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Guía Para Desarrollar Un Plan De Operaciones De Emergencia Escolar De Alta Calidad

Departamento de Educación de los Estados UnidosDepartamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados UnidosDepartamento de Seguridad Nacional de los Estados UnidosDepartamento de Justicia de los Estados UnidosLa Agencia Federal de InvestigaciónLa Agencia Federal para el Manejo de Emergencia

2013

Este informe fue preparado para el Departamento de Educación de los EEUU, bajo el Número de Contrato EDESE12O0036 con Synergy Enterprises, Inc. Madeline Sullivan fue representante del oficial de contratación para el Centro de Asistencia Técnica (TA, por sus siglas en inglés – Technical Assistance) de la Disponibilidad para la Planificación y el Manejo de Emergencias en las Escuelas (REMS, por sus siglas en inglés – Readiness and Emergency Management for Schools). Las opiniones expresadas en este documento representan la experiencia colectiva de las agencias federales que emiten este documento. El Departamento de Educación de los EEUU no respalda oficialmente ningún producto, mercancía, servicio o empresa mencionada en esta publicación, ni debe inferirse. Para la comodidad del lector, esta publicación contiene información sobre y de organizaciones externas, incluidos hipervínculos y URL. La inclusión de dicha información no constituye un endoso por parte del Departamento.

Departamento de Educación de los Estados UnidosArne Duncan

Secretaria

Oficina de Educación Elemental y SecundariaDeborah S. DelisleSecretaria Auxiliar

Oficina de Seguridad y Salud de EstudiantesDavid Esquith

Director

Junio 2013

Este informe es de dominio público. Se concede autorización para reproducir el informe en su totalidad o en parte. Aunque no es necesario el permiso para reproducir esta publicación, la cita sugerida es: Departamento de Educación de los EEUU, Oficina de Educación Elemental y Secundaria, Oficina de Seguridad y Salud de Estudiantes, Guía Para Desarrollar Un Plan De Operaciones De Emergencia Escolar De Alta Calidad, Washington, DC, 2013.

Para obtener copias de este informe,Descargue en línea en la Oficina de Seguridad y Salud de Estudiantes (Office of Safe and Healthy Students), 2013. Página web de planificación de emergencias. Disponible en http://www2.ed.gov/admins/lead/safety/emergencyplan/index.html, o Centro de Asistencia Técnica (AT) de Preparación y Manejo de Emergencias (REMS), 2013. Disponible en http://rems.ed.gov/EOPGuides.

Disponibilidad de formatos alternosLas solicitudes de documentos en formatos alternos, como Braille o letra grande, deben enviarse al Centro de Formato Alterno (Alternate Format Center), llamando al 202-260-0852 o comunicándose con el coordinador 504 por correo electrónico a [email protected].

Aviso a las personas con dominio limitado del inglésSi tiene dificultades para comprender el inglés, puede solicitar servicios de asistencia lingüística para obtener información del Departamento que está disponible para el público. Estos servicios de asistencia de idiomas están disponibles de forma gratuita. Si necesita más información sobre servicios de interpretación o traducción, llame al 1-800-USA-LEARN (1-800-872-5327) (TTY: 1-800-437-0833), o

envíenos un correo electrónico a [email protected]. O escriba al Departamento de Educación de EEUU, Centro de Recursos de Información, LBJ Education Building, 400 Maryland Ave. SW, Washington, DC 20202.

Contenido

Introducción y PropósitoPrincipios de PlanificaciónEl Proceso de Planificación

Paso 1: Formar un equipo de planificación colaborativaPaso 2: Comprender la situaciónPaso 3: Determinar las metas y objetivosPaso 4: Desarrollo del Plan (Identificación de cursos de acción)Paso 5: Preparación, revisión y aprobación del Plan Paso 6: Implementación y mantenimiento del Plan

Contenido del PlanPlan básicoContenido de los anejos funcionalesAnejos específicos de amenaza y peligro

Una revisión detallada1) Intercambio de información

Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia de 1974 (FERPA)Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996 (HIPAA)

2) Primeros auxilios psicológicos para las escuelas (PFA-S, por sus siglas en inglés – Psychological First Aid for Schools)

3) Clima escolar y emergencias4) Situaciones de tirador activo

Lista de TablasTabla 1: EvaluaciónTabla 2: Hoja de trabajo de evaluación de ejemplos de riesgosTabla 3: Tipos y ejemplos de amenazas y peligros

Lista de FigurasFigura 1: Pasos en el proceso de planificaciónFigura 2: Formato de Planes de Manejo de Emergencia (EOP, por sus siglas en inglés –

Emergency Operations Plan) tradicional

INTRODUCCIÓN Y PROPÓSITO

Cada día escolar, las escuelas de nuestra nación se encargan de proveer un ambiente de aprendizaje seguro y saludable para aproximadamente 55 millones de estudiantes1 de escuelas elementales y secundarias en escuelas públicas y privadas. Las familias y las comunidades esperan que las escuelas mantengan a sus niños y jóvenes a salvo de las amenazas (emergencias causadas por el ser humano como el crimen y la violencia) y los peligros (desastres naturales, brotes de enfermedades y accidentes). En colaboración con el gobierno local y los socios dentro de la comunidad, las escuelas pueden tomar medidas para planificar estas posibles emergencias mediante la creación de un Plan de Manejo de Emergencias (EOP escolar).

Las lecciones aprendidas de las emergencias escolares destacan la importancia de preparar a los funcionarios escolares y los primeros en responder para implementar planes de manejo de emergencia. Al tener planes establecidos para mantener seguros a los estudiantes y al personal, las escuelas desempeñan un papel clave al tomar medidas preventivas y de protección para evitar que ocurra una emergencia o reducir el impacto de un incidente. Aunque las escuelas no son organizaciones de respuesta tradicional, cuando ocurre una emergencia escolar, el personal escolar responde de inmediato. Estos proveen primeros auxilios, notifican a los primeros en responder y brindan instrucciones antes de que lleguen los primeros en responder. También trabajan con sus socios dentro de la comunidad, es decir, organizaciones gubernamentales que tienen una responsabilidad en el plan de manejo de emergencia de la escuela para proporcionar una respuesta cohesiva y coordinada. Los socios dentro de la comunidad incluyen los primeros en responder (agentes del orden público, bomberos y personal de servicios médicos de emergencia), así como entidades públicas y de salud mental.

Recomendamos que los equipos de planificación responsables de desarrollar y revisar los EOP escolares utilicen este documento para guiar sus esfuerzos. Se recomienda que los distritos y las escuelas individuales comparen los planes y procesos existentes con el contenido y los procesos descritos en esta guía. Para aprovecharlo al máximo, los usuarios deben leer todo el documento antes de iniciar sus esfuerzos de planificación y luego volver a consultarlo durante todo el proceso de planificación.

La guía está organizada en cuatro secciones:1. Los principios de la planificación del manejo de emergencias escolares.2. Un proceso para desarrollar, implementar y perfeccionar continuamente un EOP escolar con

socios dentro de la comunidad (por ejemplo, los primeros en responder y personal de manejo de emergencias) a nivel del plantel escolar.

3. Una discusión sobre la forma, función y contenido de los EOP escolares.4. “Una revisión detallada”, considera los temas clave que apoyan la planificación de emergencias

escolares, incluyendo el abordar la situación de un tirador activo, el clima escolar, los primeros auxilios psicológicos y el intercambio de información.

A medida que el equipo que desarrolló esta guía comenzó a responder al llamado del presidente de diseñar planes de manejo de emergencias para las escuelas, quedó claro que es necesario ayudar a asegurar que los esfuerzos de planificación de emergencia de nuestras escuelas estén alineados con las

1 U.S. Department of Education, National Center for Education Statistics, Digest of Education Statistics 2011.Washington, DC: Author, 2012. Disponible en http://nces.ed.gov/programs/digest/d11/index.asp.

1

prácticas de planificación de emergencia en los niveles nacional, estatal y local. Los eventos recientes han puesto un nuevo énfasis en el proceso para desarrollar los Planes de Manejo de Emergencias.

Los esfuerzos nacionales de preparación, incluyendo la planificación, ahora están influenciados por la Directiva de Política Presidencial (PPD, por sus siglas en inglés – Presidential Policy Directive) 8, que fue firmada por el presidente en marzo de 2011 y describe el enfoque de la nación para la preparación. Esta directiva representa una evolución en nuestra comprensión colectiva de la preparación nacional, basada en las lecciones aprendidas de los ataques terroristas, los huracanes, los incidentes escolares y otras experiencias.

PPD-8 define la preparación en torno a cinco áreas de misión: Prevención, Protección, Mitigación, Respuesta y Recuperación.

Prevención2, para los fines de esta guía, significa las capacidades necesarias para evitar, desalentar o detener un delito inminente o un incidente de muerte en masa amenazado o real. La prevención es la acción que las escuelas toman para evitar que ocurra un incidente real o amenazado.

Protección significa la capacidad de proteger a las escuelas contra actos de violencia y desastres naturales o provocados por el hombre. La protección se centra en las acciones en curso que protegen a los estudiantes, maestros, personal, visitantes, redes y propiedad de una amenaza o peligro.

Mitigación significa las capacidades necesarias para eliminar o reducir la pérdida de vidas y el daño a la propiedad al disminuir el impacto de un evento o emergencia. En este documento, “mitigación” también significa reducir la probabilidad de que ocurran amenazas y peligros.

Respuesta significa la capacidad necesaria para estabilizar una emergencia una vez que ya ha sucedido o que seguramente sucederá de una manera inevitable; establecer un ambiente seguro y protegido; salvar vidas y propiedades; y facilitar la transición a la recuperación.

Recuperación significa las capacidades necesarias para ayudar a las escuelas afectadas por un evento o emergencia a restaurar el entorno de aprendizaje.

Los oficiales de manejo de emergencias y los servicios de emergencias que interactúan con las escuelas están familiarizados con esta terminología. Estas áreas de misión generalmente se alinean con los tres marcos de tiempo asociados con un incidente: antes, durante y después.

La mayoría de las actividades de Prevención, Protección y Mitigación generalmente ocurren antes de un incidente, aunque estas tres áreas de misión tienen actividades continuas que pueden ocurrir a lo largo de un incidente. Las actividades de Respuesta ocurren durante un incidente, y las actividades de Recuperación pueden comenzar durante un incidente y ocurrir después de un incidente. Para ayudar a evitar la confusión sobre los términos y permitir una referencia fácil, esta guía usa “antes”, “durante” y “después”.

A medida que las escuelas planifican y ejecutan actividades de respuesta y recuperación a través del plan de manejo de emergencia, deben usar los conceptos y principios del Sistema Nacional de Manejo de Incidentes (NIMS, por sus siglas en inglés – National Incident Management System). Un componente

2 En la construcción más amplia del PPD-8, el término “prevención” se refiere a las capacidades necesarias para evitar, prevenir o detener un acto terrorista real o amenazado. El término “prevención” también se refiere a la prevención de amenazas inminentes.

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de NIMS es el Sistema de Comando de Incidentes (ICS, por sus siglas en inglés – Incident Command System), que proporciona un enfoque estandarizado para el manejo de incidentes, independientemente de su causa, tamaño, ubicación o complejidad. Al usar ICS durante un incidente, las escuelas podrán trabajar más efectivamente con los que responden en sus comunidades. Para obtener más información sobre ICS y NIMS, consulte la sección de Recursos.

Si bien algunos de los vocabularios, procesos y enfoques discutidos en esta guía pueden ser nuevos para la comunidad educativa, son fundamentales. El vocabulario, los procesos y los enfoques son fundamentales para la creación de prácticas y planes de manejo de emergencias que se integran con los esfuerzos de los servicios de emergencia y otros servicios clave, y que incorporan todo lo posible para proteger a los niños. Si un sistema escolar tiene un plan existente, revisar y adaptar ese plan utilizando los principios y el proceso descritos en esta guía lo ayudará a garantizar la alineación con la terminología y los enfoques utilizados en todo el país.

Los Departamentos que emiten esta guía brindan ejemplos de buenas prácticas y asuntos a considerar para fines de planificación e implementación. La guía no crea ningún requisito más allá de los incluidos en las leyes y regulaciones aplicables, o crea derechos adicionales para cualquier persona, entidad u organización. La información presentada en este documento generalmente constituye una guía informal y proporciona ejemplos que pueden ser útiles. La inclusión de ciertas referencias no implica ningún respaldo de ningún documento, producto o enfoque. Puede haber otros recursos que pueden ser igualmente útiles.

Esta guía reemplaza a la “Información práctica sobre planificación de crisis: una guía para escuelas y comunidades” (Practical Information on Crisis Planning: A Guide for Schools and Communities)(enero de 2007), que se anula.

Se accedió por última vez a todos los sitios web enumerados en esta guía el 30 de mayo de 2013.

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PRINCIPIOS DE PLANIFICACIÓN

Los siguientes principios son clave para desarrollar un plan integral de manejo de emergencia escolar (EOP escolar) que aborde una variedad de amenazas y peligros:

La planificación debe ser avalada por el liderazgo. A nivel distrital y escolar, los funcionarios de alto nivel pueden ayudar en el proceso de planificación dando gran apoyo al equipo de planificación.

La planificación utiliza la evaluación para personalizar los planes hasta el nivel del plantel escolar . La planificación eficaz se basa en la evaluación integral y continua de la comunidad escolar. La información recopilada a través de la evaluación se usa para personalizar los planes hasta el nivel del plantel escolar, teniendo en cuenta las circunstancias y los recursos únicos de la escuela.

La planificación considera todas las amenazas y peligros. El proceso de planificación debe tener en cuenta una amplia gama de posibles amenazas y peligros que pueden afectar la escuela. La planificación integral del manejo de emergencias escolares considera todas las amenazas y peligros a lo largo del proceso de planificación, abordando las necesidades de seguridad antes, durante y después de un incidente.

La planificación provee para las necesidades de acceso y funcionales de toda la comunidad escolar. “Toda la comunidad escolar” incluye a niños, personas con discapacidades y otras personas con necesidades de acceso y funcionales, personas de origen religioso, racial y étnico diverso, y personas con dominio limitado del inglés.

La planificación considera todos los ajustes y todos los tiempos . Los EOP escolares deben tener en cuenta los incidentes que pueden ocurrir durante y fuera de la jornada escolar, así como dentro y fuera del plantel escolar (por ejemplo, eventos deportivos, excursiones).

La creación y revisión de un modelo de plan de manejo de emergencia se realiza siguiendo un proceso colaborativo. Esta guía proporciona un proceso, un formato de plan y una guía de contenido que son lo suficientemente flexibles para que los utilicen todos los equipos escolares de planificación de emergencias. Si un equipo de planificación también utiliza plantillas, primero debe evaluar su utilidad para garantizar que las herramientas no menoscaben la iniciativa de colaboración y el plan compartido en conjunto. Hay algunas jurisdicciones que proporcionan plantillas a las escuelas, y éstas reflejarán los mandatos estatales y locales, según corresponda.

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EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

Hay muchas formas de desarrollar un EOP escolar. El proceso de planificación discutido en esta sección es flexible y puede adaptarse para acomodar las características y situaciones únicas de una escuela.

La planificación eficaz del manejo de emergencias escolares y el desarrollo de un EOP escolar no se realizan de manera aislada. Es fundamental que las escuelas trabajen con el personal del distrito y los socios comunitarios (personal local de manejo de emergencias, los primeros en responder y funcionarios públicos y de salud mental) durante el proceso de planificación, para permitir un EOP escolar eficaz a nivel distrital e integrado con los planes de distrito, comunitarios, regionales y estatales. Esta colaboración hace que haya más recursos disponibles y ayuda a garantizar la integración perfecta de todos los que responden.

Las escuelas pueden utilizar el proceso descrito a continuación para desarrollar un plan, hacer una revisión integral de todo su plan o realizar revisiones periódicas e incrementales de los componentes del plan. Si bien esta guía está diseñada para las escuelas, los distritos también pueden usar este proceso de planificación.

La Figura 1 muestra los seis pasos en el proceso de planificación.3 En cada paso, las escuelas deben considerar el impacto de sus decisiones en las actividades en curso, como la capacitación y los ejercicios, así como en los equipos y recursos.

Figura 1: Pasos en el proceso de planificación

Paso 1: Formar el equipo de planificación colaborativa

3 U.S. Department of Homeland Security, Federal Emergency Management Agency. Developing and Maintaining Emergency Operations Plans: Comprehensive Preparedness Guide 101, Version 2.0. Washington, DC: Author, November 2010. Disponible en http://www.fema.gov/pdf/about/divisions/npd/CPG_101_V2.pdf.

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PASO 1 Formar un equipo de

planificación colaborativa

Identificar el equipo de

planificación central

Formar una estrategia

común

Definir y asignar roles y

responsabilidades

Determinar un horario regular de reuniones

PASO 2 Comprender la

situación

Identificar amenazas y

peligros

Evaluar el riesgo

Priorizar amenazas y

peligros

PASO 3Determinar

metas y objetivos

Desarrollar metas

Desarrollar objetivos

PASO 4Desarrollo del

Plan (identificación de cursos de

acción)

PASO 5Preparación,

revisión y aprobación del

Plan

Formatear el Plan

Redactar el Plan

Revisar el Plan

Aprobar y compartir el

Plan

PASO 6Implementació

n y mantenimiento

del Plan

Adiestrar a los interesados

Ejercitar el Plan

Analizar, revisar y mantener el

Plan

Las lecciones aprendidas a través de la experiencia indican que la planificación operativa se realiza mejor por un equipo. Los estudios de caso refuerzan este concepto al señalar que el denominador común en las operaciones exitosas es que las organizaciones participantes han entendido y aceptado sus roles. La estrecha colaboración entre las escuelas y los socios dentro de la comunidad garantiza la coordinación de los esfuerzos y la integración de los planes de manejo de emergencias.

Identifique el equipo de planificación central: el equipo de planificación central debe incluir representantes de una amplia gama de personal escolar, incluidos, entre otros, administradores, educadores, psicólogos escolares, enfermeras, directores de instalaciones, directores de transportación, personal de alimentos y representantes de servicios familiares. También debe incluir representantes de estudiantes y padres, y personas y organizaciones que sirven y representan los intereses de estudiantes, personal y padres con discapacidades, y otras personas con necesidades de acceso y funcionales, así como minorías raciales y organizaciones religiosas, para que las preocupaciones específicas estén incluidas en las primeras etapas de planificación. Además, el equipo de planificación central debe incluir socios comunitarios, como los primeros en responder, personal local de manejo de emergencias y otros que tengan funciones y responsabilidades en el manejo de emergencias escolares antes, durante y después de un incidente. Esto incluye a los agentes locales del orden público, al personal de los servicios de emergencias médicas (EMS, por sus siglas en inglés – Emergency Medical Services), a los oficiales de recursos escolares, a los oficiales de bomberos, a los profesionales de salud pública y mental, y a los directores de emergencias locales. Su experiencia formará el desarrollo, la implementación y el refinamiento del EOP escolar.

El equipo de planificación debe ser lo suficientemente pequeño como para permitir una estrecha colaboración con los primeros en responder y otros socios dentro de la comunidad, pero lo suficientemente grande como para ser representativo de la escuela, sus familias y su comunidad. También debe ser lo suficientemente grande como para no colocar una carga excesiva sobre una sola persona.

Formar una estrategia común: un enfoque compartido facilita el entendimiento mutuo, la coordinación y la ejecución de las estrategias de manejo de emergencias; también funciona como una estructura de

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Conectar el Equipo de Planificación a la Planificación de Emergencia de Distrito, Local o Regional, Estatal, Tribal y Federal

Las escuelas llevan a cabo la planificación de manejo de emergencias en el contexto de la planificación de emergencias de agencias del distrito, locales o regionales, estatales, tribales y federales. Los distritos escolares sirven de enlace entre la escuela y estas agencias principales. A fin de promover la coordinación entre estas entidades, se recomienda encarecidamente al equipo de planificación que incluya un representante del distrito. Las políticas, procedimientos y actividades de capacitación para la planificación de emergencias del distrito escolar local formarán y mejorarán la planificación de la escuela en un grado significativo.

Además, desde el inicio, el equipo de planificación debe conocer los requisitos locales o estatales que puedan aplicarse al EOP escolar.

comando común. Todos los miembros del equipo necesitan tomarse el tiempo para aprender el vocabulario, la estructura de mando y la cultura de cada uno para facilitar una planificación eficaz.

Definir y asignar roles y responsabilidades: Cada persona involucrada en el desarrollo y refinamiento del plan debe conocer sus roles y responsabilidades en el proceso de planificación.

Determinar un horario regular de reuniones: la planificación del manejo de emergencias escolares es un esfuerzo continuo que se refuerza a través de reuniones de planificación programadas regularmente. Establecer un horario de reuniones flexible pero regular facilitará una mayor colaboración, coordinación y comunicación entre los miembros del equipo y ayudará a consolidar relaciones cruciales.

Resultado del Paso 1

Después de completar el Paso 1, la escuela ha formado un equipo de planificación con representantes de todas las partes interesadas necesarias. El equipo de planificación ha tomado los pasos iniciales para formar una estrategia común, definir y asignar roles y responsabilidades en el proceso de planificación y establecer un horario de reuniones de planificación.

Paso 2: Comprender la situación

En el Paso 2, el equipo de planificación identifica posibles amenazas y peligros, y evalúa el riesgo y las vulnerabilidades que plantean esas amenazas y peligros.

