Documentos electronicos eje tematico 2
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YURY DAYANA ALDANA RODRÍGUEZ
DIANA MILENA BOHÓRQUEZ CASTRO
LUIS ALFONSO CORTES ROMERO
MABEL ESPERANZA FERNÁNDEZ HERRERA
Eje temático No 2:
Definición
Componentes
Características
Clasificación
Problemática de la conservación de Documentos Electrónicos
Documento electrónico de archivo
• Conocer la definición, características,
clasificación, conservación y archivo de
los documentos electrónicos y la
importancia que tienen en la nueva era de
la información y las comunicaciones.
Asimilar el significado de documentos
electrónicos, su uso y aplicación.
Crear estrategias frente a la problemática que se
presenta en la conservación de los documentos
electrónicos.
El principal valor de los archivos se encuentra en la información de los
documentos que custodian y en el servicio que ofrecen a todos sus
usuarios comunicando esos documentos. Este servicio es cada vez
más eficaz, gracias a los documentos electrónicos y a las nuevas
tecnologías de la información y las comunicaciones. Pero se presenta
una problemática entorno al mundo electrónico y es, que no existen
características que permitan diferenciarlos y caracterizarlos por los
sentidos o individualizarlos físicamente, ni poseen elementos
ostensibles que permitan apreciar a simple vista su autenticidad. La
localización física de los documentos electrónicos nos es dada por los
sistemas informáticos (pistas, sectores...).
Entendemos por documento electrónico el documento
generado o producido por cualquier persona o entidad
en el desarrollo de la gestión de sus intereses y que “ha
sido creado, o puede ser manipulado, transmitido o
tratado por un ordenador”. Son documentos cuyo
soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico
o magnético, y en el que el contenido está codificado
mediante algún tipo de código digital, que puede ser
leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de
detectores de magnetización.
Definición
“información registrada,
producida, recibida en
torno a la implantación,
realización y ámbito de
una actividad
institucional o personal
que engloba el
contenido, contexto y
estructura y permite
probar la existencia de la
actividad que lo generó”. (Definición del CIA)
Los componentes del documento electrónico pueden residir en diferentes partes del soporte e incluso del
sistema. Los principales son
Perdurables en el tiempo
Contiene un mensaje (texto alfanumérico, diseño gráfico, esquema, fotografía, etc.);
Está expresado en un lenguaje convencional (el de los bits);
Los encontramos plasmado en un soporte (cinta, disco, usb, dvd, disco optico etc.);
1· El contenido y estructura del documento
electrónico debe ser inalterable; es decir, su
contenido no debe poder ser manipulado
libremente una vez concluido, a menos que medie
el consentimiento de todas las partes interesadas.
2. Debe ser claramente legible, de manera directa o a
través de una herramienta adecuada.
3· Su contenido debe permitir la identificación del
lugar, nombres, dirección, fecha de redacción, de
envío y de recepción.
4· Debe ser estable; es decir, debe poseer una vida
útil igual mejor que la del papel, en términos de su
eventual deterioro.
La veracidad del texto de la cual depende la
posibilidad de darle al documento
electrónico la misma categoría como
evidencia que del documento escrito a
mano, depende de que se pueda demostrar
tres cosas:
• Que la información era cierta al momento
de insertarla en la computadora en la que
se produjo el documento.
• Que la información no haya sido
manipulada una vez insertada en esa
computadora
• Que la información que es leída en la
computadora de destino del texto es
cierta, no manipulada, imparcial, con
respecto a la información que se
encuentra en la computadora de origen.
Carácter interactivo:
*El documento electrónico permite que el usuario
pregunte por contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos. El documento digital puede, además, reaccionar ante exigencias del lector.
Puede, por ejemplo, cambiar aspectos del formato a petición de quién consulta, presentar parte de la
información que contienen como respuesta a preguntas, o hacer que determinados programas subyacentes corran cuando el usuario manipule
lugares, señales o aspectos del documento.
