4

ELABORACIÓN DE UNA BASE DE DATOS PARA LA EMPRESA DE LENCERÍA

“DECORA TU HOGAR”

JEIMY PAOLA ROJAS GALLO

JORGE ANDRES SANDOVAL MARTINEZ

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON

PROYECTO

DUITAMA

2014

5

ELABORACIÓN DE UNA BASE DE DATOS PARA LA EMPRESA DE LENCERÍA

“DECORA TU HOGAR”

JEIMY PAOLA ROJAS GALLO

JORGE ANDRES SANDOVAL MARTINEZ

JULIANA LOZANO

Ing. Sistemas

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON

PROYECTO

DUITAMA

2014

6

Tabla de contenido Pág.

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 8

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................................... 9

1.1.1 Empresa actual: ............................................................................................................. 9

1.1.2 Necesidad sentida:......................................................................................................... 9

1.1.3 Aspectos que se desean adquirir:.................................................................................... 9

1.2 RESPECTO A LA BASE DE DATOS: .................................................................................. 9

2. OBJETIVOS ........................................................................................................................... 10

2.1 OBJETIVO GENERAL: ....................................................................................................... 10

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................. 10

3. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................. 11

4. MARCO TEÓRICO .............................................................................................................. 13

4.1 DEFINICIÓN .................................................................................................................... 13

4.2 PASOS PARA LA REALIZACION DE UNA BASE DE DATOS..................................................... 13

4.3 OBJETIVO QUE TIENE UNA BASE DE DATOS ...................................................................... 14

5. ACCESS Y SUS COMPONENTES ........................................................................................... 15

5.1 TABLAS: ......................................................................................................................... 15

5.2 FORMULARIOS: .............................................................................................................. 16

5.3 INFORMES:..................................................................................................................... 16

5.4 CONSULTAS:................................................................................................................... 17

5.5 MACROS: ....................................................................................................................... 17

5.6 MÓDULOS: ..................................................................................................................... 17

5.7 CONTROLES: ............................................................................................................. 17

6. QUÉ SON LAS RELACIONES DE TABLA ................................................................................. 18

6.1 TIPOS DE RELACIONES DE TABLA: .................................................................................... 18

6.1.1 RELACIONES DE UNO A VARIOS: ................................................................................... 19

6.1.2 RELACIONES DE VARIOS A VARIOS: ............................................................................... 19

6.1.3 RELACIONES DE UNO A UNO: ....................................................................................... 19

6.2 CÓMO DEFINIR RELACIONES ENTRE TABLAS ..................................................................... 20

7

6.3 CÓMO DEFINIR UNA RELACIÓN DE UNO A VARIOS O DE UNO A UNO: ............................... 20

6.4 CÓMO DEFINIR UNA RELACIÓN DE VARIOS A VARIOS: ...................................................... 21

INTEGRIDAD REFERENCIAL: ...................................................................................................... 22

LIMITACIONES DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS ................................................................... 23

7 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS .......................................... 24

7.1 Ventajas: ........................................................................................................................ 24

7.2 Desventajas:................................................................................................................... 24

CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 25

BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................................... 26

8

INTRODUCCIÓN

La revolución informática que se ha vivido en las últimas décadas, ha puesto en

disposición un enorme volumen de información tanto en calidad como en cantidad,

su llegada genero profundos cambios en la industria, entre los que se destacan

nueva manera de llevar a cabo la gestión y el surgimiento de nuevas filosofía en la

administración de empresas, la disponibilidad y facilidad de acceso a la

información facilito la toma de decisiones y modifico las estructuras organizativas

de las empresas.

Vivimos en un mundo globalizado, donde cada día se logra nuevos avances que

facilitan muchos aspectos hablando en el ámbito comercial, ya que si observamos

pertenecemos a una sociedad consumista que se rige por nuevas tendencias.

Este proyecto tiene como objetivo crear una base de datos para la empresa de

lencería “DECORA TU HOGAR”, con lo cual se pretende adquirir una excelente

organización empresarial y a la vez mantener una buena imagen corporativa.