La planificación efectiva de la escuela depende de un análisis y una comparación consistentes de las amenazas y los peligros que enfrenta una escuela en particular. Esto normalmente se realiza a través de un proceso de identificación de peligros y amenazas y un proceso de evaluación de riesgos que recopila información sobre amenazas y peligros, y asigna valores al riesgo a los efectos de decidir qué amenazas o peligros debe priorizar y abordar posteriormente el plan.

Identificar amenazas y peligros

El equipo de planificación primero necesita entender las amenazas y los peligros que enfrenta la escuela y la comunidad circundante.

El equipo de planificación puede recurrir a una gran cantidad de información existente para identificar la gama de amenazas y peligros a los que se puede enfrentar la escuela. En primer lugar, los miembros del equipo de planificación deben compartir su propio conocimiento sobre las amenazas y los peligros que la escuela y la comunidad circundante han enfrentado en el pasado o que podrían enfrentar en el futuro. El equipo de planificación debe comunicarse con las agencias locales, estatales y federales para obtener datos sobre amenazas y peligros en el pasado que enfrentó la comunidad circundante. Las agencias locales y del condado (municipio) que tienen conocimiento de las amenazas y peligros incluyen, entre otras, oficinas de manejo de emergencias, departamentos de bomberos y policía, así como organizaciones locales y grupos comunitarios (por ejemplo, Capítulo local de la Cruz Roja Americana,

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. PASO 1Formar un equipo de planificación colaborativa

. PASO 2Comprender la situación

. PASO 3Determinar metas y objetivos

. PASO 4Desarrollo del Plan (Identificación de cursos de acción)

. PASO 5Preparación, revisión y aprobación del Plan

. PASO 6Implementación y mantenimiento del Plan

Equipo de Respuesta de Emergencia Comunitaria), servicios públicos y otros negocios que pueden brindar información útil.

Evaluar el riesgo al identificar las amenazas y peligros

Una vez que se ha identificado un conjunto inicial de amenazas y peligros a través del proceso descrito en la sección anterior, el equipo de planificación debe seleccionar herramientas de evaluación adecuadas para evaluar el riesgo planteado por las amenazas y peligros identificados. 4 Evaluar el riesgo implica comprender la probabilidad de que la amenaza o el peligro específico ocurrirá; los efectos que probablemente tendrá, incluida la gravedad del impacto; el tiempo que la escuela tendrá para advertir a los estudiantes y al personal sobre la amenaza o el peligro; y cuánto tiempo puede durar. El personal de manejo de emergencias local y del condado (municipio) debería poder proporcionar información sobre algunos de los riesgos que plantean las amenazas y los peligros comunes a la escuela y la comunidad circundante. Esto permite que el equipo de planificación centre sus esfuerzos de evaluación en amenazas y peligros únicos para la comunidad escolar, así como en las vulnerabilidades particulares del edificio y sus ocupantes.

“Vulnerabilidades” se refiere a las características de la escuela (por ejemplo, estructura, equipo, tecnología de la información (IT, por sus siglas en inglés – Information Techonology) o sistemas eléctricos, terrenos, áreas circundantes) que podrían hacerla más susceptible a las amenazas y peligros identificados. La evaluación del riesgo y la vulnerabilidad permite al equipo de planificación centrar sus esfuerzos en amenazas y peligros prioritarios.

Existen numerosas evaluaciones que el equipo de planificación puede usar, incluidas evaluaciones del lugar, evaluaciones de cultura y clima, evaluaciones de amenazas del comportamiento escolar y evaluaciones de capacidad. Estas evaluaciones ayudarán al equipo de planificación no solo a evaluar el riesgo sino también a identificar los recursos y problemas que el plan necesitará abordar. A través del proceso de evaluación, el equipo de planificación también puede identificar amenazas y peligros adicionales.

Las evaluaciones más exitosas son realizadas por una amplia gama de personas, incluido el personal de apoyo y los primeros en responder. Los estudiantes y los padres, incluidos los estudiantes y los padres con discapacidad, y otros con necesidades de acceso y funcionales, deben incluirse en la medida que sea posible. La evaluación también debe ser estratégica: si la escuela se encuentra en una región aislada de un condado (municipio) y los tiempos de respuesta para los agentes del orden público o los bomberos y los médicos de EMS son largos, eso puede alterar el cálculo de la evaluación. Si el tiempo de respuesta es prolongado, es posible que se necesiten otras medidas de seguridad para compensar los largos tiempos de respuesta.

Las evaluaciones se usarán no solo para desarrollar el plan inicial, sino también para informar actualizaciones y revisiones al plan de forma continua. La siguiente tabla proporciona más información sobre algunas de las evaluaciones más esenciales que el equipo de planificación debería realizar.5

4 Para obtener más información sobre la identificación de amenazas y peligros y el proceso de evaluación de riesgos, consulte la Threat and Hazard Identification and Risk Assessment Guide (CPG 201) (Guía de evaluación de riesgos y amenazas y la Guía de evaluación de riesgos) de FEMA en http://www.fema.gov/plan.5 Para obtener más información sobre las evaluaciones y las escuelas, consulte la guía del Centro de Asistencia Técnica (AT, por sus siglas en inglés) de la Disponibilidad para la Planificación y el Manejo de Situaciones de

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Tabla 1: Evaluación

Tipo de Evaluación Descripción Propósito y ResultadosEvaluación del Lugar Una evaluación del lugar examina la seguridad,

el acceso y la preparación para emergencias de los edificios y terrenos de la escuela. Esta evaluación incluye, pero no se limita a, una revisión de acceso al edificio y medidas de control de salida, visibilidad alrededor del exterior del edificio, integridad estructural del edificio, cumplimiento de estándares arquitectónicos aplicables para personas con discapacidades y otros con necesidades de acceso y funcionales y acceso a vehículos de emergencia.

Mayor comprensión del impacto potencial de amenazas y peligros en los edificios y terrenos de la escuela.

Mayor comprensión del riesgo y las vulnerabilidades de los edificios y terrenos escolares al desarrollar el plan.

El conocimiento de qué instalaciones son físicamente accesibles para los estudiantes, el personal, los padres, los trabajadores voluntarios y el personal de servicios de emergencias con discapacidades y se puede usar de conformidad con la ley.

Evaluación de cultura y clima

En las escuelas con climas positivos, es más probable que los estudiantes se sientan conectados con los adultos y sus compañeros. Esto fomenta un entorno enriquecedor donde los estudiantes tienen más probabilidades de tener éxito, sentirse seguros e informar amenazas. Una evaluación de cultura y clima escolar evalúa la conexión de los estudiantes y el personal con la escuela y los comportamientos problemáticos. Por ejemplo, esta evaluación puede revelar una gran cantidad de incidentes de intimidación, lo que indica la necesidad de implementar un programa contra la intimidación. Si se utiliza una encuesta de estudiantes para evaluar la cultura y el clima, la privacidad de los estudiantes debe protegerse. Una variedad de personal escolar puede ayudar en la evaluación de la cultura y el clima escolar, incluidos los consejeros escolares y el personal de salud mental.

Conocimiento de las percepciones de los estudiantes y el personal sobre su seguridad.

Conocimiento de conductas problemáticas que deben abordarse para mejorar el clima escolar.

Evaluación de amenazas escolares

Una evaluación de amenazas escolares analiza la comunicación y los comportamientos para determinar si un estudiante, personal u otra

Se identifican los estudiantes, el personal u otras personas que puedan representar una

Emergencias en las Escuelas (REMS, por sus siglas en inglés): A Guide to School Vulnerability Assessments en http://rems.ed.gov/display.aspx?page=publications_General.

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persona pueden o no representar una amenaza. Estas evaluaciones deben estar basadas en hechos, deben cumplir con la privacidad aplicable, los derechos civiles y otras leyes aplicables, y a menudo son realizadas por equipos multidisciplinarios de evaluación de amenazas. Si bien un equipo de planificación puede incluir la creación de un equipo de evaluación de amenazas en su plan, el equipo de evaluación es una entidad separada del equipo de planificación y se reúne según su propio horario regular.

amenaza antes de que una amenaza se convierta en un incidente y se remiten a servicio, si corresponde.

Evaluación de capacidad

El equipo de planificación necesita saber qué recursos estarán a su disposición. Una evaluación de capacidad examina las capacidades de los estudiantes y el personal, así como los servicios y recursos materiales de los socios de la comunidad. Esta evaluación se utiliza para identificar a personas en el edificio con las habilidades aplicables (por ejemplo, certificación de primeros auxilios, entrenamiento de búsqueda y rescate, asesoramiento y experiencia en salud mental, capacidad para ayudar a personas con discapacidades y otras con necesidades funcionales y de acceso). El equipo y los suministros también deben ser inventariados. El inventario debe incluir una evaluación de equipos y suministros exclusivos para personas con discapacidades, como sillas de evacuación, disponibilidad de intérpretes de lenguaje de señas y tecnología utilizada para la comunicación efectiva, transporte accesible y suministros médicos fungibles y equipos médicos duraderos que puedan ser necesarios durante un refugio designado o evacuación.

Una mayor comprensión de los recursos disponibles.

La información sobre las capacidades del personal ayudará a los planificadores a asignar roles y responsabilidades en el plan.

Después de realizar estas evaluaciones, el equipo de planificación debe consolidar toda la información que ha obtenido en un formato que se pueda utilizar para comparar los riesgos planteados por las amenazas y peligros identificados. Esta información se usará luego para evaluar y comparar las amenazas y peligros y sus probables consecuencias. Esto se conoce como “evaluación de riesgo y vulnerabilidad”. Un método efectivo para organizar información es crear una tabla con una variedad de información sobre cada posible amenaza y peligro, incluida las nuevas amenazas o peligros identificados durante el proceso de evaluación. La tabla debe incluir:

Probabilidad o frecuencia de ocurrencia (es decir, con qué frecuencia puede ocurrir una amenaza o peligro);

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Magnitud (es decir, la extensión del daño esperado); Tiempo disponible para advertir al personal, estudiantes y visitantes; Duración (es decir, durante cuánto tiempo se producirá el peligro o la amenaza); y Efectos de amenaza o peligro continuo y en cascada.

Si bien parte de la información recopilada se incluirá directamente en esta tabla, otra información, por ejemplo, detalles sobre los desafíos del clima escolar, tendrá que organizarse de manera diferente. El resultado más importante es que la información se presente de forma clara para que se pueda utilizar fácilmente para informar el desarrollo del plan.

Priorizar amenazas y peligros

Luego, el equipo de planificación debe usar la información que ha organizado para comparar y priorizar los riesgos planteados por las amenazas y los peligros. Esto permitirá que el equipo decida qué amenazas o peligros abordará directamente en el plan. El equipo debe considerar múltiples factores al desarrollar un indicador de riesgo para la institución. Una opción es un enfoque matemático, que asigna números de índice (por ejemplo, una escala de 1 a 4, de 1 a 5 o de 1 a 10) para las diferentes categorías de información utilizadas en el esquema de clasificación. Usando este enfoque, el equipo de planificación clasificará las amenazas y peligros como un riesgo relativamente alto, mediano o bajo. La siguiente tabla, “Tabla 2: Hoja de trabajo de evaluación de ejemplos de riesgos” (separada de la Tabla 1 anterior), proporciona un ejemplo de una hoja de trabajo de evaluación de riesgos para comparar y priorizar amenazas y peligros.

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Tabla 2: Hoja de trabajo de evaluación de ejemplo de riesgos

Peligro Probabilidad Magnitud Advertencia Duración Prioridad de Riesgo

Incendio 4. Muy probable3. Probable2. Posible1. Improbable

4. Catastrófico3. Crítico2. Limitado1. Insignificante

4. Mínimo3. 6-12 horas2. 12-24 horas1. 24+ horas

4. 12+ horas3. 6-12 horas2. 3-6 horas1. < 3 horas

□ Alto□ Mediano□ Bajo

Derrame de materiales peligrosos fuera de la escuela

4. Muy probable3. Probable2. Posible1. Improbable

4. Catastrófico3. Crítico2. Limitado1. Insignificante

4. Mínimo3. 6-12 horas2. 12-24 horas1. 24+ horas

4. 12+ horas3. 6-12 horas2. 3-6 horas1. < 3 horas

□ Alto□ Mediano□ Bajo

Resultado de Paso 2

Después de completar el Paso 2, el equipo de planificación tiene una lista priorizada (de alto, mediano o bajo riesgo) de amenazas y peligros basada en los resultados de la evaluación de riesgos.

Paso 3: Determinar metas y objetivos

En el Paso 3, el equipo de planificación decide cuál de las amenazas y peligros identificados en el Paso 2 se abordarán en el EOP escolar. El equipo de planificación puede decidir abordar solo aquellas amenazas y peligros que se clasifican como “altos” en la prioridad de riesgo, o puede decidir abordar también algunas de las amenazas y peligros que se clasifican como “medianos”. Este es un punto de decisión crítico en el proceso de planificación que queda en manos del equipo de planificación. Se recomienda que el equipo aborde solo las amenazas y riesgos de prioridad de riesgo “alto”.

Una vez que el equipo de planificación ha decidido qué amenazas y peligros se abordarán en el EOP escolar, desarrolla metas y objetivos para cada uno.

Desarrollar metas y objetivos

Las metas son declaraciones amplias y generales que indican el resultado deseado en respuesta a la amenaza o peligro identificado por los planificadores en el paso anterior. Son lo que se supone que el personal y otros recursos deben lograr. También ayudan a identificar cuándo se completan las actividades principales y qué se considera un resultado exitoso.

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El equipo de planificación debe desarrollar al menos tres objetivos para abordar cada amenaza o peligro (aunque el equipo de planificación puede querer identificar más). Esos tres objetivos deben indicar el resultado deseado para (1) antes, (2) durante y (3) después de la amenaza o peligro. Para un incendio, por ejemplo, tres posibles objetivos incluyen

Ejemplo 1 de la meta de peligro (antes): evitar que ocurra un incendio en el plantel escolar. Ejemplo 2 de la meta de peligro (durante): proteja a todas las personas de lesiones y a las

propiedades contra daños causados por el fuego. Ejemplo 3 de la meta de peligro (después): Proporcionar la atención médica necesaria a los

necesitados.

Los objetivos son acciones específicas y mensurables que son necesarias para lograr las metas. A menudo, los planificadores necesitarán identificar múltiples objetivos en apoyo de una meta única.

Usando la meta en el Ejemplo 1 de prevenir un incendio en o cerca de la escuela, los posibles objetivos incluyen

Objetivo 1.1: Proporcionar capacitación de prevención de incendios a todos los estudiantes y el personal que usan materiales o equipos combustibles.

Objetivo 1.2: Almacenar materiales combustibles en contenedores o habitaciones a prueba de fuego.

Usando el objetivo en el Ejemplo 2 de proteger a todas las personas de lesiones por el fuego, los posibles objetivos incluyen

Objetivo 2.1: Evacuar a todas las personas del edificio de inmediato. Objetivo 2.2: Contabilidad de todas las personas.

Usando el objetivo en el Ejemplo 3 de proporcionar atención médica necesaria a los necesitados, los posibles objetivos incluyen

Objetivo 3.1: Notificar de inmediato a los oficiales del departamento de bomberos y al personal de EMS de cualquier incendio en los terrenos de la escuela a través del 911.

Objetivo 3.2: comenzar inmediatamente a proporcionar primeros auxilios.

Después de que el equipo haya terminado de compilar los objetivos para las amenazas y peligros priorizados, encontrará que ciertas “funciones” o actividades críticas se aplican a más de una amenaza o peligro. Algunos ejemplos de estas funciones transversales incluyen la evacuación, la prestación de atención médica y la contabilidad de todos los estudiantes, el personal y los visitantes.

Después de identificar estas funciones, el equipo de planificación debe desarrollar tres objetivos para cada función. Al igual que con los objetivos ya identificados para las amenazas y los peligros, los tres objetivos deben indicar el resultado deseado para (1) antes, (2) durante y (3) después de que se haya ejecutado la función. Estas funciones comunes se incluirán en un “Anejo funcional” dentro del EOP escolar. Se incluyen más detalles sobre estas funciones en la sección Contenido del plan de esta guía, que incluye aspectos a considerar a medida que desarrolla metas y objetivos para estas funciones.

Para una función de evacuación, tres posibles objetivos son

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Ejemplo 1 de la meta de función (antes): Asegúrese de que todos los estudiantes y el personal conozcan su ruta de evacuación.

Ejemplo 2 de la meta de función (durante): Evacuar la escuela inmediatamente. Ejemplo 3 de la meta de función (después): confirme que todas las personas hayan abandonado

el edificio.

Una vez que se identifican las metas para una función, se identifican posibles objetivos de apoyo. Para las metas de evacuación anteriores, los objetivos podrían incluir

Objetivo 1.1 (antes): evaluar, identificar y comunicar la ubicación de los puntos de reunión que se utilizarán durante una evacuación.

Objetivo 2.1 (durante): Evacuar a todos los estudiantes, personal y visitantes de la escuela usando las rutas asignadas.

Objetivo 3.1 (después): buscar en el edificio de forma segura.

Resultado de Paso 3

Después de completar el Paso 3, el equipo de planificación tiene al menos tres metas (es decir, antes, durante y después) para cada amenaza o peligro y función, así como los objetivos para cada meta.

Paso 4: Desarrollo del plan (Identificación de cursos de acción)

En el Paso 4, el equipo de planificación desarrolla cursos de acción para lograr cada uno de los objetivos identificados en el Paso 3 (para amenazas, peligros y funciones). Los cursos de acción abordan el qué, quién, cuándo, dónde, por qué y cómo para cada amenaza, peligro y función. El equipo de planificación debe examinar cada curso de acción para determinar si es factible y si las partes interesadas necesarias para implementarlo lo consideran aceptable. Para cuestiones adicionales a considerar a medida que desarrolla cursos de acción para funciones, consulte la sección Contenido del Plan.

Identificar cursos de acción

Los cursos de acción incluyen criterios para determinar cómo y cuándo se implementará cada respuesta en una variedad de circunstancias. Posteriormente, el equipo de planificación desarrolla protocolos de respuesta y procedimientos para respaldar estos esfuerzos.

Los posibles cursos de acción normalmente se desarrollan utilizando los siguientes pasos:

1. Caracterizar un escenario. Cree un posible escenario basado en las amenazas y peligros identificados y priorizados en el Paso 2.

2. Determinar la cantidad de tiempo disponible para responder. Esto variará según el tipo de amenaza o peligro y el escenario particular. Por ejemplo, en el caso de un huracán, la escuela puede tener días u horas para responder antes de que la tormenta toque tierra, mientras que la escuela tendrá que responder en minutos a un tirador activo.

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3. Identificar los puntos decisivos. Los puntos decisivos indican el lugar en el tiempo, a medida que se desarrollan las amenazas o los peligros, cuando los líderes se anticipan a tomar decisiones sobre un curso de acción. Recorrer cada escenario en detalle ayudará a identificar los puntos decisivos relevantes para cada uno, como evacuación, refugio designado o cierre de emergencia.

4. Desarrollar cursos de acción. Los planificadores desarrollan cursos de acción para alcanzar sus metas y objetivos respondiendo a las siguientes preguntas:

¿Cuál es la acción? ¿Quién es responsable de la acción? ¿Cuándo tiene lugar la acción? ¿Cuánto tiempo dura la acción y cuánto tiempo está realmente disponible? ¿Qué debe pasar antes? ¿Qué pasa después? ¿Qué recursos se necesitan para realizar la acción? ¿Cómo afectará esta acción a poblaciones específicas, como las personas con

discapacidades y otras con necesidades de acceso y funcionales que pueden necesitar medicamentos, orientación, asistencia de evacuación o asistencia personal?

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LOS PLANES DEBEN CUMPLIR CON LAS DISPOSICIONES DE LA LEY SOBRE ESTADOUNIDENSES CON DISCAPACIDADES (ADA, POR SUS SIGLAS EN INGLÉS - AMERICAN WITH DISABILITIES ACT)

Los planes deben cumplir con la Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades, entre otras prohibiciones de discrimen por discapacidad, en todo el espectro de servicios, programas y actividades de manejo de emergencias, incluida la preparación, pruebas, notificaciones y alertas, evacuación, transporte, refugio, atención médica de emergencia y servicios, transición para regresar, recuperación y reparación y reconstrucción. Los planes deben incluir estudiantes, personal y padres con discapacidades. Entre otras cosas, los planes de emergencia escolar deben abordar la provisión de ayudas y servicios auxiliares adecuados para garantizar la comunicación efectiva con personas con discapacidades (por ejemplo, intérpretes, subtitulado y tecnología de la información accesible); garantizar que las personas con discapacidades no estén separadas de los animales de servicio y dispositivos de asistencia, y puedan recibir asistencia relacionada con la discapacidad en todas las emergencias (por ejemplo, asistencia con actividades de la vida diaria, administración de medicamentos); y cumplir con los requisitos arquitectónicos y de otro tipo de la ley. (La información y asistencia técnica sobre la Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades (ADA) está disponible en http://www.ada.gov).

LOS PLANES DEBEN ABORDAR EL ACCESO AL IDIOMA

La comunicación efectiva con personas con dominio limitado del inglés (LEP, por sus siglas en inglés – Limited English Proficiency), incluidos estudiantes y padres, es un componente esencial de la planificación y respuesta a emergencias. Los planes deben cumplir con los requisitos legales aplicables sobre el acceso al idioma, incluido el Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964 (disponible en http://www.justice.gov/crt/about/cor/coord/titlevi.php) y ka regulación del Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964 (disponible en http://www.justice.gov/crt/about/cor/fedagencies.php).

