DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE...

Schlumberger-Private

DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE

INFORMACIÓN PARA EL AREA DE ENTRENAMIENTOS Y

COMUNICACIONES DE HSE DEL GEOMERCADO LAN

(LATINOAMETICA NORTE) DE SCHLUMBERGER

Documento para obtener el título de Ingeniero de Telecomunicaciones Modalidad de Pasantía en Schlumberger Surenco

INTEGRANTES

Victor Manuel Carvajal Quintero 20172373008

Director

Ing. Hermes Javier Eslava Blanco

Director Interno

Ing. Lorena Serrano Rojas

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Facultad Tecnológica

Bogotá D.C., agosto de 2019


HOJA DE ACEPTACIÓN

“DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL AREA

DE ENTRENAMIENTOS Y COMUNICACIONES DE HSE DEL GEOMERCADO LAN (LATINOAMETICA

NORTE) DE SCHLUMBERGER”

Observaciones.

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DATOS DE ENLACE

E-mail: [email protected] Telefono: 3108883925

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Director del Proyecto

Ing. Hermes Javier Eslava Blanco

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Director Interno

Ing. Lorena Serrano Rojas

Fecha de presentación: agosto de 2019


Resumen

Este proyecto bajo la modalidad de pasantía se realizó en Schlumberger Surenco – Base

Cota, Cundinamarca esta multinacional tiene operaciones de HSE (Health, Safety,

Environment) en 85 países dividido en 17 geo mercados. El equipo de trabajo del geo

mercado LAN (Latinoamérica Norte) el cual se conforma por Colombia, Perú y Ecuador.

No contaba con un sistema de gestión de información que estandarice y agilice los

procedimientos para la publicación e inscripción a entrenamientos y comunicaciones del

geo mercado ni con alguien que administre o unifique otros puntos de trabajo compartido

y diferentes aplicativos que se utilizan en la gestión de la información del área de HSE

LAN.

Por ende, se diseño un punto de trabajo compartido el cual concentra la información de

los 3 pases antes mencionados por medio de herramientas de Office 365 como lo es

SharePoint y PowerApps, por medio de SharePoint se diseño una pagina web la cual

contiene información relevante como organigrama del equipo HSE por país, noticias,

eventos y programación de entrenamientos. Por otro lado, con PowerApps se

implementó una aplicación para realizar la programación de los entrenamientos, así

como también el registro a dichos entrenamientos programados y la aprobación a estos

mismos por parte de los managers.

Palabras Clave: SharePoint, PowerApps, Entrenamiento, Comunicaciones


Abstract

This project under the modality internship. It has been made in Schlumberger Surenco-

Base Cota, Cundinamarca. This multinational has operations in 85 countries divided into

17 Geo-markets. The Team HSE’s Geo-Market LAN (Latin-American North). It is

conformed by Colombia, Ecuador and Peru. They didn’t have an information

management system to standardize and streamline the process to public and sign up to

the trainings and communications of the Geo-Market LAN HSE. Although, there wasn’t

someone to management others SharePoint, Apps and information of the team HSE LAN.

Therefore, a shared work point is designed to concentrate the information of the 3

countries through Office 365 with SharePoint and PowerApps. From SharePoint was

designed a web page. It contains important information like organizational chart of the

Team HSE LAN per Country, news, events and schedule Training. On the other hand,

with PowerApps was possible to create apps for the schedule and sign up to the trainings.

Keywords: SharePoint, PowerApps, Training, Communications


Agradecimientos

Le agradezco a la compañía Schlumberger Surenco por permitirme desarrollar este

proyecto con ellos y en sus instalaciones, el cual me dejo grandes aprendizajes y

experiencias, también agradezco a la Universidad Distrital Francisco Jose de Caldas y al

proyecto curricular de Tecnología en Electrónica, ingeniería de telecomunicaciones y

control por su completa disposición para poder realizar este proyecto y así generando el

convenio inter institucional entre Schlumberger y la Universidad Distrital FJC.


Tabla de Contenido 1. Introducción ................................................................................................................................. 9

1.1. Problema ............................................................................................................................... 9

1.2. Justificación ....................................................................................................................... 10

1.3. Objetivos ............................................................................................................................. 10

1.3.1. General ........................................................................................................................ 10

1.3.2. Específicos ................................................................................................................. 10

2. Marcos de Referencias ........................................................................................................ 11

2.1. Estado del Arte .................................................................................................................. 11

2.1.1. Portal de colaboración para la gestión del conocimiento con SharePoint

2013 11

Este proyecto se caracteriza por: .............................................................................................. 11

2.1.2. Implementación de un sistema de gestión y flujo documental en lyansa

eléctrica ltda............................................................................................................................... 11

2.1.3. Proceso migratorio de un sitio web de SharePoint 2007 a SharePoint 2010 . 12

2.1.4. GAC. Una metodología para la creación de sitios web de contenido dinámico

12

2.1.5. TFG DISEÑO Y DESARROLLO WEB. Análisis de casos .................................... 12

2.1.6. TFC Desarrollo de aplicaciones móviles .............................................................. 13

2.1.7. Metodología para el desarrollo de aplicaciones móviles .................................. 13

2.1.8. GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE APLICACIONES MÓVILES EN LOS

SISTEMAS OPERATIVOS ANDROID E iOS .......................................................................... 14

2.2. Marco Teórico .................................................................................................................... 15

