DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE … plantilla de No Conformidades incluye varias formas que...
19
Copyright ©2011 - bizagi DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO 9000 Bizagi Process Modeler
Transcript of DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE … plantilla de No Conformidades incluye varias formas que...
Copyright ©2011 - bizagi
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN
SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO 9000
Bizagi Process Modeler
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
2
Contenido
1. DIAGRAMA DEL PROCESO .................................................................................. 3
Sub proceso Acción Correctiva ............................................................................................................. 4
Ejecutar Plan de Acción ............................................................................................................................ 5
2. PROCESO ACCIÓN PREVENTIVA ...................................................................... 6
3. MODELO DE DATOS .............................................................................................. 7
2.1 Tablas Paramétricas ............................................................................................................................ 8
2.1.1 Parametrización de la entidad Procesos .......................................................................... 9
4. DEFINIR FORMAS .................................................................................................. 12
3.1 Forma Identificar Causas de NC y Plan de Acción ............................................................... 12
3.2 Forma Analizar Rechazo de NC ................................................................................................... 13
5. REGLAS DE NEGOCIO.......................................................................................... 15
4.1 DEFINIR EXPRESIONES .................................................................................................................... 15
6. EJECUTANTES ......................................................................................................... 16
7. CONFIGURACIÓN DE CORREOS ELECTRONICOS ................................... 18
8. INDICADORES ......................................................................................................... 19
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
3
1. DIAGRAMA DEL PROCESO
Un punto clave dentro de un Sistema de Gestión de Calidad es la solución de una no conformidad.
La no conformidad es el incumplimiento de una especificación. No corregir una no conformidad o la
continua presencia de ellas trae costos asociados a re-procesos, reposiciones, perdidas de clientes y
hasta la pérdida de la certificación de calidad, por nombrar solo algunos de ellos.
Pensando en el desarrollo y la eficiencia de las compañías Bizagi ofrece un nuevo proceso que
ayuda a gestionar sus No conformidades de forma rápida y eficiente.
El proceso comienza cuando un auditor reporta una No Conformidad, es necesario asignar la No
Conformidad a un proceso específico. El dueño del proceso puede aceptar o rechazar la No
conformidad. Si esta es aceptada, se debe crear un plan de acción para corregir la no conformidad,
el plan puede incluir tareas para corregir el problema puntual en corto tiempo, y/o abrir una acción
correctiva para eliminar las causas raíz de la no conformidad. Es posible escoger entre tres acciones
inmediatas, Rechazar, Corregir o Concesión de productos.
Si la No Conformidad no es aceptada, un analista de SGC debe analizar el caso, es posible cerrar la
No Conformidad o re direccionar está a otra área.
Luego de realizar las actividades propuestas en el plan de acción, ya sean inmediatas o en una
acción correctiva, es necesario que el auditor revise el resultado. Es necesario revisar que la no
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
4
conformidad haya sido corregida, en otras palabras, que el requisito contra el cual se generó la no
conformidad, se cumpla.
Por último la no conformidad es cerrada.
Sub proceso Acción Correctiva
Una Acción Correctiva es realizada para eliminar las causas de una no conformidad que ha sido
detectada.
El primer paso es identificar y analizar las causas de la No Conformidad. Existen varios métodos que
lo ayudan en este paso, por ejemplo diagramas de causa y efecto, análisis del modo y efecto de
falla, etc. Es importante que el área de SGC establezca una metodología para la identificación de las
causas vitales de las No Conformidades.
Adicionalmente el dueño del proceso debe crear un plan de acción para eliminar las causas, dentro
del plan se incluyen las actividades con la fecha límite de ejecución y el responsable. Las tareas
pueden ser asignadas a diferentes personas que pertenezcan al área a la cual fue asignada la No
Conformidad.
Cada actividad dentro del plan abre un caso del sub proceso múltiple Ejecutar Actividad. Luego de
ejecutar el plan de acción, el auditor debe revisar si la no conformidad fue corregida.
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
5
Ejecutar Plan de Acción
Es posible incluir dentro del plan de acción varias actividades con diferentes responsables, por esto
el desarrollo del plan de acción es un sub proceso múltiple que abre un caso por cada actividad. El
sub proceso incluye dos tareas.
La tarea Ejecutar actividad es realizada por la persona asignada por el dueño del proceso, esta
persona debe implementar lo solicitado. Cada actividad necesita la validación del dueño del
proceso.
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
6
2. PROCESO ACCIÓN PREVENTIVA
Una Acción Preventiva es realizada para eliminar las causas de una no conformidad potencial.
El primer paso es identificar y analizar las causas de la posible No Conformidad. Existen varios
métodos que lo ayudan en este paso, por ejemplo diagramas de causa y efecto, análisis del modo y
efecto de falla, etc. Es importante que el área de SGC establezca una metodología para la
identificación de las causas vitales de las No Conformidades.
Adicionalmente el dueño del proceso debe crear un plan de acción para eliminar las causas, dentro
del plan se incluyen las actividades con la fecha límite de ejecución y el responsable. Las tareas
pueden ser asignadas a diferentes personas que pertenezcan al área a la cual fue asignada la No
Conformidad.
Cada actividad dentro del plan abre un caso del sub proceso múltiple Ejecutar Actividad. Luego de
ejecutar el plan de acción, el auditor debe revisar si la no conformidad fue corregida.
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
7
3. MODELO DE DATOS
La entidad principal del modelo es No Conformidad, en ella se encuentra información de la No
Conformidad como Descripción, Proceso Responsable, Fecha del reporte, Fecha de cierre, Acción
inmediata. La entidad está relacionada con las entidades maestras Acción Correctiva, Plan de Acción
y Causas Vitales, la relación con Causas Vitales y con Plan de Acción es una a muchos, con la otra
entidad es uno a uno. Una No Conformidad puede tener varias causas, y necesitar de varias
actividades para la solución de ellas.
Los atributos principales del Plan de Acción son: Actividad, Resultado de la actividad, Fecha Limite,
Responsable. La entidad Causas Vitales solo tiene un atributo, Descripción.
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
8
2.1 Tablas Paramétricas
El modelo incluye tres tablas paramétricas. La primera, Acción Inmediata, contiene las acciones que
pueden ser ejecutadas en un periodo de tiempo corto (Corregir, Rechazar o Realizar una
Concesión).
La tabla Procesos incluye todos los procesos de su compañía, cada registro incluye el área al cual
pertenece y el dueño de este. Es muy importante para el Administrador de Bizagi establecer la
parametrización de la entidad, ya que la información contenida en ella es necesaria para el correcto
desarrollo del proceso, la asignación de la No Conformidad incluye varios campos que obtienen
información de la tabla Procesos, si no se realiza la parametrización de ella, es imposible seguir con
la siguiente tarea.
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
9
2.1.1 Parametrización de la entidad Procesos
Para realizar la parametrización:
Cree todos los usuarios en la aplicación con el Rol de administrador.
Para incluir un nuevo usuario de clic en el botón Nuevo Usuario.
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
10
En necesario incluir toda la información de los dueños de los procesos, especialmente el área a la
cual pertenece.
Luego de crear todos los usuarios dueños de procesos, ingrese al menú Admin en la opción
entidades.
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
11
Clic en la entidad Procesos.
Incluya toda la información sobre el proceso, Nombre, Área, y Dueño del proceso.
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
12
4. DEFINIR FORMAS
La plantilla de No Conformidades incluye varias formas que ayudan al manejar de la información del
proceso.
3.1 Forma Identificar Causas de NC y Plan de Acción
La forma incluye cuatro grupos. El primero tiene la información de la No Conformidad como
Descripción, Tipo, Auditor, etc. Todos los campos son no editables.
El segundo grupo incluye las causas vitales de la No Conformidad, el dueño del proceso especifica
cuáles son las causas de la No Conformidad. Una validación de la grilla controla que al menos una
causa ha sido ingresada.
El grupo Plan de Acción Inmediata presenta la información de las actividades que se deben realizar
de forma inmediata, por ejemplo si se necesita realizar una corrección en corto tiempo.
El último grupo tiene la información de la Acción Correctiva.
Todos los grupos incluyen reglas de visibilidad, debido a que toda la información no se necesaria en
todos los casos.
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
13
3.2 Forma Analizar Rechazo de NC
La forma incluye la descripción de la No Conformidad, además posibilita a el analista de SGC
(persona que ejecuta la actividad) elegir entre cerrar la No Conformidad o asignarla a otra área.
La forma incluye una regla de Comportamiento en el campo “Proceso”. El campo se pone en rojo si
la opción re direccionar está en “Si”.
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
14
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
15
5. REGLAS DE NEGOCIO
4.1 DEFINIR EXPRESIONES
EL proceso usa compuertas inclusivas y exclusivas para indicar en flujo del proceso.
La compuerta inclusive valida cuales son las actividades que se deben ejecutar de acuerdo a los
datos del proceso. Es posible abrir uno de los dos caminos, o los dos, dependiendo si se necesita
una acción inmediata y/o una acción correctiva.
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
16
6. EJECUTANTES
Para la definir quién debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del asistente, de
clic en definir participantes.
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
17
La tarea Reportar No conformidad es realizada por una persona que tenga el rol de
Auditor. Las tareas Verificar Resultado de Acción Inmediata, Acción Preventiva y
Correctiva, son ejecutadas por el Auditor que creo el caso.
La tarea Ejecutar Actividad es realizada por la persona que fue asignada por el dueño del
proceso cuando se realizó el plan de acción.
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
18
7. CONFIGURACIÓN DE CORREOS ELECTRONICOS
La plantilla Solución de No Conformidades incluye varios correos para informar el avance de la
solución.
Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es necesario que se
configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El envío de correos en la proyecto
viene activado pero sin la configuración personalizada.
Ingrese en Bizagi Studio a la pestaña de Configuración. Allí de clic sobre Entorno y seleccione la
opción de Popular. En esta opción debe activar el envío de notificaciones y digitar el nombre del
Servidor SMTP, así como la cuenta de la que se enviarán los correos, como se muestra en la
imagen a continuación.
Para más información referirse a los siguientes artículos:
Configuración de ambiente:
http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Configuracion_de_Ambiente
Servidor
SMTP: http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Encontrar_el_Servidor_SMTP_en_Outlook
www.bizagi.com
DOCUMENTO DE CONSTRUCCIÓN SOLUCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO
9000
19
8. INDICADORES
Bizagi ofrece diferentes herramientas que ayudan a la construcción y el análisis de reportes del
proceso.
El cronómetro ayuda a calcular el número de casos que han pasado a través de una ruta
escogida y el tiempo que han tardado en completarse. Únicamente los casos que
completaron el camino seleccionado son tenidos en cuenta para los reportes.
Con el uso de los cronómetros es posible crear estadísticas acerca del tiempo de ciclo del proceso,
niveles de servicio, etc.
For more information go to:
http://wiki.bizagi.com/es/index.php?title=Analisis_de_Sensores
