DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO PARA LA FUNDACIÓN …
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DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO PARA LA FUNDACIÓN POR UN PAÍS MEJOR WILBER RUÍZ CAMACHO UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS CALI, COLOMBIA 2012
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DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO
PARA LA FUNDACIÓN POR UN PAÍS MEJOR
WILBER RUÍZ CAMACHO
UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
CALI, COLOMBIA
2012
DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO
PARA LA FUNDACIÓN POR UN PAÍS MEJOR
WILBER RUÍZ CAMACHO
Proyecto de grado para optar el Titulo de Administrador de Negocios
Director
Economista: Luis Eduardo Rojas Álzate
UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
CALI, COLOMBIA
2012
Nota de aceptación:
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Director
________________________________
Jurado
________________________________
Jurado
DEDICADO A:
Quiero dedicar este trabajo de grado a todas las personas que durante este
tiempo me apoyaron de diferentes maneras, en los buenos momentos y en los
difíciles también. Por ello, resalto el apoyo de Dios, porque sin Él nada es
posible; a mi esposa por su paciencia y el apoyo incondicional recibido en todo
momento; a mi familia porque sintieron el vacio de mi ausencia producto de la
dedicación a mi carrera y por supuesto a mis amigos.
También quiero dedicar mi trabajo de grado a los que ya no están presentes de
manera física, pero siguen haciendo parte de mi vida.
AGRADECIMIENTOS
A Dios por darme la fuerza y la voluntad para llevar a cabo este proceso.
A mi esposa Esperanza Sandoval Tolosa por su apoyo y comprensión durante
todo el proceso académico.
A mi familia por su comprensión y apoyo en la realización de este proyecto.
Quiero destacar la colaboración recibida por el personal directivo de la Fundación
por un País Mejor, quienes me suministraron toda la información requerida sin
obstáculos, ni prejuicios. Todas mis preguntas obtuvieron respuesta y mis
inquietudes en la marcha fueron resultas oportunamente
Igualmente mi reconocimiento es para mi profesor guía, Luis Eduardo Rojas por su
oportuna y rápida retroalimentación.
A todos mis profesores por sus enseñanzas y finalmente, a la Universidad San
Buenaventura por abrirme las puertas al mundo profesional.
CONTENIDO
Pág. INTRODUCCIÓN 3
1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 4
1.1. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA 4
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 9
2. JUSTIFICACIÓN 10
3. OBJETIVOS 12
3.1. OBJETIVO GENERAL 12
3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 12
4. MARCO DE REFERENCIA 13
4.1. MARCO TEORICO 13
4.1.1. LA TOMA DE DECISIONES Y LOS MODELOS
ADMINISTRATIVOS 13
4.1.2. LAS FUNDACIONES COMO TIPO DE
ORGANIZACIÓN NO GUBERNAMENTAL 15 4.2. MARCO CONCEPTUAL 16
4.3. MARCO CONTEXTUAL 19
5. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 22
5.1. TIPO DE ESTUDIO 22
5.2. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 22
6. ESTADO ACTUAL DE LA FUNDACIÓN POR UN PAÍS MEJOR 23
7. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN 27
7.1. DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL 27
7.2. EL MODELO ADMINISTRATIVO EMPLEADO
POR LA FUNDACIÓN POR UN PAIS MEJOR ACTUALMENTE 34
7.3. LA NECESIDAD DE UN MODELO ADMINISTRATIVO
PARA LA FUNDACIÓN POR UN PAIS MEJOR 35 7.4. LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA COMO MODELO
QUE MEJOR SE ADAPTA A LAS CARACTERISTICAS
DE LA FUNDACIÓN POR UN PAÍS MEJOR 36
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 41
BIBLIOGRAFIA 43 ANEXOS
LISTA DE TABLAS
Pág. Tabla 1. Modelo sistémico de la Fundación FASE 6 Tabla 2. Estado actual de la Fundación por un País Mejor 23
LISTA DE FIGURAS
Pág. Figura 1. Modelo burocrático de la Fundación FASE 7 Figura 2. Organigrama de la Fundación por un País Mejor 29 Figura 3. Resultados de la encuesta sobe clima laboral 33 Figura 4. Modelo administrativo sugerido para la Fundación 37
LISTA DE ANEXOS
A. Modelo de entrevista a funcionarios de la Fundación por un País Mejor
B. Modelo de encuesta a funcionarios de la Fundación por un País Mejor
C. Acta de constitución de la Fundación por un País Mejor
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INTRODUCCIÓN
Las fundaciones, especialmente las que orientan su atención hacia el desarrollo,
se constituyen en un interlocutor valido y eficaz para enfrentar los nuevos desafíos
sociales. Se debe procurar que las fundaciones presenten una oferta solida,
consistente y eficaz a los distintos grupos sociales (urbanos y rurales) de modelos
integrales de desarrollo alternativo donde se combinen los objetivos y estrategias
de la organización; la participación ciudadana; la eficiencia económica; los
sistemas administrativos y financieros para los sectores populares.
En este orden de ideas, las fundaciones deben reconocerse como organizaciones,
que más allá de su condición de ser sin ánimo de lucro, le generan un importante
aporte al desarrollo social y económico del país. Es así, como las fundaciones no
deben ser ajenas a los nuevos desafíos empresariales, por el contrario, deben
permanecer a la vanguardia de los cambios que ofrece el tiempo moderno, entre
ellos, los modelos administrativos como una estrategia que les permita
administrar su proyecto social.
La presente investigación representa una propuesta de diseño de un modelo
administrativo para la Fundación por un País Mejor, buscando demostrar la
manera en que los modelos administrativos pueden ser adoptados por dichas
organizaciones.
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1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1. Antecedentes del Problema
Los modelos administrativos en las fundaciones
Cuando se piensa en modelos administrativos para las organizaciones, la literatura
ofrece una variada gama de los modelos que emplean las empresas para el logro
de sus objetivos. En este sentido, se puede identificar claramente la manera en
que diversas organizaciones deciden emplear un modelo, o la combinación de
varios, para alcanzar las metas establecidas. Entre los modelos más empleados
por las organizaciones se pueden mencionar el modelo burocrático, de calidad
total y planeación estratégica, entre otros. Sin embargo, cuando se piensa en
modelos administrativos para fundaciones, dicha variedad no suele existir, pues
este tipo de organizaciones suelen desarrollar una serie de actividades sin definir
claramente un modelo administrativo.
Entre las investigaciones sobre los modelos administrativos para las fundaciones
se puede mencionar el trabajo de tesis “Modelo de gestión administrativa para la
Fundación Volar”, en donde la autora concluye entre otras cosas, que la
Fundación debe implementar un modelo de calidad total para el logro de sus
objetivos, pues esta “nueva estructura orgánica, el manual de procesos,
procedimientos y funciones por procesos, y la certificación de normas ISO,
proporcionaran a la Fundación herramientas adecuadas para el desarrollo del
nuevo direccionamientos estratégico…” (Usme, 2007, p.170).
Al respecto, es importante tener en cuenta que la calidad total es un modelo
administrativo que se preocupa en orientar a la empresa a satisfacer mejor a sus
clientes de manera permanente y plena, mejorando continuamente todas las
necesidades y expectativas de la organización con la participación activa de todos
sus integrantes, buscando siempre los beneficios para la empresa y para el
desarrollo humano con impacto en el aumento del nivel de la calidad de vida de la
comunidad
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En forma similar, se puede referenciar el trabajo de grado “Modelo administrativo
para la implementación de un programa de futbol para el aprovechamiento del
tiempo libre en los pre-adolescentes adscritos a la Fundación Total Conection en
el barrio prado veraniego de la localidad de Suba en la ciudad de Bogotá”. Como
conclusión de la investigación, el autor afirma que “la tecnología de gestión mas
recomendable es la Planeación Estratégica, ya que en su procedimiento es el más
adecuado a las necesidades de la Fundación Total Conection”.
