DIVISION DE ALMACEN E INVENTARIOS BARRANCABERMEJA … · 2018-06-12 · MAYO ALCALDÍA MUNICIPAL DE...

ALCALDÍA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA DIVISION DE ALMACEN E INVENTARIOS.

INFORME DE GESTION PERIODO FEBRERO A

MAYO 2018

1

INFORME DE GESTION

DIVISION DE ALMACEN E INVENTARIOS

BARRANCABERMEJA FEBRERO A MAYO 2018



MAYO 2018

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DIVISION DE ALMACEN E INVENTARIOS

Doctora ANGIE PAOLA DUARTE RODRIGUEZ

ALMACENISTA GENERAL

BARRANCABERMEJA FEBRERO A MAYO 2018



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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION

1. BIENES 1. 1. Bienes Muebles 1. 1.1. Levantamiento físico 1. 1. 2. Entrada de bienes muebles nuevos y salida de bienes muebles

nuevos 1. 2. Bienes de Consumo en el periodo febrero – mayo 1 3. Bienes de Baja 2. PLAN DE ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRA PUBLICA 3. IMPLEMENTACION DE MECI



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PRESENTACIÓN

La División de Almacén e Inventarios, en ejercicio y ejecución de la labor misional que es Recibir, Almacenar, Velar y Custodiar todos los bienes Muebles que adquiera la Administración Municipal, para el normal funcionamiento de todas las dependencias del Municipio de Barrancabermeja, y en cumpliendo con el manual de funciones, la normatividad establecida para el manejo de Almacenes del sector público, y estableciendo una unidad de criterio para proteger todos los bienes de propiedad del Municipio, en este informe describimos de manera clara y concisa, las actividades desarrolladas como son el levantamiento físico; entrada de bienes nuevos y seguimiento de bienes de consumo realizados en este periodo . En el presente informe se observa de manera descriptiva e ilustrativa, el cumplimiento de los objetivos trazados por la Almacenista General, en el marco del desarrollo de los cuatro ejes temáticos principales de la dependencia, como lo son Bienes muebles e inmuebles, Bienes de consumo, bienes para dar de baja, planeación y certificación del Plan de Anual de Adquisiciones, para lo cual presento una descripción del funcionamiento de nuestra dependencia. La DIVISION DE ALMACEN E INVENTARIOS es una dependencia que pertenece a la Secretaria General encargada del manejo de todas las actividades correspondientes al Recuso Físico de la Administración Municipal. Esta dependencia está organizada en 7 áreas comprendías en:

• Dirección.

• Jurídica

• Recepción

• Contabilidad y Registro de bienes

• Planeación o manejo y seguimiento del Plan Anual de Adquisición

• Inventarios comprende bienes muebles y bienes inmuebles

• Bodega organización de bienes de consumo

1. BIENES MUEBLES

EJES ESTRUCTURALES DE LA DIVISION DE ALMACEN E INVENTARIOS



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La División de Almacén e Inventarios del Municipio de Barrancabermeja, cuenta con cuatro ejes estructurantes, que permiten garantizar el cumplimiento de las funciones asignadas, así como el seguimiento, distribución, custodia de los bienes muebles e inmuebles, de consumo, y de baja

1. 1. BIENES MUEBLES E INMUEBLES OBJETIVOS Verificar la Identificación de los bienes muebles teniendo en cuenta su ubicación serial stikers, estado y responsable del bien ALCANCE BIENES La División de Almacén e Inventarios es responsable del seguimiento y control de los bienes muebles desde su entrada o recibo hasta la dada de baja del bien mueble Los bienes Inmuebles a pesar de estar dentro de las funciones del Almacenista también es competencia y responsabilidad de la secretaria general quien, sigue desarrollando esta actividad y nuestra dependencia está suministrando toda la información y documentos existentes en archivo.

EJES ESTRUCTURALES

BIENES MUEBLES E

INMUEBLES BIENES DE CONSUMO

BIENES PARA DAR DE

BAJA

CERTIFICACIÓN DEL PLAN DE ANUAL DE ADQUISICIONES



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BIENES INMUEBLES PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA POR COMUNAS

COMUNA 1 1030

COMUNA 2 62

COMUNA 3 237

COMUNA 4 159

COMUNA 5 957

COMUNA 6 39

COMUNA 7 84

RURALES 67

VIAS 158

TOTAL 2793

FUNCIONES DEL EJE ESTRUCTURAL DE BIENES MUEBLES



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El eje estructural de BIENES MUEBLES efectúa el cumplimiento y seguimiento de las siguientes funciones:

1.1.1 LEVANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIOS DE BIENES NUEVOS EQUIPO DE APOYO: Para cumplir con la función del levantamiento de Bienes Muebles, la División de Almacén e Inventarios, cuenta con el siguiente personal de planta y de apoyo a la gestión.