Funcionales
Carasteristicas de los Documentos Electrónicos
Carácter Multimediatico:
• Los documentos digitales permiten integrar en un sólo ambiente información registrada en forma de texto, de imágenes fijas o en movimiento, y de sonido.
•Los documentos digitales permiten que quién los elabora, combine distintas formas de presentar información en un sólo documento. El documento digital puede, así, combinar texto con sonido; sonido con imágenes; imágenes con texto, o las tres cosas simultáneamente.
Carácter Hipertextual
*Los documentos tradicionales obligan a lecturas lineales: un
libro se lee desde la primera página hasta la última; en un documento electrónico, es posible establecer relaciones entre una palabra, o una frase que aparezca en un lugar -párrafo, página o sección- con otra palabra o frase en otro lugar del documento.
*De hecho, en un documento digital, es posible establecer relaciones entre palabras, frases, imágenes, textos o sonidos ubicados en un documento, e información textual, visual o auditiva, ubicada en cualquier otro documento al cual se pueda acceder electrónicamente; es decir, con tal que se encuentre en el mismo disco, computadora o red. Es esta característica la que permite que se pueda navegar de una "Página Web" a otra a través de Internet.
Carácter “OMNIACCESIBLE”
Los autores de documentos tradicionales sienten la necesidad de extender su discursos por medios de recursos diversos que lo relacionen con otros discursos y otros autores. Para el lector resulta imposible, por si mismo, llegar hasta las fuentes que los autores utilizan, refieren o citan.
Con los documentos digitales esta limitación es superada. La posibilidad de establecer "hiperrelaciones" entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar. Son, en consecuencia, accesibles desde todas partes; son "omniaccesibles".
MUTABILIDAD E IDENTIDAD
EN LOS DOCUMENTOS DIGITALES:
Carácter “MUTABLE”
El documento digital se produce en el mismo
medio en que se publica: un medio electrónico.
Esto facilita enormemente efectuar cambios en
él. No es necesario reproducirlo por entero una
vez que se le hayan efectuado cambios al
documento, como es el caso en un documento
impreso o audiovisual tradicional.
“VOLATILIDAD”
*Un documento electrónico es fácilmente publicable
para que el mundo entero lo pueda consultar. Pero así como es fácil publicarlo, es igualmente fácil sacarlo de circulación.
*La relativamente corta vida de algunos "sitios Web", o por el contrario, la muy dinámica vida de otros, puede traer como consecuencia que el documento que consultamos hoy, a lo mejor mañana ya no esté ahí; a lo mejor a partir de mañana deja de ser accesible o sencillamente deja de existir. Los documentos electrónicos que no han sido guardados y procesados para hacerlos permanentemente recuperables, pueden tener una vida muy corta y contingente; una vida "volátil".
Clasificar es la operación de mayor relevancia de cuantas
integran la gestión documenta; sobre la clasificación
reposan la práctica totalidad de técnicas, recursos e
instrumentos archivísticos, por ser el modo en que se
organizan lógica y físicamente los documentos y
series documentales, cualquiera que sea su soporte, ya desde
el mismo instante de la producción en las oficinas.
Clasificación de los Documentos Electrónicos
Se clasifican en Carpetas, Series y Sub series, como un documento físico, así
mismo se usan para clasificarlos en los documentos electrónicos.
Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar
documentos en el disco duro de un computador. Para clasificar los
documentos en un archivo físico usamos los mobiliarios como base de
conservación, dentro de ellos encontramos las carpetas con las series y sub
series documentales, dentro de las sub series encontramos el documento o
información, esta documentación está relacionada en una Matriz Documental
o Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
Los documentos electrónicos
pueden ser de diversos tipos:
* DIGITALIZADOS
* DIGITALES PARA IMPRIMIR
* MULTIMEDIATICOS
*Digitalizados: Creados a partir de documentos impresos.
*Digitales para imprimir: Creados para ser impresos.
*Multimediaticos: Creados para ser exclusivamente consultados desde un computador.