La planeación estratégica es el modelo administrativo que le permite a la
organización direccionar la empresa encontrando respuestas en la toma de
decisiones, adicionalmente le permite al gerente obtener, procesar y analizar
información permitente, interna y externa con el fin de evaluar la situación
presente de la empresa y su competitividad, tomando decisiones hoy pensando en
el futuro
En ambos trabajos de grado, los autores coinciden en que es necesario que las
fundaciones implementen un sistema administrativo que le permita tener una
estructura operacional viable acorde a su objeto social, los recursos humanos,
económicos, físicos y técnicos con que ellas cuentan.
Finalmente, se puede mencionar el modelo administrativo de la Fundación para el
Apoyo Social y Empresarial (FASE). Si bien es cierto que dicho modelo no se
encuentra publicado, a partir de las entrevistas realizadas a funcionarios y
directivos de la fundación, se estableció que los modelos administrativos
empleados por la fundación para el logro de sus objetivos son el modelo sistémico
y el modelo burocrático.
El modelo sistémico es aplicado en la ejecución de los procesos y funciona de la
siguiente manera:
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1. La entrada de información. Son listados de personas que se adquieren a
través de trabajo de campo que realizan las personas de mercadeo con
características específicas del nicho de mercado que necesita la fundación
para promover sus servicios
2. Posteriormente, se procesa la información analizándola y evaluando el perfil
de cada usuario para seleccionar a los mas indicados de acuerdo a los
intereses de la fundación
3. La salida de información se establece con la venta del producto consistente
en créditos para negocio a un bajo costo, aunados a capacitaciones y un
seguimiento permanente por expertos en temas de emprendimiento
4. Evaluación del proceso y etapa de mejoramiento.
En forma grafica, la estructura del modelo sistémico empleado por la Fundación
FASE en sus procesos internos es el siguiente:
Tabla 1. Modelo Sistémico de la Fundación FASE
ENTRADAS
PROCESOS
SALIDAS
EVALUACIÓN
Listados de
personas que se
adquieren a través
de trabajo de
campo con
características
específicas del
nicho de mercado
Recepción de
documentos
requeridos de los
preseleccionados
Evaluación de
perfiles de
usuarios
Presentación de
programa
Revisión de
historial crediticio
Análisis del
negocio
Capacitaciones
introductorias
Estudios de
Asignación del
crédito que mejorar
la calidad de vida de
las personas no
sujetas a créditos
en el sistema
financiero
colombiano
Programa de
capacitaciones y
seguimientos
empresariales para
Comportamiento
de pago de
beneficiarios
Receptividad
frente al proceso
de
capacitaciones
Evaluación de
los niveles de
crecimiento o
decrecimiento
del negocio.
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crédito
Aprobación o
rechazo del crédito
beneficiarios
encaminados a
mejorar el negocio.
Impacto social
Se reinicia el
proceso
Por otro lado, el modelo burocrático es empleado para la toma de decisiones
administrativas. La fundación cuenta con cuatro niveles jerárquicos: en su orden,
junta directiva, gerente, coordinadores de capacitación y crédito y asesores. El
primer nivel da la orden y los tres restantes siguen los lineamientos y políticas
ordenadas.1
Figura 1. Modelo Burocrático de la Fundación FASE
1 Información suministrada por Esperanza Sandoval, funcionaria de la Fundación FASE.
JUNTA
DIRECTIVA
GERENTE
GENERAL
CORDINADORES DE
CAPACITACION Y
CREDITO
ASESORES DE AREAS
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En relación a los modelos burocráticos, la regulación de la organización se hace
por medio de un sistema consecutivo de reglas y normas abstractas que señalan
las responsabilidades y deberes de cada actividad individual. En la organización
burocrática la actividad para alcanzar un objetivo se descompone en tareas
parciales, que a su vez implica la asignación de tareas y responsabilidades a cada
una de las personas involucradas; el modelo se asienta en el principio de la
jerarquía que implica que todo funcionario inferior esta sujeto a la supervisión y
control de uno superior; el dirigente debe actuar con un espíritu de indiferencia
formalista, es decir debe ceñirse a lo que los reglamentos digan haciendo a un
lado sus juicios particulares. El empleo en las organizaciones burocráticas se
asienta en la correspondencia entre las exigencias técnicas del cargo y las
capacidades probadas del funcionario.
Los modelos burocráticos están en condiciones de resolver de manea óptima la
eficacia de la organización.
En relación a La Fundación por un País Mejor, esta fue constituida en febrero de
2008 por un equipo interdisciplinario de profesionales, con la misión de promover
el bienestar humano y el fortalecimiento de la cultura a través de programas y
proyectos cuyo diseño y puesta en marcha están orientados al desarrollo social,
cultural, económico y educativo de la comunidad, buscando el mejoramiento de su
calidad de vida.
Sin embargo, desde la fecha de su constitución hasta la actualidad, la fundación
no ha logrado un crecimiento óptimo de acuerdo a la misión planteada, pues
desde la creación de la misma la fundación planteo como meta llegar a 30
municipios del país y hasta la fecha solo ha llegado a cuatro. Si bien es cierto que
en la actualidad se ha logrado cierto nivel de desarrollo y crecimiento, éste ha sido
corto frente a los objetivos de la organización, ya que solo ha crecido el 13.3%
de lo planteado inicialmente.
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Del mismo modo, la fundación muestra una ineficiencia en la planeación de los
proyectos a corto, mediano y largo plazo. Por tanto, se hace necesario plantear
un modelo de trabajo ordenado y técnico que le permita el cumplimiento de sus
objetivos de manera eficiente. De allí la importancia de diseñar un modelo
administrativo y estratégico que tenga en cuenta sus características y que sea
aterrizado a sus necesidades.
1.2. Formulación del Problema
¿Cuál es el modelo administrativo que mejor se adapta a las necesidades de la
Fundación por un País Mejor, que le permita el cumplimiento de sus objetivos a
corto, mediano y largo plazo?
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2. JUSTIFICACION
Para nadie es desconocido que las fundaciones paulatinamente se están
consolidando a nivel mundial, gracias al papel tan importante que desempeñan
para la sociedad desde el punto de vista económico, cultural y social. Colombia
no es ajena a tan importante causa, las fundaciones colombianas no solo son
fuente de generación de empleo, sino también de desarrollo a todo nivel, pues los
procesos de privatización que se adelantaron en el país abrió nuevos espacios
para la acción de las fundaciones, esta coyuntura permitió a estas instituciones un
mayor protagonismo en el desarrollo social y económico en Colombia.
Sin embargo, podemos observar que un alto porcentaje de estas organizaciones
desconocen la existencia de modelos de direccionamiento para el logro de sus
objetivos, ellas se limitan a desarrollar actividades sin ser conscientes de que las
mismas obedecen a modelos de direccionamiento estratégico.
La Fundación por un País Mejor no es ajena a esta problemática, ya que aún
cuando cuenta con un equipo interdisciplinario de profesionales, desde su
creación no ha logrado una orientación eficaz hacia sus propósitos. Dentro de
sus procesos se evidencia la ausencia de gestión administrativa, de programas y
acciones coordinadas que permitan el desarrollo eficaz de sus actividades,
obstaculizando el cumplimiento de metas y objetivos a largo plazo. De allí, la
importancia de diseñar un modelo administrativo enfocado a la fundación para
mejorar el desempeño y la eficiencia de sus procesos para el logro de sus
objetivos estratégicos.
Es en este contexto donde nace la presente investigación como una propuesta
teórica encaminada al diseño de un modelo administrativo para la Fundación por
un País Mejor que tiene como sede principal la ciudad de Cali.
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El diseño de un modelo administrativo para la fundación será de vital importancia
para el mejoramiento de sus procesos administrativos y la toma de decisiones,
pues el mismo permitirá el logro de sus objetivos estratégicos a corto, mediano y
largo plazo. De este modo, la implementación del modelo podría convertirse en
una ventaja competitiva para la Fundación con respecto a su competencia, pues
garantizaría mayor eficiencia y eficacia en todos los procesos y servicios dirigidos
a sus beneficiarios.
Desde lo académico, el desarrollo de la presente investigación permitirá el
afianzamiento de los conocimientos adquiridos durante el proceso académico y
fortalece la preparación en el campo laboral.
Desde lo personal, es interesante explorar las organizaciones sin ánimo de lucro y
aprender de este mercado.
