MBAs online reconocidos por Financial Times entre los mejores del mundo en 2012 y 2013.Mejor escuela de negocios online en espaol por el Ranking Iberoamericano de Formacin 2012, 2013 y 2014.

Plantillas Project ManagementMejora tu gestinde proyectos conla seleccin mscompleta

2Sguenos en:

Plantillas Project Management

Mejora tu gestin de proyectos con la seleccin ms completa

NDICE

Plantillas Project Management. Mejora tu gestin

de proyectos con la seleccin ms completa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

1. Planificacin de proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..4

2. Ejecucin de proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..5

3. Finalizacin de proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..8

4. Conseguir las mejores plantillas de project management . . . . . . . . . ..9

3Sguenos en:

Plantillas Project Management

Mejora tu gestin de proyectos con la seleccin ms completa

Plantillas Project ManagementMejora tu gestin de proyectos con la seleccin

ms completa

La labor del Director de Proyec-to es bastante compleja de por s y, por eso, en muchas ocasio-nes merece la pena contar con el apoyo de una plantilla que recuerde los puntos clave a tra-tar de cada rea, facilite el se-guimiento y ayude a establecer prioridades .

El ciclo de vida del proyecto al completo puede beneficiarse de una gestin complementa-da por el uso de plantillas para el project management . Su in-corporacin a los mtodos de trabajo del Jefe de Proyecto mi-nimiza la aparicin de errores y ayuda a aprovechar oportu-nidades, adems de agilizar la complecin de tareas rutinarias que, de otra forma, restaran un tiempo precioso que es mejor dedicar a cuestiones de mayor relevancia .

Es importante destacar que no hay plantillas buenas y univer-sales para cualquier proyecto . Es necesario que cada organi-zacin o project manager ela-bore sus propias plantillas y las adapte a cada proyecto, entor-no y situacin .

4Sguenos en:

Plantillas Project Management

Mejora tu gestin de proyectos con la seleccin ms completa

1. Planificacin de proyecto

Junto.con.la.iniciacin,.la.etapa.de.planificacin.de.un.proyecto.es.una.de.las.que.mayor.impacto.causan.en.los.resultados.finales ..Para.aumentar.las.posibilidades.de.xito.puede.resultar.interesante.apoyarse.en.las.siguien-tes.siete.plantillas.que.ayudan.a.mejorar.la.gestin:

Plan de proyecto:.la.plantilla.elegida.deber.permitir.identificar.la.estructura.de.desglose.del.trabajo,.esfuerzo.y.recursos.necesarios.para.el.proyecto .

Plan de recursos:.esta.herramienta.se.emplear.para.programar.los.recursos.necesarios.para.comple-tar.el.proyecto,.ayudando.a.determinar.cundo.y.para.qu.actividades.se.necesitan.personas,.equipos.y.materiales .

Plan financiero:.la.identificacin.de.la.inversin.financiera.requerida.para.un.proyecto.puede.ser.un.reto ..Mediante.el.uso.de.este.tipo.de.plantilla.de.planificacin.de.proyectos,.se.busca.enumerar.todos.los.gastos.previstos.incluyendo.mano.de.obra,.equipos,.materiales,.administracin.y.otros ..Una.he-rramienta.indispensable.para.poder.programar.los.gastos.e.identificar.el.coste.total.del.proyecto.por.actividad .

Plan de calidad:.es.difcil.medir.la.calidad.pero.siempre.se.puede.lograr.una.mejora.si.s.cuenta.con.una.plantilla.que.permita.llevar.a.cabo.una.buena.planificacin.en.este.rea,.determinando.objetivos.de.calidad,.normas.de.calidad.y.criterios.de.evaluacin ..

Plan de riesgos:.la.identificacin.de.los.riesgos.potenciales.temprana.dentro.de.un.proyecto.es.funda-mental.para.lograr.el.xito ..La.plantilla.de.la.planificacin.de.riesgos.del.proyecto.se.usa.para.describir.en.profundidad.cmo.identificar.y.cuantificar.los.riesgos,.tras.haber.evaluado.la.probabilidad,.impacto.y.prioridad.de.cada.uno.de.ellos ..Las.ms.completas.dejan.espacio.para.recoger.tambin.las..acciones.preventivas.y.contingentes.necesarias.para.reducir.la.probabilidad.de.que.ocurra.el.riesgo ..

