DISEÑO DE DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONALBASADO EN LA METODOLOGÍA DE SISTEMAS SUAVES (SSM)

Fernando Henao

DISEÑO DE DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

BASADO EN LA METODOLOGÍA DE SISTEMAS SUAVES (SSM)

DATOS DE CONTACTO

SEMILLERO HISTOSgrupohistos@gmail.com

FERNANDO HENAOfhenaop@yahoo.es

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EQUIPO DE TRABAJO

FERNANDO HENAO PACHECO – PONENTEMABEL MUÑOZ MsC – TUTORALUIS MARIO HERNANDEZ – ASESOR

SUNIL JIMENEZMARIA ALEJANDRA ORTIZDANIEL FABRIZZIO MORALESJOHAN MORA

RED DE APOYO DEL SEMILLERO HISTOS

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DEFINICIONES

•Diagnóstico•Organización•Metodología de Sistemas Suaves (SSM)•Sistema de Información

DIAGNÓSTICO

• Gnosis: Conocer• Dia: A través de

¿Qué queremos?Conocer la organización a través de un modelo.

6RUIZ, Ana Isabel. Diagnóstico de situaciones y problemas locales. p. 3

ORGANIZACIÓN

Una ORGANIZACIÓN, “es un grupo grande de personas, estructurado de forma impersonal con el fin de alcanzar determinados OBJETIVOS”

7GIDDENS, ANTHONY. Manual de sociología. p. 444

METODOLOGÍA DE SISTEMAS SUAVES

• Referente: Peter Checkland• Sirve para Sistemas de Actividad Humana• Los SAH son sistemas suaves• La situación problema no está estructurada• El enfoque es fenomenológico

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SISTEMA DE INFORMACIÓN

The ‘Hard’ Tradition: (Simon)“An aid to decision making in pursuit of goals”

The ‘Soft’ Tradition: (Vickers)“A part of interpreting the world, sense making whit respect to it, in relation to managing relationships”

9CHECKLAND, Peter. Information, systems, and information systems. p. 48

APLICACIÓN DEL MODELO DE DIAGNÓSTICO

Planteamiento de la situación problemaDefinición de sistemas pertinentesComparación entre el mundo real y los sistemas pertinentesAcciones de mejora

PLANTEAMIENTO DE LA SITUACIÓN PROBLEMA

Organización Mensaje Usuario

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MATRIZ DE 9 CAJAS

12Figura tomada de: GADD, KAREN. TRIZ for engineers. Ed Wiley. p. 432

9-CAJAS: APLICACIÓN

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SITUACIÓN REALPara llegar al futuro deseado:

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DEFINICIÓN DE SISTEMAS PERTINENTES

Uso de la mnemotecnia CATWOE:• C ustomers• A ctors• T ransformation process• W eltanschauung• O wner• E nvironmental constraints

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APLICACIÓN: SITIO WEB (I)

C: Usuario

A: Responsable del sitio web

T: Comunicar los objetivos de la organización en un mensaje que el usuario comprenda

W: El mensaje que le enviamos al cliente refleja los objetivos de la organización

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APLICACIÓN: SITIO WEB (II)

O: Propietario de la organización (El jefe)

E:

-Límites de ancho de banda

-Límites de presupuesto

-Madurez de la organización

-Marco jurídico

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COMPARACIÓN ENTRE LOS SISTEMAS PERTINENTES Y EL MUNDO REAL

1. Discusión informal2. Cuestionamiento formal3. Escritura acerca del escenario basada en la

“operación de los modelos”4. Intento por modelar el mundo real como los

modelos conceptuales

18CHECKLAND, Peter. Metodología de Sistemas suaves en acción. p.60

MATRIZ PARA LA COMPARACIÓN

Actividades ¿? ¿Cómo se hace? ¿Cómo se

juzga?Comentarios

1. Alinear el PESI con la imagen corporativa

NoLas necesidades de información del sitio web responden a las necesidades de la organización

Los subsistemas del PESI están en el website .

Hace falta un ejercicio de reflexión.

2. Ver a la organización como un elemento de un ecosistema

No

Se expresan los intercambios de energía de la organización con el ecosistema. Se “armonizan” las relaciones con el entorno.

Verificando la visión de los actores (Pensamiento de sistemas)

El cambio se nota en la cultura organizacional

3. Destacar al usuario como centro del sistema

Si Cualquier actividad se realiza pensando en el usuario.

Por la usabilidad del sitio (Heurísticas de Nielsen)

Vamos por buen camino

Uniones

1,2 3 No

El PESI debe considerar la relación de la organización con el ecosistema, destacando la presencia del cliente en éste.

En el PESI y en el website se presenta la visión ecológica.

El cambio de visión debe verse incluso en la forma de representar la información

19CHECKLAND, Peter. Metodología de Sistemas suaves en acción. p.60

ACCIONES DE MEJORA

• Elaborar un sistema con una T que tiene como entrada la situación real y como salida el sistema deseado

• Criterios• Viabilidad cultural• Deseabilidad sistémica

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VIABILIDAD CULTURAL

“La cultura de una situación problema particular, con sus normas únicas, roles y valores, será capaz de aceptar como significativo y posible, un cierto rango de cambios.”

