UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

GESTION DE STOCKS

1. CONCEPTO DE STOCK

Llamamos stocks o existencias de una empresa al conjunto de materiales y artculos que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los destinados a las ventas.

A. Stock y surtido

Es importante no confundir el stock con el surtido:

Llamamos surtido a la variedad de artculos de una misma clase que una empresa ofrece a sus clientes (distintos modelos, distintas tallas, distintos colores).

El stock, en cambio, es la cantidad de mercancas depositadas, o las existencias de un determinado producto, tanto en los almacenes como en la superficie de ventas.

A la hora de gestionar el stock, se plantea el dilema de elegir entre ambas cosas. Barajamos dos posibilidades: tener un amplio surtido con poco stock para cada uno de los artculos, o bien tener un surtido pequeo pero conun gran stock por cada artculo.

La decisin depender normalmente de los costes asociados, ya que para tener un gran surtido y un gran stockhace falta mucho espacio, y eso cuesta dinero (vase Caso prctico 1).

B. Composicin de los stocks

Como hemos visto, la expresin stock o existencias se refiere a los artculos que almacena la empresa, tanto a los necesarios para la fabricacin como a los que se van a vender. As pues, bajo esta misma rbrica se encuentran productos muy diversos:

Materias primas. Productos que sirven para la fabricacin y que se encuentran en el almacn a la espera de ser empleados en el proceso de produccin.

Productos semiterminados. En este apartado podemos considerar los productos en curso, es decir, los que se encuentran a la espera de ser reintegrados en la siguiente fase de un proceso de fabricacin, o los fabricados por la empresa que no se destinan a la venta mientras no se completa su fabricacin.

Productos terminados o mercaderas. Se encuentran en los almacenes a la espera de ser vendidos.

Bienes de equipo y recambios. Es la maquinaria y los equipos empleados por la empresa para desarrollar su actividad, as como las piezas dedicadas a la sustitucin de las que se van deteriorando en las mquinas del proceso productivo.

Materiales diversos. Sirven para mantener las mquinas a punto.

Productos defectuosos u obsoletos. Son los que han salido con algn defecto de fabricacin o se han quedado desfasados por permanecer mucho tiempo sin venderse.

Envases y embalajes. Los envases son aquellos recipientes destinados a la venta, esto es, que servirn para comercializar el producto que contienen. Los embalajes sirven para proteger el producto envasado durante la manipulacin, el almacenamiento y el transporte.

Residuos. En el proceso productivo se generan desechos o restos sobrantes a los que o bien no se puede sacar ningn provecho (virutas), o bien se pueden aprovechar de alguna manera (chatarra).

2. IMPORTANCIA DE LOS STOCKS

Vamos a analizar algunos factores que motivan la acumulacin de stock y permiten comprender mejor la importancia de su gestin.

Escasez. En primer lugar, debemos considerar el stock como un recurso para evitar la escasez. Ya los primeros graneros o almacenes faranicos de Egipto se construyeron para afrontar el futuro con mayor seguridad y evitar as posibles momentos de penuria. Esta acumulacin sirve, pues, para protegernos ante la posibilidad de que las provisiones lleguen tarde o la demanda sea mayor de lo previsto.

Economa de escala. En el caso de las empresas industriales, es necesario tener en cuenta que el coste de producir cada artculo (el coste unitario) disminuye a medida que aumenta el nmero de stos. As, la fabricacin de grandes cantidades de producto puede servir para abaratar los costes de produccin y, finalmente, el precio de venta del producto. No obstante, esto puede suponer un inconveniente si el coste de almacenaje aumenta tanto que deja de compensar el ahorro obtenido.

Razones comerciales. La acumulacin de stocks es una garanta de que podremos cubrir la demanda de un producto; dicho de otro modo, un motivo para almacenar es tener el artculo disponible cuando lo demande el cliente. Hay que tener cuidado con esto, pues un stock excesivo puede conllevar unos mayores costes de almacn, que repercutirn en el precio de venta y, en consecuencia, en la demanda. Como hemos mencionado, el nivel de stock debe estar equilibrado. Esto supone que debemos vigilar mucho la gestin de nuestro stock si queremos ser competitivos.

A. Funciones de las existencias

As como hemos formulado las razones que motivan la acumulacin de stock, podemos enumerar, desde otro punto de vista, las funciones que desempean las existencias en la empresa:

Evitar la escasez, protegindonos ante la incertidumbre de la demanda o ante un posible retraso en el suministro de los pedidos.

Aprovechar la disminucin de los costes a medida que aumenta el volumen de compras o de fabricacin. Ten en cuenta que, as como el coste de producirdisminuye al aumentar el volumen de produccin, tambin podemos beneficiarnos de determinados descuentos por volumen de compra. Estos descuentos se perderan al realizar pedidos pequeos, aunque ms continuos (por ejemplo, por la compra de 1000 unidades de una sola vez nos hacen un 10% de descuento, pero no por comprar dos veces 500 unidades).

Lograr un equilibrio entre las compras y las ventas para alcanzar la mxima competitividad, regulando, mediante el almacenaje, el flujo de adquisiciones y entregas.

B. Nivel de stock

Como vemos, es importante garantizar la presencia de un stock suficiente para satisfacer la demanda externa (los pedidos que realizan nuestros clientes) o la demanda interna (de nuestro departamento de produccin, por ejemplo, cuando requiere materias primas u otros componentes para fabricacin), pero siempre de forma que su almacenamiento resulte rentable. Se trata, pues, de mantener un nivel de stock adecuado.

Llamamos nivel de stock a la cantidad de Existencias de un artculo almacenada en un Momento dado.

Qu ocurre cuando hacen falta ms artculos de los que hay? Cuando no se puede hacer frente a la demanda de un artculo por falta de existencias en el almacn, se dice que se ha producido una rotura de stock.

El hecho de que haya un stock insuficiente puede traer consigo una serie de inconvenientes:

Prdida de ventas. Prdida de imagen. Prdida de la confianza de los clientes.

Los costes por rotura de stock son difciles de cuantificar, pues es difcil saber cunto se deja de ingresar al no tener los artculos disponibles en el lineal durante el tiempo que dura aqulla y, por tanto, tambin lo es conocer los clientes que se pierden.

As pues, hay que procurar mantener un nivel de stock ptimo; es decir, por una parte, tener suficiente para evitar las roturas de stock y, por otra, evitar que haya un exceso intil del mismo.

Para conseguirlo, hay que formularse algunas preguntas:

Cundo debemos emitir una orden de pedido? Qu cantidad debemos solicitar en cada pedido? Cuntas unidades de cada artculo debemos mantener en stock?