La realización de este trabajo se aplica a la empresa “DECORA TU HOGAR” con

el fin de dar a conocer los artículos decorativos para el hogar diseñados de

manera artesanal dando la oportunidad de que la empresa logre un valor de

reconocimiento más avanzado de acuerdo a los productos y calidad que manejan.

También se quiere obtener una previa organización de la empresa, por medio de

una base de datos que permita llevar una control interno de está, por ejemplo

poder registrar, consultar o adquirir información de los clientes, proveedores,

costos de materiales y productos, materiales disponibles, cantidad de productos,

etc; generando una especie de inventario que facilite una buena administración.

Estos programas son importantes en la parte comercial ya que, se logra obtener

una comunicación más cercana con el cliente y las empresas pueden proyectarse

fácil y ampliamente en el mercado, puesto que actualmente vivimos en una

sociedad consumista que se rige por las nuevas tendencia.

Para llevar a cabo éste proyecto se requiere hacer un análisis previo y concreto

de la empresa para identificar sus objetivos y necesidades como tal; lo que se

quiere plasmar y se necesita determinar los objetivos específicos para designar

las tareas que se quiere que la base de datos realice.

9

1. ELABORACIÓN DE UNA BASE DE DATOS PARA LA EMPRESA DE

LENCERÍA “DECORA TU HOGAR”

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1.1 Empresa actual:

DECORA RU HOGAR se dedicada a la elaboración de productos de lencería para

el hogar, es una empresa emprendedora que genera a sus clientes calidad y

confianza, lleva laborando en el mercado aproximadamente dos años.

1.1.2 Necesidad sentida:

Se siente la necesidad de implementar nuevos métodos que sean más factibles y

favorezcan el crecimiento de la empresa ya que, se identifica que

aproximadamente un 50% de la población desconoce este tipo de lencería para el

hogar, no se conocen sitios específicos que sean de gran interés. Por otra parte se

observa que la empresa no maneja un control previo respecto a la parte

organizacional de esta.

1.1.3 Aspectos que se desean adquirir:

La empresa DECORA TU HOGAR es reciente, su trayectoria es corta en la parte

comercial, lo que quiere decir que no es muy reconocida. Se desea implementar

varios aspectos que generen una serie de beneficios tanto para el cliente como

para la empresa:

1.2 RESPECTO A LA BASE DE DATOS:

Tener un control previo de la empresa donde todo se haga sistematizadamente

sin necesidad de llevar cantidad de archivos en papel.

Optar por una mejor organización empresarial donde se pueda llevar una serie

de registros que generen más control, como por ejemplo información útil de los

clientes y proveedores y conocer la cantidad de productos y materiales con los

que la empresa cuenta, en fin se desea un inventario en general.

Lograr que la información sea actualizada y manejada de una manera más

fácil, eficaz y rápida.

10

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL:

Elaborar una base de datos para la empresa de lencería “DECORA TU HOGAR”,

con el fin de adquirir reconocimiento, imponiendo la marca, abriendo las puertas

en el mercado mejorando la parte organizacional de la empresa.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Recolectar la información útil y necesaria para la elaboración de dichos

programas.

Identificar la necesidad de la empresa para la elaboración de la base de datos,

con el fin de obtener un control previo que permita mejorar la parte

organizacional de esta.

Diseñar los respectivos manuales de usuario para hacer más factible el uso de

la base de datos.

11

3. JUSTIFICACIÓN

Esta propuesta empresarial pretende, que a través de la página web se muestre

los diferentes modelos de utensilios para la decoración del hogar, permitiendo que

los clientes deleiten la variedad de productos que la empresa DECORA TU

HOGAR diseña.

También se tiene en cuenta que la mayoría de población les gusta adicionar

toques novedosos a lo concerniente al hogar por lo cual se pretende crear

diseños únicos y exclusivos que se puedan plasmar en el sitio web, ya que la falta

de información acerca de la lencería para el hogar es muy mínima, no se conocen

sitios específicos que proporcionen buena información de productos de gran

interés, esto permitiría abrir las puertas al mercado por medio de internet

adquiriendo clientes potenciales.