En el periodo comprendido de febrero a mayo de 2018 se contrataron como prestadores de servicio nueve (9) personas de apoyo a la gestión para desarrollar la actividad del levantamiento físico de inventarios quienes ejecutan el trabajo de campo, elaborando la vista a cada una de la dependencias para realizar verificación física de los bienes muebles y confrontando las existencias reales o físicas de cada dependencia, contra los bienes registrados en la División de Almacén e Inventarios en la vigencia anterior, actividad supervisada y desarrollada por dos contadores

PROFESIONAL Y

PERSONAL DE APOYO A LA

GESTION

2 CONTADORES

9 FUNCIONARIO DE APOYO A LA

GESTION

LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIOS Y TRASLADOS, O MOVIMIENTO DE BIENES MUEBLES

ENTRADA O RECIBO DE BIENES NUEVOS Y ENTREGA O SALIDA DE BIENES MUEBLES NUEVOS



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públicos encargados de la depuración y actualización de los inventarios en el software Esta actividad se debe realizar de acuerdo a la normatividad y a las NICPS por lo menos una vez al año en cada dependencia

SECRETARIAS 9

INSPECCIONES Y COMISARIAS 10

OFICINAS DE DESPACHO 24

ESTRUCUTRA MUNICIPAL

SECRETARIAS

INSPECCIONESY COMISARIAS

DEPENDENCIAS

1.1.a). METAS PROPUESTAS PARA EL PERIODO El total de las dependencias entre secretarias, oficinas de despacho, e inspecciones de policía, suman 43 dependencias. Para este periodo de febrero a mayo de 2018 la meta es poder verificar actualizar y depurar 7 dependencias 1.1.b) METAS ALCANZADAS Para este periodo se realizó y verifico levantamiento físico de inventarios en las 4 dependencias de la administración municipal con un porcentaje de 57.14%, Los cuales están legalizados y firmados por cada responsable de estos bienes.



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9

0

20

40

60

TOTALDEPENDENCIAS DEPENDENCIAAS

PROPUESTAS DEPENDENCIASREALIZADAS

43

74

LEVANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIOS PERIODO FEBRERO - MAYO 2018

Series1 Series2

De las cuales se realizó y verifico levantamiento físico de inventarios en 4 dependencias de la administración municipal, actualizándose y alimentándose en el sistema de información de bienes muebles de la División de Almacén e Inventarios 1.1.c) INDICADORES DE GESTION RECURSO FISICO (bienes inmuebles y bienes muebles)



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ITEM

OBJETIVO DEL INDICADOR (RESULTADO ESPERADO)

NOMBRE DEL INDICADOR

TIPO DE INDICADOR

FORMULA DEL INDICADOR

Definición de la variable del indicador: Numerador

Definición de la variable del indicador: Denominador

FUENTE DE LA INFORMACIÓN DE LOS DATOS

NUMERADOR

DENOMINADOR RESULTADO

A B

1

Elaborar el listado, la documentación y estado de los bienes inmuebles del municipio de Barrancabermeja

Control de Inventarios

Eficacia

A. (Número de documentos de bienes inmuebles revisados /B. total de bienes inmuebles según oficina de registro

listado de bienes inmuebles revisados sus documentos

total, de bienes inmuebles según la oficina de registro e

A bienes verificados y B. listado de la oficina de Registro e Instrumentos públicos y documentos

2793 2851 97%

2

Verificar y legalizar los inventarios de los bienes muebles del municipio de Barrancabermeja se realiza el levantamiento físico de inventarios en cada una de las secretarias teniendo como referencia el inventario anterior

CONTROL DE INVENTARIOS

Eficiencia

A. Cantidad de inventarios legalizados / B. cantidad de inventarios programados

cantidad de inventarios verificados y legalizados con firma del responsable

cantidad de inventarios programados según el número de Dependencias de la Administración Municipal programadas en el periodo

