Directrices_Difusión

7/23/2019 Directrices_Difusión

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G08/D03/O

Directrices –

Difusión

Modelo de Gestión de Documentos y

Administración de Archivos (MGD) ara la

!ed de "ransarencia y Acceso a la

#nformación (!"A)

Versión: 1.0

Fecha: diciembre de 2014



$

G08/D03/O Directrices – Difusión

Coordinadores

%eatri& 'ranco sio

!icard *+re& Alc,&ar

Equipo

%lanca Desantes 'ern,nde&

'rancisco 'ern,nde& -uesta

.avier !eueo 1alama

2 De los tetos4 sus autores

ste documento se encuentra en fase 5orrador6 7i la !"A ni los autores se hacen resonsa5les de un

mal uso de esta información

Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia

y Acceso a la Información (RTA)



3


stas Directrices se interan en el MGD se9n se esecifica en el siuiente Diarama de

relaciones4





:


;6 *resentación y o5etivos

;6;6 'inalidad

;6$6 Alcance y contenido

;636 Documentos relacionados

$6 <a difusión de documentos en las orani&aciones

$6;6 Asectos a considerar

$6$6 l *lan de difusión

$636 O5tención de resultados

36 Metodolo=a ara la creación de un *lan de difusión

36;6 An,lisis de situación

36$6 Desarrollo de los rocesos relativos a la difusión

3636 -onstrucción del *lan de difusión

36:6 ecución y evaluación del *lan de difusión

:6 -uadro de comromisos de cumlimiento

>6 "+rminos y referencias

>6;6 Glosario

>6$6 %i5lioraf=a





>


1. Presentación y objetios

1.1. Fina!idad

<a finalidad de estas Directrices es ofrecer una serie instrucciones t+cnicas ara llevar a ca5o el

roceso de difusión de documentos ue se uede desarrollar una orani&ación? en el marcodel Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos de la !ed de

"ransarencia y Acceso a la #nformación (!"A)6

1.2. "!cance y contenido

stas Directrices roorcionan unos fundamentos esenciales ara comrender cómo se uede

deslear adecuadamente el roceso de difusión vinculado a la documentación de una

orani&ación concreta desde la unidad resonsa5le de estionar sus documentos y oder

desarrollarlo efica&mente a diferentes niveles de alica5ilidad en una orani&ación? se9n

esta5lece el Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos de la !"A6

1.#. $ocumentos re!acionados

%0&'( %u)a de sericios de "rchio

%0&'$01'( "tención a !a "dministración

%0&'$02'( "tención a! p*b!ico

2. +a di,usión de !os documentos en !as or-aniaciones

"radicionalmente? se ha considerado la difusión como una función archiv=stica cuya finalidad

era romover y enerali&ar la utili&ación de los fondos documentales de los archivos? al tiemo

ue se hac=a art=cie a toda la sociedad del ael ue desemean los archivos dentro de

ella6

<os archivos? entendidos como auellas unidades deendientes de las orani&ación?

resonsa5les de la custodia y estión de los documentos ue roduce y reci5e dicha

orani&ación? se constituyen en una fuente continua de información y conocimiento ue

uede estar al servicio de la roia orani&ación? ero tam5i+n de la sociedad en eneral6

*or este motivo? las ersonas resonsa5les de la estión documental dentro de cada

orani&ación de5en contemlar como uno de los ilares de su actividad esa función social?

como arantes del conocimiento y de la evolución de la sociedad? tal y como se reflea en la

información ue contienen los documentos de su orani&ación6

<as ersonas resonsa5les de la estión de documentos de5en orani&ar sus

actividades ensando en las necesidades resentes de la orani&ación? ero

tam5i+n de5en tener en consideración las necesidades futuras de la orani&ación y

la sociedad6





@


n este sentido? a los efectos de estas Directrices? se uede considerar la difusión como un

roceso archiv=stico ue 5usca romover la utili&ación de los documentos roducidos o

reci5idos or una orani&ación? ermitiendo el acercamiento entre el archivo y sus usuarios y

meorando su reconocimiento? resencia y credi5ilidad como unidades de estión

administrativa y cultural6

2.1. "spectos a considerar por parte de !a or-aniación

<os archivos contemlan como arte de su misión esec=fica la lanificación? imlementación y

