Administración delAdministración delTiempoTiempo

Docente. Cipriano OliveraDocente. Cipriano Olivera

ObjetivosObjetivos Identificar los elementos básicos del manejo Identificar los elementos básicos del manejo

del tiempodel tiempo Recordar lineamientos de planeación efectivaRecordar lineamientos de planeación efectiva Replantear cómo fijar prioridadesReplantear cómo fijar prioridades Discutir el uso de cómo un Sistema de Manejo Discutir el uso de cómo un Sistema de Manejo

del Tiempo incrementa la eficiencia proactiva del Tiempo incrementa la eficiencia proactiva del trabajo en su dependencia u organizacióndel trabajo en su dependencia u organización

Definición del Diccionario Definición del Diccionario WebsterWebster

““El El TiempoTiempo es algo continuo es algo continuo en donde los en donde los eventoseventos suceden uno tras otro suceden uno tras otro desde el pasado a través desde el pasado a través del presente hacia el futuro”del presente hacia el futuro”

El elemento básico del El elemento básico del TiempoTiempo

Un eventoUn evento ¿Entonces, cuál es la clave para manejar el tiempo?¿Entonces, cuál es la clave para manejar el tiempo?

Controlar los eventosControlar los eventosAlan LakeinAlan Lakein

Tipos de eventosTipos de eventos Ningún control...Ningún control...

Algo de control...Algo de control...

Control total...Control total...

Ningún ControlNingún Control ADAPTARSEADAPTARSE

ReenfocarReenfocar y aprovechar el tiempo que si y aprovechar el tiempo que si se pueda controlarse pueda controlar

ImplantarImplantar… medidas para minimizar el … medidas para minimizar el impacto de las demandas que usted no impacto de las demandas que usted no pueda controlarpueda controlar

Control de eventos

Mayor autoestima

Más Productividad

La Regla de Querer Hacer las La Regla de Querer Hacer las Cosas....Cosas....

Un buen administrador del tiempo está Un buen administrador del tiempo está dispuesto a hacer aquello que un mal dispuesto a hacer aquello que un mal administrador del tiempo no está administrador del tiempo no está dispuesto a hacer.dispuesto a hacer.

Claves para controlar los eventosClaves para controlar los eventos

PLANEARPLANEAR

Controlar la falta de resolución Controlar la falta de resolución

Controlar las InterrupcionesControlar las Interrupciones

Controlar lo que roba el tiempoControlar lo que roba el tiempo

PlaneaciónPlaneaciónLa clave para La clave para Controlar los eventos:Controlar los eventos:

““Entre más tiempo pasemos planeando un proyecto, el Entre más tiempo pasemos planeando un proyecto, el mismo requerirá un menor tiempo para su ejecución. mismo requerirá un menor tiempo para su ejecución. No permita que el No permita que el trabajotrabajo pesadopesado del día de hoy le del día de hoy le distraiga de separar un poco de tiempo para sus distraiga de separar un poco de tiempo para sus proyectos”proyectos”

Edwin C. BlissEdwin C. Bliss

Lineamientos para planeación Lineamientos para planeación efectivaefectiva

ResponsabilidadResponsabilidad Revisión de valores y metasRevisión de valores y metas Determinar tareas específicasDeterminar tareas específicas Evaluar el tiempo contra las tareasEvaluar el tiempo contra las tareas Anticipar obstáculosAnticipar obstáculos PRIORIZAR tareasPRIORIZAR tareas

Pirámide de la ProductividadPirámide de la Productividad

Tareas Diarias

Pasos Intermedios

Metas a Largo Plazo

Valores

Planeación de Tareas Inteligentes Planeación de Tareas Inteligentes (SMART)(SMART)

EspecíficasEspecíficas ( (SSpecific)pecific)

MediblesMedibles ( (MMeasurable)easurable)

Orientadas a tomar acciónOrientadas a tomar acción ( (AAction Oriented)ction Oriented)

Relevantes y RealistasRelevantes y Realistas ( (RRelevant & Realistic)elevant & Realistic)

OportunasOportunas ( (TTimely)imely)

Determinación efectiva de metasDeterminación efectiva de metas

Definir las METASDefinir las METAS Establecer los tipos de metasEstablecer los tipos de metas

Metas a corto plazoMetas a corto plazo Resultados inmediatos, diarios o semanalesResultados inmediatos, diarios o semanales

Metas IntermediasMetas Intermedias Medibles a largo plazoMedibles a largo plazo

Metas a Largo PlazoMetas a Largo Plazo Futuras, en meses o añosFuturas, en meses o años

Determinación efectiva de Determinación efectiva de metas (cont.)metas (cont.)