2.2.1. Microsoft SharePoint server........................................................................................ 15

2.2.2. Servidor Virtual .......................................................................................................... 15

2.2.3. Aplicaciones móviles ................................................................................................ 15

2.2.4. Web- conceptos básicos .......................................................................................... 16

2.2.5. Servidores Web .......................................................................................................... 16

3. Metodología............................................................................................................................ 17

3.1. Diseño de punto compartido de trabajo con SharePoint .......................................... 17

3.2. Diseño de aplicaciones para agendamiento e inscripción a los entrenamientos

de HSE ............................................................................................................................................ 23

4. Resultados ................................................................................................................................. 25


4.1 Diseño sitio web Host para LAN HSE ................................................................................. 25

4.2 Sección de entrenamientos...................................................................................................... 30

4.3 Aplicativos para agendamiento e inscripción a entrenamientos ..................................... 31

4.4 Rendimiento del sitio................................................................................................................. 39

5. Conclusiones y Recomendaciones ....................................................................................... 43

6. Bibliografía ................................................................................................................................. 44

Tabla de Figuras

Figura 1 SharePoint ............................................................................................................................... 15

Figura 2 TIC ........................................................................................................................................... 17

Figura 3 Pantalla inicial SharePoint ........................................................................................................ 17

Figura 4 Page Viewer ............................................................................................................................. 18

Figura 5 Web Part .................................................................................................................................. 18

Figura 6 Contact Details ......................................................................................................................... 19

Figura 7 Insert Enlace ............................................................................................................................ 19

Figura 8 Add App ................................................................................................................................... 20

Figura 9 Modelo Entidad Relación Training ............................................................................................ 21

Figura 10 Modelo Entidad Relación Training Nest .................................................................................. 21

Figura 11 Modelo Entidad Relación Training Online ............................................................................... 22

Figura 12 Modelo Entidad relación Gestión Documental........................................................................ 22

Figura 13 Pantalla inicial PowerApps...................................................................................................... 23

Figura 14 Add data Source to PowerApps .............................................................................................. 23

Figura 15 Agregar Dropdown list ........................................................................................................... 24

Figura 16 Asignar listas de SharePoint ................................................................................................... 24

Figura 17 Agregar Forms ........................................................................................................................ 25

Figura 18 Main Page .............................................................................................................................. 26

Figura 19 Site Colombia ......................................................................................................................... 27

Figura 20 Instructor Site LAN ................................................................................................................. 28

Figura 21 Sección de listas de agendamiento e inscritos a entrenamientos ............................................ 30

Figura 22 Menu Scheduler Site App ....................................................................................................... 31

Figura 23 Agendamiento de entrenamiento .......................................................................................... 32

Figura 24 vista de agendamiento de entrenamiento en SharePoint ....................................................... 32

Figura 25 Menu Sign Up Training App .................................................................................................... 33

Figura 26 Registro a entrenamiento ....................................................................................................... 34

Figura 27 Vista de registro a entrenamiento en SharePoint.................................................................... 34

Figura 28 Mensaje de notificación para el inscrito al entrenamiento...................................................... 35

Figura 29 Mensaje de notificación para manager. .................................................................................. 35

Figura 30 Menu Manager Approval App ................................................................................................ 36

Figura 31 Modificación de Aprobación ................................................................................................... 36

Figura 32 Vista después de aprobación al entrenamiento en SharePoint ............................................... 37

Figura 33 Notificación de aprobación exitosa. ........................................................................................ 37


Figura 34 Notificación al inscrito de aprobación del manager al entrenamiento..................................... 37

Figura 35 Sección para adjuntar documentos para inscripción a entrenamiento en Sign Up Training App

.............................................................................................................................................................. 38

Figura 36 Espectadores Únicos vs 7 días ................................................................................................ 39

Figura 37 Espectadores Únicos vs 30 días .............................................................................................. 39

Figura 38 Espectadores Únicos vs 30 días .............................................................................................. 40

Figura 39 visitas al sitio vs 7 días ............................................................................................................ 40

Figura 40 Visitas al sitio vs 30 días ......................................................................................................... 41

Figura 41 Visitas al sitio vs 90 días ......................................................................................................... 41

Figura 42 Site Traffic .............................................................................................................................. 42


1. Introducción

Schlumberger (SLB) es una multinacional con presencia en 87 países. Sin embargo, los

procesos y recursos de HSE son prácticamente iguales para todos los países, pero se

vuelve desgastante y complicado administrar cada país por su cuenta sabiendo que

todos deben manejar prácticamente la misma información, comunicaciones y

entrenamientos de HSE, por esta razón, SLB utiliza una metodología la cual consiste en

agrupar los diferentes países por Geo-mercados los cuales son 17. Esto con el fin de

agilizar y facilitar el trabajo conjunto entre países con características similares como su

posición geográfica entre otras.