A. numero de secretarias y /o oficinas de despacho del Municipio de Barrancabermeja depuradas B. inventario del programados

4 7 57%

Estos indicadores hacen parte de los avances en las metas del PLAN DE DESARROLLO DEL MUNICIPIO DEL BARRANCABERMEJA “Barrancabermeja Incluyente, Humana y Productiva” 2016-2019 En el plan de desarrollo quedo como meta Elaborar y actualizar el inventario de bienes muebles e inmuebles del Municipio de Barrancabermeja, en el cuatrienio. Para los bienes inmuebles la secretaria General dependencia encargada en el momento de estos bienes, quienes han tenido en cuenta la información enviada por la oficina de registro e instrumentos públicos, para lo cual envían relación de 2851 bienes inmuebles y para los cuales se han confrontado y verificado documentos de 2793 bienes inmuebles equivalente al 97% no mostramos avances ya que se están



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verificado documentos de estos bienes se espera el resultado de los avalúos comerciales de los bienes con su respectiva verificación física, ( fotos, situación topográfica, y estado físico y documental ) de cada bien. En cuanto a los bienes muebles se realizo levantamiento físico de 4 dependencias se espera que en el último trimestre se pueda contratar personal para realizar levantamiento físico a todos los bienes del Municipio de Barrancabermeja en las 39 dependencias faltantes

1. 2. ENTRADA O RECIBO DE BIENES MUEBLES NUEVOS Y ENTREGA O

SALIDA DE BIENES MUEBLES NUEVOS

Es la entrada verificación e identificación mediante Strike de todos los bienes Muebles que ingresen a la División de Almacén e inventarios para hacer su entrega oportuna al beneficiario, incluyendo un control eficiente en el uso y custodia del bien mueble. EQUIPO DE APOYO

Esta actividad la desempeña un profesional externo quien recibe, y verifica los bienes para la elaboración de las actas de entrada o recibo, y a su vez actualiza y suministran la información al funcionario encargado registrar y actualizar el sistema de software de inventarios

PROFESIONALES Y


GESTION

1 PROFESIONAL

ECONOMISTA



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En lo referente a bienes nuevos se recibieron, verificaron y entregaron los concernientes a los siguientes contratos de bienes para este periodo BIENES NUEVOS QUE INGRESARON Y SE ENTREGARON A SU BENEFICIARIO FINAL

item No de contrato OBJETO valor

1 1390 -18

SUMINISTRO DE MATERIALES BLINDADO INTENDENCIA, ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL, DOTACION, HERRAMIENTASY ELEMENTOS PARA USO DE EMERGENCIAS DE CONFORMIDAD CON LA LEY 1421 DE 2010 FONSET Y ACUERDO 020 DE 2011 2N EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA

89.999.998,00

2 1393-18

SUMINISTRO DE MATERIALES BLINDADO INTENDENCIA, ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL, DOTACION, HERRAMIENTASY ELEMENTOS PARA USO DE EMERGENCIAS DE CONFORMIDAD CON LA LEY 1421 DE 2010 FONSET Y ACUERDO 020 DE 2011 2N EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA”

585.244.142,00

3 1396-18

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LAS EMBARCACIONES DE LA ARMADA BARRANCABERMEJA, INCLUIDOS REPUESTOS DE CONFORMIDAD CON LA LEY 1421 DE 2010 FONSET EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA

268.270.000,00

4 1394-18

SUMINISTRO DE INSUMOS PECUARIOS PARA EL PROGRAMA DE INSEMINACIÓN ARTIFICIAL EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA

14.500.138,00

5 1407-18

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE PAPELERIA PARA EL DESARROLLO DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DEL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA

299.928.870,00

6 1408-18

SUMINISTRO DE INSUMOS DE ASEO Y CAFETERIA PARA LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS DEL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA

299.868.809,00

7 1423-18 SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE FERRETERÍA HERRAMIENTAS Y ELEMENTOS ELECTRÓNICOS, ELÉCTRICOS PARA LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DONDE FUNCIONEN DEPENDENCIAS

349.982.000.00



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DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

8 1391-18 SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE FERRETERIA PARA LOS ORGANISMOS DE SEGURIDAD DE CONFORMIDAD CON EL ACUERDO 020 DE 2011 EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA

111.193.316

1.2.1 BIENES DE CONSUMO

Son todos aquellos bienes para satisfacer directamente una necesidad como son: alimentos, bebidas, elementos de papelería, elementos de cafetería, elementos de aseo, elementos de ferretería, dotación o vestido, etc. Cualquier bien que satisface una necesidad para los servidores públicos. Los bienes de consumo están organizados en la bodega de la división de Almacén e Inventarios por áreas definidas como son, área de elementos de cafetería área de papelería, área de ferretería, área de elementos de aseo otros bienes

ELEMENTOS DE CONSUMO

PAPELERIA

CAFETERIA

FERRETERIA

La dependencia tiene un área específica para organizar estos elementos y un funcionario, encargado de mantener actualizadas las novedades, movimientos y saldos de bienes en bodega, debidamente clasificados por descripción, cantidad, dependencias que solicita el bien. Todas las dependencias requieren sus necesidades de elementos o insumos de consumo mediante una solicitud y son entregados los elementos de papelerías, cafetería, aseo y ferretería por medio de un formato de entrega de bienes, donde se ubica la descripción y cantidad del bien, firmado por el funcionario responsable de la dependencia y el responsable de bodega.



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Se realiza un control de estos bienes mediante un registro de Excel para mantenerlo actualizado en espera de la activación y actualización del módulo o sistema de información de bienes de consumo, esperamos que para el próximo informe este módulo esté funcionando y actualizado. EQUIPO DE APOYO Esta actividad está desarrollada por un funcionario de carrera administrativa quien está a cargo de la bodega, en el control y manejo de bienes de consumo y un técnico de apoyo a la gestión quien organiza y realiza las entregas FUNCIONES Consumo realizado en el periodo de febrero a mayo de 2018 por las diferentes dependencias de la Administración Municipal

PERSONAL DE PLANTA

1 TECNICO

FUNCIONARIO DE CARRERA

ADMINISTRATIVA

PROFESIONALES Y


GESTION

1 TECNICO

En la bodega de la Divisan de Almacén e Inventarios su principal función es la de

atender con prontitud los requerimientos de bienes de las diferentes dependencias

de acuerdo con los procedimiento normas y autorizaciones establecidas

Llevar un sistema de registro que permita controles actualizados y exactos de la

existencia de bienes en la bodega de la División e Inventarios

Organizar custodiar, conservar, administrar y suministrar los bienes de consumo que ingresen a la dependencia de almacén



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CONSUMO REALIZADO EN EL MES DE FEBRERO

Series1

Series2

0

10000

20000

30000

40000

FERRETERIA PAPELERIA CAFETERIA

Series1 414 5621 31990

Series2 1% 15% 84%

4145621

31990

1% 15% 84%

CONSUMO MES DE FEBRERO

Para el mes de febrero el consumo solicitado por las diferentes dependencias de la administración es muy significativo en los elementos de cafetería entregándose 31990 unidades de este tipo de insumos equivalente a un 84% con respecto a los insumos de papelería se entregaron 5621 equivalente al 15%, ferretería con 1%, así es como se le han entregado todos los requerimientos para que lo funcionarios puedan cumplir sus metas y desempeños CONSUMO MES DE MARZO Para el mes de marzo el consumo solicitado por las diferentes dependencias de la administración sigue muy significativo en los elementos de cafetería entregándose un total de 29239 unidades entre elementos de cafetería, ferretería y papelería distribuidas así, de cafetería se entregaron 21172 unidades de este tipo de insumos equivalente a un 72%% con respecto a los insumos de papelería se



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entregaron 6950 equivalente al 24%, ferretería con 4%, así es como se le han entregado todos los requerimientos para que lo funcionarios puedan cumplir sus metas y desempeños

0

5000

10000

15000

20000

25000

CAFETERIA FERRETERIA PAPELERIA

21172

6950

72%

4%

24%

CONSUMO MES DE MARZO

Series1 Series2

CONSUMO MES DE ABRIL



MAYO 2018

17

0

10000

20000

30000

40000

CAFETERIA FERRETERIA PAPELERIA

38276

10096299

CONSUMO DE ABRIL

Series1 Series2

Para el mes de abril las cantidades de unidades relacionadas con el consumo de cafetería, papelería, ferretería y aseo, entregadas a las diferentes dependencias, nos muestran un comportamiento similar a los meses anteriores (febrero y marzo) cafetería con 38276 unidades equivalente a 84%, papelería 6299 unidades con 14% y 287 elementos de ferretería 1009 con el 2% bienes de consumo que permitieron los buenos desempeños de los funcionarios públicos CONSUMO MES DE MAYO