evaluación del sistema de estión de documentos dentro de la orani&ación de la ue

deenden? con el fin de oder orani&ar y conservar sus documentos y la información ue

contienen como un recurso 5,sico ara la estión ordinaria de la orani&ación6

*ero tam5i+n se uede enlo5ar dentro de su misión otro tio de función4 contri5uir a la

difusión de la orani&ación y del atrimonio documental ue roduce? 5ien mediante la

creación de roductos o servicios destinados a satisfacer las necesidades de sus roiosusuarios? o 5ien mediante actividades ue den a conocer los fondos documentales a la

ociedad en eneral6

*ara oder desarrollar adecuadamente la difusión en un archivo? es necesario tener en cuenta

una serie de elementos fundamentales4

B <a documentación de5e encontrarse de5idamente orani&ada? con el fin de oder

conocer su contenido y los asectos ue ueden ser merecedores de ser difundidos6

*or este motivo? es recomenda5le alicar el roceso de difusión so5re auellas

aruaciones documentales ue ya han sido o5etos revios del resto de rocesos de

estión documental (identificación? valoración? acceso? descrición? etc6)6

s necesario definir adecuadamente los o5etivos y metas ue se retenden alcan&ar a trav+s

de la difusión de los documentos de una orani&ación6 stos o5etivos ermitir,n ela5orar el

*lan de difusión y adem,s facilitar, su alineación con las estrateias enerales de la

orani&ación C+ase G01D01G! "lanes estrat#$icosE6

s necesario identificar el tio de usuarios ue ueden verse 5eneficiados de los

desarrollos en materia de difusión archiv=stica ue realice la orani&ación? estudiando

las caracter=sticas m,s imortantes ue los definen y las necesidades de información o

conocimientos ue ueden ser resondidas or arte de la orani&ación

s necesario conocer todos los recursos con los ue uede contar la orani&ación?

tanto en materia de recursos económicos y materiales disoni5les ara su uso como

en materia de recursos humanos y cometencias eistentes

s necesario conocer todas las osi5ilidades de servicios y roductos de difusión ue

ueden ofrecerse ara cumlir de la forma m,s efica& osi5le con los o5etivos

revistos? utili&ando los recursos disoni5les





F


s necesario reali&ar sondeos y estudios de la situación en materia de difusión de

documentos ue se realicen en orani&aciones similares? as= como los resultados

o5tenidos or su arte6

2.2. E! P!an de di,usión

Anali&ando todos estos asectos? odemos comro5ar cómo la forma m,s recomenda5le ara

llevar a ca5o el roceso de difusión es disoner de una lanificación esec=fica de las

actividades corresondientes6

sta lanificación uede reci5ir la denominación de *lan de difusión? entendido como un

documento de laneamiento interal esec=fico de auellas actuaciones en materia de

difusión ue se vayan a orani&ar or arte de una orani&ación6

<os lanes de difusión est,n considerados como la meor herramienta ara la

estión efica& y rolonada de las actividades relacionadas con difusión en las

orani&aciones6

<os lanes de difusión ueden ser considerados documentos de lanificación indeendientes o

eclusivos de las unidades resonsa5les de la estión de documentos? aunue tam5i+n ueden

formar arte de los documentos de laneamiento estrat+ico de la orani&ación? asando a

conformar un aartado dentro de los lanes estrat+icos enerales o los osi5les lanes

oerativos en ue se uedan deslear C+ase G01D01G! "lanes estrat#$icosE6

2.#. /esu!tados

<a difusión ofrece un valor aadido ue odr=a considerarse indirecto ara la o5tención de5eneficios directos dentro de la roia orani&ación? uesto ue los resultados o5tenidos no

eneran un 5eneficio directo so5re la roia orani&ación en si ni so5re sus usuarios directos?

tal y como ocurre con la mayor arte de rocesos de estión documental? en los cuales las

actividades desarrolladas resonden a una necesidad directa lanteada? ya sea or una unidad

de la orani&ación o 5ien or un usuario de la misma6

*or este motivo? la difusión ha sido conce5ida como una función secundaria en determinados

