Documentos Electrónicos Documentos Electrónicos Objetivos y Alcance Facturación electrónica....

Documentos ElectrónicosDocumentos Electrónicos Documentos ElectrónicosDocumentos Electrónicos

Objetivos y AlcanceObjetivos y AlcanceObjetivos y AlcanceObjetivos y Alcance

Facturación electrónica. (Sujetos obligados o que prefieren esta opción). El proveedor envía la factura en formato electrónico, ya sea con sistemas propios, de otros proveedores o mediante nuestro servicio.

Autoimpresión. (Sujetos que solicitaron esta modalidad y fue aprobada por la AFIP). El proveedor envía la factura en formato electrónico y con el arte gráfico.

Formularios preimpresos. En este caso puede existir dos alternativas:

Proveedores que emiten un archivo electrónico que respalda la factura emitida: En este caso envía el archivo electrónico (con la cual se inicia el proceso de aprobación, registración y pago) y luego, en períodos a designar envía las facturas en papel impresas.

Proveedores que no emiten archivo electrónico: En este caso envía los originales de las facturas, las cual se capturan en un software diseñado a medida y se digitalizan las facturas.Nuestro servicio incluye no solo la interface con los sistemas ERP de la Empresa Cliente, sino también la generación de las imágenes de las facturas a través de los archivos recibidos, de forma tal que, independientemente del canal por el cual ingresen el resultado final será el mismo, calidad de la información ingresada e imágenes fieles de la documentación recibida de altísima definición.

Pueden incorporarse a este servicio todos los proveedores o solamente los que facturan en forma recurrente. Pueden incorporarse a este servicio todos los proveedores o solamente los que facturan en forma recurrente.

Distintas alternativas de Facturación de los proveedores:Distintas alternativas de Facturación de los proveedores:


El ServicioEl ServicioEl ServicioEl Servicio

Luego del relevamiento efectuado en la Empresa Cliente, segmentaremos a los Proveedores según sus características, como ser: importancia, naturaleza, rubro, habitualidad o cualquier otra situación que los distinga entre sí.

Generamos las interfaces necesarias para adecuar la información recibida de los distintos Proveedores.

Para la Empresa Cliente brindamos:

1. Registración automática de los documentos.2. Workflow de las facturas.3. Trazabilidad de las mismas.4. Validaciones formales y particulares de cada sector.5. Almacenamiento.6. Asistencia en cumplimientos de aspectos fiscales.

Para los Proveedores brindamos:

1. Asistencia en la emisión del documento.2. Detección temprana de errores u omisiones.3. Conocimiento del estado del trámite.4. Consecuente mejora de los plazos de cobranzas.5. Reducción de los niveles de ajustes por errores (NC o ND, rectificaciones fiscales).

Servicio de Recepción de Facturas Electrónicas y TradicionalesServicio de Recepción de Facturas Electrónicas y Tradicionales


ImplementaciónImplementaciónImplementaciónImplementación

REQUERIMIENTOS LEGALES

RECUPERO DE INFORMACION

RECLAMOS DE FACTURAS

ACOSTUMBRAMIENTO AL MEDIO DE RECEPCION

FALTA DE INFORMACIÓN

MEDIO DE RECEPCION

CARGA DE DATOS Y CIRCUITO DE APROBACIÓN

CONTROLES FORMALES

INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN

AUTOMATIZACIÓN DE LOS CONTROLES

AUDITORIA

ALMACENAMIENTO

RELACION CONLOS PROVEEDORES

RECEPCION DEDOCUMENTOS

ASPECTOS PARATENER EN CUENTA

•Contable•Impositivo•Inventario

•Compras•Fábrica•Otras Aplicaciones


Flujo de DatosFlujo de DatosFlujo de DatosFlujo de Datos

Print

Proveedores Empresa Cliente

ArchivoDe

Facturación

InformaciónCustomizada

Emiten Factura

Electrónica

AceptadosComo AutoImpresores

EmitenFactura

Preimpresa

Tipo A

Tipo B

Tipo C

Proceso deTraducción

Proceso deConversión

Base deDatos

Workflowde

Aprobación

Trazabilidadde los

Comprobantes

Circuito de AprobaciónCircuito de AprobaciónCircuito de AprobaciónCircuito de Aprobación


Print

ArchivoDe

Facturación

Emiten Factura

Electrónica


EmitenFactura

Preimpresa

Tipo A

Tipo B

Tipo C


Resguardo de DocumentaciónResguardo de DocumentaciónResguardo de DocumentaciónResguardo de Documentación


1361

PapelOriginal

Proceso deControl

PapelOriginal

PapelOriginal

ResguardoElectrónico

Resguardo Físico

Print

ArchivoDe

Facturación

Emiten Factura

Electrónica


EmitenFactura

Preimpresa

Tipo A

Tipo B

Tipo C


Cabecera

Datos Comerciales

Datos de MKT

Detalle

Datos de Resumen

Código de Barras

Datos Adicionales

Datos en un XMLDatos en un XMLDatos en un XMLDatos en un XML


A

Código 01

Emisores

GrandesEmpresas

PyMES

Autónomos

Receptores

GrandesEmpresas

PyMES

Autónomos

Distintas formas de emitir y enviar la documentación

Standarización de la información recibida de los proveedores

Importancia de un NexoImportancia de un NexoImportancia de un NexoImportancia de un Nexo


Funciones de un NexoFunciones de un NexoFunciones de un NexoFunciones de un Nexo


• Implementar el Servicio en cada proveedor minimizando el impacto.