Esta estrategia logra generar un interés más profundo sobre este tema los cuales

son creados especialmente para amas de casa, hoteles, empresas etc. Ya que los

artículos necesarios para la decoración.

La época actual se caracteriza por el desarrollo del comercio que cada día es más

avanzado, especialmente en la elaboración de nuevos productos que son

deseados por personas de otros países ya que son artículos novedosos y

artesanales que atraen mucho el interés de las personas por el estilo, color y

diseño por este motivo salió la idea de crear un sitio web generando una buena

imagen con excelente calidad.

Al crear un sitio web se destaca información más concisa acerca de artículos para

el hogar ya que de este tema no se encuentran páginas llamativas que muestren a

la gente la variedad de artículos que se encuentran para la decoración de un

hogar, como por ejemplo en la cocina encontramos cantidad de productos que

favorecen 100% la protección de los electrodomésticos como delantales, coge

ollas, guantes, limpiones, forros de licuadora, lavadora, microondas, sandwichera,

arrocera. También todo lo relacionado con bordados como manteles, individuales,

carpetas decorativas en todos los tamaños; y por ultimo destacamos toda clase

de cortinas ya sea para alcobas, cocinas, salas, oficinas etc. Todos estos

artículos permiten darle al hogar un toque especial de elegancia y a la vez

proporcionar protección.

La empresa DECORA TU HOGAR cuenta con variedad de materiales de

excelente calidad lo cual permite que el cliente escoja a su gusto el diseño, el

12

color, la calidad de los materiales para la creación de los diferentes modelos de

productos que se elaboran. También cuentan con maquinaría y personal de alta

calidad para brindar a los clientes un mejor servicio.

La base de datos que se crea para la empresa de lencería tiene como objetivo

proporcionar a esta el mejoramiento laboral y una organización más avanzada

donde se deje a un lado los archivos en papel y se pase hacer todo

computarizado.

Esta idea logra que la empresa haga más tareas en un tiempo mínimo puesto que

este medio permite ser más factible, rápido y brinda una mejor imagen. Lo que se

desea hacer con ella es llevar un orden de registros que sean más fáciles de

manejar como por ejemplo registrar los datos de los clientes (nombre, cedula,

teléfono) ya que es información útil de la cual beneficia la empresa, registrar los

proveedores de dicha empresa con el fin de tener los contactos fijos También se

desea crear un inventario y una factura de manera computarizada

13

4. MARCO TEÓRICO

4.1 DEFINICIÓN

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o

propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el

mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está

almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que

deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden

a coordinar y organizar la base de datos.

También decimos que es una colección de archivos de datos organizados en

forma sistemática para un propósito particular. Cuando se habla de gestionar o

administrar una base de datos se hace referencia a la posibilidad de manipular

datos, al manipularlos se podrá ingresar nuevos datos, eliminar datos existentes,

realizar cálculos a partir de los datos almacenados y todas las operaciones

necesarias para convertir los datos en información útil.

Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están

almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los

números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos

en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si

cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la

información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario

modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se

actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se

utilice.

4.2 PASOS PARA LA REALIZACION DE UNA BASE DE DATOS

1. Definir los objetivos por ejemplo para que se va a utilizar la base de datos, con

qué fin se piensa emplear.

2. Definir las tareas principales, en esta fase necesitamos determinar cuáles son

las tareas principales que deberá realizar la aplicación.

3. Definir los datos, en esta etapa definimos los datos que se requieren para cada

tarea.

14

4. Organizar los datos y establecer las relaciones entre ellas, luego de definir las

tareas principales y los datos necesarios para cada tarea, debemos agrupar

estos datos por temas. Los temas conformaran las tablas y los datos de cada

tema conformaran los campos.

5. Crear la estructura funcional, para obtener la estructura funcional de la base

de datos se debe analizar las tareas principales que se definieron en la

segunda etapa del diseño; así se puede determinar cómo debe ser la interfaz

de la aplicación.