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3. OBJETIVOS
3.1. Objetivo General
Diseñar un modelo administrativo para el direccionamiento de la Fundación por un
País Mejor ubicado en la ciudad de Cali.
3.2. Objetivos Específicos
Realizar un diagnostico organizacional de la Fundación por un País Mejor e
identificar el modelo administrativo que la Fundación viene implementando
para el logro de sus objetivos
Determinar la necesidad de un modelo administrativo para la Fundación
por un País Mejor
Identificar el modelo administrativo que mejor se adapte a las
características de la Fundación
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4. MARCO DE REFERENCIA
4.1. Marco Teórico
4.1.1. La toma de decisiones y los modelos administrativos
El proceso de toma de decisiones en las organizaciones es un aspecto de crucial
importancia para el ejercicio de planeación, dirección y control de las mismas,
pues a partir de las decisiones que se tomen, se pude determinar el crecimiento o
estancamiento de la empresa. Esta actividad es realizada en todo momento, en
los diferentes escenarios de la organización y por todos los miembros de la
misma, desde el ejecutivo de más alto nivel, hasta el colaborador de más bajo
perfil. Al respecto, Zapata, Murillo y Otros plantean que “la toma de decisiones es
quizás el proceso más importante dentro de la organización”, así lo entendió el
nobel de economía (Herbert Simón) quien es considerado el autor mas reconocido
en el área. En las organizaciones se toman decisiones todo el tiempo desde las
más simples hasta las más complejas, de forma individual o en grupo, de forma
objetiva o subjetiva” (Zapata, Murillo y Otros, 2008, p.42). Para los autores, “el
proceso de toma de decisiones ha sido una de las grandes preocupaciones en la
administración de las organizaciones como disciplina, y del administrador de
empresas en su desempeño profesional” ((Zapata, Murillo y Otros, 2008, p.43).
¿Pero qué se debe tener en cuenta en el momento de tomar una decisión?,
¿cómo saber cuál es la decisión correcta frente a varias alternativas? A estos y
otros cuestionamientos se enfrentan diariamente los ejecutivos de las
organizaciones. Es quizá a partir de esta necesidad, que han surgido diferentes
modelos administrativos que permiten minimizar la incertidumbre. En este sentido,
Zapata, Murillo y Otros plantean que “en la administración han surgido diferentes
modelos para la toma de decisiones, algunos descriptivos, otros indican el deber
ser; modelos con énfasis en lo cuantitativo y otros con fundamentos en lo
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cualitativo. Donde la organización se constituye en agentes tomadores de
decisión, esta puede ser de diferentes tipos: decisiones individuales o decisiones
grupales, decisiones siguiendo un método científico para la elección, o decisiones
con un alto componente empírico, en fin, decisiones que al ejecutarlas tienen
niveles de certeza e incertidumbre y riesgo, después de tomada es necesario
analizar el efecto de la misma, las decisiones también son consecutivas y en
algunos caso repetitivas, las pueden tomar los accionistas, los gerentes, los
mandos medios o los miembros de niveles inferiores dentro de la organización, las
mismas pueden tener mayor o menor efecto dentro de la organización o afectar
solo un departamento o un sector de la misma, la industria o la sociedad: puede
afectar recursos económicos o recursos humanos; relaciones entre varias
organizaciones o entre la organización y sus clientes es decir la organización es
un lugar de decisiones permanente” (Zapata, Murillo y Otros, 2008, p.47 ).
Podemos decir entonces que los modelos administrativos actualmente se
constituyen en una herramienta muy importante para las organizaciones, deben
estar presente en todos los momentos y en todas las personas involucradas con la
organización, porque es el modelo administrativo el que le va a permitir a la misma
un direccionamiento, una gestión apropiada, que el administrador no se sienta
solo y cuente con una guía técnica que le permita tomar decisiones con una
menor proporción de riesgo y de una forma mas acertada de acuerdo con las
políticas de la organización.
En este orden de ideas, los modelos administrativos le facilitan al gerente el
direccionamiento estratégico de la organización logrando la optimización de la
estructura física y social de la misma, mientras realiza una mejor planeación de
las actividades desde el punto de vista financiero, de personal, de mercadeo, etc.
De igual forma, facilita la resolución de conflictos al interior de la organización y va
acorde con el estilo de liderazgo implementado por la empresa.
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4.1.2. Las fundaciones como un tipo de Organización No
Gubernamental
Diversos historiadores coinciden en que a nivel mundial las Organización no
Gubernamentales (ONG) surgieron en la segunda mitad del siglo XIX en España,
fundamentalmente alrededor de dos tipos de actividades: de una parte, como
apoyo a la labor misionera de la Iglesia Católica en 1885; y de otra, como
organismo de socorro, cuya función primordial era aliviar los efectos de las
situaciones bélicas (Cruz Roja). El reconocimiento formal de las ONG es a partir
del artículo 71 de la Carta de las Naciones Unidas (1945).
En Colombia, diversas referencias reseñan la aparición de organizaciones de
carácter asistencial a mediados del siglo XIX, cuyos mentores orientaban acciones
hacia grupos sociales específicos o realizaban campañas de educación por medio
de misiones evangelizadoras. En el caso colombiano, las ONG surgen como una
respuesta a las necesidades que el Estado no logra satisfacer, en respuesta, la
sociedad civil organizada busca salidas alternas y complementarias para el
desarrollo pleno de estas carencias. No hay duda de que la función que ejercen
con los diferentes proyectos en beneficio de la comunidad favorece una gestión
orientada al desarrollo.
Es preciso resaltar que las ONG son fundaciones, asociaciones y corporaciones
sin ánimo de lucro cuyo objetivo social sea útil a toda la comunidad. Por lo tanto,
se excluye de dicha denominación a las asociaciones y corporaciones que se
fundan persiguiendo un interés o motivación solidaria cerrada, como es el caso de
las asociaciones de residentes de un barrio o conjunto. Estas entidades sirven
como interlocutores permanentes entre el Estado y la sociedad, y al interior de
esta.
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4.2. Marco Conceptual
Para fines de la presente investigación, el marco conceptual comprende la
definición de los conceptos generales que guían la misma, ellos son: toma de
decisiones, modelos administrativos y fundación.
Toma de decisiones
“Es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o
formas para resolverlo, en diferentes situaciones de la vida o en diferentes
contextos a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial utilizando metodologías
cuantitativas que brinda la administración. La toma de decisiones consiste,
básicamente, en elegir una opción entre las disponibles, a los efectos de resolver
un problema actual o potencial, aun cuando no se evidencie un conflicto latente”2
Modelo administrativo
“El modelo administrativo es un esquema o marco de referencia para la
administración de una entidad. Los modelos administrativos pueden ser aplicados
tanto en las empresas y negocios privados, como en la administración pública. El
modelo administrativo que utilizan las organizaciones públicas es diferente al
modelo de gestión del ámbito privado; mientras el segundo se basa en la
obtención de ganancias económicas, el primero pone en juego otras cuestiones
como el bienestar social y la población”3
La literatura especializada ofrece una variedad de modelos administrativos, entre
los más frecuentes se pueden mencionar los siguientes:
1. El modelo burocrático
2 http://es.wikipedia.org/wiki/Toma_de_decisiones. Consultado el 03/04/2012
3 http://definicion.de/modelo-de-gestion/. Consultado el 03/04/2012
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Este modelo opera de acuerdo a normas y reglas, hay una relativa
repetitividad de acciones, problemas y situaciones, para las cuales en vez
de un tratamiento particular para cada caso y situación, se desarrollan
normas y reglas que buscan la estandarización, existe una estructura
jerárquica bien definida de las diferentes oficinas y niveles de autoridad
gradual, cada oficina esta bajo la supervisión de una superior, debe existir
un sistema de normas y reglas escritas para tratar con las situaciones del
trabajo (Dávila, 1985). En este modelo se espera que las políticas y actos
administrativos estén escritos, pues de los documentos escritos se
constituyen los archivos
2. El modelo de calidad total
Calidad es el conjunto de características de un producto que satisfacen las
necesidades de los clientes, y en consecuencia hacen satisfactorio el
producto, es decir, no tener deficiencias. La calidad total es un sistema de
gestión de calidad que abarca todas las actividades y realizaciones de la
empresa, poniendo especial énfasis en el cliente interno y en la mejora
continua de los procesos (Zapata, Murillo y otros, 2008)
3. El modelo de planeación estratégica
La planeación estratégica consiste en visualizar el futuro observando las
posibles alternativas de los cursos de acción en el futuro, y al escoger unas
alternativas, estas se convierten en las bases para tomar decisiones
presentes. La esencia de la planeación estratégica consiste en la
identificación sistemática de las oportunidades y peligros que surgen en el
futuro, los cuales combinados con otros datos importantes proporcionan la
base para que las organizaciones tomen mejores decisiones en el presente,
para explotar las oportunidades y evitar los peligros. Planear significa
diseñar un futuro deseado e identificar las formas para lograrlo (Steiner,
1984).
