Diseño metodológico de un proceso de Vigilancia Tecnológica

DISEÑO METODOLÓGICO DE UN PROCESO DE VIGILANCIA TECNOLÓGICA PARA EL POLITÉCNICO JIC

POLITÉCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID

Presentado por: Francisco Javier Roldán Velásquez

Medellín, Diciembre de 2011

Diseño metodológico de un proceso de Vigilancia Tecnológica para el Politécnico JIC Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid


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CONTENIDO

PRESENTACIÓN 1. LA VIGILANCIA TECNOLÓGICA 1.1 ¿Qué se pretende con la Vigilancia Tecnológica? 2. El MÉTODO DE LA VIGILANCIA TECNOLÓGICA 3. FASE PREVIA A LA VIGILANCIA TECNOLÓGICA 4. PROPUESTA METODOLÓGICA DE VIGILANCIA TECNOLÓGICA PARA EL POLITÉCNICO 4.1 Sistema de Vigilancia Tecnológica del Politécnico Jaime Isaza Cadavid A. Sensibilización

B. Conocimiento de la situación

C. Definición de los objetivos D. Ejes de vigilancia

E. Diagnóstico de la organización y de las prácticas

F. Censo de las fuentes

G. Evaluación de las diferencias H. Recomendaciones

I. Establecimiento del sistema

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS



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PRESENTACIÓN La Vigilancia Tecnológica en la actualidad ocupa un lugar especial en el desarrollo y éxito de los procesos de I+D+i, siendo parte integrante de ellos, de ahí la importancia de implementar estrategias en este sentido en el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid. En la Unidad de Transferencia Tecnológica que se está estructurando para el Politécnico Jaime Isaza Cadavid, la Vigilancia Tecnológica o Inteligencia Competitiva, debe formar parte fundamental de los procesos y prácticas facilitadoras, conjuntamente con el talento humano, la gestión tecnológica y del conocimiento, la co-creación, colaboración, gestión de proyectos, gestión de calidad y sus indicadores, aspectos todos que deben de alguna forma ser medidos dentro del enfoque holístico e integral de la institución. Para la vigilancia, el proceso de análisis y procesamiento de la información es vital y permite tomar mejores decisiones y anticiparse a los cambios sistemáticos del entorno actual. Las fuentes de información juegan un papel determinante en el éxito del proceso de la Vigilancia Tecnológica. Las herramientas de procesamiento de información en línea constituyen una formidable fuente de información para practicar labores de vigilancia tecnológica, además de Internet, información de competidores, contactos directos con técnicos, docentes, científicos y empresarios de otras entidades, revistas profesionales y científicas, personal de la organización en contacto con el exterior, asociaciones, informes de eventos y ferias. En Internet, cada día aparece más cantidad de información, y con su desarrollo en los últimos años han venido apareciendo diversas herramientas que facilitan las tareas de búsqueda y con las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones (TIC) son cada vez más exitosas. Es de destacar que la Vigilancia Tecnológica permite en si misma, gestionar la información de una manera más eficiente, y con ello gestionar el conocimiento de toda la institución, de ahí también su utilidad para el Politécnico. 1. LA VIGILANCIA TECNOLÓGICA Es el seguimiento y análisis de avances científicos y tecnológicos de una organización (ya sea una empresa, una universidad o un centro de investigación). Es un proceso organizado, sistemático, selectivo y permanente, para captar información del exterior -acerca del ambiente de negocios, de los competidores- y de la propia organización sobre ciencia y tecnología, con el propósito de seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, convirtiéndola en conocimiento con el fin de tomar decisiones con menor riesgo y así poder anticiparse a los cambios. Es la detección de nuevas oportunidades en Ciencia y Tecnología. En otras palabras, la vigilancia tecnológica se entiende como un proceso por el cual se analiza y valora la información tecnológica de interés estratégico para la empresa, universidad u organización, en relación con la evolución de la tecnología y con el análisis de los competidores, clientes y



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proveedores. O sea, la búsqueda sistemática de información relevante, para su posterior análisis, de tal manera que se obtengan unos resultados que permitan la toma de decisiones de carácter estratégico para la organización. No practicar la Vigilancia Tecnológica ocasiona pérdidas de mercado y de posiciones competitivas para la organización. El objetivo de la vigilancia tecnológica es el de proveer a una organización de información suficiente para que la toma de decisiones sea la más objetiva y adecuada. Para ello es indispensable saber a fondo cómo es, tecnológicamente hablando, el sector en el que se mueve esa determinada organización. Se espera dar respuestas a los siguientes planteamientos:

• En qué tecnologías y en que productos se están trabajando.