Las metas se han planeado Las metas se han planeado efectivamente cuando son:efectivamente cuando son: Importantes para ustedImportantes para usted Medibles en tiempoMedibles en tiempo Definidas clara y específicamente Definidas clara y específicamente PropiasPropias RealistasRealistas

¿Cómo definir prioridades?¿Cómo definir prioridades?

Clarifique sus metas…Clarifique sus metas… Entienda la causa y efecto…Entienda la causa y efecto… Utilice prioridades en su proyecto, fechas Utilice prioridades en su proyecto, fechas

límite...límite... Revise las metas a largo plazo…Revise las metas a largo plazo… Planee su tiempo…Planee su tiempo… Fije un código de importancia…Fije un código de importancia… Registre y analice cómo utilizará su tiempo…Registre y analice cómo utilizará su tiempo…

Dando PrioridadDando Prioridad1.1. AA = VITAL... Alto Valor = VITAL... Alto Valor

• Debe hacerseDebe hacerse

2.2. BB = IMPORTANTE… Valor Mediano = IMPORTANTE… Valor Mediano• Podría hacersePodría hacerse

3.3. CC = OPCIONAL… Valor Bajo = OPCIONAL… Valor Bajo

UrgenciaUrgencia La Urgencia no equivale a la prioridadLa Urgencia no equivale a la prioridad La urgencia afecta a las prioridadesLa urgencia afecta a las prioridades

La Tiranía de lo Urgente:La Tiranía de lo Urgente:Lo urgente envuelve al administrador (de tiempo); sin embargo, la tarea más urgente no siempre es la más importante. La tiranía de lo urgente recae en la distorsión de las prioridades.

R. Alec Mackenzie

Control de la Falta de Control de la Falta de ResoluciónResolución

Identificar la preocupación detrás de la falta de Identificar la preocupación detrás de la falta de resoluciónresolución

Programar el trabajo desagradable a primer hora del Programar el trabajo desagradable a primer hora del díadía

Definir una fecha límiteDefinir una fecha límite Recompensarse a si mismo cuando termine un trabajo Recompensarse a si mismo cuando termine un trabajo

difícildifícil Separe las tareas difíciles en partes... Una por unaSepare las tareas difíciles en partes... Una por una Encuentre una tarea para iniciar… algo rápido, fácilEncuentre una tarea para iniciar… algo rápido, fácil

Controle las InterrupcionesControle las Interrupciones Utilice las Contestadoras/Correo Electrónico:Utilice las Contestadoras/Correo Electrónico:

NONO las utilice solo para filtrar llamadas… las utilice solo para filtrar llamadas… Revise y Responda…Revise y Responda…

Utilice técnicas telefónicas con un “Final Utilice técnicas telefónicas con un “Final Positivo”:Positivo”: ““______ antes de que colguemos, quiero que…”______ antes de que colguemos, quiero que…” ““Mencione su tiempo límite, “Tengo que...”Mencione su tiempo límite, “Tengo que...”

Controle las Interrupciones Controle las Interrupciones (Cont.)(Cont.)

Fomente hacer citasFomente hacer citas Separe tiempo para UstedSepare tiempo para Usted Defina límites de tiempoDefina límites de tiempo Comience y continúe una conversaciónComience y continúe una conversación Desarrolle frases hechasDesarrolle frases hechas

Es una lástima que tengas que venir cuando…Es una lástima que tengas que venir cuando… Estoy a punto de…Estoy a punto de…

Controlar lo que roba el tiempoControlar lo que roba el tiempo Defina un tiempo y un lugar para planearDefina un tiempo y un lugar para planear Planee diariamente:Planee diariamente:

Defina las Tareas del Día (A1, A2, B1, B2, etc… de Defina las Tareas del Día (A1, A2, B1, B2, etc… de acuerdo con sus prioridades)acuerdo con sus prioridades) Haga citas (bloquee tiempos específicos para sus Haga citas (bloquee tiempos específicos para sus

reuniones, proyectos, tareas, contactos y para usted)reuniones, proyectos, tareas, contactos y para usted) Listas de “Cosas por Hacer” (cosas que no quiera Listas de “Cosas por Hacer” (cosas que no quiera

olvidar)olvidar) Revise las metas y los valores (evalúe el progreso y Revise las metas y los valores (evalúe el progreso y

siga un Proceso de Planeación)siga un Proceso de Planeación)