DOCUMENTOS ADMINISTRADOS VISTOS EN CLASE

Presentado por: Laura Galeano Galindo

Curso: 1002 jornada: tarde

¿QUÉ SON LOS DOCUMENTOS?

* Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.

Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro.

¿QUÉ ES UN DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO

Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras oficinas o dependencias forman parte, necesariamente, del archivo institucional. Por ejemplo: las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones periódicas, etc., si bien son documentos, NO HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIÓN, por lo que no es documentación original y permanecen allí a efectos exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se conservarán sólo mientras nos sean útiles. Estos documentos deben separarse de nuestro archivo.

TIPOS DE DOCUMENTOS ¿Qué son los tipos documentales?

Son las unidades de información contenidas en los documentos. Se clasifican en:

TIPO DOCUMENTAL SIMPLE

Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc.

TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO

Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene

una unidad de información. Se le conoce comúnmente como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias,

etc.

LA CARTA ¿Qué es una carta?

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada

la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

PARTES DE UNA CARTA FORMAL

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes conceptos:

- Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.

- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

- Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.

- Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.

- Firma clara.

La carta también se compone de:

- Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

- Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

- Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

Texto: exposición del asunto que motiva la carta.

Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.

Antefirma: razón social o denominación de la casa.

Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.

EL SOBRE Para enviar una carta es necesario disponer de un sobre. En él hay que

escribir algunos datos importantes para que esta llegue a su destino. Observa el

siguiente esquema:

LA CIRCULAR Es un documento de uso interno que dirige

una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos

internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:

Movimiento interno de los jefes de la institución

Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.

Ascensos del personal que elabora en la empresa.

3. FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que

transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.

UNA CIRCULAR SE PUEDE UTILIZAR PARA :

Cambios de horario. Rotación de jefes.

Nombramiento de comisión reorganizadora. Ascensos del personal. Aplicación de encuesta.

Acuerdos y decisiones del directorio, etc. USOS:

Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre

personas del mismo rango).

Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.

Cuando la circular tiene un buen número de destinataros se recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.

LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Es un documentos que se genera dentro de la organización y se

registra la información del personal que labora dentro de la

organización especificando, información laboral, académica, y competencias de la persona. Y es

registrada y archivada por el departamento de Talento Humano

de la compañía.

v Este documento es estipulado por cada organización para la decisión del

manejo de información interno se puede archivar de manera física o

digital.

v Se recomienda que la información sea breve, veraz y eficaz

LA CONSTANCIA Es un documento complementario del certificado

en la cual como su nombre lo dice se hace constar un hecho transitorio de menor importancia o que se encuentra en actividades en plena realización, aún no terminadas.

También se hace constar por escrito cuando se recibe o entrega dinero, joyas y cualquier especie de valor.

Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se está en laborando; constancia de ingreso, cuando uno es admitido a un centro de estudios; constancia de matrícula, luego que se ha efectuado este acto; constancia de vacante, cuando en un centro educativo existe vacante para matricular a un alumno, etc.

La constancia se usa en las instituciones tanto públicas com privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario preparado, a propósito, para cada caso. (Las constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente).

EL MEMORANDO es un escrito breve por el que se

intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.

El memorando también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia.

El memorando (memorándum) también es un texto que se redacta generalmente de manera interna en las empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc.

EL ACTA QUÉ ES UN ACTA?

Es un documento escrito, donde consta la síntesis de los asuntos tratados y las decisiones adoptadas por un órgano colegiado de una entidad (Asamblea de Asociados, Junta de Socios, Asamblea de accionistas, Cooperados o Corporados, Consejo de Administración, etc.) de una Entidad. Documento que debe cumplir los requisitos mínimos de la ley para la existencia, validez y eficacia de las decisiones.

QUÉ REQUISITOS DEBE CONTENER UN ACTA?

A. EL ACTA DEBE CONTENER POR LOS MENOS LOS SIGUIENTES REQUISITOS GENERALES:

1. NOMBRE Y NIT de la empresa a la cual pertenece

2. NÚMERO DEL ACTA (

3. ÓRGANO QUE SE REÚNE

4. CLASE DE LA REUNIÓN

5. CIUDAD DONDE SE DESARROLLÓ LA REUNIÓN.

.6. EL LUGAR, LA FECHA Y LA HORA de la reunión

7. QUIEN CONVOCO Y EN CALIDAD DE QUÉ.