Para este proyecto se requiere centralizar la información de comunicaciones y

entrenamientos del Geo-Mercado Latino-América norte (LAN), el cual agrupa a

Colombia, Perú y Ecuador. Estos países tienen la misma información y procesos de HSE,

pero cada uno implementa sus propios procesos para realizar sus diferentes tareas y

requerirnos las cuales tiene los mismos objetivos para todo LAN.

Por lo tanto, el equipo de trabajo HSE LAN desarrolla e implemente un punto de trabajo

compartido por medio de SharePoint para centralizar las comunicaciones y

entrenamientos de los tres países con el fin de agilizar y facilitar el trabajo conjunto entre

el quipo HSE de Perú, Ecuador y Colombia. También se implementan aplicaciones por

medio de PowerApps para centralizar y agilizar el agendamiento y inscripción a los

entrenamientos ofrecidos por HSE.

1.1. Problema

Actualmente el área de HSE LAN de Schlumberger. Administra y gestiona

entrenamientos y comunicaciones de manera independiente ya que cada país tiene

procedimientos y aplicativos diferentes. Esto genera varios problemas como riesgos con

la privacidad de la información al tenerla en diferentes servidores virtuales y aplicativos.

Además, diferentes formas de realizar publicación e inscripción de entrenamientos

generan que estas actividades duren mucho tiempo o sea confuso para el personal la

inscripción a entrenamientos.


1.2. Justificación

Debido a la importancia y sensibilidad de la información y la agilización de procesos de inscripción y publicación de entrenamientos y comunicaciones del área HSE LAN de Schlumberger esta debe ser administrada y gestionada de una manera eficiente, confiable y clara para garantizar que los empleados no van a tener problemas con inscripción a los entrenamientos requeridos para trabajar en las diferentes locaciones en donde se requiera personal de Schlumberger independientemente del país en el que se encuentren. Además, al centralizar la gestión de la información se logrará un riesgo menor con la privacidad de la información ya que esta se encontrará en un solo SharePoint y será administrado por un número reducido de personas. Además, que SharePoint cuenta con 1T de almacenamiento lo cual es mucho mayor a los servidores físicos. En adición a esto es mucho más económico utilizar un servidor virtual como lo es el SharePoint que servidores físicos los cuales necesitan administración y mantenimiento constante.

1.3. Objetivos

1.3.1. General

Diseñar e implementar un sistema de gestión de información para el área de

entrenamientos y comunicaciones de HSE del geo mercado LAN (Latinoamérica Norte)

de Schlumberger.

1.3.2. Específicos

• Construir un sitio web host que acceda a un espacio de trabajo compartido entre Colombia, Perú y Ecuador para almacenar y publicar información para el Geo-Mercado LAN de Schlumberger.

• Diseñar secciones en donde se publique programación de los entrenamientos ofrecidos y requeridos por la compañía, así como también una sección para que el personal se inscriba a los entrenamientos.

• Implementar y diseñar aplicativo celular que se conecte a la sección de programación e inscripción de entrenamientos del SharePoint principal.

• Evaluar y gestionar la calidad del sistema implementado en SharePoint


2. Marcos de Referencias

2.1. Estado del Arte

Actualmente las empresas manejas grandes cantidades de información en sus diferentes

operaciones. Adicional a esto varias compañías han expandido sus operaciones fuera

de sus países de origen por ende necesitan de tecnologías de la información y

comunicación para estandarizar sus diferentes procesos por medio de tecnologías para

crear servidores virtuales, páginas web o aplicaciones móviles para la gestión de la

información como lo es SharePoint. Esta tecnología ha tenido un alto crecimiento, así

como el desarrollo de páginas web como se revisará a continuación:

2.1.1. Portal de colaboración para la gestión del conocimiento con

SharePoint 2013

Este proyecto se caracteriza por:

- SharePoint 2013 On-Premises: Es una buena solución para medianas y grandes organizaciones que tengan equipo de IT propio para mantener la plataforma y tenga gran cantidad de información y necesiten realizar muchas personalizaciones.

- Office 365: Es una buena solución para pequeñas organizaciones que no tengan equipo de IT y no tengan mucha información ni muchas personalizaciones que hacer.

- SharePoint Híbrido: Es una buena solución para mediana y grandes organizaciones con lo mejor de los dos mundos.

- Azure: Es una buena solución para cualquier organización que quiera

mantener el control de la granja SharePoint y quiera tener la infraestructura en

la nube [1]

2.1.2. Implementación de un sistema de gestión y flujo documental en

lyansa eléctrica ltda

A continuación, se presentan las características, su descripción y visualización del

software MS SharePoint: [2]

“Implementación de un sistema de gestión y flujo documental en lyansa eléctrica ltda” [3]

- Centralización de la Información - Mecanismos para compartir la información - Comunicación entre procesos (áreas) - Integración Tecnológica - Seguridad


- Acceso al Sistema vía Web - Interfaz amigable con el usuario - Búsqueda y navegación del contenido - Creación, publicación y administración de contenido - Almacenamiento y respaldo de documentos - Creación de flujos de trabajo

2.1.3. Proceso migratorio de un sitio web de SharePoint 2007 a SharePoint

2010

Este proyecto se caracterizó por:

- Administración y configuración más ágil: SharePoint 2010 ofrece un entorno amigable para los usuarios inexpertos para encontrar rápidamente lo que están buscando y realizar sus tareas de una manera más organizada.