Plan de comunicaciones:.los.errores.en.la.comunicacin.son.una.de.las.razones.ms.comunes.para.el.fracaso.de.proyectos ..Para.evitarlos.y.comunicarse.correctamente,.es.necesario.entregar.el.mensaje.idneo.a.la.audiencia.adecuada.y.en.el.momento.preciso ..Una.plantilla.de.project.management.debe.enumerar.las.partes.interesadas.a.efectos.de.comunicacin,.identificar.sus.necesidades.de.informa-cin.y.crear.una.programacin.completa.para.la.entrega.de.informacin.del.proyecto.a.cada.uno.en.el.momento.oportuno .

Plan de abastecimiento:.una.plantilla.en.este.mbito.busca.enumerar.los.requisitos.han.que.han.de.quedar.sujetos.proveedores.y.productos.externos,.el.motivo.de.la.contratacin.de.sus.servicios./pro-ductos.y.los.detalles.ms.significativos.del.plan.de.adquisicin ..

5Sguenos en:

Plantillas Project Management

Mejora tu gestin de proyectos con la seleccin ms completa

Incluso el mejor project manager sera incapaz de llevar a cabo esta labor sin la ayuda de buenas plantillas que le guen en su labor, facilitando una actuacin sistemtica y en la que no queda lugar para errores . Las que resultan indispensables para la mayora de Directores de Proyecto son:

Gestin del tiempo:.para.entregar.un.proyecto.con.xito,.es.fundamental.supervisar.y.controlar.el.tiempo.em-pleado.por.el.personal ..Una.buena.plantilla.de.project.management.ha.de.permitir.medir.el.tiempo.real.dedica-do.al.proyecto.e.identificar.cualquier.desalineacin.potencial.de.las.tareas.de.forma.temprana ..

Formulario de parte de horas trabajadas:.la.forma.ms.fcil.de.medir.el.tiempo.es.solicitando.al.personal.de.los.distintos.equipos.que.complete.un.parte.de.horas ..Este.formulario.permite.a.los.participantes.en.el.proyecto.registrar.sus.horas.de.trabajo,.actividades.y.tareas.realizadas.y.el.porcentaje.de.cada.tarea.completada ..Sin.com-pletar.partes.de.horas,.sera.difcil.de.medir.con.precisin.el.progreso.real.de.un.proyecto .

Registro de horas trabajadas:.esta.plantilla.de.gestin.facilita.el.registro.del.tiempo.dedicado.por.todo.el.perso-nal.en.todo.el.proyecto ..Se.calcula.el.tiempo.total.empleado.y,.partiendo.de.ese.dato,.se.puede.conocer.el.estado.actual.del.proyecto .

Formulario de gestin de costes:.para.asegurar.que.el.proyecto.se.entrega.dentro.del.presupuesto,.es.necesario.tener.un.riguroso.proceso.para.la.gestin.de.costes ..Esta.plantilla.ayuda.a.supervisar.y.controlar.los.gastos.del.proyecto.evitando.que.se.produzcan.gastos.excesivos.o.consumos.demasiado.rpidos.del.presupuesto,.por.lo.que.contribuye.al.ahorro.de.forma.sencilla .

Formulario de gastos:.para.controlar.los.costos.se.puede.acordar.con.la.plantilla.la.cumplimentacin.de.formu-larios.de.gastos.cuando.sea.oportuno ..En.un.formulario.de.este.tipo.se.han.de.enumerar.todos.los.detalles.de.los.gastos,.que.debern.ser.aprobados.por.el.Jefe.de.Proyecto ..Mediante.el.uso.de.esta.herramienta.predefinida.se.mejora.la.capacidad.de.control.sobre.las.asignaciones.presupuestarias .

2. Ejecucin de proyecto

Es en la fase de ejecucin del proyecto donde la gestin ha de emplearse a fondo para controlar el progreso de las activida-des, verificar la calidad de los entregables, asegurar la buena comunicacin entre las partes y monitorizar todos los trabajos que se estn llevando a cabo, para evitar que excedan en plazo o presupuesto .

Incluso el mejor project manager sera in-capaz de llevar a cabo esta labor sin la ayu-da de buenas plantillas que le guen en su labor, facilitando una actuacin sistemti-ca y en la que no queda lugar para errores . Las que resultan indispensables para la mayora de Directores de Proyecto son:

6Sguenos en:

Plantillas Project Management

Mejora tu gestin de proyectos con la seleccin ms completa

Registro de gastos:.con.esta.plantilla.se.busca.dejar.constancia.de.las.partidas.de.gastos.dentro.de.un.proyecto ..Al.enumerar.cada.gasto,.un.director.de.proyecto.puede.calcular.el.coste.total.del.proyecto.hasta.la.fecha,.adqui-riendo.una.perspectiva.real.y.muy.prctica.de.la.situacin.financiera.general.del.proyecto .