Seleccione cursos de acción

Después de desarrollar cursos de acción, los planificadores comparan los costos y los beneficios de cada curso de acción propuesto con las metas y los objetivos. A partir de esta comparación, los planificadores seleccionan el curso o los cursos de acción preferidos para avanzar en el proceso de planificación. Los planes a menudo incluyen múltiples cursos de acción para un escenario particular para reflejar las diferentes maneras en que podría desarrollarse.

Después de seleccionar los cursos de acción, el equipo de planificación identifica los recursos necesarios para llevar a cabo cada curso de acción sin tener en cuenta la disponibilidad de recursos. Una vez que el equipo de planificación identifica todos los requisitos, comienza a conectar los recursos disponibles con los requisitos. Este paso brinda a los planificadores la oportunidad de identificar brechas de recursos o deficiencias que deben tenerse en cuenta.

Resultado de Paso 4

Después de completar el Paso 4, el equipo de planificación habrá identificado las metas, los objetivos y los cursos de acción para antes, durante y después de las amenazas y peligros, así como las funciones.

Las metas, los objetivos y los cursos de acción para las amenazas y los peligros se incluirán en la sección “Anejos específicos de amenazas y peligros” del EOP escolar.

Las metas, los objetivos y los cursos de acción para las funciones se incluirán en la sección “Anejos funcionales” del EOP escolar.

Paso 5: Preparación, revisión y aprobación del plan

En el Paso 5, el equipo de planificación desarrolla un borrador del EOP escolar utilizando los cursos de acción desarrollados en el Paso 4. Además, el equipo revisa el plan, obtiene la aprobación oficial y comparte el plan con los socios comunitarios, como los primeros en responder, funcionarios de manejo de emergencias locales, personal y partes interesadas.

Formatear el plan

Un EOP escolar efectivo se presenta de una manera que facilita a los usuarios encontrar la información que necesitan y que es compatible con los planes locales y estatales. Esto puede incluir el uso de un lenguaje sencillo y proporcionar imágenes y/o indicaciones visuales para los pasos clave de acción. Esta guía presenta un formato tradicional que se puede adaptar para satisfacer las necesidades individuales de la escuela. Este formato tiene tres secciones principales: el Plan Básico, los Anejos Funcionales y los Anejos Específicos de Amenaza y Peligro.

La sección del Plan Básico del EOP escolar proporciona una descripción general del enfoque de la escuela para el manejo de emergencias. Aunque la sección del Plan Básico guía el desarrollo de los anejos orientados al manejo, su público principal está compuesto por la escuela, los funcionarios locales

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de emergencia y la comunidad (según corresponda). Los elementos enumerados en esta sección deben satisfacer las necesidades de estas audiencias a la vez que proporcionan una base sólida para el desarrollo de anejos de apoyo.

La sección Anejos funcionales detalla las metas, los objetivos y los cursos de acción de las funciones (por ejemplo, evacuación, comunicaciones, recuperación) que se aplican a múltiples amenazas o peligros. Los anejos funcionales establecen cómo la escuela administra una función antes, durante y después de una emergencia.

La sección Anejos específicos de amenaza y peligro especifica las metas, los objetivos y los cursos de acción que seguirá una escuela para abordar un tipo particular de amenaza o peligro (por ejemplo, huracán, tirador activo). Los anejos específicos de amenazas y peligros, como los anejos funcionales, establecen cómo la escuela administra una función antes, durante y después de una emergencia.

El siguiente formato funcional se puede utilizar para los anejos funcionales, así como para las secciones de anejos específicos de amenaza y peligro. Usando el formato a continuación y el trabajo que el equipo de planificación hizo en el Paso 4, cada función, amenaza y peligro tendrá al menos tres metas, con uno o más objetivos para cada meta y un curso de acción para cada uno de los objetivos.

Título (la función, amenaza o peligro) Meta(s) Objetivo(s) Cursos de acción (Describa los cursos de acción que desarrolló en el Paso 4 en la secuencia en

que van a ocurrir)

La Figura 2 a continuación describe los diferentes componentes de cada una de estas tres secciones. Esta guía detalla el contenido de estas tres secciones en el Contenido del Plan.6

6 El término anejo se usa a lo largo de esta guía para referirse a una función, peligro o amenaza específica, u otros suplementos al plan básico. Algunos planes pueden usar el término apéndice de la misma manera (por ejemplo, apéndice específico de peligro).

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Figura 2: Formato de EOP tradicional

Formato EOP escolar

Plan Básico1. Material Introductorio1.1. Documento de Promulgación y Firmas1.2. Aprobación e Implementación1.3. Registro y Cambios1.4. Récord de Distribución1.5. Índice2. Propósito, Alcance, Descripción de la Situación, y Suposiciones2.1. Propósito2.2. Alcance2.3. Descripción de la Situación

2.4. Suposiciones de Planificación3. Concepto de Operaciones4. Organización y Designación de Responsabilidades5. Dirección, Control, y Coordinación6. Recopilación, Análisis y Divulgación de Información7. Adiestramiento y Ejercicios8. Administración, Finanza y Logística9. Desarrollo y Mantenimiento del Plan10. Referencias

Anejos FuncionalesNOTA: Esta no es una lista completa, pero se recomienda que todos los EOP incluyan al menos los siguientes anejos funcionales:

1. Comunicaciones2. Evacuación3. Refugio en el lugar4. Cierre de emergencia5. Contabilidad de todas las personas

6. Reunificación7. Continuidad de Operaciones8. Seguridad9. Recuperación10. Salud y Asistencia Médica

Anejos específicos de amenaza y peligroNOTA: Esta no es una lista completa. Los anexos de cada escuela variarán en función de su análisis de riesgos.

1. Huracán o Tormenta Severa2. Terremoto3. Tornado4. Incidente con Materiales Peligrosos

5. Incidente con Gran Cantidad de Víctimas6. Tirador activo7. Pandemia o Brote de Enfermedad

Redactar el Plan

A medida que el equipo de planificación trabaja con el borrador, los miembros añaden tablas, gráficas y otros gráficos de apoyo necesarios. El equipo de planificación circulará un borrador para obtener los comentarios de las partes interesadas que tienen responsabilidades para implementar el plan. Los planes exitosos se escriben de acuerdo con las siguientes reglas simples.

1. Resuma información importante con listas de verificación y ayudas visuales, como mapas y flujogramas.

2. Escriba con claridad, utilizando un lenguaje sencillo, evite la jerga, minimice el uso de abreviaturas y use oraciones cortas y la voz activa. Los calificadores y la redacción vaga solo aumentan la confusión.

3. Utilice una estructura lógica y coherente que facilite a los lectores comprender la razón de ser de la secuencia de la información y buscar la información que necesitan.

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4. Proporcione suficientes detalles para transmitir un plan fácil de entender que sea factible. Por ejemplo, los maestros pueden tener un documento de una página que cubra lo que necesitarán saber y hacer durante una emergencia, o crear papelógrafos, carteles o letreros que den instrucciones simples. Organice los contenidos de una manera que ayude a los usuarios a identificar rápidamente soluciones y opciones. Los planes deben proporcionar una guía para llevar a cabo cursos de acción comunes, a través de los anejos específicos de funciones y de amenazas y peligros.

5. Desarrollar herramientas y documentos accesibles. Use ayudas auxiliares y servicios apropiados necesarios para la comunicación efectiva, como sitios web accesibles, texto digital que se puede convertir a audio o Braille, equivalentes de texto para imágenes y subtítulos de cualquier descripción de audio y descripción en audio de cualquier contenido de vídeo.

Revisar el Plan

Los planificadores deben verificar el plan escrito para verificar el cumplimiento de las leyes aplicables y su utilidad en la práctica. Los criterios comúnmente utilizados pueden ayudar a determinar la eficacia y la eficiencia del plan. Las siguientes medidas pueden ayudar a determinar si un plan es de alta calidad:

Un plan es adecuado si el plan identifica y aborda los cursos de acción críticos de manera efectiva; el plan puede cumplir la función asignada; y las suposiciones del plan son válidas y razonables.

Un plan es factible si la escuela puede cumplir la función asignada y las tareas críticas mediante el uso de recursos disponibles dentro del tiempo contemplado por el plan.

Un plan es aceptable si cumple con los requisitos impulsados por una amenaza o peligro, cumple con las limitaciones de costo y tiempo, y es consistente con la ley.

Un plan está completo si Incorpora todos los cursos de acción que deben realizarse para todas las amenazas y

peligros seleccionados y las funciones identificadas; Integra las necesidades de toda la comunidad escolar; Proporciona una imagen completa de lo que debería suceder, cuándo y bajo qué

dirección; Estima el tiempo para lograr los objetivos, siendo la seguridad la máxima prioridad; Identifica criterios de éxito y un estado final deseado; y Cumple con los principios de planificación descritos en esta guía.

El plan debe cumplir con los requisitos estatales y locales aplicables porque provee una referencia que facilita tanto la planificación como la ejecución.

Además, al revisar el plan, el equipo de planificación no tiene que proporcionar todos los recursos necesarios para ejecutar un curso de acción o cumplir un requisito establecido durante el esfuerzo de planificación. Sin embargo, el plan debe explicar dónde o cómo el distrito y la escuela obtendrán los recursos para respaldar esos requisitos.

Aprobar y compartir el Plan

Después de finalizar el plan, el equipo de planificación debe presentarlo al liderazgo apropiado y obtener la aprobación oficial del plan. Luego, el equipo debe compartir el plan con sus socios comunitarios que tienen una responsabilidad en el plan (por ejemplo, los primeros en responder,

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personal local de manejo de emergencias) y otras partes interesadas que desempeñan un papel en el plan, incluyendo las agencias de distrito, local, regional y/o estatales con las cuales se coordinará el plan. El plan también se debe compartir con otras organizaciones que puedan usar el (los) edificio(s) escolar(es).

Las escuelas deben tener cuidado de proteger el plan de aquellos que no están autorizados a tenerlo y deben considerar cómo se protegerán los documentos compartidos electrónicamente. Las agencias del orden público y los primeros en responder tienen un lugar seguro y accesible en la Web disponible para guardar copias de los planos, esquemas de construcción, hojas de contacto telefónico y otros detalles importantes que completan la planificación. Las escuelas deben cumplir con las leyes estatales y locales de registros abiertos para almacenar y proteger el plan.

El equipo debe mantener un registro de las personas y organizaciones que reciben una copia del plan.

Resultado de Paso 5

Después de completar el Paso 5, el equipo de planificación tendrá un EOP escolar final.

Paso 6: Implementación y mantenimiento del Plan

Adiestrar a los interesados en cuanto al plan y sus roles

Todos los involucrados en el plan deben conocer sus roles y responsabilidades antes, durante y después de una emergencia. Los componentes clave del adiestramiento incluyen:

Tener una reunión. Al menos una vez al año, organice una reunión para educar a todas las partes sobre el plan. Revise el plan para familiarizar a las partes interesadas.

Visite los lugares de evacuación. Muestre a las partes involucradas no solo dónde se ubican los lugares de evacuación sino también dónde se ubicarán áreas específicas, como áreas de reunificación, áreas de medios y áreas de triaje.

Ofrezca a las partes involucradas literatura apropiada y relevante sobre el plan, las políticas y los procedimientos. También puede ser útil proporcionar a todas las partes guías de referencia rápida que les recuerden los cursos de acción clave.

Publicar información clave en todo el edificio. Es importante que los estudiantes y el personal estén familiarizados y tengan fácil acceso a la información, como las rutas de evacuación y los procedimientos y lugares de refugio en el lugar. Asegúrese de que la información sobre las rutas de evacuación y los procedimientos y lugares de refugio en el lugar se comunique efectivamente a los estudiantes, personal y padres con discapacidades, así como a otras personas con necesidades de acceso y funcionales, como distribuir los materiales por correo electrónico en un formato accesible.

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Familiarice a los estudiantes y al personal con el plan y los socios dentro de la comunidad . Traer a los socios dentro de la comunidad que tienen un rol (por ejemplo, agentes del orden público, bomberos y personal de EMS) a la escuela para hablar sobre el plan hará que los estudiantes y el personal se sientan más cómodos trabajando con estos socios.

Capacite al personal sobre las habilidades necesarias para cumplir con sus roles. Al personal se le asignarán roles específicos en el plan y posiciones de apoyo al Sistema de Comando de Incidentes (ICS, por sus siglas en inglés – Incident Command System) que requerirá habilidades especiales, como primeros auxilios, evaluación de amenazas y prestación de servicios de asistencia personal para estudiantes con discapacidades y otros con necesidades de acceso y funcional. Además, los maestros sustitutos deben ser entrenados en el plan y sus roles en el plan.

Ejercitar el plan

Mientras más se practique un plan y se capacite a los interesados en el plan, más eficazmente podrán actuar antes, durante y después de una emergencia para disminuir el impacto en la vida y la propiedad. Los ejercicios brindan oportunidades para practicar con los socios dentro de la comunidad (por ejemplo, los primeros en responder, personal local de manejo de emergencias), así como para identificar brechas y debilidades en el plan. Los siguientes ejercicios requieren cantidades cada vez mayores de planificación, tiempo y recursos. Idealmente, las escuelas crearán un programa de ejercicios, que irá desde un ejercicio práctico hasta un ejercicio más avanzado, como un ejercicio funcional:

Ejercicios prácticos: los ejercicios prácticos son discusiones en grupos pequeños que recorren un escenario y los cursos de acción que una escuela deberá tomar antes, durante y después de una emergencia para disminuir el impacto en la comunidad escolar. Esta actividad ayuda a evaluar el plan y los recursos, y facilita la comprensión de los conceptos de manejo y planificación de emergencias.

Simulacros: Durante los simulacros, el personal de la escuela y los socios de la comunidad (por ejemplo, los primeros en responder, personal local de manejo de emergencias) usan los terrenos y edificios reales de la escuela para practicar la respuesta a un escenario.

Ejercicios funcionales: los ejercicios funcionales son similares a los simulacros pero involucran a múltiples socios; algunos pueden llevarse a cabo en todo el distrito. Los participantes reaccionan ante eventos simulados realistas (por ejemplo, una amenaza de bomba o un intruso con una pistola en un salón de clases) e implementan el plan y los procedimientos utilizando el ICS.

Ejercicios a gran escala: estos ejercicios son la actividad que más tiempo consume en el espectro de ejercicios y son esfuerzos multiagenciales, multijurisdiccionales en los que se despliegan todos los recursos. Este tipo de ejercicio evalúa la colaboración entre las agencias y los participantes, los sistemas de información pública, los sistemas de comunicaciones y los equipos. Un Centro de Operaciones de Emergencia (EOC, por sus siglas en inglés – Emergency Operations Center) es establecido por la policía o los servicios de bomberos, y el ICS está activado.

Antes de tomar una decisión sobre cuántos y qué tipos de ejercicios implementar, una escuela debe considerar los costos y beneficios de cada uno, así como también cualquier requisito estatal o local. Por ejemplo, aunque un ejercicio práctico puede ser menos costoso y requiere menos tiempo para ejecutarse, un ejercicio a gran escala proporciona un contexto más realista para la respuesta simulada a una situación de emergencia, proporcionando así comentarios más constructivos para mejorar los

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planes. Si los estudiantes están involucrados, la escuela también debe considerar la edad de la población estudiantil al seleccionar el ejercicio apropiado. Las escuelas también deberían considerar la posibilidad de incluir a los padres y deben tener en cuenta la diversidad cultural de sus poblaciones al diseñar ejercicios y capacitación.

Depende del equipo de planificación decidir con qué frecuencia deben realizarse los ejercicios. Si bien el ejercicio frecuente es importante, es imperativo que los ejercicios sean de alta calidad.

Para ejecutar efectivamente un ejercicio

Incluya a los socios dentro de la comunidad, como los primeros en responder (agentes del orden público, médicos de EMS y personal del departamento de bomberos) y el personal local de manejo de emergencias;

Comunique la información con anticipación para evitar confusión y preocupación; Ejercítese en condiciones diferentes y no ideales (por ejemplo, horas del día, condiciones

climáticas, señalamientos en el calendario académico, ausencia de personal clave y diversos eventos escolares);

Sea consistente con la terminología común de manejo de emergencias; Informe y desarrolle un informe posterior a la acción que evalúe los resultados, identifique los

vacíos o deficiencias y documente las lecciones aprendidas; y Discuta cómo se modificará el EOP escolar y los procedimientos, si es necesario, y especifique

quién tiene la responsabilidad de modificar el plan.

Para obtener información adicional sobre la realización de ejercicios, consulte la Guía del programa de ejercicio y evaluación del Departamento de Seguridad Nacional (Homeland Security Exercise and Evaluation Program Guide) en https://hseep.dhs.gov/pages/1001_HSEEP10.aspx.

Analizar, revisar y mantener el Plan

Este paso cierra el ciclo en el proceso de planificación. Se centra en añadir la información obtenida al ejercitar el plan a la investigación recopilada en el Paso 2, comenzando el ciclo de planificación una vez más. Recuerde, la planificación es un proceso continuo incluso después de la publicación del plan. Los planes deben evolucionar a medida que la escuela y el equipo de planificación aprenden lecciones, obtienen nueva información y puntos de vista, y actualizan las prioridades.

Las revisiones deben ser una actividad recurrente. Los equipos de planificación deberían establecer un proceso para analizar y revisar el plan. Muchas escuelas revisan sus planes anualmente. En ningún caso, ninguna parte de un plan debe estar más de dos años sin ser analizada y revisada.

Algunas escuelas han encontrado útil analizar y revisar porciones en lugar de revisar todo el plan a la vez. Las escuelas pueden considerar revisar una porción cada mes o en descansos naturales en el calendario académico. Ciertos eventos también proporcionarán nueva información que se utilizará para formar el plan. Las escuelas deben considerar revisar y actualizar sus planes o secciones de sus planes después de

Emergencias reales; Se han realizado cambios en políticas, personal, estructuras organizativas, procesos,

instalaciones o equipos;

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Se han finalizado las actualizaciones formales de orientación o estándares de planificación; Se han realizado ejercicios formales; Se han producido cambios en la escuela y en la comunidad circundante; Las amenazas o los peligros cambian o surgen nuevos; o Las evaluaciones continuas generan nueva información.

El equipo de planificación debe asegurarse de que todos los socios de la comunidad (por ejemplo, los primeros en responder, personal local de manejo de emergencias) tengan la versión más actual del EOP escolar.

CONTENIDO DEL PLAN

El Paso 5 del proceso de planificación en esta guía introdujo un formato con tres secciones para que las escuelas sigan en el desarrollo de un EOP escolar. Esta sección proporciona más detalles sobre lo que debe incluir cada una de las tres secciones y algunas consideraciones clave para desarrollar el contenido.

El plan básico

La sección Plan Básico del EOP escolar provee una descripción general del enfoque de la escuela con respecto al manejo antes, durante y después de una emergencia. Esta sección aborda las actividades generales que emprende la escuela independientemente de la función, amenaza o peligro. El contenido de esta sección proporciona una base sólida para las operaciones de la escuela. La información en esta sección no debe duplicar la información contenida en otras partes del plan. Casi toda la información contenida en el plan básico debería poder provenir del equipo de planificación. Si el equipo de planificación descubre que tiene que ir por encima de sus miembros para obtener una cantidad significativa de información, esto puede ser una indicación de que la membresía del equipo de planificación debe expandirse.+

Material introductorio

El material introductorio puede mejorar la rendición de cuentas con los socios dentro de la comunidad, incluidos los primeros en responder, los directores de emergencias locales y los funcionarios de salud pública y mental, y facilitar el uso de un EOP escolar. El material introductorio típico incluye:

Portada. La portada incluye el título del plan, una fecha y la(s) escuela(s) cubiertas por el plan. Hoja de Firma de Promulgación. Este documento o página contiene una declaración firmada

que reconoce formalmente y adopta el EOP escolar. Da la autoridad y la responsabilidad a los funcionarios de la escuela para realizar sus tareas antes, durante o después de un incidente, y por lo tanto, debe ser firmado por el director de la escuela u otro funcionario autorizado.

Página de aprobación e implementación. La página de aprobación e implementación presenta el plan, describe su aplicabilidad e indica que reemplaza a todos los planes anteriores. Incluye una delegación de autoridad para modificaciones específicas que se pueden hacer al plan y que pueden realizarse sin la firma del director de la escuela. También incluye una fecha y debe ser firmado por el director escolar autorizado.

Registro de cambios. Cada actualización o cambio en el plan debe ser registrado. El registro de cambios, generalmente en formato de tabla, contiene, como mínimo, un número de cambio, la fecha del cambio, el nombre de la persona que realizó el cambio y un resumen del cambio.

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Registro de distribución. El registro de distribución, generalmente en formato de tabla, indica el título y el nombre de la persona que recibe el plan, la agencia a la que pertenece el destinatario (ya sea la oficina de la escuela o, si es de fuera de la escuela, el nombre de la agencia gubernamental correspondiente o entidad del sector privado), la fecha de entrega y la cantidad de copias entregadas. Otra información relevante podría ser considerada. El registro de distribución puede usarse para probar que las personas y organizaciones con funciones específicas han reconocido su recepción, revisión y/o aceptación del plan. Las copias del plan pueden estar disponibles para el público y los medios sin información confidencial, de acuerdo con las leyes de registros públicos.

Tabla de contenido. La tabla de contenido es un diseño lógicamente ordenado, claramente identificado de las principales secciones y subsecciones del plan que facilitará la búsqueda de información dentro del plan.