- Edición y administración de páginas en la Web. - Edición de HTML más eficiente - Framework 3.5 ofrece compatibilidad con SQL server 2008 y manejador de

bases de datos de los sitios de SharePoint 2010. [4]

2.1.4. GAC. Una metodología para la creación de sitios web de contenido

dinámico

GAC es Gestión académica de contenido este sistema se encargó de la integración

completa de entes de trabajo, así como de la información que generaban durante las

operaciones. Las páginas web desarrolladas a partir de esta metodología presentan la

información en el mismo instante que se genera del proceso de trabajo. Este sistema

consiste de las siguientes características:

- Sesión de lluvia de ideas para identificar que entidades aportaran información. - Existe una segunda sesión de lluvia de ideas la cual identifica los procesos

para la gestión de la información. [5]

2.1.5. TFG DISEÑO Y DESARROLLO WEB. Análisis de casos

En este proyecto se presenta el desarrollo de una página web para la promoción y

publicidad de un diseñador gráfico para esto existen una amplia variedad de

metodologías para el diseño web como es la que se presenta en este proyecto que es

análisis de casos la cual consiste en:


- Para la maquetación del sitio se trabajó con HTML5 y CSS3, Consiste en estructurar el contenido mediante HTML y darle la apariencia deseada con CSS.

- los elementos gráficos de la interfaz se desarrollaron con código, para lo

demás, se trabajaron mediante el formato SVG. Esta metodología permitió

hacer animaciones complejas con las propiedades de CSS3, animation,

transform y transition. Se animó el logotipo, la Figura de inicio, el botón de

srcroll entre las secciones y el de scroll-up, entre las demás funciones de la

página web. [6]

2.1.6. TFC Desarrollo de aplicaciones móviles

Las aplicaciones móviles han tenido un crecimiento en su implementación y utilización

para diferentes actividades como la que se plantea en este proyecto que consiste en una

app de Android para localizar de manera geográfica puntos de un lugar específico donde

se requiera algún mantenimiento para eso se utilizó la siguiente metodología de diseño

centrado de usuario (DCU):

- “El diseño centrado en el usuario es una aproximación al diseño de productos

y aplicaciones que sitúa al usuario en el centro de todo el proceso. Así,

podemos entender el DCU como una filosofía cuya premisa es que, para

garantizar el éxito de un producto, hay que tener en cuenta al usuario en todas

las fases del diseño. Además, también podemos entender el DCU como una

metodología de desarrollo: una forma de planificar los proyectos y un conjunto

de métodos que se pueden utilizar en cada una de las principales fases.” [7]

2.1.7. Metodología para el desarrollo de aplicaciones móviles

“El método se basa en la conceptualización de las tecnologías y las metodologías ágiles

para el desarrollo de software, y su objetivo principal es facilitar la creación de nuevas

aplicaciones y servicios exitosos.” Este método se desarrolla en 5 etapas:

- Etapa de análisis: obtención y clasificación de requerimientos - etapa de diseño: se define el escenario tecnológico y se estructura la solución

por medio de algún diagrama o esquema, integrando tiempos y recursos. - Etapa de diseño: Cuando se implementa el diseño en un software. - Etapa de prueba de funcionamiento. - Etapa de entrega. [8]


2.1.8. GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE APLICACIONES MÓVILES EN LOS

SISTEMAS OPERATIVOS ANDROID E iOS

En este proyecto se plantea una guía completa para el desarrollo de aplicativos móviles

con sistemas operativos basados en Android e iOS, esta metodología se divide en dos

una para cada sistema operativo. Por ende, a continuación, se presenta por separado

cada metodología. [9]

Guía para Andriod:

- Instalación (herramientas para la elaboración de las apps) - Emulador - Uso de objetos e ítems de composición - Actividades principales - LAYOUT - Lenguajes (Java, XML. Etc.) - WIDGET - TOAST - Lanzamiento de una actividad - Base de datos - Mapas y ubicación - Icono - Multimedia - Touch - Pruebas finales

Guia para iOS

- Fundamentos de Swift (lenguaje de programación) - Interfaz de usuario básica (UI) - Conexión UI con el código - Modelo vista de controlador (MVC) - Manejo visto de tabla - Uso de Mapkit - Conexión a internet


2.2. Marco Teórico

2.2.1. Microsoft SharePoint server

Es una herramienta de Microsoft para la administración de contenidos orientada a la

colaboración y uso compartido de los recursos y contenidos, también ofrece

compatibilidad con visual Basic y SQL server. Esta herramienta da la posibilidad del

fortalecimiento del negocio en el área de IT ofreciendo una variedad de opciones como

las que se observa en la Figura 1. SharePoint da la posibilidad de tener un punto

compartido de trabajo en la red donde los usuarios pueden buscar información o publicar

dependiendo los permisos con los que se cuenta. [3]

Figura 1 SharePoint

2.2.2. Servidor Virtual

El hardware informático actual se ha diseñado para hacer un solo sistema operativo y una sola

aplicación, lo que genera la baja utilización de gran parte de las máquinas. La virtualización

permite realizar varias máquinas virtuales llamada guest en una misma máquina física llamada

Host, donde cada una de las máquinas virtuales comparte los recursos de ese ordenador f ísico.

