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ESTUDIAR PARA PREVER Y PREVER PARA ACTUAR Secretaría de Educación Pública Instituto Tecnológico de Colima “DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ" VILLA DE ÁLVAREZ, COL., MARZO DE 2011 QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTADURÍA PRESENTA ONOFRE SÁNCHEZ MENDOZA LIC. MA. ELBA GUZMÁN CARRILLO ASESOR OPCIÓN X MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL SEP Institutos Tecnológicos
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ESTUDIAR PARA PREVERY PREVER PARA ACTUAR
Secretaría de Educación Pública
Instituto Tecnológico de Colima
“DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ"
VILLA DE ÁLVAREZ, COL., MARZO DE 2011
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DELICENCIADO EN CONTADURÍA
PRESENTA ONOFRE SÁNCHEZ MENDOZA
LIC. MA. ELBA GUZMÁN CARRILLOASESOR
OPCIÓN XMEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL
SEPInstitutos Tecnológicos
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
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ÍNDICE
1. Introducción……………………………………………………………………..... 4 2. Justificación……………………………………………………………………..... 5 3. Objetivos……………………………………………………………………........... 6 4. Caracterización del Área………………………………………………………… 7 5. Planteamiento del Problema……………………………………………………. 8 6. Alcances y Limitaciones………………………………………………………... 9 7. Fundamento Teórico 7.1. La empresa y la necesidad de crecimiento………………………………….. 10 7.1.1. La empresa 7.1.2. Empresa Comercial 7.1.3. Necesidad de crecimiento 7.2. Factores para el crecimiento empresarial……………………………………. 15 7.2.1. Innovación tecnológica 7.2.2. Software administrativo 7.2.3. Sistema de Control Interno 7.3. Ciclos transaccionales y su control interno………………………………….. 22 7.3.1. Ciclos transaccionales 7.3.2. Control interno de compras 7.3.3. Control interno de ventas 7.3.4. Control interno de almacén 7.3.5. Control interno de nomina 7.4. El sistema de control interno mediante manuales…………………………… 31 7.4.1. Control interno y los manuales 7.4.2. Manual de procedimientos 8. Procedimiento y Actividades Desarrolladas 8.1. Descripción De La Empresa……………………………………………………. 33 8.1.1. Giro de la empresa 8.1.2. Estructura Organizacional 8.1.2. Estructura Legal 8.2. Análisis del Control Interno Antes de la Implantación del Nuevo Sistema… 35 8.2.1. Control interno y procedimiento de Compras 8.2.2. Control interno y procedimiento de Almacén 8.2.3. Control interno y procedimiento de Nomina y Gastos
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8.2.4. Control interno y procedimiento de Ventas 8.3. Análisis De Riesgos Y Propuestas De Mejora………………………………... 43 8.3.1. Análisis De Riesgos De Compras 8.3.2. Análisis De Riesgos De Almacén 8.3.3. Análisis De Riesgos De Nomina y Gastos 8.3.4. Análisis De Riesgos De Ventas 8.4.. Diseño Del Nuevo Sistema De Control Interno…………………………….. 49 8.4.1. Resumen de Propuestas de Mejora 8.4.2. Nuevo Software 8.4.3. Manual de Normas y Procedimientos 9. Conclusiones y Recomendaciones……………………………………………. 80 10. Bibliografía……………………………………………………………………….. 81 11. Anexos (contiene hipervínculos a documentos de Excel) 82 Anexo 1. Lista de asistencia…………………………………………………………. 83 Anexo 2. Toma de inventarios………………………………………………………. 84 Anexo 3. Solicitud de crédito………………………………………………………… 85 Anexo 4. Control de cuentas por pagar (proveedores)………………………….. 87 Anexo 5. Control de cuentas por cobrar (clientes)……………………………….. 88 Anexo 6. Base de datos clientes…………………………………………………… 89 Anexo 7. Base de datos de proveedores…………………………………………. 90 Anexo 8. Control de Cheques………………………………………………………. 91
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1. INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de residencia surgió del interés de realizar un trabajo en base a
nuestros conocimientos de contabilidad aprendidos en la carrera que beneficiara a la
empresa Fertilizantes Gómez S.A. de C.V, comercializadora de fertilizantes.
Debido a que la empresa está en proceso de crecimiento y cuenta con un control
interno sencillo y obsoleto que le puede ocasionar problemas financieros, fiscales y
administrativos futuros, el gerente general y el auditor requieren urgentemente un nuevo
sistema de control interno que se adapte a las nuevas necesidades de la empresa, por
lo que nuestro trabajo tiene como objetivo el diseño e implementación de un sistema de
control interno que de cómo resultado información confiable de las operaciones de la
empresa.
Para la realización de esta residencia, primeramente se analiza el sistema de control
interno que tenia la empresa originalmente, después se identifican los riegos que se
tienen con dicho sistema y se proponen procesos o controles de solución. Finalmente
en base a las propuestas de solución se describe el nuevo sistema de control en un
manual de normas y procedimientos.
Para concluir con el trabajo se implementó el nuevo sistema de control interno diseñado
y se establecen las conclusiones y recomendaciones del trabajo.
Este trabajo de residencia también servirá de apoyo para cualquier empresa que tenga
problemas en su control interno y desee establecer y diseñar uno nuevo.
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2. JUSTIFICACIÓN
La empresa Fertilizantes Gómez S.A. de C.V. está en proceso de crecimiento y debido
a su tamaño y numero de ventas, actualmente requiere de un nuevo sistema de control
interno actualizado y adecuado a sus necesidades para evitar problemas fiscales y
financieros futuros, lo cual se logrará con la realización este trabajo de residencia,
donde se diseñará e implementará un sistema de control interno en base a procesos y
controles que arrojen información confiable que servirá de base para que se puedan
tomar decisiones apropiadas, llevando un adecuado control de las operaciones de la
empresa y pudiendo cumplir en forma y tiempo con sus obligaciones fiscales y
requerimientos financieros.
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3. OBJETIVOS
Objetivo General: Diseñar e Implementar un sistema de control interno que de cómo
resultado información confiable y eficiente sobre las operaciones de la empresa.
Objetivos Específicos:
Diseñar un sistema de control interno contable de acuerdo a las necesidades de
la empresa.
Crear formatos de control para el adecuado funcionamiento del nuevo sistema.
Describir las actividades de cada procedimiento de la empresa de acuerdo al
sistema de control interno diseñado.
Implementar el sistema de control interno diseñado para la empresa
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4. CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA
El área en la que se participó para desarrollar esta residencia fue en el departamento
de contabilidad de la empresa Fertilizantes Gómez S.A. de C.V que está a cargo del
contador Cesar Chavira Ceballos.
En el organigrama de organización se ubica de la siguiente manera:
Las principales funciones que se tienen en el departamento son:
Formular estados financieros.
Investigar y dar solución a los problemas referentes a la falta de información para el
registro contable.
Preparar y ordenar la información financiera y estadística para la toma de decisiones
de las autoridades superiores
Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operación de la empresa e
informar periódicamente al Director General.
Calculo de impuestos y la realización del pago correspondiente
Germán Gómez Ojeda
(Gerencia)
Gabriel Gómez (Subgerencia)
Cesar Chavira Ceballos
(Contabilidad)
Yuri Díaz (Administración)
Gabriel Gómez Reyes
(Almacén)
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5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Fertilizantes Gómez S.A. de C.V. es una empresa con una gran visión y con planes de
crecimiento, sin embargo lleva un sistema de control interno contable basado en
registros manuales de sus operaciones, lo cual da como resultado información poco
confiable que puede ocasionar grandes errores a la hora de tomar decisiones
importantes y que actualmente está causando inconsistencias en los estados
financieros de la empresa, ocasionando problemas fiscales, financieros y de control
interno que ponen en riesgo eminente a la empresa y que podrían aumentar si no se da
una solución pronta.
Por tal motivo y para evitar problemas principalmente fiscales, el gerente general y el
auditor de la empresa requieren urgentemente implementar un sistema de control
interno que se ajuste a las necesidades de la empresa y que tenga como resultado
información contable oportuna, eficiente y confiable que dará fin a la problemática antes
mencionada.
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6. ALCANCES Y LIMITACIONES
El alcance de este proyecto consiste en la implementación de un nuevo sistema de
control interno más eficiente en los rubros que conforman la información financiera en la
empresa Fertilizantes Gómez S.A. de C.V. Este sistema, consiste en controles
elaborados y manejados por computadora que ayudarán a la empresa para obtener
información correcta y oportuna de sus operaciones y un mejor control interno en
general, así como en establecer los procedimientos a llevar a cabo para el buen
funcionamiento del sistema, por lo que para finalizar el proyecto, se mostrará al
personal cuales son sus responsabilidades y procedimientos que deben seguir con el
nuevo sistema.
El proyecto se limita a los aspectos relacionados con las operaciones que integran la
información financiera de la empresa, para así cumplir con el objetivo de mejorar el
control interno para la obtención de información contable correcta y confiable.
Las limitaciones que se pueden presentar en el desarrollo del proyecto son:
Que el personal no se adapte al nuevo sistema y controles implementados y se
tenga que dar mayor capacitación de la planeada.
La disponibilidad del personal de la empresa.
Que la información que se nos otorgue ´para la planeación y realización del
sistema contable sea errónea.
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7. FUNDAMENTO TEORICO
7.1. LA EMPRESA Y LA NECESIDAD DE CRECIMIENTO
7.1.1. La empresa
Empresa, del latín inprehensa, significa toma o conquista; representa un acción
esforzada y conjunta. Como acción conjunta, empresa es toda asociación industrial o
de otra índole, creada con el fin de realizar obras materiales, negocios o proyectos de
importancia.
También se define como organización económica creada por la libre iniciativa,
constituye una comunidad de personas e intereses que, al perseguir objetivos
económicos específicos, forjan ideas y actitudes, crea oportunidades de progreso,
fuentes de trabajo y de seguridad social, y es, con los demás sectores sociales,
solidariamente responsable del desarrollo del país.
El objetivo de la empresa es de otorgar a la comunidad bienes y servicios con la
máxima eficiencia. La empresa tiene por objetivos satisfacer necesidades económicas y
así mejorar el nivel de vida de la población.
Sentido Económico De La Empresa.
En sentido económico, la empresa es un conjunto de medios humanos y materiales
que, a través de la producción y de la presentación de servicios busca la obtención de
beneficios. En un sentido económico específico, la empresa se define como la unidad
de producción o cambio basada en el capital y que persigue la obtención de beneficios,
mediante la explotación de riquezas de la publicidad, de crédito o de cualquier otro
medio.