,m5itos u orani&aciones donde lo ue rima es la eneración de un valor directo frente a los

osi5les 5eneficios indirectos6 sta filosof=a ha sido alicada de forma eneral so5re auellos

archivos cuyos rocesos de estión documental se centra5an en las fases activas del ciclo vitalde los documentos? considerando las actividades de difusión eclusivamente destinadas a

desarrollarse en archivos de car,cter histórico6

n realidad? una adecuada lanificación del roceso de difusión en cualuier tio de archivo?

ya sea histórico o no? ofrece m9ltiles ventaas y 5eneficios a dicha unidad? entre las ue

odemos destacar las siuientes4

Aumenta el osicionamiento del archivo4 racias a las actividades de difusión? se da a

conocer el archivo como una unidad o servicio destinado a la consulta de información?

no sólo hacia fuera de la orani&ación? sino ue tam5i+n hacia el interior de la roia





8


orani&ación? alcan&ando ,m5itos ue udieran desconocer todav=a el tio de

actividades ue se desarrollan or esta unidad

Aumenta el volumen de catación de usuarios4 or medio de las actividades de

difusión? se roicia el acercamiento de usuarios al archivo y la documentación ue

custodia aumentando? el volumen del actividades

*ermite la osi5ilidad de o5tener mayor volumen de recursos ara desarrollar sus

actividades6 i las actividades de difusión est,n 5ien lanificadas? orientadas y con

unos o5etivos definidos? el +ito de sus actuaciones y la meora del osicionamiento

dentro de la orani&ación con ello conlleva facilitar, la asinación de nuevos recursos

ara la unidad or arte de los altos resonsa5les de la orani&ación6

n definitiva? si se anali&a adecuadamente la situación de cada archivo o de cada orani&ación

y se disea un *lan de difusión ersonali&ado ue ermita resonder con +ito a las

necesidades de los usuarios de cada orani&ación? se odr, conseuir la meora de lareutación y de la credi5ilidad? tanto de la orani&ación en eneral como de la unidad de

archivo ue osea6

#. etodo!o-)a para !a creación de un P!an de di,usión en un archio

*ara oder disear un lan efectivo de difusión en una unidad ue sea resonsa5le de

estionar documentación? lo m,s adecuado es llevar a ca5o una 5uena lanificación de todo el

roceso? ara lo cual se uede asumir una metodolo=a 5asada? en rimer luar en un an,lisis

de la situación ue nos ermita conocer las osi5ilidades de difusión y los tios de usuarios alos ue llear6

#.1. "n!isis de !a situación

n esta rimera etaa? se de5e recoilar toda la información ue ueda resultar imortante

ara futuras actuaciones de difusión? desde la información del roio edificio ue al5era la

documentación hasta los rocesos de estión documental? los tios de usuarios? etc6

-on este an,lisis reliminar? se odr,n tomar las decisiones m,s adecuadas en cuanto al tio

de roductos? servicios o actividades de difusión ue resulten m,s atrayentes ara el sector de

usuarios ue se haya odido definir6

Estructura de! archio de !a or-aniación. <a estructura or,nica de un archivo? as=

como de la orani&ación de la ue forma arte? esta5lece relaciones oeracionales y

administrativas entre s=? con el fin de cumlir funciones ue ermitan el cumlimiento

de los o5etivos asinados mediante diversos niveles de resonsa5ilidad6 *or tanto?

resulta imortante identificar la osición administrativa del archivo dentro del

orani&ación de la ue forma arte? con el fin de oder visuali&ar adecuadamente su

osición dentro del sistema y as= identificar los roles esec=ficos de cada ruo de

tra5ao o usuarios ue haya en el mismo6






Conocimiento de! entorno ,)sico de! archio. 7o sólo resulta imortante conocer la

situación del archivo dentro de la estructura orani&ativa de la ue forma arte? sino

ue tam5i+n es necesario conocer el entorno f=sico donde el archivo se u5ica con el fin

de oder aduirir el mayor conocimiento osi5le de la u5icación eor,fica? la sede

del archivo? los esacios disoni5les ara su uso? etc6

Conocimiento de !os usuarios. n cualuier lanificación de difusión resulta muy

conveniente identificar los tios de usuarios de ue disone un servicio de archivo?