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Para el mes de mayo de 2018 las cantidades de elementos de consumo de cafetería, papelería, ferretería y aseo, entregadas, muestran un comportamiento relativamente similar a los meses anteriores (febrero, marzo, y abril) cafetería con 2002 unidades equivalente a 54%, papelería 1653 unidades con 44% y 60 elementos de ferretería con el 2% , estos bienes de consumo permitieron los buenos desempeños de los funcionarios públicos

MES CAFETERIA PAPELERIA FERRETERIA

FEBRERO 31990 5621 414

MARZO 21172 6950 1117

ABRIL 38276 6299 1009

MAYO 2002 1653 60

TOTAL 93440 20523 2600

TOTAL 116563



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La grafica del periodo nos muestra el comportamiento por consumo de mayor a

menor según lo solicitado y requerido por las dependencias, aun las cifras siguen

siendo considerables para cafetería y papelería el consumo de ferretería mostro un

comportamiento bajo.

1.3. BIENES DE BAJA Para este caso se ha tenido en cuenta los bienes muebles que, por su estado de

desgaste total, deterioro u obsolescencia física o tecnológica, no son útiles para el

servicio que deben prestar y tampoco es posible el uso o aprovechamiento de sus

partes. Y los Inservibles por deterioro histórico: Son aquellos bienes que ya han

cumplido su ciclo de vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico

originado por su uso, no le sirven a la entidad.

Estos bienes entregados por las dependencias y por las instituciones educativas

están organizados por lotes en el depósito de la carrera 15 en la espera que se



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desarrolle y finalice todo el proceso ya se contrató un Perito Avaluador quien le dio

valor a los bienes muebles y enseres, vehículos y equipos de computo quedando en

la espera de un concepto jurídico para llevar a su destino final estos bienes, ya que

en su mayoría están en un completo deterioro y desecho (basura), luego su destino

final será baja para Destrucción: que corresponden a los bienes que carecen de

valor comercial en razón de su obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier

otro hecho que impida su venta. Se procederá a su destrucción sin perjuicios a

terceros. Se debe realizar el siguiente tramite:

a. Almacen debe coordinar con la secretaria de Medio ambiente la

destrucción mediante deposito en un lugar autorizado, para que sea

aprovechado por los recicladores. La secretaria de medio ambiente debe

certificar esta disposición final del bien mueble y este certificado debe ser

archivado por Almacen.

b. La destrucción del bien mueble debe practicarse en horario y lugar

previamente concertado entre la secretaria de medio ambiente y

almacen municipal.

c. Los desechos resultantes de dicha actividad, serán retirados

preferiblemente en vehículos de la Administración Municipal, según sea

la naturaleza de los residuos. Si se hace en vehículos de la empresa de

aseo, Almacen debe gestionar la cancelación del costo de este servicio.

d. Se debe dejar registros fotográficos de la actividad

e. Almacen general enviara un oficio remisorio con los respectivos

soportes (acta de aprobacion, relacion detallada, registro fotografico,) a

la unidad de contabilidad de los bienes muebles destruidos para su

correspondiente registro de la operacion realizada y asi dar de baja de

los activos existentes en los estados contables del municipio, en el cual

se detallen los elementos, el costo y la depreciacion de cada uno de

ellos.

f. Los equipos de computo y electronicos electrinicos que estan en total

deterioro y no pueden ir al proceso de remate por ser altamente

contaminates se entregan a una entidad responsable de estos elementos

mediante una campaña organizada por medio ambiente y la policia



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1.3.1. BIENES MUEBLES Y ENSERES FUNCIONES Los bienes de baja entregados por las dependencias, fueron almacenados y organizados por lotes, aprobados por el comité de inventaros y descargados en el software de inventarios y de contabilidad

020406080

10092

5945

7

75

5 1

97

41

7

bienes muebles y enseres PARA BAJAS

Se tienen listos para el remate 39 vehículos; de los cuales hay 9 camionetas, 3 volquetas, 2 automóviles y 25 motociclistas guardados en la bodega de la 15 en la espera del remate estos vehículos están en total deterioro y se tiene el informe realizado por el perito.