Propósito y situación general

La sección Propósito y Situación General incluye los siguientes componentes:

Propósito. El propósito sienta las bases para el resto del EOP escolar. El propósito del plan básico es una declaración general de lo que el EOP escolar debe hacer. La declaración debe ser respaldada por una breve sinopsis del plan básico y anejos.

Situación general. La sección de situación explica por qué es necesario un EOP escolar. La sección de situación cubre una discusión general de

Las amenazas y peligros que representan un riesgo para la escuela y resultarían en la necesidad de usar este plan; y

Dependencias de personas fuera de la escuela para recursos críticos.

Concepto de operaciones

La sección Concepto de operaciones explica en términos generales la intención del director de la escuela con respecto a una operación.

Esta sección está diseñada para dar una idea general de cómo la escuela protegerá a los estudiantes, el personal y los visitantes, y debería

Identificar a aquellos con autoridad para activar el plan (por ejemplo, directores escolares, jefes de departamento);

Describir el proceso mediante el cual la escuela coordina con todas las agencias, juntas o divisiones apropiadas dentro de la jurisdicción;

Describir cómo los planes toman en cuenta los derechos arquitectónicos, programáticos y de comunicación de las personas con discapacidades y otras personas con necesidades de acceso y funcionales;

Identificar otros planes de respuesta y apoyo de agencia que respalden directamente la implementación de este plan (por ejemplo, EOP de la ciudad o condado (municipio), EOP escolares de escuelas ubicadas en el campus);

Explicar que el propósito principal de las medidas tomadas antes de una emergencia es prevenir, proteger y mitigar el impacto en la vida o la propiedad;

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Explicar que el objetivo principal de las medidas tomadas durante una emergencia es responder a la emergencia y minimizar su impacto en la vida o la propiedad; y

Explicar que el objetivo principal de las acciones tomadas después de una emergencia es recuperarse de su impacto en la vida o la propiedad.

Organización y asignación de responsabilidades

Esta sección proporciona una descripción general de los amplios roles y responsabilidades del personal escolar, las familias, los tutores y los socios comunitarios (por ejemplo, los primeros en responder, directores de emergencias locales, personal de salud pública y mental) y de las funciones de la organización durante todas las emergencias.

Describa las amplias funciones y responsabilidades de las personas que se postulan durante7 todas las emergencias.

Las personas que el equipo de planificación desee incluir en esta sección del plan son directores y otros líderes administrativos escolares, maestros, personal de apoyo (por ejemplo, maestros ayudantes, consejeros, trabajadores sociales, psicólogos, enfermeras, personal de mantenimiento, oficiales de recursos escolares [SROs, por sus siglas en inglés – School Resource Officers], trabajadores de la cafetería o comedor, conductores de autobuses) y padres y tutores.

El equipo de planificación también desee incluir organizaciones comunitarias representadas en el EOP.

El siguiente es un ejemplo del tipo de información que se incluiría en el plan para describir los amplios roles y responsabilidades de los maestros durante todas las emergencias.

Los maestros serán responsables de la supervisión de los estudiantes y permanecerán con los estudiantes hasta que se indique lo contrario. Las responsabilidades de los maestros incluyen:

dirigir a los estudiantes a áreas de reunión internas o externas de acuerdo con las instrucciones provistas por el Jefe de Incidentes o su designado;

teniendo en cuenta a los estudiantes cuando la clase se traslada a un área de reunión exterior o interior o se evacua a otro lugar;

informar sobre estudiantes desaparecidos al Jefe de Incidentes o su designado;

obtener servicios de primeros auxilios para estudiantes lesionados; y si está capacitado y certificado en primeros auxilios, prestar primeros auxilios, si es necesario.

Describa los acuerdos informales y formales establecidos para la activación e intercambio rápido de recursos durante una emergencia (por ejemplo, lugares de evacuación a un estacionamiento de una empresa cercana). Los acuerdos pueden ser entre la escuela y los servicios de

7 Si el equipo de planificación considera que la información es crítica para la implementación exitosa del plan, puede identificar roles y responsabilidades de una o más de estas personas antes y después de una emergencia, además de durante una emergencia.

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emergencia (por ejemplo, departamento de bomberos, departamento de policía), escuelas vecinas, organizaciones y negocios.

Dirección, control y coordinación

Esta sección describe el marco para todas las actividades de dirección, control y coordinación. Debería explicar

La estructura de ICS según ha sido utilizado por la escuela; La relación entre el EOP escolar y el distrito, o el sistema de manejo de emergencias de la

comunidad en general; y Quién tiene el control del equipo, los recursos y los suministros necesarios para respaldar el EOP

escolar.

Recopilación, análisis y diseminación de información

Esta sección aborda el rol de la información en la implementación exitosa de las actividades que ocurren antes, durante y después de una emergencia.

Identifique el tipo de información que será útil para la implementación exitosa de las actividades que ocurren antes, durante y después de una emergencia, como

Antes y durante: informes meteorológicos, alertas policiales, alertas de radio de la Oficina Nacional de Administración Oceánica y Atmosférica (National Oceanic and Atmospheric Administration), informes de crímenes.

Después: los sitios web y las líneas directas de las agencias de salud mental, y los sitios web de las agencias de socorro y manejo de emergencias y las líneas directas que ayudan en todos los aspectos de la recuperación.

Para cada uno de los tipos de información identificados, responda las siguientes preguntas: ¿Cuál es la fuente de la información? ¿Quién analiza y usa la información? ¿Cómo se recopila y comparte la información? ¿Cuál es el formato para proporcionar la información a quienes la usarán? ¿Cuándo debería recopilarse y compartirse la información?

Adiestramiento y Ejercicios

Esta sección describe las actividades críticas de adiestramiento y ejercicio que la escuela usará para apoyar el plan. Esto incluye los objetivos básicos de capacitación y la frecuencia para garantizar que el personal, los estudiantes, los docentes, los padres y los representantes de la comunidad comprendan los roles, las responsabilidades y las expectativas. Esta sección también establece la frecuencia esperada de los ejercicios a ser conducidos por la escuela. El contenido puede estar influenciado por requisitos similares a nivel del distrito y/o jurisdicción local. Los ejercicios pueden variar desde simulacros básicos de incendio y refugio designado hasta simulacros a gran escala en toda la comunidad que representan de manera realista una crisis y muestran el rol que desempeña la escuela en el distrito escolar y la planificación municipal.

Administración, finanzas y logística

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Esta sección cubre los requisitos generales de apoyo y la disponibilidad de servicios y apoyo para todo tipo de emergencias, así como las políticas generales para la administración de recursos. Debe identificar y hacer referencia a las políticas y procedimientos que existen fuera del plan. Esta sección debería

Identificar los controles administrativos (por ejemplo, políticas y procedimientos de presupuesto y adquisición) y los requisitos que se utilizarán para proporcionar la responsabilidad de los recursos y los gastos;

Describa brevemente cómo la escuela mantendrá registros precisos de actividades clave; Describa brevemente cómo se conservarán los registros vitales (por ejemplo, registros de

estudiantes) (los detalles pueden estar contenidos en un anejo funcional de continuidad de operaciones [COOP, por sus siglas en inglés – Continuity of Operations]); e

Identifique políticas generales para mantener registros financieros, dar seguimiento de las necesidades de recursos, dar seguimiento de la fuente y el uso de los recursos, adquirir la posesión de los recursos y compensar a los propietarios de la propiedad privada utilizada por la escuela.

Desarrollo y mantenimientos del Plan

Esta sección trata el enfoque general de la planificación y la asignación de responsabilidades de desarrollo y mantenimiento del plan. Esta sección

Describe el proceso de planificación, los participantes en ese proceso y cómo se coordinan el desarrollo y la revisión de las diferentes secciones del EOP escolar (plan básico y anejos) antes de una emergencia;

Asigna la responsabilidad de la planificación y coordinación general a un puesto o persona específica; y

Proporciona un ciclo regular de adiestramiento, evaluación, revisión y actualización del EOP escolar.

Referencias

Esta sección proporciona la base legal para las operaciones y actividades de emergencia, e incluye

Listas de leyes, estatutos, ordenanzas, órdenes ejecutivas, regulaciones y acuerdos formales relevantes para emergencias; y

Disposiciones para la sucesión de la autoridad de toma de decisiones y el control operacional para garantizar que las funciones críticas de emergencia puedan realizarse en ausencia del director de la escuela.

Contenido de los anejos funcionales

Los anejos funcionales se centran en las funciones operacionales críticas y los cursos de acción desarrollados para llevarlas a cabo. Esta sección de la guía describe anejos funcionales que las escuelas deberían abordar al desarrollar un EOP escolar completo y de alta calidad. A medida que el equipo de planificación evalúa las necesidades de la escuela, es posible que deba preparar anejos adicionales o diferentes. También se incluyen en esta sección cuestiones que el equipo de planificación debería considerar a medida que desarrolla metas, objetivos y cursos de acción para estas funciones. Si bien

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estos son algunos de los problemas más importantes, no están destinados a constituir una lista exhaustiva.

Si bien estas funciones se deben describir por separado, es importante recordar que muchas funciones se producirán consecutivamente. Por ejemplo, se puede implementar un refugio designado durante una emergencia pero, si el edificio está destruido, la escuela puede iniciar una evacuación.

A menudo, múltiples funciones también se realizarán al mismo tiempo. Por ejemplo, durante una evacuación, una vez que los estudiantes están fuera del edificio de manera segura, comenzará la función de contabilización de estudiantes, personal y visitantes. La función de evacuación, sin embargo, seguirá en vigencia a medida que el personal o los primeros en responder trabajen para localizar y evacuar a las personas no contabilizadas.

Si bien las funciones se complementan entre sí y se superponen, no es necesario repetir un curso de acción en un anejo funcional si aparece en un segundo anejo funcional. Por ejemplo, aunque una evacuación puede conducir a la reunificación, no es necesario enumerar un curso de acción para la reunificación dentro del Anejo de Evacuación.

Anejo de evacuación

Este anejo se centra en los cursos de acción que las escuelas ejecutarán para evacuar edificios y terrenos escolares.

El equipo de planificación debe considerar lo siguiente al desarrollar sus metas, objetivos y cursos de acción:

Cómo mover de manera segura a los estudiantes y visitantes a las áreas de reunión designadas desde salones, áreas exteriores, cafeterías/comedores y otras ubicaciones escolares.

Cómo evacuar cuando la ruta de evacuación primaria es inutilizable. Cómo evacuar a los estudiantes que no están con un maestro o miembro del personal. Cómo evacuar a personas con discapacidades (junto con animales de servicio y dispositivos de

asistencia, por ejemplo, sillas de ruedas) y otras personas con necesidades de acceso y funcionales, incluido el idioma, el transporte y las necesidades médicas.

Anejo de cierre de emergencia

Este anejo se enfoca en los cursos de acción que las escuelas ejecutarán para proteger los edificios y los terrenos escolares durante incidentes que presenten una amenaza inmediata de violencia dentro o alrededor de la escuela. El objetivo principal de un cierre de emergencia es garantizar rápidamente que todo el personal de la escuela, los estudiantes y los visitantes estén protegidos en los salones lejos del peligro inmediato.


Cómo bloquear todas las puertas exteriores, y cuándo puede o no ser seguro hacerlo. Cómo las características particulares del salón y del edificio (es decir, ventanas, puertas)

impactan posibles cursos de acción de cierre de emergencia. Qué hacer cuando se materializa una amenaza dentro de la escuela.

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Cuándo usar las diferentes variaciones de un cierre de emergencia (por ejemplo, cuando se acortan las actividades externas, se cierran las puertas y los visitantes se vigilan de cerca, pero todas las demás actividades continúan normalmente).

Anejo del Refugio Designado

Un anejo de Refugio Designado se centra en los cursos de acción cuando se requiere que los estudiantes y el personal permanezcan en el interior, tal vez por un período prolongado de tiempo, porque es más seguro dentro del edificio o en un salón que afuera. Dependiendo de la amenaza o el peligro, es posible que los estudiantes y el personal se vean obligados a trasladarse a salones que puedan cerrarse (como en el caso de un peligro químico o biológico) o sin ventanas, o a un refugio meteorológico (como en el caso de un tornado).


Qué suministros se necesitarán para sellar la habitación y para satisfacer las necesidades de los estudiantes y el personal (por ejemplo, agua).

Cómo un refugio designado puede afectar a personas con discapacidades y otras personas con necesidades de acceso y funcionales, como estudiantes que requieren la administración regular de medicamentos, equipo médico duradero y servicios de asistente personal.

Cómo mover estudiantes cuando la ruta principal no se puede usar. Cómo localizar y mover a los estudiantes que no están con un maestro o miembro del personal. Considere la necesidad e integración de “salones seguros” para la protección contra riesgos

extremos de vientos (como un tornado o un huracán) a fin de brindar protección inmediata de seguridad de vida cuando la evacuación no es una opción.

Anejo de contabilidad de todas las personas

Este anejo se enfoca en desarrollar cursos de acción para contabilizar el paradero y el bienestar de los estudiantes, el personal y los visitantes, e identificar a aquellos que pueden estar desaparecidos.


Cómo el personal determinará quién está presente en el área de reunión. Qué hacer cuando no se puede ubicar a un estudiante, miembro del personal o invitado. Cómo el personal informará al supervisor de la asamblea. Cómo y cuándo los estudiantes serán despachados o liberados.

Anejo de comunicaciones y advertencias

El anejo de Comunicaciones y Advertencias incluye comunicación y coordinación durante emergencias y desastres (comunicación interna y externas con partes interesadas), así como la comunicación de protocolos de emergencia antes de una emergencia y comunicación después de una emergencia.


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Cómo se integra el sistema de comunicaciones de la escuela con las redes de comunicación de desastres y de respuesta de las agencias locales del orden público (por ejemplo, el departamento de bomberos y el personal del orden público).

Cómo asegurar que los miembros relevantes del personal puedan operar el equipo de comunicaciones.

Cómo la escuela se comunicará con los estudiantes, las familias y la comunidad en general antes, durante y después de una emergencia.

Cómo contabilizar las barreras tecnológicas que enfrentan los estudiantes, el personal, los padres y los tutores.

Cómo abordar con eficacia las barreras de acceso a idiomas que enfrentan los estudiantes, el personal, los padres y los tutores.

Cómo manejará la escuela los medios (por ejemplo, oficial de información pública del distrito o la escuela [PIO, por sus siglas en inglés – Public Information Office]).

Cómo se comunicarán a la comunidad los impactos a los estudiantes, incluido el impacto en las actividades relacionadas con la escuela pero no necesariamente en la escuela o durante el horario escolar regular (es decir, uso de la iglesia de la propiedad escolar y eventos deportivos).

Cómo la escuela garantizará una comunicación efectiva con personas con discapacidades y otras con necesidades de acceso y funcionales (por ejemplo, coordinando con los primeros en responder y los directores del manejo de emergencias locales para proporcionar intérpretes de lenguaje de señas para usar durante las conferencias de prensa, publicando solo documentos accesibles, asegurando que la información en los sitios web esté accesible).

Anejo de reunificación familiar

El anejo de reunificación familiar detalla cómo los estudiantes se reunirán con sus familias o tutores.


Cómo informar a las familias y tutores sobre el proceso de reunificación por adelantado, y cómo describir claramente sus roles y responsabilidades en la reunificación.

Cómo verificar que un adulto está autorizado a tomar la custodia de un estudiante. Cómo facilitar la comunicación entre el check-in de padres y las áreas de reunión de estudiantes. Cómo asegurar que los estudiantes no se vayan solos. Cómo proteger la privacidad de los estudiantes y los padres de los medios. Cómo reducir la confusión durante el proceso de reunificación. Con qué frecuencia se pondrá al tanto a las familias. Cómo dar cuenta de las barreras tecnológicas que enfrentan los estudiantes, el personal, los

padres y los tutores. Cómo abordar con eficacia las barreras de acceso a idiomas que enfrentan los estudiantes, el

personal, los padres y los tutores.

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Anejo de Continuidad de Operaciones (COOP – Continuity of Operations)

Este anejo describe cómo una escuela y un distrito ayudarán a garantizar que las funciones esenciales continúen durante una emergencia y sus consecuencias inmediatas. Las funciones esenciales incluyen servicios comerciales (nómina y compras), comunicación (interna y externa), soporte de computadoras y sistemas, mantenimiento de instalaciones, seguridad y continuidad de la enseñanza y el aprendizaje.


Cómo se diseñará el anejo COOP para que pueda activarse en cualquier momento y mantenerse por hasta 30 días.

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Decirles a los familiares que su ser querido está desaparecido, lesionado o fue asesinado

Cuando la reunificación no es posible porque un niño está desaparecido, herido o fue asesinado , cómo y cuándo se brinda esta información a las familias es fundamental. Antes de una emergencia, el equipo de planificación debe determinar cómo, cuándo y por quién se informará a los seres queridos si su ser querido falta o ha resultado herido o está muerto. Los agentes del orden público generalmente son los encargados de notificar las muertes, pero todas las partes deben comprender sus roles y responsabilidades. Esto asegurará que los padres y seres queridos reciban información precisa y oportuna de manera compasiva.

Si bien se deben seguir los procedimientos de los agentes del orden público y del médico forense, las familias deben recibir información precisa tan pronto como sea posible. Tener personal entrenado a la mano o disponible de inmediato para hablar con sus seres queridos sobre la muerte y las lesiones puede garantizar que la notificación se proporcione a los miembros de la familia con claridad y compasión. Los consejeros deben estar disponibles para ayudar de inmediato a los miembros de la familia.

El EOP escolar debe incluir puntos de contacto pre-identificados (por ejemplo, consejeros, oficiales de policía) para trabajar con y apoyar a los miembros de la familia. Estos puntos de contacto deben estar conectados con las familias lo más temprano posible en el proceso, incluso cuando los niños aún están desaparecidos, pero también antes de que las víctimas hayan sido identificadas positivamente. Después de un incidente, es fundamental confirmar que cada familia reciba el apoyo que necesita, incluso a largo plazo.

El EOP escolar debe considerar recursos impresos y apropiados para la edad para ayudar a las familias a reconocer y buscar ayuda con respecto a una variedad de reacciones que ellos o sus seres queridos pueden experimentar durante y después de una emergencia. A menudo, una familia que ha perdido un hijo puede tener otros hijos u otro hijo en la escuela. Es fundamental que estas familias y seres queridos reciban apoyo, ya que lamentan su pérdida y apoyan a su(s) hijo(s) sobreviviente(s).

El EOP escolar también debe abordar explícitamente cómo las familias y los niños afectados recibirán apoyo si prefieren no involucrarse con los medios. Esto incluye estrategias para mantener a los medios lejos de las familias y los estudiantes mientras la emergencia está en curso, y apoyo para las familias que pueden experimentar atención no deseada de los medios en sus hogares.

Cómo el anejo COOP establecerá prioridades para restablecer las funciones esenciales, como la restauración de las operaciones escolares y el mantenimiento de la seguridad y el bienestar de los estudiantes y el entorno de aprendizaje.

Cómo el anejo COOP asegurará que los estudiantes reciban servicios relacionados aplicables en caso de un cierre prolongado.

Anejo de Recuperación

Este anejo describe cómo las escuelas se recuperarán de una emergencia. Los cuatro tipos de recuperación más importantes son la recuperación académica, la recuperación física, la recuperación fiscal y la recuperación psicológica y emocional.


Recuperación académica Cuando la escuela debe cerrar y volver a abrir, y quién tiene la autoridad para hacerlo. Qué espacio(s) temporal(es) puede usar la escuela si los edificios escolares no se pueden

reabrir de inmediato. Cómo proporcionar programación educativa alternativa en caso de que los estudiantes

no puedan volver a reunirse físicamente. Recuperación física

Cómo documentar los activos de la escuela, incluidas las instalaciones físicamente accesibles, en caso de daño.

Qué personal tiene conocimiento experto de los activos de las escuelas, y cómo y dónde accederán a los registros para verificar los activos actuales después de un desastre.

Cómo la escuela trabajará con las compañías de servicios públicos y de seguros antes de una emergencia para asegurar una recuperación más rápida.

Recuperación fiscal Cómo se incluirá el liderazgo del distrito (por ejemplo, superintendente, director

comercial, director de personal y gerente de riesgos). Cómo el personal recibirá información oportuna y real sobre el regreso al trabajo. A qué fuentes puede acceder la escuela para fondos de ayuda de emergencia.

Recuperación psicológica y emocional Quién servirá como el líder del equipo. Donde se brindará asesoramiento y primeros auxilios psicológicos. Cómo los maestros crearán un ambiente tranquilo y de apoyo para los estudiantes,

compartirán información básica sobre el incidente, proporcionarán primeros auxilios psicológicos (si están capacitados) e identificarán a los estudiantes y al personal que puedan necesitar asesoramiento inmediato sobre crisis.

Quién proporcionará consejeros capacitados. Cómo abordar las necesidades de asesoramiento inmediato, a corto y largo plazo de los

estudiantes, el personal y las familias. Cómo manejar conmemoraciones, actividades conmemorativas o marcadores

permanentes y/o estructuras conmemorativas (si se permite). Esto incluye

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preocupaciones tales como cuándo se cerrará un lugar de conmemoración, qué se hará con las notas y tributos, y cómo se informará a los estudiantes con anticipación.

Cómo las actividades conmemorativas lograrán un equilibrio entre honrar la pérdida, reanudar las rutinas y los horarios de la escuela y la clase, y mantener la esperanza para el futuro.