• Cuáles son las líneas de investigación en el área de la organización, con qué se trabaja y en que se investiga

• Qué se publica y qué se patenta

• Qué tecnologías surgen

• Qué tecnologías quedan obsoletas

Los tres objetivos más importantes que se pueden definir mediante la vigilancia tecnológica son:

• Identificar las tecnologías de punta, intentando conocerlas cuanto antes. El saber de estas nuevas tecnologías permite adelantarse a posibles avances futuros, por lo que el hecho de captarlas lo antes posible permite asumir una estrategia más competitiva frente a otras organizaciones de la competencia.

• Identificar el posicionamiento de la competencia, analizando en qué áreas tecnológicas investigan, cuáles son sus tendencias a la hora de patentar nuevas invenciones, entre otros. El hecho de conocer a los competidores permite elaborar líneas de actuación que aumente la competitividad de la organización.

• Uno de los resultados más relevantes de la vigilancia tecnológica es conocer cuáles son los líderes del mercado en cada uno de los ámbitos tecnológicos considerados. Conociendo cuál es la empresa, universidad o centro de investigación destacado en cada tecnología, se pueden llevar a cabo políticas de alianzas con los agentes con mayor conocimiento en las áreas tecnológicas relacionadas con la organización.

1.1 ¿Qué se pretende con la Vigilancia Tecnológica?

• Hacer un análisis interno y externo de la situación y actividad de la empresa.

• Establecer un cuadro de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas.

• Definir el Plan Estratégico, con las líneas de generales de actuación a medio plazo con los objetivos a corto plazo.

• Crear un mapa conceptual con el escenario y la evolución más probable.

• Definir los Factores Críticos de Vigilancia



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• Analizar desviaciones y corregirlas con el tiempo

La Vigilancia Tecnológica se basa en el Plan de Desarrollo Institucional del Politécnico y lo realimenta, analizando los cambios que se van produciendo en el escenario definido. Detecta señales de cambio, analiza tendencias, reacciones, estrategias de competidores, nuevas amenazas oportunidades, entre otros. 2. El MÉTODO DE LA VIGILANCIA TECNOLÓGICA En líneas generales un método de Vigilancia Tecnológica contiene los siguientes componentes:

• Identificación de objetivos: El primer paso que se debe hacer para la implementación de un Sistema de Vigilancia Tecnológica es la definición del ámbito de actuación.

• Selección de fuentes de información: de acuerdo con los objetivos definidos, se deben determinar las fuentes de información que se utilizarán para capturar la información relevante por cada entorno o ámbito de actuación.

• Búsqueda y selección manual o automatizada en fuentes de información: Se deben identificar los procedimientos adecuados para la realización de búsquedas en las fuentes seleccionadas, se describen y realizan las recomendaciones oportunas sobre las herramientas de búsqueda, seguimiento y captación de información electrónica.

• Almacenamiento de la información en herramientas documentales (bases de datos, agregadores de noticias y marcadores Web, entre otros). Es indispensable conocer las herramientas adecuadas que permitan el almacenamiento de la información, así como su gestión y puesta a disposición de los investigadores y expertos que forman parte del proceso de vigilancia.

• Análisis e interpretación de la información: La Vigilancia Tecnológica no es sólo un proceso documental; es también un proceso científico interpretativo que incluye el análisis de la información recopilada con el fin de detectar tendencias, novedades y avances.

• Producción de informes de Vigilancia Tecnológica: Los informes de Vigilancia Tecnológica son instrumentos de trabajo para la oportuna toma de decisiones por parte de los directivos de la institución y de las personas involucradas en los procesos que se vigilan y por ello deben adecuarse a los términos de la investigación. Debe por tanto establecerse la periodicidad, los criterios e índice del contenido, así como la estructura de presentación de los datos.

