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IMPORTACIONES

Versión: 1.0

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1. IMPORTACIONES 21.1 PROCESO 21.2 ORDENDECOMPRA–PROVEEDOREXTERIOR 21.3 ENTRADADELAIMPORTACIÓN 61.4 FACTURADEIMPORTACIÓN 81.5 SOBRECOSTO-FLETE 91.6 FACTURAPORFLETE 111.7 REGISTROGASTOSNACIONALESPROVISIONADOS 131.8 TRANSFERENCIAENTRANSITODEINVENTARIOSALIDA 151.9 TRANSFERENCIAENTRANSITODEINVENTARIOENTRADA 161.10 ENTRADASERVICIOSREALESDEIMPORTACION 181.11 FACTURASERVICIOSDEIMPORTACIÓN 191.12 DEVOLUCIÓNDEIMPORTACIÓN 211.13 CAUSACIONPORCRUCEGASTOSPROVISIONADOS 221.14 CONSULTAPROVISIÓNVSREAL 231.15 AJUSTEPORDIFERENCIAENIMPORTACION 24

MANUAL DE USUARIO IMPORTACIONES

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MANUAL DE USUARIO

1. IMPORTACIONES El objetivo del procedimiento está en gestionar los requerimientos de compras de materias primas en el exterior y su nacionalización para cubrir las demandas de producción y ventas. 1.1 PROCESO

1.2 ORDEN DE COMPRA – PROVEEDOR EXTERIOR Se realiza la orden de compra directa, antes de la nacionalización del producto, se hace

un documento OCC ingresando por el módulo Comercial Compras→ Órdenes de compra→ Directa.

Una vez se haya ingresado por la ruta indicada se completan los campos en el


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encabezado del documento con la siguiente información. C.O: Código del centro de operación donde se realizó el documento. Tipo docto: OCC ORDEN DE COMPRA CLIENTES Proveedor: Código del proveedor al que se le va a otorgar la orden de compra. Sucursal: Sucursal del proveedor a realizar Moneda: Moneda con la que se realizó la negociación (USD) esta se predetermina en el proveedor.

Dentro de la pestaña Análisis del proveedor aparecen cinco TAB de forma vertical (Aplica para todos los documentos del modulo de compras). En el primero de Análisis se puede ver la información de ese proveedor, como el cupo asignado, la cartera vencida.

En el segundo TAB vertical Proveedor se habilitan las pestañas donde se puede visualizar y modificar la información del proveedor ya sea impuesto, condiciones de pago para ese documento (siempre y cuando se tengan los privilegios y permisos de Usuario).

En el tercer TAB vertical Cartera se visualizan las partidas que se tienen pendientes de pago a ese proveedor, clasificadas por fecha y los diferentes centros de operación.


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Dentro de la pestaña Generales se completa la siguiente información. Comprador: Persona que realiza la compra. Cond. De pago: Las pactadas en el contrato o en la negociacion. Docto referencia: Se registra el numero de la importación. Notas: Texto breve que describa el documento y generalidades de la importacion.

Dentro de la pestaña Envíos se identifican los datos del punto de envío, donde debe llegar la mercancía luego de la compra.

Dentro de la pestaña Ítems se ingresa el listado de elementos que se incluirán en la orden de compra. Dando click sobre el botón Adicionar se despliega una nueva ventana en la que se completarán los campos. Ítem: Referencia Item a realizar Orden de compra con sus extenciones si las maneja. Bodega: Bodega a afectar con orden de compra realizada (Se debe llevar a la bodega de importacion por cada planta) Motivo: 10 Compras Importadas


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Cant. Ordenada: Se ingresa la cantidad solicitada a importar. Precio unitario: Registra el valor de cada kilo o unidad dependiendo la unidad de medida del ítem a importar. C. Costo: Centro de costo a afectar en la importación. Ejemplo: PLG7040 Proyecto: Se registra la Motonave. Ejemplo: MN OCEAN GLORY

Seguido a esto se da click sobre el botón Adicionar Dentro de la pestaña Entidades, es obligatorio elegir la opción en el grupo entidad “Orden de Compra” y así completar los datos de la entidad en las petañas: Orden de compra e Importaciones. Informacion de la Compra

Informacion de costos Reales o Povisionados de Importacion

Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A)


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1.3 ENTRADA DE LA IMPORTACIÓN Se realiza una entrada basado en la orden de compra creada previamente generando un

documento EAI accediendo por el módulo Comercial Compras→ Entradas y devoluciones→ Entradas desde O.C.

Se completan los campos en la cabecera del documento con la siguiente información. C.O: Centro de operación correspondiente a la realización del documento. Tipo docto: EAI ENTRADA ALMACEN POR IMPORTACION. Fecha: Se ingresa la fecha de creación del documento. O.C: En este campo se digita el consecutivo de la orden de compra generado anteriormente, en caso de no conocerlo se consulta dando click sobre el botón “O.C” Al completar

Se debe confirmar el valor de la tasa para que coincida con los documentos de liquidación de importación, y no tener diferencias al final del proceso. Los datos de proveedor, sucursal y moneda llegan automáticos en el momento de digitar la orden de compra previamente creada. Dentro de la pestaña Generales se completa la siguiente información. Información automática traída desde la Orden de Compra, se pueden cambiar las notas.


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Dentro de la pestaña Orden de compra se verifican que los ítems incluidos en ésta, serán los selecionados para generarles la entrada de inventario.

Se debe dar click en Marcar . Si se tiene el lote se ingresa dando doble click sobre el ítem, de lo contrario se genera automático. Dentro de la pestaña Ítems se pueden agregar más elementos dando click en el botón Adicionar ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla ( Para el caso de Italcol de Occidente los Items de la entrada deben ser los mismos de la Orden de Compra, no se va a Utilizar esta Opcion). En esta misma pestaña se puede evidenciar el ítem agregado en el Orden de Compra.

Para finalizar el documento se da click en el botón Aprobar (Ctrl + A) Se despliega una ventana a la que se debe dar click en SI


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1.4 FACTURA DE IMPORTACIÓN Se genera factura por la importación, creando documento FPP por el módulo Comercial

Compras→ Facturas y Notas de Proveedor→ Facturas.

Una vez haya ingresado por la ruta indicada, se deben completar los campos contenidos en la cabecera de la factura. C.O: Centro de operación para la generación del documento. Tipo docto: FPP FACTURA IMPORTACION Proveedor: Se indica el proveedor al cual se le va a realizar la causacion. Moneda: El código de la moneda a utilizar con la causación de la factura. Docto Proveedor: Numero de documento de factura del proveedor. Condicion de Pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Referencia 1: Numero de la Importacion Notas: texto breve que describa el documento.

Se da click en Siguiente y llega a la pestaña Entradas donde se seleccionarán las entradas que tiene el tercero, seleccionando el visto ✔ en el recuadro de la parte izquierda.


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Y en el campo de Valor documento se indica que valor de desea aplicar en la factura y luego se habilitará en botón Generar . Seguido a esto, se da Siguiente y se verifican las retenciones aplicadas a la factura que se está generando, en caso que aplique.

Nuevamente, se da Siguiente y en la pestaña CxP se destina el valor a la cuenta por pagar al tercero seleccionado en el documento en la parte inferior y se da click sobre el botón Aplicar.

Para que se evidencie en la ventana superior, junto con el saldo aplicado y la fecha de vencimiento.

Para finalizar el documento, se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) 1.5 SOBRECOSTO - FLETE Se crea una nota de sobrecostos por el flete generado en el traslado de la mercancía, este se carga al documento de Entrada de Importacion. Creando un documento NSI por

el módulo Comercial Compras→ Entradas y devoluciones→ Sobrecostos→ Por mayor valor.


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Al seguir la ruta se debe completar los campos con la siguiente información. C.O: Centro de operación donde se realizará el documento. Tipo docto: NSI NOTA SOBRECOSTOS IMPORTACIONES Fecha: Se digita la fecha en la que se desea quede el documento. Docto base: El documento base se debe ingresar la entrada que se realizó previamente. Proveedor: Código del proveedor al que se le va a otorgar la orden de compra.

En la pestaña Generales ingresa el dato del Comprador y completa el campo de Notas.

Se dirige hasta la pestaña Sobrecostos e ingresa el motivo 13 Servicios de Importacion que es donde cargará el Servicio de flete. En la parte inferior se diligencian los campos. Ítem: FLETE INTERNACIONAL Valor: Se ingresa el valor en dólares del flete.


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Seguido a esto se da click sobre el botón Aplicar para poder evidenciarlo en la parte superior de la ventana.

Selecciona el modo de distribución Cantidad.

Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) 1.6 FACTURA POR FLETE Se registra la factura del proveedor por el flete generado durante la importación, creando

un documento FPI por el módulo Comercial Compras→ Facturas y notas de Proveedor→ Facturas.

Una vez haya ingresado por la ruta indicada, se deben completar los campos contenidos en la cabecera de la factura. Todos los documentos de importacion deben manejar la entidad de Importaciones para este caso la trae del documeto de compra Importacion - Real. C.O: Centro de operación para la generación del documento. Tipo docto: FPI FACTURA SERVICIOS DE IMPORTACION Proveedor: Se indica el proveedor a afectar por el concepto de servicio de flete. Moneda: El código de la moneda a utilizar con la causación de la factura. Local: En este campo se muestra la tasa de la moneda local.


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Docto Proveedor: Numero de documento de factura del proveedor. Condicion de Pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Referencia 1: Numero de la Importacion Notas: texto breve que describa el documento.

Se da click en Siguiente y llega a la pestaña Entradas donde se seleccionarán las entradas que tiene el tercero, seleccionando el visto ✔ en el recuadro de la parte izquierda.

Y en el campo de Valor documento se indica que valor de desea aplicar en la factura y luego se habilitará en botón Generar . Seguido a esto, se da Siguiente y se verifican las retenciones aplicadas a la factura que se está generando.

Seguido a esto, se da Siguiente y en la pestaña CxP se destina el valor a la cuenta por pagar al tercero seleccionado en el documento en la parte inferior y se da click sobre el botón Aplicar.

Para que se evidencie en la ventana superior, junto con el saldo aplicado y la fecha de vencimiento.


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Para finalizar el documento, se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) 1.7 REGISTRO GASTOS NACIONALES PROVISIONADOS Se crea una nota de sobrecostos por todos los gastos los gastos nacionales generados durante el proceso de la importación. Creando un documento PIM por el módulo

Comercial Compras→ Entradas y devoluciones→ Sobrecostos→ Por mayor valor.

Una vez haya ingresado por la ruta indicada se deben completar los campos con la siguiente información: C.O: Centro de operación donde se realizará el documento. Tipo docto: PROVISION IMPORTACIONES Fecha: Fecha en la que se desea registrar el documento en mención. Docto base: Se registra el número con el que quedó realizada la Entrada de Importacion. Proveedor: PROVISION Sucursal: 001 PROVISION

En la pestaña Generales se ingresan los datos del Comprador el documento de referencia que es el número de la importación. En Notas ingresa un texto descriptivo del movimiento a realizar.


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Dentro de la pestaña Sobrecostos registra uno a uno cada gasto generado durante el proceso de importaciones.

Dando Aplicar tras la digitación de cada gasto, utilizando el motivo 13 Servicios de importación.

Se debe indicar que el modo de distribución de estos sobrecostos será por Cantidad.

Dentro de la pestaña Entidades, es obligatorio elegir la opción Importaciones y así completar los datos de la entidad, para el caso de las provisiones, se define la entidad como 002 PROVISION.

Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A)


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1.8 TRANSFERENCIA EN TRANSITO DE INVENTARIO SALIDA Una vez finalizada la provision y el item a importar ya tenga todos los sobrecostos de importacion, se realiza una transferencia de inventario en transito, trasladando de la bodega de importacion a la bodega de llegada puerto. Por medio de un documento IIM

por el módulo Comercial Inventarios→ Documentos→ Transferencias en Transito → Salida

Al seguir la ruta indicada se deben completar los campos en la cabecera del documento con la siguiente información. C.O: Centro de operación en que va a quedar generado el documento. Tipo docto: IIM INV TRANSFERENCIA EN TRANSITO IMPORTACIONES Fecha: Fecha para la realización del documento de traslado. Tercero: No es Obligatorio, pero se puede registrar el tercero proveedor de la mercancia. Docto alterno: Registrar el numero de la Importacion Notas: Texto descriptivo con detalle y observaciones. Bodega salida: Se indica la bodega de la cual saldrá la materia prima ejemplo: (BodegaL038 Palmira Importaciones Girardota). Bodega entrada: Se indica la bodega a la cual ingresará la materia prima importada Bodega de Puerto (L024 Palmira Cartagena Almacenamiento).

En la parte inferior derecha se da click en Adicionar para añadir lo ítems que se van a transferir de bodega. Allí se despliega la ventana Movimiento que se debe diligenciar con la información a continuación reportada.


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Referencia: Ítem a trasladar. Extensión: Se registra la extensión del ítem en caso que lo requiera. Motivo: 23 Sal Transferencia en Transito Importacion.

Lote: Se registra el lote del ítem si este lo maneja. Cantidad: Se indica la cantidad dependiendo la unidad de medida de la materia que se está importando. C. Costo: Se selecciona el centro de costo que debe ser igual al numero de la importacion. Proyecto: Digita el nombre de la motonave utilizada en el proceso. Notas: En este campo escribe el detalle del movimiento de la transferencia.

Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) 1.9 TRANSFERENCIA EN TRANSITO DE INVENTARIO ENTRADA Se debe realizar la entrada en transito, cuando el producto llegue al puerto, este documento se debe realizar desde la salida en transito. Con el documento IIM por el

módulo Comercial Inventarios→ Documentos→ Transferencias en Transito → Entradas


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Al seguir la ruta indicada se deben completar los campos en la cabecera del documento con la siguiente información. C.O: Centro de operación en que va a quedar generado el documento. Tipo docto: IIM INV TRANSFERENCIA EN TRANSITO IMPORTACIONES Fecha: Fecha para la realización del documento de traslado. C.O Salida: Se registra el codigo del centro de Operación de la salida en transito Salida en Transito: Se indica el numero de documeto de la salida en transito Docto alterno: Registrar el numero de la Importacion Notas: Texto descriptivo con detalle y observaciones. Bodega Origen: Se indica la bodega de la cual saldrá la materia prima ejemplo: (BodegaL038 Palmira Importaciones Girardota). Bodega destino: Se indica la bodega a la cual ingresará la materia prima importada Bodega de Puerto (L024 Palmira Cartagena Almacenamiento).

Se consulta la salida y el sistema nos trae la informacion correspondiente a la transferencia en transito. Motivo: 24 Ent Transferencia en Transito Importacion. Cantidad: Cantidades reales de entrada


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Notas: En este campo escribe el detalle del movimiento de la transferencia.

Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) 1.10 ENTRADA SERVICIOS REALES DE IMPORTACION Se realiza entrada directa por todos los costos reales de importacion a cada proveedor y por cada concepto, los cuales no van a afectar el item importado. Se elabora un

documento EAI accediendo por el módulo Comercial Compras→ Entradas y devoluciones→ Entradas por Compra.

Se completan los campos en la cabecera del documento con la siguiente información. C.O: Centro de operación correspondiente a la realización del documento. Tipo docto: EAI ENTRADA ALMACEN POR IMPORTACION. Fecha: Se ingresa la fecha de creación del documento. Proveedor: Código del proveedor Real de los servicios de Importacion


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En la pestaña Ítem ingresa el movimiento del ítem a afectar, dando click sobre el botón Adicionar. Referencia: El ítem a afectar con el movimiento de la entrada. Bodega: Bodega donde ingresará este ítem. Motivo: 13 Servicios de importación.