uesto ue el tratamiento y las actividades de difusión siemre variar,n en función de

los usuarios a uienes vayan destinadas6 *or ello? la norma eneral esta5lece ue se

de5e anali&ar el tio de usuarios de ue disone un servicio de archivo? identificando

tios en función de alunas caracter=sticas m,s relevantes (seo? edad? formación

acad+mica? eiencias? etc6)6 De esta forma? se ueden confiurar unos modelos de

usuarios? llamados Husuarios o5etivoI? ue servir,n como referencia ara orientar las

actividades de difusión de cara a satisfacer sus eectativas6

Conocimiento de productos y sericios de di,usión. Al iual ue es necesario reali&ar

un an,lisis interno ue incluye el conocimiento del servicio de archivo y de sus

usuarios? tam5i+n es necesario a5ordar un an,lisis eterno ue ermita conocer las

osi5ilidades eistentes en materia de difusión ue odr=an ser alicadas en el archivo6

*ara ello? la norma eneral esta5lece la osi5ilidad de reali&ar %enchmar&in$? es decir?

anali&ar casos de +ito o tomar como eemlos referencias conocidas? ya sea en el

mismo sector o en sectores aenos? con el fin de identificar los criterios 5,sicos ue un

servicio de archivo uede utili&ar ara evaluar una futura careta de servicios de

difusión6

"n!isis de posib!es estrate-ias de di,usión. Adem,s de los an,lisis internos y eternos

de la situación? es conveniente reali&ar el an,lisis de las estrateias ue se utili&an en el

roio archivo ara lorar una mayor interacción con sus usuarios6 !esulta

conveniente conocer la forma en ue los servicios de archivo entran en contacto con

sus usuarios uesto ue resultar, sumamente imortante de cara a mantener su

atención en actividades de difusión6 *ara ello? se ueden reali&ar an,lisis de los

mecanismos de atención a usuarios o incluso cuestionarios directos a los usuarios ara

ue eliuen ellos mismos la forma or la cual toman contacto con el archivo6

#.2. $esarro!!o de !os procesos re!atios a !a di,usión

Jna ve& se haya reali&ado el an,lisis reliminar? todo ese conocimiento se odr, ir traduciendo

en una serie de rocesos relativos a la difusión ue ueden ser imlementados desde el

servicio de archivo? con el fin rincial de interretar las necesidades de los usuarios

identificados de acuerdo con los recursos disoni5les y las estrateias de comunicación

eistentes C+ase G0;/D0$/G6 'ormaliación y anlisis de procesosE6





;0


*ara ello? una ve& identificadas las necesidades de los usuarios? se recisa crear o disear el

roceso o los rocesos ue sean resonsa5les de la difusión? acordes con las necesidades de

cada tio de usuario eistente6

<os servicios de difusión de5en satisfacer en todo luar las necesidades ue se

lantean los usuarios del archivo6 i una actividad de difusión no sirve araresonder las eectativas de al9n tio de usuarios? entonces est, mal diseada6

-uando nos referimos a la necesidad de disear rocesos o servicios acordes a las necesidades

de los usuarios del servicio de archivo? de5emos estructurar el tra5ao de diseo siuiendo

varios asectos4

Estab!ecimiento de indicadores de -estión de !a di,usión. <os indicadores de difusión

ermitir,n evaluar el rado de cumlimiento de los o5etivos marcados ara cada uno

de los roductos? servicios o actividades ue se vayan a deslear6 n el momento en

ue se identifican lenamente las necesidades de los usuarios? se ueden lantearo5etivos a cumlir y el rado de cumlimiento de dicho o5etivo? ue de5er=a ser

evalua5le a trav+s de una serie de indicadores 5,sicos de estión C+ase G01D0*

Indicadores de evaluaciónE6

$esarro!!o de productos o sericios. <a selección y el deslieue de actividades o

servicios osi5les de difusión en un archivo siemre estar, relacionada con las

eectativas de los usuarios6 Antes de construir un *lan de difusión? ser, necesario

sa5er u+ tios de actividades o servicios ueden ser desleados or el servicio de

archivo y ue ser,n tenidos en consideración a la hora de construir el *lan de difusión6