4. El modelo de administración por objetivos
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Es un proceso por medio del cual los administradores superiores y
subordinados de una organización, conjuntamente, identifican sus metas
comunes, definen las áreas principales de responsabilidad de cada
individuo en términos de resultados que de él se esperan y emplean estas
medidas como guía para el manejo de la unidad y para evaluar la
contribución de cada uno de sus miembros. (Odiorne, 1994).
1. Modelo sistémico:
El modelo sistémico concibe la organización como un sistema integrado por
varios elementos que interactúan constantemente y cuya presencia,
características y comportamientos están encaminados al logro de objetivos
concretos. (Mendez, 2010). De acuerdo con esto, las organizaciones son
sistemas dinámicos que reciben influencia del medio ambiente e influyen a
su vez en dicho medio; con este modelo es posible diseñar cambios con
propósitos prácticos en cualquier tipo de organización. El modelo sistémico
lo conforman tres partes básicas que son: un flujo de entrada,
transformación y resultados, a continuación se explica cada uno de ellos.
a) Flujo de entrada. Se refiere a la introducción de recursos
organizacionales que son recursos disponibles para que un
administrador genere productos, es decir, recursos humanos, dinero,
materias primas, maquinarias y equipos.
b) Transformación. Se trata del conjunto de pasos necesarios para
convertir los recursos organizacionales en productos, se incluyen tres
tipos de procesos del sistema: tecnológicos, administrativos y sociales.
c) Los resultados. Esta parte del modelo se refiere a los productos,
bienes y servicios terminados que tiene como finalidad satisfacer
necesidades humanas. Podemos decir que una organización recibe
insumos y con su estructura y procesos los transforma en varios tipos de
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resultados, los cuales en condiciones óptimas se traducirán en logros de
los objetivos previstos en la planeación.
Fundaciones
Las fundaciones son una persona jurídica sin animo de lucro que surge en el
ámbito local, nacional o internacional, de naturaleza altruista y dirigida por
personas con un interés común.
4.3. Marco Contextual
La Fundación por un País Mejor se encuentra ubicada en la Carrera 42 B No. 26C-
75, del barrio Villa del Sur, comuna 11 de la ciudad de Santiago de Cali. El sector
donde se encuentra ubicada pertenece a un nivel socioeconómico dos, al oriente
de la ciudad. Por su lugar de ubicación, es de fácil acceso a su población objetivo
(personas de niveles socioeconómicos uno, dos y tres).
Sobre su población, según el "Estudio Demográfico para Cali y su área de
Influencia" elaborado por Emcali, el Departamento Administrativo de Planeación
Municipal y la firma Econometría Ltda., la Comuna 11 tiene las siguientes cifras:
La población proyectada es de 85.678 habitantes, en 14.766 viviendas localizadas
en 352 hectáreas desarrolladas, de un total de 367,54 hectáreas, presentando
densidades sobre áreas urbanas desarrolladas de 243,4 habitantes y 41,8
viviendas
Algunos datos socioeconómicos, indican una tasa de desempleo 14% tasa de
ocupación 83%, empleo por número de personas 18.823, tasa de analfabetismo
3.2%
Análisis de la matriz DOFA en la Fundación por un País Mejor
Esta estructura conceptual consta de dos partes: la interna y la externa. La
primera tiene que ver con las fortalezas y debilidades de la empresa, aspectos
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sobre los cuales se tiene algún grado de control. La externa mira las
oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar la
organización en el mercado seleccionado, circunstancias sobre las cuales se tiene
poco o ningún control directo. La matriz DOFA es una importante herramienta de
formulación de estrategias que lleva al desarrollo de cuatro tipo de estrategias:
FO, DO, FA Y DA.
Debilidades
No existe un modelo administrativo a seguir para su funcionamiento
No contiene planes, programas y proyectos estructurados
Ausencia de documentos escritos de las políticas, procedimientos y
objetivos de la fundación
No existen indicadores de desempeño que permitan evaluar la gestión de la
fundación y sus colaboradores
No conoce ni identifica su competencia
Existe desconocimiento de los modelos administrativos y de gestión en las
áreas correspondientes
No cuenta con los recursos suficientes para su manejo y auto sostenimiento
La fundación no tiene a la fecha un sistema de financiación claro que le
permita el logro de sus objetivos a largo plazo
Fortalezas
Es una organización legalmente constituida
Tiene la estructura física para el desarrollo de sus actividades y prestación de
sus servicios
Promociona las actividades y los servicios proyectados por la fundación
Cuenta con bases de datos de su población y nicho de mercado que se
adapta a su propuesta social
Cuenta con personal calificado en cada una de sus áreas
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La toma de decisiones es participativa
Cuenta con un portafolio de servicios amplio con el que puede llegar a toda
su población objetivo
Oportunidades
Crecimiento de los grupos sociales, población objetivo de la fundación
Desplazados por el conflicto armado en el valle del cauca
Grupos de la tercera edad
Jóvenes en alto riesgo
Aprovechamiento de políticas de estado: Ley de cero a siempre; ley 1098
del 2006; ley 1295 2009; ley 1276 de la tercera edad
Los objetivos del milenio: Erradicar la pobreza extrema y el hambre de las
comunidades; proyectar la educación universal; igualdad entre géneros;
reducir la mortalidad en los niños; mejorar la salud materna; combatir el
VIH; sostenibilidad del medio ambiente; desarrollo de una sociedad mundial
Proyectos de estado para apoyo a las necesidades de los actores sociales:
promoción y desarrollo de viviendas dignas gratis o a bajo costo; educación
por cobertura; recreación y ocupación del tiempo libre para la tercera edad
Las políticas de empresas públicas y privadas que están dispuestas a
apoyar a las fundaciones.
Fundación Vancouver de Canadá que financia instituciones del tino América
Amenazas
Latente emigración de la población objetivo hacia la competencia
Crecimiento de la competencia directa e indirecta.
Fundación los colores de mi tierra
Fundación para la orientación familiar –FUNOF-
Fundación crecer en familia
Fundautonoma
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5. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
5.1. Tipo de estudio
En relación al tipo de estudio empleado en la presente investigación se optó por
una descriptiva debido a que se abarca el problema de investigación teniendo en
cuenta la toma de decisiones de la organización desde lo general, hasta llegar a lo
específico y a lo técnico a través de los modelos administrativos.
5.2. Técnicas de recolección de información
Para la recolección de información se emplearon dos tipos de fuentes: la primaria
y la secundaria. Como fuentes primarias, se realizaron entrevistas personales al
director de la fundación y a la coordinadora general, adicionalmente, encuestas a
los miembros de la junta directiva y a funcionarios de la fundación.
Como fuente secundaria, se revisó todo tipo de documentos que ofrecen
información sobre modelos administrativos, toma de decisiones y fundaciones,
tales como; libros, tesis, y elementos electrónicos, también se realizo la matriz
DOFA.
En su orden, se realizaron las siguientes actividades
1. Entrevista personal al director ejecutivo de la Fundación por un País Mejor,
el doctor Freddy Estupiñan.
2. Entrevista personal a la coordinadora general de la Fundación por un País
Mejor, la doctora Esperanza Sandoval.
3. Encuestas a miembros de la junta directiva de la Fundación por un País
Mejor.
