Diseño de los espacios de trabajo 14 de Junio de 2011 Valencia

La evolución de los espacios de trabajo

Diseño de los espacios de trabajo 2

1990’s 1980’s Hoy Today

Procesos Procesos + Tecnología

Procesos + Tecnología + Personas

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El modelo de oficina

La elección de un modelo determinado de diseño de los espacios para la

nueva sede tiene una influencia muy grande sobre muchos aspectos

importantes, que son precisamente aquellos en los que los modelos

actuales de oficina se están basando para su diseño:

•  Optimización de costes de explotación. Eficiencia y eficacia.

Flexibilidad

•  Calidad del espacio (retener talento e incremento de productividad)

•  Potenciar los valores corporativos (especialmente importante

cuando la procedencia de los empleados es diversa).

•  Responsabilidad social corporativa (incluyendo sostenibilidad).

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¿Que demandan los trabajadores?

q  Mas espacio para el creciente incremento del trabajo en equipo, en

el año 2000 el trabajo en equipo representaba el 20%, hoy representa

un 60% frente al trabajo individual. (fuente McKinsey 2009).

q  Espacios para realizar actividades como el trabajo concentrado o

trabajo confidencial que el diseño actual tradicional en espacios

abiertos no lo cubre.

q  Espacios de trabajo mas informales, como punto de reunión y de

comunicación. El 80% de las reuniones dentro de una organización no

son confidenciales y de ellas el 60% de ellas son de menos de cuatro

personas. (fuente 3Goffice 2010)

q  Espacios de calidad, espacios mas alegres, mas cálidos,…. Calidad

del espacio de trabajo.

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¿Que demandan los trabajadores?

Estas nuevas demandas han generado nuevos espacios de trabajo en el

que las zonas de trabajo colaborativo se han incrementado

considerablemente frente a los espacios de trabajo individual (Workstation

y despachos) en una proporción de casi 50-50.

El puesto de trabajo tradicionalmente asignado se ha reducido en

tamaño considerablemente, tanto los puestos en espacios abiertos como

despachos. Tendencia también incluso a la eliminación de despachos.

Han aparecido los llamados espacios de valor acrecentado que

complementan las necesidades de los trabajadores, dando una mayor

riqueza funcional al espacio.

Se genera una mayor movilidad del trabajador dentro de la sede

corporativa y fuera, gracias a las tecnologías.

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Y sobretodo los trabajadores quieren…

q Acceso facil a la tecnología que les facilite su trabajo en

movilidad y flexibilidad: PDA,s, 3G, ADSL, Portátil,….. Para las

nuevas generaciones estas tecnologías y las que puedan ir

apareciendo son un MUST, dejan de ser un articulo de lujo solo para

“jefes” para ser una herramienta básica de trabajo.

q Conciliación de vida laboral y personal. Flexibilidad de

horarios es algo que ya existe en la mayor parte de las

organizaciones, en algunas de ellas también cada vez mas esta

desarrollándose la posibilidad de tele trabajar desde casa. La

demanda actual va mas allá busca la posibilidad de elegir trabajar

desde cualquier lugar y en cualquier momento.

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¿Que es el flexible working?

Significa trabajar con total flexibilidad en una combinación de diferentes

localizaciones: en casa, remoto “on the move” (aeropuertos, coche, cliente...) y en

las oficinas centrales.

Es una realidad en la mayor parte de las organizaciones aunque

no esta “oficialmente reconocido”.

§  Mejora la conciliación de la vida privada y laboral.

§  Reduce los tiempos de desplazamiento al trabajo.

§  Genera una mayor calidad de vida para el trabajador.

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¿Que es el flexible office?

Es la respuesta espacial al concepto de “flexible working” en las sedes

corporativas. La principal actividad que el diseño del “flexible office” debe

potenciar, es la comunicación y el corporativismo.

Un lugar corporativo para la reunión y la comunicación

El concepto de flexible working genera un uso menos intensivo del

puesto de trabajo tradicionalmente asignado y unas nuevas

necesidades no cubiertas por los espacios de trabajo tradicionales: trabajo en

equipo, trabajo concentrado, trabajo confidencial, reuniones informales,..

Flexibilidad y no asignación de espacios

¿Que es el flexible office? cont.

v  Se utilizan distintos espacios según la actividad que se realiza. Se escoge el espacio del menú de tipologías.

v  No es sinónimo de trabajo en casa. Se huye de este concepto es más “trabaja donde y cuando quieras”

v  El modelo es capaz de adaptarse a diferentes niveles de flexibilidad. Cada empresa y cada área tiene un nivel distinto en función de sus necesidades.

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Ejemplo de menú de tipologías

Espacios de valor añadido

Son espacios complementarios a los puestos de trabajo tradicionales y que confieren una mayor calidad al espacio, además de poder ser los lugares idóneos

para fomentar determinados aspectos de la cultura de la empresa.

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Área de comunicación informal

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Otras tipologías

q  Áreas de relax y descanso q  Salas de Creatividad q  Salas multifunción

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Cuales son los objetivos de las empresas?

q  Retención del talento. El concepto de flexible working supone todavía un

elemento diferenciador, ya que dentro de unos años será un MUST.

q  Incrementar la productividad. Aunque existen métricas de productividad, de

una manera intuitiva se puede concluir que un incremento de la calidad del

espacio, de las herramientas tecnológicas y de la flexibilidad de poder elegir el

espacio que mejor se adapte en todo momento a sus necesidades generara una

mayor productividad.

q  Flexibilidad en un mundo de incertidumbres. Fomentar la flexibilidad y

movilidad genera mayor flexibilidad para la organización, permite fáciles

reorganizaciones internas y crecimientos de entorno al 30%. Contribuye al

concepto de Disaster Recovery Plan

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Cuales son los objetivos de las empresas?

q  Optimizar los costes de explotación para ganar en competitividad. Una

media de entre un 30-40% de los puestos de trabajo tradicionalmente asignados

están permanentemente vacíos.

q  Responsabilidad social corporativa. La flexibilidad en el trabajo facilita la

integración de personal con minusvalías, padres o madres con hijos, personal

que tenga a su cargo alguna persona mayor o con minusvalía,…

q  Sostenibilidad. El concepto de flexible working reduce los traslados diarios al

trabajo y la dimensión global de las sedes corporativas en un 30% lo que

genera, además de otras ventajas una reducción considerable de las emisiones

a la atmosfera.

Exige un programa integral para su implantación, ya que están involucradas muchas áreas de la empresa: Departamentos operativos que

serán objeto del programa, RRHH, Sistemas, Comunicación, Facility Management y por supuesto el impulso y apoyo del Comité de Direccion y de

las mas altas jerarquías de la empresa.

Puesta en marcha. Metodología

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1.  Crear un equipo de trabajo con representación de RRHH, Facilities, Sistemas y comunicación.

2.  Medición de el grado de ocupación de sus espacios de trabajo. Puestos de trabajo, salas de reunión y despachos. Entrevistas.

3.  Análisis económico, funcional, cultural y oportunidad del proyecto.

4.  Preparación y presentación de la propuesta al Comité de Dirección. Importante que sea liderado y “comprado” el proyecto por el más alto nivel de la compañía.

Próximos pasos. Análisis “Health Check”

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