Por lo tanto, una máquina virtual es un almacenador de software perfectamente aislado que

puede ejecutar sus propios sistemas operativos y aplicaciones como si fuera un ordenador físico.

[10]

2.2.3. Aplicaciones móviles

Los Smartphones o teléfonos inteligentes ha generado una industria que no se queda solo con

la fabricación de hardware. Sin embargo, ahora la marca del dispositivo cada vez se está

asociando más con el sistema operativo móvil. Actualmente la tecnología progresa a pasos de

gigante y los fabricantes imitan cualquier avance de la competencia, siendo capaces de acortar

distancias en pocos meses. Por ello, gran parte de la innovación se sitúa en el software y una

porción importante del mismo lo forma las aplicaciones móviles, desarrolladas específicamente

para cada plataforma, al estilo de los programas destinados a computadores de escritorio, pero

con un afán de eficiencia, una mayor ligereza y, generalmente, basadas en Internet. Por ende,

se podría decir que las aplicaciones son las verdaderas causantes de la revolución móvil, ya que


han adaptado los sitios de Internet para que pueda accederse cómodamente a ellos desde

dispositivos que se transportan en el bolsillo. [11]

2.2.4. Web- conceptos básicos

• Lenguajes de marcado (tags): proporcionan información adicional acerca de la estructura del texto o su presentación. [11]

• HTML (HyperText Markup Language): Lenguaje con el que se definen páginas Web

• XHTML (eXtensible HyperText Markup Language)

• RDF (Resource Descripción Framework)

• WSDL (Web Services Description Language)

• URL (Uniform Resource Locator): Cómo encontrar un recurso

2.2.5. Servidores Web

Procesan mensajes HTTP de clientes y devuelven mensajes con la información solicitada como

lo son Estados, Datos y Códigos de error. Todas las operaciones pueden adjuntar objetos o

recursos Web descritos por su URL como documentos HTML, ficheros multimedia y Aplicaciones

CGI.

2.2.6. Sistema de gestión de información

Existen cuatro principales funciones del sistema de gestión de información son:

• Recogida de la información: es la actividad de registrar o captar información para que pueda utilizarse con posterioridad.

• Acopio o acumulación: consiste en la organización de la información recogida en lugares y momentos diferentes.

• Tratamiento de la información: Aquí se pueden distinguir tres operaciones fundamentales: ordenamiento, cálculo aritmeticológico y transferencia de información. Una vez transformada la información, esta debe cumplir con unos requisitos de los cuales los más importantes son: claridad, precisión, ser oportuna, directamente utilizable, coordinada, completa, jerarquizada, sintética necesaria.

• Difusión de la información: el problema. [12]

2.2.7. Tecnologías de la información y comunicación (TIC)

Las TIC se desarrollan a partir de los avances científicos realizados en los ámbitos de la

informática y las telecomunicaciones. Las TIC son el grupo de tecnologías que permiten el

acceso, producción, tratamiento y comunicación de información presentada en diferentes


formatos como texto, imagen, sonido, etc. El elemento más representativo de las nuevas

tecnologías es sin duda el ordenador y más específicamente, Internet. (Ver Figura. 2) [13]

Figura 2 TIC

3. Metodología

La metodología de este proyecto se basó en 2 partes: 1. Diseño de punto compartido de

trabajo con SharePoint, 2. Diseño de aplicaciones para agendamiento e inscripción a los

entrenamientos de HSE.

3.1. Diseño de punto compartido de trabajo con SharePoint

Para diseñar el punto de trabajo compartido se utilizó la herramienta de Office 365

SharePoint ya que SLB utiliza esta herramienta en toda su organización además que

tiene grandes ventajas como el espacio de almacenamiento que es mucho mayor a los

servidores centralizados. Este servidor virtual cuenta con 1 Tera de almacenamiento,

también es compatible con todas las herramientas den Office 365 como Microsoft Word,

Excel, Forms, Sway, etc. Permitiendo una amplia versatilidad para realizar diferentes

tareas de los empleados de SLB. (Ver Figura 3)

Figura 3 Pantalla inicial SharePoint


Esta herramienta ofrece una gran variedad de opciones pare personalizar el punto de

trabajo compartido el cual se podrá visualizar con una página web, amigable y fácil de

usar para la organización. Este sistema permite conectarse con otras herramientas de

Office 365 como lo es Microsoft Sway (ver Figura 4) con la cual HSE LAN diseña mes a

mes una revista la cual se puede visualizar en la página web de SharePoint.

