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Dosier de Patrocinio XII Reunión Nacional de Óptica RNO2018 Castellón de la Plana 3-6 julio de 2018
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Dosier de Patrocinio
XII Reunión Nacional de Óptica
RNO2018
Castellón de la Plana 3-6 julio de 2018
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Índice
1. Datos generales ........................................................................................................................... 2
2. Bienvenida .................................................................................................................................. 3
3. Programa (preliminar) ................................................................................................................. 4
4. Sede ............................................................................................................................................. 5
5. Opciones de patrocinio ............................................................................................................... 6
6. Área de Exhibición ..................................................................................................................... 8
7. Condiciones generales ................................................................................................................ 9
8. Contacto .................................................................................................................................... 11
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1. Datos generales
Eventos: XII Reunión Nacional de Óptica
50 Aniversario SEDOPTICA
Fechas del Congreso: 3 al 6 de Julio de 2018
Lugar: Universidad Jaume I
Avenida de Vicent Sos Baynat, s/n, 12071 Castellón de la Plana 964 72 80 00 - www.uji.es
Web del Congreso: http://rno2018.uji.es
Asistencia: 200/250 asistentes
SECRETARÍA TÉCNICA: ALO CONGRESS, S.L. Mar Castillo Project Manager C/ Numancia, 73, 7ºC2 08029 Barcelona T. 93.363.39.54 [email protected]
Organizado por:
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2. Bienvenida Estimados patrocinadores:
Tenemos el placer de comunicaros que la XII Reunión Nacional de Óptica, así como el acto central del 50 Aniversario de la Sociedad Española de Óptica, tendrá lugar en la Universitat Jaume I de Castellón durante los días 3 al 6 de Julio de 2018. La Reunión Nacional de Óptica (RNO) constituye una de las señas de identidad de la Sociedad Española de Óptica (SEDOPTICA) y reúne con carácter trienal a los especialistas del país en este campo, desde 1988. Las Ciencias y Tecnologías de la Luz en sus múltiples vertientes constituyen hoy en día un renovado campo de investigación y desarrollo que en la actualidad presenta una frenética actividad científica e innovadora. En este amplio contexto en constante desarrollo, y partiendo de la innata interdisciplinariedad de esta área de trabajo, la RNO2018 pretende ser un punto de encuentro para los distintos interlocutores nacionales en Óptica y Fotónica, investigadores, tecnólogos, docentes, estudiantes y empresarios del sector. El programa científico se estructura en torno a una convención general, que incluirá conferencias plenarias y sesiones de paneles, y diversos Simposios temáticos específicos y un Simposio misceláneo, que comprenderán conferencias invitadas y orales. Esta programación se complementará con una serie de actividades lúdicas y socioculturales que permitan establecer o estrechar vínculos entre los distintos participantes. Por otra parte, la fundación de la Sociedad Española de Óptica se remonta a 1968. Así pues, esta edición de 2018 coincide con el 50 Aniversario de SEDOPTICA. Queremos, pues, en combinación con el desarrollo de la RNO2018 celebrar de forma muy especial esta efeméride dedicándole media jornada. En esta ocasión pretendemos reunir a conferenciantes especializados de carácter excepcional junto a varios dignatarios de otras sociedades científicas afines de nuestro entorno. ¡El cincuentenario de SEDOPTICA se lo merece! Por todo lo comentado anteriormente, el Comité Organizador considera que este doble evento ofrece un marco de innegable interés para la difusión de las