3. FASE PREVIA A LA VIGILANCIA TECNOLÓGICA Con el propósito de diseñar y estructurar a la medida un Sistema de Vigilancia Tecnológica para el Politécnico, lo primero que tenemos que hacer es formularnos los siguientes planteamientos: ¿Qué conocemos del entorno competitivo y tecnológico? ¿En qué grado lo conocemos? ¿Cuál es el objeto de la Vigilancia? ¿Qué debemos vigilar? ¿Qué información debemos buscar? ¿Dónde encontrarla?



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¿De qué forma podemos difundirla y socializarla? ¿A quién debe dirigirse? ¿Qué medios vamos a utilizar? Para organizar una unidad de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Colectiva se deben seguir cuatro subprocesos con actividades definidas, a saber1:

Función Descripción de actividades

Planeación

• Identificar cuáles son las áreas de interés, y priorizar las áreas que se han de vigilar, previamente identificadas.

• Definir los recursos técnicos y económicos con que se va a contar en el sistema, ello incluye los costos de suscripción a revistas o diversas fuentes, apoyo en herramientas de software e incluso pensar en el costo de subcontratación de ciertas tareas.

• Utilizar las herramientas informáticas básicas como el correo electrónico, la intranet, los foros de discusión e Internet.

• Definir el modelo de estructura acorde con la cultura organizacional (Centralizada o distribuida).

• Definir el enfoque del equipo. Puede tomar la forma ad—hoc, si se trata de un equipo poco formalizado, y según los intereses de los participantes; o la forma proactiva si se explora activamente las áreas de interés y se presentan los hallazgos a las directivas; si la función es reactiva trabajará por encargos específicos.

• Definir el tipo de vigilancia e inteligencia competitiva que se practicará (vigilancia pasiva o scanning o vigilancia activa monitoring).

Funcionamiento

• Resaltar el papel de los responsables del proceso. • Seleccionar periódicamente temas y fuentes. • Ganar apoyos de otras áreas y ganar credibilidad. • Realizar actividades permanentes de VT e IC. • Ganar experiencia en el uso de herramientas para las labores de análisis. • Definir un manual de los procedimientos de recolección, análisis y difusión, como las

diferentes fichas de trabajo e impacto. • Cultivar contactos y mecanismos de comunicación. • Desarrollar productos de información con disciplina.

Evaluación

• Valoración de elementos cualitativos tales como el grado de satisfacción de los usuarios; el impacto de la información brindada; el aumento del grado de cohesión de la organización; y, la reducción del número de hechos que sorprenden a las directivas.

• Medición de elementos cuantitativos tales como la calidad y frecuencia de acceso a las fuentes; la calidad y oportunidad de los informes realizados; la calidad y frecuencia de los boletines, de las fichas de síntesis, de contactos validos con expertos; el uso de programas de gestión de proyectos, para control de tiempos sobre requerimientos; los ahorros de tiempo de desarrollo de productos o servicios; los costos evitados; la disminución de costos; el aumento de ingresos; el número de identificación de nuevas oportunidades o de amenazas.

Retroalimentación • Establecimiento de correctivos necesarios para mejorar el proceso. • Análisis y selección de nuevos Factores Críticos de Vigilancia. • Verificación de desarrollo de cultura organizacional propicia a VT e IC.

1 Estudios de vigilancia tecnológica aplicados a cadenas productivas del sector agropecuario colombiano:

http://bit.ly/Hqa5uh



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Han sido muchos investigadores quienes han elaborado a través de profundos estudios modelos de Vigilancia Tecnológica. Entre todos se destaca el modelo de Patricio Morcillo (Morcillo, 2003), quien define la vigilancia tecnológica como el proceso de obtención, análisis, validación y difusión de información de valor estratégico sobre la organización, que se transmite a los responsables de la organización para la toma de decisión en el momento adecuado, partiendo fundamentalmente de la identificación del problema a analizar, determinando los objetivos de Vigilancia, que conllevan a la determinación de las fuentes de información para poder captarla. Ver Figura 1. Reiniciación del Proceso

Figura 1: El proceso de Vigilancia Tecnológica Fuente: Patricio Morcillo, 2003

4. PROPUESTA METODOLÓGICA DE VIGILANCIA TECNOLÓGICA PARA EL POLITÉCNICO Uno de los factores fundamentales para el éxito de la innovación en las organizaciones o empresas es una esmerada y adecuada vigilancia tecnológica y comercial. Regularmente, se confunde el