- 23 -
4. Encuestas a colaboradores de la Fundación por un País Mejor.
5. Revisión de documentos administrativos de la fundación.
6. Matriz DOFA.
6. ESTADO ACTUAL DE LA FUNDACIÓN POR UN PAÍS MEJOR
Tabla 2. Estado actual de la Fundación por un País Mejor
Nombre Fundación por un País Mejor
Estructura
física
Actualmente cuenta con una sede en Santiago de Cali, equipada con sus
respectivos muebles de oficina, en donde laboran trece personas
Objeto social El diseño y puesta en marcha de programas que fortalezcan la democracia
colombiana y que aseguren la formación ciudadana y el desarrollo pleno,
individual o colectivo en contextos comunitarios, de los niños, niñas,
adolescentes y jóvenes, gentes de la tercera edad y población en general.
Misión La misión de la Fundación por un País Mejor es ser una organización que
promueva el bienestar humano a través de programas y proyectos sociales
cuyo diseño y puesta en marcha están orientados al desarrollo social, cultural,
económico y educativo de la población colombiana. Su trabajo esta
enfocado en la participación activa y organizada de diferentes actores sociales
guiados por los principios de la solidaridad, respeto y convivencia.
Visión Para el año 2015 La Fundación por un País Mejor será la entidad de
capacitaciones e interventorias sociales más reconocida y de mayor impacto
a nivel nacional, con un equipo de trabajo comprometido con el mejoramiento
de la calidad de vida de la población colombiana.
Valores
corporativos
Respeto. Reconocido como el eje sobre el cual se soportan los valores
sociales y de convivencia. El respeto hacia la empresa y orientado al
cliente, constituye la columna vertebral de las relaciones con nuestros
clientes que nos permite asumir responsablemente nuestra actividad.
Responsabilidad Social. Entendida como “el compromiso que tiene la
- 24 -
empresa de contribuir con el desarrollo, el bienestar y el mejoramiento de
la calidad de vida de los empleados, sus familias y la comunidad en
general”. (Centro Colombiano de Filantropía). La responsabilidad social
es una visión y una filosofía que sostiene que, ésta puede y debe jugar un
rol más allá de hacer utilidades y ganancias. Es también una conciencia
de que lo que produce nuestra empresa tiene impacto directo e indirecto
dentro y fuera de la compañía.
La excelencia en la calidad del servicio
Innovación permanente
Profesionalismo
Participación
por genero
Hombres: tres
Mujeres: diez
Población
objetivo
Hombres y mujeres de estratos 1,2 y 3 entre los 50 y 70 años; niños, niñas y
adolescentes entre los 5 y 18 años.
Rotación de
personal
50% en algunas áreas.
Portafolio de
servicios
Área Psicológica
Selección de Personal
Este proceso está orientado a ocupar los puestos de trabajo disponibles por su
empresa, con aquellos profesionales que resulten más idóneos, calificados y
capaces tanto por un tema de capacidades y experiencia en lo laboral, como
también de ciertas características psicológicas que estén más cercanas al
perfil del cargo requerido. A través de diversas áreas a evaluar (entrevista
personal y/o pruebas psicológicas que indiquen intereses) nos
comprometemos a seleccionar el mejor personal para su empresa. Este
proceso incluye:
Análisis de hojas de vida según el cargo solicitado
Realización de entrevistas
Preselección de candidatos
Realización de pruebas psicotécnicas
Envió de posibles candidatos
Consulta Psicológica
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El mundo actual nos enfrenta a diferentes situaciones como la inseguridad, los
problemas intrafamiliares, conflictos emocionales etc., que generan en las
personas enfermedades psicosomáticas como la ansiedad, el estrés, la
depresión u otras que puedan afectar su rendimiento y relaciones
interpersonales, en el estudio, el trabajo y en la vida cotidiana. Por lo anterior,
ofrecemos a las personas un espacio terapéutico como orientación en la
búsqueda de resolución a sus dificultades. La asesoría puede estar dirigida a
niños, jóvenes, adultos, parejas o personas mayores que requieran el servicio.
Capacitaciones
El actual desarrollo organizacional evidencia la necesidad de constantes
cambios que invita los trabajadores a prepararse como agentes de cambio,
tanto a nivel personal como laboral, actualizando sus conocimientos para estar
dentro del nivel competitivo. Estos programas han sido creados con el fin de
dirigir su empresa hacia el mejoramiento y la competitividad, mediante el
crecimiento continuo y el bienestar de sus empleados. Algunas temáticas
ofrecidas en las jornadas de capacitación son:
Autoestima
Comunicación efectiva
Trabajo en equipo
Manejo del estrés
Resolución de problemas.
Estos programas pueden desarrollarse en alguna de las siguientes
modalidades: Charla o seminario- taller.
Área de Fisioterapia
Se incluyen un grupo de acciones fisioterapéuticas encaminadas a la
rehabilitación integral de los pacientes, la promoción de un estado óptimo de
salud y a la prevención de la enfermedad. Para ello se utilizan una serie de
maniobras fisioterapéuticas adaptadas a la condición individual de cada
paciente (movilización articular, ejercicios activos, pasivos, estiramiento,
masaje etc.); el uso de agentes físicos (termoterapia, crioterapia,
electroterapia) y un componente educacional dirigido a la comunidad (folletos,
charlar, carteles).
- 26 -
La intervención se realiza por profesionales capacitados con conocimiento
teórico-practico de las ventajas, indicaciones, contraindicaciones y
propiedades de cada uno de los procedimientos realizados, con el fin de
proporcionar un servicio oportuno y eficaz.
Área jurídica
Devolución de aportes del seguro social
Se realiza todo el proceso de devolución de aportes del seguro social a
personas que por su edad no logran pensionarse.
Representación ante demandas
Área contable
Elaboración de estados financieros
Acompañamiento tributario
Asesorías para legalización de empresas
Capacitaciones empresariales
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7. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
7.1. Diagnostico Organizacional
Historia de la organización
La Fundación por un País Mejor nació hace cuatro años el 15 de mayo del 2008
por la motivación de un grupo de profesionales que se interesaron por el
mejoramiento del nivel de vida de los más necesitados y desde entonces su visión
fue llegar a 30 ciudades de Colombia, hasta la fecha el 90% de los fundadores
continúan en la fundación.
La toma de decisiones
En la Fundación por un País Mejor la estructura jerárquica la conforman la junta
directiva compuesta por cinco personas, el director administrativo y los
coordinadores de área, quienes se reúnen una vez por semana para discutir los
distintos temas relacionados con la fundación y tomar las decisiones pertinentes
que mas la beneficien. Se observa un proceso de toma de decisiones participativo
en donde cada miembro puede exponer su punto de vista para luego seleccionar
por votación la mejor opción entre las expuestas. Se observa que la fundación
desarrolla un buen proceso de toma de decisiones que le permite tener un buen
funcionamiento en esta área.
Análisis interno
1. Constitución legal
La Fundación por un País Mejor es una organización legalmente constituida y bajo
los parámetros de la ley 30 de 1994. Cuenta con la estructura física para el
desarrollo de sus actividades y la prestación de los servicios de su objeto social.
- 28 -
2. Planeación
Es quizá una de las fases que presenta mayores limitaciones en el
funcionamiento de la fundación, pues son pocas las programaciones que se
realizan en este sentido. Como se dijo anteriormente su crecimiento y desarrollo
obedece a la confrontación directa de problemáticas que van surgiendo en el día a
día, mas no por esquemas de planeación que apunten a definir la proyección
organizacional dentro del corto, mediano y largo plazo. Lo anterior se puede
evidenciar en algunos procesos que se llevan de manera muy informal, por
ejemplo, la no existencia de un documento físico que guie el presupuesto de
inversión para el 2012. Es ahí donde se requiere de un trabajo de fondo que le
permita a la entidad proyectarse en el tiempo.
3. Organización
La Fundación por un País Mejor presenta un nivel organizacional aceptable,
basado en una estructura horizontal que a partir de reuniones periódicas se
determinan las instrucciones a seguir por cada coordinador dentro del proceso de
ejecución de las tareas.
La fundación le llama asamblea general a las reuniones eventuales que realizan
los fundadores de la misma
La junta directiva se reúne con regularidad para estudiar los distintos aspectos de
la labor desempeñada.