actividades de las empresas del sector, así como para la exposición directa de sus productos. Por esta razón, el Comité Organizador de la RNO2018 presta una especial atención en facilitar a las empresas interesadas su participación como colaboradores y/o expositores del Congreso. Para ello, hemos elaborado unas pautas de patrocinio en las que se oferta un amplio abanico de oportunidades adaptadas a diversas circunstancias. En nombre del Comité Organizador aprovecho esta oportunidad para invitaros a que todos juntos participemos en ambos eventos en Castellón durante la primera semana de julio 2018. Vuestra implicación es decisiva para el éxito de esta iniciativa doble en la que nos hemos embarcado. Por supuesto, estamos abiertos a tratar la forma más conveniente de participación de vuestra empresa. Por favor, no dudéis en contactar con nosotros para aclarar cualquier duda que pueda plantearse. Todos los comentarios y sugerencias son bienvenidos. Recibid un cordial saludo, Jesús Lancis. Comité Organizador RNO2018 Universitat Jaume I
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3. Programa (preliminar)
Martes Miércoles Jueves Viernes
03/07/2018 04/07/2018 05/07/2018 06/07/2018
Mañana
08:00-14:00
Inscripción Paraninfo
08:30-14:00
Inscripción Fac. C. Jurídicas
08:30-14:00
Inscripción Fac. C. Jurídicas
09:00-09:30
Sesión Inaugural Paraninfo
09:00-11:10
Charlas Plenarias
Sesión Premios Rey
Jaime I
Paraninfo
09:00-09:45
Charla Plenaria Fac. C. Jurídicas
09:00-11:10
Cincuentenario
SEDOPTICA I
Paraninfo
09:30 -10:15
Charla Plenaria Paraninfo
09:50-11:10
Sesiones Paralelas/Café
Científico
Fac. C. Jurídicas
10:15 -11:00
Charla Plenaria Paraninfo
11:10-11:40
Pausa/Café Fac. C. Jurídicas
11:10-11:40
Pausa/Café Fac. C. Jurídicas
11:10-11:40
Pausa/Café Fac. C. Jurídicas
11:10-11:40
Pausa/Café Paraninfo
11:40-14:00
Sesiones Paralelas
Fac. C. Jurídicas
11:40-14:00
Sesiones Paralelas
Fac. C. Jurídicas
11:40-12:40
Sesiones Paralelas
Fac. C. Jurídicas
11:40-13:30
Cincuentenario
SEDOPTICA II
Paraninfo
12:45-14:00
Sesión de paneles II Fac. C. Jurídicas
13:30-14:00
Entrega de Premios
y Clausura Paraninfo
Comida Comida Comida Cóctel de despedida
Tarde
16:00-16:45
Charla Plenaria
Fac. C. Jurídicas
Visita Cultural
(Peñíscola)
16:00-16:45
Charla Plenaria
Fac. C. Jurídicas
16:45-17:45
Exhibición de empresas
colaboradoras Fac. C. Jurídicas
16:50-18:00
Sesiones Paralelas
Fac. C. Jurídicas
17:45-19:00
Sesión de paneles I
Fac. C. Jurídicas
17:00-18:00
Reunión Comités
SEDOPTICA
18:00-19:00
Asamblea SEDOPTICA
20:00 Recepción de
Bienvenida
21:00 Cena Congreso
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4. Sede
La XII Reunión Nacional de Óptica se celebrará en la Universitat Jaume I de Castellón. La Universitat Jaume I
ocupa un único campus universitario, el campus del Riu Sec. Una parte de las sesiones tendrán lugar en el
Paraninfo o en la Escuela de Doctorado (Centro de Postgrado y Consejo Social) y el resto en la Facultad de
Ciencias Jurídicas y Económicas. En cualquier caso, todos los edificios son contiguos (ver mapa de
localización) lo que va a permitir unas relaciones humanas más próximas y facilitar la comunicación entre todos
los asistentes. La zona es de fácil acceso tanto si el traslado se efectúa en transporte público, como en
vehículo propio.
La exposición comercial estará ubicada en el hall de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Económicas
ocupando el vestíbulo y los espacios comunes de la planta baja. En este edificio se llevarán a cabo todas las
sesiones correspondientes a los Simposios específicos y al Simposio misceláneo, las sesiones de paneles I y
II, así como algunas de las Conferencias Plenarias.
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5. Opciones de patrocinio
El Comité Organizador de la RNO2018 les invita a dar soporte a este evento con su participación y patrocinio. A
continuación se detallan las diversas alternativas de patrocinio que ofrecemos, aunque estamos abiertos a
considerar otras posibilidades según sus necesidades en esta materia. La fecha límite de inscripción para
cualquiera de los elementos de patrocinio (colaboradores, expositores y otras acciones adicionales) es el 04 de
junio de 2018.
Colaboradores Se ofrece la posibilidad a las empresas e instituciones interesadas de ostentar la condición de colaborador de la RNO2018. Para ello, deberán realizar una aportación económica mínima de 600 € (IVA no incluido). El logotipo de las empresas y entidades colaboradoras aparecerá en lugar destacado en el sitio web del congreso con un enlace directo a la web de la propia corporación colaboradora, así como en los paneles de promoción y libro de comunicaciones. También recibirán una inscripción gratuita a la Reunión para poder participar en todas sus actividades, incluyendo cafés, comidas y programa social. Sobre el importe reseñado anteriormente, las corporaciones que ya detentan el marchamo de Empresa Colaboradora de la Sociedad Española de Óptica tienen un descuento del 15% sobre la cuota inicial. Adicionalmente, durante el congreso y dentro del programa, se dará la opción a las empresas colaboradoras que así lo deseen, bien exponer durante 5 minutos a todos los asistentes los servicios de su empresa, bien presentar un póster comercial en la sesión de paneles I. Expositores Siguiendo la línea de ediciones anteriores, durante los días que tenga lugar la celebración de la RNO2018 se realizará en paralelo una Exposición comercial con la participación de las empresas y asociaciones del sector de Óptica y Fotónica interesadas. El área de exposición comercial se encontrará en el Centro de Postgrado y Consejo Social de la UJI en una zona de paso obligado para los participantes. El coste de la inscripción para cada expositor asciende a 950 € (IVA no incluido). Sobre el importe reseñado anteriormente, las corporaciones que ya detentan el marchamo de Empresa Colaboradora de la Sociedad Española de Óptica tienen un descuento del 15% sobre la cuota inicial. Además del disfrute de todas las ventajas de las entidades colaboradoras, la organización proporcionará la infraestructura necesaria básica, que incluye una superficie de 3x2 m2 con toma de corriente, para montar una mesa/stand comercial en la Exposición. Patrocinios especiales adicionales Las sociedades colaboradoras y expositoras anteriores tienen las posibilidades de patrocinio adicionales que se recogen en la siguiente tabla.
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21% I.V.A. No incluido
Patrocinios
adicionales
Área
Científica
Varios
Servicios Ítems Contraprestación adicional
Conferencia plenaria 400 € - -Inclusión logo en sala durante el desarrollo de la conferencia.
Nota junto a la conferencia dentro del Programa Científico.
Sesión de un Simposio 400 € - -Inclusión logo en sala durante el desarrollo de la sesión.
Nota junto a la sesión dentro del Programa Científico.
Pausa Café - 900 € -Peanas con logo en mesas del recinto.
Inclusión logo en la casilla del Programa Sinóptico.
Recepción de Bienvenida - 900 € -Inclusión logo en minutas.
Inclusión logo en la casilla del Programa Sinóptico.
Cóctel fin Congreso - 900 € -Inclusión logo en minutas.
Inclusión logo en la casilla del Programa Sinóptico.
Comida - 900 € -Peanas con logo en mesas del recinto.
Inclusión logo en la casilla del Programa Sinóptico.
Cena de Gala - 1.400 € -Inclusión logo en minutas.
Inclusión logo en la casilla del Programa Sinóptico.
Lanyard y Acreditación
(único patrocinador) - - 750 €Inclusión logo en lanyard y acreditación.
Cartera
(único patrocinador) - - 750 €Inclusión logo en cartera.
Programa de mano
(único patrocinador) - - 750 €Inclusión logo en contraportada exterior del Programa Científico.
Folletos - - 200 €Inclusión folletos / trípticos en la cartera del congreso.
Libreta y bolígrafo - - 200 €Inclusión en cartera congresista.
Newsletter
(un patrocinador por
newsletter)
- - 350 €
Inclusión del logo más un pequeño texto en el envío de una
Newsletter.
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6. Área de Exhibición
La exhibición se llevará a cabo en el hall de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Económicas.
Poster
Area
Coffee
Area
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7. Condiciones generales
INTRODUCCIÓN
Alo Congress es responsable de la organización de la Secretaría Técnica de la XII Reunión Nacional de Óptica en Castellón.
TÉRMINOS Y CONDICIONES
Estos Términos y Condiciones Generales son vinculantes para todos los patrocinadores constituyendo el acuerdo comercial entre el Organizador y la firma o institución Colaboradora / Expositora (colaborador / expositor).
SOLICITUD PARA PARTICIPAR
Sólo se considerarán las solicitudes para participar que se reciban en los formularios adecuados debidamente cumplimentados. El registro se confirmará en la medida en que se disponga de espacio. Se informará a los solicitantes por escrito sobre la aceptación o rechazo de sus solicitudes. En el caso de aceptación, los colaboradores / expositores quedarán obligados por los términos y condiciones enumerados en el dosier y/o el acuerdo contractual.
OBLIGACIONES Y DERECHOS DEL COLABORADOR / EXPOSITOR
El registro implica la aceptación completa de los reglamentos de patrocinio por parte de los colaboradores / expositores.
Cualquier violación de estos reglamentos puede llevar a la revocación inmediata del derecho a participar en el Congreso sin compensación ni reembolso de los importes ya pagados ni pago de daños al colaborador / expositor.
Al presentar una solicitud para participar, el colaborador / expositor se compromete en forma definitiva e irrevocable a ocupar el espacio / artículos asignados y a mantener sus instalaciones hasta la fecha y hora definidas para el cierre del evento.
El expositor sólo puede presentar en su stand o espacio los materiales, productos o servicios descritos en la solicitud para participar y se compromete a aportar su propio material de difusión. No se permite la publicidad de firmas que no estén registradas como expositoras. La transferencia o subalquiler de los espacios asignados, total o parcialmente, está prohibida.
OBLIGACIONES Y DERECHOS DEL ORGANIZADOR
El organizador se compromete a asignar espacio de exposición de acuerdo con las preferencias que indicaron los solicitantes. Las solicitudes serán consideradas por el orden de recepción de los formularios acompañados del pago correspondiente.
De ser absolutamente necesario, el organizador se reserva el derecho de modificar el posicionamiento de los stands, sin obligación de compensar al expositor. El organizador se reserva el derecho de ofrecer cualquier stand, espacio o artículo de patrocinio que no haya sido comprado en las vísperas de apertura del Congreso a una firma diferente, sin obligación de proporcionar compensación al expositor que no se presentó.
Seguros. El organizador proporciona servicio de vigilancia general y seguro de terceros en el sitio del Congreso. El organizador no asegura los equipos y materiales de exposición que haya instalado el expositor. Bajo ninguna circunstancia será considerado responsable por pérdidas, daños o destrucción causados al equipo, bienes o propiedad del expositor. El expositor asume la responsabilidad por su material expuesto, no debe bloquear pasillos, obstruir stands vecinos ni dañar las instalaciones o el equipo alquilado. Se solicita de los expositores que dejen espacio libre suficiente para asegurar una buena vista de los stands circundantes.
No se permite el uso de materiales inflamables. Se debe instalar el equipo expuesto o demostrado con cumplimiento estricto de las medidas de seguridad.
Los expositores se comprometen a observar el calendario designado para finalizar la construcción de su stand antes de la apertura de la exposición y a desmontarlo a la fecha de cierre de la misma. No se procederá al desmontaje ni embalaje del stand antes de la hora designada. El expositor asume la responsabilidad por el embalaje y envío de todos los artículos de valor antes dejar el stand; de lo contrario el organizador dispondrá su remoción a riesgo y cargo del expositor.
Los expositores están obligados a garantizar que sus stands cuenten siempre con personal durante las horas de funcionamiento de la exposición.
Los pagos se harán de acuerdo con las condiciones enumeradas en el dosier.
Si el colaborador / expositor no realiza su pago en fecha, el organizador estará autorizado a terminar el contrato, suspender la confirmación de aceptación, determinar otras disposiciones para el stand / artículos de patrocino o solicitar la compensación por el no cumplimiento del contrato.
La participación de los colaboradores / expositores depende del cumplimiento de todas las reglas, reglamentos y condiciones establecidas aquí.
Se autoriza el acceso a la exposición tras la presentación de una acreditación que emitirá el organizador. Las acreditaciones de los expositores no serán enviadas con anticipación sino que se las entregarán en el mostrador del coordinador de la exposición.
El organizador garantiza la limpieza diaria de los pasillos. Los expositores asumen la responsabilidad por la limpieza de sus stands.
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La distribución de refrescos a los participantes por parte de los expositores sólo se permitirá si se observan los reglamentos del recinto de la exposición relacionados con el servicio de catering.
Las áreas y dispositivos de exposición puestos a disposición de los expositores deben ser devueltos en su estado original. En caso de daño o pérdida del equipo suministrado o daño a áreas ocupadas, el expositor deberá hacerse cargo de la reparación y reemplazo.
Toda decoración o instalación especial deberá ser presentada al organizador para su autorización previa.
No se permiten paneles ni pantallas de publicidad fuera de las áreas de exposición asignadas a los expositores.
El organizador no aprobará stands que no cumplan con los estándares aceptados hasta que se hayan hecho los cambios necesarios.
CANCELACIÓN DEL CONGRESO
En el caso que el Congreso no pueda realizarse o se posponga por causas de fuerza mayor o por causas no atribuibles a negligencia grave de Alo Congress, Alo Congress no se hace responsable de los daños, costos y/o pérdidas sufridas por los colaboradores / expositores del Congreso, tales como gastos de transporte, alojamiento, materiales u otras pérdidas financieras.
RESPONSABILIDAD
Alo Congress sólo se responsabilizará en el contexto de la diligencia debida acorde con las disposiciones legales locales. La responsabilidad de Alo Congress – por cualquier razón legal – se limitará a casos de descuido por negligencia grave.
Fecha/Nombre Firma y sello
Aceptamos las condiciones de patrocinio mencionadas en este dosier.
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8. Contacto
SECRETARÍA TÉCNICA:
ALO CONGRESS, S.L.
Mar Castillo
Project Manager
C/ Numancia, 73, 7ºC2
08029 Barcelona
T. 93.363.39.54
www.alocongress.com