Un aspecto que incide directamente en la rotura de stock son los plazos de entrega de nuestros proveedores. Para saber cundo hay que hacer un pedido, hemos de tener en cuenta cunto tardarn en servrnoslo. Puede ocurrir que el proveedor no cumpla los plazos establecidos, bien por problemas en la fabricacin, o en el transporte, o bien por existir una demanda excesiva de ciertos artculos en un momento dado. En suma, necesitamos conocer el funcionamiento de los proveedores para gestionar correctamente nuestros stocks y mantenerlos a un nivel adecuado.

Otra faceta que hay que considerar a la hora de establecer el nivel de stock es que las existencias no estn concentradas en un solo almacn o en un solo lugar fijo, sino que pueden estar repartidas en toda la cadena logstica (distintos almacenes regionales de distribucin de las distintas divisiones o subdivisiones que tenga la empresa, existencias en trnsito o en movimiento hacia los centros de distribucin, etc).

Esto significa que la gestin del nivel de stock debe ser integral: no debemos slo conocer los niveles de toda nuestra cadena comercial o productiva, sino incluso controlarel stock de nuestros propios proveedores. Si conocemos los plazos de entrega de nuestros proveedores, y adems conocemos sus stocks, podremos atender con mayor seguridad la demanda que se nos presente.

EJEMPLO: El efecto roPodemos comparar el nivel de stock con el caudal de un ro. Cuando una empresa reduce sus niveles de stock (es decir, reduce el nivel del agua) en todo el proceso productivo y/o comercial, en una gran proporcin y de una forma continuada, puede sufrir el llamado efecto ro: el agua deja ver las rocas que interfieren el proceso. Por ejemplo, al ajustar al mximo nuestros niveles de stocks a la demanda, la empresa puede descubrir defectos de calidad, plazos de entrega excesivos, que la produccin es poco flexible, que el transporte ineficiente; problemas que hasta entonces desconoca o a los que no prestaba atencin. Puesto que pone al descubierto los problemas, este fenmeno tiene un efecto muy beneficioso en la empresa, ya que salen a relucir todas las ineficiencias antes enmascaradas por un stock sobredimensionado o excesivo.

Por el lado de las entradas de stock, el control es ms fcil, ya que de alguna manera controlamos la llegada de artculos al decidir cundo hacemos los pedidos y cul ser su tamao.

Las devoluciones de las ventas que realizamos son ms difciles de controlar; stas seran consideradas nuevasEntradas e incrementaran nuevamente el stock .

Sin embargo, las salidas son ms difciles de determinar por las fluctuaciones de la demanda. Adems, pueden producirse devoluciones de algunas compras que hemos hecho, deterioros de mercancas, robos, etc.

En algunos sectores donde el ndice de devoluciones es muy alto, la gestin del stock debe poner el mismo esfuerzo en las devoluciones que en los pedidos o en satisfacer la demanda. Esto ocurre, por ejemplo, en el sector editorial, donde las ventas se realizan en depsito (no en firme). Esto da lugar a un alto nivel de devoluciones, y hay que procurar que los artculos vuelvan al proceso de venta lo antes posible, pues as evitaremos aumentar la produccin ineficientemente.

Para ello, debemos conocer la disponibilidad inmediata de ese stock sobrante y ponerlo en el punto de venta en el menor tiempo posible.

Recuerda que el objetivo ltimo de toda gestin de stocks es conseguir un equilibrio en la relacin entre las compras y las ventas y, por tanto, mejorar la rentabilidad reduciendo los costes asociados al stock.

3. TIPOS DE STOCKS

Anteriormente hemos visto la composicin del stock. Pero, adems, los stocks se pueden clasificar mediante ciertos criterios, como la funcionalidad o la operatividad, y la gestin.

A. Criterio funcional

Desde el punto de vista de la funcin que deben cumplir los stocks, podemos distinguir los siguientes tipos:

Stock de ciclo. Es el que sirve para atender la demanda normal de los clientes. Se suelen hacer pedidos de un tamao tal que permita atender la demanda durante un periodo de tiempo largo.

Stock de seguridad. Es el previsto para demandas inesperadas de clientes o retrasos en las entregas de los proveedores. Funciona como un colchn complementario al stock de ciclo. Ayuda a evitar las roturas de stock.

Stock de presentacin. Es el que est en el lineal para atender las ventas ms inmediatas, es decir, las que estn a la vista del consumidor. La cantidaddepender de la venta media, del tipo de producto y de la poltica comercial que se mantenga.

Stock estacional. Su objetivo es hacer frente a aquellas ventas esperadas que se producen en una determinada estacin o temporada. Sera el casodel turrn, los helados o las gafas de sol. Tambin se puede producir por huelgas, guerras o, simplemente, por razones comerciales (la semana de las corbatas, el da del libro, etc).

Stock en trnsito. Es el que est circulando por las distintas etapas del proceso productivo y de comercializacin. Tambin se llama as el stock acumulado en los almacenes de trnsito situados entre los almacenes del comprador y del vendedor.

Stock de recuperacin. Son artculos o productos usados, pero que pueden ser reutilizados en parte o en su totalidad para otros nuevos.

Stock muerto. Son los artculos obsoletos o viejos que ya no sirven para ser reutilizados y deben ser desechados.

Stock especulativo. Si se prev que la demanda de un determinado bien va a incrementarse en no hay tal demanda y, por tanto, es menos costoso. Recuerda que el precio de un producto aumenta en proporcin directa a la demanda que hay de l.

B. Criterio operativo

Desde el punto de vista de la gestin de los stocks del da a da tenemos los siguientes tipos:

Stock ptimo. Es el que compatibiliza una adecuada atencin a la demanda y una rentabilidad maximizada teniendo en cuenta los costes de almacenaje.

Stock cero. Este tipo de stock se identifica con el sistema de produccin Just in Time (JIT) o justo a tiempo, que consiste en trabajar bajo demanda, esdecir, slo se producir cuando sea necesario para atender una demanda concreta. Por ejemplo, las empresas fabricantes de automviles tienden a un stock cero.

Stock fsico. Es la cantidad de artculo disponible en un momento determinado en el almacn. Nunca puede ser negativo.

Stock neto. Es el stock fsico menos la demanda no satisfecha. Esta cantidad s puede ser negativa.

Stock disponible. Es el stock fsico, ms los pedidos en curso del artculo a los proveedores, menos la demanda insatisfecha.

Ejemplo:

Clculo del stock fsico, neto y disponibleTenemos en el almacn 100 unidades de un artculo y, en ese momento, recibimos un pedido de clientes por 120 unidades. Para corregir la demanda insatisfecha de esas 20 unidades (100 que tenemos menos 120 que nos solicitan), hacemos un pedido a proveedores de 50 para tener algo de stock sobrante. En este caso, el stock fsico sigue siendo 100, pero el neto es negativo ( 120). Por otro lado, si nos lo permiten los plazos de entrega, an podemos atender algn pedido, pues el stock disponible es 130.