Solicitud y recibo de los bienes muebles para dar de baja en estado de desgaste, deterioro y obsolescencia que salen de servicio en las diferentes dependencias

Búsqueda del concepto técnico por parte de los funcionarios de las TIC para dar de baja el equipo de computo



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1.3.2. EQUIPOS DE CÓMPUTO DADOS DE BAJA

0102030405060708090

100

2 2

99

4 6

EQUIPOS DE COMPUTO PARA BAJA

Estos bienes están almacenados en un lugar del depósito de la carrera 15, para hacer convocatoria en conjunto con la secretaria de Medio ambiente y la policía, una campaña de recolección de equipos de tecnología altamente contaminantes, estos

9

3 2

25

0

5

10

15

20

25

30

CAMIONETAS VOLQUETAS AUTOMOVILES MOTOS

VEHICULOS PARA BAJAS



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bienes están en estado de total obsolescencia y no pueden entrar en el proceso de remate o martillo Ya se presentaron estos bienes al comité de inventarios están para aprobarse el destino final ya sea destrucción, campaña o remate en este momento están verificando el acta del comité de aprobación para que el señor alcalde de su aprobación final mediante resolución

2. INFORME DE GESTION PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES BIENES Y OBRAS (FEBRERO- MAYO 2018)

La Secretaria Técnica del Plan Anual de Adquisiciones Bienes y Obras 2018, procede acorde con los preceptos normativos establecidos en nuestro ordenamiento jurídico, así como las políticas expedidas por parte de Colombia Compra Eficiente en materia del plan anual de adquisiciones En lo que concierne a los procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisición y compra, es necesario mencionar que se encuentran contemplados en el manual de contratación adoptado por el Municipio de Barrancabermeja, en el cual se reglamentan las distintas modalidades de contratación que se pueden utilizar en el momento de efectuar la adquisición y compra por parte del Municipio, de acuerdo con las necesidades que se plasmen por parte de las oficinas o secretarias gestoras, así como, de los parámetros legales dispuestos en materia de contratación. CEPAA (Certificado de Expedición de Plan Anual de Adquisiciones) Resultados

CERTIFICADOS EXPEDIDOS (FEB. MAYO 2018)

TIPO DE GASTO CANTIDAD VALOR %

FUNCIONAMIENTO 165 35%

INVERSION 301 65%

TOTAL 466 100%

En la gráfica podemos observar el porcentaje de CEPAA que fueron emitidos el periodo comprendido entre febrero a 30 de mayo fueron 466 de los cuales el 65% corresponde a gastos de Inversión representados por 301 CEPAA, y el 35% a gastos de funcionamiento representados por 165 CEPAA.



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CERTIFICADOS EXPEDIDOS (FEBRERO 01 -31)



INVERSION 29 70%

TOTAL 30 100%



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Al analizar la gráfica que corresponde al mes de febrero de 2018, se evidencia que los CEPAA expedidos para gastos de funcionamiento corresponden al 3% representados en 1 unidad, asi como también los CEPAA emitidos para gastos de inversión representan el 97% y corresponden a 29 unidades.

CERTIFICADOS EXPEDIDOS (MARZO 01 -30)


INVERSION 25 100%

TOTAL 25 100%



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De conformidad con la anterior grafica se desprende la siguiente información sucede algo poco común dadas las circunstancias específicas por la connotación que implica la ley de garantías no se expiden planes de compras por funcionamiento, es así como podemos evidenciar corroborar que del total de CEPAA el 68% corresponde a gastos de funcionamiento y el 32% representa gastos de inversión

CERTIFICADOS EXPEDIDOS (abril 01 -30)



INVERSION 50 33%

TOTAL 153 100%



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Al observar el grafico analizamos como el comportamiento de los valores porcentuales en representación de los CEPAA emitidos cambia de manera representativa y la tendencia que se evidencia es totalmente diferente a la observada en el análisis de los meses anteriores, en ese orden de ideas cabe precisar que los CEPAA emitidos que corresponden a gastos de inversión representan 33%, mientras que los de funcionamiento representan el 67% del total emitidos.

CERTIFICADOS EXPEDIDOS (MAYO O 01 -30) TIPO DE GASTO CANTIDAD VALOR %

FUNCIONAMIENTO 61 24

INVERSION 197 76%

TOTAL 258 100%



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Al analizar la gráfica que corresponde al mes de Mayo de 2018, se evidencia que los CEPAA expedidos para gastos de funcionamiento corresponden al 24% representados en 61 unidades, así como también los CEPAA emitidos para gastos de inversión representan el 76% y corresponden a 197 unidades.

3. IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO – MECI Y SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD La División de Almacén e Inventarios, con el objetivo de garantizar y dar cumplimiento con el Modelo Estándar de Control Interno- MECI y el sistema de gestión de calidad, se ha propuesto elaborar, socializar e implementar procedimientos internos que garanticen el control efectivo del manejo de los bienes de propiedad planta y equipo de la Administración Municipal

Mapa de procesos de la División de Almacén e Inventarios



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La división de almacén e inventarios gestiona los requerimientos provenientes de la comunidad y la administración municipal, relacionados con información, gestión y todo lo referente a los bienes muebles y adquisiciones. Lo anterior es posible gracias a las decisiones de los órganos reguladores de la gestión de la división de almacén e inventarios entre ellos encontramos el comité de inventarios al cual pertenece el almacenista general quien actúa como secretario y apoyo técnico y en el comité de compras como 3.1 OBJETIVOS

3. 2. METAS PROPUESTAS

Control en la planeación de la adquisición de bienes, servicios y obra publica

Controlar y hacer seguimiento en los inventarios de bienes muebles de propiedad planta y equipo de la administración municipal

Realizar el control en las respectivas entradas o recibo de bienes nuevos y entregas o salidas a cada Secretaría y/o dependencia, y otras entidades, garantizando el buen estado de los materiales o bienes que se entregan, siguiendo las funciones que le competen a esta oficina

OBJETIVOS



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Revisar con la Secretaria General los procedimientos enviados para aprobación del comité de calidad

3. 3. METAS ALCANZADAS

Se volvió a revisar con un funcionario de la secretaria general Se revisó, los procedimientos como son: PROCEDIMIENTO. ENTRADAS Y ENTREGAS DE LOS BIENES MUEBLES DEL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA. PROCEDIMIENTO EN LEVANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES DEL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA Ya fueron aprobados por el comité de calidad del Municipio de Barrancabermeja

II. DIFICULTADES DE LA GESTION. La división de almacén e inventarios sigue con una gran falencia como es la falta de recurso humano en la planta de personal, para el normal funcionamiento ya que solo, en la actualidad en nuestra dependencia tenemos un funcionario de carrera administrativa cuyo cargo es técnico administrativo y quien desempeña las funciones de jefe de bodega Una secretaria de provisionalidad Las demás actividades se desempeñan con personal prestadores de servicio, con duración de tiempos cortos de contratación. III. CONCLUSIONES

− Se está cumpliendo lo exigido en los planes de mejoramiento como es: Dar a

conocer previamente las precauciones y cuidados de los bienes muebles,

teniendo en cuenta la responsabilidad de cada funcionario con el bien

asignado (ley 610 de 2000, previene a los servidores públicos sobre la

responsabilidad que se derivaría en su contra, por detrimento del patrimonio

público, como consecuencia de la perdida, daño o deterioro de los bienes que

se les haya asignado para el ejercicio de sus funciones por causas diferentes

al desgaste natural que sufran los bienes en servicio, o inservibles, no dados

de baja) al igual dar cumplimiento a la circular 02 de la contraloría y

procuraduría de la nación..



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− Seguir con la Actualización del sistema de información de gestión de activos.

− Se está socializar las disposiciones relacionadas con la administración de los

bienes muebles del municipio de Barrancabermeja.

− Se sigue con la verificación de los inventarios actualizados y firmados. Para

lograr unos inventarios reales

− Se sigue Actualizando, los bienes obsoletos para que sean aprobados por el

comité de inventarios y poderlos incluir en el proceso de baja de bienes

muebles (martillo, destrucción).

− Se mantiene y pone en práctica los esfuerzos de control, medición y

seguimiento para optimizar los objetivos de nuestra dependencia.

− Se gestiona el personal para poder cumplir con los objetivos y metas de

nuestra entidad en especial el Levantamiento físico de inventarios de bienes

muebles

− Se está cumpliendo con los compromisos adquiridos con los diferentes

comités como son Comité de Inventarios y Comité técnico de sostenibilidad

contable según las normas NIC

ANGIE PAOLA DUARTE RODRIGUEZ ALMACENISTA GENERAL

DIVISION DE ALMACEN E INVENTARIOS BARRANCABERMEJA … · 2018-06-12 · MAYO ALCALDÍA MUNICIPAL DE...

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