Se indica el precio unitario de este servicio, y seguido el botón Adicionar.

Registra todos los servicios de esta importación de la misma manera, y al finalizar e evidenciará de la siguiente forma.

Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) 1.11 FACTURA SERVICIOS DE IMPORTACIÓN Se genera factura por los servicios de importación, creando documento FPI por el módulo

Comercial Compras→ Facturas y Notas de Proveedor→ Facturas.


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Una vez haya ingresado por la ruta indicada, se deben completar los campos contenidos en la cabecera de la factura. C.O: Centro de operación para la generación del documento. Tipo docto: FPI FACTURA SERVICIOS DE IMPORTACION Proveedor: Se indica el proveedor al cual se le va a realizar la causacion. Moneda: El código de la moneda a utilizar con la causación de la factura. Docto Proveedor: Numero de documento de factura del proveedor. Condicion de Pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Referencia 1: Numero de la Importacion Notas: texto breve que describa el documento.

Se realiza el mismo proceso de factura de Importacion.


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1.12 DEVOLUCIÓN DE IMPORTACIÓN

Se realiza un documento DIM por el módulo Comercial Compras→ Entradas y devoluciones→ Devoluciones→ Directas.

Al seguir la ruta debe completar los campos que le indican en el encabezado del documento. C.O: Centro de operación en donde quedará generado el documento. Tipo docto: DIM DEVOLUCIONES IMPORTACIONES Proveedor: PROVISIÓN. Sucursal: 001 PROVISIÓN. Moneda: Código de la moneda a generar el documento.

En la pestaña Generales completa los campos indicados.

En la pestaña Ítems se completan los campos luego de dar click en el botón Adicionar.


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Para finalizar el documento, se da click en Aprobar (Ctrl + A) 1.13 CAUSACION POR CRUCE GASTOS PROVISIONADOS Se registra documento de causacion para el cruce de los gastos provisionados en el

tercero PROVISION, creando un documento LIM por el módulo Comercial Compras→ Facturas y notas del Proveedor→ Factura de Proveedor.

Una vez haya ingresado por la ruta indicada, se deben completar los campos contenidos en la cabecera de la factura. Todos los documentos de importacion deben manejar la entidad de Importaciones para este caso la trae del documeto de compra Importacion - Provision. C.O: Centro de operación para la generación del documento. Tipo docto: LIM LEGALIZACION IMPORTACION Proveedor: Se indica el proveedor DE PROVISIO.


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Moneda: El código de la moneda a utilizar con la causación de la factura. Local: En este campo se muestra la tasa de la moneda local. Docto Proveedor: Se ingresa el mismo numero de documento LIM. Condicion de Pago: Las pactadas en el contrato o en la compra. Referencia 1: Numero de la Importacion Notas: texto breve que describa el documento.

Se da click en Siguiente y llega a la pestaña Entradas donde se seleccionarán las entradas que tiene el tercero, seleccionando el visto ✔ en el recuadro de la parte izquierda. Se deben cruzar los documentos PIM con los documentos DIM. El campo de Valor documento debe quedar en luego se habilitará en botón Generar

.

Para finalizar el documento, se da click sobre el botón Aprobar (Ctrl + A) 1.14 CONSULTA PROVISIÓN VS REAL

Se realiza una consulta por el módulo Comercial Compras→ Entradas y devoluciones→ Devoluciones→ Directas.


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Se completan los filtros pertinentes para evidenciar que la entidad dinámica Real cruza y queda en cero versus la Provisión.

1.15 AJUSTE POR DIFERENCIA EN IMPORTACION Se realiza ajuste de compras por la diferencia en la importacion de lo provisionado vs

Real, Ruta. Comercial Compras→ Ajustes de Compras→ Por Entradas / Por Salidas.


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Motivos: 07 - Entrada Dif Provision Importacion

08 Salida Dif Provision Importacion Ajuste por Entrada:

Ajuste por Salida:

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