4. COMPORTAMINETO DE LOS STOCKS

Para controlar los costes de la gestin de stocks, uno de los objetivos de toda empresa, es necesario primero determinar el stock, esto es, saber cunto stock tenemos. Esto, que a primera vista parece sencillo, entraa su dificultad, debido, por un lado, a las distintas clases de stock que podemos considerar al hacer el clculo y, por otro, a las variaciones que ste experimenta.

A. El movimiento del stock

El stock no es siempre el mismo, sino que va cambiando en funcin de las ventas y las compras o adquisicin de nuevas existencias. Para estudiar esa variacin se parte de un nivel de stock dado en un momento del tiempo. Ese nivel de stock incluye lo que hemos llamado stock de ciclo, adems del stock de seguridad previamente establecido. Cuando comienzan las ventas, el nivel de stock disminuye diariamente. Lo normal es que esta disminucin de los stocks no se realice de forma constante, es decir, no venderemos la misma cantidad todos los das, con lo cual la curva tendr forma de escalera.

Como se ve en la Figura el tiempo que pasa entre dos entregas es siempre el mismo, pero esto no tiene por qu ser as.

No obstante, imaginemos que las ventas son constantes. En tal caso, si representramos grficamente la variacin del stock, tendramos en un eje de coordenadas una recta descendente. En un momento dado, el stock ser demasiado escaso y tendremos que volver a aprovisionarnos.

Cuando el stock llega al punto donde es necesario hacer un nuevo pedido para reaprovisionar el almacn, se dice que estamos en el punto de pedido.

Si representamos grficamente la nueva adquisicin, tendremos una recta vertical. A medida que este ciclo se repita, el grfico del movimiento de stock en almacn ir adquiriendo la forma de unos dientes de sierra.

Llamamos periodo de reaprovisionamiento al plazo de tiempo que transcurre entre dos entregas de nuestro proveedor.

La pregunta necesaria que surge es: cundo realizaremos el prximo pedido a nuestros proveedores para no quedarnos sin stock?

Como hemos visto, el momento de hacer un pedido es aqul en el que el nivel de stock llega al llamado punto de pedido (PP). Y qu cantidad es la que debemos de pedir? La del lote de pedido, que en el esquema viene representado por una Q.

Grafico de unas ventas constantes:

Grafico de unas ventas constantes

Una vez que hacemos el pedido, hay un plazo de entrega, que es el tiempo que pasa desde que el pedido est hecho hasta que nos sirven la mercanca. Durante ese periodo nuestros clientes nos siguen haciendo pedidos, y, por tanto, el nivel stock sigue descendiendo. Cuando los artculos llegan al almacn, el nivel de stock debe subir lo suficiente para alcanzar de nuevo un nivel ptimo, que debe coincidir al menos con la suma del stock de seguridad ms el stock de ciclo.

B. Stock medio

Recuerda que uno de los objetivos principales de la gestin de stock es minimizar los costes que tiene la empresa. Para calcular costes, necesitamos conocer la cantidad de stock que hay en almacn, pero como esa cantidad flucta, trabajaremos sobre el stock medio.

El stock medio es el volumen medio de existencias que tenemos en almacn durante un periodo de tiempo. Expresa la inversin en existencias que, por trmino medio, realiza la empresa.

El nivel de stocks en almacn evoluciona entre un mximo, que coincide con la entrada de un pedido al almacn, y un mnimo, que refleja el volumen de stocks justo antes de que tenga lugar el nuevo aprovisionamiento.

El stock medio es la media aritmtica entre ambos extremos para un solo plazo de aprovisionamiento (tiempo que media entre dos entradas consecutivas de almacn). Para calcular el stock medio, tenemos distintas posibilidades en funcin de las cantidades y de los periodos de reaprovisionamiento, como veremos a continuacin.

Pedidos de cantidades iguales en fechas fijas

Suponiendo que las ventas son constantes y que los plazos de reaprovisionamiento son los mismos, para calcular el stock medio basta con conocer el de un plazo para saber el del resto. El de un plazo ser el lote de pedido o cantidad que pedimos cada vez divido entre dos:

Pedidos en cantidades iguales y fechas fijas

Por ejemplo, imagina una copistera que recibiese todos los lunes 500 paquetes de 500 folios y los fuese gastando a razn de 100 paquetes diarios.

En este caso, la demanda es constante, el periodo de reaprovisionamiento es fijo y la cantidad de producto que llega al almacn es siempre la misma. El stock medio de folios de la copistera es fcil de calcular: 250 paquetes.

Pedidos con cantidades iguales en fechas variables

En este caso los niveles mximos son iguales, ya que la cantidad que se pide es siempre la misma, y los niveles mnimos se consideran igual a cero.

Las zonas A son iguales a las B en cada plazo de reaprovisionamiento. De ah que el stock medio se calcule tambin dividiendo la cantidad recibida entre dos.

Pedidos en cantidades iguales y fechas variables

Pedidos con cantidades variables y en fechas fijas

Cuando en cada pedido llega una cantidad distinta de producto pero stos llegan con una periodicidad fija, el nivel mximo de stock variar en el momento de recibir el pedido. Por otra parte, existirn distintos niveles mnimos en funcin de la demanda. De esta manera, nos encontramos que el stock medio es distinto en cada periodo. En este caso, para calcular el stock medio de un periodo amplio necesitamos calcular la media aritmtica, teniendo en cuenta que los periodos son iguales.

Matemticamente, lo expresaremos de la siguiente forma:

Pedidos de cantidades variables en fechas variables

Con pedidos en fechas variables y de cantidades variables, los niveles mximos y mnimos varan. Es preciso calcular la media aritmtica ponderada para cada periodo de reaprovisionamiento:

Ejemplo: Caso prctico

Cmo influye el stock medio en la rentabilidadDos empresas, una de Jabugo y otra de Guijuelo, comercializan el mismo tipo de producto: jamones. Los precios de venta son los mismos para las dos (30 ) y ambas han comprado a 20 ; venden lo mismo al mes (10 jamones). El coste de almacenaje supone un 10 % del valor del stock medio. La empresa de Jabugo tiene un stock medio de 400 jamones, mientras que la Guijuelo, de 240. Suponiendo que las dos dan el mismo nivel de servicio, cul obtiene ms beneficios anuales y cul tiene mejor gestin de stock? A continuacin vamos a calcular el beneficio que obtendra la empresa de Jabugo, para que se vea de dnde proceden los datos de la Tabla 3.2. Podis hacer las mismas operaciones para obtener el beneficio de la empresa de Guijuelo.