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Es importante que tengamos en cuenta que toda empresa requiere una organización;
esto es, la combinación e integración de los factores de la producción según un plan
que establece el empresario.
La Empresa Desde El Punto De Vista Social.
Desde el punto de vista social, la empresa es una asociación de personas que,
poniendo en actividad los elementos que dispone, procura a sus miembros y a sus
familias el miembro de vida material y moral que les corresponde por su condición de
seres humanos.
Ya no se puede pensar en la empresa privada simplemente como un mecanismo para
la producción de mercancías, servicios y beneficios; o como un organismo biológico
luchando para mantenerse vivo dentro de un ambiente. La empresa privada es hoy en
día un sistema social con un gran impacto sobre las personas que la componen. Estas
personas tienen una influencia recíproca en la sociedad en que participan.
Debe por lo tanto preocuparnos no sólo cómo se producen y distribuyen los productos,
sino también el tipo de publicidad que se utiliza, la manera en que se empleen los
recursos naturales, la disposición de los desperdicios y el impacto de todos esos
factores en el fraguar de nuestros valores sociales.
La empresa aporta y postula muchos valores sociales y pensamos que es fundamental
establecer un profundo contacto con esos, entre los que se destacan:
El valor del individualismo.
El valor de la libertad para emprender algo sin temor.
El valor de la libre contratación.
El valor del cumplimiento de los acuerdos
El valor del pluralismo.
El valor de la autoridad que nace de la capacidad y de los conocimientos.
El valor de la productividad.
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El valor de la conciliación negociada entre patrones y trabajadores.
El valor de la competencia por servir mejor y a menor costo.
El valor de la participación.
El valor de la asociación voluntaria.
Dentro de las características que debe poseer una Empresa están las siguientes:
1. Tener apropiadamente definido su objetivo, misión y visión que oriente la actividad
económica a desarrollar.
2. Contar con una organización adecuada a la tarea económica que realiza, esta
organización se debe subdividir por departamentos, para mejorar los resultados,
pero también para un mejor manejo de personal. Esto deberá incluir un plan
estratégico que le oriente hacia el logro de su objetivo.
3. Tener políticas escritas que sirvan de base para la funcionalidad interna, y cada
persona que está involucrada en la empresa, debe tener un conocimiento, básico o
extenso, según lo requiera el puesto.
4. Describirse las funciones y responsabilidades para cada uno de los puestos dentro
de la empresa, para lo cual se deben contar con el auxilio de manuales de controles
y procedimientos, los cuales deben ser accesibles al personal, para que todos
tengan conocimiento de los mismos.
5. Existir controles internos para la uniformidad en materia de la operatividad dentro de
la empresa, consiguientemente, estos controles estarán enfocados a áreas
especificas dentro de la empresa, para que al final, todas se complementen.
6. Existir unidades operacionales con funciones específicas y con personal adecuado a
las necesidades internas de cada departamento.
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7. Tener un local apropiado, para la comercialización; en este caso es trascendente
observar la importancia que tiene la ubicación de la sala de ventas, o según sea el
caso, que el lugar sea conveniente tanto en espacio como en ubicación.
7.1.2. Empresa Comercial
Son intermediarios entre el productor y el consumidor, y su función principal, es la
compra y venta de productos terminados.
Pueden ser de tres tipos:
a. Mayoristas: son empresas que efectúan ventas a gran escalay que
distribuyen el producto directamente al consumidor.
b. Minoristas o detallistas: son los que venden productos al menudeo, con
cantidades al consumidor.
c. Comisionistas: se dedican a vender mercancías que los productores les
dan, a consignación percibiendo por esta función una ganancia o comisión.
Las empresas comercializadoras tienen un ámbito de acción muy amplio, pueden
dedicarse a comercializar casi cualquier tipo de productos, sin embargo, se enfocan
preferentemente a la atención de aquellos segmentos de mercado donde la demanda
está pulverizada entre pequeños distribuidores.
Las comercializadoras principalmente no atienden al comercio al menudeo su atención
está dedicada a la comercialización de medio mayoreo y de grandes volúmenes de
mercancías.
Las características de un buen producto en el giro deben ser:
Visita permanente a sus clientes
Alta eficiencia de surtimiento en cantidad y oportunidad
Comercialización de las marcas lideres
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7.1.3. Necesidad de crecimiento
Los presidentes de las empresas son los principales responsables de un avanzado
éxito en la organización o por el contrario del fracaso de la misma. Es por ello que los
socios dirigen toda responsabilidad y confianza al presidente, teniendo en cuenta su
capacidad y un buen desempeño como administrador, capaz de resolver cualquier tipo
de inconveniente que se pueda presentar y lograr satisfactoriamente el éxito de la
compañía.
Hoy en día, para muchas empresas la palabra calidad representa un factor muy
importante para el logro de los objetivos trazados. Es necesario llevar a cabo un análisis
global y detallado de la organización, para tomar la decisión de implantar un estudio de
necesidades, si así la empresa lo requiere.
Resulta importante mencionar, que el éxito del proceso de crecimiento, va a depender
directamente del alto grado de respaldo aportado por el equipo que conforma la
dirección de la empresa, por ello el presidente está en el deber de solicitar las opiniones
de cada uno de sus miembros del equipo de administración y de los jefes de
departamento que conforman la organización.
Los ejecutivos deben comprender que el presidente tiene pensado llevar a cabo la
implantación de un proceso que beneficie a toda la empresa y además, pueda
proporcionar a los empleados con mejores elementos para el buen desempeño de sus
trabajos. Debe estar claro, que cualquiera que sea el caso, la calidad es
responsabilidad de la directiva.
Antes de la decisión final de implantar un proceso de crecimiento, es necesario calcular
un estimado de los ahorros potenciales. Se inician realizando un examen detallado de
las cifras correspondientes a costos de mala calidad, además, de los ahorros en costos.
El proceso de crecimiento implica un incremento en la productividad, reducción de
ausentismo y mejoramiento de la moral. Para el logro de estos ahorros, durante los
primeros años, la empresa tendrá que invertir un mínimo porcentaje del costo del
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producto, para desarrollar el proceso de crecimiento. Tras esta inversión, el costo de
mantenimiento del programa resultará insignificante.
Por otro lado, para percibir el funcionamiento eficaz del proceso de crecimiento no sólo
es necesario contar con el respaldo de la presidencia, sino con la participación activa de
ella. El presidente debe medir personalmente el grado de avance y premiar a todas
aquellas personas que de una u otra forma contribuyan notablemente y realizar
observaciones a quienes no contribuyan con el éxito del proceso
7.2. FACTORES PARA EL CRECIMIENTO EMPRESARIAL
7.2.1. Innovación tecnológica
La innovación tecnológica es la más importante fuente de cambio en la cuota de
mercado entre firmas competidoras y el factor más frecuente en la desaparición de las
posiciones consolidadas. Es considerada hoy como el resultado tangible y real de la
tecnología, lo que en determinadas se conoce como introducción de logros de la ciencia
y la tecnología.
El proceso de Innovación tecnológica posibilita combinar las capacidades técnicas,
financieras, comerciales y administrativas y permiten el lanzamiento al mercado de
nuevos y mejorados productos o procesos.
La Tecnología desempeña un papel crítico en la competitividad de la empresa y es uno
de los factores intangibles que plantea más dificultad en su gestión. El nuevo escenario
se identifica con la aceleración del cambio tecnológico y el acortamiento del ciclo de
vida de los productos, de ahí la importancia estratégica de realizar una eficaz gestión de
la tecnología en la empresa.
Tres características de la innovación:
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La innovación no está restringida a la creación de nuevos productos: una
innovación puede también referirse a un nuevo servicio ( banca telefónica) o a cómo
se vende o distribuye un producto.
La innovación no está restringida a desarrollos tecnológicos: Una innovación
puede también obtenerse a través de diferentes estructuras organizativas o de una
combinación de tecnología y marketing.
La innovación no está restringida a ideas revolucionarias. Sin embargo, desde la
perspectiva del accionista, una serie de pequeñas innovaciones "incrementales" son
tan deseables como un (potencial) gran cambio que tenga lugar cada diez años.
La Empresa Innovadora logra transformar los avances científicos tecnológicos en
nuevos productos y procesos, mediante la adecuada y efectiva vinculación de la
ciencia, la tecnología, la producción, las necesidades sociales y requerimientos del
mercado nacional e internacional.
Es aquella, que mediante la sistemática aplicación de innovaciones, posee un nivel de
organización de la gerencia empresarial y del proceso productivo tales, que sus ofertas
poseen calidad superior o igual a las mejores existentes en el mercado, que le propicie
cubrir sus costos y obtener ganancias.
La definición de empresa innovadora abarca el accionar de la empresa en su totalidad:
Gerencia., Proceso productivo, Productos y/ o servicios, Comercialización, Economía y
finanzas.
Características de la empresa innovadora:
Contar con una estrategia de desarrollo definida.
Tener visión para identificar (anticipar) los requerimientos de la economía
(tendencias del mercado).
Capacidad para obtener, procesar, asimilar información tecnológica y económica.
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Aptitud para lograr la cooperación interna (en toda su estructura funcional) y
externa (con los centros de investigación, de educación superior, de asesoría y
consultoría, clientes y proveedores).
Constante interés por la superación profesional de todo el personal
7.2.2. Software administrativo
Una importante innovación tecnológica en las empresas es el software.
Como empresa es importante contar con las herramientas necesarias para administrar y
evaluar nuestros procesos, un software es una herramienta que nos ayuda a organizar
y a procesar la información que se genera a lo largo del crecimiento de una empresa o
negocio, gracias a la información que se genere podemos tomar mejores decisiones.
Importancia de un software administrativo:
Uno de los factores que desde siempre han sido claves para toda empresa, es el
proceso de toma de decisiones basado en una adecuada administración de la
información. Hoy en día, el elemento diferenciador entre empresas supervivientes y
sobrevivientes, radica en el aprovechamiento de los recursos que la tecnología ofrece, y
la manera en que dichos recursos son explotados por cada una de las organizaciones,
todos ellos relacionados con la manipulación de datos para proveer información clara,
precisa y confiable que sea utilizada para la toma de decisiones oportuna y acertada.
La toma de decisiones es una actividad crítica dentro de las organizaciones, y es por
esto que de ello depende en gran medida el éxito que en un momento dado, la
organización pueda alcanzar.