La aparición del documento electrónico en el
campo archivístico, sin mencionar el campo
tecnológico propiamente dicho, ha derivado en una
serie de implicaciones para archivistas, ingenieros
de sistemas, abogados, administradores y otros
profesionales incluidos los historiadores, en cuanto
a la naturaleza del documento y su
correspondiente tratamiento archivístico e
informático, a la vez que ha traído serios
cuestionamientos sobre la forma como deben
manejarse los documentos electrónicos.
Estrategias de
conservación de los
documentos electrónicos
Estrategias de conservación a largo plazo de
objetos digitales.
¿Cuál es la mejor estrategia para conservar objetos
digitales a lo largo del tiempo?
• Son documentos virtuales, documentos dinámicos y fácilmente modificables
• Dependencia tecnológica para su lectura. • Diversidad y obsolescencia de programas y hw
• Diversidad de formatos y estándares poco asentados. Expedientes mixtos con documentos en papel y electrónicos.
PROBLEMATICA
Estrategia 3:
Emulación.
• El principal defensor de la emulación de la tecnología es Jeff Rothenberg.
• La teoría de la emulación parte la posibilidad de poder recrear la apariencia y
la funcionalidad originales de un objeto digital mediante la utilización de
aplicaciones que emulen (emuladores) el funcionamiento de los programas
(software) originales con los que fueron creados cuando éstos están ya
obsoletos.
• Es una manera de conservar los objetos digitales en sus formatos originales.
Debe ser entendido como el conjunto de documentos
producidos, recibidos o reunidos por una persona
física o jurídica de modo involuntario, natural y
espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su
actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la
electrónica, que se conservan y transmiten también
mediante medios electrónicos en depósitos de
conservación permanente tras efectuar una selección
a partir de la identificación y valoración de las series,
con medidas de autentificación y de preservación
adecuadas y con una organización respetuosa con su
modo de producción, con el fin de garantizar su valor
informativo, legal y cultural así como de permitir su
acceso y uso también mediante las tecnologías de la
información
El documento electrónico de archivo posee los mismos rasgos que el resto de
los documentos de archivo:
• Involuntariedad en la producción
• Unicidad e irrepetibilidad
• Organicidad: agrupaciones documentales
• Valor probatorio
Creación, conservación, transmisión y acceso mediante instrumentos de
codificación:
• materiales: ordenadores, periféricos y redes.
• Lógicos: sistemas operativos, aplicaciones informáticas y protocolos de
comunicaciones.
Soporte de fijación magnética u óptico.
Requisitos básicos para el archivo de Documentos
Electrónicos
Para realizar la conservación, los documentos deben ser:
• auténticos;
• completos;
• accesibles e inteligibles;
• procesables; y
• potencialmente reutilizables.
Las instituciones deberían ser capaces de asegurarse de que
estos requisitos se han cumplido y de demostrárselo a los
demás. También se pretende cumplir estos requisitos con el
mínimo esfuerzo y la menor perturbación posible en los
procesos normales relacionados con la producción y la
utilización de los documentos en el desarrollo normal de las
actividades.
A través de esta investigación concluimos que para el
establecimiento de la política de preservación de documentos
electrónicos, ésta debe ser estudiada y definida por las
Instituciones de acuerdo con sus necesidades , no olvidando
que los documentos cuentan la vida de ésta y no siempre deben
ser eliminado solamente por no poseer un valor legal
Es grande el volumen de documentos electrónicos presentes en los sistemas
ofimáticos, incluyendo los entornos de red, existe un interés cada vez mayor
en su mantenimiento y conservación a largo plazo. Para conservar los
documentos electrónicos es importante incorporar una serie de requisitos
archivísticos cuando se diseñan los sistemas y controlar los documentos
durante su ciclo de vida para garantizar su calidad e integridad permanentes.
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gestión de documentos y archivos electrónicos. Bogotá: Archivo General de la
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*CHAIN NAVARRO, Celia. La Gestión de Información en la Organizaciones.
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*WWW.DOCUMENTALISTAS.ORG