Beneficio bruto anual1

Beneficio unitario = Precio de venta Coste = 30 20 = 10 Beneficio mensual = Beneficio unitario_ Ventas mensuales = 10_ 10 = 100Beneficio bruto anual = Beneficio mensual _ 12 = 100 _ 12 = 1200 Coste de almacenaje2

Valor del stock medio = Stock medio _ Coste unitario = 400 _ 20 = 8000Coste de almacenaje = 10% Valor del stock medio = 10% 8000 = 800

Beneficio neto3

Beneficio neto = Beneficio bruto Coste almacenaje = 1200 800 = 400

Como se puede ver en la Tabla, la empresa onubense ha obtenido ms beneficios que la salmantina, puesto que al reducir su stock medio ha conseguido ahorrar mucho espacio, y por consiguiente ha ahorrado en costes de almacenaje. De este modo se aprecia claramente cmo influye una menor cantidad de stock medio en igualdad de condiciones.

5. FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA GESTION DE STOCKS

Como hemos visto, a la hora de gestionar las existencias hay que tener en cuenta distintos factores: hay que tener suficiente stock para cubrir la demanda, pero, por otro lado, el coste de gestionar el stock debe ser el ms bajo posible, siempre y cuando resulte rentable.

A. La demanda

Toda gestin de stocks est fundamentada en un conocimiento lo ms real posible de la demanda. Se necesita hacer previsiones de las ventas que vamos a realizar y, en funcin de cmo sean esas ventas, tendremos una gestin de stock u otra. No es lo mismo gestionar el stock para cubrir una demanda que se mantiene constante a lo largo del ao que para cubrir una demanda estacional, donde todas las ventas se concentran en ciertas pocas del ao.

Recuerda que la demanda, a su vez, depende de mltiples factores, entre ellos el precio (hay menor demanda cuanto ms caro es el producto), la competencia, el marketing (habr ms demanda cuanto ms se promocione el producto) o la situacin econmica de los consumidores.

A la hora de gestionar los stocks, para evitar que quede demanda insatisfecha hay que hacerse preguntas del tipo: la demanda es creciente o decreciente?, existe estacionalidad?, o qu stock de seguridad debemos tener? Uno de los mtodos consiste en prever cmo se comportar la demanda este ao considerando que lo har igual que el ao anterior.

B. Nivel de servicio

Tambin la gestin de stock influye en el servicio al cliente. Si, a causa de una rotura de stock, parte de la demanda queda insatisfecha, es probable que esos consumidores busquen ese mismo producto en la competencia. Al hablar de nivel de servicio nos referimos a la satisfaccin que proporciona la empresa a sus clientes. Tener un buen nivel de servicio significa que los clientes lo buscan. Dicho indicador se expresa en porcentaje, segn la frmula:

Esto tambin se puede formular en sentido negativo, es decir, calcular la rotura de stock:

Un nivel de servicio del 85% indica que de 100 artculos que nos demandan nuestros clientes, 15 no son encontrados. Es lo mismo que tener una rotura del 15%.

La decisin de qu nivel de servicio dar estar en funcin de la imagen que pretendamos tener. Es obvio que un nivel de servicio alto conlleva unos mayores costes de almacenamiento y de pedidos.

Pongamos por ejemplo el negocio de una ferretera. Qu nivel de servicio debe tener? Quiz no le compense tener un 100% de servicio (es decir, tener siempre en existencias todos los artculos que demanden sus clientes), por los altos costes de gestin de stock que esto supondra. Pero si este esfuerzo le permite subir los precios, tal vez las ventas compensen la inversin.

Esto, indudablemente, depender tambin de lo que haga la competencia, de cmo sean los proveedores, de cul sea la demanda de este negocio, etc.

C. Los costes

Ya hemos explicado que tener gran cantidad de producto en el almacn, si bien asegurara un buen nivel de servicio, lleva asociados unos costes. Para que la gestin de stock sea la adecuada, estos costes deben ser ptimos, de tal manera que nos garanticen la mxima rentabilidad. Los costes asociados a la gestin de stocks son varios.

Por un lado, est lo que cuesta poner los artculos en el almacn. Este coste viene a ser la suma del coste de adquisicin (es decir, el monto que figura en la factura) ms el coste de emisin de pedidos. Por otro lado, hay que tener en cuenta lo que cuesta mantener los artculos almacenados: el coste de almacenaje, que incluye los gastos que genera el local (alquiler, limpieza, mantenimiento), las instalaciones y elementos de manipulacin (estanteras, maquinaria), la mano de obra, etc. Tambin se consideran costes de gestin lo que se deja de ingresar a causa de una rotura, aunque, como ya hemos visto, estos resultan difciles de calcular.

6. CORTES

Para minimizar la funcin de los costes (reducir los costesal mnimo) es necesario conocer bien su composicin: gastos derivados de la acumulacin de stocks. stos se componen de tres partidas principales:

Costes de adquisicin. Primero hay que comprar el stock y pagar su precio. Estos costes son fciles de calcular, pues basta con multiplicar el precio de cada producto por el nmero de artculos adquiridos.

Costes de emisin de pedidos. Poner los productos adquiridos en el almacn supone gastos de transporte, papeleo..., que hay que tener en cuenta.

Costes de almacenaje. Es el coste de mantener las existencias en el almacn y todos los gastos derivados de la gestin del mismo.

Estos gastos se suelen considerar por unidad de tiempo: al mes o al ao, segn el tipo de clculo que se desee hacer sobre ellos. Veamos ms despacio cmo se miden los dos ltimos.

A. Coste de emisin de pedidos

Cada pedido que se hace a un proveedor supone un coste adicional al de la propia mercanca (adems del coste de adquisicin). El departamento encargado de las compras tiene una serie de gastos administrativos por emitir la orden de compra y hacerse cargo de su expedicin. Tambin hay que pagar el transporte del pedido y su recepcin, los seguros, los impuestos, etc. Hay que tener encuentra que, al realizar pedidos a proveedores extranjeros,estos costes se incrementan notablemente.

El coste de emisin de pedidos ser mayor cuanto mayor sea el nmero de pedidos que realicemos, y a la inversa: si hacemos menos pedidos, este coste disminuir, ya que en principio se emplearn menos costes administrativos y menos gastos en transporte, seguros, etc. Piensa que es ms barato, por ejemplo, transportar 1000 pals en un camin que dos veces 500 en dos furgonetas. Para calcular el coste de emisin de pedidos (CP), necesitamos saber en primer lugar el nmero de pedidos que vamos a realizar, por ejemplo, durante un ao. Si llamamos V a las ventas anuales de un artculo por parte de nuestros clientes, y Q a la cantidad de ese artculo que vamos a solicitar en cada pedido a nuestro proveedor en ese ao, el nmero de artculos que vamos a pedir en cada emisin de pedido sera V/Q.

Por tanto, para calcular el coste anual de emisin de pedidos habra que multiplicar el coste de un solo pedido (Cp) por el nmero total de pedidos (es decir, V/Q).

B. Costes de almacenaje

Es lo que cuesta mantener los artculos en el almacn. El coste de almacenaje (CA) se suele medir por unidades fsicas de artculos, de forma que para hallar el coste de almacenaje total, multiplicamos el coste de mantener cada unidad (Ca) por el stock medio (Q/2). Q es la cantidad que se pide en cada pedido. En frmula:

A esto habra que sumar el coste de almacenar el stock de seguridad. Este coste se calcula multiplicando el coste unitario por el stock de seguridad.

