.

Fecha Conocer la fecha en que el

abogado asume el caso

Registro de fecha en que se

abre o inicia una carpeta del

abogado, cuyo formato es:

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dd/mm/aa.

Apellidos y

Nombres del Usuario

Identificar debidamente al

usuario

Registro de la identidad de

usuario, debiendo ingresar

primero apellido y nombres.

Materia,

Pretensión /

Delito o Falta

Determinar el objeto materia

de consulta.

Consignar la naturaleza de la

consulta, si es en materia

penal (Ejm: delito o falta,

administrativo, otros).

Nombre del

abogado

Identificar al abogado al que

se le asigna un numero de

caso

Registro del nombre del

abogado que asume el caso

registrado.

Firma del

Abogado

Conformidad del Abogado al

que se le asignó el caso.

Según corresponda

Nota 1: La Hoja Excel será utilizada por los Tribunales Superiores Militares Policiales

A los efectos, se sugiere el siguiente formato:

N°

CASO

FECHA APELLIDOS Y

NOMBRES

USUARIO

PRETENSIÓN /

DELITO

NOMBRE DEL

ABOGADO

FIRMA DEL

ABOGADO

XI. Del procedimiento.-

El procedimiento a seguir, respecto del registro en el Libro de Consultas y en el Libro de

Registro de casos, es el siguiente:

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11.1 Antes de atender la consulta, el Abogado deberá registrar los datos del usuario en el

libro de consultas.

11.2 Si de la absolución de la consulta, el usuario solicita los servicios del Abogado, este

deberá registrarlo en el libro de registro de casos, asignándole un número a la carpeta de

defensoría.

11.3 Si el caso se genera por otra fuente, ya sea en sede policial, fiscal, judicial o

establecimientos penitenciarios, o través de, charlas y campañas, entre otras; el abogado

deberá registrarlo en el libro de registro de casos, asignándole un número a la carpeta de

defensoría.

El abogado responsable verificará si el abogado cumple con dicha disposición.

XII. De la Supervisión de los documentos.-

XII.1 Toda la documentación que forma parte del acervo documentario del abogado, será

pasible de supervisión y podrá ser requerida por la Dirección cuando esta así lo disponga

o requiera.

XII.2 La documentación que se encuentre en soporte informático y forme parte del acervo

documentario será pasible de supervisión y podrá ser requerida por la Dirección cuando

así lo disponga.

XIII. De la responsabilidad del acervo documentario

Es responsabilidad del abogado, el acervo documentario dispuesto en la presente

directiva.

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Es responsabilidad del Coordinador de Sede, la custodia del libro de ingreso de casos y

del archivador de documentos de la Sede.

XIV. De su efecto.

La presente Directiva deja sin efecto todas las disposiciones, lineamientos y/o guías, que

regulaban aspectos relacionados con el acervo documentario del abogado Defensor de

Oficio del Fuero Militar Policial

XV. De su vigencia y adecuación.

La presente Directiva rige a partir del día siguiente de la expedición de la Resolución

Directoral que lo apruebe, siendo de cumplimiento y carácter obligatorio por todos los

abogados Defensores de Oficio del Fuero Militar Policial

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MODELO INFORME COMPLEMENTARIO

INFORME MENSUAL DE TRABAJO N° - 2011-DDO-TSMP

Fecha del Informe: / / 2011

APELLIDOS Y NOMBRES DEL ABOGADO

…………………………………………………………………………………………………………………

PERIODO DEL INFORME: Del / 7 2011 al // 2012

DECLARACION JURADA:

Declaro bajo juramento haber ingresado en el Sistema de Defensores:

Todos los casos patrocinados.

Haber efectuado el seguimiento e impulso de los casos.

Todas las diligencias en las que he participado.

Escrito varios.

Consultas.

Charlas y campañas.

Anexos:

Ficha d Resumen (consolidado) del Informe.

Sello y firma del Abogado.