Actualmente la fundación presenta el siguiente organigrama:
- 29 -
Figura 2. Organigrama de la Fundación por un país mejor
4. Dirección
Aun cuando cuenta con personal calificado en cada una de sus áreas, en la
fundación no hay delegación de funciones, por lo tanto, existe una alta
concentración de autoridad y ausencia de cargos administrativos lo que hace
imposible que haya en quien delegar, desgastándose el nivel directivo en
acciones que podrían desempeñar otras personas.
- 30 -
5. Control
Es evidente que esta función administrativa se cumple en algunas áreas y en
otras no, por lo que existe la necesidad de ampliar la cobertura del control a todas
las áreas de una manera más consecuente y ordenada, pues los vacios en el
proceso de control retrasan el crecimiento y desarrollo de la fundación.
6. Mercadeo
Realiza la promoción de la actividad y servicios proyectados por la fundación y
cuenta con bases de datos de su población y nicho de mercado que se adapta a
su propuesta social. Sin embargo, no cuenta con una planeación que le permita
direccionar sus programas de acción acordes con las necesidades de la fundación
y lograr el mejor aprovechamiento de su población objetivo. Adicionalmente, no
cuenta con un responsable que direccione dicha planeación, las propuestas
publicitarias se limitan a volantes y panfletos ubicados no muy técnicamente, pues
la información no llega a la mitad de la población objetivo.
7. Servicios
Cuenta con un portafolio de servicios amplio con el que puede llegar a toda su
población objetivo, entre ellos se pueden mencionar: departamento jurídico,
psicológico, contable, fisioterapia y de bienestar social.
8. Análisis de la Visión
Se encuentra establecida una visión Institucional donde se desea ser la entidad
social más reconocida y de mayor impacto a nivel nacional, pero no existe un
programa o un proyecto relacionado hacia la gestión de estos anhelos. No se
encuentra un documento donde exista una coherencia o congruencia con lo
establecido en su visión institucional.
- 31 -
9. Análisis de la Misión
Existe una misión institucional en donde se enuncia el mejoramiento de la calidad
de vida de las personas de todas las edades pero al no haber un programa o
proyecto que contribuya con esta misión no existiría una coherencia pertinente
para el logro de los propósitos de la Fundación. No existen unos objetivos
definidos, mesurables y alcanzables, en el corto, mediano y largo plazo,
establecidos para el logro de su meta.
Análisis externo
No hay programas de relación y fidelización de los grupos objetivos de la
fundación, por lo tanto se evidencia una emigración hacia la competencia
Se puede evidenciar un crecimiento de la competencia directa e indirecta
Existe una amplia oferta de empresas públicas y privadas a nivel nacional e
internacional que apoyan organizaciones sin ánimo de lucro, sin embargo la
fundación no ha direccionado acciones encaminadas a beneficiarse de
dichas ofertas
La creación de políticas gubernamentales dirigidas a beneficiar a población
vulnerables y las problemáticas de los actores sociales
Clima organizacional
De acuerdo con los resultados de las encuestas, se deduce un buen clima laboral
en donde cada colaborador puede desempeñar sus funciones de forma
satisfactoria. En su mayoría, los trabajadores están satisfechos con su trabajo, se
sienten a gusto con sus superiores y consideran que son bien compensados por
su desempeño.
Análisis financiero
La fundación no aprovecha los medios de financiación públicos y privados
para las organizaciones sin ánimo de lucro, lo que conlleva a problemas
financieros permanentes que frenan su desarrollo a largo plazo. La falta de
- 32 -
gestión financiera se evidencia en la escases de recursos, lo que hace a la
organización ineficiente.
La fundación no cuenta con un sistema de financiación claro que le permita
el logro de sus objetivos a corto, mediano y largo plazo
No cuenta con documentos físicos que soporten su presupuesto de
inversión o su proyección de ingresos para el 2012. Adicionalmente, no
cuenta con una cuenta bancaria.
Por lo anterior, en la Fundación por un País Mejor se evidencia la ausencia de
varios aspectos del proceso lógico de las funciones administrativas como son la
planeación, organización, dirección y control de los procesos y servicios que se
llevan acabo. Las estrategias carecen de fundamentos técnicos y se evidencia
ausencia de programas para el cumplimiento de los planes y las tareas
establecidos por la organización. A pesar de que existe la estructura física, la
estructura social no funciona a plenitud porque carece de estructura
organizacional, de tareas definidas y los recursos necesarios para su eficaz
cumplimiento. No existe un manual de funciones por escrito que permita realizar
un seguimiento de gestión a cada uno de los colaboradores, por lo tanto no se
evidencian mecanismos de control e indicadores que permitan medir los avances
de las respectivas metas en tiempo real de acuerdo a los objetivos del cargo.4
En relación a las encuestas aplicadas, la siguiente grafica recoge los resultados
arrojadas por las mismas.
4 El anterior análisis se hizo en base a la entrevista realizada al director de la fundación, el doctor Freddy
Estupiñan y la elaboración de encuestas personales dirigidas a miembros de la junta directiva y colaboradores
de la fundación. Se complemento con el análisis de la matriz DOFA para encontrar datos lo mas reales
posibles.
- 33 -
Figura 3. Resultado de la encuesta sobre clima laboral
Como se puede observar, se realizaron 10 encuestas a diferentes miembros de la
fundación. Las encuestas pretendían medir el clima laboral de la fundación y para
ellos, se tuvo en cuenta 17 variables relacionadas con el conocimientos que los
empleados tenían de la misión, visión, objetivos para el año 2012; organigrama
corporativo, manual de funciones, estímulos adquiridos, procesos de
capacitación, su participación en la toma de decisiones, el trato que reciben de sus
superiores, el clima laboral percibido, la libertad para expresar sus opiniones,
conformidad con la división del trabajo, reconocimientos por las labores realizadas,
conocimiento de indicadores de desempeño, satisfacción salarial, aceptación
- 34 -
sobre resolución de conflictos y disponibilidad de recursos para la realización de
tareas diarias.
7.2. El modelo de administración empleado por la Fundación por un
País Mejor actualmente
Después de analizar los datos arrojados por el estudio organizacional de la
Fundación por un País Mejor se puede determinar lo siguiente:
Tiene propósitos claros pero carece de un direccionamiento técnico y apropiado
que le permita elaborar y desarrollar sus planes en el mediano y largo plazo. La
fundación muestra un modelo participativo en la toma de decisiones pero estas no
se cumplen a plenitud porque la división de las tareas no se hace correctamente,
hay centralización de tareas. Del mismo modo, se evidencia que los encargados
de cada unidad de negocio no cuentan con los recursos y la autoridad para tomar
decisiones en el corto plazo; no se haya una concordancia entre los propósitos de
la organización, los programas a mediano y largo plazo, la ejecución de los
programas y evaluación de las tareas.
Es ahí donde se evidencia que el modelo de liderazgo gerencial participativo
empleado por la fundación, centraliza las responsabilidades cotidianas en el
director, se convierte en una barrera que no le permite a plenitud el desarrollo de
sus planes y el logro de sus metas. En la actualidad no se evidencia un modelo
de gestión claro, por el contrario, se observa un estilo de liderazgo gerencial en
donde el director orienta a los colaboradores sobre las tareas a realizarse y sobre
el cómo deberían hacerse diariamente, programando las actividades y
manteniendo estándares de rendimiento, en este orden de ideas, la
responsabilidad de las decisiones diarias recae sobre una persona: el director.
- 35 -
7.3. La necesidad de un modelo administrativo para la Fundación
por un País Mejor
Los modelos administrativos y de gestión son las estructuras y fundamentos
adoptados por las organizaciones basados en las teorías administrativas y
clásicas; existen con el fin de establecer un mejoramiento de la eficacia y
eficiencia de las empresas su productividad y servicios. Los modelos
administrativos buscan mejorar los aspectos negativos de las organizaciones por
medio del diagnóstico exhaustivo de las mismas, para poder identificar cuáles son
los procesos y/o procedimientos específicos en los cuales se encuentran
deficiencias. De acuerdo a los resultados del diagnostico y al conocer la
necesidad de la organización se establece el modelo administrativo y de gestión
considerando el más conveniente para su correcto funcionamiento. Desde esta
óptica, se puede afirmar que los modelos administrativos le permiten a la
organización mejorar la calidad de sus productos, servicios, atención al cliente,
mejorar sus procesos y metodologías sirviendo como guía para la toma de
decisiones y la ejecución de los planes de acción, permitiéndole a la organización
tener un referente permanente hacia el logro de sus planes estratégicos. Dentro
de estos modelos administrativos se pueden distinguir: administración por
objetivos, planeación estratégica, calidad total, administración burocrática, modelo
sistémico, entre otros.