Teniendo en cuenta esto, el coste de almacenamiento quedara as:

El porcentaje que representa el coste de almacenamiento respecto al valor del stock medio se llama tasa de posesin o mantenimiento del stock.

No obstante, el coste de almacenaje engloba numerosos gastos que es importante conocer:

Costes relacionados con el local. Dentro de stos, se pueden considerar por separado o conjuntamente el coste del suelo y el edificio, y el de las instalaciones. La maquinaria y elementos de manipulacin. La mano de obra. El mantenimiento. Administracin en general y de la logstica en particular. Seguros e impuestos Costes generales Costes por tenencia de stocks. Otros gastos.

Coste del espacio

Lo primero que tenemos que decidir es si construimos nuestro propio almacn o lo alquilamos. Si optamos por construirlo, es probable que necesitemos financiacin ajena y que tengamos que recurrir a crditos. Los conceptos que debemos considerar son:

Alquiler. Ser una cantidad fija por unidad de tiempo (normalmente, al mes) y por unidad de superficie (normalmente, por metro cuadrado). Su importe variar sustancialmente dependiendo de la situacin geogrfica, comunicaciones, servicios...

Amortizacin. Cuando el almacn se tiene en propiedad, contablemente se destina una cantidad anual a recuperar los fondos que se hayan invertido en la adquisicin. Es decir, el coste que se tiene en cuenta no es el valor total de la construccin del local, sino su amortizacin, es decir, que cada ao consideramos nicamente una parte del coste total.

Financiacin. Este coste refleja el rendimiento que se obtendra con las inversiones realizadas en cualquier aspecto referente al espacio, si se realizasen en cualquier otro lugar que nos diese una rentabilidad con garanta o en la parte productiva de la empresa.

Reparaciones y mantenimiento

Entre los costes relacionados con el edificio, hay que contemplar los de las reparaciones y el mantenimiento del local, como por ejemplo la pintura, arreglo de pavimentos, de la cubierta, etc., as como de todos aquellos elementos asignables al concepto de espacio: la instalacin elctrica, el agua, etc.

La unidad de medida ms frecuente del coste del espacio es la relacin entre los euros, referentes a todos los costes anteriores, los metros cuadrados y la unidad de tiempo. La unidad de tiempo habitual ser el mes, puesto que al relacionar este concepto con la mercanca almacenada, se utiliza el concepto rotacin (que veremos ms adelante en esta misma Unidad), que determina el nmero de veces que la mercanca almacenada se expide a lo largo del ao. Se pueden emplear diferentes unidades de medida segn el uso que se le quiera dar. Lo ms habitual es la medida en euros por metro cuadrado (/m2). Esta unidad se obtiene realizando el cociente entre el coste total por el concepto espacio y los metros cuadrados construidos para uso de almacn. Hay que relacionar esta medida con la unidad de tiempo elegida, ya sea el mes, el ao u otra. Si conocemos la relacin kg/m2, podemos calcular el costepor kilogramo almacenado y por semana multiplicando por el nmero de semanas de cada kilogramo en stock; as obtendremos el coste de espacio por kilogramo de salida. As, por ejemplo, si llamamos Cm2 al coste anual por metro cuadrado, S a la relacin kg/m2 y R al nmero de semanas que permanece el stock, y considerando que cada ao tiene 52 semanas, tendremos que el coste semanal del espacio por kilogramo ser:

Coste de las instalaciones

Se entiende por coste de las instalaciones el conjunto de inversiones realizadas en elementos empleados en el recinto donde se almacenan los productos, con el objeto de mejorar su capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las descargas (como pueden ser las estanteras y otras instalaciones fijas). Este coste se encuentra directamente ligado al del espacio, y es considerado en muchos casos otro de sus componentes, ya que tienen muchos aspectos comunes.

Al igual que los costes de espacio, la importancia y estructura de este coste pueden variar segn el tipo de instalaciones empleadas. A medida que aumenta el grado de automatizacin de un almacn, estos costes se hacen ms importantes y complejos. Se considera tambin la amortizacin de estas instalaciones.

La unidad de medida empleada para valorar este coste es la relacin entre la totalidad de los gastos anteriores (en euros al ao) y la capacidad mxima de almacenamiento proporcionada por esas instalaciones, generalmente en huecos de almacn. As, es habitual calcular estos costes en euros por hueco (/hueco). Esta unidad de medicin se obtiene realizando el cociente entre el coste total de las instalaciones y el nmero de huecos del almacn. Hay que relacionar esta medida con la unidad de tiempo elegida, ya sea el mes, el ao u otra.

Otra forma de calcularlo es considerando el capital invertido en instalaciones como un porcentaje anual del valor de la mercanca almacenada. Calculando este coste por semana (esto es, el coste anual entre 52), y multiplicndolo por el nmero de kilogramos que estas instalaciones pueden almacenar y por el nmero de semanas que permanece el stock al ao, obtendramos el coste de las instalaciones por kilogramo vendido. Al expresarlo en una frmula matemtica, llamaramos I al coste de capital en porcentaje y por ao, C al coste medio del kilogramo, y R a la rotacin del stock. El coste del capital debido al stock es:

Costes de elementos de manipulacin y transporte en el almacn

Se entiende por coste de manipulacin el que corresponde a los recursos empleados, tanto humanos como tcnicos, destinados a realizar esa labor en el almacn.

Entre los medios tcnicos se incluyen las carretillas elevadoras, carretillas de preparacin de pedidos, transpaletas, caminos de rodillos para preparacin y/o traslado de mercanca, maquinas de embalar, enfardar y etiquetar, etc. El uso de estos medios tcnicos tiene por objeto mejorar y racionalizar los sistemas, y ayuda a ahorrar tiempo en estos procesos. Tambin se tiene en cuenta su amortizacin.

La unidad de medida ms utilizada por este concepto es: euros por unidad de manutencin expedida desde el almacn a los clientes. Estas unidades de manutencin son normalmente el pal, la caja de proveedor y, a veces, unidades inferiores. Naturalmente, tambin hay que relacionar el resultado con alguna unidad de tiempo.

Tambin es normal calcular este gasto en euros por hora (/h). En este caso, el coste se obtiene dividiendo el gasto anual por el concepto de manipulacin y el nmero de horas trabajadas por el personal dedicado directamente a la manipulacin de la mercanca. Si se referencia el total de unidades de carga manipulada a lo largo del ao podemos utilizar varias medidas:

Euros/camin Euros/pal Euros/bulto

Estas unidades de medicin pueden tener dos interpretaciones: real y estndar.

La real consistira en dividir el coste anual de la manipulacin (o, por ejemplo, los euros/bulto) entre el nmero de bultos manipulados en almacn.