4.3 OBJETIVO QUE TIENE UNA BASE DE DATOS

El objetivo de las bases de datos es el de unificar los datos que se manejan y los

programas o aplicaciones que los manejan. Anteriormente los programas se

codificaban junto con los datos, es decir, se diseñaban para la aplicación concreta

que los iba a manejar, lo que desembocaba en una dependencia de los programas

respecto a los datos, ya que la estructura de los ficheros va incluida dentro del

programa, y cualquier cambio en la estructura del fichero provocaba modificar y

recompilar programas. Además, cada aplicación utiliza ficheros que pueden ser

comunes a otras de la misma organización, por lo que se produce una

REDUNDANCIA de la información, que provoca mayor ocupación de memoria,

laboriosos programas de actualización (unificar datos recogidos por las

aplicaciones de los diferentes departamentos), e inconsistencia de datos (no son

correctos) si los datos no fueron bien actualizados en todos los programas. Con

las bases de datos, se busca independizar los datos y las aplicaciones, es decir,

mantenerlos en espacios diferentes. Los datos residen en memoria y los

programas mediante un sistema gestor de bases de datos, manipulan la

información. El sistema gestor de bases de datos recibe la petición por parte del

programa para manipular los datos y es el encargado de recuperar la información

de la base de datos y devolvérsela al programa que la solicitó. Cada programa

requerirá de una cierta información de la base de datos, y podrá haber otros que

utilicen los mismos datos, pero realmente residirán en el mismo espacio de

almacenamiento y los programas no duplicarán esos datos, si no que trabajarán

directamente sobre ellos concurrentemente. Aunque la estructura de la base de

datos cambiara, si los datos modificados no afectan a un programa específico,

éste no tendrá por qué ser alterado.

15

5. ACCESS Y SUS COMPONENTES

Access no es una base de datos es un sistema gestor de bases de datos que se

apoya sobre motor de Bases de Datos MOTORJET que es el encargado de

interactuar con la base de datos (entiende cómo 3acceder a la información y

manipularla), sirviendo a Access la información que necesite para que éste último

interactúe con el usuario.

Las bases de datos que utiliza Access tienen la extensión MDB (por ejemplo,

registro.mdb, fabrica.mdb, etc.)

Como ya dijimos antes la base de datos no sólo contendrá las tablas sino que

también contendrá los diferentes objetos necesarios para manipular información.

Estrictamente hablando, una base de datos es una colección de información

relacionada con un asunto, tema o actividad específicos. Por ejemplo, la guía de

teléfonos es una base de datos, así como su agenda o el catálogo de tarjetas de

una biblioteca. En Microsoft Access, es posible almacenar información, pero se

pueden hacer muchas más cosas. Por ejemplo, si mantiene una lista con todo el

personal de la una empresa se puede:

• Imprimir una lista de todos aquellos empleados que cumplan una determinada

condición.

• Ordenar los empleados por el centro o departamento al que pertenecen.

• Crear un sencillo formulario de introducción de registros para que, cualquiera

pueda utilizarlo sin ningún tipo de problema.

Access es un potente sistema de administración de bases de datos relacionales.

Las bases de datos de Access son documentos combinados donde se divide la

información por parcelas de objetos especializados. Lo primero que hay que hacer

es crear un archivo para la base de datos. Dicho archivo contiene todo lo que se

cree para la base de datos, no sólo los datos sino también los formularios

personalizados y los índices.

5.1 TABLAS:

El núcleo de cualquier base de datos son sus tablas. Todos los datos que

vayamos introduciendo en la base de datos se irán almacenando en la tabla o

tablas correspondientes. Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos

16

de los que se compone la base de datos, así por ejemplo tendríamos tablas para

personal, centros, registros, en la que nos interesa tener almacenada información

diversa relacionada con estos conceptos como puede ser nombre, extensión

telefónica, años de antigüedad, email para personal; dirección postal, nombre del

director, teléfono para centro; fecha de entrada/salida, cargo para los registros;

etc.

La apariencia física de una tabla en Access es cómo una hoja de cálculo, donde la

información podemos verla distribuida en filas, columnas y celdas. Las filas o

Registros almacenan toda la información perteneciente a un elemento de la tabla

(por ejemplo, un centro). Las columnas o Campos contienen la información relativa

a un determinado tipo de información dentro de la tabla, por tanto, toda la

información almacenada en un campo va a ser del mismo tipo (por ejemplo un

campo puede ser el precio de un recibo, donde almacenará datos de tipo

monetario). En la intersección de los campos y las filas se encuentran las celdas.