21CHECKLAND, Peter. Pensamiento de sistemas, práctica de sistemas. p.258

DESEABILIDAD SISTÉMICA

Cambios deseables por los Analistas.

“El pensamiento de sistemas […] sugerirá cambios posibles que el análisis de sistemas recomienda como deseables.”

22CHECKLAND, Peter. Pensamiento de sistemas, práctica de sistemas. p.253

ACCIÓN PROPUESTADel comentario de la unión salió una acción de mejora:

El cambio de visión debe verse incluso en la forma de representar la información

Propuesta para ordenar la información como lo pensaría el usuario: Ordenar la información por temas.

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BRAINSTORMING

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PROPUESTA: MAPAS MENTALES

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CIRCUNSTANCIASPreguntas a responderse por las acciones de mejora

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CIRCUNSTANCIAS

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¿QUIÉN?

• Cliente y actores negocian• La visión de los actores y del propietario

influyen en el cliente por medio del proceso

• Las restricciones del entorno condicionan el límite del sistema

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ACTORES Y CLIENTES• Los clientes buscan sitios web

en función de un interés.• Las personas con intereses

comunes pueden participar en organizaciones afines.

• Los sitios web pueden convocar a las personas por ese interés.

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¿QUÉ?

• Ideas Ordenadoras Básicas IOB• Definición del Sistema (Límites)• Definición de objetivos

30CHECKLAND, Peter. Metodología de Sistemas Suaves en acción. p.59

¿DÓNDE?

• Alcance del sitio• Límite del sistema• Ubicación del público• Ubicación de los actores

E PLURIBUS MAXIMUS31HATELEY, Gallager y SCHMIDT, Warren. El pavo real en el reino de los pingüinos. p. 91

¿CON QUÉ?

• Entradas y recursos• Las entradas se transforman• Los recursos se conservan

• Conocer las entradas y los recursos es crucial para el éxito de cualquier proyecto

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¿POR QUÉ?

• Los motivos de realizar el proyecto deben estar claros para poder transmitirlos a los usuarios.

• Si conocemos nuestros motivos, podemos encontrar usuarios con intereses comunes.

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¿CÓMO?

• En este punto se pueden tener en cuenta las técnicas, metodologías (know how)

• Está condicionado por • El modelo de proceso (Desarrollo de SW)• Requerimientos de los usuarios• Sistema de motivación de los usuarios

• La técnica condiciona el tiempo de desarrollo

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¿CUÁNDO?

• La organización debe observar periódicamente (SIEMPRE) la relación con sus usuarios.

• La interacción en internet está dada en Sistemas de Actividad Humana:– Las situaciones son no-estructuradas– Requieren sistemas de adaptación

• Las respuestas del sistema pueden servir para comunicarse con los usuarios.

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MEDICIÓN DE LAS ACCIONES DE MEJORA

•Correspondencia entre los objetivos y la imagen corporativa•Planteamiento de nuevas situaciones problema•Comparación entre los procesos expresados y la cotidianidad

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CORRESPONDENCIA ENTRE LOSOBJETIVOS Y LA IMAGEN CORPORATIVA (I)

Es un ejercicio de honestidad:• Primero con uno mismo• Luego con la organización• Después con el usuario

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CORRESPONDENCIA ENTRE LOSOBJETIVOS Y LA IMAGEN CORPORATIVA (II)

¡Procura no hablar con extraños!• Conocer a quienes puedan

interesarse en lo que dice la organización

• Asegurar la existencia del feedback

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PLANTEAMIENTO DE NUEVAS SITUACIONES PROBLEMA

El modelo es cíclico.Una vez se mejoró la situación problema:• El sistema cambia.• Queremos más y mejor.• Llegan nuevos usuarios.Nuestros modelos se hacen más refinados

MEJORA CONTINUA

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COMPARACIÓN ENTRE LOS PROCESOS EXPRESADOS Y LA COTIDIANIDAD

Los procesos expresados no son (no deben ser) normas estrictas. Son solo pautas para ponernos de acuerdo en las acciones que conducen al objetivo común.

De la cotidianidad se obtiene conocimiento implícito, que puede nutrir a los procesos expresados.

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REFERENCIAS

•Imágenes y plantillas•Bibliografía

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IMÁGENES TOMADAS DE:•Librería de imágenes Microsoft Office•http://sociologiadelactor.blogspot.com/2011/06/modelo-del-tiro-al-blanco.html•http://www.nevemcolombia.com/productos.html•http://administracionconmihaymon.files.wordpress.com/2010/01/valores.jpg•http://kdisenio.blogspot.com/2010/05/cohesion.html

•Plantilla tomada de:•http://www.templateswise.com/detail/link-153.html

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BIBLIOGRAFÍA• BUZAN, Tony. El libro de los mapas mentales• CHECKLAND, Peter. Metodología de Sistemas

Suaves.• CHECKLAND, Peter. Pensamiento de

Sistemas, Práctica de Sistemas. • GIDDENS, ANTHONY. Manual de sociología.

Madrid: Alianza Editorial, 2000.• HATELEY, Gallager y SCHMIDT, Warren. El

pavo real en el reino de los pingüinos.• QUINTILIANO, Mario Fabio. Instituciones

oratorias• RUIZ, Ana Isabel. Diagnóstico de situaciones y

problemas locales.

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GRACIAS

•Preguntas•Comentarios•Sugerencias

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