Figura 4 Page Viewer

Además de esto entre los requerimientos se busca un espacio para publicar noticias y

eventos relacionados con HSE del Geo mercado LAN. Lo cual por medio de la opción

Web Part de SharePoint es posible postear información fácilmente. (Ver Figura 5)

Figura 5 Web Part


En esta misma sección de Web Part se puede agregar mucha más información alojada

en la base de datos de SharePoint como lo es contactos, listas, paginas documentos,

imagines, videos, links, Etc. Para este caso era necesario agregar organigrama de la

HSE de cada uno de los tres pases Colombia, Ecuador y Perú. Esto con el fin de entender

la jerarquía y encontrar fácilmente a los colaboradores del área. (ver Figura 6)

Figura 6 Contact Details

Ecuador, Perú y Colombia ya cuentan con otros sitios donde tiene información importante

para el Geo mercado LAN, por lo tanto, era necesario enlazar estos sitios con este

SharePoint principal lo cual también es posible realizar gracias a las herramientas de la

sección Web Part con la cual se pueden agregar links en la parte que se desee de la

página. (ver Figura 7)

Figura 7 Insert Enlace

Ya que este sistema es para gestionar la información documentaria del HSE LAN es

necesario contar con listas y librerías para cargar y descargar información como

formatos, PDF, Reportes, Listas de participante, listas de Entrenamientos, material para

entrenamientos, información médica de los empleados de SLB. Es necesario crear un

espacio donde alojar toda esta información de manera organizada y su vez que sea fácil

de encontrar. SharePoint permite agregar carpetas, listas, calendarios, contactos, etc.


Por medio de las herramientas Add app y Add page además que da opciones para

configurar estas listas como sea necesario. (ver Figura 8)

Figura 8 Add App

Para armar la base de datos en SharePoint lo primero era establecer cuantas listas y

librerías eran requeridas, así como sus características para el sitio. Por ende, se recopilo

la siguiente información: Listas de Entrenamientos por país y servidores utilizados donde

guardan información importante por el personal médico, especialistas HSE y

practicantes.

Al definir cuáles eran los entrenamientos se pudo establecer por medio de modelos de

entidad y relación cual seria la estructura de datos implementada en el sitio de

SharePoint. Se establecieron 3 Listas principales. La primera tiene listados de los

entrenamientos, segunda el listado de los entrenamientos agendados y por ultimo el

listado de las personas registradas en los entrenamientos. Además de esto fue necesario

clasificar estas listas ya que no todos contenían los mismos atributos.


La primera clasificación contiene los atributos que se observan en la figura 9 así como

también se puede evidenciar el modelo de entidad y relación de estas.

Figura 9 Modelo Entidad Relación Training

La segunda clasificación es para el listado de entrenamientos llamado Nest, fue

necesario separarlos ya que contiene muchos más atributos como se ve en la figura 10

y la inscripción del personal interesado en el curso la realiza solo una persona.

Figura 10 Modelo Entidad Relación Training Nest


La última clasificación era para los entrenamientos virtuales los cuales contiene otros

atributos, pero mantiene el mismo modelo entidad relación que las clasificaciones

anteriores. (ver figura 11)

Figura 11 Modelo Entidad Relación Training Online

Para completar la base de datos requerida se identificaron 3 servidores físicos donde se

tiene la gestión documental de HSE los cuales contienen información de especialistas

HSE, personal médico y de practicantes. Por medio de este proyecto se trasladó de usar

estos servidores físicos por la base de datos creada en SharePoint como se diseñada en

la figura 12.

Figura 12 Modelo Entidad relación Gestión Documental


3.2. Diseño de aplicaciones para agendamiento e inscripción a los

entrenamientos de HSE

Entre la gran variedad de herramientas con las que cuenta Office 365 se encuentra

PowerApps con la cual se pueden diseñar aplicaciones empresariales tanto para celular

como para Tablet, en este caso se diseñaron aplicaciones para realizar el agendamiento

e inscripción a los entrenamientos ofrecidos por HSE, esto con el fin de facilitar el proceso

de inscripciones para todo el personal de SLB incluso si se encuentran en trabajando en

campo donde es limitado el acceso a un ordenador, pero hoy en día la mayoría de

personas en el mundo cuentan con un teléfono inteligente donde pueden tener estas

aplicaciones. (ver Figura 13)

Figura 13 Pantalla inicial PowerApps

Se decidió utilizar esta herramienta ya que se puede conectar con las listas de

SharePoint actualizándose en tiempo real cuando se modifica alguna lista tanto en

SharePoint como en PowerApps. Como se menciono anteriormente se crearon listas de

entrenamientos, así como también listas de personal inscritos a estos mismos las cuales

se encuentran guardadas en la base de datos de SharePoint las cuales se conectaron

con PowerApps para ser modificadas y actualizadas desde esta herramienta. (ver Figura

14)

Figura 14 Add data Source to PowerApps


Una vez se trae la data a PowerApps se tiene una gran variedad de herramientas para

trabajar con la data, lo primero era asignarle dropdown list donde se asignarán las

diferentes listas de entrenamientos para que sea posible seleccionar y agendar y

posteriormente inscribirse. (ver Figura 15 y 16)

Figura 15 Agregar Dropdown list

Por medio de la función Distinct se asignan las listas de SharePoint al Dropdown list.

