Documentación Informativa 1ºF Curso 2005-2006 CCINF -UCM

Centros y servicios de información y documentación

Concepto y tipología

Objetivos

• Ofrecer al colectivo de usuarios para el que trabajan la información que necesiten, bien sea de forma puntual o de forma permanente, en respuesta a una demanda concreta o bien anticipándose a sus deseos y, todo ello, con la mejor relación calidad-precio posible.

Cadena documental

• Integrada por operaciones de entrada y tratamiento, operaciones de salida y difusión y operaciones de mantenimiento.

Operaciones de entrada

• Son aquellas que conducen a:– Constitución y organización de los depósitos

de documentos.– Producción de representaciones de los

documentos que darán lugar a ficheros interrogables, manuales o informáticos.

Operaciones de entrada

• Criterios de Selección y adquisición de documentos: – Personal y recursos disponibles;– Especialización del centro;– Objetivos y prioridades;– Naturaleza del centro;– Tipo de servicios y usuarios;– Relaciones con otras unidades.

Operaciones de entrada

• Análisis documental: Es el conjunto de operaciones destinadas a representar la forma y el contenido de un documento de manera diferente a su forma original, con el fin de facilitar su manejo, consulta o su recuperación posterior.

Operaciones de entrada

• El Análisis documental gira en torno a dos polos: – La descripción física del documento (catalogación)

– La descripción de su contenido para su ordenación o localización (clasificación o indización) y para su conocimiento e información (resumen analítico).

– La suma de todas las operaciones dará lugar a nuevas formas de representación del material analizado: Catálogos, ficheros, boletines bibliográficos, etc.

Operaciones de entrada

• Almacenamiento: Ordenar los documentos en las mejores condiciones posibles para su conservación y uso. En general hay dos modalidades diferentes de almacenamiento del documento original: la primera es un sistema numérico por el cual se asigna un número diferente a cada documento y se ordenan correlativamente; la segunda modalidad se basa en una clasificación sistemática por la cual se ordenan los documentos en función de su contenido.

Operaciones de entrada

• Procesamiento digital: Escaneado y OCR de documentos. Generación de archivos informáticos.

Operaciones de salida

• Difusión: Proceso por el cual se transmiten al usuario la información o los documentos que necesita o bien se le da la posibilidad de acceder a ellos.

Operaciones de salida

• La difusión bajo demanda se realiza cuando el usuario se dirige al CD con el objeto de solicitar una información concreta. El documentalista interroga el sistema a partir de distintos parámetros como el tema de la búsqueda, los motivos de la búsqueda, el grado de detalle necesario, los tipos de documentos que el usuario desea (Libros, revistas, informes de trabajo, folletos, literatura comercial, etc.), el punto de vista, las formas de tratamiento, las localizaciones espacio-temporales, las fuentes concernidas y dispersión de la información entre ellas.

Operaciones de salida

• La difusión bajo demanda de documentos primarios se realiza mediante:– Consulta en sala en acceso libre o controlado.– Préstamo.– Obtención de reproducciones.

Operaciones de salida

• Difusión documental es aquella que implica iniciativa por parte del Centro de Documentación. Este deberá estudiar a sus usuarios con el objeto de averiguar qué tipo de información necesitan y cómo desean obtenerla para poder prever el sistema de difusión adecuado.

Operaciones de salida

• Difusión documental mediante:– establecimiento de circuitos de circulación de

documentos.– creación de dossieres y revistas de prensa.– Difusión selectiva de información a partir de

perfiles de interés.

Operaciones de mantenimiento

• Son aquellas que permiten llevar a cabo y mejorar las funciones básicas de la cadena documental: Selección, elaboración o mejora de los útiles conceptuales utilizados (Tesauros, normas, programas, etc.) y de los equipos técnicos necesarios; Planificación, organización y gestión de los centros; Establecimiento de circuitos de circulación de documentos; Promoción de la publicación y edición; Formación de usuarios.

Tipología de centros

• Archivos• Bibliotecas• Fototecas• Videotecas• Filmotecas• Fonotecas• Centros de

documentación de MCS

• Centros de D.científica• C. de D. Especializada• Centros de referencia• Bases de datos• Directorios• Buscadores• C. de D. de empresas

Archivo

Conjunto de documentos acumulados por una persona o institución pública o privada en un proceso natural, automática y orgánicamenteen razón de sus funciones y actividades y de cualquier fecha, conservados permanentemente por los responsables de su producción o sus sucesores para su propio uso, o por archivos adecuados en razón de su valor permanente, para servir de referencia como testimonio e información.

Tipos de archivos

• Archivos históricos– Archivos centrales de carácter nacional– Archivos locales

• Archivos administrativos

Bibliotecas

Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos, u otro tipo de documentos gráficos o audiovisuales, disponibles para préstamo o consulta.

Tipos de bibliotecas

• Bibliotecas generales de investigación

• Bibliotecas especiales

• Bibliotecas para todos

Bibliotecas generales

• Bibliotecas nacionales• Bibliotecas parlamentarias• Bibbliotecas universitarias

Bibliotecas especiales

• Bibliotecas administrativas• De Arte• De Biomedicina• De Geografía y mapas• De Ciencia y Tecnología• De Ciencias Sociales• Otras

Bibliotecas para todos

• Bibliotecas públicas• Bibliotecas escolares• Bibliotecas de hospital• Bibliotecas infantiles• Bibliotecas para ciegos

Centros de documentación

Organismo que desarrolla tareas de documentación y de manejo y difusión de información en diversos grados.

Política de Información y Documentación

• Planes para el desarrollo de servicios y recursos de información y de su utilización más eficaz– Legislación documental e informacional– Promoción y estimulación del uso de la

información– Gestión de recursos de información de las

administraciones públicas