Actualmente las empresas y organizaciones enfocan gran parte de sus esfuerzos en
detectar áreas de mejora que les permitan optimizar su desempeño, con la finalidad de
mantenerse en el nivel competitivo deseado. Uno de los aspectos que mayor
importancia refleja hace referencia al uso de la información dentro de la empresa, de tal
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manera que a través de su eficiente administración sea posible la toma de decisiones
certera y oportuna, que la conduzcan a alcanzar las metas y objetivos planteados.
Uno de los factores que influyen para que el proceso de la administración de la
información se lleve a cabo de manera adecuada, es el uso de herramientas
tecnológicas que nos proporcionen el soporte necesario para agilizar esos procesos, y
como consecuencia de ello, un incremento en el desempeño dentro de la empresa, así
como también una reducción de costos en la misma.
Dentro de dichos instrumentos tecnológicos, se encuentran los programas o software,
así como también la infraestructura física necesaria para soportar los programas. Un
software se refiere a las instrucciones electrónicas que van a indicar al ordenador que
es lo que tiene que hacer. También se puede decir que son los programas usados para
dirigir las funciones de un sistema de computación o un hardware.
Cada software desarrolla funciones específicas dentro de una diversa gama de
aplicaciones, y sin duda alguna unos de los programas que mayor utilidad representa
dentro de una empresa, son los denominados Sistemas de Soporte a la Decisión
(DSS). Las herramientas DSS se pueden definir como un sistema integrado de
planificación y tratamiento de la información que incorpora la habilidad de interrogar al
sistema de información de la empresa en una forma determinada, analizar la
información obtenida y predecir, con base a unos modelos determinados, el impacto de
las futuras decisiones antes de llevarlas a la práctica. Normalmente se trata de
conjuntos integrados de programas (cálculos estadísticos, consultas de bases de datos,
modelización, programación matemática, etc.) que pueden compartir los mismos datos
e informaciones (tanto de fuentes internas como externas)
De esta manera, la toma de decisiones se convierte en una variable crítica de éxito
dentro de las empresas, y es aquí donde radica la importancia de un DSS. En la
actualidad los sistemas de información juegan un papel fundamental para el éxito de las
empresas. Es un gran reto el que una organización pueda tener controladas las
variables de planeación, organización, control y dirección de la empresa. Para poder
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tener un control de las mismas, se requiere de tomar decisiones acertadas que puedan
llevar a la organización en la dirección deseada.
Como se puede ver, el sistema de soporte a la decisión es la base a través de la cual
se podrán delinear planes y estrategias para la empresa, ya que proporcionará al
tomador de decisión los instrumentos necesarios para direccionar los esfuerzos hacia
un objetivo o fin común.
Los DSS pueden ser implementados para dar soporte a un área específica dentro de la
empresa, o bien puede ser diseñado para que uno solo de ellos proporcione soporte a
diversas áreas. A través de un sistema de soporte a la decisión, se pueden obtener los
siguientes beneficios, relacionados a cada área de la empresa: En el área
administrativa para tomar decisiones basadas en análisis financieros, análisis de costos
y en otros análisis realizados con respecto de información contable o administrativo. En
el área de producción para tomar decisiones basadas en información relevante a costos
de producción, asignación de recursos de producción, programación de itinerarios y
control de niveles de inventarios. Y por último, en el área de ventas se aplican estos
sistemas para la toma de decisiones en cuanto a campañas publicitarias, planeación de
la mercadotecnia y soporte a la venta.
Tomando en cuenta lo anteriormente expuesto, un DSS es capaz de propiciar diversos
factores, todos ellos con un alto grado de importancia para la entidad: una reducción de
costos dentro de la empresa, agilización de procesos dentro de cada área de la
organización, optimización del servicio proporcionado a clientes y proveedores, entre
otros, y partiendo de ellos es posible establecer una ventaja competitiva importante con
respecto a sus competidores directos dentro del mercado.
7.2.3. Sistema de Control Interno
El logro del verdadero éxito de una organización empresarial pasa a ser
responsabilidad de todos los integrantes de la misma y del establecimiento pleno de un
adecuado Control Interno. El mismo ha de ser diseñado, aplicado y considerado como
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la herramienta más importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de
los recursos y para obtener la productividad, además de prevenir fraudes, errores,
violación de principios y normas contables, fiscales y tributarias.
El Control Interno se implanta para mantener la empresa o negocio en la dirección de
sus objetivos de rentabilidad y en la consecución de su misión, así como para minimizar
las sorpresas en el camino. Esto facilita a la administración negociar en ambientes
económicos y competitivos rápidamente cambiantes, ajustándose a las demandas y
prioridades de los clientes y reestructurándose para el crecimiento futuro. El Control
Interno promueve la eficiencia, reduce los riesgos de pérdida de activos y ayuda a
asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de leyes y
regulaciones.
El sistema de control interno es el conjunto de planes, métodos y procedimientos
adoptados por una empresa u organización, con el fin de asegurar que los activos estén
debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la actividad
de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la
gerencia, en atención a las metas y los objetivos previstos.
Forma parte del proceso de administrar una actividad, proyecto o negocio con el
objeto de:
Planificar
Organizar
Ejecutar
Controlar
Las principales características del sistema de control interno son las siguientes:
1. Está conformado por los sistemas contables, financieros, de planeación, verificación,
información y operacionales de la respectiva organización.
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2. Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad de
establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, que debe
adecuarse a la naturaleza, la estructura, las características y la misión de la
organización.
3. La auditoría interna, o a quien designe la máxima autoridad, es la encargada de
evaluar de forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad
del Sistema de Control Interno de la organización y proponer a la máxima autoridad
de la empresa las recomendaciones para mejorarlo o actualizarlo.
4. El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organización
(como la sal en la preparación de las comidas).
5. Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
6. Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las normas
de la organización.
7. La ausencia del control interno es una de las causas de las desorientaciones en las
organizaciones.
Actividades de Control Interno (procedimientos):
Los principales procedimientos de Control Interno constituyen los fundamentos
específicos que basados en la eficiencia demostrada y su aplicación práctica en las
actividades financieras y administrativas, son reconocidas en la actualidad como
esenciales para el Control de los recursos humanos, financieros y materiales de las
entidades públicas o privadas.
Los más importantes procedimientos o actividades de Control Interno son los
siguientes:
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1. Responsabilidades delimitadas
2. Segregación de funciones
3. Ningún empleado debe ser responsable para una transacción completa.
4. En lo posible, rotación periódica de deberes y funciones.
5. Fianzas para protección de los recursos
6. Instrucciones por escrito.
7. Contabilidad por Partida doble
8. Control y uso de formularios pre numerados
9. Evitar el uso de dinero en efectivo
10. Uso de un mínimo de cuentas bancarias y con firmas mancomunadas.
11. Depósitos oportunos e intactos.
Visto lo anterior, se puede deducir que el Sistema de Control Interno es primordial en
las empresas, por la seguridad que presta para el buen desarrollo de las tareas diarias,
y para la auditoría se convierte en algo necesario, para decidir hacia donde deberá
dirigirse los mayores esfuerzos durante su examen y si el Sistema presenta debilidades
se puede incidir en su mejoramiento.
7.3. CICLOS TRANSACCIONALES Y SU CONTROL INTERNO
7.3.1. Ciclos transaccionales
Ciclo: Conjunto de una serie de fenómenos u operaciones que se repiten
ordenadamente.
Serie de conferencias u otros actos de carácter cultural relacionados entre sí,
generalmente por el tema.
Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y
transacciones. Los Ciclos se definen para agrupar el flujo de hechos económicos,
similares y que se enlazan entre si.
Transacciones: Trato, convenio, negocio.
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Hecho económico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros.
Por lo descrito anteriormente podemos decir que la evaluación por Ciclos de
Transacciones no es más que la división de los Estados Financieros en segmentos o
componentes más pequeños los cuales permiten que el trabajo de evaluación sea más
manejable y sencillo.
La evaluación por ciclos de transacciones, se basa fundamentalmente en verificar los
diferentes pasos que se dan al procesar una transacción, la cual culmina con un efecto
en los Estados Financieros, ya sea por la adquisición de un gasto o servicio, la
recepción de un préstamo, la asunción de una obligación, etc.
Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo:
Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa)
Que las transacciones estén debidamente registradas (obtención de información
financiera razonable y oportuna)
Custodia de los activos (protección a los activos)
Principales Tipos de Ciclos de Transacciones:
• Tesorería
• Egresos
- Compra (adquisición)
- Nómina (pago)
• Conversión
• Ingresos
- Ventas
- Ingresos de Efectivo
• Información Financiera
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7.3.2. Control interno de compras
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener información segura, oportuna
y confiable, así como promover la eficiencia de operaciones de adquisición o compra.
(C.P. Alejandro Prieto, 1998)
Principios:
- La función de registro de operaciones de compras será exclusiva del departamento de
contabilidad.
- El trabajo de los empleados del departamento de compras será de complemento y no
de revisión.
- Ningún empleado del departamento de compras debe de tener acceso a los registros
de contabilidad.
- Separación de funciones de adquisición, pago y registro de compra.
Objetivos:
Obtener información confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena toma de
decisiones.
Prevenir fraudes en compras por favoritismo en contabilidad.
Promover la eficiencia del personal de compras.
Localizar errores administrativos, contable y financieros.
Las funciones típicas de compras son:
Selección de proveedores
Preparación de solicitudes de compra
Función específica de compras
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25
Recepción de mercancías y suministros
Control de calidad de mercancías y servicios adquiridos
Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados
Desembolso de efectivo
7.3.3. Control interno de ventas
Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante
en la instalación de un sistema de contabilidad.
El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de
lograr las políticas establecidas por la empresa.
Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el
pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del
almacén despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.
Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:
Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago - al
contado o crédito).
Nota de despacho o conduce
Recibo de ingreso a caja.
Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los
diferentes departamentos/clientes.
La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la
solicitud de divisas por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc.
Consta de precios y condiciones de venta de los productos.
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26
Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un
cliente autorizando a una firma extranjera para que envié mercancías, según términos,
y que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El
valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial.
Sobre el control interno de las ventas podemos decir:
1) Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.
2) Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.
3) Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
Las funciones típicas de un ciclo de ingresos son:
Otorgamiento de crédito
Toma de pedidos
Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio
Facturación
Contabilización de comisiones
Contabilización de garantías
Cuentas por cobrar
Cobranza
Ingreso del efectivo
Ajuste a facturas y/o notas de crédito
Determinación del costo de ventas
7.3.4. Control interno de almacén
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización.
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
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27
2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema
debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las
existencias, tanto en cantidad como en precios. Esto no es difícil de obtener, pues hoy
en día, el costo de una computadora personal ya esta al alcance de cualquier pequeña
empresa.