Formulario de gestin de la calidad:.para.asegurar.que.los.entregables.cumplen.con.los.requisitos.del.cliente,.es.necesario.implementar.un.proceso.de.gestin.de.la.calidad.riguroso ..En.este.proceso.debern.quedar.definidos.los.controles.de.calidad.y.tcnicas.de.control.de.calidad.requeridos.para.evaluar.el.nivel.de.calidad,.as.como.el.proceso.de.entrega.dentro.del.proyecto ..Para.optimizar.sus.resultados.debe.complementarse.con.una.plantilla.donde.se.recojan.los.principales.datos .

Formulario de revisin de calidad:.trabajar.con.esta.plantilla.ayuda.a.medir.el.nivel.de.calidad.de.los.resultados.y.procesos.del.proyecto.alcanzado,.que.se.coteja.con.los.objetivos.de.calidad.establecidos.en.la.fase.de.iniciacin ..Cualquier.desviacin.de.calidad.se.identifica.fcilmente,.siendo.ms.sencilla.y.efectiva.la.aplicacin.de.acciones.de.mejora .

Registro de entregables:.sirve.para.dejar.constancia.del.progreso.de.cada.prestacin.del.proyecto ..El.propsito.del.registro.es.identificar.el.estado.actual.de.cada.entregable.para.determinar.si.cumple.con.los.objetivos.de.calidad.establecidos.y.por.lo.tanto.est.listo.para.obtener.el.visto.bueno.del.cliente ..Mantener.el.registro.actualizado.me-diante.una.plantilla.de.project.management.es.una.parte.fundamental.de.la.vigilancia.y.el.control.del.proyecto .

Formulario de gestin del cambio:.para.controlar.el.alcance.del.proyecto.y.evitar.el.fracaso.asociado.a.la.incor-poracin.de.variaciones,.es.necesario.llevar.a.cabo.un.estricto.proceso.que.asegure.que.los.cambios.en.el.alcance.del.proyecto,.entregables,.plazos.o.recursos.se.definen.formalmente,.y.son.evaluados.y.aprobados.antes.de.su.implementacin ..Una.plantilla.es.la.mejor.herramienta.de.apoyo.para.esta.labor.y,.adems,.se.ha.demostrado.que.es.el.instrumento.ms.eficaz.a.la.hora.de.compartir.la.informacin.crtica.que.las.partes.han.de.conocer.a.este.respecto .

Formulario de solicitud de cambio:.este.formulario.se.utiliza.para.que.el.personal.del.proyecto.pueda.solicitar.formalmente.un.cambio.en.el.proyecto.por.iniciativa.propia ..Esta.plantilla.al.menos.debe.permitir.describir.la.naturaleza.de.la.solicitud.de.cambio.y.el.impacto.en.el.proyecto.en.caso.de.que.la.propuesta.sea.aprobada.y.se.llegue.a.implementar.el.cambio .

7Sguenos en:

Plantillas Project Management

Mejora tu gestin de proyectos con la seleccin ms completa

Registro de cambio:.el.control.de.los.cambios.del.proyecto.es.una.tarea.difcil ..Para.asegurarse.de.que.los.cambios.son.supervisados.hasta.el.final.hay.que.trabajar.en.esta.plantilla,.identificando.los.cambios.pendientes.y.midien-do.el.impacto.real.de.cada.cambio,.una.vez.implementado .

Formulario de gestin de riesgos:.esta.plantilla.permite.identificar,.cuantificar.y.gestionar.los.riesgos.dentro.del.proyecto ..Adems,.hay.que.buscar.que.disponga.de.la.opcin.de.incluir.medidas.de.mitigacin.necesarias.para.reducir.la.probabilidad.de.ocurrencia.de.cada.riesgo,.as.como.los.roles.y.responsabilidades.designados.para.la.gestin.del.riesgo .

Formulario de descripcin de riesgos:.para.que.el.personal.pueda.plantear.un.riesgo.del.proyecto.detectado.de.forma.autnoma.es.necesario.utilizar.un.formulario.de.riesgos.adecuado ..Esta.plantilla.ha.de.prever.que.se.pueda.describir.el.riesgo.en.detalle,.calificar.su.probabilidad.de.ocurrencia.y.determinar.el.impacto.potencial.en.el.proyecto .

Registro de riesgos:.el.proceso.de.seguimiento.de.los.riesgos.a.menudo.resulta.laborioso.y.complicado,.incluso.para.los.Directores.de.Proyecto.ms.experimentados ..Una.plantilla.efectiva.ha.de.hacer.posible.no.slo.registrar.los.riesgos.identificados,.sino.tambin.el.estado.actual.de.las.acciones.preventivas.y.contingentes.asignados ..