Cómo el anejo de Salud Pública, Médica y Mental informará las acciones y planes del anejo de Recuperación.

Anejo de Salud Pública, Médica y Mental

Este anejo describe los cursos de acción que la escuela implementará para abordar temas de emergencia médica (por ejemplo, primeros auxilios), salud pública y asesoramiento de salud mental. Las escuelas deben coordinar estos esfuerzos con los servicios médicos de emergencia apropiados, la salud pública, la salud mental, agentes del orden público, el departamento de bomberos y los representantes de manejo de emergencias. Las necesidades de salud mental después de una emergencia se abordarán en el anejo de Recuperación.


Cuál es la función del personal al proporcionar primeros auxilios durante una emergencia. Donde se ubicarán los suministros médicos de emergencia (por ejemplo, botiquines de primeros

auxilios, desfibrilador externo automático) y quién es responsable de comprarlos y mantenerlos. Qué personal tiene capacitación o experiencia relevante, como primeros auxilios o RCP (CPR). Cómo la escuela obtendrá un número suficiente de consejeros en caso de una emergencia. Cómo la escuela compartirá e informará de inmediato sobre el brote o epidemia u otras

situaciones médicas inusuales al departamento de salud local. Cómo la escuela apoyará las necesidades de los estudiantes identificados por el equipo de

evaluación de amenazas.

Anejo de Seguridad

Este anejo se enfoca en los cursos de acción que las escuelas implementarán de manera rutinaria y permanente para proteger a la escuela de amenazas criminales originadas tanto dentro como fuera de la escuela. Esto incluye los esfuerzos realizados en conjunto con agentes del orden público.


Cómo los acuerdos con las agencias del orden público abordan el rol diario de los agentes del orden público dentro y alrededor de la escuela.

Cómo asegurarse de que el edificio esté físicamente seguro (incluyendo la implementación de Prevención del delito a través del diseño ambiental [CPTED, por sus siglas en inglés – Crime Prevention Through Environmental Design]).

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Cómo hacer que los estudiantes vayan y vuelvan de la escuela de forma segura (incluido el control del tráfico y la seguridad de los peatones).

Cómo mantener los artículos prohibidos fuera de la escuela. Cómo responder a las amenazas identificadas por el equipo de evaluación de amenazas

conductuales. Cómo se compartirá la información con los agentes del orden público u otros respondedores

(teniendo en cuenta los requisitos o limitaciones de las leyes de privacidad aplicables, incluida la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia de 1974 [FERPA, por sus siglas en inglés – Family Educational Rights and Privacy Act], la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996 [HIPAA, por sus siglas en inglés – Health Insurance Portability and Accountability Act], y derechos civiles y otras leyes. Se puede encontrar más información sobre FERPA y HIPAA en la sección “Una revisión detallada, intercambio de información”).

Anejos específicos de amenazas y peligros

Los anejos específicos de amenazas y peligros describen los cursos de acción únicos para amenazas y peligros particulares. Los cursos de acción ya descritos en un anejo funcional no necesitan repetirse en un anejo específico de peligro. Las escuelas desarrollarán estos basados en la lista de peligros prioritarios determinada en el proceso de evaluación. A medida que los equipos de planificación desarrollan cursos de acción para amenazas y peligros, deben considerar las reglamentaciones o mandatos federales, estatales y locales que a menudo se aplican a peligros específicos.

Si hay un Anejo funcional que se aplica a uno de los anejos de amenaza o peligro, este último lo incluirá por referencia. Por ejemplo, si un curso de acción “durante” por riesgo de incendio implica evacuación, y hay un anejo de evacuación, el anejo de Incendio indicaría “ver Anejo de evacuación” en la sección “durante” del curso de acción en lugar de repetir los cursos de acción de evacuación en el anejo de Incendio.

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Principios CPTED

Vigilancia natural: organización de las características físicas para maximizar la visibilidad

Control de acceso natural: guíar a las personas con señales, entradas y salidas bien marcadas y paisajismo, al tiempo que limita el acceso a ciertas áreas mediante el uso de barreras reales o simbólicas

Refuerzo de territorialidad: delinear claramente el espacio, expresando orgullo y posesión, y creando un ambiente acogedor

Manejo y mantenimiento: garantizar que los servicios de construcción funcionen de manera adecuada y segura, y que el exterior se mantenga y organice adecuadamente, con jardinería y gramas mantenidas y recortadas

El American Clearinghouse on Educational Facilities, disponible en http://www.acefacilities.org, proporciona información adicional que describe cómo se puede aplicar CPTED en el entorno escolar.

Tabla 3: Tipos y ejemplos de amenazas y peligros

Tipo de Amenaza y Peligro EjemplosPeligros Naturales Temblores

Tornados Relámpago Viento severo Huracanes Inundaciones Incendios forestales Temperaturas extremas Derrumbes o deslizamientos de tierra Tsunamis Erupciones volcánicas Precipitación de invierno

Peligros Tecnológicos Explosiones o liberación accidental de toxinas de plantas industriales

Liberación accidental de materiales peligrosos dentro de la escuela, como fugas de gas o derrames de laboratorio

Liberaciones de materiales peligrosos de las principales autopistas o ferrocarriles

Liberaciones radiológicas de centrales nucleares

Fallo de Represa Fallo de Electricidad Falla de Agua

Peligros Biológicos Enfermedades infecciosas, como influenza pandémica, tuberculosis extensamente resistente a los medicamentos, Staphylococcus aureus y meningitis

Brotes de alimentos contaminados, incluidos Salmonella, botulismo y E. coli

Materiales tóxicos presentes en los laboratorios de la escuela

Peligros adversos, incidentales y causados por el hombre

Fuego Tiradores activos Amenazas o acciones criminales Violencia de pandillas Amenazas de bomba Violencia doméstica y abuso Ataques cibernéticos Suicidio

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UNA REVISIÓN DETALLADA

Esta sección de la guía brinda a los usuarios información sobre cuatro temas clave para mejorar la implementación de sus Planes de Manejo de Emergencias (EOP, por sus siglas en inglés). Estos temas se describen en los siguientes capítulos:

El “intercambio de información” brinda una descripción general de la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médico y las implicaciones que estos estatutos federales pueden tener para compartir información en el proceso de planificación de emergencia.

“Primeros auxilios psicológicos para las escuelas” (PFA-S, por sus siglas en inglés – Psychological First Aid for Schools) describe este tipo de ayuda y cómo las escuelas pueden usarla para ayudar a los estudiantes, el personal y las familias durante e inmediatamente después de un incidente traumático.

“Clima escolar y emergencias” describe cómo un clima escolar positivo proporciona a los estudiantes un acceso rápido a apoyos emocionales y conductuales que pueden afectar la capacidad de los estudiantes y el personal para prevenir, responder y recuperarse de emergencias.

“Situaciones de tirador activo” describe los desafíos únicos involucrados en la preparación, la respuesta y la recuperación de un tiroteo en la escuela.

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1. Intercambio de Información

Esta sección de “Una revisión detallada” brinda una descripción general de la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA) y las implicaciones que este y otros estatutos federales tienen para compartir información en el proceso de planificación de emergencia. Esta sección también proporciona una breve descripción de las circunstancias más limitadas en que la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA) puede aplicarse para afectar el intercambio de información en el entorno escolar.

Si bien es fundamental que las escuelas cumplan con estas leyes, a menudo existe confusión sobre su aplicabilidad, lo que hace que las escuelas compartan menos de lo permitido con los agentes del orden público o las autoridades correspondientes, incluso cuando exista una causa adecuada para compartir información. Si las escuelas entienden cuándo y cómo se aplican estas leyes, ambas pueden garantizar la seguridad pública y proteger la privacidad de los estudiantes.

Si bien esta sección de la guía se centra en FERPA y, en menor medida, HIPAA, puede haber leyes de derechos civiles federales y estatales y otras leyes que imponen restricciones sobre cuándo y con quién las escuelas pueden compartir información. A nivel federal, por ejemplo, las escuelas públicas elementales y secundarias están sujetas a las leyes federales de derechos civiles, incluidas las leyes que prohíben el discrimen por discapacidad (Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades [ADA]) y la Sección 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973); raza, color y origen nacional (Títulos IV y VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964); sexo (Título IX de las Enmiendas Educativas de 1972 y Título IV de la Ley de Derechos Civiles de 1964); y religión (Título IV de la Ley de Derechos Civiles de 1964). Por ejemplo, la Sección 504 y el Título II de ADA8 prohíben el discrimen por discapacidad y, en general, prohibirían divulgaciones innecesarias del estado de la discapacidad o información relacionada con esa discapacidad a terceros.9 Pueden ser necesarias las divulgaciones cuando el estudiante representa una amenaza significante y expresa para otros.10

Se insta encarecidamente a las escuelas a que tomen el tiempo para revisar estas leyes, así como otras que apliquen en sus jurisdicciones, cuando trabajen con sus socios comunitarios para garantizar que todas las partes comprendan cabalmente las leyes aplicables al decidir si divulgan información. En particular, es fundamental capacitar a los empleados escolares, incluidos los contratistas independientes, sobre las leyes aplicables para garantizar que las escuelas, los funcionarios escolares o los empleados no publiquen información de forma inapropiada o tomen decisiones sobre los estudiantes o divulguen registros basados en mitos, temores o estereotipos relacionados a raza, color, origen nacional, sexo, religión, discapacidad, orientación sexual o identidad de género.11

8 El Título II de ADA prohíbe el discrimen por discapacidad por parte de entidades públicas, incluidas las escuelas públicas.9 Ver 34 CFR § 104.4; 28 CFR § 35.130; “Dear Colleague Letter” y “Frequently Asked Questions on Report Cards and Transcripts for Students with Disabilities Attending Public Elementary and Secondary Schools”, octubre de 2008. Disponible en http://www2.ed.gov/about/offices/list/ocr/letters/colleague-20081017.pdf.10 Ver 28 CFR 35.139.11 Para obtener más información sobre los estatutos de derechos civiles aplicables, visite www.justice.gov/crt, www.ed.gov/ocr o www.ada.gov. Se puede encontrar información sobre la capacitación y la dirección adecuada para los funcionarios de recursos escolares y los agentes del orden público en las escuelas en www.cops.usdoj.gov.

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Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA)

¿Qué es FERPA?

FERPA es una ley federal que protege la privacidad de los récords educativos de los estudiantes. La ley se aplica a todas las agencias educativas e instituciones que reciben fondos bajo cualquier programa del Departamento de Educación de los EE.UU. (Denominado “escuelas” a continuación). FERPA otorga a los padres ciertos derechos con respecto a los récords educativos de sus hijos. Estos derechos se transfieren al estudiante cuando él o ella llega a la edad de 18 años o asiste a una escuela más allá del nivel de la escuela secundaria. Los estudiantes a quienes se transfirieron los derechos son “estudiantes elegibles”. La Oficina de Cumplimiento de Políticas Familiares del Departamento de Educación de los EE.UU., administra FERPA.

FERPA protege los derechos de los padres o estudiantes elegibles para

Inspeccionar y revisar los récords educativos; Buscar enmendar los récords educativos; y Consentir en la divulgación de información de identificación personal (PII, por sus siglas en inglés

– Personally Identifiable Information) de récords educativos, excepto según lo especificado por la ley.

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En esta sección:

¿Qué es FERPA?

¿Qué son los “Récords educativos”?

¿Quién puede acceder a los récords educativos protegidos por FERPA?

Hacer un balance entre seguridad y privacidad

La excepción de emergencia de salud y seguridad con relación al requisito de

consentimiento

La excepción de récord de la unidad del orden público con relación a la

definición de récords educativos

Los malentendidos comunes de FERPA

Consideraciones adicionales bajo FERPA

Incorporación de FERPA en su proceso de planificación de emergencia

¿Qué información está protegida bajo FERPA y cuándo puede la escuela

compartirla?

¿Qué información no está protegida bajo FERPA y cuándo puede la escuela

compartirla?

Preguntas frecuentes relacionadas con FERPA

Orientación y recursos de FERPA

Para una revisión exhaustiva de FERPA, además de lo que se proporciona en este documento, consulte las reglamentaciones de implementación para FERPA, que se encuentran en el Título 34 del Código de Regulaciones Federales (CFR), parte 99, y los recursos y documentos de orientación que figuran al final de esta sección.

¿Qué son los “Récords Educativos”?

Los diferentes tipos de récords e información pueden estar protegidos por FERPA si se determina que son “récords educativos”. Los récords educativos están protegidos por FERPA y se definen ampliamente como récords directamente relacionados con un estudiante y mantenidos por una agencia o institución educativa, o una parte que actúa en nombre de la agencia o institución.

La tabla no exhaustiva a continuación muestra varios ejemplos de qué tipos de récords generalmente son y no son considerados récords educativos.

Récords Educativos No Récords EducativosTranscripciones Récords que se mantienen en posesión exclusiva

del creador y que se usan solo como elementos de memoria personal

Récords disciplinarios Récords de la unidad del orden públicoResultados de pruebas estandarizadas Notas en papeles calificados por pares antes de

que sean recogidos y registrados por un maestroRécords de salud (incluida la salud mental) e historial familiar

Récords creados o recibidos por una escuela después de que un individuo ya no esté presente y que no estén directamente relacionados con la asistencia del individuo a la escuela

Récords sobre los servicios prestados a los estudiantes bajo la Ley para la Educación de Individuos con Discapacidades (IDEA, por sus siglas en inglés – Individuals with Disabilities Education Act)

Récords de empleados que se relacionan exclusivamente con un individuo en la capacidad de ese individuo como empleado

Récords de servicios y acomodaciones provistas a los estudiantes bajo la Sección 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973 y el Título II de ADA12

Información obtenida a través del conocimiento u observación personal de un funcionario escolar y no de los récords educativos del estudiante

Consulte la discusión bajo “Hacer un balance entre seguridad y privacidad” a continuación para obtener más detalles sobre las unidades del orden público bajo FERPA, qué constituye un récord de unidad del orden público y cómo se pueden usar estos récords.

¿Quién puede acceder a los récords educativos protegidos por FERPA?

12 Las escuelas también deben considerar cuidadosamente si la información que requieren para la inscripción de estudiantes en servicios, incluidos los servicios de educación especial, tenderá a identificar a un estudiante como una persona con discapacidad y determinará hasta qué punto se deben considerar otras leyes además de FERPA antes de divulgar esa información, sin consentimiento. Además, la divulgación de detalles sobre algunas discapacidades o adaptaciones que permiten identificar al estudiante podría constituir un discrimen basado en la discapacidad de conformidad con ADA o la Ley de Rehabilitación u otras leyes de derechos civiles.

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“Los funcionarios escolares con un interés educativo legítimo” pueden acceder a los récords educativos protegidos por FERPA. Las escuelas determinan los criterios para determinar quién se considera un funcionario escolar con un interés educativo legítimo según las reglamentaciones de FERPA, y generalmente incluye maestros, consejeros, directores escolares y otro personal de la escuela.

El término “funcionario escolar con un interés educativo legítimo” también puede incluir contratistas, consultores, voluntarios y otras partes si esos individuos

Realizan un servicio o función institucional para el cual la agencia o institución usaría empleados; Están bajo el control directo de la agencia o institución con respecto al uso y mantenimiento de

los récords educativos; y Están sujetos a los requisitos de 34 CFR § 99.33 (a), que especifica que las personas que reciben

información de récords educativos pueden usar la información solo para los fines para los cuales se divulgó y que generalmente prohíbe la nueva divulgación de la información de identificación personal de los récords educativos a cualquier otra parte sin el consentimiento previo del padre o estudiante elegible. Sin embargo, hay excepciones a esta prohibición.

Además, las escuelas deben notificar anualmente a los padres y estudiantes elegibles sobre sus derechos bajo FERPA, y deben incluir en esta notificación los criterios para determinar quién es considerado un funcionario escolar y qué constituye un interés educativo legítimo. El Departamento de Educación de EE.UU., ofrece un modelo de notificación en su sitio web en http://www2.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/FERPA/lea-officials.html.13

Esto significa que si una escuela desea considerar miembros de su equipo de evaluación de amenazas que no son empleados, como sus consejeros, enfermeras, servicios o personal de seguridad, sus oficiales de recursos escolares y otros que no son empleados, como “funcionarios escolares” que puedan tener acceso a los récords educativos, la escuela debe garantizar que estas personas cumplan con los criterios antes mencionados y los criterios establecidos en la notificación anual de la escuela de los derechos bajo FERPA. Se alienta a las escuelas a capacitar a todos los funcionarios escolares que puedan tener acceso a los récords educativos, incluidos los contratistas, sobre FERPA y otras leyes aplicables.

Hacer un balance entre seguridad y privacidad

Los funcionarios escolares deben equilibrar los intereses de seguridad y de privacidad de los estudiantes. FERPA contiene excepciones al requisito de consentimiento general, incluida la “excepción de emergencia de salud o seguridad” y excepciones a la definición de récords educativos, incluidos los “récords de la unidad del orden público”, que brindan a los funcionarios escolares herramientas para apoyar este objetivo.

La excepción de emergencia de salud o seguridad con relación al requisito de consentimiento

FERPA generalmente requiere un consentimiento por escrito antes de divulgar la información de identificación personal de los récords educativos del estudiante a personas que no sean sus padres. Sin embargo, las reglamentaciones de FERPA permiten a los funcionarios escolares divulgar la información de identificación personal de los récords educativos sin consentimiento a las partes apropiadas solo cuando hay una emergencia real, latente o inminente, como una amenaza expresa y significativa. La

13 Vea 34 CFR § 99.7(a)(3)(iii) para más información. Disponible en http://www2.ed.gov/policy/gen/reg/ferpa/index.html.

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información puede divulgarse solo para proteger la salud o la seguridad de los estudiantes u otras personas. Al aplicar la excepción de salud y seguridad, tenga en cuenta que:

Las escuelas tienen la discreción de determinar qué constituye una emergencia de salud o seguridad.

Las “partes apropiadas” generalmente incluyen agentes del orden público, los primeros en responder, funcionarios de salud pública, personal médico capacitado y padres. Esta excepción de FERPA está temporalmente limitada al período de la emergencia y no permite una liberación general de la información de identificación personal. No permite divulgaciones para abordar emergencias que puedan ocurrir, como sería el caso en las actividades de preparación para emergencias.

La información que puede divulgarse está limitada solo a la información de identificación personal de un récord educativo que se necesita en función del tipo de emergencia.

Las divulgaciones basadas en esta excepción deben estar documentadas en los récords educativos del estudiante para conmemorar

La emergencia que provocó la divulgación; y Las partes con quienes la escuela compartió la información de identificación personal.

El Departamento de Educación de EE.UU., no hallaría a una escuela en violación de FERPA por divulgar información protegida por FERPA bajo la excepción de salud o seguridad, siempre y cuando la escuela tuviera una base racional, basada en la información disponible en ese momento, para tomar su determinación de que había una amenaza expresa y significativa para la salud o seguridad del estudiante u otras personas.

Para obtener más información sobre la excepción de salud o seguridad, consulte: “Addressing Emergencies on Campus”, junio de 2011, disponible en http://www2.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/pdf/emergency-guidance.pdf y 34 CFR §§ 99.31 (a) (10) y 99.36.

La excepción de récord de la unidad del orden público con relación a la definición de récords educativos

FERPA define una “unidad del orden público” como cualquier individuo, oficina, departamento, división u otro componente de una agencia o institución educativa, como una unidad de policías comisionados o guardias de seguridad no comisionados, que está oficialmente autorizada o designada por esa agencia o institución para

(i) Hacer cumplir cualquier ley local, estatal o federal, o remitir a las autoridades competentes un asunto para la aplicación de cualquier ley local, estatal o federal contra cualquier persona u organización que no sea la misma agencia o institución; o

(ii) Mantener la seguridad física de la agencia o institución.

Significativamente, para ser considerada una “unidad del orden público” según esta definición, un individuo o componente debe ser oficialmente autorizado o designado para llevar a cabo las funciones enumeradas anteriormente por la escuela. Las escuelas pueden designar a una entidad policial tradicional (como personal de seguridad escolar, oficiales de recursos escolares, oficiales de seguridad escolar, policía escolar u otro personal de seguridad escolar) como una unidad del orden público, u

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optar por designar a otro oficinal escolar no policial para servir como su unidad del orden público, como un subdirector u otro funcionario escolar.

FERPA no impide que las escuelas divulguen información de los récords mantenidos por las autoridades creadas para fines policiales por la unidad del orden público a cualquier persona, sujeto a la ley estatal, incluidas las autoridades policiales externas, sin el consentimiento del padre o del estudiante elegible durante una emergencia o de otra manera.

Los récords de la unidad del orden público, que no están sujetos a los requisitos de consentimiento de FERPA, se definen como récords que son

Creados por una unidad del orden público; Creados para un propósito de aplicación de la ley; y Mantenidos por la unidad del orden público.

Los récords de la unidad del orden público no incluyen

Récords creados por una unidad del orden público para un propósito de aplicación de la ley que son mantenidos por un componente de la escuela que no sea la unidad del orden público, como un director o consejero;

Récords de salud o la información de identificación personal recopilados sobre o relacionados con la discapacidad de un estudiante, incluida información sobre cómo proporcionar un arreglo; y

Récords creados y mantenidos por una unidad del orden público exclusivamente para un propósito que no sea de aplicación de la ley, como una acción o procedimiento disciplinario de la escuela.