La medicin estndar aplica a la unidad de medicin euros/hora un estndar de manipulacin (por ejemplo, minutos por bulto) que nos indicar el nmero de minutos necesarios para manipular cada bulto en uno de estos dos casos desde que se decepciona la mercanca en el almacn hasta que est preparada para la salida.

Los factores que influyen en el coste de manipulacin son:

Diversidad y nmero de referencias. A mayor cantidad y diversidad de referencias (a mayor surtido), mayor coste de manipulacin.

Infraestructura y equipos. Unas mejores infraestructuras y adecuados equipos reducen el tiempo y el coste de la manipulacin.

Estandarizacin de cargas. El establecimiento de unidades de carga normalizadas o estandarizadas disminuye el coste.

Estacionalidad. Cuanto ms regular sea el trabajo en almacn, menores sern los costes.

Embalaje. Un embalaje funcional y correctamente codificado facilita las labores de manipulacin e incide directamente en una reduccin de los costes.

Costes de la tenencia de stock

Como es sabido, desde hace algn tiempo existe en las empresas una tendencia generalizada a reducir en gran medida sus stocks. Esta tendencia se debe a que el capital invertido e inmovilizado en forma de materiales y mercancas genera costes: es el llamado coste de oportunidad, que es lo que deja de ingresar la empresa al invertir el dinero en stocks y no en otra cosa.

La forma de valorar este coste de oportunidad, o coste financiero por la posesin de stocks, es aplicar al capital invertido en dichos stocks el mismo inters financiero que habra de pagar la empresa si tuviera que conseguir capitales ajenos o, lo que es lo mismo, hallar cunto generara ese dinero si en vez de invertirlo en stocks se hubiera invertido en activos financieros. Los beneficios que se dejan de obtener por tener inmovilizados esos capitales equivalen al coste de tenencia del stock. Otro componente que puede llegar a ser de importancia al considerar los costes de tenencia del stock es el que corresponde a las primas de seguros que cubren riesgos directos sobre los productos almacenados.

Cuando la prima del seguro se calcule precisamente por cantidad de producto, ser fcil calcular este coste. Sin embargo, a veces la misma prima sirve para asegurar tanto el almacn como su contenido.

Los costes anuales de tenencia suelen tener dos formas:

Euros de coste por kilogramo almacenado (/kg). Se obtendr si se refiere al peso medio almacenado.

Euros de coste por euro almacenado. Se obtiene al dividir los gastos de tenencia de stock entre el valor de las mercancas almacenadas.

Costes de administracin y de administracin logstica

Los costes de administracin son los que se derivan de realizar tareas como emisin de documentacin (pedidos, facturas, etc.), etiquetado de artculos, inventarios, etc. Aqu se engloban los equipos informticos, mobiliario, material de oficina, etc. Pero, adems, a la hora de gestionar las existencias, hay que tener en cuenta los gastos derivados de la gestin administrativa de los stocks.

As, por ejemplo, poseer en almacenes diversos productos implica incurrir en unos costes relacionados con el control de todos ellos. En un almacn suelen identificarse tres grupos de tareas ligadas a la administracin de los stocks:

Relacionadas con las entradas. Creacin de etiquetas de ubicacin, identificacin de las mercancas que llegan, control de calidad y cantidad, entre otras. Relacionadas con las salidas y expediciones. Por ejemplo, edicin de rdenes de extraccin y/u rdenes de picking, creacin de etiquetas de envo, confeccin de albaranes, facturas, packing lists, control de calidad de las expediciones, etc. Relacionadas con el control de las existencias. Entre ellas recuentos, inventarios, envos de listados de stocks o verificacin de entradas y salidas. Estos costes pueden valorarse como costes por pedido o costes por albarn de entrega, ya que, normalmente, un pedido equivale a una entrega. Podemos aplicar una frmula considerando Ckg el coste por kilogramo contabilizado en el albarn, CA el coste por albarn y Pm el peso medio:

Otros costes

Grosso modo, al calcular los costes de gestin de stocks, es necesario tener en cuenta algunos otros conceptos, como son:

Mano de obra. Son los sueldos y salarios, el gasto en Seguridad Social, vestuario, dietas, etc. A cada trabajador se le asigna un centro de coste dentro de la empresa. Costes de mantenimiento. Son los que se generan por mantener las mercancas y las instalaciones en buen estado: contratos de mantenimiento de las mquinas, de los sistemas informticos, etc. Costes generales. Son el gas, el agua, la electricidad, la limpieza, los telfonos, la vigilancia, la asesora jurdica, la direccin general de la empresa,etc. Seguros. Pueden ser contra incendios, inundaciones, robos, etc. Impuestos. Se incluyen dentro de este apartado todos los impuestos que recaigan sobre el edificio y las instalaciones fijas del almacn, sean del tipoque sean, como municipales, licencias de actividad, autonmicas y/o estatales. Otros. En este campo entran la obsolescencia, el deterioro de artculos, las prdidas desconocidas (roturas de stocks o robos), etc.

C. Coste total

As pues, el coste total de gestionar el stock (CT) ser la suma de los costes de adquisicin, ms los de almacenaje, ms los costes de emisin de pedidos. El resultado es la siguiente frmula:

7. SISTEMA DE GESTION

Como hemos visto ya, el stock es el conjunto de materiales necesarios para el proceso productivo o comercial. Una vez adquiridos, los materiales que componen el stock se utilizan en la fabricacin o se venden, de manera que se hace necesario reponerlos. Existen diversos sistemas para optimizar estas entradas teniendo en cuenta las salidas que se van produciendo, esto es, el reaprovisionamiento. Pero, antes de entrar a estudiarlos, vamos ver cmo se calcula el punto de pedido y el lote de pedido.

A. El punto de pedido

El punto de pedido (PP) es el nivel de stock que nos indica que debemos realizar un nuevo pedido si no queremos quedarnos desabastecidos y que se produzca una rotura de stock.

Para calcularlo, hay que partir de una cantidad mnima: nunca debe quedar en el almacn una cantidad menor que el stock de seguridad. As, al punto de pedido hay que sumarle la cantidad prevista para cubrir el stock de seguridad (SS).

Por otro lado, es muy importante hacer cada pedido con tiempo suficiente para que el proveedor reponga antes de que se produzca una rotura de stock.

Para esto hay que tener en cuenta el plazo de entrega del proveedor (PE) y la media de las ventas previstas, esto es, la demanda media (DM). De este modo, el punto de pedido se calcula segn la siguiente frmula:

Como es fcil deducir de esta frmula, el punto de pedido debe aumentar siempre que aumente el plazo de entrega del proveedor o cuando aumente la demanda media.