Alunos de los roductos? servicios o actividades m,s utili&ados en cuanto a difusiónen archivos son los siuientes4

osiciones documentales o tem,ticas? ya sea en esacios disoni5les en

el roio archivo o en micrositios de #nternet

.ornadas t+cnicas de car,cter rofesional? destinadas a m9ltiles tios de

usuarios? ya sean rofesionales de la estión documental o de otros

,m5itos

Actividades edaóicas o did,cticas? diriidas a cualuier tio de usuario

con necesidades formativas

Actividades culturales en eneral? utili&ando como entorno el roio

esacio del archivo

*roductos de merchandisin$? relacionados con el servicio del archivo

(carteles? ostales? o5etos decorativos? etc6)

Estrate-ias de promoción. Al iual ue es necesario conocer y lanificar de antemano

el rado de efectividad de las osi5les actividades o servicios desleados? resulta

iualmente oortuno lanificar la metodolo=a ue se retende utili&ar ara dar a

conocer las actividades y servicios ofrecidos a los usuarios otenciales6 Al iual ue





;;


ocurre con los roductos o servicios de difusión? una lanificación adecuada de la

romoción facilita el +ito en cuanto al desarrollo de cualuier actividad de difusión6

*ara ello? ser, necesario conocer las v=as de romoción ue resulten ótimas ara ue

la información so5re las actividades lleue a los usuarios de la forma m,s efica&6 A

continuación incluimos alunas de las estrateias de romoción m,s utili&adas4

*,inas Ke5

*resencia en redes sociales

*u5licación de 5oletines informativos

-ontratos de u5licidad

=deos institucionales

'olletos

Art=culos en rensa

<a selección de una adecuada estrateia de romoción desde un servicio de archivo

resultar, tan determinante ara aranti&ar el +ito como la roia actividad de

difusión lanteada6

#.#. Construcción de! P!an de di,usión

Jna ve& ue se haya reali&ado el an,lisis de dianóstico de la situación y se hayan determinado

los rocesos de difusión? es necesario roceder a confiurar la resentación del *lan de

difusión6

l *lan de difusión ue se deslieue y confiure desde una unidad destinada a la estión

documental de5er=a estar avalado o contemlado en la lanificación estrat+ica ue desarrolle

dicha unidad6 *or ello? se recomienda su inclusión en la lanificación estrat+ica eneral del

archivo? as= como en la lanificación interal de la orani&ación? de forma ue se ermitan

alinear los o5etivos del *lan de difusión con auellos o5etivos ue resulten similares en la

estrateia lo5al de la orani&ación C+ase G01D01G! "lanes estrat#$icosE6

Jn *lan de difusión uede contener? como m=nimo? los siuientes aartados4

n resumen ejecutio. n este aartado se de5er=an incluir las l=neas 5,sicas de las

actividades de difusión desleadas4 contenidos 5,sicos? o5etivos y resultados

revistos? tiemos ara su eecución? etc6

$ia-nóstico. e ofrece un acercamiento al an,lisis reali&ado con anterioridad ue ha

ermitido confiurar el contenido del *lan de difusión? descri5iendo las condiciones

enerales de la unidad de archivo y de la orani&ación suerior? los ro5lemas

descu5iertos? las oortunidades osi5les? los tios de usuarios identificados? etc6





;$


(bjetios y metas. De5en incluirse los o5etivos ue se retenden alcan&ar con el

deslieue del *lan de difusión? ofreciendo una 5reve elicación de los mismos as=

como una referencia a los indicadores de estión de la difusión ue van a ser utili&ados

ara comro5ar su rado de cumlimiento6

"ctuaciones de $i,usión. l *lan de5er, contemlar el conunto de actuaciones oroyectos de difusión ue el archivo vaya a oner en r,ctica ara intentar cumlir

con los o5etivos definidos reviamente6 ste listado de actuaciones odr, variar en

función del centro donde se vaya a desarrollar? del resuuesto disoni5le ara su

eecución o incluso del rado de imlementación de servicios similares6

3cticas de promoción6 e incluir, una elicación del m+todo ara dar difusión a las

roias actividades de difusión? incluyendo osi5les varia5les en función de los

recursos de ue se uedan disoner6

"neos. "oda la información necesaria ara conocer el desarrollo de las actividadesincluidas en el *lan y la forma de tramitar dichas actividades de5er=a ser incluida en

documentación anea? ara ue el *lan de difusión ueda ser considerado como un

9nico auete documental ue ermita el deslieue de las actividades incluidas en +l6

l documento resultante confiura lo ue venimos llamando *lan de difusión y de5er=a ser un

documento ue or s= mismo ermita el desarrollo de todas las actividades contemladas en