Informe de Inteligencia Competitiva

Organización de los flujos internos de

información - Difusión

Toma de Decisión

Definición del Problema y Objetivos a analizar

Identificación de las Fuentes de Información

Validación de las informaciones seleccionadas

Análisis de las informaciones

capturadas

Búsqueda de Informaciones

Selección de Buscadores

Selección de Personal Experto



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término vigilancia con el acceso permanente a la información, con el monitoreo, la prospectiva tecnológica, la inteligencia organizacional y el benchmarking. Sin embargo, la vigilancia se organiza como un sistema estructurado que permite coordinar las actividades de recuperación de la información, procesamiento-análisis y socialización, tanto de la información interna como del entorno, y todo de acuerdo con un plan y una estrategia organizacional. La Vigilancia Tecnológica se establece de acuerdo con las características de la organización en que se implementa y para el caso del Politécnico Jaime Isaza Cadavid se están considerando diferentes metodologías o modelos existentes, al igual que las buenas prácticas internacionales. En ese orden de ideas y tras una amplia búsqueda, se pudo obtener un modelo o metodología, que sirviera de guía para la creación de un sistema de vigilancia para el Politécnico. Se trata de la norma experimental francesa AFNOR XP X 50-053-FRE. Esta norma es de las pocas que existen en Europa para el desarrollo de un sistema de vigilancia tecnológica y es una guía válida para implementar este tipo de servicio y se constituye en un buen punto de referencia en los conceptos y en lo metodológico en esta área del conocimiento. Se presenta a continuación, la secuencia de procesos para el diseño de un sistema de vigilancia tecnológica según esta norma, para la nueva dependencia del Politécnico Jaime Isaza Cadavid, el Área de Gestión Tecnológica y Académica (AGTA) en proceso de creación, donde estará la Unidad de Transferencia Tecnológica – UTT (ver documento con la ‘Propuesta de modelo de operación de la Unidad de Transferencia en el Politécnico’). En el Área de Gestión Tecnológica y Académica (AGTA), es donde se propone estructurar el Sistema de Vigilancia Tecnológica, teniendo en cuenta que es en esta nueva área donde se centra toda las actividades de la Gestión Tecnológica y del Conocimiento del Politécnico JIC, el Emprendimiento y Empresarismo, los Proyectos Especiales, las Granjas y las prácticas académicas, además de la relación con la sociedad (Universidad - Empresa - Estado -Sociedad Civil - Ciudadanos), y es por ello que allí en esta área se deben identificar los siguientes elementos:

• Finalidad del sistema, • Destinatarios, • Aspectos a vigilar, • Procedencia o tipo de fuentes necesarias, • Productos a ofrecer, de acuerdo con el valor agregado (nivel de profundidad de los informes

o de análisis de la información, comentarios y recomendaciones, organización y presentación de la información, entre otros),

• Tiempo de respuesta, medido a partir de la solicitud, • Modo de difusión de los resultados, • Modalidades de reajuste o de interactividad.

De acuerdo con la norma francesa mencionada, la metodología se estructura en 10 etapas fundamentales, como se puede apreciar en la figura 2.



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Fig. 2. Etapas para el establecimiento del Sistema de Vigilancia del AGTA

La estructura del sistema, como es bien sabido, es muy sensible a las características y particularidades de cada organización. Por ello, las etapas comienzan con la sensibilización y el conocimiento de la organización (A y B). La definición de cada una de las etapas que aparecen en la figura, dependen del nivel cultural de la organización. Un sistema como este requiere de una constante adaptación y ajuste al entorno y es por eso que el sistema de vigilancia es una "estructura viva" que depende del seguimiento y la retroalimentación. La etapa A, referida a la sensibilización, se relaciona con el trabajo hacia los actores del sistema. Se deben identificar las personas claves que lideran los temas u objetivos de la organización (ejes de vigilancia). En esta etapa, debe lograrse la participación de las personas relacionadas directamente en el proceso. Los directivos deben reconocer la necesidad de la implantación del sistema. La segunda etapa (B) se vincula con el conocimiento que debe adquirir el suministrador del servicio - en este el Área de Gestión Tecnológica y Académica - AGTA de la institución, en proceso de desarrollo. Es esencial conocer el nivel profesional, la cultura de la empresa, los productos actuales y los productos en proyectos, los mercados y la competencia, entre otros. Se debe interpretar convenientemente el organigrama de la empresa y las funciones que realiza cada parte. Esta etapa es determinante y de ella depende, en gran medida, el resto de las etapas.



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La definición de los objetivos, en la etapa C, se refiere a la comprensión de los objetivos de la institución. En ella debe valorarse la alineación entre los objetivos y la misión del Politécnico. Los objetivos deben identificarse con las estrategias de desarrollo aprobadas, las amenazas y oportunidades. La definición de los ejes de vigilancia, en la etapa D, es el portafolio de productos o proyectos y es el paso donde se traducen los objetivos en ejes de vigilancia. Es en síntesis, establecer las prioridades entre los objetivos de la institución y valorar cuáles son las líneas generales y específicas que deben seguirse. En la etapa E, el Área de Gestión Tecnológica y Académica (AGTA) como suministrador del servicio debe realizar un diagnóstico de la organización y de las prácticas habituales de las personas en la entidad. En este punto, es importante considerar el sistema de gestión, las prácticas en la difusión de la información y los canales habituales para ello, así como los hábitos en cuanto a la recolección, circulación, procesamiento y utilización de la información en los procesos de decisión. En el censo de las fuentes, considerado en la etapa F, debe realizarse un censo de las fuentes de información utilizadas por el Politécnico JIC en su actividad. A partir de este momento, la institución como suministrador del servicio, debe disponer de la información necesaria para evaluar y analizar las diferencias entre la situación actual en términos de procesos de información y la situación solicitada; todo ello a partir de los ejes de vigilancia definidos en la etapa D. En síntesis, este es el propósito de la etapa G. Las recomendaciones en la etapa H, incluyen, a su vez, tres aspectos a considerar, cuales son:

• Censo de las categorías de información que debe recoger la organización para alimentar sus ejes de vigilancia.

• La jerarquización de las fuentes de información necesarias y que deben utilizarse, así como la evaluación de los costos de acceso.

• Proposición de las herramientas, métodos y de una organización adaptada a la cultura organizacional. Estas deben permitir una mejor recolección y selección, circulación, procesamiento y, cuando corresponda, su almacenamiento.

Al aceptarse las recomendaciones del suministrador (el Área de Gestión Tecnológica y Académica - AGTA) por parte de la entidad, se procede a la ejecución o establecimiento del sistema de vigilancia propuesto. En esta etapa I, se considera el sistema de vigilancia dentro de la estructura del Politécnico JIC, se hace una propuesta sobre las diferentes formas de establecimiento, por ejemplo centralizada, ramal, u otra. Así, se llega a la etapa J, que se considera opcional. Esta etapa, llamada de acompañamiento, consiste en asesorar y ayudar a la entidad en la aplicación y desarrollo de su sistema de vigilancia. Se realiza durante un largo periodo, en función de las necesidades del cliente como demandante de los servicios del AGTA. En la norma, se establecen los aspectos que debe incluir un contrato de servicio para la implementación de sistema de vigilancia. Aún así, se aclara que para el caso de suministradores



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internos de la entidad, el contrato no es necesario. Sin embargo, es importante establecer un encuentro previo donde se recojan ciertas cláusulas o términos de tiempo, nivel de compromiso, u otro aspecto de interés para el solicitante y el suministrador en un acta. De acuerdo con las etapas expuestas, se procede a diseñar el modelo del Sistema de Vigilancia Tecnológica para el Politécnico Jaime Isaza Cadavid, mirada como se dijo antes, desde el Área de Gestión Tecnológica y Académica (AGTA). 4.1 Sistema de Vigilancia Tecnológica del Politécnico Jaime Isaza Cadavid A. Sensibilización Como factor de éxito del AGTA del Politécnico, es indispensable implantar un sistema de este tipo dentro de la institución. Se identifican los directivos del primer nivel y se sensibiliza sobre el proceso de diseño e implantación. Posteriormente se procede a realizar algunos encuentros y reuniones con cada uno de los departamentos o áreas de la institución. Los propósitos de estas reuniones son:

• Explicar la metodología que se seguirá para diseñar el servicio (incluidas las etapas y la participación de cada uno de los actores en ellas).

• Intercambiar con las diferentes áreas de la futura AGTA, con el propósito de identificar los actores y principales líderes, posibles colaboradores y las características del personal por áreas.

• Determinar el nivel de compromiso y establecer las responsabilidades para la entrega de información necesaria para el diseño del sistema.

En esta etapa, se debe explorar la organización y evaluar el clima organizacional imperante, a partir de las diferentes opiniones recogidas (Subsistema A, figura 3).

Fig. 3. Etapa de Sensibilización en el AGTA



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B. Conocimiento de la situación Inicialmente debemos establecer algunos aspectos básicos de la Vigilancia Tecnológica, tales como:

• ¿Cuál es el objeto de la vigilancia?,

• ¿Qué debemos vigilar? ¿Qué informaciones buscar?

• ¿Dónde localizarlas?

• ¿Cómo tratar y organizar la información?

• ¿A quién comunicar la información en la empresa?

• ¿Cómo promover la implicación de todo el personal?

• ¿Qué recursos vamos a destinar?

Durante esta etapa, el AGTA debe ejecutar un levantamiento de información necesaria, a partir de encuentros con los responsables de cada área. Igualmente, se deben consultar diferentes documentos internos de la institución para establecer el estado de arte del área objeto de vigilancia tecnológica. Se busca con el procesamiento de sus resultados, la siguiente información:

• Equipo de profesores de la institución.

• Porcentaje (%) de profesionales por áreas, nivel profesional, entre otros.

• Planes trimestrales y anuales.

• Mercado local, nacional e internacional.

• Características de la institución.

• Proyectos y jefes de proyectos por áreas.

• Directivos por áreas

• Convenios de cooperación y de asociación con organismos, empresas y entidades del Estado, entre otros, nacionales e internacionales.

• Proveedores y clientes y demás stakeholders.

• Lineamientos del Ministerio de Educación, Colciencias y en general del gobierno departamental y nacional en materia de productividad, de competitividad, innovación, educación superior, entre otros relacionados con la misión del Politécnico.

Se propone con dicha información, documentar el proceso de acuerdo con el siguiente flujograma, correspondiente a la etapa B (figura 4).



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Fig. 4. Etapa B de "Conocimiento de la situación" en el AGTA.

En esta fase, se debe identificar la infraestructura tecnológica de comunicación existente, sistemas de información, ofimática, plataformas informáticas, conexiones de la red interna, servicio de correo electrónico, redes sociales en uso, y otros vinculados al proceso de inteligencia de la organización. Se requiere mucha rigurosidad en esta etapa porque la tecnología es un factor determinante y cualquier fallo en el proceso lo afectará negativamente desde su inicio. Un adecuado estado de arte será indispensable para una óptima toma de decisiones en beneficio del Sistema de Vigilancia Tecnológica que pretendemos implementar. C. Definición de los objetivos Al respecto, lo primero que hacemos es preguntarnos: ¿Por qué? ¿Para qué?

• Anticipar. Detectar los cambios, tales como nuevas tecnologías, estrategias de investigación, máquinas, mercados, competidores, nuevo recurso humano calificado, entre otros.

• Reducir Riesgos. Detectar amenazas: Invenciones, mejoras incrementales en los productos de la competencia, patentes, nuevos productos, reglamentaciones, alianzas, nuevas inversiones.

• Progresar. Detectar los desfases: Entre nuestros productos y las necesidades de los clientes. Entre nuestras capacidades y las de otros competidores.

• Innovar. Detectar ideas y nuevas soluciones: Economías en I+D+i

• Cooperar. Conocer nuevos socios: Clientes, expertos, aliados, socios.

De acuerdo con la misión del Politécnico Jaime Isaza Cadavid, se deben evaluar los proyectos por área y se trazan los ejes de vigilancia, según los objetivos definidos para el Área de Gestión Tecnológica y Académica -AGTA (figura 5).