Como se ve, el punto de pedido depende del stock de seguridad. Para calcular el valor de este ltimo debemos considerar el plazo mximo de entrega (PME), es decir, cunto tardaran en llegar las mercancas en caso de que se produjera un retraso. El stock de seguridad deber ser lo bastante grande para cubrir la demanda media (DM) en esos das; de este modo, el stock de seguridad se calcular segn la siguiente frmula:

B. El modelo de Wilson y el tamao ptimo de pedido

El lote de pedido (Q) es la cantidad de unidades que vamos a solicitar en cada pedido. A la hora de calcular esta cantidad, hay que tener en cuenta que cada emisin de pedido lleva consigo un coste asociado (coste por pedido o CP) y, posteriormente, un coste de almacenamiento (CA) al recibir la mercanca.

Para calcular cul es el tamao ptimo de pedido (Q*), es decir, la cantidad de artculos que conviene pedir en cada pedido, tendremos que hacerlo de tal manera que el coste total sea lo menor posible.

Para hacer este clculo suele emplearse el modelo de Wilson, que utiliza supuestos bsicos, como que las ventas son constantes en el tiempo y el coste de almacenamiento y de emisin de pedidos son constantes. Segn este modelo, el volumen ptimo de pedido se calcula partiendo de los costes totales, que, como hemos visto, se componen de tres partidas:

Costes de adquisicin (CAd). Es el monto que figura en la factura. Para hacer este clculo, se suele tener en cuenta el coste anual de adquisicin de mercancas, que se calcula multiplicando las ventas anuales por el precio del producto:

Costes de emisin de pedidos (CP). Cada vez que se hace un pedido, adems de pagar la mercanca, se ha de hacer frente a una serie de gastos. stos son los gastos de administracin del departamento encargado de las compras: por emitir la orden de compra y su expedicin, gastos del transporte del pedido y su recepcin, los de seguros, impuestos... Para calcularlo hay que multiplicar el coste de un pedido (Cp) por el nmero de pedidos:

Costes de almacenamiento (CA). Gastos que genera el local, las instalaciones y elementos de manipulacin, mano de obra. Se suele medir por unidades fsicas de artculos, de forma que, para hallar el coste de almacenaje total, multiplicamos el coste de mantener cada unidad (Ca) por el stock medio (Q/2). Para simplificar, no vamos a tener en cuenta el stock de seguridad.

Teniendo en cuenta estos datos, el coste total es fcil de calcular, pues sera la suma de los tres anteriores:

Para minimizar los costes totales (CT), igualamos la ecuacin a cero, derivamos y llegamos matemticamente al tamao ptimo de pedido (lote econmico):

C. Sistemas de reaprovisionamiento

As pues, antes de que se acaben las existencias hay que hacer una reposicin o reaprovisionamiento del almacn y adquirir nuevas unidades para no quedar desabastecidos. Existen dos sistemas de aprovisionamiento, como veremos a continuacin.

Sistema de revisin contina

En este sistema, el estado del stock se actualiza de forma inmediata cada vez que se produce una recepcin o una venta. Hay un conocimiento perfecto del nivel de existencias en cada momento.

La frecuencia del pedido estar determinada por el ritmo de las ventas, y el pedido se generar automticamente cada vez que el nivel de stock llegue al punto de pedido.

La cantidad que se pida ser siempre la misma, es decir, la del tamao ptimo del pedido (Q*).

Hoy en da, los avances tecnolgicos permiten que este sistema sea el ms utilizado. Los terminales de radiofrecuencia de los almacenes informan de cada movimiento en el mismo momento en que ste se produce; por tanto,los datos contenidos en la red informtica referentes a inventario, ubicacin de referencias, situacin de pedidos, etc., son un reflejo preciso del estado del almacn en tiempo real.

Esto permite rebajar el stock de seguridad, reducir los stocks en general y responder rpidamente a cualquier demanda de informacin (estado de un pedido, por ejemplo). Adems, facilita el mantenimiento del mapa de almacn.

Sistema de revisin peridica

En este sistema se revisa el stock a intervalos de tiempo constantes. No se tiene en cuenta el punto de pedido, es decir, una variable que nos indique cundo debe hacerse el siguiente pedido.

Hay que esperar a que llegue el momento de hacer la revisin del stock y, en ese momento, se har un pedido tal que eleve el nivel de stock hasta un valor prefijado de antemano, llamado nivel de pedido.

As pues, lo que hay que calcular es la periodicidad con la que hay que hacer la revisin o, lo que es lo mismo, el nmero de veces que hay que hacer un pedido (N). Para calcularlo, como hemos hecho para obtener el tamao ptimo de pedido (Q*), seguiremos el modelo de Wilson. El resultado es la siguiente frmula:

Para saber cada cunto tiempo hay que revisar el stock o, lo que es lo mismo, cuntos das habrn de pasar entre una revisin y otra (TR), dividiremos el nmero de das del ao entre el nmero de veces que hay que hacer la revisin:

Se ha de tener en cuenta que al hacer esta operacin podemos tomar el nmero de das naturales (365) o el nmero de das laborables del ao (que varan en funcin de cada empresa). Este sistema tiene el inconveniente de que reacciona peor ante las fluctuaciones inesperadas de la demanda.

8. LA ROTACION Y EL PERIODO MEDIO DE MADURACION

Un ciclo es una sucesin de hechos que se repite cada cierto tiempo. El ciclo de explotacin abarca el proceso que va desde la adquisicin de las materias primas, pasando por la fabricacin, el almacenaje de los productos terminados, su venta, hasta el cobro de los mismos, que permite recuperar la inversin. Segn la rapidez con que ocurra todo el proceso, estaremos en condiciones ms o menos favorables en la gestin de stocks.

A. Rotacin del stock

Se entiende por rotacin de stock el nmero de veces que un artculo pasa por el proceso de venderse, salir del almacn y ser cobrado, en un periodo de tiempo, recuperar as la inversin realizada al adquirirlo.

Si un artculo rota tres veces en un mes, quiere decir que hemos recuperado tres veces el dinero invertido en ese artculo y hemos obtenido un beneficio tres veces mayor.

Las ventajas de tener una alta rotacin son: Se pueden mantener unos precios ms bajos si interesan por motivos comerciales. Una menor inversin en stock, ya que las existencias pasan menos tiempo en el almacn y, por tanto, hay menos dinero inmovilizado en existencias. Al reducirse el stock medio, los costes de almacenamiento disminuyen. Es ms difcil que las existencias se queden obsoletas.

Por el contrario, los inconvenientes son:

Mayor probabilidad de sufrir rotura de stock. Mayores costes de emisin de pedidos, manipulacin, etc. Determinados descuentos por volumen de compra se pueden perder al realizar pedidos ms pequeos, aunque ms continuos, ya que nuestros proveedores no nos harn esos descuentos. Por ejemplo, po la compra de una sola vez de 1 000 unidades nos hacen un 10% de descuento.

Cmo se puede aumentar la rotacin?