4. Deben efectuarse conteos físicos, periódicos y sistemáticos del 10% de los productos
almacenados y cotejar los resultados.
5. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén,
informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para
las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están
respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar
debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.
6. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros
físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de
almacén debidamente autorizado.
7. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de
mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los
inventarios de nuestra propiedad con las mercancías recibidas en consignación o en
depósito.
8. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
9. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición.
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28
10. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
11. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario.
12. Comprar el inventario en cantidades económicas.
13. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas en ventas.
14. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
15. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y
concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de
los inventarios, en lo que a perdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte
importante de la organización.
16. Conformar los inventarios físicos con los registros contables.
17. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se
eviten los robos.
18. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
19. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
20. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por
la persona que entrega y por la que recibe.
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29
7.3.5. Control interno de nomina
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a
cabo para:
La contratación y utilización de mano de obra
El pago de mano de obra
Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó de mano de obra
El ciclo de nóminas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales,
como por ejemplo: nóminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva,
administrativa, etc.
En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del
personal y el pago de los mismos, están relacionados como parte de este ciclo las
cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos.
Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del
ciclo de nóminas que se describen más adelante, son aquéllas que podrían
considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las
mismas deberán servir tan sólo como una guía general que oriente al auditor cuando
lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de
estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc., se deberá
efectuar para cada caso en particular.
Funciones típicas de nóminas podrían ser:
Reclutamiento y selección de personal
Contratación de personal
Llevar las relaciones laborales
Preparar informes de asistencia
Registro, información y control de la nómina
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30
Desembolso de efectivo
Promoción y evaluación de personal.
Dentro del ciclo de nóminas podríamos distinguir los siguientes asientos contables
comunes:
Pago de nóminas
Anticipos de sueldos y préstamos al
personal
Distribuciones de mano de obra
Otras prestaciones al personal
Normas del control interno para la nómina:
Las normas de control interno que se citarán a continuación, representan la garantía
para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administración de
personal, están siendo adecuadamente distribuidos.
1. Deben ser aprobadas por personas autorizadas:
La contratación de personal.
El salario a pagar
Las deducciones que se realizarán en nómina.
Horas extraordinarias y otros pagos especiales.
2. El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas
que:
Preparen la nómina.
Aprueban nómina.
Pagan la nómina.
3. Debe existir separación de funciones:
Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la
nómina.
Entre el personal que contrata o despide y el que elabora nómina (Moreno, 1997)
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31
7.4. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MEDIANTE MANUALES
7.4.1. Control interno y los manuales
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control
interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales
son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades,
estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando
información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol
y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como
una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse,
cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.
7.4.2. Manual de procedimientos
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos
necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda
auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente
al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría,
la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus
jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
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32
Estos manuales, se desarrollan para cada una de las actividades u operaciones que
tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con los
lineamientos y exigencias establecidas por la ley.
Utilidad del manual:
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de
tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal
ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de
simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
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33
8. PROCEDIMIENTO Y ACTIVIDADES DESARROLLADAS
8.1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
La base para diseñar un sistema de control interno de una empresa es conocer a la
misma a fondo, por lo tanto, en este apartado se presenta el giro y antecedentes de la
empresa, la estructura organizacional, situación legal, así como datos relevantes como
ventas, clientes y competencia.
8.1.1. Giro de la empresa y Antecedentes
La empresa en la cual se desarrolla esta residencia profesional tiene por nombre
“Fertilizantes Gómez S.A. de C.V.”, fue creada en el año 2004 por el Sr. Germán
Gómez Ojeda y tiene por actividad principal la comercialización de fertilizantes a
mayoreo.
La empresa está ubicada en el domicilio km. 1.5 carretera Tecomán-Cerro de Ortega,
donde se realizan todas las operaciones y se dejan los otros dos lugares mencionados
anteriormente como sucursales y bodegas.
Actualmente la empresa tiene ventas promedio mensuales de 12 millones de pesos y
un manejo de 6 cuentas bancarias tanto en moneda nacional como en dólares. Por lo
tanto al año tiene un total de ingresos aproximados de 144 millones de pesos por lo que
de acuerdo al artículo 32-a del CFF la empresa está obligada a dictaminarse.
8.1.2. Estructura Organizacional
Fertilizantes Gómez S.A. de C.V. está conformada por un personal total de 30
personas, los cuales hay: un administrador general y propietario de la empresa (Sr.
Germán Gómez Ojeda), un subgerente, dos secretarias encargadas de la venta al
público y pago a proveedores respectivamente, una auxiliar contable y un contador.
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34
Además de un responsable de la recepción del fertilizante, un aproximado de 20
cargadores encargados de la llegada y entrega de mercancía.
A continuación se muestra el organigrama de la empresa:
FERTILIZANTES GÓMEZ S.A. DE C.V.
8.1.3. Estructura Legal
Una estructura legal adecuada es de vital importancia para una empresa, ya que
mediante ella se desglosan las responsabilidades fiscales que tienen a partir de iniciar
sus operaciones. A continuación se presentan algunos datos importantes que
obtuvimos de la revisión de expedientes fiscales:
Razón social: Fertilizantes Gómez S.A. de C.V.
Actividad: compra venta de fertilizantes a granel
Inicio de operaciones: 12-04-2004
Tipo de Sociedad: Sociedad Anónima de capital variable (Germán Gómez Ojeda,
Lucio Gómez Ojeda, Gabriel Gómez Reyes)
Germán Gómez Ojeda
(Gerente y Propietario)
Gabriel Gómez (Subgerente)
Cesar Chavira
(Contador)
Yuri Díaz (Administradora)
Encargadas de ventas
Encargadas de Compras
Gabriel Gómez Reyes
(Encargado de Almacén)
Almacenistas Choferes
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35
8.2. ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO ANTES DE LA
IMPLANTACIÓN DEL NUEVO SISTEMA
En este apartado del procedimiento, se realiza una descripción del sistema de control
interno anterior, que sirve de base para la identificación de riesgos que se realiza en el
siguiente apartado.
El fin de la revisión de control interno y de los procedimientos de contabilidad, es
averiguar cuales son los procedimientos empleados y la eficiencia del sistema de
control interno existente. (González, 2002)
De a cuerdo a las normas y procedimientos de auditoría, la mejor forma de analizar el
control interno de una empresa es mediante los ciclos de transacciones que se lleven a
cabo en ella, es decir, por los grupos de procesos relacionados entre si.
Por lo tanto, el primer paso para comenzar con el análisis del control interno es
identificar los ciclos de transacciones de la empresa, los cuales deben abarcar todas las
operaciones relacionadas con la contabilidad o que sirven para obtener la información
contable o financiera de la empresa.
Una vez identificados los ciclos, existen 3 métodos para realizar el estudio y evaluación
del control interno, que son el descriptivo, el grafico y el de cuestionario.
Para este trabajo se utilizará el siguiente método para comprender de una manera más
profunda el sistema:
Método Descriptivo o de memorándum:
Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal
en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia
a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y
procedimientos. (González, 2002)
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36
En la empresa Fertilizantes Gómez S.A. de C.V. se identifican los siguientes ciclos de
transacciones:
Compras
Almacén (aunque no es un siclo en sí, es un proceso importante)
Nomina y Gastos
Ventas
A continuación describimos el sistema de control interno anterior de la empresa de
acuerdo a estos ciclos y basándonos en los dos métodos mencionados.
8.2.1. Control interno y procedimiento de Compras
El ciclo de compras incluye todos los procesos y transacciones para la adquisición de
mercancía, el pago de la misma y como clasificar, resumir e informar lo que se adquirió
y lo que se pagó.
Afecta las siguientes cuentas:
Activos – Efectivo
Pasivo
– Documentos Por Pagar
– Proveedores
Resultados
– Costo
– Compras
A continuación se describen las actividades a seguir por la empresa Fertilizantes
Gómez S.A. de C.V. para realizar las compras:
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1. Planificación
El gerente general o subgerente son los encargados de realizar las compras, y
las realiza de acuerdo a la experiencia, ya que no existe un control de inventarios
donde se pueda hacer una revisión de faltantes, por lo que solo se checa a
simple vista el almacén.
2. Análisis de condiciones de compra
Para seleccionar a que proveedor se le va a realizar la compra, el gerente se
basa en la experiencia y determina cuál es la mejor opción.
3. Pedido
Los pedidos son realizados por el gerente o subgerente de la empresa
directamente con el proveedor por medio de llamadas telefónicas o fax.
Los pedidos de fertilizantes son a granel y en grandes cantidades.
4. Recepción
El fertilizante pedido llega en camiones de carga y es pesado en una báscula
ubicada a la entrada de la empresa. Posteriormente, se entrega la factura de la
compra a la encargada.
5. Verificación
La encargada que recibe la factura verifica que el peso señalado en la factura
sea el mismo que indica la báscula
6. Aceptación
Al ser verificada la factura es firmada y guardada junto con las demás compras
del día para después ser entregadas a la administradora.
7. Pago
Si la compra es a contado o se da un abono inicial, al ser firmada la factura se
entrega el cheque correspondiente y se hace anotación del numero de cheque
en dicha factura.
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38
La mayoría de las compras que realiza la empresa son a crédito y los pagos por
lo general son a siete o quince días y son hechos con cheques.
8. Registro Contable
Al final de cada día, se entregan las facturas de compras a la administradora, la
cual las ordena y las archiva para mandarlas al contador.
El contador una vez que recibe las facturas de compras hace las pólizas de
egresos por cada cheque y las registra en el sistema de registro contable
llamado “Contpaq”.
8.2.2. Control interno y procedimiento de Almacén
El ciclo de almacén incluye todos los procesos y transacciones para el control y registro
de entradas y salidas de mercancía.
Afecta las siguientes cuentas:
Activos – Almacén
Resultados – Costo
A continuación se describen los controles y actividades a seguir por la empresa
Fertilizantes Gómez S.A. de C.V. para almacén:
1. Recepción de mercancía
Al llegar el camión con la mercancía pedida, los almacenistas descargan el
contenido y lo acomodan en el área posterior de la empresa.
2. Verificación del pedido
La encargada de ventas manda copia de la factura o recibo al encargado de
almacén, con la cual este último verifica que se haya recibido la mercancía y
cantidades correctas mencionadas en la factura.
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39
3. Acomodo y empaque
Una vez verificado el pedido, el encargado de maquina pesada acomoda el
fertilizante, posteriormente los almacenistas lo empacan principalmente en sacos
de 50kg y por último lo almacenan en la bodega.
4. Salida de almacén
Cuando se va a realizar una venta, la encargada de ventas manda la orden de
salida al almacenista para que despache el pedido y lo deje listo para su entrega.