Formulario de planteamiento de cuestiones:.esta.plantilla.se.utiliza.para.permitir.que.el.personal.del.proyecto.pueda.plantear.cuestiones.de.una.manera.formal ..Es.importante.que.se.defina.una.estructura.clara.donde.se.identifique.cada.problema,.sus.efectos.sobre.el.proyecto.y.las.recomendaciones.para.resolverlo.de.inmediato .

Registro de cuestiones:.el.seguimiento.de.la.resolucin.de.los.problemas.del.proyecto.es.una.parte.fundamental.de.la.labor.de.los.jefes.de.proyecto ..Para.llevarlo.a.cabo.de.manera.eficiente.es.preciso.recoger.todas.las.cuestiones.planteadas.en.un.registro ..En.l.se.debe.hacer.constar.el.nombre.y.cargo.de.la.persona.que.plante.la.cuestin,.el.impacto.sobre.el.proyecto.en.el.momento.en.que.se.plante.y.el.estado.de.las.medidas.adop-tadas.para.resolverlo ..Mediante.el.uso.eficaz.de.un.registro.de.cuestiones.se.reduce.sustancial-mente.el.efecto.de.los.problemas.en.el.proyecto.y,.adems,.este.tipo.de.herramienta.provee.una.buena.base. sobre. la. que. trabajar. a. la. hora. de.elaborar.las.lecciones.aprendidas.tras.el.cierre .

Formulario de gestin de compras:.mediante.esta.plantilla.se.definen.en.detalle.los.procedi-mientos.a.seguir.para.realizar.el.pedido,. la.en-trega.y.aprobacin.de.los.bienes.y.servicios.de.los. proveedores .. Adems,. se. describe. cmo. se.gestionar.el.desempeo.del.proveedor.en.fun-cin.de.las.condiciones.acordadas.por.contrato .

Registro de adquisiciones:. el. seguimiento. de.las.rdenes.de.compra.es.una.de.las.tareas.ms.arduas. y. que.ms. tiempo. roban. a. un. Project.Manager. en. su. gestin .. Para. controlar. el. pro-greso.de.las.rdenes.de.compra.de.una.manera.libre.de.estrs,. simplemente.es.necesario.apo-yarse.en.una.plantilla.sonde.se.registren.todas.las.rdenes.de.compra,.haciendo.constar.todos.los.detalles.de.cada.pedido,.en.relacin.a.bienes.y.proveedores,.as.como.el.estado.de.entrega.y.pago .

8Sguenos en:

Plantillas Project Management

Mejora tu gestin de proyectos con la seleccin ms completa

Formulario de gestin de aceptacin:.el.proceso.de.obtener.la.aceptacin.del.cliente.para.cada.entregable.es.extremadamente.importante.para.el.xito.del.proyecto ..Para.asegurarse.de.que.la.aceptacin.del.cliente.se.ges-tiona.formalmente.hay.que.recoger.los.detalles.del.proceso.a.travs.del.que.se.determina.cundo.un.entregable.est.listo.para.su.aceptacin,.cul.es.el.resultado.de.la.prueba.de.nivel.a.su.finalizacin.complecin.y.en.qu.condiciones.se.obtiene.la.aceptacin.formal.por.parte.del.cliente .

Formulario de aceptacin:.esta.plantilla.permite.que.el.equipo.del.proyecto.pueda.demostrar,.a.travs.de.las.pruebas.de.aceptacin,.que.la.entrega.cumple.con.los.criterios.de.aceptacin.originalmente.establecidos.por.el.cliente .

Registro de aceptacin:.los.proyectos.a.menudo.resultan.en.la.produccin.de.decenas.(o.cientos).de.entregables.para.un.cliente ..Para.asegurarse.de.que.se.obtiene.la.aceptacin.del.cliente.para.cada.prestacin,.es.necesario.man-tener.un.registro.de.aceptacin.debidamente.actualizado ..Este.registro.permite.que.el.Project.Manager.pueda.su-pervisar.las.actividades.de.prueba.de.aceptacin.para.asegurarse.de.que.cada.entregable.se.acepta.a.tiempo .

Formulario de gestin de las comunicaciones:.mantener.una.comunicacin.clara.y. regular.es. fundamental.para.el.xito.de.cualquier.proyecto ..Al.utilizar.esta.plantilla.es.posible.asegurarse.de.que.el.personal.siempre.identificar.el.contenido.del.mensaje,.sus.destinatarios,.el.momento.y.el.formato.antes.de.buscar.la.aprobacin.del.Project.Manager.para.lanzar.las.comunicaciones.ms.crticas.dentro.del.proyecto .