En vista de las ventajas de la rotacin de stock, una empresa puede decidir que le interesa aumentarla. Para lograrlo, puede tomar alguna de las siguientes medidas:

Adaptarse mejor a las necesidades de los clientes y comprar solamente lo que vayan a demandar a unos determinados precios. Conseguir que los proveedores cumplan los plazos de entrega y que cada vez sean ms rpidos y fiables.B. Periodo medio de maduracin

El periodo medio de maduracin es el que transcurre desde que se hace la inversin (en materias primas, productos semielaborados o artculos terminados) hasta que stos se venden y se cobran.

Este periodo comprende una serie de subperiodos, que varan en funcin del tipo de empresa de que se trate; por ejemplo, segn hablemos de una empresa industrial o de servicios. En las empresas de fabricacin se pueden considerar los siguientes sub periodos: pago a proveedores, almacenaje de materias primas, fabricacin, almacenamiento de productos terminados, venta y cobro aNuestros clientes.

No slo hay casos en los que algunos de estos sub periodos se omiten (como, por ejemplo, en un comercio textil, que se limita a comprar y vender ropa sin que exista ningn tipo de fabricacin: todo seran productos terminados), sino que, adems, puede cambiar el orden de los sub periodos en lo que se refiere a cobros y pagos de clientes y proveedores, respectivamente.

Periodo medio de almacenamiento de materias primasPeriodo medio de fabricacinPeriodo medio de venta de productos terminadosPeriodo medio de pago a proveedoresPeriodo medio de cobro a clientesPeriodo medio de maduracin del producto

9. EL INVENTARIO Y EL SISTEMA ABC

Es necesario que las empresas lleven algn control de sus inventarios para asegurar la continuidad del proceso productivo. Pero un control excesivo de todos y cada uno de los artculos tendra un coste excesivo, por lo que es necesario determinar qu control se establece para evitar este sobrecoste.

A. Inventario

Un inventario es una relacin de los bienes de que se disponen, clasificados segn familias y categoras y por lugar de ocupacin.

Las empresas tienen la obligacin de realizar inventario, y es necesario que ste se ajuste a la realidad, ya que una sobrevaloracin del mismo (decir que tenemos ms de lo que existe en la realidad) hace que el valor de una empresa sea mayor, mientras que una infravaloracin har que los impuestos que tengamos que pagar sean menores.

Por un lado, el inventario se realiza a travs de la contabilidad de la empresa, por lo que se habla de inventario contable; resulta de aumentar o disminuir nuestro inventario cuando hay entradas o salidas. En este caso no hay recuento fsico de las unidades que quedan en almacn.

Sin embargo, cuando se lleva a cabo un recuento fsico en determinados periodos de tiempo, se habla de un inventario extracontable, es decir, fuera de la contabilidad, ya que nos olvidamos por un momento de lo que est reflejado en la contabilidad y pasamos a la realidad del almacn. Estas diferencias pueden deberse a deterioros de mercancas, robos, errores administrativos,etc.

Existen distintos tipos de inventario: Peridico. Se produce una vez al ao y se extiende a todos los artculos. Cclico. Suele tener una periodicidad inferior al ao. Tambin suele ser extensible a todos los artculos. Permanente. Se hace teniendo en cuenta algn factor que nos interese: por valor, por marketing, etc. Se pueden establecer distintas periodicidades en funcin del factor considerado.

B. El sistema ABC

Para decidir sobre el grado de control que se presta a los diversos tipos de productos, muchas empresas suelen recurrir al mtodo ABC, que deriva de la famosa ley de Pareto. Segn sta, en muchas situaciones econmicas se observa que a un pequeo nmero de elementos de un conjunto (aproximadamente el 20%) le corresponde la mayor parte del valor de otro conjunto (en torno al 80%).

As, por ejemplo, el 80% de la riqueza mundial est en manos del 20% de la poblacin; el 80% de las ventas de una empresa corresponden a un 20% de los productos que la empresa comercializa, etc. Como se comprender, esta correspondencia (20-80) no es exacta. Viene a indicar, ms bien, la desproporcin que con frecuencia se da en el reparto de un determinado conjunto entre un grupo de elementos.

Esta desproporcin tambin suele presentarse en el caso de los inventarios. La constatacin de esta realidad en un gran nmero de empresas impuls la aplicacin del mtodo ABC para decidir el grado de atencin que se iba a prestar a los diferentes productos. Este mtodo consiste en dividir las existencias totales en tres grupos.

Grupo A. Est formado por un nmero reducido de artculos (un 5-20%), pero que representa un gran porcentaje en cuanto al valor total del stock (un 60- 80%). Grupo B. Suponen un nmero mayor de artculos (un 20-40%) y representan un 30-40% del valor total. Grupo C. Representa el mayor nmero de artculos almacenados (sobre un 50-60%), pero slo representan un 5-20% del valor total del stock.

El mtodo ABC permite diferenciar los productos que necesitan una mayor atencin en trminos de tiempo y control.

Los del grupo A necesitan un control mximo, y por tanto requieren un sistema de revisin continua, adems de la elaboracin de inventarios peridicos para buscar posibles diferencias. Sin embargo, para los del grupo B y C la atencin disminuye, y C se convierte en el grupo al que menos importancia hay que darle. Es posible que para el grupo B el sistema de revisin sea continuo o peridico.

Para utilizar el mtodo ABC, se deben seguir, en orden, los siguientes pasos:

a) Colocar los productos de mayor a menor valor.

b) Calcular el porcentaje que ocupa cada artculo sobre el total de artculos y sobre el total de la inversin.

c) Obtener los porcentajes acumulados de los artculos y de la inversin.

d) Establecer los grupos A, B y C.

e) Representarlo grficamente, poniendo los porcentajes acumulados de artculos en el eje de abscisas (X) y el porcentaje acumulado de inversin sobre el eje de coordenadas (Y).

GLOSARIO

1. CapacidadUnidades mximas que puede producir una empresa por unidad de tiempo.

2. Capital humanoSe refiere al conocimiento tal para la empresa que poseen las personas o equipos de la misma as como su capacidad para regenerarlo es decir su capacidad de aprender.

3. ProcesoSecuencia de actividades relacionadas e interdependientes que tienen como propsito producir un efecto sobre los insumos

4. CostoEs un trmino absoluto que se expresa en pesos y centavos, y que mide los recursos que se utilizan para crear un producto o un servicio. El costo frecuentemente incluye la mano de obra, los materiales y los costos indirectos.

5. EmbalajeColocar en una caja los objetos que han de ser transportados a otros lugares. Produccin continua: es aquella en la que todos y cada uno de los procesos estn unidos de manera inmediata. Se trata de una relacin no interrumpida.

6. Factibilidad tcnica.Existen los medios fsicos necesarios para realizarlo (maquinaria, operarios, materiales, etc.)

7. Factibilidad econmica.Es el porcentaje de rentabilidad de un proyecto determinado

BIBLIOGRAFIA

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