5. Entrega
El pedido puede ser entregado en las siguientes dos opciones
a) Dentro de las instalaciones: cuando los clientes van directamente a hacer la
compra y esperan a que se les entregue su pedido; en este caso, los
almacenistas solo suben la mercancía en las camionetas del cliente.
b) A domicilio: Cuando los clientes solicitan el pedido para que sea entregado en
su negocio o rancho; en este caso, los almacenistas suben la mercancía en el
equipo de transporte de la empresa y los choferes los entregan en el domicilio
establecido.
Una vez recibido el pedido por el cliente, el chofer o almacenista pide la firma de
recibido en la factura y posteriormente la entrega a la administradora
6. Inventarios Físicos
No se lleva a cabo un conteo de la mercancía que se tiene en el almacén.
7. Registro Contable
El registro de las entradas y salidas de almacén es realizado mediante las
facturas de compra y venta que son entregadas al contador en el proceso de
ventas y compras.
Para la afectación de la cuenta de almacén, se utiliza un catalogo de cuentas
donde se tienen todos los tipos de fertilizantes que se compran.
El sistema de costos utilizado es el de costos históricos y el método para la
evaluación de inventarios es el de Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS).
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40
8.2.3. Control interno y procedimiento de Nomina y Gastos
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:
La contratación y utilización de mano de obra
El pago de mano de obra
Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó de mano de obra Afecta principalmente la siguiente cuenta:
Activo – Efectivo – Prestamos a personal
Pasivo – Impuestos por pagar
Resultados – Gastos de administración – Gastos financieros
A continuación se describen las actividades o controles que se llevan por la empresa
Fertilizantes Gómez para el control nomina, pago de la misma y otros gastos:
1. Reclutamiento y selección de personal
Para la selección de personal, el gerente general analiza los currículos de las
personas que desean integrarse a las personas y de a cuerdo a eso y a las
referencias contrata a la persona.
2. Control y pago de la nómina
En la empresa no se lleva un control de asistencias y la nomina es pagada
semanalmente y de contado de acuerdo a los salarios determinados por el
contador que incluyan sus respectivas retenciones.
Para realizar el pago, el personal firma un pequeño recibo que es enviado junto
con los demás para su registro contable.
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41
3. Prestaciones a empleados
Las prestaciones de ley son calculadas por el contador y pagadas junto con el
recibo correspondiente.
Los préstamos al personal se otorgan únicamente a personal de confianza y
mediante un pequeño recibo como el de pago de nomina. Estos préstamos son
controlados por el gerente o subgerente de la empresa en un registro por
computadora.
4. Pago de otros gastos fijos y variables
Los gastos en que incurre la empresa son comprobados por sus respectivas
facturas y son pagados con cheques. Sin embargo no se lleva un control de los
gastos que se llevan para un mejor control del presupuesto y de los pagos que
debe realizar por concepto de gastos y nomina.
5. Registro Contable
Todos los recibos de pago de nomina, prestamos a personal y gastos son
enviados al contador, quien elabora las pólizas correspondientes y lo registra en
el sistema de contpaq.
8.2.4. Control Interno y Procedimiento de Ventas
Este ciclo transaccional incluye todos los procedimientos que se dan desde que llega el
cliente hasta que se liquida la venta.
Afecta las siguientes cuentas:
Activos
– Efectivo
– Clientes
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Pasivos
– Impuestos por Pagar
Resultados
– Ventas
– Deducciones De Ventas
– Costo De Ventas
– Gasto De Ventas
A continuación se describen las actividades a seguir por la empresa fertilizantes Gómez
para realizar las ventas:
1. Atención al cliente
El ciclo de transacciones de ventas comienza cuando una persona desea
comprar a la empresa.
La encargada de ventas atiende al cliente y responde a sus dudas o
cotizaciones.
2. Pedido
El cliente solicita el pedido a la encargada de ventas, quien al estar correcto el
pedido, hace la factura de venta y entrega una copia al almacenista para que
entregue la mercancía.
3. Entrega
Los almacenistas suben los sacos de fertilizantes a las camionetas y los llevan al
lugar indicado por el cliente, entregan el pedido y piden la firma de quien recibe.
4. Cobranzas
Comúnmente, las ventas son a créditos de un mes, por lo que se recibe un pago
inicial y después es cobrado el resto al mes.
Cuando un cliente no paga en el tiempo correspondiente, se le quita el derecho a
crédito.
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5. Registro Contable
La encargada de ventas manda todas las facturas del día a la administradora,
quien entrega todas las facturas del mes al contador.
El contador al recibir las facturas del mes, hace la sumatoria para sacar el total
de las ventas y las compara con los depósitos de los estados de cuenta de
bancos. Posteriormente, en base a dicha comparación, crea la póliza de ingresos
del mes y la registra en el sistema.
8.3. ANÁLISIS DE RIESGOS Y PROPUESTAS DE MEJORA
En este apartado se identifican los principales riesgos que ocasiona el sistema de
control interno de la empresa con el que contaba la empresa y se proponen las
soluciones que en su conjunto integraran el nuevo.
Debido a que el objetivo de este trabajo es el diseño e implementación de un nuevo
sistema de control interno para evitar los riesgos que se puedan presentar en una
auditoría y futuros problemas fiscales y financieros, se señalan las fallas que traen
consigo riesgos en la contabilidad o que afectan de alguna forma a ésta.
"Los riesgos son hechos o acontecimientos cuya probabilidad de ocurrencia es incierta.
La trascendencia del riesgo en el ámbito del estudio del control interno, se basa en que
su probable manifestación y el impacto que puede causar en la organización ponen en
peligro la consecución de los objetivos de la misma" (Bernal., 2009).
De acuerdo a varios autores, la mejor forma para identificar los riesgos es en base a los
procedimientos de control interno. Por ello, a continuación se mencionan los riesgos
encontrados en las actividades de cada procedimiento del apartado anterior (8.2), así
como las propuestas de mejora (procedimientos o controles) que son la base para el
diseño del nuevo sistema de control interno.
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8.3.1. Análisis De Riesgos De Compras
ACTIVIDAD FALLA
DETECTADA
RIERGO POR
FALLA
PROPUESTAS DE
MEJORA
Planificación de
compra
Decisión de compra
en base a
experiencia
Insuficiencia o
exceso de
productos
Revisar mínimos y
máximos de
inventario en el
nuevo software.
Análisis de
condiciones de
compra
No se realiza
análisis de
proveedores
Compras a mayor
precios y menor
calidad
Analizar compras
anteriores y cotizar
por lo menos con 3
proveedores
Realización del
pedido
No se hace un
registro del pedido.
Compra de
mercancía no
solicitada o
variación en
cantidad
Llevar control de
pedidos mediante
orden de compra.
Recepción Ninguna Ninguno Ninguna
Verificación
No se verifica lo
recibido con lo
solicitado.
Compra de
mercancía no
solicitada o
variación en
cantidad o
duplicidad en la
compra
Comparar factura
con orden de
compra.
Aceptación Ninguna Ninguno Ninguna
Pago No se lleva un
control de cheques
Comisiones por
cheques rebotados
e información
insuficiente de los
egresos.
Llevar control de
cheques girados en
Excel y registrarlos
al momento de ser
expedido.
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45
Pago
Los cheques
expedidos a
proveedores por
concepto de
compras, se
manejan como
abono a cuenta
sin llevar un
control del saldo
de la deuda.
Problemas por
desacuerdos con
proveedores y
posibles pagos
incorrectos.
Llevar un registro
en Excel de las
deudas con los
proveedores o
cuentas por pagar.
Registro Contable
No se registran los
egresos correctos
si ocurren las
fallas
mencionadas
anteriormente en
la actividad de
pago
Utilidad e
información
financiera
incorrecta o poco
fiable.
Implementar las
soluciones
propuestas en
este cuadro
Análisis general:
Los riesgos principales en este proceso son los desacuerdos con los proveedores
en cuanto a las deudas, los rebotes de cheques o egresos no comprobados y por lo
tanto información financiera no confiable.
Las propuestas de mejora se resumen a controles de proveedores y cuentas por
pagar y cheques, así como procedimientos de planeación y verificación.
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46
8.3.2. Análisis De Riesgos De Almacén
Análisis General:
Los riesgos en el proceso de almacén son los excesos e insuficiencias de
mercancía, así como robos, mermas o valuación incorrecta del activo con que
cuenta la empresa.
Las propuestas de mejora son principalmente enfocadas al uso del nuevo software.
ACTIVIDAD FALLA DETECTADA RIERGO POR
FALLA
PROPUESTAS DE
MEJORA
Recepción de
mercancía
No se lleva un control de
las entradas al almacén
Excesos de
mercancía
Registrar las entradas
de mercancía en el
software
Verificación
del pedido Ninguna ninguno Ninguna
Acomodo y
Empaque ninguna ninguno Ninguna
Salida de
almacén
No se lleva un control de
las salidas de almacén
insuficiencia de
mercancía o
mermas
Registrar las salidas
de mercancía en el
sistema
Entrega ninguna ninguno Ninguna
Inventario
Físico
No se lleva a cabo un
levantamiento o conteo
de inventario
Excesos o
insuficiencia de
mercancía y
Robos
Hacer levantamiento
de inventario y
verificarlo con el valor
en el software
Registro
contable
Lo registrado en el
software contable no
coincide con lo que
realmente se tiene en
almacén
Valor incorrecto
del inventario y
del activo en
general en el
Balance General
Implementar la
solución propuesta en
este cuadro
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
47
8.3.3. Análisis De Riesgos Nomina Y Gastos
Análisis General:
Los riesgos más importantes en el apartado de nomina son los pagos incorrectos
(pago de más) de sueldos y prestaciones, debido principalmente a que no se lleva
un control de los días y horas trabajados por el personal. Mientras que en los
gastos, el principal riesgo es no tener información detallada de los gastos para la
planeación y toma de decisiones.
Las propuestas de solución se resumen al uso de una lista de asistencia y en cuanto
a los gastos, el uso del software con el que se tendrá que ir detallando los gastos
ACTIVIDAD FALLA DETECTADA RIERGO POR
FALLA
PROPUESTAS DE
MEJORA
Reclutamiento y
selección de
personal
Ninguna Ninguno Ninguna
Control y pago de la
nomina
No se lleva una lista de
asistencia para llevar
control de horas
trabajadas
Pago de
horarios no
cubiertos
Implementar una lista
de asistencia
Prestaciones a
empleados Ninguna Ninguno Ninguna
Pago de otros
gastos fijos y
variables
No existe un estándar
que permita separar los
gastos
No tener la
información
detallada al
usar cuenta de
acumulación
Utilizar el software
para la clasificación
más detallada de los
gastos
Registro contable
Registros incorrectos de
horas trabajadas del
personal
cálculos
incorrectos en
prestaciones
Implementar la
solución propuesta
en este cuadro
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
48
8.3.4. Análisis De Riesgos Ventas
Análisis General
Los riesgos principales de ventas son los atrasos de pagos de clientes,
desconocimiento de los ingresos reales, pago incorrecto de impuestos por
ingresos mal calculados y futuros problemas fiscales en caso de auditoría.