Informe de estado del proyecto:.este.informe.ayuda.a.documentar.el.estado.de.la.programacin.del.proyecto,.gastos,.entregables,.riesgos,.problemas.y.cambios.para.asegurar.que.todas.las.partes.interesadas.clave.del.pro-yecto.se.mantengan.debidamente.informadas.durante.todo.el.proyecto ..Al.tocar.tantos.temas.diferentes.se.hace.necesario.el.uso.de.una.plantilla.que.formalice.los.aspectos.a.incluir.en.cada.caso.y.la.forma.de.registrarlos .

Formulario de revisin de fase:.al.final.de.la.fase.de.ejecucin,.es.necesario.revisar.el.desempeo.del.proyecto ..Esta.plantilla.se.suele.utilizar.como.soporte.para.llevar.a.cabo.la.evaluacin.de.gastos,.personal,.entregables,.riesgos.y.problemas.acontecidos.durante.el.proyecto .

3. Finalizacin de proyecto

La ltima etapa del ciclo de vida de un proyecto es otro mo-mento clave para su Director . Las plantillas project manage-ment ms utilizadas en esta fase son dos:

Informe de cierre de proyecto:.el.cierre.de.un.proyecto.no.es.tan.fcil.como.puede.parecer ..Hace.falta.asegurarse.de.que. los. criterios. aplicables. a. la. finalizacin. del. proyecto.han.sido.plenamente. satisfechos.y.de.que.no.quedan. te-mas.pendientes.de.resolver ..A.continuacin,.se.debe.identi-ficar.un.plan.de.puesta.a.disposicin.de.los.entregables.del.proyecto.y.la.documentacin,.as.como.otro.que.se.ocupe.de.terminar.los.contratos.con.los.proveedores ..Por.ltimo,.tambin.es.preciso. iniciar.un.plan.de.comunicacin.para.informar.a.todos.las.partes.interesadas.en.el.proyecto.acer-ca.de.que.ste.ha.llegado.a.su.fin ..Las.plantillas.son.la.herra-mienta.ms.til.para.formalizar.los.procedimientos.y.evitar.olvidos.que.pueden.acarrear.graves.consecuencias.para.la.imagen.de.la.empresa.y.la.reputacin.del.Project.Manager .

9Sguenos en:

Plantillas Project Management

Mejora tu gestin de proyectos con la seleccin ms completa

Revisin post implementacin:.tras.el.cierre.de.cualquier.proyecto,.siempre.debe.revisar.su.xito.global.median-te.la.realizacin.de.una.revisin.con.carcter.de.evaluacin ..Esta.valoracin.ayuda.a.determinar.si.el.proyecto.entregado.reporta.los.beneficios.empresariales.esperados,.si.se.ha.logrado.cumplir.con.los.requisitos.del.cliente.y.si.a.fecha.de.finalizacin.de.proyecto.se.han.respectado.los.lmites.establecidos.por.su.alcance.y.presupuesto ..Tambin.sirve.para.confirmar.si.el.proyecto.se.ajustaba.a.los.procesos.de.gestin.identificados ..Se.trata,.por.tanto,.de.una.plantilla.muy.completa,.que.multiplica.la.velocidad.y.la.eficiencia.con.que.esta.revisin.se.puede.llevar.a.cabo.y.que,.adems.se.puede.exportar.a.otros.proyectos .

4. Conseguir las mejores plantillas de project management

Para beneficiarse de una gestin apoyada por todas o algunas de estas plantillas existen varias opciones:

Recurrir.a.las.que.se.hallan.disponibles.en.la.propia.organizacin,.fruto.del.trabajo.de.Directores.de.Proyecto.an-teriores.o.resultado.de.iniciativas.colaborativas.a.modo.de.lecciones.aprendidas .

Elaborar.las.propias,.teniendo.en.cuenta.las.premisas.que.se.exponen.en.este.documento.acerca.de.los.requisitos.de.funcionalidad.ms.relevantes.en.cada.caso .

Buscar.plantillas.por.internet,.bien.de.forma.gratuita,.ya.sea.en.foros.especializados.en.gestin.de.proyectos.o.en.la.web.del.Project.Management.Institute.(son.gratis.para.miembros.del.PMI);.bien.de.pago,.en.sitios.dedicados.a.la.creacin.de.este.tipo.de.formularios.o.de.programas.informticos.que.facilitan.su.confeccin .

Sguenos en: