DOCUMENTO FUENTE1. Documento fuente es el documento o escrito original debidamente autorizado que

una entidad emite o recibe para captar, justificar, controlar y comprobar con evidencia clara que una transacción o transformación interna fue realmente efectuada, aportando los datos necesarios para su registro en el sistema de información financiera.

2. Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos se dividen en: a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables. b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.

3. La realización del Documento Fuente puede ser propia (es decir de la empresa que lo posee) o ajena (de un cliente o proveedor). Por ejemplo puede ser una factura que entregó un proveedor a quien se le compró mercadería o una factura propia, que indique una venta. Con cada documento fuente que se emita o se obtenga se irán realizando los asientos que configuran la contabilidad de la empresa. Otros pueden ser un cheque cancelado, una nota de crédito para un cliente de devolución o la cinta de la caja registradora.

4. Definición Propia:Un documento fuente, es un comprobante con el cual la entidad puede llevar el orden de lo que está adquiriendo o está por adquirir, con cada documento hará un registro contable, el cual servirá para justificar cada transacción realizada o por hacer. Es necesario contar con todos los datos de la operación para colocarla en el sistema de información financiera.

Importancia de los documentos fuente

La obtención y conservación de los documentos fuente es necesaria e indispensable porque:Los documentos fuente (o sus copias o equivalentes electrónicos) forman parte de la primera fase del proceso contable denominada captación de datos.Permiten el control de las operaciones practicadas por la entidad y la comprobación de los asientos de contabilidad.Los auditores independientes y los organismos de fiscalización interna (auditores internos) los requieren para realizar su trabajo.Son requeridos por disposiciones legales (especialmente de carácter fiscal y mercantil). En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.Puede ser útil como elemento de prueba en casos de controversia para demostrar la realización de los actos de comercio.

Funciones de los documentos fuente

Función contable. Los comprobantes son el elemento fundamental para contabilizar las operaciones. Todas las operaciones económicas que realizan las entidades deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas.

Función de control. El comprobante es un elemento para el control posterior de los registros efectuados. Permite a los auditores determinar si los registros contables están debidamente respaldados por documentos que acatan las formalidades vigentes.Debido a esta necesidad de justificar, controlar y comprobar las operaciones registradas, se acostumbra anexar a cada asiento contable los documentos fuente correspondientes, con excepción de aquellas que no tienen un documento fuente como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

Función jurídica. Los comprobantes tienen valor probatorio en juicios si cumplen con los requisitos legales.

Función impositiva. Los comprobantes sirven al contribuyente para probar la veracidad de sus declaraciones fiscales y permiten a las autoridades tributarias controlar la exactitud de los montos imponibles a los sujetos pasivos de los impuestos.

Forma de los documentos fuente

Los documentos fuente se elaboran en original y con tantas copias como exijan las necesidades de la entidad. Deben elaborarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una entidad.La mayor parte de los documentos fuente han sido escritos en papel, pero existe una tendencia creciente a respaldar algunas operaciones en medios magnéticos o digitales.

Requisitos de los documentos fuente

Los comprobantes son documentos formales y en su confección deben respetarse determinadas normas impuestas por la ley y por las prácticas comerciales. Deben ser elaborados en formas impresas especialmente preparadas.Todos los documentos fuente deben contener la siguiente información general:

Nombre o razón social de la entidad que lo emite. Nombre, número (folio) y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas o alguna forma de vincular a los responsables de elaborar, revisar, aprobar y

contabilizar los comprobantes.

Formato

El documento fuente puede crearse en papel o en formato electrónico. De hecho, los sistemas que se utilizan actualmente para llevar la contabilidad de las empresas permiten escanear los documentos recibidos en papel e integrarlos como imagen a la información general de la compañía.

Pero también hay casos en que no se incluyen como imagen, sino que el programa dispone de una función de formularios en la que se insertan los datos de los documentos fuente y se generan como comprobantes electrónicos, con el mismo valor que el original.

Firma. Además de incluir los requisitos de fecha, propósito y valor, es deseable que los documentos fuente incluyan el nombre y la dirección de las partes que participaron en la transacción.

DOCUMENTO FUENTE

Compra de Escritorio y Venta de Sillas corresponde el documento fuente de Factura.

FACTURA: Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación. La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.

Elementos que la Integran Fecha de la operación Monto de la operación Datos de identificación del vendedor Datos de identificación del comprador Descripción de las mercancías (modelo, tamaño, marca, etcétera). Fecha de pago Las condiciones para el reclamo o devolución

Características principales Se originan por la compra - venta de bienes Expresan la conformidad tanto del proveedor como el cliente

Pago de renta corresponde el documento fuente de Recibo de Arrendamiento.

RECIBOS: El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.RECIBOS DE ARRENDAMIENTO: Es un contrato mediante el cual la arrendadora se compromete a otorgar el uso o goce temporal de un bien al arrendatario, ya sea persona física o moral, obligándose este último a pagar una renta periódica que cubra el valor original del bien, más la carga financiera, y los gastos adicionales que contemple el contrato. es una de las formas de adquirir bienes, por lo general activos fijos, que se encuentra regulada por la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito, por considerar que se trata de operaciones financieras.La libertad para concluir y contratar, y para darle contenido, es amplísima; únicamente hay un triple límite: respetar la Ley, la moral y el orden público. Dentro de ese límite, la persona tiene autonomía para poder regular sus intereses y relaciones.

Dicha Ley define al contrato de arrendamiento financiero como aquél por el cual la arrendadora financiera se obliga a adquirir determinados bienes y a conceder su uso o goce temporal, a plazo forzoso, a una persona física o moral, obligándose ésta a pagar como contraprestación que se liquidará en pagos parciales, según se convenga, una cantidad de dinero determinada o determinable, que cubra el valor de adquisición de los bienes, las cargas financieras y los demás accesorios. Este tipo de contrato puede realizarse por escrito o bien de forma verbal, aunque es aconsejable la primera opción para poder ejercitar los derechos y obligaciones que ofrece la legislación española, especialmente las distintas leyes de arrendamientos urbanos que regulan estos contratos y que diferencian entre viviendas y locales de uso distinto a vivienda.

Elementos que la Integran: Contrato de arrendamiento Declaración del arrendador Declaración del arrendatario Declaración de ambas partes Cláusulas Firma de testigos

Pago de Comisiones Bancarias corresponde el documento fuente de Cheque.

CHEQUE Orden o mandato de pago incorporado a un título de crédito que permite al librador disponer, en favor de una determinada persona o del simple portador del título, de fondos que tenga disponibles en un banco. Requisitos del cheque:

La denominación de cheque inserta en el texto mismo del título. El mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero. El nombre del que debe pagar (al que se denomina librado), que por fuerza ha de ser

un banco. El lugar de pago La fecha El lugar de la emisión del cheque

El cheque puede ser librado para que se pague a persona determinada, con o sin cláusula a la orden o 'no a la orden'; puede también ser librado para que se pague al portador. El cheque al portador se trasmite mediante su entrega o tradición; el cheque extendido a favor de una persona concreta, con o sin la cláusula 'a la orden'. El endoso deberá ser total, puro y simple; deberá, además, escribirse en el cheque y será firmado por el endosante. El endoso transmite todos los derechos resultantes del cheque.

Deposito por apertura de cuenta bancaria corresponde el documento fuente de Ficha de Depósito Bancario.

Una ficha de depósito bancario es un formulario impreso que acompaña a los depósitos bancarios. El depositante rellena la ficha de depósito bancario para indicar qué tipo de fondos se depositan y en que cuentas deben ser depositados.

Aumento de capital corresponde el documento fuente de Recibo de Caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.