La propuesta general es el uso de controles de clientes y del nuevo software.
ACTIVIDAD FALLA DETECTADA RIERGO POR
FALLA
PROPUESTAS DE
MEJORA
Pedido Ninguna Ninguno Ninguna
Preparación Ninguna Ninguno Ninguna
Solicitud de
crédito
No se investiga al cliente que
se le otorga crédito ni se lleva
un control de los clientes.
Clientes morosos y
aumento de cuentas
incobrables.
Implementar la
solicitud de crédito
y llevar una base de
datos de clientes
con crédito.
Entrega No se lleva un registro de las
ventas
Información poco
practica de ventas
Registrar las ventas
en el software
Cobranza
No se lleva control de las
deudas y pagos de clientes
(independiente al software)
Pagos atrasados de
los clientes
Llevar control de las
deudas de clientes
o cuentas por
cobrar
Registro
contable
No se registran las ventas
reales debido al descontrol
de pagos de clientes que
provocan diferencias en la
comparación de depósitos en
banco y facturas de ventas
del mes.
Desconocimiento de
los ingresos reales,
Pagos incorrectos
de impuestos y
Problemas fiscales
en caso de
auditoría.
Implementar las
soluciones
propuestas en este
cuadro
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
49
8.4. DISEÑO DEL NUEVO SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Este apartado se divide principalmente en 3 partes, en la primera se hace un resumen
de los documentos y controles mencionados en las propuestas de mejora del capítulo
anterior, en la segunda parte se describe el nuevo software para la administración
general de los procesos y por último se describe el nuevo sistema de control interno a
implementar mediante un manual de normas y procedimientos.
8.4.1. Resumen De Propuestas De Mejora
Documentos:
Nombre Anexo
Lista de asistencia 1
Toma de inventarios 2
Solicitud de crédito 3
Controles en Excel:
Nombre Anexo
Control de cuentas por pagar (proveedores)
4
Control de cuentas por cobrar (clientes) 5
Base de datos clientes 6
Base de datos de proveedores 7
Control de Cheques 8
8.4.2. Nuevo Software:
Como se menciono en el capitulo anterior, una de las propuestas que abarca todos los
procesos o ciclos transaccionales es la implantación de un software que permita el
control de todas las actividades realizadas por la empresa, por ello, nosotros sugerimos
el paquete administrativo-contable denominado “AdminPAQ”.
AdminPAQ es el sistema con el que se pueden tomar decisiones correctas y oportunas,
lo cual permitirá al empresario de la micro, pequeña y mediana empresa crecer su
negocio con salud y control.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
50
AdminPAQ agiliza y simplifica el trabajo, ya que todos los procesos de gestión
comercial están integrados: Facturación, Compras, Cuentas por cobrar, Cuentas por
pagar e Inventarios.
a) AdminPAQ y la toma de decisiones
Consulta y despliega toda la información de los catálogos y movimientos de
compra-venta que se utiliza día a día y ejecuta algunos reportes directamente
desde los mismos catálogos en cuestión de segundos, gracias a sus vistas
configurables.
Cuenta con reportes sensibles con los que se puede llegar al origen de la
información con sólo dar un clic.
Exporta a Excel® la información de clientes, proveedores, almacenes, facturas,
inventarios, y más, al configurar y personalizar tus vistas, no se necesita
conocimientos de programación.
Además, diseña los reportes que el usuario necesite y explota fácilmente la
información en la Hoja electrónica
Su Módulo de Toma de Decisiones, una herramienta muy fácil de usar te
permite:
o Obtener la información referente al Costo de lo Vendido.
o Detectar oportunidades de negocio ya que puedes:
Consultar en una sola vista de forma ágil y sencilla, el "Estado del
negocio" y con ello tener una visión global y oportuna de tu
empresa, como el alcance de tus ventas, compras netas, valor de
tu inventario, estatus de pago a proveedores y de cuentas por
cobrar.
Configurar y consultar un "Tablero de control" para dar seguimiento
del negocio al día, a través de indicadores clave como el 20% de
tus clientes que generan el 80% de tus ventas, el 80/20 de las
ventas por producto ó el 80/20 de utilidad por producto. Además,
esta información se puede graficar y desplegar en Excel para que
puedas manipularla y analizarla desde cualquier ángulo y durante el
período de tiempo que desees.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
51
Explotar los "Reportes analíticos" para identificar tus mejores
oportunidades de crecimiento, al conocer a detalle tus márgenes de
utilidad por producto, por producto para un cliente, por documentos,
por clientes, entre otros.
Obtener la utilidad por producto, por cliente o por documento, lo
que te permitirá a su vez obtener el Costo de lo Vendido.
Obtener la utilidad por producto, por cliente o por documento, lo
que te permitirá a su vez obtener el Costo de lo Vendido.
b) AdminPAQ y las compras y ventas
Ayuda a clasificarlos de manera tal, para obtener los filtros que se necesite por
tipo, ciudad, ejecutivo de cuenta, zona, nivel de ventas, etc.
Permite enviar por correo electrónico las cotizaciones, pedidos, órdenes de
compra, sin necesidad de digitalizarlos y mandarlos manualmente.
Se puede llevar un control de las cotizaciones de los proveedores antes de que
realices la orden de compra. Y si así se desea, convertir tus cotizaciones a
órdenes, consignaciones o directamente a una compra.
Cuenta con un reporte de análisis de precios para que puedas negociar con los
proveedores.
El reporte de antigüedad de saldos y pronóstico de cobranza, dan una visión del
estado de tu cartera de clientes...entre muchos otros poderosos reportes.
Se podrá consolidar o agrupar en un solo movimiento, los pedidos o cotizaciones
relacionados con un mismo artículo para un cliente, facilitando así, la generación
de las facturas o remisiones.
c) AdminPAQ Y Almacén:
Se puede ver por medio de reportes la existencia de los productos en su unidad
de venta o de compra.
Permite asignar y conocer el margen de utilidad de cada producto.
Permite manejar números de serie, lotes y pedimentos, los cuales pueden
imprimirse en tus facturas y con ello llevar un control detallado de las entradas y
salidas de productos con estas características.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
52
Cuenta con un módulo de captura de inventario físico, el cual ayuda a generar
los ajustes automáticos de entradas y salidas de almacén, para homologarlo al
inventario físico real.
Se puedes llevar un estricto control en inventarios, hasta por 3 características,
talla, color, estilo, así como diferentes tipos de medida y peso.
Te proporciona diversas opciones para costearlos (Costo promedio, Costo
promedio por almacén, Último costo, UEPS, PEPS, Costo específico, Costo
estándar), para que elijas la que mejor se adapte a tu negocio y cumplas con ello
con las disposiciones fiscales vigentes, referentes al Costo de lo Vendido.
Puedes manejar promociones especiales para determinada clasificación de
clientes y productos.
4. AdminPAQ y la eficiencia
Cuenta con un Editor de formas pre-impresas con el cual se podrá modificar tipo,
tamaño y color de letra que se necesite al configurar las formas.
Maneja múltiples monedas de forma muy poderosa ya que:
o Se puede manejar diferentes tipos de moneda, con un mismo cliente o
proveedor y llevar un control exacto de las transacciones.
o Permite contar con todos los reportes que necesites, ya sea en la moneda
base o bien en cualquier otro tipo de moneda, que se utilice en las
operaciones comerciales.
o Genera automáticamente documentos de utilidad o pérdida cambiaria, al
aplicar un pago o abono de un cliente o proveedor.
o Lleva un historial diario de tipos de cambio.
Contiene consultas rápidas para saber detalladamente al vender o comprar, las
existencias por producto en cada almacén, con sus respectivos costos, precios y
características.
Cuenta con un campo memo que te permite capturar observaciones al momento
de facturar.
Puedes generar de forma automática y en Excel, los reportes más utilizados
dentro de controles administrativos (Kardex de almacén, Inventario actual,
Antigüedad de saldos, Pronóstico de cobranza, Análisis de precios, entre otros).
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
53
5. AdminPAQ y la contabilidad
Envía pólizas de AdminPAQ a CONTPAQ i usando los tipos de póliza que
definas previamente en CONTPAQ i, además de los 4 tipos de póliza que ya
conoces (Ingresos, Egresos, Diario y Orden).
Al conectarse con CONTPAQ i, contabilizas automáticamente el Costo de lo
Vendido.
Puedes tener tu contabilidad en línea de forma automática y versátil (en
CONTPAQ i) de acuerdo a tus necesidades.
Te permite llevar el control de gastos sobre compras y contabilizarlos a cualquier
proveedor o acreedor.
Además, lleva el control del IVA efectivamente cobrado y pagado, enviándolo
automáticamente a CONTPAQ i.
8.4.3. Manual de normas y procedimientos
En el momento de implementar el sistema de control interno, se debe elaborar un
manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer
responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos
organizacionales
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual
se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización.” (Gómez, 2001).
Por tal motivo, a continuación se describe el nuevo sistema de control interno mediante
el siguiente manual de normas y procedimientos, donde se incluyen los procesos de
compras, almacén y ventas, excluyendo el de nomina debido a que éste es controlado
principalmente por el contador y no se observan riesgos relevantes.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
54
FERTILIZANTES GÓMEZ S.A. DE C.V.
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
(PROPUESTO)
COLIMA, 30 DE NOVIEMBRE DE 2010
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
55
PROCEDIMIENTO 1:
COMPRAS
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
56
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 2-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: COMPRAS
Propósito y Alcance:
Establecer los pasos y documentos necesarios para realizar las compras de la
empresa, desde la planeación de la compra hasta el registro contable de la misma.
Objetivos Del Procedimiento:
Obtener mercancía de buena calidad y al mejor precio para satisfacer al cliente
Llevar un buen control de proveedores y cuentas por pagar
Reducir el nivel de inventarios
Normas Del Procedimiento:
Revisar cada 3 días los máximos y mínimos del inventario en el sistema, para así
identificar que fertilizantes hace falta comprar y en que cantidad.