Planeación, RRHH, Control Interno, Extensión, otras

Informes Dirección

Planeación, RRHH, Control Interno, Extensión, otras

Informes Dirección



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Fig. 5. Etapa C de "Definición de los objetivos" en el AGTA

La etapa C y D están muy entrelazadas, por lo cual se propone agrupar ambas etapas en una sola, la nueva tomaría el nombre de "Trazar ejes de vigilancia". D. Ejes de vigilancia Es importante en esta etapa la identificación previa de los objetivos de la empresa. De acuerdo con ello se definirán los proyectos o temas prioritarios para la institución (figura 6). Los ejes de vigilancia identificados se analizan y se discuten en Consejo Directivo y con los coordinadores de los proyectos.

Fig. 6. Etapa D de "Ejes de Vigilancia" en el AGTA

E. Diagnóstico de la organización y de las prácticas En esta fase, se hace un balance del AGTA, según las consideraciones del sistema de dirección organizacional y el flujo de información entre los departamentos (figura 7). Dicho balance debe incluir:



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• El Sistema de Planeación, incluyendo el plan de desarrollo institucional del Politécnico. • Nivel de socialización y difusión de los distintos componentes de dicho sistema. • Flujo de información con respecto a los proyectos o temas estratégicos (desde sus inicios

hasta el informe de los resultados). • Nivel de conocimiento de los involucrados, con respecto a las fuentes formales e informales

de la organización. • Forma de gestionar -almacenar, procesar y analizarla información. • Forma de difusión de los resultados. • Nivel de sistematización de datos. • Valoración de los métodos y herramientas para gestionar el conocimiento -procesar y

analizar y almacenar la información- y su aplicación en la práctica. • Evaluación de la sensibilidad del personal con respecto a compartir la información. • Nivel de interacción y trabajo colaborativo entre los involucrados en los procesos sujetos de

vigilancia tecnológica. • Posición competitiva de la institución con respecto al medio. • Factores críticos de la vigilancia (aspectos del entorno que pueden afectar a la institución).

Fig. 7. Etapa E de "Diagnóstico de la organización y de las prácticas" en el AGTA.

Esta etapa es fundamental para proponer una nueva estructura o cambio de organigrama, e incluso cambios de funciones. F. Censo de las fuentes En la realización del censo de las fuentes, se debe identificar y valorar todas aquellas fuentes de información, internas y externas, que sean indispensables para la toma de decisiones estratégicas en el Politécnico Jaime Isaza Cadavid (figura 8). Se valoran las fuentes en función de costo,



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accesibilidad, cobertura geográfica y actualización, entre otros. Se recomienda igualmente considerar las fuentes informales dentro del sistema de vigilancia.

Fig. 8. Etapa F de "Censo de las Fuentes" en el AGTA.

Con respecto a las fuentes y obtención de la información, se establece la trazabilidad y se debe medir las posibilidades de anticipación, para lo cual, se determinan las variables, tales como: tipo de información, retraso sobre la acción, posibilidad de adelantar, importancia, posibilidad de ampliar, entre otros. En esta etapa, se deben considerar las herramientas y formas de almacenamiento de la información extraída de las fuentes. Es importante la atención especial a este aspecto, porque la fase de recopilación de datos del proceso de vigilancia es la más propensa a errores. Los datos obtenidos deben procesarse, analizarse, así como extraer la información pertinente y ofrecer resultados inteligentes. Al respecto, es importante automatizar el proceso en la medida de lo posible. En esta fase, se deben utilizar software de análisis y herramientas estadísticas.



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Para emprender esta etapa debemos hacernos los siguientes planteamientos: ¿Qué información realmente necesitamos? ¿Dónde podemos encontrarla; qué fuentes de información existen? ¿Qué nos ofrecen? ¿Cómo funcionan? ¿En qué se diferencian; para qué sirve exactamente cada una? Igualmente para la clasificación y selección de fuentes de información nos preguntamos: ¿Según qué criterios podemos diferenciar las distintas fuentes posibles (Fiabilidad de la información, Accesibilidad, Calidad de la información, Actualización y Amplitud)? ¿Cuáles elegimos? ¿Cuántas elegimos? G. Evaluación de las diferencias En esta etapa, se realiza una comparación entre la situación actual del AGTA y la situación ideal. Se evalúa en Consejo Directivo los problemas existentes y se exploran las soluciones que ofrecería el Sistema de Vigilancia Tecnológica (figura 9).

