MUEBLES Y ACCESORIOS

PARA ARCHIVAR LOS

DOCUMENTOS

NORMATIVIDAD

ACUERDO 037 DE 2002

Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. 1. 5. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO.

El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características tecnológicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:

1.5.1. Estantería.

Diseño acorde con la dimensión de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.

Cada bandeja deberá soportar un peso mínimo de 100 kg./mt lineal.

Si se dispone de módulos compuestos por dos cuerpos de estantería, se deben utilizar parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación.

La balda superior debe estar a una altura que facilite la manipulación y el acceso a la documentación.

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar deterioros a la documentación.

El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

Se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm. entre los muros y la estantería.

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm. y un corredor central mínimo de 120 cm.

1.5.2. Mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes:

El diseño del mobiliario estará sujeto a las condiciones propias de los documentos tendiendo sus diferencias tecnológicas, dimensiones, volumen y peso. Y facilitará su correcta manipulación y adecuada conservación.

El mobiliario utilizado debe contar con las características de resistencia, solidez estructural, recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribución, el mobiliario empleado no debe generar factores de alteración que incidan en la estabilidad del soporte, ni en la alteración de la información en ellos contenida. 1.5.3. Unidades de conservación

Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas, carpetas o medios de embalaje que garanticen su protección con el de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos.

Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro y si no se dispone de este material, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.

ARCHIVADORES HORIZONTALES

Requieren carpetas colgantes con pestañas horizontales

 Archivador de Gavetas

Tiene de dos a cuatro gavetas, como aparece en la figura

Características:  Las gavetas se deslizan con facilidad, permitiendo

visualizar el contenido. Debido al desplazamiento de la gaveta hacia fuera

del mueble, se requiere espacio adicional para su manejo.

La tapa de cada gaveta tiene un porta-índice o casilla para colocar una tarjeta indicando el nombre de la primera y de la última carpeta que contiene.

En la parte superior tiene un mecanismo de seguridad que opera para todas las gavetas.

Cada gaveta tiene en su interior una canastilla de varillas llamada soporte o porta carpetas, en la cual se cuelgan las carpetas.

ARCHIVADORES VERTICALES - FOLDERAMA  Se les denomina verticales debido a que para estos archivos se utilizan

carpetas con pestaña vertical que permiten una visualización lateral de los nombres

Características:   Tiene puertas articuladas, corredizas, enrollables

dentro del mueble, con llave central para ambas puertas.

NO requiere espacio adicional para su manejo, puesto que las puertas no abren hacia fuera.

 Al abrirlo, todo el material archivado queda a la vista, lo que facilita la tarea de archivar y localizar documentos.

Dos personas pueden trabajar simultáneamente en él. Los entrepaños son graduables, adaptables al tamaño

de los documentos. Los retenedores o separadores son móviles, lo que

permite variar el espacio entre ellos de acuerdo con las necesidades del archivo.

ESTANTERÍA METÁLICA ABIERTA

Características:  Son estructuras metálicas de 2 metros de altura por 0.85

cm.  de ancho a los cuales se les adaptan los entrepaños de acuerdo con el tamaño de las carpetas o cajas a ubicar en ellos.

Ideales para la organización de ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO HISTÓRICO y FONDOS ACUMULADOS  (éstos son depósitos de archivo inactivo)

Se adaptan al espacio disponible y son movibles

IMPLEMENTOS DE ARCHIVO

TARJETERO

Caja metálica o de madera para las tarjetas o fichas, tiene guías alfabéticas.  Se utiliza como auxiliar de archivo para agilizar la localización de carpetas.

  En el comercio se consiguen cajas metálicas especialmente

diseñadas.  Puede también fabricarse de madera, con las siguientes especificaciones:

Largo:            12 cms.

Ancho:             8 cms.

Fondo:             6 cms.

PAPELERÍA PARA ARCHIVO

CARPETAS O FÓLDERES

Son cubiertas de cartulina resistente que se utilizan para guardar los documentos en el archivador.  Vienen en tamaño oficio y carta.  Tienen una pestaña que sirve para identificar su contenido y que puede estar en posición HORIZONTAL, es decir en el borde superior opuesto al lomo, o VERTICAL, es decir, a un lado de la carpeta.

MARBETES

Son tiras de cartulina que se utilizan para escribir los nombres de las series, subseries o códigos de las carpetas.

Se fabrican en diferentes colores y tamaños.

LEGAJOS Son dos tapas de cartulina en donde se colocan los documentos correspondientes a cada carpeta sujetados por un gancho legajador que se coloca hacia abajo de manera que el último documento sea el de fecha más reciente.  La documentación se organiza teniendo en cuenta el principio de orden natural.

   LEGAJADOR A-Z  Se utiliza para documentos voluminosos.  Su gancho permite sacar sólo

el documento que se necesita.  Son regaladores fabricados en cartón grueso de notable resistencia y

rigidez.

Vienen en tamaño oficio y carta

Tienen gancho sujetador a presión, con tapa para sostener los documentos.

Lomo de 8 cms para tamaño carta y oficio y lomo de 4 cms Únicamente en tamaño oficio

computadora: es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, un teclado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento donde reside la memoria y se efectúan las operaciones y procesos.

GRACIAS

DIEGO RAYOOSCAR ARIZA