Los archivos de bases de datos pueden tener muchas tablas y aunque se crean

como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas

para recuperar datos de ellas mediante una consulta, formulario o informe.

5.2 FORMULARIOS:

Para facilitar su almacenamiento, todos los datos que se introducen en una base

de datos acaban estando en una tabla. Es posible introducir información

directamente en una tabla, aunque ello resulte un poco incómodo. Lo normal es

crear un formulario especial en pantalla mediante el que se introducen los datos

de una manera sencilla y cómoda. La apariencia física de un formulario es

parecido a una hoja en la que se rellenan a mano los espacios en blanco, como

por ejemplo una solicitud de empleo. Access vincula los formularios a las tablas y

almacena en estas últimas la información que introduzca en los primeros.

5.3 INFORMES:

Mientras que los formularios están pensados para su utilización en pantalla, los

informes se han diseñado para imprimirse. Son colecciones de datos con un

formato específico organizadas siguiendo sus especificaciones. Los informes se

utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma

que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que

incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados

17

totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y

direcciones o etiquetas postales.

Los informes pueden crearse en cualquier momento, no es necesario planificarlos

antes de crear la base de datos.

5.4 CONSULTAS:

Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que

cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las

consultas permiten, además actualizar varios registros al mismo tiempo, así como

realizar operaciones de muy diversa índole con los datos almacenados en las

tablas.

5.5 MACROS:

Son la forma que brinda Access para la automatización de la programación, Con

ella el usuario puede utilizar funciones predefinidas sin tener que hacerlas él

mismo. Existe una gran variedad de estas funciones y la combinación de las

mismas aumenta el poder de las macros. Las macros y módulos se utilizan para la

creación de funciones específicas y la personalización de un sistema.

5.6 MÓDULOS:

Cuando un usuario ha alcanzado cierto dominio sobre el manejo de una base de

datos, probablemente desea crear funciones de mayor complejidad. Para ello

Access proporciona opciones de Programación, los módulos, que son rutinas de

programación creadas por el usuario y que pueden ser llamados para efectuar una

acción específica.

5.7 CONTROLES:

Los elementos en un formulario o informe que presentan e imprimen los datos se

llaman controles. Con un control se pueden presentar datos en un campo,

resultados de un cálculo, palabras para el título, o bien, gráficas, dibujos u otros

objetos, e incluso otro formulario e informe. Un control se puede colocar dentro de

un formulario o informe. Como resumen podemos decir que la parte principal son

las tablas que contienen los datos; de éstas se obtienen las consultas. De las

consultas y/o tablas se crean los formularios y los informes. En cuanto a las

macros y módulos, sirven de apoyo para realizar funciones más especializadas.

18

6. QUÉ SON LAS RELACIONES DE TABLA

En una base de datos relacional, las relaciones permiten evitar los datos

redundantes. Por ejemplo, si está diseñando una base de datos que realizará el

seguimiento de información sobre libros, podría tener una tabla denominada

"Títulos" que almacene los datos de cada libro, por ejemplo el título, la fecha de

publicación y el editor. También hay información que podría desear almacenar

sobre el editor, como su número de teléfono, dirección y código postal. Si fuera a

almacenar toda esta información en la tabla "Títulos", el número de teléfono del

editor se duplicaría para cada título que el editor imprimiera.

Una solución más conveniente es almacenar solo una vez la información del editor

en una tabla independiente que se llamara "Editores". Colocaría entonces un

puntero en la tabla "Títulos" que hiciera referencia a una entrada de la tabla

"Editores".

Para asegurarse de que los datos se mantienen sincronizados, puede forzar la

aplicación de integridad referencial entre tablas. Las relaciones de integridad

referencial ayudan a garantizar que la información de una tabla coincida con la de

otra. Por ejemplo, cada título de la tabla "Títulos" debe estar asociado a un editor

concreto de la tabla "Editores". No se puede agregar un título a la base de datos

para un editor que no exista en ella. Las relaciones lógicas de una base de datos

le permiten consultar datos y crear informes de manera eficiente.