+l6 Adem,s? es conveniente ue dicho *lan de difusión reci5a el aoyo y la validación de

auellas unidades imlicadas en su eecución o seuimiento? as= como el visto 5ueno de los

altos resonsa5les de la orani&ación6

#.4. Ejecución y ea!uación de! P!an de di,usión

-uando el *lan de difusión ha sido aro5ado? el siuiente aso consiste en eecutarlo se9n las

actividades o la&os de tiemo fiados en el roio *lan6 *uede ocurrir ue en ocasiones? ara

oder eecutarlo adecuadamente? el *lan de difusión de5a ser dividido o reartido or

secciones en función de las fechas o ,m5itos de actuación6 n este caso? se recomienda ue el

roio *lan de difusión ya contemle esta osi5ilidad reviamente y resuelva la forma de

reali&ar el seuimiento y eecución del mismo ara evitar osi5les vac=os en su desarrollo6

l roósito 5,sico de todo *lan de difusión de5e ser eecutarlo? a ser osi5le? con el mayor

nivel de alineamiento osi5le a los o5etivos revistos en el *lan6 L ara comro5ar su

eecución? es necesario reali&ar? de forma aralela a su eecución? un seuimiento y control de

su desarrollo? o5teniendo r,cticamente en tiemo real una visión del estado del *lan y de las

osi5les desviaciones ue suran con cada una de las actividades desleadas? con el fin de

oder tomar las medidas correctivas lo antes osi5le6

*ara reali&ar adecuadamente el seuimiento y la evaluación del *lan? es necesario ha5er

identificado correctamente las tareas y funciones de auellas ersonas ue sean resonsa5les

de reali&ar dicho seuimiento6 Dichas tareas de5en ser conocidas y f,cilmente identifica5lesdentro del seuimiento del *lan y adem,s de5er,n estar contemladas en el momento de





;3


asinar resonsa5ilidades as= como en cuanto a caacitación del ersonal ue conforma la

unidad de archivo corresondiente C+ase G01D0+G! Roles, responsa%ilidades y

competenciasE6

l roceso de seuimiento y control del *lan de difusión ermitir, medir los indicadores de

estión de la difusión contemlados en el *lan ara conocer el rado de cumlimiento de loso5etivos revistos6 *ero tam5i+n se odr,n tomar decisiones de seuimiento y control no

contemladas reviamente en caso de ue resulte necesario monitori&ar al9n asecto

concreto6





;:


4. Cuadro de compromisos de cump!imiento

ste cuadro identifica auellos comromisos esta5lecidos en las l=neas de actuación de la Gu=ade #mlementación de servicios de archivo? as= como una serie de recomendaciones so5re

cómo cumlir con los mismos6

l n9mero reresentado es el mismo con el ue se identifica dicho comromiso en la Gu=a de#mlementación6

56 Compromisos Cómo cump!ir con !os compromisos

#.1 #nclusión de las actividades dedifusión dentro de las cometenciasy resonsa5ilidades de la unidad dearchivo de la orani&ación

Anali&ar las cometencias a desemear or elersonal ue comonen la unidad resonsa5lede la estión documental

#ntroducir funciones esec=ficas relacionadascon la difusión en la lantilla de la unidad dearchivo dentro de la orani&ación

Disear actividades 5,sicas de difusión de losservicios ue se ofrecen en el archivo de laorani&ación

#.2 !eali&ación de un an,lisis dedianóstico de la situación uerodea al archivo de la orani&aciónara disoner de un lan de difusiónadecuado

!ecoilar toda la información de conteto de launidad de archivo dentro de su roiaorani&ación

-onocer el entorno f=sico ue rodea a la unidadde archivo (edificio? luar eor,fico? historia?etc6)

sta5lecer cateor=as de Husuarios o5etivoIue sean los recetores 5,sicos de lasactividades de difusión

Anali&ar osi5les roductos o servicios dedifusión a desarrollar? 5uscando referencias en,m5itos aenos a la unidad de archivo