Es desde esta perspectiva y partiendo de los resultados del análisis organizacional
en donde se evidencia la necesidad de un modelo administrativo y de gestión para
la Fundación por un País Mejor que les permita a sus dirigentes delinear
técnicamente su gestión administrativa y de esta forma la supervivencia en el
tiempo. A partir de lo anterior y buscando que los procedimientos y decisiones
tomadas por la fundación correspondan a un modelo administrativo y de
gestión, se plantea el modelo de planeación estratégica.
- 36 -
7.4. La Planeación Estratégica como modelo que mejor se adapta a
las características de la Fundación por un País Mejor
Steiner (1984) menciona a la Planeación Estratégica como “un proceso que se
inicia con el establecimiento de metas organizacionales, define estrategias y
políticas para lograr metas y desarrolla planes detallados para asegurar la
implantación de las estrategias y así obtener los fines que busca. Consiste en la
identificación sistemática de las oportunidades y peligros que surgen en el futuro,
que combinados con otros datos importantes, proporcionan la base para que la
empresa tome mejores decisiones en el presente para explotar las oportunidades
y evitar los peligros” … “observa la cadena de causas y efectos durante un tiempo,
relacionada con una decisión real hoy intencionada que tomara el director,
observa las posibles alternativas de los cursos de acción en el futuro y de escoger
unas alternativas, éstas se convierten en la base para tomar decisiones
presentes”.
A partir de lo anterior se puede definir que este modelo administrativo es un
proceso en donde la gerencia u organización hace un estudio diagnóstico de una
situación o necesidad en particular; para luego establecer unos pasos a seguir
como son los objetivos, las estrategias, los planes y los programas que se desean
desarrollar como camino que conduzca al logro de una meta determinada.
La presente investigación identifica y plantea que de acuerdo a las necesidades de
la fundación, la Planeación Estratégica es el modelo que le permitirá establecer
un curso de acción lógico con sus planes y propósitos al corto, mediano y largo
plazo.
En este orden de ideas, se hace necesario exponer un esquema general de la
planeación estratégica para la fundación.
- 37 -
Figura 4. Modelo administrativo sugerido para la Fundación por un País Mejor
EXPECTATIVAS
DE
PRINCIPALES
GRUPOS DE LA
FUNDACIÓN
EXTERIORES:
Comunidad
local,
fundadores y
población
objetivo
VALORES
CORPORATI
VOS
INTERIORES:
Junta directiva,
coordinadores de
área y
colaboradores
MISIÓN VISIÓN
FASE1: PLAN ESTRATEGICO
A NIVEL
DIRECTIVO
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Figura 4. (Continuación)
PROCESOS
IDENTIFI
CAR
AMENAZ
AS
IDENTIFICAR
OPORTUNIDA
DES
IDENTIFIC
AR
DEBILIDA
DES
IDENTIFIC
AR
FORTALE
ZAS
ANALISIS INTERNO
ANALISIS
EXTERNO
PROYECTOS
ESTRATEGICOS:
confrontar FO, DO,
FA Y DA.
ANALISIS DE
COMPARACIÓN DE
FACTORES
APROVECHA
R EN FORMA
EFECTIVA
LAS
FORTALEZAS
VENCER LAS
DEBILIDADE
S
APROVECH
AR LAS
OPORTUNID
ADES
CONTRARESTAR LAS
AMENAZA
S
FASE 2: PLANES TACTICOS NIVEL
GERENCIAL
FORMULAR ESTRATEGIAS
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Figura 4. (Continuación)
Descripción del modelo administrativo
Primera fase: plan estratégico a nivel directivo
Esta etapa del modelo plantea que el nivel directivo de la fundación establezca los
propósitos de la misma teniendo en cuenta las expectativas, necesidades y
deseos de los principales grupos involucrados exteriores e interiores: los
fundadores, la comunidad, la población objetivo, la junta directiva, los
PLANES DE ACCIÓN, TAREAS Y ACTIVIDADES A
REALIZAR
FASE 3: PLANES
OPERATIVOS NIVEL
OPERACIONAL
EVALUACION Y
CONTROL DE LOS
INDICADORES DE
GESTION
INICIO TOMA
DE
DECISIONES
- 40 -
coordinadores de área y los colaboradores. De esta manera se logra que todos
los colaboradores se sientan comprometidos con la misión, la visión, los valores
corporativos y los objetivos de la organización, así el direccionamiento estará
encaminado al fin último de la fundación
Segunda fase: planes tácticos
Una vez definido el direccionamiento estratégico, en el segundo nivel le
corresponde a la gerencia realizar el proceso de análisis de los entornos externo e
interno; oportunidades y amenazas; debilidades y fortalezas, para posteriormente
confrontarlas y generar los proyectos estratégicos. Se espera que aprovechando
al máximo las oportunidades y fortalezas, venciendo las debilidades y
contrarrestando las amenazas se puedan formular las estrategias que permitirán
concretar y ejecutar los proyectos estratégicos.
Tercera fase: planes operativos
En este nivel se realizaran los planes y programas de acción en forma
cronológica, un paso a paso de las tareas y actividades que debe realizar cada
área de la fundación y que permitan la ejecución y el cumplimiento de las
estrategias. Del mismo modo, se hace necesaria la implementación de
indicadores de gestión que permitan la evaluación y control de las tareas y medir
los resultados; estos indicadores permitirán medir el cumplimiento de metas en
tiempo real.
Dado el caso y en una cuarta fase se propone el Balance Score Car (BSC) como
modelo de control y toma de decisiones. En este momento se repite el proceso
teniendo en cuenta que este diseño esta en marcado dentro de un modelo
sistémico.
- 41 -
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A partir del desarrollo de la presente investigación, se pude concluir que:
En la actualidad la Fundación por un País Mejor no se encuentra dirigida
por un modelo administrativo y de gestión
El estilo de liderazgo gerencial que presenta la fundación actualmente no le
permite un crecimiento adecuado de acuerdo a sus propósitos, pues
presenta concentración de tares y responsabilidades en una sola persona
La planeación presenta limitaciones debido a que carece de aspectos
técnicos y se realiza solo para resolver problemáticas que surgen en el
corto plazo
La fundación cuenta con la estructura física adecuada para sus propósitos;
esta constituida legalmente; cuenta con personal calificado en cada una de
sus áreas; los trabajadores se encuentran satisfechos con la fundación y
posee un portafolio de servicios amplio y adecuado que le permite llegar a
su población objetivo
Entre los aspectos por mejorar, debe aprovechar a cabalidad su población
objetivo y las bases de datos que guarda en sus archivos; no cuenta con el
personal suficiente para delegar funciones; presenta gran debilidad en
cuanto a los recursos en general
Desde el punto de vista de los recursos financieros, existe una gran
debilidad para el desarrollo de todos sus planes, programas y proyectos, ya
que hasta el momento no cuenta con el apoyo de la empresa pública y
privada
La fundación debe aprovechar totalmente la población objetivo
identificando plenamente cada una de sus necesidades y de este modo
brindarles los servicios de forma individualizada a cada sector.
- 42 -
Se sugiere que realice un plan de mercadeo para cada unidad de negocio
y servicio que presta
Se debe conformar un grupo de investigación y desarrollo para la
formulación de proyectos que le permita licitar con empresas públicas y
privadas y aprovechar este campo como medio de financiación
Realizar programas pos servicios de fidelización encaminados al
mejoramiento de calidad de vida de de su población objetivo
Buscar alianzas estratégicas que le permitan encontrar un mayor
reconocimiento y financiación en el futuro
En términos generales la fundación muestra un comportamiento empírico en
algunos de sus procesos y se evidencia que no se realizaron en el marco de un
modelo administrativo.