Realizar un análisis de los proveedores antes de cada compra, revisando
condiciones de pago, existencias y precios.
Hacer cotizaciones con mínimo 3 proveedores para escoger la mejor opción en
cuanto a calidad y precio.
La orden del pedido deberá contener como mínimo: datos del proveedor, código del
producto, cantidad, precio.
Los cheques girados deben ser registrados en el control de cheques de Excel.
Analizar si hay cambios en precios para realizar el cálculo del nuevo precio de venta
de acuerdo al porcentaje de utilidad y al precio de la competencia.
Los créditos con el proveedor, anticipos o abonos, deben ser registrados en el
control de cuentas por pagar de Excel.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
57
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 3-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: COMPRAS
Descripción de Actividades
Paso Responsable Actividad
1 Administradora
Genera reporte de inventarios y revisa
mínimos y máximos de almacén en el
sistema.
2 Administradora
¿Niveles Normales?
Si: Anota en el formato de cotización los
faltantes y lo entrega a gerente/subgerente.
No: Termina el procedimiento.
3 Gerente/Subgerente
Selecciona el proveedor mediante una
revisión de las condiciones de compra y
precios de los proveedores.
4 Gerente/Subgerente
Elabora la orden de compra al proveedor
seleccionado poniendo los datos
correspondientes.
5 Gerente/Subgerente Hace el pedido por teléfono, fax o e-mail y
manda la orden de compra al proveedor.
6 Gerente/Subgerente
¿Puede surtirla?
Si: Manda una copia del pedido a la
encargada de recepción de mercancía.
No: Actividad 3
7 Encargada de compras Recibe la factura del proveedor cuando
llega la mercancía
8 Encargada de compras Toma el peso del camión que contiene el
pedido
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
58
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 4-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: COMPRAS
9 Encargada de compras Revisa especificaciones contenidas en el
pedido y factura
10 Encargada de compras Verifica que el peso que marca la báscula
coincida con el peso de la factura.
11 Encargada de compras
¿Todo correcto?
Si: Firma factura
No: manda al gerente/subgerente, quien
pide corrección de la factura o pedido
12 Encargada de compras Registra la compra en el sistema
13 Encargada de compras
Manda la factura de la compra a la
administradora y reporta la fecha en que se
debe pagar dicha factura.
14 Administradora Registra la deuda en el control de cuentas
por pagar
15 Administradora Llegada la fecha de pago, informa al
gerente/subgerente y solicita el cheque
16 Gerente/Subgerente
Autoriza el pago, firmar el cheque y entrega
a la administradora para que realice el pago
correspondiente.
17 Administradora Entrega el cheque al proveedor para el
pago o abono de la compra
18 Administradora Registra en el control de cheques y de
cuentas por pagar
19 Administradora Manda al contador las facturas de compras
y un reporte de los cheques girados.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
59
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 5-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: COMPRAS
20 Contador Realiza las pólizas de cheques de acuerdo
a las facturas de compra.
21 Contador Registra las compras en el sistema
contable y las cuentas por pagar.
22 Contador Obtiene estados financieros para toma de
decisiones de la empresa
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
60
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 6-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: COMPRAS
Diagrama de Flujo Del Procedimiento
Gerente/Subgerente Administradora Encargada compras
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
61
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 7-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: COMPRAS
Diagrama de Flujo Del Procedimiento
Gerente/Subgerente Administradora Encargada compras
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
62
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 8-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: COMPRAS
Diagrama de Flujo Del Procedimiento
Gerente/Subgerente Administradora Contador
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
63
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 9-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: COMPRAS
Formularios Aplicables:
Formato para Cotización (anexo)
Orden de Compra (anexo)
Control de Cuentas por pagar (anexo)
Base de datos de Proveedores (FORMULARIO 4)
Control de Cheques Girados (FORMULARIO 5)
Fundamento Teórico:
Un adecuado control interno de compras ayuda a:
1. Prevenir fraudes en compras por favoritismos, confabulaciones, etc.
2. Localizar errores administrativos, contables y financieros
3. Obtener información segura, oportuna y confiable de las compras
4. Promover la eficiencia del personal de compras
El control interno de compras debe tener las siguientes bases:
1. Requisición de compra
2. Autorización de compra
3. Cotización de precios de compra
4. Orden de compra y pedido a proveedor
5. Recepción de mercancías y materiales
6. Revisión y autorización de la factura de compra
7. Registro de la compra
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
64
PROCEDIMIENTO 2:
ALMACÉN
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
65
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 11-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: ALMACÉN
Propósito y Alcance:
Establecer los pasos y documentos necesarios para el control y registro de las entradas
y salidas de almacén, desde la recepción de mercancía hasta su registro contable.
Objetivos del procedimiento:
Controlar adecuadamente las entradas y salidas de mercancías
Salvaguardar los inventarios
Efectuar los procesos de surtido y empaque con calidad, eficiencia y
responsabilidad, a fin de que la mercancía llegue oportuna y confiablemente a los
clientes y puntos de venta propios
Normas del procedimiento:
El área de recepción de mercancía debe permanecer libre antes de cada recepción.
Todo producto que entre al almacén debe estar respaldado por su respectivo
documento comprobatorio.
Sacar únicamente mercadería con proforma elaborada por vendedor.
Realizar revisión de la mercadería despachada.
El cliente debe firmar nota de crédito.
Emitir nota de crédito solo con nota de devolución firmada por Vendedor y aprobada
por Jefe de Ventas.
Solicitar firma de recibido al entregar cada pedido.
Se hará un inventario físico del almacén progresivamente cotejándolo con el que
tenemos en sistema.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
66
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 12-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: ALMACÉN
Descripción de Actividades
Paso Responsable Actividad
1 Encargado de almacén
Recibe copia de orden de compra y factura
del proveedor y asigna almacenistas para
la recepción de la mercancía.
2 Almacenistas
Reciben la mercancía y la verifican con las
especificaciones descritas en la factura y
orden de compra
3 Encargado de almacén
¿Pedido correcto?
Si: Firma de recibido y registra datos de la
entrada de almacén en el sistema.
No: Regresa pedido y factura al proveedor
indicando las inconsistencias.
4 Almacenistas Descargan la mercancía en el área especial
del almacén para su acomodo.
5 Almacenistas
Acomodan la mercancía para su empaque
con la maquina especial, separándola de
acuerdo al tipo de fertilizante.
6 Almacenistas Empacan los fertilizantes en sacos de 50kg.
principalmente
7 Almacenistas Guardan los sacos en la bodega de
acuerdo al tipo de fertilizante.
8 Almacenistas Recibe copia de orden de salida y asigna
almacenistas para su despacho
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
67
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 13-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: ALMACÉN
9 Almacenistas
Despachan la mercancía solicitada en la
orden de salida y llenan ésta con los datos
correspondientes, indicando en su caso, la
inexistencia de producto solicitado o
cantidad solicitada.
10 Encargado de almacén
¿Pedido aceptado?
Si: Firma orden de salida y registra las
salidas de almacén en el sistema.
No: Regresa la orden y pide al almacenista
acomodar la mercancía en el almacén
11 Encargado de almacén
Asigna chofer para entrega del pedido a
domicilio y le da la factura correspondiente
junto con una copia.
12 Almacenistas
Acomodan la mercancía que se van a
entregar en los camiones o camionetas
disponibles.
13 Chofer Lleva la mercancía al domicilio que indico el
cliente y hace la entrega.
14 Chofer
Pide la firma de recibido. En caso de ser
compra a contado entrega la factura, si es a
crédito, sólo la copia.
15 Encargado de almacén
Solicita a los almacenistas hacer inventario
de las mercancías en almacén para
verificar con el sistema.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
68
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 14-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: ALMACÉN
16 Almacenistas
Cuentan la cantidad que hay en existencia
en el almacén de cada tipo de fertilizante y
anotan los datos que se indiquen en el
formato de inventarios
17 Contador
Hace el registro de las entradas y salidas
de almacén de a cuerdo a las facturas de
compra y venta entregadas en los procesos
correspondientes.
Utiliza el sistema de costos históricos y el
método de Primeras Entradas Primeras
Salidas
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
69
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 15-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: ALMACÉN
Diagrama de Flujo del Procedimiento
Encargado de almacén Almacenistas Chofer
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
70
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 16-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: ALMACÉN
Diagrama de Flujo del Procedimiento
Encargado de almacén Almacenistas Chofer Contador
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
71
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 17-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: ALMACÉN
FORMULARIOS APLICABLES:
Formato de inventarios
Orden de salida
FUNDAMENTO TEORICO
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema
debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las
existencias, tanto en cantidad como en precios. Esto no es difícil de obtener, pues hoy
en día, el costo de una computadora personal ya esta al alcance de cualquier pequeña
empresa.
4. Deben efectuarse conteos físicos, periódicos y sistemáticos del 10% de los productos
almacenados y cotejar los resultados.
5. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén,
informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para
las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
72
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 18-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: ALMACÉN
respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar
debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.
6. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros
físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de
almacén debidamente autorizado.
7. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de
mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los
inventarios de nuestra propiedad con las mercancías recibidas en consignación o en
depósito.
8. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
9. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición.
10. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
13. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas en ventas.
14. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
73
PROCEDIMIENTO 3:
VENTAS
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
74
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 19-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: VENTAS
Objetivo:
Establecer los pasos y documentos necesarios para realizar las ventas de la empresa,
desde la solicitud de crédito o pedido hasta el registro contable de la venta.
Objetivos del procedimiento:
Satisfacer al cliente en servicio y productos.
Lograr eficiencia operativa
Llevar control de clientes y cuentas por cobrar
Lograr los objetivos de ventas propuestos por la empresa.
Normas del procedimiento:
Quienes deseen obtener crédito por parte de la empresa, deberán llenar la solicitud
de crédito
El gerente/subgerente debe ser quien analice y acepte los créditos a clientes de
acuerdo a su capacidad de pago y referencias.
Llevar una base de datos de clientes en Excel
Elaborar una agenda de recuerdo de pagos de clientes
El gerente/subgerente debe establecer los precios especiales de acuerdo a la forma
de pago.
Otorgar créditos no mayores de 60 días, a menos que lo apruebe el gerente.
Llevar control de cheques recibidos y de cuentas por cobrar en Excel.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
75
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 20-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: VENTAS
Descripción de Actividades
Paso Responsable Actividad
1 Encargada de ventas Atiende al cliente y toma el pedido, ya sea
por teléfono, e-mail o fax.
2 Encargada de ventas
Si el cliente desea obtener crédito, se le
entrega solicitud de crédito al cliente para
que la llene y la manda al gerente o
subgerente.
