1. DISEO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO DEL APARTAMENTO BACHUEWALTER REYES ALFAROUNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR, SECCIONAL AGUACHICAFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONOMICAS Y CONTABLESPROGRAMA DE ADMNISTRACION DE EMPRESASX SEMESTREAGUACHICA20121

2. DISEO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO DEL APARTAMENTO BACHUEWALTER REYES ALFROCoordinadorADOLFO LEON DAZ DE LA ROSAAdministrador de EmpresasDirectorLUIS HERNANDO SERNA CARDONAAdministrador de Empresas T.P. 30374UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR, SECCIONAL AGUACHICAFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONOMICAS Y CONTABLESPROGRAMA DE ADMNISTRACION DE EMPRESASX SEMESTREAGUACHICA20122 3. 3NOTA DE ACEPTACIN_______________________________________________________________________________________________________Presidente del jurado________________________Jurado_______________________JuradoAguachica Cesar, Diciembre 03 del 2012 4. DEDICATORIAA Dios que me dio la fuerza para salir adelante, a mi madre Bernarda Isabel AlfaroRojas, por darme la vida y apoyarme de manera incondicional durante misestudios universitarios, a mi padre Walter Fredy Reyes Sierra, por acompaar demanera permanente a mi madre y por darme esa voz de aliento que me motiva asuperarme cada vez ms, a mi hermanos por colaborndome de forma psicolgicaen los momentos critico de mi vida y a todos mis amigos y amigas que entendieronlas veces que nunca pude estar con ellos.4 5. AGRADECIMIENTOA Dios que ilumina mi camino, me llen de sabidura para lograr mis metas.A la Universidad Popular Cesar, Seccional Aguachica junto con su personalDocente y Administrativo que permitieron realizar mis estudios de pregrado.Al doctor y magister en pedagoga Luis Hernando Serna Cardona, por su valiosacolaboracin como director durante el desarrollo de esta practica curricular,adems por su voz de aliento, su apoyo, orientacin y constante impulso para saliradelante y terminar este proyecto.Al doctor y magister Jorge Hamilton Chaverra, quien desde su cargo ayuda ymotiva a los estudiantes de una manera incondicional.Al doctor y candidato a magister Geovany Enrique Pertuz campo, quien con suconocimiento realiza grandes aportes que sirven para el estudiante y al desarrollode estos trabajos.Al doctor Adolfo Len de la Rosa, quien aportes que enriquecen el desarrollo deestos trabajos.Al doctor Jos Emilio Len Esparza, quien como dueo de la empresa permitique desarrollara esta prctica curriculares.A todos los profesores de la Universidad Popular del Cesar, Seccional Aguachica,por cada uno de las asignaturas que fueron enriquecedores para mi formacinprofesional y aportaron valiosos conocimientos para esta prctica curriculares.5 6. CONTENIDO6Pg.1. PROBLEMA.................................................................................................................121.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .....................................................................121.2 FORMULACION DEL PROBLEMA .........................................................................151.3 JUSTIFICACION. ........................................................................................................151.4 OBJETIVOS .................................................................................................................161.4.1 OBJETIVO GENERAL. ...........................................................................................161.4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS:.................................................................................171.5 LIMITACION Y ALCANCES ......................................................................................171.5.1 LIMITACIN .............................................................................................................171.5.2 ALCANCES DE LA PRCTICA.............................................................................172. ASPECTOS BASICOS DE LA EMPRESA ..............................................................182.1 HISTORIA.....................................................................................................................182.2 VISIN ..........................................................................................................................182.3 MISIN .........................................................................................................................192.4 POLTICAS...................................................................................................................192.5 OBJETIVOS .................................................................................................................192.6 ESTRATEGIA ..............................................................................................................202.6.1 Corporativa:...............................................................................................................202.6.2 Prestacin de servicio. ............................................................................................202.7 SISTEMA ORGANIZACIONAL .................................................................................202.7.1 Organigrama .............................................................................................................212.7.2 Sistema contable......................................................................................................212.8 VALORES CORPORATIVOS...................................................................................212.9 ACTIVIDAD COMERCIAL.........................................................................................222.10 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA ........................................................................223. MARCO REFERENCIAL ..............................................................................................243.1 Marco conceptual. .......................................................................................................243.1.1 Definicin de organizacin. ....................................................................................243.1.2 Desarrollo organizacional. ......................................................................................253.1.3 Modelo organizacional ............................................................................................26 7. 3.1.4 Departamentalizacin organizacional...................................................................283.1.5 Coordinacin organizacional ..................................................................................293.1.6 Descentralizacin.....................................................................................................303.1.7 Organigrama .............................................................................................................313.1.8 Manual de funciones. ..............................................................................................323.1.9 PROCESOS..............................................................................................................353.1.10 Ambiente laboral ....................................................................................................393.1.11 Clima organizacional. ............................................................................................403.2 MARCO TEORICO.....................................................................................................403.2.1 Las teoras de sistemas ..........................................................................................403.2.2 Concepto de sistema...............................................................................................413.2.3 Orgenes de las teoras de sistema ......................................................................423.2.4 Caractersticas de las teoras de sistema ............................................................453.2.5 Tipos de sistemas ....................................................................................................473.2.6 Propiedades de los sistemas .................................................................................493.3 Marco Legal .................................................................................................................523.4 Metodologa.................................................................................................................573.4.1 Enfoque Y diseo metodolgico. ...........................................................................573.4.2 El escenario y los participantes..............................................................................583.2.3 Proceso de recoleccin de la informacin............................................................593.2.4 Anlisis documental. ................................................................................................594. DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO ................................................................604.1 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS ........................................604.1.1 Realizar un diagnostico de la empresa apartamento el Bachue paraidentificar la importancia del diseo de un modelo administrativo. ............................604.1.2 Delinear los parmetros fundamentales para el diseo del modeloadministrativo del hotel el Bachue. ..................................................................................644.1.3 Determinar el modelo administrativo del apartamento el Bachue .................664.2 RESULTADOS ALCANZADOS .................................................................................87CONCLUSION ....................................................................................................................88RECOMENDACIONES......................................................................................................90BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................................917 8. LISTA DE CUADRO8Pg.Cuadro 1. Descripcin de actividades y tareas de la seccin de la gerencia. .........70Cuadro 2. Descripcin de actividades y tareas de la seccin de contabilidad. ........72Cuadro 3. Descripcin de actividades y tareas de la seccin de la secretaria ........73Cuadro 4. Descripcin de actividades y tareas de la seccin de servicio generales................................................................................................................................................76Cuadro 5. Descripcin de actividades y tareas de la seccin de la recepcin. .......79Cuadro 6. Descripcin de actividades y tareas de la seccin de mercadeo. ...........81Cuadro 7. Descripcin de actividades y tareas de la seccin de mantenimiento. ...82 9. LISTA TABLA9Pg.Tabla 1. Actividades y tareas del nivel jerrquico directivo. ........................................84Tabla 2. Actividades y tareas del nivel jerrquico ejecutivo. .......................................85Tabla 3. Actividades y tareas del nivel jerrquico operativo. ......................................86 10. LISTA DE FIGURA10Pg.Figura 1. Organigrama.......................................................................................................21 11. LISTA DE ANEXOS11Pg.ANEXO A. (Carta de autorizacin de la prctica curricular) ........................................94ANEXO B. (Fotografa en entrevista con el Gerente) ...................................................95 12. 1. PROBLEMA1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMAEn otrora los procesos administrativos eran muy lentos, hoy da el mundo vieneviviendo cambios en estos modelos y en la informacin, lo que ha llevado a surgirnuevas organizaciones y mejorar la forma de administrar las empresas existentes;Gibson dice que los administradores deben contar en forma global de mltipleshabilidades para adaptarse al cambio y a la flexibilidad de crecer en lasoperaciones que son requisitos esenciales en una administracin1; esto lleva aque los administradores estn sujetos a evolucionar constantemente en losconceptos y modelos administrativos en sus respectivas reas funcionales.Teniendo en cuenta lo siguiente, algunas empresas de la regin poseendebilidades en la forma de administrar su organizacin, llevndolas al maldesarrollo de sus funciones y causando con esto enormes problemas que se venreflejado en el cumplimiento de las funciones de los empleados.Es por esto que en el municipio de Aguachica departamento del Cesar cuenta conalgunas empresas como Apartamentos Bachue que no tiene un modeloadministrativos el cual le permita medir el nivel de desempeo de sus operacionesy funciones de sus reas funcionales; Estas debilidades las lleva causarproblemas con el sistema de regulacin que el estado tiene frente a este tipo deempresas.La mejor forma de trabajar se debe convertir en fortaleza, para el desempeo deuna administracin conjunta entre el gerente y todo el personal de recursos1 GIBSON, James L., et al. Organizaciones, comportamientos, estructura y procesos. 13 edicin.MC GRAW HILL/INTERAMERICANA EDITORES S.A. Mxico. 2011. p. 3.12 13. humano que prestan el servicio y estn a la vanguardia con todos esos grandesretos administrativos que el mundo actual viene mostrando para lasorganizaciones econmicas, entre la que se destacan la de servicio como hotelesy alojamiento que se desarrollan por la acogencia de muchos turistas que en eltrascurrir de su viaje realizan un pare dentro de la cabecera municipal para tenerderecho a un descanso corporal.Apartamentos Bachue no muestra un modelo administrativo en donde se veareflejado los principios de la administracin como planeacin, organizacin,direccin, la coordinacin y el control,2 que sirve como manejo de la estructuraadministrativa, que esta basada en los pensamientos y modelos de la leyes delestado colombiano y de grandes aportantes a esta ciencia.De lo anteriormente dicho Cardona en unos de sus principios como el de jerarquadice que la jerarqua esta representada por la series de jefe que van desde laautoridad superior hasta el jefe de menor categora3 puntualizando la necesidadde tener una serie de departamento que constituye una cadena o va a travs dela cual descienden y ascienden las comunicaciones formales en la empresa4 locual establece comunicaciones desde arriba hacia abajo, se expresan enordenes; instrucciones; reglas; manuales y procedimientos5 expresndoseprincipalmente en informes, respuestas, acciones y comportamientos6 que sonfundamentos, esenciales y de control para una buena administracin de laempresa.2 FAYOL, Henry. Citado por MURILLO VARGAS, Guillermo, et al. Teoras Clsicas de laOrganizacin y el Management. Ecoe ediciones. Colombia. 2007. p. 201-212.3 RAMIREZ CARDONA, Carlos. Fundamentos de administracin. Ecoe ediciones. Colombia. 2010.p. 152.134 Ibd., p. 152.5 Ibd., p. 152.6 Ibd., p. 152. 14. Partiendo de lo dicho en el prrafo anterior, el proceso de administracin empiezapor una planeacin segn Chiavenato la planeacin es la evaluacin del futuro yaprovisionamiento de recursos en funcin7 de la administracin de todas clase deempresas que buscan la clave del xito8 en cumplimiento de sus objetivos; peroes necesario ir acompaada de una buena organizacin interna buscandoproporcionar los elementos necesarios para el funcionamiento de la empresa; quepueden dividirse en material y lo social9 convirtindose en un aspecto de granimportancia durante el desarrollo de las funciones por parte de los empleados;adems de las dos anteriores funciones tambin se encuentra la direccin quecorresponde en poner en marcha la organizacin con su objetivo especifico quees alcanzar el mximo rendimiento de los empleados, en beneficio de los interesesgenerales del negocio10 la cual recae sobre el gerente para el cumplimiento de losobjetivos; Con ello podemos agregar que la coordinacin dentro de la organizacincumple con la armonizacin de las actividades de una empresa para facilitar eltrabajo y los resultados, sincronizando los recursos y actividades en proporcionesadecuada y ajusta los medios a los fines11 para dar cumplimiento a las funcionesdesde un nivel jerrquico que justifique los niveles de mando de la organizacin ycomo quinto y ultimo existe el control la cual verifica que todas las etapasanteriores de conformidad con el plan trazado, las instrucciones dadas y losprincipios establecidos, identificndose como objetivo las debilidades y los errores7 CHIAVENATO, Adalberto. Introduccin a la teora general de la administracin. Sptima edicin. McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V. Mxico. 2006. p. 71.8 WEISMANTEL, Guy E. y KISLING Jr. J. Walter. Crecimiento Empresarial; Claves exitosas para lacompaa en expansin. Primera edicin. McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES S.A. DEC.V. Colombia. 1991. p. 1.149 CHIAVENATO. Op. cit., p. 71.10 Ibd., p. 4.11 Ibd., p. 4. 15. para rectificarlos y evitar que se repitan12 y con ello obtener el xito tanto de lasempresa como de sus empleados.Teniendo en cuenta lo anterior, es muy difcil que en una empresa estas funcionessean realizadas por una solo persona, que busca liderar, crea los parmetros deadministrar y realizar las actividades cotidianas en todas las reas, adems deimponer decisiones intempestivas y con ello desarrollar procesos antaos que nopermiten aplicaciones innovadoras y flexibles de la actualidad.1.2 FORMULACION DEL PROBLEMAContribuir a mejorar la eficiencia, el diseo de un modelo administrativo delapartamento Bachue?151.3 JUSTIFICACION.Esta empresa se dedica a la prestacin de servicio de alojamiento en el municipiode Aguachica departamento del Cesar, por lo consiguiente no cuenta con unmodelo administrativo que logre optimizar y diagnosticar los problemas que segeneran en las tomas de decisiones, es por esto, que para un mejor desarrollo delas funciones es necesario tener unas reas funcionales acordes con la estructuraadministrativa.La realizacin de este trabajo permite a la empresa construir un modeloadministrativo como herramienta para la administracin de todos los elementosnecesarios dentro del sistema econmico.12 Ibd., p. 4. 16. Un modelo administrativo es necesario para las empresas siendo que con ello, seestablece un direccionamiento de la visin y misin replanteando polticas enfavorabilidad del ente econmico; Bajo estos trminos ella lograra objetivos queantes no podra por el bajo uso que se daba a su capital humano y fsico.Con este estudio se mostrara que un modelo administrativo se alcanzan metaspropuestas, adems de un direccionamiento a la empresa para poder competir enun mercado cambiante y en constante crecimiento dejndola lista para los nuevosretos como el forjado por la ruta del sol que proporcionara a la regin un mejormovimiento de personal.Adems este trabajo permitir mejorar los mtodos empricos que el propietarioviene aplicando, mediante un buen funcionamiento a travs de un diseoadministrativo que garantice la aplicacin de unas reglas correctas y conseguir conellos los objetivos deseados.Teniendo en cuenta lo anterior este estudio quedar soportado mediante el diseode un modelo administrativo que oriente las polticas de la empresa hacia elcumplimiento de los objetivos.161.4 OBJETIVOS1.4.1 OBJETIVO GENERAL.Disear un modelo administrativo del apartamento el Bachue 17. 171.4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS: Realizar un diagnostico de la empresa apartamento el Bachue, paraidentificar la importancia del diseo de un modelo administrativo. Delinear los parmetros fundamentales para el diseo del modeloadministrativo del hotel el Bachue. Determinar el modelo administrativo del apartamento el Bachue1.5 LIMITACION Y ALCANCES1.5.1 LIMITACIN No se encontraron los Valores Corporativos de la empresa.1.5.2 ALCANCES DE LA PRCTICA Realizar un diagnostico de la empresa apartamento el Bachue, paraidentificar la importancia del diseo de un modelo administrativo. Delinear los parmetros fundamentales para el diseo del modeloadministrativo del hotel el Bachue. Determinar el modelo administrativo del apartamento el Bachue. 18. 2. ASPECTOS BASICOS DE LA EMPRESAEsta empresa no posee ninguno de estos aspectos, por lo que fue convenientehacerlo y tener una conversacin con el gerente para finiquitar algunos detalles deeste trabajo.182.1 HISTORIA.Esta empresa no contaba con una historia que diera informacin desde su iniciohasta los momentos actualesEsta empresa fue creado hace aproximadamente 45 aos por el seor JOSEEmilio Len y la seora Elisa Esparza, bajo el nombre hospedaje el Bachue conuna sola planta que constaba de 11 habitaciones sencilla, luego de diez aos conprstamo de Bancolombia se decidieron a hacer el segundo piso que tiene en laactualidad 16 diecisis habitaciones con camas para dos cuerpos y cuartos contres camas tv y aire acondicionado, para el ao 2007 se decide bajo laadministracin de el seor Jos Emilio len esparza cambiar el nombre aapartamentos Bachue.2.2 VISINLa empresa no posee una visin por lo que hubo la necesidad de elaborar una conel visto bueno del gerente la cual es la siguiente:Ser una empresa reconocida, distinguida y demandante en la regin y sus alrededores en la prestacin de servicios de hospedajes, ofreciendo un servicioacordes a las necesidades de nuestros clientes; adems de impulsar el desarrolloturstico, econmico y social del municipio de Aguachica. 19. 192.3 MISINAl igual que los anteriores aspectos corporativos de la empresa, tampoco tieneuna misin, por lo que fue conveniente elaborarla.Brindar alojamientos a nuestros clientes, personas y empresas que buscandescanso, ya que nuestra prioridad es hacerlo sentir en un ambiente decomodidad, tranquilidad y seguridad cuando de descansar se trata en nuestrashabitaciones.2.4 POLTICASDel mismo modo no contaba con poltica que permitieran a nuestros demandantes Apartamento Bachue se reservara el derecho admisin de los clientes, personasy empresas que tomen el servicio Apartamento Bachue cumplir los requisitos legales que rigen la materia. Apartamento Bachue brindara un ambiente de limpieza, comodidad, tranquilidady seguridad a sus demandantes.2.5 OBJETIVOSSiguiendo con el desarrollo del tema, tampoco posee unos objetivos, por lo quehay la necesidad de crearlo. 20. Proporcionar el servicio de alojamiento en un ambiente de limpieza, comodidad,tranquilidad y seguridad a sus demandantes con la mejor calidad y ofrecer msvalor a los clientes que merecen nuestro respeto y lealtad.202.6 ESTRATEGIA2.6.1 Corporativa:Tener personal capacitado y con experiencia que ayude a la resolucin decualquier evento que suceda dentro de la empresa de una forma eficiente, eficaz,oportuna y reduciendo los costos que ellos generan.2.6.2 Prestacin de servicio.Ofrecer promociones y descuentos a nuestros clientes y futuros clientespotenciales y comunicarlos por todos los medios existentes de publicidad como:radial, escrita, televisiva y de internet.2.7 SISTEMA ORGANIZACIONALUna estructura organizacional debe estar diseada de manera que seaperfectamente clara todas las actividades, tareas y responsabilidades para el logrode los objetivos de la empresa y sus empleados, por lo consiguiente estaempresa presenta su estructura organizacional diseada bajo este estudio. 21. 212.7.1 OrganigramaFigura 1. Organigrama2.7.2 Sistema contableLa contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y controlsistemtico de todas las operaciones que se realizan en la empresa13, por ende,esta empresa tiene el siguiente sistema: No se presta el servicio a crdito, todoslos servicio son de contado por lo que para constancia se hace una factura deforma manual, la original se le entrega al cliente y la copia se deja en manos de lasecretaria la cual hace llegar a contabilidad.2.8 VALORES CORPORATIVOSEstos son elementos de la cultura empresarial, propia de cada compaa dadassus caractersticas competitivas, las condiciones de su entorno, su competencia y13 22. las expectativas de los clientes y propietarios por ende esta empresa tiene lossiguientes valores corporativos:22 Respeto Honestidad Responsabilidad Integridad Compromiso Trabajo en equipo2.9 ACTIVIDAD COMERCIALEs la prestacin de servicio de alojamiento de cualquier estrato social y a lacomunidad en general, adems de los turistas que llega al municipio y al que vade paso.2.10 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESAApartamento Bachue es una empresa prestadora de servicio, la cual por su tiempode creacin desde hace 45 aos no contaba con una estructura administrativa queidentificara sus procesos administrativos que los llevara al cumplimientos de losobjetivos; Esta empresa ha venido trabajando de manera emprica, desconociendotales procesos.Con lo anterior se identificaron las siguientes falencias, no posee los valorescorporativos, ni sistemas de gestin de calidad, tampoco un manual de medioambiente, ni de seguridad y no tiene un sistema de salud ocupacional, tampocodivulga sus polticas y objetivos; Los proceso contables son de manera tradicional, 23. no cuenta con un sistema contable, la comunicacin es manejada de formaequivoca, no existe procedimiento y proceso que lo identifique, tampoco tomadecisiones correctivas o preventivas; La direccin o la gerencia no estcomprometida con la empresa, la empresa no realiza procedimiento de revisinpor la alta gerencia, no existe un manual de calidad, ni de mapa de proceso;adems no evidencia o soporta el procedimiento de contratacin, ni seleccin depersonal; Tampoco cuenta con documento y perfiles de cargos, no realizaauditoria internas, ni externas; No realiza capacitaciones a sus empleados en elrea de salud y seguridad ocupacional, adems no cuenta con un plan deemergencia y para terminar no cuenta con la documentacin obligatoria que exigelas normas internacionales de calidad.Teniendo en cuenta lo anterior la empresa apartamento Bachueorganizacionalmente se encuentra obviando los procesos administrativos queTaylor no ha inculcado para que una empresa alcances sus objetivos.23 24. 3. MARCO REFERENCIAL243.1 Marco conceptual.A continuacin se hace una breve explicacin de los conceptos ms significativosque dieron soporte a esta prctica curricular.3.1.1 Definicin de organizacin interna.La organizacin ha sido ampliamente definida por muchos cientficos de laadministracin y en la actualidad algunos autores como Martnez la definen comouna funcin de la administracin la cual consiste en establecer formalmente elconjunto de relaciones de trabajo, autoridad y responsabilidad entre las personasque conforman una institucin o empresa, formalizando su estructura socialinterna14 adems de ser un conjunto de relaciones que determinan unaestructura o jerarqua formal o informal compuesta esencialmente de lossiguientes elementos: Relaciones de autoridad y poder. Trabajo humano: actividades, funciones y tareas. mbito de decisin sobre los recursos de la empresa. Objetivo de la empresa. Flujo de informacin y comunicacin interna y externa15.14 MARTINEZ FAJARDO, Carlos. Compilador. ORGANIZACIN Y GESTION DE EMPRESAS:Tcnicas Modernas de Gerencia. Primera edicin. Editorial Nomos S.A. Santaf de Bogot. 1995.p. 15.15 Ibd., p. 16. 25. De otra manera Bateman y Snell manifiesta que comienza describiendo laestructura de una compaa, en particular un diagrama organizacional, estediagrama muestra las posiciones o los puntos de la compaa y la forma comoestn acomodados. Adems de ofrecer una visin de la estructura de reporte (esdecir, quin le reporta a quien) y las diferentes actividades que se llevan acabodentro de la organizacin por parte de los diferentes individuos16.Teniendo en cuenta lo anterior, la necesidad de cmo esta estructurada unaorganizacin o empresa es fundamental para el desarrollo de las actividades otareas que conlleven al cumplimiento de las metas de la compaa, dando estacomo resultado el buen desempeo de las funciones que de manera sistemticacumple con los objetivos trazados.253.1.2 Desarrollo organizacional.El papel del gerente consiste en tener una corriente de pensamiento directivo , lastcnicas sociolgica y psicolgica enfocadas a la solucin de problemas, actitudesy comportamientos sistmicos de la fuerza laboral (personal operativo y directivo)para renovar las organizaciones y hacerlas ms competitivas y eficaces17 paracon ello obtener los resultados esperados mediante sus objetivos tantoorganizacional como de los socios que en ultimas es lo que estn buscando.Esto, hace ver como un reto las funciones que tienen los gerentes, comenzandocon los avances vertiginosos que a diario se obtienen en las empresas, dado que16 BATEMAN, Thomas, S. y SNELL, Scott, A. ADMINISTRACION: Liderazgo y colaboracin en elmundo competitivo. Octava Edicin. McGraw-Hill/INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V.Mxico. 2009. p. 290.17 HERNANDEZ Y RODRIGUEZ, Sergio. INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACION, TEORIAGENERAL ADMINISTRATIVAS: ORIGEN, EVOLUCIN Y VANGUARDIA. Quinta edicin.McGraw-Hill/INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V. Mxico. 2011. p. 246. 26. la informacin fluye con una rapidez inesperada por lo que los descubrimientos dela ciencias administrativas y la tecnologa caducan en un corto periodo de tiempo,lo que necesariamente es un desafo para los administradores y al mismo tiemporeta a los jefes a estar constantemente en una sociedad competitiva, frente a loscambios que sin darse cuenta hacen parte de su trabajo.Teniendo en cuenta lo anterior las empresas deben estar sujeta a todos losprocesos y avances administrativos que la sociedad de cientfico en el rea de laadministracin aportan como tal, que los gerentes deben asimilar de formaobjetiva la vinculacin de la organizacin a tales procesos y con ello cumplir conlas metas de ambas situaciones.263.1.3 Modelo organizacionalEn toda organizacin es importante tener un conjunto de reas funcionales que laorganizacin debe manejar, con el objetivo de dividir el trabajo en las diferentesactividades y tareas, para lograr de forma sistemtica la coordinacin efectiva dela misma. Es por esto que se debe agrupar las actividades de acuerdo con lasfunciones de la empresa18 debido a que estas actividades son realizadas por elrecurso humano que posee el ente econmico.De lo anterior se deduce que las empresas en un esfuerzo para alcanzar susobjetivos deben tener las herramientas necesarias para lograr sus metas y una deesa herramientas son una series de responsabilidades que se reflejan en lasactividades y tareas que desarrolla para mantener su estructura en una formaengranada y sistemtica cumpliendo con los propsitos de manera simplificada y18 KOONTZ, Harold; WEIHRICH, Heinz y CANNICE, Mark. ADMINISTRACION: Una perspectiva global yempresarial. Decima tercera edicin. McGraw-Hill/INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V.Mxico. 2008. p. 228. 27. reduciendo los cargos para tener dentro del ente econmico menos burocracia ensu modelo administrativo.Adems la estructura contribuye asegurar que los recursos se empleen coneficiencia para realizar la misin de la organizacin; Tambin proporciona unmedio para equilibrar dos fuerzas en conflicto: Una es la necesidad de la divisinde las tareas en grupo que tengan sentido y la segunda es necesidad de integrar adichos grupos para garantizar la eficiencia y la eficacia19 en la empresa es poresto que se debe identificar la organizacin ejecutiva, directiva y administrativa deuna empresa que indiquen responsabilidades y relaciones jerrquica, igualmentedebe influir en el flujo de informacin, as, como en el contexto y la naturaleza delas iteraciones humanas20.Por lo anterior, durante dcadas las empresas se han visto reflejada por sutamao y una de las formas de evidenciarle el mismo, es observando como estasu modelo organizacional, con esto permite ver, si el ente econmico es pequeomediano y grande, este crecimiento ejerce presin adicional en los ejecutivospara controlar y coordinar el tamao creciente y la diversidad de ella,apropindose de ese modelo administrativo que depende de su naturaleza ymagnitud del nacimiento o crecimiento21.Toda empresa para poder alcanzar los objetivos propuestos, parte de susrecursos, con la necesidad de reducirlos y esto se realiza mediante un modeloadministrativo o la construccin del mismo, que permita la interaccin einterrelacin de sus reas funcionales, convirtindose en la herramienta que19 DESS, Gregory G.; LUMPKIN, G. Tom y EISNER, Alan B. Administracin estratgica: Textos y Casos. Quintaedicin. McGraw-Hill/INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V. Mxico. 2011. p. 341.2720 Ibd., p. 34121 Ibd., p. 341 28. permite alcanzar las metas propuesta para determinado tiempo y tambin permitelograr una determinada disposicin de sus recursos facilitando la realizacin de lasactividades y la coordinacin de su funcionamiento.3.1.4 Departamentalizacin organizacionalEn funcin de las tareas una empresa organiza de manera eficiente su modeloadministrativo estructural agrupando las actividades de acuerdo con susfunciones22 de modo que incluye lo que la empresa hace por lo comn, dado quetodos los entes econmicos emprenden la creacin de algo til y deseado por losotros23; Es por esto que las compaas establecen modelos estructurales queconlleven al desarrollo de acciones cotidianas que estn representada en unproducto que debe sacar al mercado con el fin de cumplir los objetivosorganizacionales.Teniendo en cuenta lo anterior, es de lgico agrupar las actividades endepartamento con el fin de que esta departamentalizacin sea la base de unamplio uso para organizar las actividades y estn presente en un nivel deestructura organizacional en cada empresa24 de una manera que la coordinacinde actividades pueda lograrse a travs de reglas y procedimientos25 que debenestar mediante una planeacin adecuada para el desempeo de las tareas quelleven a la empresa al logro de los objetivos.2822 KOONTZ, WEIHRICH y CANNICE. Op. cit., p. 228.23 Ibd., p. 22824 Ibd., p. 22825 Ibd., p. 228 29. La jerarqua organizacional nos permite tener un contacto personal que representaun departamento que mediante su utilizacin pueda manejar el diseo o problemaentre ingeniera y manufactura desarrollando una reingeniera constantemente conel fin de retomar el direccionamiento de la empresa.La departamentalizacin de las empresa es conforme a su diseo inicial y se debetener en cuenta su crecimiento mesurado para no permitir el desvi de las tareas ylos objetivos que tiene la empresa; Adems permite una delegacin de funciones yresponsabilidades que cada jefe de departamento debe cumplir atendiendo a lasreglas y normas que tienen la compaa para ejercer el control y sudireccionamiento; Este reglas y funciones deben ser elaboradas por la compaaen cumplimiento de sus metas, sin perjudicar el factor humano que prevalece antecualquier situacin.3.1.5 Coordinacin organizacionalHemos hablado y enfocado las diferentes referencias y conceptos de que tieneeste trabajo ahora vamos hablar de importancia que tiene la coordinacin de lasfunciones que posee una empresa.Todas las empresas tienen la necesidad de utilizar la coordinacin dentro de susistema, debido a que es una herramienta que permite eslabonar las actividadesmediante el uso de metodologa como normas y reglamentaciones que gobiernanla forma en la cual las personas interactan dentro de la organizacin26 son tanimportante para el funcionamiento de ellas, que en muchas ocasiones lasactividades en los diferentes reas funcionales se ven trocadas, si no se tiene esteinstrumento a la mano y se est aplicando, se va encontrar situaciones que no sepueden manejar, es por esto que la necesidad de su aplicacin.2926 BATEMAN Y SNELL. Op. cit., p. 312. 30. Esas polticas y documentos en relacin con la asistencia, el atuendo y elcomportamiento27, son importantes para el buen desarrollo de las actividadesdentro de la empresa, debido a que regula el sistema y los subsistema de loscuales esta conformado, permitiendo el buen desarrollo de las funciones y tareasque los funcionarios realizan en aras de conformidad con los resultados.La coordinacin como tal, tiene la funcin de integrar las diferentes reasfuncionales en una sola unidad, dando como resultado la necesidad de integrar losdepartamentos ejecutando las diversas funciones; ella debe relacionarse con lanecesidad de la especializacin del trabajo, bajo la normas de la empresa; la noaplicacin de este sistema provoca conflicto, perdida de control y una autoridadseparada entre la competencia y el rechazo.De lo anterior, se dice que esta herramienta contribuye a la autoridad y a lacoordinacin entre departamento logrando por medio de su grupo de trabajo eintegrando los sistemas, manuales, procedimientos, comunicaciones, funciones ylas unidades que permiten el desarrollo de las funciones de la organizacin.303.1.6 DescentralizacinLos sistemas empresariales les corresponde desconcentrar el poder, para con ellorealizar una mejor toma de decisiones, la toma de decisin de una organizacindepende de su direccin, en las empresas complejas la delegacin deresponsabilidad y de autoridad28 les conviene descentralizarlas, por sucomplejidad es muy difcil su manejo directo desde la gerencia general. Del mismomodo no se debe desconocer que a pesar de que se descentralice las27 Ibd., p. 31228 Ibd., p. 300 31. responsabilidades siempre debe tener el visto bueno de sus superiores lograndoas la coordinacin de sus reas funcionales.La descentralizacin es una herramienta para formalizar la organizacin interna dela empresa, llevando con ello el funcionamiento de los diferentes subsistemas queconforman la estructura orgnica de las misma, estos sistemas engranados conlos dems y teniendo relacin directa con la direccin general se convierte en unproceso que lleva al xito el ente econmico.313.1.7 OrganigramaCualquiera que sea la empresa, necesariamente consta de un modeloadministrativo que de forma organizada relaciones las dependencias odepartamentos que internamente el ente econmico posee y que de acuerdo a susnecesidades debe estar diseada de una forma que muestre su engranaje la cualdepende de su organizacin interna y con esto dando una forma integral a lasactividades, procesos y el funcionamiento de la misma.El organigrama es una forma de mostrar la organizacin interna para con ellos daruna visin global a la empresa; adems permite una claridad, simplicidad ysimetra de las dependencias ubicndolas con los niveles de igual jerarqua a lamisma altura;En otras palabras el organigrama es una representacin grfica de la estructuraformal de una empresa constituyendo los niveles jerrquicos de autoridad, relacinde lnea, funcionalidad, coordinacin y descentralizacin, comprendiendo lasactividades de cada cargo29.29 MARTINEZ FAJARDO. Op. cit., p. 29. 32. La importancia dentro de la empresa es tan relativa que se debe tener en cuentatodos los sistemas y subsistemas internos con el fin de que cada rincn esterelacionado; Los organigramas pueden ser segn su forma vertical, horizontal ycircular dependiendo de su lnea jerrquica30.En la actualidad, la actividad humana de una empresa esta organizadafundamentalmente por la divisin entre varias tareas a desarrollar y lacoordinacin de ellas, esto se realiza con el fin de consumar las actividades delente econmico, Entonces la estructura de la compaa puede ser definida por lasuma total de la forma en que su trabajo esta dividido, entre diferentes tareas yluego es lograda su coordinacin, facilitando as, la comunicacin entre laspersonas que laboran en el ente econmico31.323.1.8 Manual de funciones.Con el objetivo de normativizar el sistema interno de una empresa, se encuentra lanecesidad de realizar reglas o normas que correspondan a las actividades,funciones y responsabilidades de los empleados, as, con esto permitir organizar,coordinar y direccionar todas las dependencias al cumplimiento de las metas uobjetivo de la compaa.Del mismo modo un manual de funciones permite describir con claridad ysimplicidad todas las tareas y distribucin de responsabilidades en cada uno delos cargos, permitiendo de esta manera evitar funciones y responsabilidadescompartida entre sus oficios, adems de ver la perdida o no de tiempo entre losempleados de una u otra rea funcional.30 Ibd., p. 32-34.31 MINTZBERG, Henry. Diseo de organizaciones eficientes. Segunda edicin. Buenos Aires,Argentina. Edictorial el ateneo. 2003. p. 189. 33. Teniendo en cuenta lo anterior, el manual de funciones posee los siguientesaspectos:333.1.8.1 Definicin del cargoExisten muchas definiciones, pero para este trabajo, se tomo la siguiente Esla accin de cargar o poner responsabilidad sobre alguien. Adems tambinpuede ser un conjunto de funciones con posicin definida dentro de la estructuraorganizacional lo cual implica definir cuatro aspectos: el nivel jerrquico, el rea odepartamento en que est localizado, el superior jerrquico o sea, ante quienresponde y los subordinados sobre los que ejerce autoridad.3.1.8.2 Descripcin del cargo.Es el proceso que consiste en enumerar las tareas que conforman un cargo y quelo distinguen de los dems que existen en la empresa; En otras palabras msespecificadas, es la enumeracin detallada de las atribuciones del cargo partiendode que hace el ocupante?, el tiempo de ejecucin o sea cuando lo hace? y losobjetivos del cargo en pocas palabras porqu lo hace?Partiendo de lo anterior, bsicamente, es hacer un inventario de los aspectossignificativos del cargo, de los deberes, del tiempo que se utiliza desarrollando lastareas y las responsabilidades del mismo, la cual debe corresponder al empleadoque lo desempea, proporcionando los medios con que ellos contribuyen al logrode los objetivos de una empresa. 34. 343.1.8.3 objetivo del cargoConsiste en desarrollar las funciones de Planificar, supervisar, controlar y dirigirlas actividades relacionadas con la funcin que desempea en la organizacin.3.1.8.4 Funciones del cargoPara las funciones se puede definir de la siguiente manera es un conjunto detareas realizadas en las horas establecida de trabajo, en que el ocupante delcargo ejerce de manera sistemtica y reiterada funciones de manera definitiva otransitoria.3.1.8.5 Personas relacionadas con el cargoSon todos aquellos pasos que el empleado tiene para realizar y presentar informesde sus actividades y funciones del cargo o momentneas.3.1.8.6 Perfil del cargoEs el conjunto de caractersticas generales y especificas que debe tener unapersona para desempear de buena forma el cargo. En otras palabras es elproducto de un trabajo de anlisis en donde se examina que requisito,caractersticas, rasgo, competencia del cargo, deben tener las personas parapoder desempear con facilidad el cargo, sirviendo este para elaborar el aviso dereclutamiento.3.1.8.7 rea del cargoEs el conjunto de actividades individuales y el espacio que ocupa la persona quedesarrolla las funciones del cargo. 35. 353.1.8.8 Denominacin del cargoEs el trmino o nombre con el que se conoce cada cargo en la empresa. Esrecomendable que el nombre sea de corta extensin y exprese la responsabilidadprincipal o alguna caracterstica esencial del mismo.3.1.9 PROCESOSLas empresas para su normal funcionamiento requiere de uno proceso quebuscan el alcances de los objetivos institucionales.Teniendo en cuenta lo anterior, la definicin de procesos es una serie deactividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas aobtener un resultado especfico y predeterminado, como consecuencia del valoragregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentesetapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con suestructura orgnica.Dentro de los procesos se debe tener siempre un comienzo y un final y con elloincorporar todo un conjunto de actividades que busca satisfacer las necesidadesdel cliente, determinado elementos que permitan fijar responsabilidades en laejecucin del trabajo definiendo acertadamente el proceso, teniendo con esto unxito; pero no hay que desconocer la importancia del talento humano, suparticipacin, en el diseo, ejecucin, evaluacin y control del mismo.Del mismo modo en todo este proceso debe existir una secuencia y un ordendeterminado, facilitando fundamentalmente la institucionalizacin de ellos. 36. 3.1.9.1 Clasificacin de los procesosTodo las empresas requieren de dos procesos, de los cuales uno es el procesooperativo y el otro es, el de gestin administrativa; El objeto fundamental de losprocesos operativo es entregar los productos o servicios que el cliente necesita yel de gestin administrativa es la toma de decisiones sobre la planeacin, control,mejoras y seguridad de las operaciones de la empresa.363.1.9.2 Manual de procesoToda empresa independientemente de su tamao, es indispensable que tenga uninstrumento que agrupe los procesos, reglas, procedimientos y formularios para eladecuado manejo de ella; su importancias se refleja.De lo anterior, se puede definir como un documento que permite facilitar laadaptacin de cada componente de la empresa, tanto de planeacin como degestin, para los intereses de la compaa.3.1.9.3 Funciones del manual de proceso.Para la puesta en marcha de un manual de proceso es necesario conocer lascuales son sus funciones, de las cuales se puede mencionar: El establecimiento de objetivos La definicin y establecimiento de guas, procedimientos y normas. La evaluacin del sistema de organizacin. Las limitaciones de autoridad y responsabilidad. Las normas de proteccin y utilizacin de recursos. La generacin de recomendaciones. 37. La creacin de sistemas de informacin eficaces. La institucin de mtodos de control y evaluacin de la gestin. El establecimiento de programas de induccin y capacitacin de personal.3.1.9.4 Objetivo del manual de procesoDentro del manual de proceso, es necesario tener en cuenta los objetivos, para aspoder reglamentar y cumplir con las metas de la empresa; a continuacinmostraremos los objetivos: Servir de gua para la correcta ejecucin de las actividades y tareas para los37funcionarios de la empresa. Ayudar a brindar servicios ms eficientes. Mejorar el aprovechamiento de los recursos humanos, fsicos y financieros. Generar uniformidad en el trabajo por parte de los diferentes funcionarios. Evitar la improvisacin en las labores. Ayudar a orientar al personal nuevo. Facilitar la supervisin y evaluacin de labores. Proporcionar informacin a la empresa a cerca de la marcha de los procesos. Evitar discusiones sobre normas procedimientos y actividades. Facilitar la orientacin y atencin al cliente. Establecer elementos de consulta, orientacin y entrenamiento al personal Servir como punto de referencia para las actividades de control interno yauditora. Ser la memoria de la empresa. 38. 3.1.9.5 Caractersticas del manual de procesosAl igual que las funciones y los objetivos las caractersticas son tambinimportantes en el manual de proceso debido a que relaciona algunos factores quese deben tener en cuenta; seguidamente se mostraran las respectivascaractersticas: Satisfacer las necesidades reales de la institucin. Contar con instrumentos apropiados de uso. Facilitar los trmites por medio de una adecuada diagramacin. Redaccin breve, simplificada y comprensible. Facilitar su uso al cliente. Ser lo suficiente flexible para cubrir diversas situaciones. Tener revisin y actualizacin continua.3.1.9.6 El Manual de Procedimientos.Es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documentoinstrumental de informacin detallado e integral, que contiene, en forma ordenaday sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas,funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades quese deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus reas,secciones y departamentos.Teniendo en cuenta lo anterior, requiere de identificar y sealar, quin?, cuando?,como?, donde?, para qu?, por qu? de cada uno de los pasos que integra cadauno de los procedimientos.38 39. 393.1.10 Ambiente laboralUna empresa, vindola desde otro punto de vista, es un espacio donde interactanpersonas en un determinado tiempo en funcin de una labor a desarrollar; estasactividades estn realizadas por empleados (personas) que desempea sutrabajo, donde se refleja el trato con el jefe y viceversa, adems de la relacinentre el personal de la empresa e incluso con los proveedores y clientes, todosestos elementos van conformando lo que se le denomina clima organizacional,este es un vnculo para el buen desempeo de la organizacin en cumplimiento desus metas. Convirtindose en un factor de distincin e influencia en elcomportamiento de quienes integran la compaa tanto dentro como fuera deella32.En pocas palabras esta conformado por las condiciones fsica, afectiva yemocionales en lo que se desarrolla los procesos, si se encuentra un ambientecomo el ruido, las vibraciones, los olores, la temperatura y la iluminacin puedegenerar problemas en los procesos produciendo productos de mala calidadafectando a sus clientes33.Un ambiente laboral adecuado permite el desempeo armnico dentro de un climade tranquilidad y comodidad; Adems se le agrega esta misma situacin a losproveedores y clientes, nos da como resultado el cumplimiento de los objetivos dela empresa34.32 KOONTZ, WEIHRICH y CANNICE. Op. cit., p. 210 y 211.33 BATEMAN Y SNELL. Op. cit., p. 75 y 76.34 HERNANDEZ Y RODRIGUEZ. Op. cit., p. 195 40. 403.1.11 Clima organizacional.Los enfoques sobre el concepto de Clima Organizacional, han demostrado mayorutilidad, pero una definicin es, un elemento fundamental que tienen las empresasdesde las percepciones que el trabajador tiene, de las estructuras y procesos queocurren en un medio laboral. Adems es el conjunto de condiciones internas queproducen satisfaccin y motivacin en el personal, entre ellas se puede citar: elrespeto, la comunicacin, el reconocimiento a la labor desempeada, la armona,sentido de crecimiento e integracin; estos aspectos son de vital importanciaen el desarrollo de los procesos de la compaa.3.2 MARCO TEORICO3.2.1 Las teoras de sistemasDesde que las empresas en el mundo han existido, siempre se ha visto que seencuentran estructuradas por departamentos, pero nunca se haba aceptado taleventualidad; debido a esto, con estudios minuciosos referentes a la formas derealizar las tareas sali a relucir que un trabajo en coordinacin y engranado esmejor desarrollado que realizando tareas a manera de isla separadas; con esto sele agrega descentralizacin de las responsabilidades en cada seccin, esto con elobjetivo de poder alcanzar el xito empresarial; por tal razn en el ao de 1950 y1968 se desarrollaron teoras interdisciplinaria con los trabajos realizados porLudwing Von Bertalanffy quien sealo que no existe elemento fsico o qumicoindependiente; Todas las unidades se integran en unidades relativamenteinterdependiente35. Adems dice que dicha teora es capaz de transcenderlos problemas de cada ciencia y de proporcionar principios36 que lleven al buen35 VON BERTALANFFY, Ludwing. citado por: HERNANDEZ Y RODRIGUEZ. Op. cit., p. 117.36 Ibd., p. 118. 41. funcionamiento de los recursos que la empresa posee; Tambin Kenneth Bouldingen 1954 escribi en un articulo la Teoras General de Sistema y la EstructuraCientfica37 la cual su importancia revoluciono el pensamiento cientfico y planteoalgunas clasificaciones de los sistemas38, aclarando que estos sistemas socialespasaran por las diferentes etapas evolutiva, fsica y biolgica39.Algunos autores como los anteriores y otros, conciben los sistemas, como laTeora General de Sistemas, que tiene una visin orientada hacia todo, es decir,est ms interesada en unir las cosa que en separarlas.Actualmente en el mundo de hoy, una sociedad que esta compuesta pororganizaciones; Las cuales estn constituidas por personas y estos son sereshumanos que constan de varios rganos y miembros que funcionan de maneracoordinada en la realizacin de las tareas; de este modo se puede decir queestamos frente a un sistema organizacional; Estos enfoques sistmicos estn encomn, donde todas la personas quieran o no quieran se encuentran realizndoloy utilizndolo en todo momento.413.2.2 Concepto de sistemaAlgunos autores como Chiavenato define, el concepto de sistemas de manera quees un "conjunto de elementos interdependientes e interactuantes o grupo deunidades combinadas que forman un todo organizado40. El hombre, por ejemploes un sistema integral que consta de varios rganos y miembros, cuando estos37 BOULDING, Kenneth. citado por: HERNANDEZ Y RODRIGUEZ. Op. cit., p. 117.38 Ibd., p. 117.39 Ibd., p. 117.40 CHIAVENATO. Op. cit., p. 410. 42. funcionan de un modo coordinado el hombre es completamente eficiente.Equivalente se puede pensar que la organizacin es un sistema que consta devarias partes interactuantes. En la realidad, el sistema es un todo organizado ycomplejo; adems tambin se puede decir que es un conjunto de combinacin conpartes que forman un todo unitario413.2.3 Orgenes de las teoras de sistemaElla surgi, con los trabajos por el bilogo alemn Ludwig Von Bertalanffy, lacuales fueron publicados entre 1950 y 1968; Ellos no buscaba solucionar ningunaclase de problemas ni proponer algunas soluciones prcticas, pero se considerabaen producir teoras y formulaciones conceptuales que pudieran crear condicionesde aplicacin en la realidad emprica de las organizaciones42; Teniendo en cuentaalgunos supuestos bsicos como: Existe una tendencia hacia la integracin en las diversas ciencias naturales y42sociales. Esta integracin parece orientarse rumbo una teora de los sistemas. Dicha teora de los sistemas constituye el modo ms abarcadode estudiar los campos no fsicos del conocimiento cientfico como las cienciassociales.41 Ibd., p. 411.42 VON BERTALANFFY, Ludwing. citado por: CHIAVENATO. Op. cit., p. 410. 43. Esta teora desarrollar principios unificadores que cruzan verticalmente losuniversos particulares de las diversas ciencias involucradas, enfocandolos objetivos de la unidad de la ciencia. La teora de sistema conduce a una integracin en43la administracin cientfica43.Bertalanffy criticaba la visin del mundo dividida en diferentes reascomo fsica, qumica, biologa, Psicologa, sociologa, etc. Estas son divisionesarbitrarias que presentan fronteras slidamente definidas, as como espaciosvacos entre ellas. La naturaleza no esta dividida en ninguna de esas partes44.La teora general de los sistemas afirma que las propiedades de los sistemas nopueden describirse significativamente en trmino de sus elementos separados. Lacomprensin de los sistemas slo ocurre cuando se estudian globalmente,involucrando todas las interdependencias de sus partes. El agua es diferentedel hidrgeno y del oxigeno que la constituyen. El bosque es diferente decada uno de sus rboles45.Estas teoras se fundamentan en tres premisas bsicas:1. Los sistemas existen dentro de sistemas. Las molculas existen dentrode clulas, las clulas dentro de tejidos, los tejidos dentro de rganos, losrganos dentro de un organismo y as sucesivamente.2. Los sistemas son abiertos. Esta premisa es consecuencia de la anterior. Cadasistema que se examine, excepto el menor o el mayor, recibe y descarga algo43 CHIAVENATO. Op. cit., p. 410.44 VON BERTALANFFY. citado por: CHIAVENATO. Op. cit., p. 410.45 CHIAVENATO. Op. cit., p. 410. 44. en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos secaracterizan por ser un proceso de intercambio infinito con su ambiente,constituido por los dems sistemas.3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura para los sistemasbiolgicos y mecnicos, esta afirmacin es intuitiva. Los tejidos musculares,por ejemplo, se contraen porque estn constituidos por una estructura celularque permite contracciones para funcionar46.El concepto sistema pas a dominar la ciencia y, en especial, la administracin. Sise habla de astronoma, se piensa en el sistema solar; si el tema es fisiologa, sepiensa en el sistema nervioso, en el sistema circulatorio, en el sistema digestivo.La sociologa habla de sistema social; la economa, de sistemas monetarios; lafsica, de sistemas atmicos, y as sucesivamente. En la actualidad el enfoquesistemtico es tan comn en administracin que no se nos ocurre pensar queestamos utilizndolo en todo momento47.La organizacin es una estructura autnoma con capacidad de reproducirse, ypuede ser estudiada a travs de una teora de sistemas capaz de propiciar unavisin de un sistema de sistemas, de la organizacin como totalidad. El objetivodel enfoque sistemtico es representar cada organizacin de manera comprensivay objetiva. Es evidente que "las teoras tradicionales de la organizacinhan estado inclinadas a ver la organizacin humana como un sistema cerrado.Esa tendencia ha llevado a no considerar los diferentes ambientesorganizacionales y la naturaleza de la independencia organizacional respectodel ambiente48.4446 Ibd., p. 410.47 Ibd., p. 410.48 Ibd., p. 410. 45. La teora de sistemas se introdujo rpidamente en la teora administrativa porvarias razones bsicas de las cuales mencionamos algunas:1. Por la necesidad de sintetizar e integrar ms las teoras que la precedieron, locual se llevo a cabo con bastante xito cuando los behavioristas aplicaron lasciencias del comportamiento al estudio de la organizacin.2. Por la ciberntica de modo general- y la tecnologa informtica- de modoparticular- trajo inmensas posibilidades de desarrollo y operacin de las ideasque convergan hacia una teora de sistemas aplicada a la administracin49.Actualmente, las empresas no realizan sus tareas si antes tener en cuenta dichasteoras, las cuales desarrollan pas a paso en el ejercicio de las funciones que sellevan en la compaa.3.2.4 Caractersticas de las teoras de sistemaEn los aspecto importante del concepto sistema es la idea de un conjunto deelementos interconectados para formar un todo que presenta propiedades ycaractersticas propias que no se encuentran en ninguno de los elementosaislados. Es lo que denominamos emergente sistmico: una propiedad ocaracterstica que existe en el sistema como un todo y no en sus elementosparticulares. Del sistema como un conjunto de unidades recprocamenterelacionadas, se deducen dos conceptos: objetivo y globalismo50.Estos conceptos reflejan dos caractersticas bsicas:4549 Ibd., p. 410.50 Ibd., p. 411. 46. 1. Objetivo: todo sistema tiene uno o varios propsitos u objetivos. Las unidadeso elementos (u objetos), as como las relaciones, definen una distribucin quetrata siempre de alcanzar un objetivo.2. Globalismo o totalidad: Todo sistema tiene naturaleza orgnica; por esta razn,una accin que produzca cambio en una de las unidades del sistema, muyprobablemente producir cambios en todas las dems unidades de este. Enotra palabra cualquier estimulo en cualquier unidad del sistema afectara atodas las dems unidades debido a la relacin existente entre ellas. El efectototal de esos cambios o modificaciones se presentar como cualquier ajuste detodo el sistema, que siempre reaccionara globalmente a cualquier estimuloproducido en cualquier parte o unidad. Entre las diferentes partes del sistemaexiste una relacin de causa y efecto. De este modo, el sistema experimentacambios y ajuste sistemtico es continuo, de lo cual surgen dos fenmenos:La entropa y la homeostasis, estudiados con anterioridad51.La delimitacin de un sistema depende del inters de la persona que pretendeanalizarlo. Por ejemplo, una organizacin podr entenderse como sistema osubsistema o incluso como macrosistema dependiendo del anlisis que se quierahacer: que el sistema tenga un grado de autonoma mayor que el subsistema ymenor que el macrosistema. Por tanto, es una cuestin de enfoque. As, undepartamento puede considerarse un sistema compuesto de varios subsistemasque se convierten dentro de la organizacin en secciones; e integrado en unmacrosistema o sea la empresa y tambin puede considerarse un subsistemacompuesto de otro subsistema, que se puede llamar sectores, que pertenece a unsistema integrado como la empresa y al mismo tiempo encierra un macrosistema4651 Ibd., p. 411. 47. como el mercado o la comunidad. Todo depende de la forma que se haga elenfoque52.El sistema total esta representado por todos los componentes y relacionesnecesarios para la consecucin de un objetivo, dado cierto nmero derestricciones. El objetivo del sistema total define la finalidad para la cual fueronordenados todos los componentes y relaciones del sistema, mientras que lasrestricciones son limitaciones que se introducen en su operacin y permiten hacerexplicita las condiciones bajo las cuales deben operar. Generalmente, el terminosistema se utiliza en el sentido de sistema total. Los componentes necesarios parala operacin de un sistema total se denominan subsistemas, formados por lareunin de nuevos subsistemas ms detallados. As, tanto la jerarqua de lossistemas como el nmero de subsistemas dependen de la complejidad intrnsecadel sistema total. Los sistemas pueden operar simultneamente en serie o enparalelo. No hay sistemas fuera de un medio especifico (ambiente): existen en unmedio y son condicionados por el medio ambiente siendo este todo lo que existeafuera, alrededor de un sistema, y tiene alguna influencia sobre la operacin deeste. Los lmites de fronteras se definen como el sistema y cual es el ambienteque lo envuelve53.473.2.5 Tipos de sistemasSegn los diferentes conceptos de los autores antes mencionados, existe unagran diversidad de sistemas y una amplia gama de tipologas para clasificarlos, deacuerdo con ciertas caractersticas bsicas que se requieren54.52 Ibd., p. 412.53 Ibd., p. 412.54 Ibd., p. 412. 48. A. En cuanto a su constitucin, los sistemas pueden ser fsicos o abstractos:1. Sistemas fsicos o concretos: compuestos de equipos, maquinarias y objetos yelementos reales. En resumen, estn compuestos de hardware. Puedendescribirse en trminos cuantitativos de desempeo.2. Sistemas abstractos: compuestos de conceptos, planes, hiptesis e ideas.Los smbolos representan atributos y objetos que muchas veces slo existenen el pensamiento de las personas. En resumen, cuando se componende software.3. En realidad, hay complementariedad entre sistemas fsicos y sistemasabstractos: los primeros como las maquinas, por ejemplo necesitan un sistemaabstracto programacin para operar y cumplir sus funciones. Lo recprocotambin es verdadero: Estos sistemas abstractos slo se vuelven realidadcuando se aplican en algn sistema fsico. Hardware y software secomplementan55.B. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos: Sistemas cerrados: no presentan intercambios con el ambiente que los rodeapues son hermticos a cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerradosno reciben ninguna influencia del ambiente ni influyen en este. No recibenningn recurso externo ni producen algo para enviar afuera. Los autores handenominado sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento estotalmente determinista, programado y operan con muy pequeo intercambiode materia y energa con el ambiente56.4855 Ibd., p. 413.56 Ibd., p. 413. 49. Sistemas abiertos: presentan relaciones de intercambio con el ambiente atravs de entradas (insumos) y salidas (productos). Los sistemas abiertosintercambian materia y energa con el ambiente continuamente. Soneminentemente adaptativos, pues para sobrevivir deben readaptarseconstantemente a las condiciones del medio. Mantiene un juego reciproco conlas fuerzas del ambiente y la calidad de su estructura se optimiza cuando elconjunto de elementos del sistema se organiza, aproximndose a unaoperacin adaptativa. La adaptacin es un proceso continuo de aprendizaje yauto organizacin57.493.2.6 Propiedades de los sistemasEn las empresas un sistema muestra un desgaste por el transcurso del tiempo ypor su funcionamiento. Ellos son altamente entrpicos tienden a desaparecer porel deterioro generado por el proceso sistmico.En los sistemas cerrados esa forma de ver el detrimento, le llaman, entropa, lacual siempre debe ser positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos biolgicos osociales, la entropa puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropanegativa, es decir, un proceso de organizacin ms completa y de capacidad paratransformar los recursos. Esto es posible porque los sistemas abiertos los recursosutilizados para reducir el proceso de entropa se forman del medio externo.1. Homeostasis y entropa: la homeostasis es la propiedad de un sistema quedefine su nivel de respuesta y de adaptacin al contexto. Es el nivel deadaptacin permanente del sistema o su tendencia a la supervivenciadinmica. Los sistemas altamente hemostticos sufren transformaciones57 Ibd., p. 414. 50. estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambosactan como condicionantes del nivel de evolucin.2. Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan50sistemas cerrados.3. Permeabilidad de un sistema: mide la interaccin que este recibe del medio, sedice que a mayor o menor permeabilidad del sistema el mismo ser ms omenos abierto.4. Centralizacin y descentralizacin: se dice que es centralizado cuando tiene unncleo que comanda a todos los dems, y estos dependen para su activacindel primero, ya que por si solos no son capaces de generar ningn proceso porel contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el ncleo decomando y decisin esta formado por varios subsistemas. En dicho caso elsistema no es tan dependiente sino que puede llegar a contar con subsistemasque actan de reservas que solo se ponen en funcionamiento cuando falla elsistema que debera actuar en dicho caso.5. Adaptabilidad: es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar unproceso, un estado o una caracterstica de acuerdo a las modificaciones quesufre el contexto. Esto se logra a travs de un mecanismo de adaptacin quepermita responder a los cambios internos y externos a travs del tiempo. Paraque un sistema pueda ser adaptable debe tener y fluido intercambio con elmedio en el que se desarrolla.6. Mantenibilidad: es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse enfuncionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento queaseguren que los distintos subsistemas estn balanceados y que el sistematotal se mantiene en equilibrio con su medio. 51. 7. Estabilidad: se dice que es estable cuando se mantiene en equilibrio a travsdel flujo continuo de materiales, energa e informacin la estabilidad ocurremientras los sistemas pueden mantener su funcionamiento y trabajen demanera efectiva.Del mismo modo un sistema armnico es aquel que sufre modificaciones en suestructura, proceso o caractersticas en la medida que el medio se lo exige y esesttico cuando el medio tambin lo es.8. Armona: es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad51con su medio (contexto).Sub-optimizacin es el proceso inverso, se presenta cuando el sistema noalcanza sus objetivos por las restricciones del medio y los mismos sonexcluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de los objetivos oeliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros msimportantes.9. Optimizacin y sub optimizacin: optimizacin modificar el sistema paralograr el alcance de los objetivos.10. xito: el xito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan susobjetivos.Con la carencia de xito, se exige una revisin del sistema, debido a que nocumplen con los objetivos propuestos para el mismo, de modo que se modifiquedicho sistema de forma tal que pueda alcanzar los objetivos previsto. 52. 523.3 Marco LegalA continuacin se realizara un detalle de todas las normas que regulas lasdiferentes empresas en Colombia.Para hablar de las normas que regulan a las empresas y principalmente a la dehospedaje se debi empezar de la primera parte:De lo anterior, se concluye que la primer norma que habla de las empresas ycomo se debe agrupar es la constitucin poltica de Colombia en su TITULO XIIDEL REGIMEN ECONOMICO, Y DE LA HACIENDA PUBLICA. CAPITULO I: Delas disposiciones generales en su:Art. 333. La cual textualmente dice: La actividad econmica y la iniciativa privadason libres, dentro de los lmites del bien comn. Para su ejercicio, nadie podrexigir permisos previos ni requisitos, sin autorizacin de la ley.La libre competencia econmica es un derecho de todos que suponeresponsabilidades.Las empresas, como base del desarrollo, tienen una funcin social que implicaobligaciones. El Estado fortalecer las organizaciones solidarias y estimulara eldesarrollo empresarial.El Estado, por mandato de la ley, impedir que se obstruya o se restrinja lalibertad econmica y evitara o controlara cualquier abuso que personas oempresas hagan de su posicin dominante en el mercado nacional.La ley delimitara el alcance de la libertad econmica cuando as lo exijan el interssocial, el ambiente y el patrimonio cultural de la Nacin. 53. Adems de la carta magna, le sigue el cdigo de comercio de Colombia la cual ensus artculos dice:Art. 1. Los comerciantes y los asuntos mercantiles se regirn por las disposicionesde la ley comercial, y los casos no regulados expresamente en ella serndecididos por analoga de sus normas.Art. 10.- Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan enalguna de las actividades que la ley considera mercantiles.La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza pormedio de apoderado, intermediario o interpuesta persona.Art. 12. Toda persona que segn las leyes comunes tenga capacidad paracontratar y obligarse, es hbil para ejercer el comercio; las que con arreglo a esasmismas leyes sean incapaces, son inhbiles para ejecutar actos comerciales.Art. 13.- Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce elcomercio en los siguientes casos:1. Cuando se halle inscrita en el registro mercantil;2. Cuando tenga establecimiento de comercio abierto, y3. Cuando se anuncie al pblico como comerciante por cualquier medio.Otra ley en particular que tambin tomamos en cuenta para esta prcticacurriculares es la: LEY DE PROMOCIN Y FORMALIZACIN DE LA MICRO YPEQUEA EMPRESA, LEY N 28015 03/07/2003, cual dice en su:53 54. TTULO I: DISPOSICIONES GENERALESArtculo 1.- Objeto de la Ley: La presente Ley tiene por objeto la promocin de lacompetitividad, formalizacin y desarrollo de las micro y pequeas empresas paraincrementar el empleo sostenible, su productividad y rentabilidad, su contribucinal Producto Bruto Interno, la ampliacin del mercado interno y las exportaciones, ysu contribucin a la recaudacin tributaria.Artculo 2.- Definicin de la Micro y Pequea Empresa: La Micro y PequeaEmpresa es la unidad econmica constituida por una persona natural o jurdica,bajo cualquier forma de organizacin o gestin empresarial contemplada en lalegislacin vigente, que tiene como objeto desarrollar actividades de extraccin,transformacin, produccin, comercializacin de bienes o prestacin de servicios.Cuando en esta Ley se hace mencin a la sigla MYPE, se est refiriendo a lasMicro y Pequeas Empresas, las cuales no obstante de tener tamaos ycaractersticas propias, tienen igual tratamiento en la presente Ley, con excepcinal rgimen laboral que es de aplicacin para las Microempresas.Artculo 3.- Caractersticas de las MYPE: Las MYPE deben reunir las siguientescaractersticas concurrentes:54a) El nmero total de trabajadores: La microempresa abarca de uno (1) hasta diez (10) trabajadores inclusive. La pequea empresa abarca de uno (1) hasta cincuenta (50) trabajadoresinclusive.b) Niveles de ventas anuales: 55. La microempresa: hasta el monto mximo de 150 Unidades Impositivas55Tributarias - UIT. La pequea empresa: a partir del monto mximo sealado para lasmicroempresas y hasta 850 Unidades Impositivas Tributarias - UIT.Las entidades pblicas y privadas uniformizan sus criterios de medicin a fin deconstruir una base de datos homognea que permita dar coherencia al diseo yaplicacin de las polticas pblicas de promocin y formalizacin del sector.La ley 590 del 2000 que se refiere a por la cual se dictan disposiciones parapromover el desarrollo de las micro, pequeas y medianas empresas. y sumodificaciones en la ley 905 del 2004 la cual dice: por medio de la cual semodifica la Ley 590 de 2000 sobre promocin del desarrollo de la micro, pequeay mediana empresa colombiana y se dictan otras disposiciones.Artculo 2. Definiciones. Para todos los efectos, se entiende por micro incluidaslas Fami-empresas pequea y mediana empresa, toda unidad de explotacineconmica, realizada por persona natural o jurdica, en actividades empresariales,agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana.Tambin la ley 300 de 1996: Por la cual se expide la ley general de turismo y sedictan otras disposiciones la cual dice en su:ART. 1Importancia de la industria turstica. El turismo es una industria esencialpara el desarrollo del pas y en especial de las diferentes entidades territoriales,regiones, provincias y que cumple una funcin social. 56. El Estado le dar especial proteccin en razn de su importancia para eldesarrollo nacional.ART. 2Principios generales de la industria turstica. La industria turstica seregir con base en los siguientes principios generales:1. Concertacin. En virtud del cual las decisiones y actividades del sector sefundamentarn en acuerdos para asumir responsabilidades, esfuerzos y recursosentre los diferentes agentes comprometidos, tanto del sector estatal como delsector privado nacional e internacional para el logro de los objetivos comunes quebeneficien el turismo.2. Coordinacin. En virtud del cual las entidades pblicas que integran el sectorturismo actuarn en forma coordinada en el ejercicio de sus funciones.3. Descentralizacin. En virtud del cual la actividad turstica es responsabilidad delos diferentes niveles del Estado en sus reas de competencia y se desarrolla porlas empresas privadas y estatales, segn sus respectivos mbi tos de accin.4. Planeacin. En virtud del cual las actividades tursticas sern desarrolladas deacuerdo con el plan sectorial de turismo, el cual formar parte del plan nacional dedesarrollo.5. Proteccin al ambiente. En virtud del cual el turismo se desarrollar en armonacon el desarrollo sustentable del medio ambiente.6. Desarrollo social. En virtud del cual el turismo es una industria que permite larecreacin y el aprovechamiento del tiempo libre, actividades que constituyen underecho social consagrado en el artculo 52 de la Constitucin Poltica.56 57. 7. Libertad de empresa. En virtud del cual, y de conformidad con lo establecido enel artculo 333 de la Constitucin Poltica, el turismo es una industria de serviciosde libre iniciativa privada, libre acceso y libre competencia, sujeta a los requisitosestablecidos en la ley y en sus normas reglamentarias. Las autoridades de turismoen los niveles nacional y territorial preservarn el mercado libre, la competenciaabierta y leal, as como la libertad de empresa dentro de un marco normativo deidoneidad, responsabilidad y relacin equilibrada con los usuarios.8. Proteccin al consumidor. Con miras al cabal desarrollo del turismo, elconsumidor ser objeto de proteccin especfica por parte de las entidadespblicas y privadas.9. Fomento. En virtud del cual el Estado proteger y otorgar prioridad aldesarrollo integral de las actividades tursticas, recreacionales y en general, todolo relacionado con esta actividad en todo el territorio nacional.573.4 Metodologa.Teniendo en cuenta lo anterior, a continuacin se realiza una descripcin delenfoque y diseo metodolgico; el escenario y los participantes; el proceso derecoleccin de la informacin y el proceso de anlisis de la informacin aplicadoen el desarrollo de la presente prctica curricular.3.4.1 Enfoque Y diseo metodolgico.Esta prctica curricular asumi un enfoque cualitativo, dado que este tipo dediseo facilita la comprensin de aspectos estructurales que emergen cuando setrata de identificar la naturaleza profunda de las realidades; adems este trabajoest orientado bajo el tipo de caractersticas donde inicialmente se identificala situacin actual de la empresa, las ineficiencias presentes, el tipo demetodologa administrativa utilizada, el cual permita posteriormente plantear y 58. disear planes de accin que faciliten la solucin de problemas. En este sentidoGaleano afirma que el enfoque cualitativo de investigacin social aborda lasrealidades desde las mltiples perspectivas, lgica y visiones de los actoressociales que construye e interpreta la realidad de manera subjetivas eintersubjetivas como objetos legtimos de conocimientos cientficos.58Dado que el objetivo general de esta prctica curricular es disear un modeloadministrativo para el apartamento Bachue, se considera pertinente utilizar undiseo descriptivo que segn Dankhe (1986) citado por Hernndez, Fernndez yBaptista busca especificar las propiedades importantes de personas, grupos,comunidades o cualquier otro fenmeno que sea sometido a anlisis.59Igualmente, los mismos autores afirman que La investigacin descriptiva encomparacin con la naturaleza poco estructurada de los estudios exploratorios,requiere considerable de conocimiento del rea que se investiga para formulardiseo en particular60583.4.2 El escenario y los participantesEl lugar donde se desarroll esta prctica curricular, fue en apartamento Bachue lacual esta ubicado en el municipio de Aguachica en la carrera 16 entre calle 5 y 6.En cuanto a los participantes, nicamente me entreviste con el propietario de laempresa; Del mismo modo, el tiempo en el que se desarroll esta prcticacurricular fue en el periodo del 6 de agosto hasta 05 de diciembre del 2012.58 GALEANO, Mara Eumelia. Diseo de proyectos en la investigacin cualitativa. Medelln: Fondoeditorial Universidad EAFIT, 2004. p. 21.59 HERNNDEZ, Roberto, FERNADEZ, Carlos y BAPTISTA, Pilar. Metodologa de lainvestigacin. McGraw Hill. Mxico. 2003. p. 60.60 Ibd. p. 61. 59. 3.2.3 Proceso de recoleccin de la informacinEsta prctica curricular se inici solicitando el consentimiento informado delpropietario de la empresa, a partir de la presentacin de la informacin sobre elproceso a seguir para desarrollarla. (Ver Anexo A Carta de autorizacin delpropietario). Posteriormente se procedi a realizar el trabajo de campo, es decir larecoleccin de la informacin pertinente utilizando las siguientes tcnicas einstrumentos para la recoleccin de la informacin propia de un trabajo cualitativade diseo descriptivo.593.2.4 Anlisis documental.Para este trabajo se utilizo la tcnica de anlisis documental, que nos permitirealizar una revisin minuciosa de documentos que se refirieran a temas, quetenan incidencia en el presente trabajo.Al respecto Hernndez, Fernndez y Baptista dice que el anlisis documental esla operacin que consiste en seleccionar las ideas informativamente relevantes dedocumentos a fin de expresar su contenido sin ambigedades. Estarepresentacin puede ser utilizada para identificar, para puntos de acceso, paraindicar su contenido. El anlisis puede tomar la forma de un sumario, un resumen,un ndice alfabtico de materias o cdigos sistemticos61.Por tal razn fue conveniente, la utilizacin de esta tcnica para el desarrollo delos objetivos en este trabajo.61 HERNANDEZ, Sampieri; FERNNDEZ, Collado y BAPTISTA, Lucio. Metodologa de lainvestigacin. Quinta edicin. McGraw-Hill/INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V. Mxico.2010. p. 245. 60. 4. DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJOSegn el cronograma de trabajo expuesto anteriormente, los objetivos sedesarrollaron en el tiempo estipulado, teniendo en cuenta los factores que en el sepresentaron durante su realizacin. A continuacin se mostrara el desarrollo delobjetivo general y los especficos:4.1 DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS4.1.1 Realizar un diagnostico de la empresa apartamento elBachue para identificar la importancia del diseo de un modeloadministrativo.Realizado el diagnostico situacional, verificado previamente el funcionamiento dela empresa por medio de una visita de reconocimiento de manera general ymediante la tcnica de observacin no participante, se logra establecer lasnecesidades que ella presenta y por medio de estas se identifica claramente lasnecesidades solicitadas en esta prctica curricular.Apartamento Bachue fue creado hace aproximadamente 45 aos por el seorJos Emilio Len y la seora Elisa Esparza, bajo el nombre hospedaje el Bachuecon una sola planta que constaba de 11 habitaciones sencilla, luego de diez aoscon prstamo de Bancolombia se decidieron a hacer la segunda planta, que tieneen la actualidad 16 diecisis habitaciones con camas para dos cuerpos y cuartoscon tres camas tv y aire acondicionado; para el ao 2007 se decide bajo laadministracin de el seor Jos Emilio len esparza cambiar el nombre aapartamentos Bachue con el que actualmente funciona.Segn la observacin realizada en la empresas, se identificaron falencias en elproceso administrativo, debido a que no posee ningn mtodo que disee cadauno de los sistemas y subsistemas de cuales la compaa esta organizada;60 61. Adems junto con esto tampoco tenia uno los valores corporativos, ni sistemas degestin de calidad, ni de seguridad y no tiene un sistema de salud ocupacional,tampoco divulga sus polticas y objetivos; Los proceso contables son de maneratradicional, no cuenta con un sistema contable, la comunicacin es manejada deforma irregular, no existe procedimiento y proceso que lo identifique, tampocotoma decisiones correctivas o preventivas; La gerencia no est comprometida conla empresa, unido a esto tampoco realiza procedimiento de revisin por la altagerencia, no existe un manual de calidad, ni de mapa de proceso; adems noevidencia o soporta el procedimiento de contratacin, ni seleccin de personal;Tampoco cuenta con documento y perfiles de cargos, no realiza auditoria internas,ni externas; No realiza capacitaciones a sus empleados en el rea de salud yseguridad ocupacional, adems no cuenta con un plan de emergencia que sedebe llevar cuando se presenta cualquier eventualidad que ponga en riesgo la vidade los empleados, adems no cuenta con la documentacin obligatoria que exigelas normas internacionales de calidad y no tiene los empleados afiliados a unsistema de salud, lo cual es contraproducente para la compaa, si en cualquiermomento se presenta algn accidente de trabajo o una enfermedad profesional.Teniendo en cuenta lo anterior, apartamento Bachue organizacionalmente seencuentra utilizando procesos administrativos empricos que nos les permiteretroalimentar los procesos, subproceso y procedimiento que de una forma u otrase desarrollan en funcin de sus metas, siendo este un requisito esencial para labuena realizacin de sus tareas en el cumplimiento de sus objetivos.Una vez realizada el proceso anterior se procedi a identificar las secciones y losmacroprocesos bsicos de la empresa. Consistiendo en descubrir las actividadesrequeridas en cada divisin, adems de su clasificacin segn naturaleza ycomplejidad. A continuacin se desarrollara detalladamente cada una:61 62. 4.1.1.1 Definicin de actividades que los macroprocesos deben Cumplir encada seccin.En esta parte se define y se asigna las secciones administrativas y operativasdesarrolladas como una estructura; adems de las actividades que cadamacroprocesos debe desarrollar segn los objetivos de cada seccin y losrecursos disponibles para tal funcin. Actividades: Se componen de la cantidad de tareas especfica que deberealizar una seccin de la organizacin, para que se puedan alcanzar losobjetivos propuestos. Tareas. Son las actividades que un cargo desarrolla y se especifican en formade funciones. Consiste en que la persona que ocupen el cargo, esta obligada aefectuar esas acciones que estn condicionadas para el buen funcionamientode la empresa.62 63. 4.1.1.2 Agrupacin de Actividades segn su Naturaleza y Complejidad.Identificadas las actividades y las tareas que se deben llevar en cada seccin, serealiza la clasificacin segn el nivel de jerarquizacin en el que se encuentren,dependiendo de la complejidad y la capacidad gerencial de la empresa.La jerarqua son los diferentes grados de importancia que tienen la empresadentro de su organizacin; Siendo esta establecidos de acuerdo a las diferentesfunciones que se desempean. A continuacin se relaciona los niveles jerrquicos: Nivel directivo. Es el encargado de la formulacin de polticas y normas de laempresa, adems de las relaciones de la entidad con el entorno y laplaneacin de la organizacin. Nivel ejecutivo. Es el encargado de la interpretacin de las normas yreglamentos establecidos por el nivel directivo y su aplicacin a nivel deseccin. Adems Integran las actividades de la entidad y orientan elcumplimiento de objetivos. Nivel operativo. Es el encargado de la realizacin operativa de las tareasnecesarias para el desempeo de la seccin determinada, teniendo en cuentalas reglas de la empresa.63 64. 4.1.2 Delinear los parmetros fundamentales para el diseo del modeloadministrativo del hotel el Bachue.4.1.2.1 Diseo del modelo administrativoTeniendo identificadas las actividades y tareas que deben desarrollarse en cadaseccin y clasificadas por su nivel jerrquico; Se procede a disear el modeloadministrativo, que consiste en determinar el nmero de cargos necesario para laempresa, sus perfiles y su estructura.4.1.2.1.1 Creacin de Cargos del modelo administrativo.Con referencia a lo anterior, se procede a establecer el nmero de cargosnecesarios en cada nivel jerrquico; se debe procurar que no haya desfases porexceso o defecto. Para esto se deber considerar los ingresos de la empresa y elestndar de productividad de cada cargo. Estndar de productividad de cada cargo: Se ve necesidad de estipular unnivel estndar de trabajo para cada nivel jerrquico, contemplando lafrecuencia y los plazos en los cuales debern desarrollarse las actividades ytareas relacionadas.En esta parte, se deber analizar y valerse de experiencias anteriores y deinformacin estadstica perteneciente a empresas que poseen seccionesadministrativas afines, que le permitan determinar los estndares.Terminada esta parte y definida la relacin entre el tiempo que deber llevarse enel desarrollo de las actividades y el tiempo de trabajo propio que se espera decada empleado; Es posible obtener el nmero total de cargos necesarios en lajerarquizacin.64 65. 654.1.2.1.2 Modelo administrativo.Una vez teniendo el diseo y la creacin de cargo, se procede disear elorganigrama de la empresa donde se relate como va hacer el modelo y su formade trabajo, los diferentes niveles de dependencia y la relacin entre ellos.La descripcin de los cargos y las secciones de la empresa contribuye a facilitar elconocimiento de los fines y objetivos de la empresa. Adicionalmente, serecomienda estructurar el manual de cargos y funciones; Donde se suministreinformacin sobre las relaciones de autoridad entre secciones, niveles y cargos.4.1.2.1.3 Perfil de los Cargos.Dentro de un modelo administrativo, para cada cargo debe elaborarse un perfilque describa cules son las caractersticas, los conocimientos, las habilidades ylas destrezas que se requieren en una persona para desempearsecompetentemente de manera que contribuya al logro de sus objetivos de laempresa. Los aspectos a tener en cuenta para los perfiles son: Sexo Edad Experiencia previa Nivel de estudios4.1.2.1.4 Consideraciones complementarias.Teniendo en cuenta todos los pasos anteriores, es necesario considerar losiguiente: 66. Un modelo administrativo es un proceso conjunto y aunado que debe contarcon la participacin de todo el equipo humano de la empresa, generando conesto espacios de dialogo para facilitar el proceso de estructura y anlisis. Adems se requiere analizar las condiciones determinadas bajo las cualesdesarrollar la empresa para someter a control, el mtodo sugerido, encualquier caso de requerirse; adems se debe mirar el diseo hacia un modeloms complejo en funcin del crecimiento, complejidad del entorno, entre otros.4.1.3 Determinar el modelo administrativo del apartamento el BachueUna vez desarrollado los dos primero objetivos especifico con las tcnicas de laobservacin no participante, la entrevista con el propietario y el anlisisdocumental, pasamos a determinar cual va ser la forma como va a quedar elmodelo administrativo del apartamento Bachue. Pero ante es necesario conocer losiguiente:664.1.3.1 Definicin del procesoEn este punto, se empieza a desarrollar una forma definitiva del modeloadministrativo del apartamento Bachue. A continuacin conoceremos algunosaspectos claves que se deben tener en cuenta como:4.1.3.1.1 Declaracin de la Misin y Objetivos Organizacionales.En este paso se debe primero definir su misin, pero es necesario identificar lossiguientes aspectos como: 67. Qu es la organizacin? La empresa fue creada hace aproximadamente 45aos por el seor Jos Emilio Len y la seora Elisa Esparza, bajo el nombrehospedaje el Bachue en el Municipio de Aguachica departamento del Cesar. Lacual esta orientada hacia la prestacin de servicio de alojamiento a laspersonas que lo requieran tanto del municipio como los clientes que vienen dea fuera. Qu busca? El propsito del apartamento Bachue es la prestacin integral de67servicio a la comunidad en general. Por qu lo hace? Sus principios estn orientados hacia el trabajo y laprestacin integral de servicio, para con ello lograr el beneficio econmicodeseado por su propietario; Adems estn regidos por los valores de ayudamutua, respeto, honestidad, responsabilidad, integridad, compromiso,democracia, igualdad, equidad, solidaridad y trabajo en equipo. Para quin lo hace? Apartamento Bachue, tiene dentro de sus fines contribuircon el desarrollo de la regin definida como su zona de influencia; Adems deatender el mercado de alojamiento y hospedaje a la comunidad en general.Contemplando los puntos descritos anteriormente; La misin de apartamentoBachue fue elaborada en esta prctica curricular, la cual quedo de la siguientemanera:Brindar alojamientos a nuestros clientes, personas y empresas que buscandescanso, ya que nuestra prioridad es hacerlo sentir en un ambiente decomodidad, tranquilidad y seguridad cuando de descansar se trata en nuestrashabitaciones. 68. 4.1.3.1.2 Identificacin de las secciones administrativas esenciales enapartamento Bachue.Segn lo descripto desde el comienzo de este trabajo; el anlisis contempla lacaracterizacin de las secciones administrativas estrictamente necesarias para lanormal operacin de una empresa. A continuacin identificamos las seccionesadministrativas de apartamento Bachue. Gerencia: objetivo, Gest