Anali&ar osi5les estrateias de difusión yromoción v,lidas ara acercar las actividadesa los usuarios

#.# Diseo de los rocesos relativos a ladifusión 5ao la resonsa5ilidad dela unidad encarada de la estión de

documentos dentro de laorani&ación

#dentificar los o5etivos ue se eseran o5tenercon la uesta en marcha de actividades dedifusión dentro de la unidad de archivo de la

orani&ación





;>


*lanificar un sistema de indicadores deevaluación y seuimiento de las actividades dedifusión con indicadores de evaluaciónesec=ficos

Disear los rocesos de difusión ue senecesiten dentro de la orani&ación? deacuerdo con las osi5les estrateias adesarrollar

Disear royectos esec=ficos de difusión arasu eecución or arte de la orani&ación(eosiciones? eventos? actividades formativas?roductor de merchandisin? etc6)

Anali&ar las estrateias de romoción m,s

adecuadas ara la difusión del servicio dearchivo y deslear auellas ue resulten m,scercanas a los usuarios o5etivo (sitios Ke5?redes sociales? u5licidad? folletos? etc6)

#.4 -onstrucción de un *lan de difusióninteral? aro5ado or laorani&ación como un elementoestrat+ico m,s de la unidad dearchivo

Jtili&ar de toda la información recoidaanteriormente ara redactar un auetedocumental interal ue contenan loselementos fundamentales de la difusión de launidad de archivo de la orani&ación(dianósticos? o5etivos? actuaciones osi5les?

t,cticas de romoción? etc6)

Aro5ar el *lan de difusión or arte de losaltos resonsa5les de la orani&ación

#ncluir el *lan de difusión en la lanificaciónestrat+ica eneral de la orani&ación?asumi+ndolo como una arte del mismo

#.7 ecución y seuimiento del *lan dedifusión y de las actividades ue lo

comonen

Asinar ersonas resonsa5les de reali&ar lasactividades contemladas en el *lan

Asinar ersonas ue sean resonsa5les dereali&ar el seuimiento y el control de lasactividades contemladas en el *lan

!edactar informes o memorias de lasactividades reali&adas? detallando el desarrollode cada actuación unto con un an,lisis deresultados

-omro5ar el rado de desviacionesresultantes de la alicación del *lan con

resecto a los o5etivos revistos en el mismo





;@


#.8 An,lisis final de los resultadoso5tenidos y esta5lecimiento demeoras en futuros lanes dedifusión

!edactar un informe final de cumlimiento del*lan de difusión? utili&ando la información delos indicadores y los informes de desarrollo unave& ue se ha finali&ado el la&o ara laeecución del *lan

*rooner meoras o cam5ios en el siuiente*lan de difusión? a artir del contenido delinforme final y de las desviaciones resultantescon resecto a los o5etivos definidos en el*lan de difusión revio





;F


7. 39rminos y re,erencias

7.1. %!osario

"tención a! p*b!ico4 servicio ue resta una orani&ación a usuarios eternos con el o5etivode satisfacer sus necesidades mediante las actividades ue desemea6

enchmar;in-4 roceso comarativo de evaluación sistem,tica y continua de los roductos?servicios y rocesos desarrollados en otras orani&aciones ue evidencias 5uenas r,cticascon el o5etivo de transferir su conocimiento y alicación6

Ca!idad4 rado en el ue un conunto de caracter=sticas inherentes a una orani&ación oservicio cumle con los reuisitos esta5lecidos de antemano6

$i,usión4 roceso archiv=stico ue 5usca romover la utili&ación de los documentos roducidoso reci5idos or una orani&ación? ermitiendo el acercamiento a los usuarios y meorando su

reconocimiento? resencia y credi5ilidad como unidades de estión administrativa y cultural6

<ndicador4 unidad de medida ue ermite reali&ar el seuimiento y la evaluación eriódica delas varia5les clave de una orani&ación

Marketing4 conunto de t+cnicas y estudios orani&ativos ue tienen como o5eto meorar laromoción de un determinado servicio o roducto? mediante la identificación clara denecesidades or arte de los usuarios6

P!an de di,usión4 documento de laneamiento interal esec=fico de auellas actuaciones enmateria de difusión ue se vayan a orani&ar or arte de una orani&ación6