Figura 16 Asignar listas de SharePoint


Para agregar nuevos agendamientos o ítems a las listas creadas en SharePoint se

selecciona Forms en donde se conectará con la lista de agendamientos donde se

agregará el nuevo Item. (ver Figura 17)

Figura 17 Agregar Forms

4. Resultados

Para evaluar los resultados de este proyecto se ira viendo en varios capítulos a

continuación.

4.1 Diseño sitio web Host para LAN HSE

El diseño final de la pagina Web creada en SharePoint para el área HSE del geo mercado

LAN, cuenta con 4 páginas las cuales son Main page, Instructor Site LAN, Colombia,

Ecuador y Perú.

En la Figura 18 se puede observar la página llamada Main Page la cual cuenta en su

cuerpo cuenta con una sección donde se publica la Revista HSE LAN la cual se

actualizará automáticamente cada vez que se actualice la revista desde Microsoft Sway,

además contiene una sección para publicar eventos y noticias relacionadas con todo el

geo mercado y por ultimo los contactos principales para Ecuador, Perú y Colombia, así


como como también los contactos de HSE LAN. Por ultimo se tiene una sección donde

se tiene enlazados diferentes links de interés para el geo mercado LAN.

Figura 18 Main Page


Para las Paginas de Colombia, Ecuador y Perú la estructura de la pagina es la misma y

se puede ver en la figura su contenido el cual consiste de una sección para noticias y

eventos, organigrama HSE por país, contactos HSE y por último una sección dedicada

para ver la programación de entrenamientos por listas, así como también una sección

para ver listados de personal inscrito a los entrenamientos. (ver Figura 19)

Figura 19 Site Colombia


En la página Instructor Site LAN como se ve en la Figura 20, se puede observar que tiene

varias secciones en la primera parte se encuentra el sistema de control documental por

países, seguido de una sección para la documentación del área de salud también para

los tres países y por último una sección para la documentación manejada por los

estudiantes internos del Geo mercado LAN del área HSE.

Figura 20 Instructor Site LAN


Cabe resaltar que estas carpetas cuentan con permisos especiales para poder leer o

modificarlas ya que se maneja información sensible en varias de estas, como lo es en la

carpeta Historial médico de la sección salud, la cual solo puede ser consultada por

personal médico autorizado, o en la parte de sistema de control documental la carpeta

llamada Monitoreo y Mejoramiento de desempeño entre otras.


4.2 Sección de entrenamientos

Se diseñaron 3 pestañas dedicadas a cada país para publicar organigrama del quipo

HSE y los listados de los entrenamientos agendados, así como listados del personal

registrado en los entrenamientos. (ver figure 21)

Figura 21 Sección de listas de agendamiento e inscritos a entrenamientos


4.3 Aplicativos para agendamiento e inscripción a entrenamientos

Se realizo una aplicación para realizar el agendamiento e inscripción de entrenamientos,

así como también la aprobación de estos mismos por parte de los managers. Para el

agendamiento de entrenamientos se accede al Scheduler Site en la Figura 22 se ve el

menú para seleccionar que curso se desea agendar seleccionando un entrenamiento de

la lista desplegable y modificando los datos de fecha y locación.

Figura 22 Menu Scheduler Site App

Para completar el agendamiento se da clic en el botón que dice New Schedule y después

en el botón Schedule para guardar el agendamiento en el SharePoint.


La aplicación muestra una pantalla de notificación para indicar que el agendamiento fue

exitoso, así como también una sección donde muestra el listado de los agendamientos

nuevos como se ve en la figura 23.

Figura 23 Agendamiento de entrenamiento

Una vez se complete en agendamiento en la aplicación se podrá visualizar la nueva

programación en la lista de Scheduled Training como se ve en la Figura 24. Esta

aplicación es usada por el personal de HSE encargado del agendamiento de los

entrenamientos.

Figura 24 vista de agendamiento de entrenamiento en SharePoint


La sección para realizar la inscripción la cual será utilizada por el personal de SLB que

este interesado en alguno de los entrenamientos programados se llama Sign Up Training.

De la misma forma que la sección anterior se tiene el mismo menú de selección para

ubicarse en el entrenamiento y programación deseado para registrarse al entrenamiento.

(ver Figura 25)

Figura 25 Menu Sign Up Training App

Después de ubicarse en el curso y programación deseado se debe dar clic en el botón

New SignUp y completar la información del formulario como se ve en la figura 25.

Después de completar los datos requeridos se da clic en el botón SignUp para guardar

en registro.


Una vez se complete este procedimiento se ve en la pantalla el mensaje de que fue

exitoso el registro al entrenamiento además también se puede ver el nuevo registro en

las listas de registros a entrenamientos como se ve en la figura 26.

Figura 26 Registro a entrenamiento

Cuando se completa la inscripción al curso se podrá ver en la sección de SharePoint

llamada Lists of employees registered for training como se ve en Figura 27.

Figura 27 Vista de registro a entrenamiento en SharePoint


La ampliación enviar mensajes de notificación a la persona que se esta inscribiendo al

entrenamiento de que la inscripción fue exitosa ver figura 28. Por otro lado, se envía un

mensaje de notificación al manager del inscrito para en ingrese a la aplicación y

apruebe la inscripción a dicho entrenamiento ver figura 29.