Fig. 9. Etapa G de "Evaluación de las Diferencias" en el AGTA



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De esa forma se contribuye a una mejor interpretación de los problemas y comprensión de las opiniones, valoraciones y criterios. Igualmente, se analizan posibles problemas que surjan durante la aplicación del proyecto y se establecen los límites. En esta fase, se recomienda hacer una prueba de validación para algunas de las problemáticas concretas, con el fin de verificar su desarrollo en el tiempo. H. Recomendaciones En la etapa H, el Área de Gestión Tecnológica y Académica - AGTA como suministrador del servicio, realiza las recomendaciones pertinentes, a partir de los tres temas sugeridos de la etapa H en el diagrama general, las cuales son:

1. Categorías de Información 2. Jerarquía de las Fuentes 3. Propuesta de Herramienta

En esta fase, se realizan recomendaciones sobre las fuentes de información, su adquisición y prioridades, así como sobre las herramientas de análisis, las cuales provienen de la etapa de censo de las fuentes (figura 10). Es posible que algunas recomendaciones se realicen sugiriendo cambios en el organigrama y funciones de algunas dependencias.

Fig .10. Etapa H de "Recomendaciones" en el AGTA



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Para el análisis y selección de la información con su respectiva validación o valorización de la misma, cabe hacernos los siguientes cuestionamientos; ¿En qué consisten las distintas técnicas de análisis? ¿En qué se diferencian (ventajas / desventajas)? ¿Qué implicaciones tienen para nosotros como el Politécnico? ¿De qué herramientas disponemos? ¿Cómo funcionan? ¿Para qué sirve cada una de ellas? ¿Cómo las utilizamos para seleccionar / descartar información? Para la búsqueda de fuentes calificadas de carácter científico, es conveniente tener en cuenta los Sistemas Gestión de Citaciones, tales como Science Citation Index (WoS), Scopus, CiteSeer y Google Scholar (GS). En esta etapa, se debe identificar claramente el portafolio con los posibles productos y servicios o salidas del sistema. Debe plantearse una política de protección de los datos, al igual que establecer una política de archivo y normas de confidencialidad. I. Establecimiento del sistema Para la implementación del sistema, el Área de Gestión Tecnológica y Académica -AGTA debe elaborar un plan que se ajuste de manera armónica al Sistema de Planeación del Politécnico Jaime Isaza Cadavid, con un enfoque sistémico holístico e integral, que contemple todas las esferas de la institución en el contexto del cumplimiento de su misión, y debe incluir mecanismos para la retroalimentación y perfeccionamiento del sistema (figura 11, 12).

Fig. 11. Etapa I de "Establecimiento del sistema" en el AGTA.

Se define la participación de las diferentes dependencias del Politécnico JIC, durante la conformación del equipo de colaboradores, y se asignan funciones específicas a cada uno de ellos.



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El Consejo Directivo debe seleccionar al responsable del Sistema de Vigilancia Tecnológica, que tenga como características principales: Que sea un buen comunicador, poseer habilidades en el manejo de las TIC y de la documentación, que tenga poder de convocatoria interna, debe tener iniciativa, mostrar liderazgo y ser reconocido como líder entre sus compañeros). Es necesario fijar los tiempos para alcanzar los objetivos con un cronograma con responsables y recursos para las distintas actividades. El tiempo transcurrido debe ser entre 3 y 6 meses. Es fundamental crear un manual de vigilancia y poner en marcha el Sistema de Vigilancia Tecnológica.

Fig. 12. Etapa I de "Implantación del sistema" en el AGTA.

La última etapa, correspondiente al Acompañamiento (Etapa J), puede ser parte de los procesos de seguimiento y evaluación de la institución. Para el desarrollo del Sistema de Vigilancia Tecnológica en el Área de Gestión Tecnológica y Académica del Politécnico Jaime Isaza Cadavid, debe contar con un equipo humano capacitado en el uso de las herramientas de análisis y en el trabajo con diferentes fuentes de información. Es de recordar que el Sistema de Vigilancia Tecnológica es una "estructura viva" que depende del seguimiento y la retroalimentación.

El análisis de la información debe realizarse con un alto nivel de automatización, que posibilite acortar el tiempo de respuesta, reducir los errores y difundir información en forma adecuada, teniendo en cuenta además que el factor humano es fundamental para el desempeño del sistema.



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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Diseño metodológico de un proceso de Vigilancia Tecnológica

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