3cticas de promoción4 conunto de mecanismos o actuaciones orientadas a estimular laetensión del conocimiento y difusión de auellas actuaciones ue se desarrollan dentro deuna orani&ación6

7.2. ib!io-ra,)a

A<%!- # 'JGJ!A? !6 $0036 <a dinami&ación cultural en el archivo? un reto futuro6 n4 !L

D <A *NA? !6 (coord6)6 Aprender y ense-ar con el archivo. s#ptimas /ornadas archivsticas,

uenteheridos, 200+6 uelva4 Diutación *rovincial de uelva? 6 ;$FB;3>6

A<%!-? !6? %O#? <6? 7AA!!O? 76P <A? 6 $00;6 Archivos y cultura. manual de

dinamiación6 Gión4 "rea

-AM*O? .6 $006 <a difusión en los archivos4 imortante herramienta de royección ante la

sociedad6 Revista 3ódice Cen l=neaE? > ($)6 C-onsulta4 ;> diciem5re $0;:E6 Disoni5le en4

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-A"#<<O %J!GO? 6 6 $006 *rouesta ara construir lanes de difusión en archivos

universitarios6 Revista 3ódice Cen l=neaE? > ($)? 6 $0B$$> C-onsulta4 ;> diciem5re $0;:E6

Disoni5le en4



http://eprints.rclis.org/20236/1/La%20difusi%C3%B3n%20en%20los%20archivos%20importante%20herramienta%20de%20proyecci%C3%B3n%20ante%20la%20sociedad.pdf







;8


htt4//erints6rclis6or/$0$3/;/*rouestaQ$0araQ$0construirQ$0lanesQ$0deQ$0difusi

Q-3Q%3nQ$0enQ$0archivosQ$0universitarios6df

-!DA DRA1? .6 $0086 <as eosiciones documentales6 "+cnicas y tendencias6 T%ula? ;;? 6

3>B38:

-!DS DRA1? .6 $0;06 <os archivos? un luar ara descu5rir6 eriencias de dinami&ación

cultural Cen l=neaE6 n4 +4 5ornadas Archivando! 6a difusión en los archivos! Actas6 <eón4

'undación ierra *am5ley6 C-onsulta4 ;> diciem5re $0;:E6 Disoni5le en4

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-!LM%<? A6 $0;06 An Analysis of "Titter and 'ace5ooV Jse 5y the Archival -ommunity6

Archivaria Cen l=neaE? 70! C-onsulta4 ;> diciem5re $0;:E6 Disoni5le en4

htt4//ournals6sfu6ca/archivar/inde6h/archivaria/article/vieT/;3$8E

'!7S7D1 -J"A? '6 $0086 Archi5los4 el 5lo como nueva herramienta de difusión del

archivo Cen l=neaE6 5ornadas Archivando! 8n nuevo paradi$ma en la $estión de archivos6 <eón4

'undación ierra *am5ley6 C-onsulta4 ;> diciem5re $0;:E6 Disoni5le en4

htt4//TTT6slideshare6net/acofernande&/ornadasBarchivamosBresentation

.AW7? <6 '6 $00@6 6a Difusión de Archivos. estrate$ias para su proyección6 -onvención

#nternacional de Archivistas6 Mar del *lata? Arentina6

#!!A? <6 '6 $0;;6 Difusión en archivos4 una visión interadora6 3ódices Cen l=neaE? F ($)6

-olom5ia4 Jniversidad <asalle6 C-onsulta4 ;> diciem5re $0;:E6 Disoni5le en4

htt4//revistas6lasalle6edu6co/inde6h/co/article/vieT/F0F


( )

http://eprints.rclis.org/20239/1/Propuesta%20para%20construir%20planes%20de%20difusi%C3%B3n%20en%20archivos%20universitarios.pdf



http://archivofsierrapambley.files.wordpress.com/2011/01/actas_jornadas_2010.pdf


http://journals.sfu.ca/archivar/index.php/archivaria/article/view/13298

http://www.slideshare.net/pacofernandez/jornadas-archivamos-presentation

http://revistas.lasalle.edu.co/index.php/co/article/view/707





http://journals.sfu.ca/archivar/index.php/archivaria/article/view/13298

http://www.slideshare.net/pacofernandez/jornadas-archivamos-presentation


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