Al designar una unidad del orden público y al usar los récords de la unidad del orden público, tenga en cuenta que

Para tener acceso a la información de identificación personal desde los récords educativos de un estudiante, los funcionarios de la unidad del orden público que trabajan para la escuela deben cumplir con los criterios establecidos en la notificación de FERPA de la escuela para funcionarios escolares con un interés educativo legítimo. Si bien los oficiales de la unidad del orden público no están obligados a ser funcionarios escolares bajo FERPA, muchas escuelas han descubierto que es útil que sean funcionarios de la escuela para que puedan acceder a los récords educativos que puedan ser necesarios para garantizar la seguridad escolar. Por ejemplo, si un estudiante ha sido suspendido por un período de tiempo (un hecho que se registraría en los récords educativos del estudiante), la unidad del orden público podría necesitar saber esto en caso de que el estudiante intente ingresar al edificio cuando no se le permita hacerlo.

Los funcionarios de la unidad del orden público de una escuela deben proteger la privacidad de los récords educativos que reciben y pueden divulgarlos solo de conformidad con FERPA. Por esa razón, recomendamos que los récords de la unidad del orden público se mantengan por separado de los récords educativos.

Para obtener más información sobre récords de unidades del orden público y FERPA, consulte las siguientes fuentes:

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“Addressing Emergencies on Campus,” junio de 2011 http://www2.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/pdf/emergency-guidance.pdf

La discusión en el preámbulo de la regla final en el Registro Federal publicada el 9 de diciembre de 2008, comenzando en la página 74836 http://www2.ed.gov/legislation/FedRegister/finrule/2008-4/120908a.pdf

La página web de la Family Policy Compliance Office http://www.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/index.html

La definición regulatoria de “Unidad del Orden Público” bajo FERPA en 34 CFR § 99.8 (a) está disponible en http://www.ecfr.gov/cgi-bin/retrieveECFR?gp=&SID=ae535d41f8bb03bedfef79634883360f&n=34y1.1.1.1.33&r=PART&ty=HTML#34:1.1.1.1.33.1.132.8

Malentendidos comunes de FERPA

Los directores escolares y sus organizaciones asociadas deben entender FERPA y sus implicaciones porque las interpretaciones erróneas de la ley y las demoras posteriores en el intercambio de información pueden obstaculizar los esfuerzos de los primeros en responder para proporcionar la asistencia necesaria en una emergencia de salud o seguridad.

Compartir observación o conocimiento personal

La mala interpretación de FERPA puede llevar a los directores escolares a perder oportunidades para compartir información crucial que podría prevenir una situación de emergencia. Por ejemplo, algunas escuelas creen incorrectamente que FERPA protege la información obtenida de las observaciones o el conocimiento personal de un oficial de la escuela. De hecho, la observación personal o el conocimiento generalmente no se consideran parte de los récords educativos del estudiante (ver “Qué son “Récords educativos”” más arriba) y, por lo tanto, pueden divulgarse. Por ejemplo, si un maestro escucha a un estudiante haciendo comentarios amenazantes a otros estudiantes, no se le prohíbe al maestro compartir esa información con las autoridades correspondientes, incluidos los padres de los estudiantes que fueron amenazados.

Sin embargo, si un funcionario escolar conoce información sobre un estudiante a través de su rol oficial en la creación o mantenimiento de un récord educativo, dicha información estaría cubierta por FERPA. Por ejemplo, si un director suspende a un estudiante, no se le permitiría al director divulgar esa información sin consentimiento (a menos que la divulgación cumpliera con una de las excepciones en FERPA para consentir) porque él o ella obtuvieron conocimiento personal de esa información al hacer la determinación disciplinaria.

Divulgación de información del directorio

En algunas circunstancias, las escuelas pueden divulgar “información de directorio” para prevenir una situación de emergencia. La información del directorio significa la información contenida en el récord educativo de un estudiante que generalmente no se consideraría perjudicial o una invasión de la privacidad si se revelara. Algunos ejemplos de información de directorio incluyen el nombre del estudiante, dirección, número de teléfono o dirección de correo electrónico. Las escuelas deben cumplir con ciertos requisitos para designar públicamente la “información del directorio”, y no pueden divulgar información del directorio del récord educativo del estudiante si el padre o el estudiante elegible ha

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optado por no permitir esa divulgación. Por ejemplo, suponiendo que los números de teléfono celular de los padres se hayan designados correctamente como “información de directorio”, ¿qué sucede si los padres no han optado por divulgar tal “información de directorio” y una inundación desplazó a las familias de sus hogares y estos niños? ¿Son llevados a un refugio? La escuela puede divulgar los números de teléfono celular de esos padres a una agencia de manejo de emergencias que está tratando de localizar a los padres.

Consideraciones adicionales bajo FERPA

FERPA tiene implicaciones en una variedad de situaciones diferentes, y surgen nuevas preguntas a medida que las escuelas se vuelven más creativas e innovadoras en el desarrollo de sus planes de seguridad del campus. En muchos casos, sin embargo, es útil revisar los conceptos básicos de FERPA para ayudarlo a pensar con claridad en cada situación. Los siguientes son algunos escenarios que pueden surgir.

Enfermedad infecciosa

Bajo la excepción de emergencia de salud y seguridad, los funcionarios escolares pueden, sin un consentimiento, divulgar la información de identificación personal de los récords educativos a las partes apropiadas en relación con una emergencia. En el caso de un brote de influenza, por ejemplo, si los funcionarios escolares determinan que la emergencia existe, ellos pueden compartir récords de inmunización con partes como lo son los funcionarios de salud pública tanto estatal como local cuyo conocimiento de la información es necesaria para proteger la salud y seguridad de los estudiantes u otros en la comunidad escolar. Bajo esta excepción, las escuelas pueden compartir información solo durante el periodo de tiempo limitado conectado a la emergencia. No se permite una divulgación de información abierta. En cambio, se determina caso a caso qué información puede divulgarse dependiendo de la amenaza particular.

Equipos de evaluación de amenaza

Algunas agencias e instituciones educativas pueden necesitar asistencia para determinar si existe una emergencia de salud o seguridad para cumplir con FERPA. Las agencias federales alientan a las escuelas a implementar un programa de evaluación de amenazas, que incluye el establecimiento de un equipo multidisciplinario de evaluación de amenazas que utiliza la experiencia de representantes de proveedores de servicios de salud mental, personas familiarizadas con procedimientos de emergencia y agencias del orden público en la comunidad.

El equipo de evaluación de amenazas debe cumplir con los derechos civiles aplicables y otras leyes federales y estatales. Bajo un programa de evaluación de amenazas implementado apropiadamente, las escuelas pueden responder al comportamiento del estudiante que plantea inquietudes de seguridad que no se basan en suposiciones, estereotipos o mitos sobre personas con discapacidades (incluyendo discapacidades relacionadas con la salud mental) o personas de una raza, color, origen étnico, origen nacional, religión o sexo en particular.

Si un miembro del equipo de evaluación de amenazas cumple con la definición de funcionario escolar (como una parte a la que la escuela ha subcontratado funciones o servicios administrativos) con un interés educativo legítimo según FERPA (consulte “Quién puede acceder a los récords educativos protegidos por FERPA” más arriba), entonces él o ella podría acceder a

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los récords educativos de los estudiantes en los que él o ella tiene intereses educativos legítimos. Sin embargo, un miembro del equipo de evaluación de amenazas designado como funcionario escolar no puede divulgar la información de identificación personal de récords educativos a ninguna persona sin su consentimiento o a menos que se aplique una de las excepciones de FERPA, como la excepción de emergencia de salud o seguridad.

Vídeos de seguridad

Las escuelas utilizan cada vez más las cámaras de seguridad como una herramienta para monitorear y mejorar la seguridad de los estudiantes. Las imágenes de los estudiantes capturadas en cintas de vídeo de seguridad creadas y mantenidas por la unidad del orden público de la escuela con fines policiales no se consideran récords educativos bajo FERPA. En consecuencia, estas cintas de vídeo se pueden compartir con los padres de los estudiantes cuyas imágenes se encuentran en el vídeo y con autoridades policiales externas, según corresponda.

Incorporación de FERPA en su proceso de planificación de emergencia

A continuación hay preguntas y conceptos críticos que las escuelas deben discutir con sus socios dentro de la comunidad mientras se encuentra en proceso de desarrollar o revisar un plan de manejo de emergencias. Si bien la creación de alianzas es fundamental, al recopilar información para apoyar estas alianzas, las escuelas también deben tomar medidas para considerar la privacidad del estudiante y los derechos civiles y otras leyes, así como su misión de seguridad. Asegúrese de consultar las secciones en otra parte de esta guía para revisar cualquier concepto con el que no esté familiarizado.

¿Qué información está protegida bajo FERPA y cuándo puede la escuela compartirla?

Los récords educativos están protegidos bajo FERPA, y las escuelas generalmente solo pueden obtener la información de identificación personal de esos récords solo con el consentimiento por escrito de un padre o estudiante elegible, a menos que se aplique una excepción bajo FERPA al consentimiento. (Consulte “Qué son “Récords educativos”” más arriba). Los siguientes son ejemplos de tales excepciones.

Ejemplo: Al comienzo de la temporada de catarro y gripe, su agencia de salud pública local solicita los nombres de los estudiantes que muestran síntomas parecidos a la influenza, así como la información de contacto de sus padres. Usted sabe que no puede divulgar la información de identificación personal de los récords educativos de un estudiante sin su consentimiento si no hay una emergencia de salud o seguridad u otra excepción para otorgar el consentimiento bajo FERPA. Por lo tanto, para facilitar este intercambio de información, usted opta por desarrollar un formulario de consentimiento que identifique los nombres de los estudiantes y la información de contacto de los padres como información de identificación personal específica de los récords educativos del estudiante. Y le gustaría compartir el formulario con la agencia de salud pública local, así como con el propósito de la divulgación. El formulario brinda a los padres y estudiantes elegibles la opción de permitir o no permitir el intercambio de información. Después de recoger los formularios de consentimiento firmados y fechados, comparta los nombres de los estudiantes que muestran síntomas parecidos a la influenza y la información de contacto de sus padres con la agencia de salud local si estos estudiantes dieron su consentimiento. El propósito de este intercambio de la información de identificación personal es

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ayudar a la agencia de salud a realizar una vigilancia en tiempo real para evitar la propagación de la enfermedad. (Consulte “Qué es FERPA” más arriba).

Ejemplo: El equipo de evaluación de amenazas de su escuela incluye representantes de sus socios comunitarios y los ha designado adecuadamente como “funcionarios escolares con un interés educativo legítimo”. (Consulte “Quién puede acceder a los récords educativos protegidos por FERPA” más arriba). El representante de la unidad del orden público en su equipo no comparte con el jefe de policía u otro funcionario policial la información de identificación personal que obtiene de los récords educativos de un estudiante en su calidad de miembro del equipo de evaluación de amenazas mientras trabaja para identificar posibles amenazas porque sabe que esto no está permitido. Varios meses después de que el equipo de evaluación de amenazas se reunió inicialmente para revisar un conjunto de comportamientos y comunicaciones concernientes a un estudiante en particular y determinaron que no había suficiente información que demostrara que el estudiante representaba una amenaza, el equipo descubre que el estudiante ha comunicado su intención de hacerle daño al principal de la escuela. En esta coyuntura, el representante de la unidad del orden público (y otros miembros del equipo de evaluación de amenazas) comparte la información de identificación personal pertinente de los récords educativos con las partes apropiadas para poder tomar medidas, como consultar con una agencia policial, para proteger la salud o seguridad del principal (en este caso). (Consulte también la discusión de los equipos de evaluación de amenazas bajo “Consideraciones adicionales bajo FERPA” más arriba).

Ejemplo: Al comienzo del año escolar, su escuela notificó a los padres y estudiantes elegibles que habían designado los nombres, números de teléfono y direcciones de correo electrónico de los estudiantes como “información de directorio”, explicándoles que divulgarían esta información cuando se la solicitara cualquier persona que se ponga en contacto con la escuela. En su aviso, usted explicó cómo y cuándo podrían optar por no participar. Cuando un periodista contacta a su institución solicitando información del directorio sobre un estudiante menor de 18 años, usted verifica si los padres del estudiante optaron por no divulgar la información del directorio. Debido a que los padres del estudiante no optaron por excluirse de la política de información del directorio de la escuela, usted proporciona esa información del directorio al periodista. (Consulte “Malentendidos comunes de FERPA” más arriba).

Ejemplo: un estudiante tiene una reacción alérgica severa al maní durante el almuerzo. La enfermera de la escuela administra epinefrina y luego llama a una ambulancia de acuerdo con las leyes federales y estatales aplicables. Cuando llegan los técnicos médicos de emergencia (EMT), la enfermera divulga la información de identificación personal del récord educativo del estudiante a los técnicos de emergencias médicas sin obtener el consentimiento de los padres en virtud de la excepción de emergencia de salud o seguridad. (Consulte “Hacer un balance entre seguridad y privacidad” más arriba).

¿Qué información no está protegida bajo FERPA y cuándo puede la escuela compartirla?

Los récords creados y mantenidos por la unidad del orden público de la escuela con fines policiales no están protegidos bajo FERPA, y no existen restricciones de FERPA sobre el intercambio de información en los récords de las unidades del orden público. (Consulte “Qué son “Récords educativos”” y “Hacer un balance entre seguridad y privacidad” más arriba).

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Ejemplo: su escuela tiene un contrato con la agencia del orden público en su condado (municipio) para traer un oficial de recursos escolares y usted designa al oficial como un “funcionario escolar con un interés educativo legítimo”. (Consulte “¿Quién puede acceder a los registros protegidos por FERPA?” más arriba). También designa adecuadamente al oficial de recursos escolares como la unidad del orden público de su escuela. (Consulte “Hacer un balance entre seguridad y privacidad” más arriba). El oficial de recursos escolares sabe que no puede divulgar a su agencia local la información de identificación personal que obtiene de los récords educativos de un estudiante mientras presta servicio en su capacidad como oficial de recursos escolares, a menos que haya una emergencia de salud o seguridad u otra excepción bajo FERPA al consentimiento que aplicaría. Sin embargo, el oficial de recursos esoclares comparte los récords de la unidad del orden público sobre un estudiante que fue arrestado por fumar marihuana en el campus con otros agentes del orden público porque sabe que los récords de la unidad del orden público no están protegidos bajo FERPA.

¿Existen procesos y protocolos, incluidos los memorandos de entendimiento (MOU, por sus siglas en inglés – Memoranda of Understanding), para el intercambio de información y el mantenimiento de récords que cumplen con FERPA?

Es importante que las escuelas consideren la redacción de memorandos de entendimiento con las agencias del orden público y sus otros socios comunitarios para formalizar funciones, responsabilidades y protocolos. Los MOU se pueden adaptar a las necesidades de las escuelas individuales en la jurisdicción. Sin embargo, cualquier política relacionada con el intercambio de información entre la escuela y la agencia del orden público debe cumplir con las leyes federales, estatales y locales aplicables, incluida FERPA. Mientras que los MOU de intercambio de información deben ser desarrollados con respecto a qué información se puede compartir entre los departamentos y qué información está protegida, ninguna disposición en un MOU puede anular las obligaciones de la escuela bajo FERPA.

Preguntas frecuentes relacionadas con FERPA

P: ¿A qué entidades aplica FERPA?

R: FERPA aplica a agencias educativas e instituciones que reciben fondos bajo cualquier programa administrado por el Departamento de Educación de los EE.UU. Esto incluye prácticamente todas las escuelas públicas y distritos escolares, y la mayoría de las instituciones universitarias privadas y públicas, incluidas las escuelas médicas y otras escuelas profesionales.

Las escuelas privadas y religiosas en los niveles de elemental y secundaria generalmente no reciben fondos del Departamento de Educación de EE.UU., y, por lo tanto, no están sujetas a FERPA.

P: ¿Un acuerdo interinstitucional con socios, como el departamento de salud estatal o local, permite que una escuela divulgue récords educativos sin consentimiento?

R: No. Los acuerdos interinstitucionales no reemplazan los requisitos de consentimiento bajo FERPA. Aunque un acuerdo interinstitucional sería una herramienta útil para fines de planificación, las escuelas deben cumplir con los requisitos de FERPA con respecto a la divulgación de información de identificación personal de los récords educativos de los estudiantes.

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P: En virtud de la excepción de emergencia de salud o seguridad, ¿puede una escuela divulgar de manera no consensuada la información de identificación personal de los récords educativos de un estudiante a los medios?

R: No, generalmente no puede divulgar información protegida por FERPA a los medios. Si bien los medios juegan un papel en alertar a la comunidad de una epidemia de salud o un brote de un incidente violento, generalmente no tienen un papel en la protección de la salud o la seguridad de los estudiantes u otras personas en la escuela.

P: ¿Cuándo aplicaría la excepción de emergencia de salud o seguridad?

R: Según FERPA, una emergencia significa una situación en la que existe una amenaza expresa y significativa para la salud o la seguridad de los estudiantes u otras personas. Esta determinación debe ser hecha por la escuela.

P: ¿Debo informar a los padres y estudiantes elegibles o documentar de otra manera cuando he divulgado la información de identificación personal de sus récords educativos sin consentimiento en una emergencia de salud o seguridad?

R: Dentro de un período de tiempo razonable después de que se haga una divulgación bajo la excepción de salud o seguridad, una escuela debe registrar en los récords educativos del estudiante la amenaza expresa y significativa que basó la divulgación, y las partes para quienes la información fue revelada. Los padres y estudiantes elegibles tienen el derecho de inspeccionar y revisar el récord de divulgación, pero no necesitan ser informados proactivamente de que los récords han sido divulgados.

P: ¿Pueden los miembros de nuestro equipo de evaluación de amenazas tener acceso a los récords educativos de los estudiantes?

R: Los funcionarios escolares con intereses educativos legítimos pueden tener acceso a los récords educativos de un estudiante. Los miembros de un equipo de evaluación de amenazas que no son empleados de la escuela pueden ser designados como tales si están bajo el control directo de la escuela con respecto al mantenimiento y uso de la información de identificación personal de los récords educativos; están sujetos a los requisitos de 34 CFR § 99.33(a) que rigen el uso y la nueva divulgación de la información de identificación personal de los récords educativos; y cumplir los criterios de la escuela para ser funcionarios escolares con intereses educativos legítimos.

Los miembros de un equipo de evaluación de amenazas que se consideran funcionarios escolares con un interés educativo legítimo generalmente no pueden divulgar de manera no consensuada la información de identificación personal de los récords educativos del estudiante a los que tuvo acceso como parte del equipo. Sin embargo, si un equipo de evaluación de amenazas determina que existe una emergencia de salud o seguridad, los miembros pueden divulgar de manera no consensuada la información de identificación personal de los récords educativos en nombre de la escuela a los funcionarios correspondientes en virtud de la excepción de emergencia de salud o seguridad.

Por ejemplo, un representante de la policía de la ciudad que forma parte del equipo de evaluación de amenazas de una escuela generalmente no puede volver a divulgar, sin consentimiento, la información de identificación personal de los récords educativos de un estudiante a la policía de la ciudad durante las discusiones iniciales sobre un estudiante en particular. Sin embargo, una vez que el equipo de

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evaluación de amenazas determina que existe una emergencia de salud o seguridad, como se define en FERPA, el representante puede volver a divulgar, sin consentimiento, información de identificación personal del expediente educativo del estudiante en nombre de la escuela a los funcionarios correspondientes. (Consulte la discusión en “Consideraciones adicionales bajo FERPA” más arriba).

P: ¿Cómo interactúa FERPA con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996 (HIPAA)?

R: El Departamento de Educación de EE.UU., y el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU., desarrollaron conjuntamente una guía sobre la aplicación de FERPA y HIPAA. Esta guía explica que los registros que están protegidos por FERPA están exentos de la Regla de Privacidad HIPAA. En consecuencia, los funcionarios escolares deben cumplir con los requisitos de FERPA con respecto a la divulgación de récords protegidos por FERPA. Consulte la guía en http://www2.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/doc/ferpa-hipaa-guidance.pdf para obtener más información, así como la orientación de HIPAA en esta sección “Una revisión detallada”.

P: ¿A quién debo contactar para obtener más información relacionada con FERPA?

R: La Oficina del Cumplimiento de la Política Familiar (Family Policy Compliance Office) del Departamento de Educación de EE.UU., está disponible para responder cualquier pregunta sobre FERPA. Para respuestas rápidas a preguntas de rutina, envíe un correo electrónico al Departamento de Educación a [email protected]. Para obtener asistencia técnica más detallada o una respuesta más formal, puede llamar a la Oficina del Cumplimiento de la Política Familiar al 202-260-3887 o escribirle a

Family Policy Compliance OfficeU.S. Department of Education400 Maryland Ave. SOWashington, DC 20202-8520

P: ¿Cuáles son algunas de las otras leyes federales y estatales relacionadas con la planificación del manejo de emergencias que son relevantes para acceder y compartir información sobre los estudiantes?