Partiendo de los datos arrojados por la investigación es necesario que la fundación
implemente un modelo administrativo y de gestión para su buen funcionamiento.
Por lo tanto, se recomienda la adopción de la planeación estratégica como el
modelo administrativo más viable, ya que es el más adecuado para sus
procedimientos y necesidades. En este sentido, para la implementación del
modelo administrativo es necesario realizar un seguimiento y control de todas las
actividades para luego poder evaluarlas respecto a los objetivos.
- 43 -
BIBLIOGRAFIA
1. Dávila Ladrón de Guevara C. Teorías organizacionales y administración.
Mc Graw-Hill Interamericana. (1985)
2. Zapata Domínguez A., Murillo Vargas G. y Otros. Teorías contemporáneas
de la organización. Ecoe Ediciones. (2008)
3. Steiner G.A. Planeación estratégica. Compañía Editorial Continental , S.A.
(1984)
4. Odiorne G.S. Administración por objetivos, nuevo sistema para la dirección.
Limusa Noriega Editores. (1994)
5. Méndez Álvarez C.E. Guía para elaborar diseños de investigación en
ciencias económicas, contables y administrativas. Mc Graw Hill, Segunda
Edición (1995)
6. Mendez C.E. Tecnologías de gestión. (2010).
- 44 -
ANEXOS
- 45 -
Modelo de entrevista a funcionarios de la Fundación por un País Mejor
DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL
FUNDACIÓN POR UN PAÍS MEJOR
ENTREVISTA
Datos Demográficos
Nombre: Edad:
Cargo: Tiempo en la org:
Cuestionario
I. HISTORIA
1. Cuéntenos un poco sobre la historia de la fundación, cuando nació, por qué nació, quienes la
crearon.
II. CLIMA ORGANIZACIONAL
III. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
2. Cómo es la estructura organizativa de la fundación
3. Cómo se toman las decisiones al interior de la fundación, lo hace una sola persona, o existe el
consenso de un grupo
IV. ANALISIS INTERNO
4. Cuantas personas trabajan para la fundación, cuál es el cargo de cada una de ellas.
5. La fundación tiene departamentos y/o áreas, cómo funcionan cada uno de ellos, existe relación entre
ellos, como se realiza la gestión de personal, bonificaciones, motivación, capacitación,
reconocimiento. Mercadeo, como seda a conocer la fundación y los servicios que presta. Cual es el
modelo de financiación de la fundación, sistema de información, investigación y desarrollo.
6. Cuáles son los servicios que presta la fundación
7. Cuénteme cómo funciona la fundación
8. Sé que existen algunas sedes, como se llega a ellas, hubo un proceso de planeación
9. De qué manera usted ejerce algún control del personal de Cali, de Palmira, de Buga y de las otras
sedes
10. Existe alguna conexión entre las diferentes sedes, o cada una de ellas es independiente.
11. De qué manera mide la fundación el crecimiento y el logro de los objetivos de la misma.
12. Qué hace la fundación para que sus clientes se sientan parte de ella
V. ANALISIS EXTERNO
- 46 -
Conoce la Competencia potencial, competidores existentes, crecimiento del mercado, fundaciones
que quieran entrar al mercado con los mismos productos.
VI. ANALISIS DEL MACROAMBIENTE
Como esta la fundación, que la afecta desde lo demográfico, geográfico, social, económico, político,
cultural, jurídico y tecnológico
- 47 -
A. Modelo de encuesta a funcionarios de la Fundación por un País Mejor
DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO Y ESTRATEGICO
PARA LA FUNDACIÓN POR UN PAÍS MEJOR
La presente encueta tiene como finalidad conocer su opinión sobre los diferentes procesos que se
llevan a cabo en la Fundación Por un País Mejor. La información obtenida será de uso exclusivo
para el investigador y las directivas no tendrán conocimiento de la misma, por tanto, le solicitamos
ser sinceros con la información suministrada.
Tiempo que lleva en la fundación:_________________________________
Cargo que desempeña:__________________________________________
Marque con X las siguientes preguntas sobre su trabajo en la fundación. Tenga en cuenta que 1 es
totalmente en desacuerdo y 5 totalmente de acuerdo
CUESTIONARIO RESPUESTAS 1 2 3 4 5
Conoce la misión de la fundación
Conoce la visión de la fundación
Conoce los objetivo de la fundación para el año 2012
Conoce el organigrama de la fundación
Conoce el manual de funciones de la fundación
Alguna vez ha recibido estímulos (felicitaciones, bonificaciones, días de
descanso, etc.) por su desempeño
Ha recibido capacitaciones de la fundación que le permitan mejorar su
desempeño
Considera que su opinión es tenida en cuenta en la toma de decisiones y
planeación de las estrategias de la fundación
Los jefes de la fundación tratan bien a sus colaboradores
En la fundación existe un excelente clima de trabajo
- 48 -
En la fundación la gente puede decir lo que piensa sin temor, aunque este
en desacuerdo con los jefes
Considera que en la fundación las actividades diarias están bien definidas
Considera que en la fundación entre mejor sea el trabajo realizado, el
reconocimiento que recibe es mayor
Conoce indicadores de desempeño que evalúen se trabajo en la fundación
Considera que su salario es adecuado en relación a las funciones que
desempeña
Considera que los jefes solucionan los conflictos de manera correcta
Cuenta con las herramientas y recursos necesarios para desempeñar bien
su trabajo
- 49 -
B. Acta de constitución de la Fundación por un País Mejor
ACTA No 001
En la ciudad de Santiago de Cali, Departamento del valle del Cauca, República de Colombia, siendo las 6:00
de la tarde del día 15 de Enero de 2008, se reunieron los señores: FREDY ESTUPIÑAN, MARIA ELBIN
CASTILLO, ANA CARLINA CRUZ, WILFRIDO WATTS VIVIANA CRUZ, MARTHA LUCIA, CAROLINA DIAZ,
LEONOR MOLINA, NANCY SANDOVAL, ESPERANZA SANDOVAL. CLODOMIRO WATTS, JAVIER ORTIZ,
FRANCISCO ISAZA, todos con domicilio en Cali mayores de edad, con el fin de constituir la Fundación sin
ánimo de lucro que en adelante se denominará FUNDACION POR UN PAIS MEJOR, con domicilio en el
Municipio de Santiago de Cali, ubicada en Calle 60N # 2BN-89 del barrio Álamos.
Los allí presentes aprobaron por unanimidad elegir como presidente de la reunión al señor FREDY
ESTUPIÑAN y como secretario a la señora MARIA ELBIN CASTILLO, adoptando el siguiente orden del día:
1. Lectura y aprobación de estatutos que regirán el actuar de la fundación.
2. Nombramiento Junta Directiva, Presidente y representante legal.
DESARROLLO
1. Lectura y aprobación de estatutos que regirán el actuar de la fundación.
Desarrollando el primer punto se dio lectura a cada uno de los artículos que conforman el cuerpo de los
estatutos, los cuales fueron debidamente aprobados y que a continuación se anexan.
2. Nombramiento Junta Directiva, Presidente y representante legal.
Continuando con el orden del día, el segundo punto propuesto quedó distribuido de la siguiente manera:
Se nombra por unanimidad como Presidente y Representante Legal de la Fundación al Doctor FREDY
ESTUPIÑAN identificado con cédula de ciudadanía No. 10.386.673.
Vicepresidente el señor WILFRIDO WATTS
Tesorera la señora ANA CARLINA CRUZ
Secretario la señora MARIA ELBIN CASTILLO
- 50 -
Revisora fiscal a la señora MARTHA LUCIA
Las personas nombradas aceptaron los cargos, por lo cual se procedió a dar lectura del acta, siendo aprobada
por Unanimidad. No habiendo asuntos que tratar se da por terminada la reunión, siendo las 8:30 de la noche
del día arriba indicado, extendiéndose la presente para constancia con el visto bueno del presidente.
FREDY ESTUPIÑAN MARIA ELBIN CASTILLO
Presidente Secretaria
CC.10.386.673 CC. 31.947.510