6.1 TIPOS DE RELACIONES DE TABLA:

Una relación se establece haciendo coincidir los datos de las columnas de clave,

normalmente las columnas (o campos) con el mismo nombre en ambas tablas. En

la mayor parte de los casos, la relación conecta la clave principal (o la columna del

identificador único de cada fila) desde una tabla a un campo de otra tabla. La

columna de la otra tabla se conoce como "clave externa". Por ejemplo, si desea

realizar el seguimiento de las ventas de los diferentes títulos, puede crear una

relación entre la columna de la clave principal de la tabla "Títulos" y una columna

en la tabla "Ventas". La columna de la tabla "Ventas" es la clave externa.

Existen tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relación que se crea

depende de cómo se definan las columnas relacionadas.

19

6.1.1 RELACIONES DE UNO A VARIOS:

La relación de uno a varios es el tipo más común. En este tipo de relación, una fila

de la tabla A puede tener muchas filas coincidentes en la tabla B, pero una fila de

la tabla B solo puede tener una fila coincidente en la tabla A. Por ejemplo, las

tablas "Editores" y "Títulos" tienen una relación de uno a varios. Es decir, cada

editor produce muchos títulos. Pero a cada título le corresponde solo un editor.

Una relación uno a varios se crea si sólo una de las columnas relacionadas es una

clave principal o tiene una restricción UNIQUE. En la ventana de relaciones de

Access, el lado de la clave principal de una relación de uno a varios se denota

mediante un número 1. El lado de la clave externa de una relación se denota con

un símbolo de infinito.

6.1.2 RELACIONES DE VARIOS A VARIOS:

En una relación de varios a varios, una fila de la tabla A puede tener muchas filas

coincidentes en la tabla B y viceversa. Este tipo de relación se crea definiendo una

tercera tabla, denominada de unión. La clave principal de dicha tabla de unión está

compuesta de las claves externas de ambas tablas A y B. Por ejemplo, la tabla

"Autores" y la tabla "Títulos" tienen una relación de varios a varios que se define

mediante una relación de uno a varios de cada una de estas tablas a la tabla

"Título Autores". La clave principal de la tabla "Título Autores" es la combinación

de la columna Id_au (la clave principal de la tabla "Autores") y de la

columna Id_título (la clave principal de la tabla "Títulos").

6.1.3 RELACIONES DE UNO A UNO:

En una relación uno a uno, una fila de la tabla A no puede tener más de una fila

coincidente en la tabla B y viceversa. Una relación uno a uno se crea si las dos

columnas relacionadas son las claves principales o tiene restricciones UNIQUE.

Este tipo de relación no es común porque la mayor parte de la información

relacionada de esta manera estaría toda en una tabla. Podría utilizar una relación

de uno a uno para realizar las siguientes acciones:

Dividir una tabla con muchas columnas. Aislar parte de una tabla por razones de seguridad. Almacenar los datos efímeros y que podrían eliminarse con facilidad

eliminando la tabla.

20

Almacenar la información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla

principal.

En Access, el lado de la clave principal de una relación uno a varios se denota

mediante un símbolo de clave. Un símbolo de clave denota también el lado de la

clave externa

6.2 CÓMO DEFINIR RELACIONES ENTRE TABLAS

Al crear una relación entre tablas, no es necesario que los campos relacionados

tengan los mismos nombres. Sin embargo, deben tener el mismo tipo de datos a

menos que el campo de clave principal sea un campo Auto numérico. Sólo puede

hacer coincidir un campo Auto numérico con un campo Número si la

propiedad Tamaño Del Campo de ambos de los campos correspondientes es la

misma. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Auto numeración y un

campo Número si la propiedad Tamaño Del Campo de ambos campos es Entero

largo. Incluso aunque ambos campos coincidentes sean campos Número, deben

tener el mismo valor para la propiedad Tamaño Del Campo.