3 Gerente/Subgerente
Analiza la solicitud de crédito del cliente,
revisando su capacidad de pago y
referencias y autoriza el crédito
4 Encargada de ventas Recibe la autorización y da de alta al cliente
en la base de datos de Excel.
5 Encargada de ventas Manda el pedido al encargado de almacén
6 Encargada de ventas
Revisa que este correcto el pedido y hace
la factura correspondiente señalando si es
venta a crédito o contado.
7 Encargada de ventas Manda la mercancía al cliente junto con la
copia de la factura
8 Encargada de ventas Registra la Venta y Manda copia de factura
a la auxiliar contable
9 Encargada de ventas
Entrega la mercancía y pide firma de
recibido al cliente para posteriormente
entregarla a la auxiliar contable
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
76
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 21-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: VENTAS
11 Encargada de ventas
Registra las deudas de los clientes en el
control de cuentas por cobrar y abre
agenda para recordatorios de pagos
12 Encargada de ventas
Recibe los cheques de los clientes por
concepto de abonos o liquidación y los
registra en el control de cheques.
13 Encargada de ventas Entrega cheques recibidos o pagos de
contado a la administradora
14 Administradora Manda facturas de ventas y reporte de
cheques cobrados al contador
15 Contador Realiza las pólizas de cheques de acuerdo
a las facturas de compra.
16 Contador Registra las compras en el sistema
contable y las cuentas por pagar.
17 Contador Obtiene estados financieros para toma de
decisiones de la empresa
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 22-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: VENTAS
Diagrama de Flujo del Procedimiento
Gerente/Subgerente Encargada de Ventas
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 23-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: VENTAS
Diagrama de Flujo del Procedimiento
Encargada de Ventas Administradora Contador
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS
Paginas: 24-24
Fecha: 30/11/2010
Procedimiento: VENTAS
FORMULARIOS DEL PROCEDIMIENTO:
Solicitud de crédito
Control de Cheques cobrados
Control de Cuentas por pagar
Registro de Clientes
FUNDAMENTO TEORICO:
El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de
lograr las políticas establecidas por la empresa.
Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el
pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del
almacén despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.
Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:
Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago - al
contado o crédito).
Nota de despacho o conduce
Recibo de ingreso a caja.
Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los
diferentes departamentos/clientes.
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9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones:
Para concluir con nuestra residencia, llevamos a cabo la implementación del nuevo
sistema de control interno en la empresa, observando buenos resultados para la
obtención de información financiera confiable y oportuna.
Con nuestro trabajo, la empresa se evitara diversos riesgos observados en el desarrollo
del trabajo y podrá tomar decisiones con la segura de que su información es correcta y
confiable.
Recomendaciones:
Se recomienda dar seguimiento a los procesos y actividades descritas en el manual, así
como constancia en la utilización de los controles establecidos, ya que la constancia es
el éxito del sistema de control interno implementado.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
81
10. BIBLIOGRAFIA
Bernal., L. G. (12 de Agosto de 2009). El riesgo: aspecto clave en el control
interno. Recuperado el 25 de 09 de 2010, de Monografias.com:
http://www.monografias.com
C.P. Alejandro Prieto, L. A. (1998). Organización Contable . Mexico: Banca y
Comercio.
Gómez, G. E. (12 de 2001). Manuales de procedimientos y su aplicación dentro
del control interno. Recuperado el 12 de 10 de 2010, de Gestiopolis:
http://www.gestiopolis.com
González, M. E. (Mayo de 2002). GestioPolis. Recuperado el 10 de Septiembre
de 2010, de www.gestiopolis.com
Moreno, A. P. (1997). Fundamentos de Control Interno. Mexico: ECAFSA.
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82
11. ANEXOS
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA FERTILIZANTES GÓMEZ
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ANEXO 1
FERTILIZANTES GÓMEZ S.A. DE C.V.
LISTA DE ASISTENCIA
NOMBRE HORA ENTRADA FIRMA
HORA SALIDA
FIRMA
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ANEXO 2
FERTILIZANTES GÓMEZ S.A. DE C.V.
INVENTARIOS
CODIGO NOMBRE DEL FERTILIZANTE CANTIDAD COSTO TOTAL
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ANEXO 3
FERTILIZANTES GÓMEZ SA DE CV FOLIO _____________
FECHA DE SOLICITUD
DATOS GENERALES DEL SOLICITANTE
APELLIDO PATERNO
APELLIDO MATERNO
PRIMER NOMBRE
SEGUNDO NOMBRE
FECHA DE NACIMIENTO
LUGAR DE NACIMIENTO
EDAD
CURP
SEXO
ESTADO CIVIL
NACIONALIDAD RFC
MASCULINO ____ FEMENINO ____
SOLTERO____ CASADO____
CORREO ELECTRÓNICO
CELULAR
Nº DE DEPENDIENTES ECONÓMICOS
MONTO TOTAL DE GASTOS MENSUALES
____________________________
DATOS DEL DOMICILIO DEL SOLICITANTE
TIPO DE VIVIENDA
TIEMPO DE RECIDIR
VALOR DE LA VIVIENDA
PROPIA ____ RENTADA ____ HIPOTECADA ____ FAMILIAR ____
AÑOS: _____ MESES: _____
VALOR DE HIPOTECA O RENTA
DOMICILIO, CALLE
Nº INTERIOR Nº EXTERIOR
COLONIA HIPOTECA _______ RENTA ________
__________________________________
__________ __________
C.P.
MUNICIPIO
ESTADO
TEL. PARTICULAR
DATOS DE OCUPACIÓN Y PROFESIÓN
OCUPACIÓN
NOMBRE DE LA EMPRESA
DOMICILIO
CARGO EN LA EMPRESA
ANTIGÜEDAD
TELÉFONO Y EXTENCIÓN
REFERENCIAS PERSONALES (UNA FAMILIAR Y UNA NO FAMILIAR)
APELLIDO PATERNO
APELLIDO MATERNO
PRIMER NOMBRE
SEGUNDO NOMBRE
DOMICILIO
MUNICIPIO
ESTADO
TELEFONO
APELLIDO PATERNO
APELLIDO MATERNO
PRIMER NOMBRE
SEGUNDO NOMBRE
DOMICILIO
MUNICIPIO
ESTADO
TELEFONO
INFRESOS DEL SOLICITANTE
SUELDO
OTROS INGRESOS
FUENTES DE OTROS INGRESOS
TOTAL DE INGRESOS
MANEJA CUENTA DE CHEQUES
FRECUENCIA DE INGRESOS
SI ____ NO ____
SEMANAL ____ QUINCENAL ___ MENSUAL ____
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AUTORIZACIÓN PARA BUSCAR EN BURO DE CRÉDITO.
DATOS GENERALES DEL CRÉDITO
ANTICIPO
PLAZO (MESES)
IMPORTE DEL CREDITO SOLICITADO
BANCO
NUMERO DE CUENTA
FORMA DE PAGO DE CREDITO
OBSERVACIONES MOTIVO(S) POR LO(S) QUE SOLICITA EL CREDITO:
Para concluir con la solicitud se le requiere entregar una copia de los siguientes documentos: A Persona Física: comprobante de ingresos, comprobante de domicilio, credencial de elector. A Personas Morales: estados financieros del año anterior, credencial de lector del solicitante.
NOMBRE DEL SOLICITANTE
FIRMA DEL SOLICITANTE
FIRMA AUTORIZADA POR EL ACREDITANTE
A través de la firma del presente documento, autorizo expresa e irrevocablemente NR FINANCE MEXICO, S.A. DE C.V., SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MULTIPLE, E.N.R., para que solicite y proporcione a la(s) Sociedad(es) de Información Crediticia, nacionales o extranjeras, la información relativa a mi historial crediticio con fundamento en lo dispuesto por los artículos 25, 28, 30 y 31 de la Ley para Regular las Sociedades de Información Crediticia. La autorización otorgada tendrá una vigencia mínima de 3 (tres) años contados a partir de la fecha de firma de este documento o bien durante el tiempo que mantenga cualquier relación jurídica que, en su caso, se formalice con NR FINANCE MEXICO, S.A. DE C.V., SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MULTIPLE, E.N.R. Asimismo, manifiesto que tengo pleno conocimiento de la naturaleza y alcance de la información que la(s) Sociedad(es) de Información Crediticia proporcionará(n) a NR FINANCE MEXICO, S.A. DE C.V., SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MULTIPLE, E.N.R., así como del destino y uso que NR FINANCE MEXICO, S.A. DE C.V., SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MULTIPLE, E.N.R., dará a esta información. Para efectos de control y cumplimiento a lo establecido en el artículo 30 de la Ley para Regular las Sociedades de Información Crediticia, la presente autorización, queda bajo la propiedad y resguardo de NR FINANCE MEXICO, S.A. DE C.V., SOCIEDAD FINANCIERA DE OBJETO MULTIPLE, E.N.R
Nombre del Acreditado: _________________________________________ Firma del Acreditado: ________________________________________ Fecha: ________________________________
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ANEXO 4
CREDITO CON PROVEEDORES
FERTILIZANTES GÓMEZ S.A. DE C.V.
Nombre Proveedor: saldo:
Fecha No. Doc. Referencia Cargo Abono Saldo
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
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ANEXO 5
CREDITO CLIENTE
FERTILIZANTES GÓMEZ S.A. DE C.V.
Nombre Cliente: saldo:
Fecha No. Doc. Referencia Cargo Abono Saldo
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
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ANEXO 6
BUSQUEDA DE CLIENTES
FERTILIZANTES GÓMEZ S.A. DE C.V.
Nombre Cliente:
(Introducir nombre completo)
Dirección: #N/A
Teléfono 1: #N/A
Referencia #N/A
E-mail: #N/A
BASE DE DATOS DE CLIENTES
FERTILIZANTES GÓMEZ S.A. DE C.V.
Nombre Cliente Dirección Teléfono 1 Referencia E-mail
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ANEXO 7
BUSQUEDA DE PROVEEDORES
FERTILIZANTES GÓMEZ S.A. DE C.V.
Proveedor:
(Introducir nombre completo)
Dirección: #N/A
Teléfono 1: #N/A
Referencia #N/A
E-mail: #N/A
BASE DE DATOS DE PROVEEDORES
FERTILIZANTES GÓMEZ S.A. DE C.V.
Nombre Proveedor Dirección Teléfono 1 Referencia E-mail
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ANEXO 8
CONTROL DE CHEQUES
FERTILIZANTES GÓMEZ S.A. DE C.V.
fecha expedición
fecha de cobro
No. Cheque No. Factura Concepto debe haber saldo
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