R: Como se menciona en la introducción a esta sección “Una revisión detallada”, las escuelas también pueden estar sujetas a las leyes de derechos civiles federales y estatales que protegen la divulgación de información sobre los estudiantes. Las escuelas y sus socios comunitarios deberían revisar las directrices de los Departamentos de Educación y Justicia de EE.UU., sobre los derechos civiles u otros estatutos que rigen la privacidad y el intercambio de información y discutir sus implicaciones para el manejo de emergencias y procesos de planificación relacionados. Como mínimo, al determinar qué constituye una “emergencia”, las escuelas y sus socios deben basar sus decisiones en los riesgos reales y no en suposiciones, estereotipos, miedos o mitos sobre las personas con discapacidad (incluidas las discapacidades relacionadas con la salud mental) o las personas de una raza, color, origen étnico, origen nacional, religión o sexo en particular.14, 15

14 Vea Título 28 del Código de Reglamentos Federales, Sección 35.139.15 Al promulgar la Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades, el Congreso confió en la Junta Escolar del Condado de Nassau, Florida v. Arline, 480 US 273, (1987) para “reconocer [] que los mitos y temores acumulados de la sociedad sobre discapacidad y enfermedad son tan perjudiciales como lo son limitaciones físicas que surgen

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Orientación y recursos de FERPA

La Oficina del Cumplimiento de la Política Familiar (FPCO, por sus siglas en inglés – Family Policy Compliance Office) del Departamento de Educación de EE.UU., administra FERPA. FPCO ha desarrollado y continúa desarrollando una amplia guía relacionada con la implementación de FERPA y situaciones de emergencia. Para obtener más información detallada u orientación adicional, consulte los documentos a continuación y el sitio web de FPCO en www.ed.gov/fpco.

de la discapacidad real”. Como se explica en el preámbulo de la regulación ADA de 1991 del Departamento de Justicia, la codificación de la norma Arline se consideró esencial para que la ADA logre su objetivo de proteger a las personas discapacitadas contra el discrimen basado en prejuicios, estereotipos, o miedo infundado, a la vez que se da el peso adecuado a preocupaciones legítimas, como la necesidad de evitar exponer a otros a riesgos significativos de salud y seguridad. Ver 28 C.F.R. pt. 36, app. C, sec. 36.208. Este razonamiento se aplica con igual fuerza a las determinaciones basadas en estereotipos sobre otras características protegidas por los Títulos IV y VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964.

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Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996 (HIPAA)

¿Qué es HIPAA?

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996 (HIPAA) y sus reglamentos de implementación, comúnmente conocidos como la Regla de Privacidad de HIPAA y la Regla de Seguridad de HIPAA, protegen la privacidad y seguridad de la información de salud individualmente identificable, llamada información de salud protegida o PHI (Protected Health Information), información que retienen los planes de salud, centros de compensación de salud y la mayoría de los proveedores de atención médica, conocidos colectivamente como entidades cubiertas, y sus socios comerciales (entidades que tienen acceso a la información de salud de las personas para realizar el trabajo en nombre de una entidad cubierta).

La Regla de Privacidad, o los Estándares para la Privacidad de la Información de Salud de Identificación Individual, establecen estándares nacionales para proteger la privacidad de la información identificable de salud de las personas. Al hacerlo, la Regla de Privacidad establece las circunstancias bajo las cuales las entidades cubiertas y sus socios comerciales pueden usar o divulgar la información de salud de un individuo, requiere salvaguardas para proteger la información y otorga derechos a los individuos, incluidos los derechos para examinar y obtener una copia de su récords de salud y para solicitar correcciones.

Uno de los principales objetivos de la Regla de Privacidad es garantizar que la información de salud de las personas esté adecuadamente protegida, al tiempo que permite el flujo de información de salud necesaria para proporcionar y promover una atención médica de alta calidad y para proteger la salud y el bienestar del público. Dado que el mercado del cuidado de la salud es diverso, la Regla de Privacidad está diseñada para ser flexible e integral para cubrir la variedad de usos y divulgaciones que deben abordarse.

La Regla de Seguridad, o los Estándares de Seguridad para la Protección de la Información Médica Protegida Electrónicamente establecen un conjunto nacional de estándares de seguridad para proteger la información de salud que se guarda o transfiere en forma electrónica. La Regla de Seguridad establece las salvaguardas técnicas, administrativas y físicas que las entidades y asociados comerciales cubiertos deben implementar para proteger la información de salud electrónica de las personas. La regla de seguridad está diseñada para ser flexible y expansible, y neutral en tecnología, por lo que una entidad cubierta o un socio comercial pueden implementar políticas, procedimientos y tecnologías apropiadas para el tamaño particular, la estructura organizacional y los riesgos para la información electrónica de salud de los consumidores.

La Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos (OCR, por sus siglas en inglés – health and Human Resources Office for Civil Rights) tiene la responsabilidad de administrar y hacer cumplir las Reglas de Privacidad y Seguridad.

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En esta sección:

¿Qué es HIPAA? ¿Cómo aplica HIPAA en las escuelas? Orientación y recursos de HIPAA

¿Cómo aplica HIPAA en las escuelas?

En general, HIPAA no aplica a la información de salud del estudiante recopilada por una escuela. Si bien las escuelas y los distritos escolares pueden mantener récords de salud de los estudiantes, estos récords en la mayoría de los casos no están protegidos por HIPAA. Por el contrario, la información de salud del estudiante recopilada por una escuela se consideraría como récords educativos protegidos por la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA).

Sin embargo, HIPAA puede aplicarse a récords de pacientes en un hospital universitario, que pueden incluir récords de estudiantes y no estudiantes, o de los récords de salud de personas que no son estudiantes en una clínica de salud universitaria.

Durante el proceso de planificación de emergencia, si usted cree que la información de salud a la que se necesita acceso está cubierta por HIPAA, debe consultar la sección de orientación y recursos a continuación para obtener más información sobre cómo aplica HIPAA.

Orientación y recursos de HIPAA

La Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU., ha desarrollado y continúa desarrollando una amplia guía relacionada con la implementación de la Regla de Privacidad HIPAA y situaciones de emergencia. El sitio web de la Oficina de Derechos Civiles ofrece orientación sobre la intersección entre HIPAA y FERPA y la publicación de la información de salud protegida para asuntos comunes de preparación para emergencias y propósitos de salud pública, como preparación para casos de terrorismo e investigaciones de brotes. Para obtener información más detallada u orientación adicional, consulte el sitio web de la Oficina de Derechos Civiles en http://www.hhs.gov/ocr/privacy/index.html y el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU./Guía HIPAA/FERPA del Departamento de Educación de EE.UU. en http://www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/coveredentities/hipaaferpajointguide.pdf

2. Primeros auxilios psicológicos para las escuelas (PFA-S)

Los Primeros Auxilios Psicológicos para Escuelas (PFA-S, por sus siglas en inglés – Psychological First Aid for Schools) es un modelo de intervención basado en la evidencia para ayudar a los estudiantes, el personal y las familias inmediatamente después de una emergencia y puede ser utilizado por cualquier miembro del personal capacitado o socio dentro de la comunidad. La angustia relacionada con un trauma puede tener un impacto a largo plazo. PFA-S utiliza intervenciones breves para producir resultados positivos que duran. PFA-S está diseñado para reducir la angustia inicial causada por las emergencias, permite la expresión de sentimientos difíciles y ayuda a los estudiantes a desarrollar estrategias de afrontamiento y acciones constructivas para lidiar con el miedo y la ansiedad. Un creciente cuerpo de investigación muestra que hay intervenciones breves y efectivas que tienen una influencia positiva duradera sobre la angustia relacionada con el trauma.

PFA-S está destinado a estudiantes, personal escolar y familias que han estado expuestas a un desastre u otra emergencia. Ya sea que ocurra una emergencia en el plantel escolar o en la comunidad en general, las escuelas sirven como un lugar central para que los profesionales ayuden a los niños, las familias, el personal escolar y los socios escolares.

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PFA-S es más efectivo inmediatamente después o incluso durante un incidente. En algunas circunstancias, suponiendo que se ha garantizado la seguridad de los estudiantes y el personal, PFA-S puede iniciarse mientras se está produciendo un incidente, como en situaciones de refugio designado o cierre de emergencia.

Los estudiantes y el personal pueden experimentar una amplia gama de reacciones (por ejemplo, física, cognitiva, psicológica, conductual, espiritual) a una emergencia. Algunas de estas reacciones pueden causar angustia que interfiere con el afrontamiento adaptativo. El apoyo de profesionales informados, compasivos y atentos puede ayudar a los estudiantes y miembros del personal a recuperarse de estas reacciones. PFA-S tiene el potencial de disminuir la probabilidad de problemas de salud mental o dificultades a largo plazo identificando individuos que pueden necesitar servicios adicionales y vinculándolos a tales servicios según sea necesario.16

PFA-S ayuda a los estudiantes, el personal y las familias mediante

Estableciendo una conexión positiva de una manera no intrusiva y compasiva; Mejorando la seguridad inmediata y continua y proporcionando confort físico y emocional; Calmar y orientar a aquellos que están emocionalmente abrumados o angustiados; Ayudando a identificar sus necesidades e inquietudes inmediatas y ofreciendo asistencia e

información práctica para ayudar a abordar estas necesidades y preocupaciones; Empoderar a las personas para que asuman un papel activo en su recuperación al reconocer sus

esfuerzos y fortalezas para sobrellevar la situación y apoyar el afrontamiento adaptativo; y, Cuando corresponda, vinculando a los necesitados con otros recursos escolares o comunitarios

relevantes tales como servicios de consejería escolar, programas de apoyo entre pares, actividades extracurriculares, tutoría, médicos de atención primaria, sistemas de recuperación local, servicios de salud mental, programas de asistencia a los empleados, servicios del sector público, y otras organizaciones de asistencia.

Adiestrar al personal de la escuela

Debido a que PFA-S no es una psicoterapia, un “tratamiento” prolongado o una intervención de salud mental independiente, cualquier miembro del personal capacitado, independientemente de si ha recibido capacitación formal en salud mental, puede ofrecer aspectos de PFA-S y puede contribuir a la recuperación de la escuela al funcionar dentro del marco de PFA. Las escuelas pueden encontrar recursos de capacitación, incluida la Guía de operaciones de campo de PFA-S (PFA-S Field Operations Guide), en http://www.nctsn.org/content/psychological-first-aid-schoolspfa. De manera similar, los miembros capacitados de las agencias comunitarias de respuesta a emergencias y los profesionales de salud mental pueden proporcionar PFA-S. Durante y después de una emergencia, los maestros y el resto del personal son un enlace fundamental para promover la resiliencia, reconocer los signos de estrés traumático y ayudar a los estudiantes y sus familias a recuperar la sensación de normalidad.

3. Clima escolar y emergencias

16 Melissa Brymer, Matt Taylor, Pia Escudero, Anne Jacobs, Mindy Kronenberg, Robert Macy, Lou Ann Mock, Linda Payne, Robert Pynoos, and Juliet Vogel, Psychological First Aid For Schools: Field Operations Guide, 2nd Edition. Los Angeles: National Child Traumatic Stress Network, 2012.

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El “clima escolar” describe una variedad de condiciones del campus, incluida la seguridad, las relaciones y el compromiso, y el medio ambiente, que pueden influir en el aprendizaje y el bienestar de los estudiantes. Los climas escolares positivos que promueven el aprendizaje y el bienestar de los estudiantes a menudo son

Entornos seguros sin violencia, intimidación, acoso y uso de sustancias; Instalaciones apropiadas y entorno físico; Configuración académica de apoyo; Políticas disciplinarias claras y justas; Relaciones respetuosas, de confianza y afectuosas en toda la comunidad escolar; y Apoyos sociales, emocionales y conductuales disponibles.

Los climas escolares positivos incluyen y responden a estudiantes de todos los orígenes, independientemente de su raza, color, origen nacional, idioma, discapacidad, religión, sexo, orientación sexual o identidad de género.

La investigación muestra que la creación de climas escolares positivos puede ayudar a los distritos, las escuelas y los maestros a cumplir los objetivos clave, que incluyen: impulsar el rendimiento estudiantil y cerrar las brechas de rendimiento; aumentar las tasas de graduación de la escuela secundaria; disminuir la rotación de maestros y aumentar la satisfacción de los maestros; y cambiando las escuelas de bajo rendimiento. Los climas escolares positivos también mejoran la seguridad en la escuela y la comunidad al aumentar la comunicación entre los estudiantes, las familias y la facultad. Al mismo tiempo, las escuelas reducen varias formas de daño a los estudiantes que pueden provenir de climas escolares negativos, que incluyen violencia, intimidación e incluso suicidio.

Un ambiente escolar positivo que les brinde a los estudiantes acceso rápido a apoyos emocionales y conductuales puede afectar la capacidad de los estudiantes y el personal para prevenir, responder y recuperarse de emergencias.

Prevención

Un clima escolar positivo puede ayudar a prevenir emergencias porque puede reducir la incidencia de conductas que pueden contribuir a la crisis (por ejemplo, violencia, intimidación, acoso, abuso de sustancias). Además, las escuelas con climas escolares positivos involucran a los estudiantes en el desarrollo de relaciones sólidas con el personal y los compañeros, lo que aumenta la probabilidad de que los estudiantes denuncien rápidamente las posibles amenazas a los adultos de confianza dentro de la escuela.

Respuesta

Las escuelas con climas escolares positivos les enseñan a los estudiantes las competencias sociales y emocionales que les permiten desarrollar persistencia, tolerancia a la frustración y la capacidad de manejar sus emociones durante una emergencia. Los maestros, consejeros, oficiales de recursos escolares y otros miembros del personal que crean climas escolares positivos entrenan regularmente sobre el desarrollo de niños y adolescentes, y sobre cómo responder apropiadamente a una variedad de conductas estudiantiles para poder disminuir el comportamiento agresivo antes de que se convierta en una amenaza a la seguridad escolar.

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Recuperación

Un clima escolar positivo puede ayudar en la recuperación de una emergencia porque representa un compromiso, incluso antes de una emergencia, de brindar servicios de salud emocional y mental y apoyo a todos los miembros de la comunidad. Las escuelas con ese clima crean un ambiente que reconoce la importancia de la salud social y emocional, y así apoyan la recuperación de todos los miembros de la comunidad escolar y promueven la comprensión de que las necesidades individuales variarán en una situación posterior a la emergencia.

Los siguientes pasos, cuando se implementan como parte de una estrategia única, integral e integrada para mejorar la salud y la seguridad de los estudiantes, ayudarán a las escuelas a promover un clima escolar positivo.

Llevar a cabo una evaluación completa de las necesidades

Las comunidades escolares son sistemas complejos que incluyen múltiples partes interesadas y factores ambientales interconectados que influyen en la salud y seguridad de los estudiantes. Como tal, las evaluaciones completas de las necesidades del clima escolar, que incluyen la participación escolar, la seguridad escolar y el entorno escolar como elementos que se evaluarán, pueden proporcionar a las escuelas el soporte de datos necesario para aplicar enfoques completos para mejorar el clima escolar. Se puede crear una imagen completa de la salud y la seguridad escolar utilizando evaluaciones de necesidades que incluyen las percepciones de los estudiantes y, cuando corresponda, las percepciones de los padres y el personal, para ayudar a las escuelas a identificar los temas clave que requieren atención. Al monitorear indicadores tales como la frecuencia y severidad de las conductas de riesgo del estudiante, y las percepciones de su seguridad, las escuelas pueden identificar amenazas a la seguridad escolar y luego usar esta información para implementar la intervención o programa apropiado para mejorar la seguridad escolar. Estos datos pueden ser más eficaces cuando se usan regularmente para la toma de decisiones y se desglosan por grupos diferentes para determinar cómo experimentan el entorno escolar. Si se utiliza una encuesta de estudiantes para evaluar la cultura y el clima, debe protegerse la privacidad de los estudiantes, incluso de acuerdo con la Enmienda federal de derechos de protección al estudiante (Protection of Pupil Rights Amendment), 20 U.S.C. 1232, si corresponde.

Varias de estas encuestas se encuentran en el compendio de medidas de clima escolar en el sitio web del National Center on Safe Supportive Learning Environment http://safesupportiveschools.ed.gov/index.php?id=133.

El centro también almacena seminarios web archivados que brindan información sobre cómo utilizar estas encuestas y los datos que recopilan. Visite en http://safesupportiveschools.ed.gov/index.php?id=65.

Utilice intervenciones y apoyos de múltiples niveles

El clima escolar se puede mejorar mediante un marco basado en datos y de varios niveles que proporciona un espectro de intervenciones y apoyos conductuales para mejorar el comportamiento y el rendimiento de los estudiantes. Un marco de tres niveles comprendería lo siguiente:

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1. Las intervenciones y apoyos a nivel de toda la escuela o universales se enfocan tanto en el desarrollo de las conductas esperadas y la competencia social-emocional, como en la prevención del comportamiento problemático.

2. Un segundo nivel de intervenciones se dirige a grupos de estudiantes que se encuentran en niveles elevados de riesgo o que muestran un comportamiento problemático (como el acoso escolar). Estos grupos de estudiantes se pueden identificar más fácilmente, y sus necesidades o comportamiento se pueden abordar de manera más efectiva cuando se establece una fundación de toda la escuela.

3. Un tercer nivel de intervenciones está dirigido a estudiantes individuales, incluidos jóvenes traumatizados, que se encuentran en niveles aún más elevados de riesgo y necesidad de conducta académica y socioemocional.

Si bien las intervenciones para los estudiantes que se encuentran en niveles elevados de riesgo abordan sus necesidades y comportamientos problemáticos, también deben desarrollar las habilidades que apoyen la prosperidad en la vida y la resiliencia ante una crisis. Se ha encontrado que el uso de un marco conductual multinivel basado en la evidencia mejora el clima escolar al reducir las conductas problemáticas como la intimidación, el abuso de drogas y la falta de asistencia, al tiempo que hace que los estudiantes se sientan más seguros y mejoren el rendimiento académico. La implementación de un marco escolar proporciona una estructura para que las escuelas personalicen y organicen las prácticas variadas y los programas que necesitan proporcionar a sus estudiantes basado en datos sobre las necesidades de los estudiantes y los recursos locales. Además, dicho marco puede ayudar a las escuelas a identificar mejor a los estudiantes que luchan contra el trauma posterior al evento, y seleccionar intervenciones apropiadas para ayudarlos a recuperarse. Para obtener más información sobre un marco de comportamiento de niveles múltiples, visite el Centro de Asistencia Técnica sobre Intervenciones y Apoyos de Conducta Positiva (Center on Positive Behavioral Interventions and Supports) disponible en http://www.pbis.org.

Promover las competencias sociales y emocionales

El aprendizaje social y emocional es importante para que las personas aprendan a entender y manejar sus emociones y relaciones, y para tomar buenas decisiones. El aprendizaje socioemocional puede ayudar a las personas a detenerse y pensar antes de reaccionar, controlar su reacción al estrés, desarrollar relaciones de apoyo y afectuosas, persistir en el desafío, buscar ayuda y prestar atención a las necesidades y sentimientos de los demás. Estas y otras competencias sociales y emocionales pueden ayudar a las personas a prepararse y responder a emergencias. Es más probable que los estudiantes desarrollen dichas competencias cuando tienen buenas relaciones con adultos, y cuando los adultos modelan estas competencias.

Para obtener más información sobre la enseñanza de las competencias sociales y emocionales, visite http://safesupportivelearning.ed.gov. Para obtener información adicional sobre cómo el aprendizaje social y emocional puede integrarse en un marco de varios niveles, visite http://www.pbis.org.

4. Situaciones de tirador activo

Los oficiales de policía, los bomberos y los técnicos de servicios médicos de emergencia (primeros en responder) que asisten a una escuela debido a una llamada al 911 que involucra disparos enfrentan una tarea desalentadora. Aunque el objetivo sigue siendo el mismo: proteger a los estudiantes y al personal,

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la amenaza de un incidente de “tirador activo” es diferente de responder a un desastre natural o a muchas otras emergencias.

Las llamadas de emergencia pueden involucrar amenazas actuales o futuras de violencia física. Esta violencia podría estar dirigida no solo al edificio de la escuela, a los estudiantes, al personal y al campus, sino también a edificios cercanos dentro o fuera de la escuela.

Las “situaciones de tirador activo” se definen17 como aquellas en las que un individuo está “activamente involucrado en matar o intentar matar personas en un área confinada y poblada”. 18 Desafortunadamente, las escuelas también enfrentan situaciones de tiradores activos.

Mientras los primeros en responder y el personal de la escuela puedan discernir estas amenazas y reaccionar rápidamente, más vidas podrán salvarse. Esto es particularmente cierto en una situación de tirador activo en una escuela donde la policía responde a un llamado al 911 sobre disparos. Muchas vidas jóvenes e inocentes están en riesgo en un espacio tan concentrado. Es por eso que es fundamental que las escuelas trabajen con los primeros en responder, el personal de manejo de emergencias y todos los socios de la comunidad para identificar, preparar, prevenir y responder eficazmente a una situación de tirador activo de forma coordinada.

Las situaciones de tirador activo son impredecibles y evolucionan rápidamente. Debido a esto, las personas deben estar preparadas para enfrentar una situación de tirador activo antes de que los agentes del orden público lleguen a la escena.

Preparación para una situación de tirador activo

Planificación

Al igual que con cualquier amenaza o riesgo que esté incluido en el EOP escolar, el equipo de planificación establecerá metas, objetivos y cursos de acción para un anejo. Estos planes se verán afectados por las evaluaciones realizadas al inicio del proceso de planificación y se actualizarán a medida que se realicen evaluaciones continuas. A medida que se desarrollan los cursos de acción, el equipo de planificación debe considerar una serie de cuestiones, que incluyen, entre otras:

Cómo evacuar o encerrar de emergencia a estudiantes, personal y visitantes, incluidos aquellos que no están con el personal o en un salón (por ejemplo, en el pasillo, el baño, el comedor o cafetería). El personal involucrado en dicha planificación debe prestar atención a las preocupaciones de accesibilidad relacionadas con la discapacidad cuando asesora sobre lugares de refugio y rutas de evacuación.