6.3 CÓMO DEFINIR UNA RELACIÓN DE UNO A VARIOS O DE UNO A UNO:

Para crear una relación de uno a varios o de uno a uno, siga estos pasos:

1. Cierre todas las tablas. No puede crear ni modificar las relaciones entre las tablas abiertas.

2. En Access 2002 o Access 2003, siga estos pasos:

a. Presione F11 para pasar a la ventana Base de datos. b. En el menú Herramientas, haga clic en Relaciones.

En Access 2007, Access 2010 o Access 2013, haga clic en Relaciones en el

grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos.

3. Si no ha definido todavía ninguna relación en la base de datos, el cuadro de

diálogo Mostrar tabla aparece automáticamente. Si desea agregar las tablas que desea relacionar, pero no se muestra el cuadro de diálogo mostrar tabla, haga clic en Mostrar tabla en el menú Relaciones.

4. Haga doble clic en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Para crear una

relación entre una tabla y ella misma, agregue dos veces esa tabla. 5. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla con el campo

relacionado de la otra. Para arrastrar varios campos, presione Ctrl, haga clic en cada campo y, a continuación, arrástrelos. En la mayoría de los casos,

21

arrastra el campo de clave principal (que se muestra en texto en negrita) de

una tabla hacia un campo similar (a menudo con el mismo nombre) denominado la clave externa de la otra tabla.

6. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Asegúrese de que los nombres de campo que se muestran en las dos columnas son correctos. Puede cambiar los nombres si fuera necesario. Establezca las opciones de

la relación si fuera necesario. Si necesita información acerca de un elemento específico del cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en el botón

de signo de interrogación y, a continuación, haga clic en el elemento. Estas opciones se explicarán en detalle posteriormente en este artículo.

7. Haga clic en Crear para crear la relación.

8. Repita los pasos de 4 a 7 para cada par de tablas que desee relacionar.

Al cerrar el cuadro de diálogo Modificar relaciones, Access pregunta si desea guardar el diseño. Tanto si guarda el diseño como si no, las relaciones que cree se guardan en la base de datos. Se puede crear relaciones no solo en tablas, sino

también en consultas. Sin embargo, la integridad referencial no se exige con las consultas

6.4 CÓMO DEFINIR UNA RELACIÓN DE VARIOS A VARIOS:

Para crear una relación de varios a varios, siga estos pasos:

1. Cree las dos tablas que tendrán la relación varios a varios.

2. Cree una tercera tabla. Se trata de la tabla de unión. En la tabla de unión, agregue nuevos campos que tengan las mismas definiciones que los campos de la clave principal de cada tabla que haya creado en el paso 1. En

la tabla de unión, los campos de clave principal funcionan como claves externas. Puede agregar otros campos a la tabla de unión, así como a

cualquier otra tabla. 3. En la tabla de unión, establezca la clave principal para incluir los campos de

clave principal de las otras dos tablas. Por ejemplo, en una tabla de unión

"Título Autores", la clave principal se compondría de los campos Id Pedido e IdProducto.

22

INTEGRIDAD REFERENCIAL:

La integridad referencial es un sistema de reglas que Access utiliza para

garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas

y que no elimina o cambia accidentalmente los datos relacionados. Puede

establecer la integridad referencial cuando se cumplan todas las condiciones

siguientes:

El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único.

Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Hay dos

excepciones. Un campo Auto numeración se puede relacionar con un campo Número mediante un valor Entero largo en la propiedad Tamaño Del Campo,

y un campo Auto numeración con un Id. de replicación como valor de la propiedad Tamaño Del Campo puede relacionarse con un campo Número con un Id. de replicación como valor de la propiedad Tamaño Del Campo.

Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access. Si las tablas son tablas vinculadas, deben estar en formato de Access, y debe abrir la

base de datos en la que están almacenadas para establecer la integridad referencial. La integridad referencial no se puede exigir para tablas vinculadas de bases de datos de otros formatos.