Figura 28 Mensaje de notificación para el inscrito al entrenamiento

Figura 29 Mensaje de notificación para manager.

Como se puede observar en la figura 30. Aparece dos espacios llamadas Status y

ApprovedBy ya que para completar la inscripción a los entrenamientos se necesita la

aprobación de el mánager del trabajador que está realizando la inscripción al

entrenamiento. Por ende, se realizó otra sección Manager Site en la aplicación para el

uso de los mánager donde pueden entrar a modificar el estatus y seleccionar el mánager

que aprueba la inscripción como se ve en la figura 31.


El menú inicial es prácticamente igual al de las otras dos secciones y sirve para ubicarse

en el entrenamiento al cual se inscribió el trabajador. (ver Figura 24 y 25)

Figura 30 Menu Manager Approval App

Figura 31 Modificación de Aprobación


En la figura 32 se puede observar como cambia el Status de No Approved por Approved

y aparece el nombre del mánager que debe realiza la aprobación.

Figura 32 Vista después de aprobación al entrenamiento en SharePoint

Une vez el manager completa la aprobación del entrenamiento la ampliación envía dos

mensajes de notificación. El primero al manager el cual indica que fue exitosa la

aprobación ver figura 33 y el segundo al inscrito notificándole que el manager aprobó la

inscripción al entrenamiento ver figura 34.

Figura 33 Notificación de aprobación exitosa.

Figura 34 Notificación al inscrito de aprobación del manager al entrenamiento


Es importante mencionar que existen cursos específicos como son los cursos de alturas

que requieren cierta documentación para validar la inscripción a los entrenamientos por

esto se agregar una columna específica para cargar los documentos como se ve en la

Figura 35 y posteriormente ser verificados por el personal de HSE y dar la última

aprobación al curso.

Figura 35 Sección para adjuntar documentos para inscripción a entrenamiento en Sign Up Training App


4.4 Rendimiento del sitio

En SharePoint muestra estadísticas de trafico de usuarios en el sitio hasta 90 días atrás.

Esto con el din de verificar el uso del sitio para tomar diferentes decisiones.

En la figura 36 se puede ver el trafico de uso de usuarios únicos 7 días estado en el mes

de agosto. Estos usuarios son todos los que tienen algún nivel de permiso para modificar

listas o librerías del SharePoint.

Figura 36 Espectadores Únicos vs 7 días

La siguiente grafica de la figura 37 se puede ver los resultados de la cantidad de usuarios

únicos en el sitio un mes donde se ve un aumento significativo en las visitas al sitio.



En la grafica de 90 días atrás contemplando los meses junio a agosto se puede verificar

en la figura 38 que 405 usuarios han el sitio.


Otra métrica que se puede obtener de SharePoint es el tráfico de visitas en el sitio por

cualquier tipo de usuario. En la figura 39 se ve que en la ultima semana la cantidad de

visitas fue de 780 usuarios.

Figura 39 visitas al sitio vs 7 días


Ya que con solo 7 días no es suficiente para obtener datos significativos se estudia la

grafica de la figura 40, donde se puede ver un aumento de hasta 400 usuarios en

comparación con un mes atrás.

Figura 40 Visitas al sitio vs 30 días

La grafica de 3 meses atrás como se ve en la figura 41 arrojo resultados importantes ya

que muestra que la cantidad de visitas en agosto fue el doble de la cantidad en junio. Por

otro lado, se ve que en el mes de julio las visitas fueron casi de 0 esto debido a

modificaciones y mejoras del sitio.

Figura 41 Visitas al sitio vs 90 días


En la figura se puede ver con un rango de 1 a 4 la densidad de trafico durante la semana

vs tiempo, esto con el fin de medir la cantidad de visitantes en la pagina para medir la

calidad del sistema la cual con base en las otras Figuras se puede notar que a funcionado

adecuadamente. (ver Figura 42)

Figura 42 Site Traffic


5. Conclusiones y Recomendaciones

Al realizar este proyecto se pueden sacar varias recomendaciones para futuras mejoras

en las versiones de las aplicaciones, se puede concluir que es necesario centralizar la

información de estos tres países ya que a pesar de que tienen deben tener los mismos

procesos para las comunicaciones y entrenamientos del HSE en muchas ocasiones es

confusa la información cuando pasa de un país a otra, por otro lado al tener la

documentación centralizada en un solo SharePoint es fácil para el personal de SLB

moverse entre los países sin tener ningún problema por documentación o exámenes

médicos ya que independientemente de su locación podrá acceder a estos de manera

fácil y rápida.

Al tener estas aplicaciones para la inscripción y aprobación del registro a los

entrenamientos se elimina la necesidad de enviar correos al personal de HSE para

validar e inscribir al personal volviendo más fácil y eficiente esta tarea. Además, que será

mas sencillo para el personal de campo inscribirse sin necesidad de un ordenador o

buscar al personal de HSE.

Se recomienda para una futura versión realizar la aprobación de mánager por medio de

Microsoft Flow.

Otra recomendación seria automatizar la actualización de los listados de entrenamientos

por si algún contratista es cambiado.


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