• Entrenar y dar soporte al personal involucrado del proveedor.

• Recibir los documentos electrónicos.

• Verificar su corrección y gestionar los eventuales arreglos.

• Controlar los aspectos formales predeterminados.

• Alimentar los sistemas en forma automática.

• Ponerlos a disposición de los usuarios autorizados en cada caso.

• Monitorear el flujo de los documentos.

• Informar al proveedor los diferentes estados del trámite.

• Almacenar los documentos electrónicos.

• Cumplir los requisitos formales.

• Controlar la correspondencia entre los documentos electrónicos y en papel.

Optimización de Procesos con el NexoOptimización de Procesos con el NexoOptimización de Procesos con el NexoOptimización de Procesos con el Nexo


Empresa ClienteEmpresa ClienteUsuarios BeneficiadosUsuarios Beneficiados

Información HomogéneaInformación Homogénea

Formato Estandarizado Formato Estandarizado

Independiente de plataformaIndependiente de plataforma

No requiere software adicionalNo requiere software adicional

IntegrableIntegrable

Escalable Escalable

•Aprobadores•De Impuestos•Contables•Auditores•De Tesorería•De Compras•De Costos

Empresa ProveedoraEmpresa ProveedoraUsuarios BeneficiadosUsuarios Beneficiados

•De Facturación•De Cobranzas•Contables•Auditores•De Impuestos•De Ventas

ServicioServiciode Nexode Nexo

Ventajas y BeneficiosVentajas y BeneficiosVentajas y BeneficiosVentajas y Beneficios


Implementación rápida y sencillaImplementación rápida y sencillaNo tiene que entrenar personal // No debe asignar hardware // No necesita comprar software

Seguridad respecto del circuito de papel tradicionalSeguridad respecto del circuito de papel tradicionalEl intercambio electrónico de datos ofrece barreras de seguridad que garantizan la confidencialidad.El Servicio asegura la correcta distribución interna de los comprobantes (incluyendo gestiones simultaneas o compartidas).El Sistema maneja un esquema que permite al proveedor ver solamente sus propias facturas y conocer el estado del trámite, aliviando las consultas a su Empresa.El Sistema permite el resguardo informático de los comprobantes con un fácil acceso para el recupero y presentaciones ante organismos.

AdministrativosAdministrativosReducción de costos en sus Proveedores por eliminar / disminuir costos en data entry, impresiones y ensobrado; pérdidas de comprobantes y ajustes en general.Reducción de tiempos de proceso en Proveedores y su Empresa.Eliminación de envíos por correo o por mensajería.Ahorros de costos financieros en Proveedores, al reducir demoras en los procesos administrativos.Eliminación de espacio físico dedicado a almacenar Facturas en los Proveedores y en su Empresa.Reducción de pérdidas de tiempo en consultas y respuestas.

Outsourcing - FundamentosOutsourcing - FundamentosOutsourcing - FundamentosOutsourcing - Fundamentos


Mayor flexibilidad con los proveedores.Mayor flexibilidad con los proveedores.

Mejor manejo de los potenciales conflictos.Mejor manejo de los potenciales conflictos.

Eficiente resguardo de la documentación.Eficiente resguardo de la documentación.

Procesos manejado por especialistas.Procesos manejado por especialistas.

Costos claros de implementación y procesos.Costos claros de implementación y procesos.

Algunas claves de la tercerizaciónAlgunas claves de la tercerización

Recepción de ArchivosRecepción de ArchivosRecepción de ArchivosRecepción de Archivos


ProcesosProcesosProcesosProcesos


Desarrollo de Mascara de FC

Se genera y se actualiza cada vez que sea necesario la interface con cada Proveedor para extraer electronicamente los datos de la Factura

Se genera con el conforme del Proveedor la mascara para la impresión de la Factura con las características actuales

Desarrollo de Interface a medida por ProveedorDesarrollo de Interface a medida por Proveedor

Visualización de las Facturas en el Sistema según el perfil

del usuario.

Disponibilidad al UsuarioDisponibilidad al UsuarioDisponibilidad al UsuarioDisponibilidad al Usuario


Resguardo de OriginalesResguardo de OriginalesResguardo de OriginalesResguardo de Originales


1361

Autoimpresores

FacturasTradicionales

FacturasElectrónicas

Archivo Físico

Archivo Electrónico

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