Las reglas siguientes se aplican al utilizar la integridad referencial:

No puede especificar un valor en el campo de clave externa de la tabla

relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. Sin embargo, puede introducir un valor nulo en la clave externa. Esto especifica que los registros no están relacionados. Por ejemplo, no puede tener un

pedido asignado a un cliente que no existe. Sin embargo, puede tener un pedido que no esté asignado a nadie; para ello, escriba un valor nulo en el

campo Id Cliente. No puede eliminar un registro de una tabla principal si hay registros

coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un

registro de empleado de la tabla "Empleados" si hay pedidos asignados al empleado en la tabla "Pedidos".

No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el identificador de un empleado de la tabla "Empleados" si hay pedidos

asignados a ese empleado en la tabla "Pedidos".

23

LIMITACIONES DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

Cuando se diseña una base de datos en Access se deberán tener en cuenta las

siguientes limitaciones:

• Una tabla podrá contener un máximo de 255 campos.

• Una tabla podrá contener un máximo de 32 índices.

• Un índice de campo múltiple puede tener hasta 10 columnas. La suma de las

longitudes de las columnas no puede exceder de 255 bytes.

• Un registro de una tabla, excluyendo campos memos y objetos OLE, no puede

exceder de 2 Kbyte aproximadamente.

• Un campo Memo puede almacenar hasta 1 Gbyte de información, pero sólo

serán visualizarles desde formulario u hoja de datos un campo memo con longitud

superior a 32 Kbyte.

• Un objeto OLE puede ser de hasta 1 Gbyte de tamaño.

• No existe un límite sobre el número de registros de una tabla, pero una base de

Datos en

Access no puede ocupar más de 1Gbyte, por lo que para bases de datos más

extensas habrá que crear varias y efectuar vinculación entre ellas.

24

7 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

7.1 Ventajas:

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un

único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos.

Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la

Base de datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Además puede hacer bases de datos con las que puedes resolver más tu vida ya que Excel no puede.

7.2 Desventajas:

Tiene limitaciones en el procesamiento de las búsquedas, además que si la quieres usar para ambientes corporativo no te va a servir por su poca

estabilidad, si quieres usarla para proyectos de la escuela o bases de pequeños negocios que no requieren alta disponibilidad, la puedes utilizar.

Si quiere una base de datos más robusta, para ambientes más grandes, aunque un poco más complicada puede usar MYSQL es gratuita si es para

sistemas internos o personales y con un pequeño pago para que puedas distribuirla.

SQL express de Microsoft también es gratuita y funciona bien para integrar sistemas .NET y también puedes pedir una licencia para usarla en sistemas

que quieras comercializar, aunque no sé si tiene un costo por esto.

SQL server es mucho más completa y puede soportar bases de datos

empresariales con alta cantidad de peticiones, pero esta es algo costoso.

Oracle, es una de las opciones más completas para grandes ambientes

transaccionales de alta disponibilidad, es muy completa pero el costo de las licencias es extremadamente alto.

25

CONCLUSIONES

Lo más importante de este trabajo es saber qué cantidad, precios, color,

material va a mostrar a través de unas bases de datos que se almacenarán en

dichos datos.

El objetivo de las bases de datos es el de unificar los datos que se manejan y

los programas o aplicaciones que los manejan. Anteriormente los programas

se codificaban junto con los datos

Lo que este programa me va a enseñar es a tener un mejor control sobre la

parte administrativa de las empresas, puesto que permite realizar tipos de

inventarios o seguimientos a la inversión que se está haciendo.

En conclusión este programa facilita la parte organizacional de cualquier

empresa además es muy fácil de manejar y entender.

lo recomiendo a las personas que manejan empresas, hoteles, restaurante

etc. referente a la parte comercial que trabajan con grandes cantidades de

productos es utilizar en la parte organizacional las bases de datos ya que son

de gran beneficio.

26

BIBLIOGRAFÍA

http://www.masadelante.com/faqs/base-de-datos

http://exceltotal.com/crear-una-base-de-datos-en-access/

http://www.maestrosdelweb.com/editorial/%C2%BFque-son-las-bases-de-datos/

http://www.monografias.com/trabajos72/base-datos/base-datos.shtml

http://rua.ua.es/dspace/bitstream/10045/12769/8/Tutorial_Base_de_datos.pdf

http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos_relacional