Cómo evacuar cuando la ruta de evacuación primaria es inutilizable. Cómo seleccionar ubicaciones efectivas de refugio designado (las ubicaciones óptimas tienen

paredes gruesas, puertas sólidas con cerraduras, cantidad mínimas de ventanas en el interior, botiquines de emergencia de primeros auxilios, dispositivos de comunicación y alarmas de coacción).

17 Otros incidentes relacionados con armas de fuego que pueden ocurrir en un entorno escolar no se definen como incidentes de tirador activo porque no cumplen con esta definición. En su lugar, pueden involucrar un solo tiro disparado, descarga accidental de un arma, o incidentes que no están en curso.18 U.S. Department of Homeland Security, Active Shooter, How to Respond. Washington, DC: Author, October 2008. Disponible en http://www.dhs.gov/xlibrary/assets/active_shooter_booklet.pdf.

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Cómo se notificará a la comunidad escolar de que hay un tirador activo en el terreno de la escuela. Esto podría hacerse mediante el uso de términos familiares, sonidos, luces y comunicaciones electrónicas, como mensajes de texto. Incluya en los cursos de acción cómo comunicarse con aquellos que tienen barreras del idioma o que necesitan otras adaptaciones, como señales visuales o alarmas para aconsejar a los estudiantes sordos, al personal y a los padres sobre lo que está ocurriendo. En toda la escuela, los mensajes de texto “revertidos al estilo 911” de toda la escuela enviados a listas predeterminadas de distribución grupal pueden ser muy útiles. Publicar este protocolo cerca de lugares donde se puede transmitir un anuncio de todas las escuelas (por ejemplo, mediante el micrófono utilizado para el sistema de anuncios públicos) puede salvar vidas al evitar que los estudiantes y el personal entren en peligro.

Cómo los estudiantes y el personal sabrán cuando el edificio esté seguro.

El equipo de planificación puede querer incluir funciones en el anejo del tirador activo que también se abordan en otros anejos funcionales. Por ejemplo, la evacuación será diferente durante una situación de tirador activo de lo que sería para un incendio.

Se incluyen consideraciones adicionales en las secciones “Respuesta a un tirador activo” y “Después de un incidente de tirador activo” a continuación.

Compartir información con los primeros en responder

El proceso de planificación no está completo hasta que el EOP escolar se comparta con los primeros en responder. El proceso de planificación debe incluir la preparación y poner a disposición de los primeros en responder una evaluación del lugar actualizada y bien documentada, así como cualquier otra información que los ayude. Estos materiales deben incluir esquemas y fotos del edificio tanto del interior como del exterior, e incluir información sobre la ubicación de puertas y ventanas, y bloqueos y controles de acceso. El personal de emergencia también debe tener información anticipada sobre dónde los estudiantes, el personal y otras personas con discapacidades, así como aquellos con necesidades de acceso y funcionales pueden refugiarse o escapar, generalmente en lugares físicamente accesibles, a lo largo de rutas accesibles o en salones específicos. Establecer relaciones sólidas con agentes del orden público, oficiales de bomberos y técnicos de EMS incluye asegurar que también sepan la ubicación de los sistemas de megafonía disponibles, los sistemas de comunicaciones bidireccionales, las cámaras de seguridad y los controles de alarma. Igualmente importante es la información sobre el acceso a controles de servicios públicos, suministros médicos y extintores de incendios.

Proporcionar la información detallada enumerada anteriormente a los primeros en responder permite que se muevan rápidamente a través de una escuela durante una emergencia, para garantizar que las áreas sean seguras y para atender a las personas necesitadas. Es de vital importancia compartir esta información con los agentes del orden público y otros equipos de primera respuesta antes de que ocurra una emergencia. Las agencias del orden público tienen sitios web seguros donde se almacena esta información para muchas escuelas, negocios, lugares públicos y otros lugares. Todos estos se pueden proporcionar a los primeros en responder y se pueden ver en simulacros, ejercicios y recorridos.

La tecnología y las herramientas con la misma información (por ejemplo, un USB portátil compatible con las computadoras utilizadas por los primeros en responder) deben mantenerse en la parte de alfrente de la escuela, en una caja de seguridad u otro lugar seguro desde el cual los funcionarios escolares puedan brindar a los funcionarios que responden o el personal de primera respuesta pueden acceder

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directamente a él. La ubicación de estos materiales en la escuela debe ser conocida y accesible para un número de personas para garantizar un fácil acceso en caso de emergencia. Cada edificio debe tener más de un individuo encargado de reunirse con los primeros en responder para proporcionarles la evaluación del plantel escolar, el EOP escolar y cualquier otro detalle sobre la seguridad escolar y las instalaciones.19 Todas las partes deben saber quiénes son estos contactos clave.

Ejercicios

La mayoría de las escuelas practican simulacros de evacuación en caso de incendios y medidas de protección contra tornados, pero muchas menos escuelas practican situaciones de tiradores activos. Para estar preparados para un incidente de tirador activo, las escuelas deben capacitar a su personal, estudiantes y familias, según corresponda, en qué esperar y cómo reaccionar. Si los estudiantes están involucrados, para seleccionar el ejercicio apropiado, la escuela debe considerar las edades de los estudiantes. En un estudio de 84 eventos de tirador activos que ocurrieron entre 2000 y 2010, el 34 por ciento involucró escuelas.20

Una buena planificación incluye la realización de simulacros que deben incluir primeros en responder y oficiales de recursos escolares (cuando corresponda). Los ejercicios con estos socios valiosos son una de las maneras más efectivas y eficientes de garantizar que todos conozcan no solo sus roles, sino también los roles de los demás en la escena. Estos ejercicios deben incluir caminatas por los edificios escolares para permitir que los agentes del orden público proporcionen información sobre los lugares de refugios, así como también familiarizar a los primeros en responder con la ubicación.

Prevenir una situación de tirador activo

Señales de advertencia

No existe perfil para un tirador activo; sin embargo, la investigación indica que puede haber signos o indicadores. Las escuelas deben aprender los signos de una situación potencialmente volátil que puede convertirse en una situación de tirador activo y buscar de manera proactiva formas de prevenir un incidente con recursos internos o asistencia externa adicional.

19 Vea también, http://www.ready.gov.20 J. Pete Blair with M. Hunter Martaindale, United States Active Shooter Events from 2000 to 2010: Training and Equipment Implications. San Marcos, Texas: Texas State University, 2013. Disponible en http://policeforum.org/library/critical-issues-in-policing-series/Blair-UnitedStatesActiveShooterEventsfrom2000to2010Report-Final.pdf.

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Cada persona tiene una triple responsabilidad.

Primero: conozca los signos de una situación potencialmente volátil y las formas de prevenir un incidente.

Segundo: aprenda los mejores pasos para sobrevivir cuando enfrenta una situación de tirador activo.

Tercero: Esté preparado para trabajar con los agentes del orden público durante la respuesta.

En 2002, el Departamento de Educación de EE.UU., y el Servicio Secreto de EE.UU., completaron la Iniciativa de Seguridad Escolar (SSI, por sus siglas en inglés – Safe School Initiative) y examinaron 41 agresores estudiantiles de K-12 que involucraron 37 incidentes en los Estados Unidos desde 1973 hasta mayo de 2000.21 Estos resultados de investigación, aunque se centraron en la violencia escolar específica y no en situaciones de tiradores activos, siguen siendo muy útiles como guía para los agentes del orden público, los educadores y los profesionales de la salud mental.

El estudio identificó 10 hallazgos clave para el desarrollo de estrategias para abordar la violencia escolar focalizada:

No existe un perfil preciso o útil de estudiantes que se hayan involucrado en violencia escolar específica.

Los incidentes de violencia dirigida en la escuela rara vez son actos impulsivos repentinos. Antes de la mayoría de los incidentes, otras personas conocían la idea del agresor y/o el plan

para atacar. La mayoría de los agresores no amenazaron a sus objetivos directamente antes de avanzar en el

ataque. La mayoría de los agresores tuvieron algún tipo de comportamiento antes del incidente que

causó preocupación o indicó la necesidad de ayuda. La mayoría de los agresores tuvieron dificultades para hacer frente a pérdidas significativas o

fracasos personales. Además, muchos habían considerado o intentaron suicidarse. Muchos agresores se sintieron acosados, perseguidos o heridos por otros antes del ataque. La mayoría de los agresores tenían acceso y habían usado armas antes del ataque. En muchos casos, otros estudiantes estuvieron involucrados en alguna capacidad. A pesar de las respuestas rápidas de los agentes del orden público, la mayoría de los incidentes

de disparos se detuvieron por medios distintos de la intervención del orden público.22

Al destacar los comportamientos comunes previos al ataque mostrados por los delincuentes anteriores, los investigadores federales han tratado de mejorar la detección y prevención de ataques trágicos de violencia, incluidos los incidentes de tiradores activos. Varias agencias dentro del gobierno federal continúan explorando incidentes de violencia selectiva en un esfuerzo por identificar estas posibles “señales de advertencia”. En 2002, el FBI publicó una monografía sobre violencia en el lugar de trabajo, incluyendo conductas problemáticas de preocupación que pueden transmitir ideas y planes violentos.23 En 2007, el Servicio Secreto de EE.UU., El Departamento de Educación de los EE.UU., y el FBI colaboraron para producir el informe Campus Attacks, Targeted Violence Against Institutions of Higher Learning, que examinó los ataques mortales o letales en universidades y colegios universitarios de

21 Robert Fein, Bryan Vossekuil, William Pollack, Randy Borum, William Modzeleski, and Marisa Reddy, Threat Assessment in Schools: A Guide to Managing Threatening Situations and to Creating Safe School Climates . Washington, DC: U.S. Department of Education and U.S. Secret Service, 2004. Disponible en http://www2.ed.gov/admins/lead/safety/threatassessmentguide.pdf.22 Bryan Vossekuil, Robert Fein, Marisa Reddy, Randy Borum, and William Modzeleski, The Final Report and Findings of the Safe School Initiative: Implications for the Prevention of School Attacks in the United States . Washington, DC: U.S. Department of Education and U.S. Secret Service, 2004. Available at http://www2.ed.gov/admins/lead/safety/preventingattacksreport.pdf.23 U.S. Department of Justice FBI Academy, Workplace Violence: Issues in Response. Quantico, Va.: Author, 2002. Disponible en http://www.fbi.gov/stats-services/publications/workplace-violence.

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EE.UU., entre 1900 y 2008. El informe se publicó en 2010 y presentaba varias observaciones clave relacionadas con los comportamientos previos al ataque, entre los que se incluyen los siguientes:

En solo el 13 por ciento de los casos, los sujetos hicieron amenazas verbales y/o escritas para causar daño al objetivo. Estas amenazas fueron veladas y directas, y se transmitieron al objetivo o a un tercero sobre el objetivo.

En 19 por ciento de los casos, el comportamiento de acecho o acoso fue reportado antes del ataque. Estos comportamientos ocurrieron dentro del contexto de una relación romántica actual o anterior, o en entornos académicos y otros entornos no románticos. Tomaron varias formas, incluidas las comunicaciones escritas (convencionales y electrónicas), el contacto telefónico y el hostigamiento del objetivo y/o los amigos y/o familia del objetivo. Los sujetos también siguieron, visitaron o dañaron propiedades pertenecientes a los objetivos o sus familias antes del ataque.

En solo el 10 por ciento de los casos el sujeto participó en actos de agresión física hacia los objetivos. Estos comportamientos tomaron la forma de agresiones físicas, acciones amenazantes con armas o violencia física repetida a parejas íntimas.

Se observó los comportamientos concernientes de amigos, familiares, asociados, profesores u agentes del orden público en el 31 por ciento de los casos. Estos comportamientos incluyen, pero no están limitados a ideas paranoicas, declaraciones delirantes, cambios en la personalidad o el rendimiento, problemas disciplinarios en el campus, estado de ánimo deprimido, ideación suicida, amenazas no específicas de violencia, mayor aislamiento, comportamiento “raro” o “extraño” e interés o adquisición de armas.

Las unidades especializadas en el gobierno federal (como la Unidad de Análisis de Conducta del FBI (Behavioral Analysis Unit)) continúan apoyando evaluaciones operacionales basadas en el comportamiento de personas de interés en una variedad de entornos (por ejemplo, escuelas, lugares de trabajo, lugares de culto) que parecen estar en una trayectoria hacia un acto violento. Una revisión de investigaciones actuales, literatura de evaluación de amenazas e incidentes de tirador activos, combinados con la amplia experiencia de casos de la Unidad de Análisis de Conducta, sugieren que hay comportamientos previos al ataque observables que, si se reconocen, podrían conducir a la interrupción de un ataque planificado.24 Si bien las listas de verificación de varias señales de advertencia a menudo son de uso limitado en forma aislada, existen algunos indicadores de comportamiento que deberían impulsar una mayor exploración y atención por parte de los agentes del orden público y/o las partes interesadas en la seguridad escolar. Estos comportamientos a menudo incluyen

Desarrollo de un reclamo personal;

24 Véase Frederick Calhoun and Stephen Weston, Contemporary Threat Management: A Practical Guide for Identifying, Assessing, and Managing Individuals of Violent Intent (San Diego, CA: Specialized Training Services, 2003); Gene Deisinger, Marisa Randazzo, Daniel O’Neill, and Jenna Savage, The Handbook for Campus Threat Assessment and Management Teams (Stoneham, MA: Applied Risk Management, 2008); Robert Fein, Bryan Vossekuil, and Gwen Holden, Threat Assessment: An Approach to Prevent Targeted Violence (Washington, DC: U.S. Department of Justice, Office of Justice Programs, National Institute of Justice, 1995); John Monahan, Henry Steadman, Eric Silver, Paul Appelbaum, Pamela Robbins, Edward Mulvey, Loren Roth, Thomas Grisso, and Steven Banks, Rethinking Risk Assessment: The MacArthur Study of Mental Disorder and Violence (New York, NY: Oxford University Press, 2001); Bryan Vossekuil, Robert Fein, Marisa Reddy, Randy Borum, and William Modzeleski, The Final Report and Findings of the Safe School Initiative: Implications for the Prevention of School Attacks in the United States. (Washington D.C.: U.S. Department of Education and U.S. Secret Service, 2004).

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Adquisiciones contextualmente inapropiadas y recientes de armas múltiples; Incrementos contextualmente inapropiados y recientes en prácticas de tiro y entrenamiento de

armas; Interés contextualmente inapropiada y reciente en explosivos; Interés o fascinación contextualmente inapropiada e intensa con tiroteos previos o ataques

masivos; y Experiencia de una pérdida personal significativa real o percibida en las semanas y/o meses

previos al ataque, como una muerte, ruptura, divorcio o pérdida de un trabajo. Pocos delincuentes tuvieron arrestos previos por crímenes violentos.

Equipos de evaluación de amenazas

Como se describió en la sección anterior, las investigaciones muestran que los perpetradores de actos de violencia selectiva se involucran tanto en conductas encubiertas como abiertas antes de sus ataques. Consideran, planifican, preparan, comparten y, en algunos casos, pasan a la acción.25 Una de las herramientas más útiles que una escuela puede desarrollar para identificar, evaluar y abordar estos signos preocupantes es la de un equipo multidisciplinario de evaluación de amenazas escolares (TAT, por sus siglas en inglés – Threat Assessment Team). Un TAT con representación diversa a menudo funcionará de manera más eficiente y efectiva. Los miembros de TAT deben incluir a los directores de las escuelas, consejeros, empleados, profesionales de la salud mental y médica, personal policial y oficiales de recursos escolares, cuando corresponda.

El TAT sirve como un cuerpo de convocatoria central, por lo que las señales de advertencia observadas por varias personas no se consideran incidentes aislados que se escapan por las grietas, cuando en realidad pueden representar un comportamiento en aumento que es una preocupación seria. Sin embargo, los distritos escolares deben tener en cuenta la importancia de confiar en la información objetiva (incluida la conducta observada) y evitar la identificación injusta o los estereotipos de los estudiantes, para seguir cumpliendo con los derechos civiles y otras leyes federales y estatales aplicables.

A los efectos de la consistencia y la eficiencia, un TAT de la escuela debe desarrollarse e implementarse en coordinación con la política y la práctica del distrito escolar. Además, el personal que ya trabaja para identificar las necesidades de los estudiantes puede ser una fuente de información crítica sobre el comportamiento problemático de los estudiantes para un TAT.

El TAT revisa el comportamiento problemático o amenazante de los estudiantes actuales o anteriores, los padres, los empleados de la escuela u otras personas señaladas a su atención. El TAT contempla una evaluación holística y una estrategia de manejo que considera los muchos aspectos de la vida de la persona: académica, residencial, laboral y social. Más que centrarse solo en las señales de advertencia o las amenazas, la evaluación TAT implica un análisis global único de comportamientos cambiantes y relevantes. El TAT toma en consideración, según corresponda, información sobre comportamientos en el salón, diversos tipos de comunicaciones, información aún no fundamentada, cualquier amenaza, inquietudes de seguridad, problemas de crianza o problemas de relación que puedan involucrar a una persona con problemas. El TAT también puede identificar a las posibles víctimas con quienes el individuo 25 Véasehttp://www.fbi.gov/stats-services/publications/law-enforcement-bulletin/february-2010/threat-assessment-teams.

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puede interactuar. Una vez que el TAT identifica a un individuo que puede representar una amenaza, el equipo identificará un curso de acción para abordar la situación. El curso de acción apropiado -ya sea intervención de la policía, asesoramiento u otras acciones- dependerá de los detalles de la situación.

Aunque no son tan comunes como en el entorno K-12, los TAT son cada vez más comunes en los entornos universitarios, luego de lo ocurrido en 2007 en el Virginia Polytechnic Institute y la Universidad Estatal de Blacksburg, Virginia, donde 32 personas murieron. En algunos casos, el financiamiento estatal exige que los colegios universitarios y las universidades creen equipos de evaluación de amenazas.26

Incluso en un entorno K-12, donde un TAT designado puede no haberse establecido, los agentes del orden público del área pueden ayudar a evaluar las amenazas denunciadas o el comportamiento problemático, y llegar a los recursos federales disponibles. Los expertos en comportamiento del FBI en su Centro Nacional para el Análisis de Delitos Violentos (NCAVC, por sus siglas en inglés – National Center for the Analysis of Violent Crimes) en Quantico, Virginia, están disponibles 24/7 para unirse a cualquier análisis de evaluación de amenazas y desarrollar estrategias de mitigación de amenazas para las personas de interés. El miembro TAT del orden público de la escuela debe comunicarse con la oficina local del FBI para esta asistencia de análisis de comportamiento.

Cada oficina de campo del FBI tiene un representante de NCAVC disponible para trabajar con los TAT de la escuela y coordinar el acceso a la Unidad de Análisis de Conducta del FBI, sede del NCAVC. No se centran en cómo responder tácticamente a una situación de tirador activo, sino en cómo prevenirlo. La intervención temprana puede evitar que una situación se intensifique identificando, evaluando y gestionando la amenaza. El TAT debe consultar con su distrito y desarrollar un proceso para buscar estos recursos adicionales.

En general, las situaciones de tirador activo no están motivadas por otras preocupaciones relacionadas con el delito, como la ganancia monetaria o la afiliación a una pandilla. Con frecuencia, las situaciones se pueden prevenir identificando, evaluando y gestionando posibles amenazas. Reconocer estos signos e indicadores de advertencia previos al ataque podría ayudar a interrumpir un evento potencialmente trágico.

Responder a una situación de tirador activo

Los EOP escolares deben incluir cursos de acción que describan cómo los estudiantes y el personal pueden responder de manera más efectiva a una situación de tirador activo para minimizar la pérdida de vidas, y enseñar y entrenar sobre estas prácticas, según lo considere apropiado la escuela.

Los agentes del orden público no pueden estar presentes cuando comienza un tiroteo. Los primeros agentes del orden público en la escena pueden llegar después de que el tiroteo haya terminado. Asegurarse de que el personal sepa cómo responder e instruir a sus estudiantes puede ayudar a prevenir y reducir la pérdida de vidas.

Ninguna respuesta única se adapta a todas las situaciones de tirador activo; sin embargo, asegurarse de que cada persona conozca sus opciones de respuesta y pueda reaccionar de manera decisiva le ahorrará tiempo valioso. La descripción de los escenarios y la consideración de las opciones de respuesta de antemano ayudarán a las personas y grupos a seleccionar rápidamente su mejor línea de acción.

26 Véase Recommended Practices for Virginia Colleges Threat Assessments at http://www.threatassessment.vt.edu/resources/tat_info/VArecommended_practices.pdf.

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Claramente, este es un tema delicado. No hay una sola respuesta para qué hacer, pero una mentalidad de supervivencia puede aumentar las probabilidades de sobrevivir. Según sea apropiado para su comunidad, puede ser útil programar un horario para una conversación abierta sobre este tema. Aunque algunos padres o el personal pueden encontrar la conversación incómoda, también puede ser reconfortante saber que, en general, su escuela está pensando en la mejor manera de lidiar con esta situación.

Durante una situación de tirador activo, la reacción humana natural, incluso si está altamente entrenado, es sobresaltarse, sentir miedo y ansiedad, e incluso experimentar incredulidad y negación inicial. Puede esperar escuchar ruido de alarmas, disparos y explosiones, y personas gritando y llorando. La capacitación proporciona los medios para recuperar la compostura, recordar al menos algo de lo que ha aprendido y comprometerse a la acción. Hay tres opciones básicas: correr, esconderse o luchar. Puede huir del tirador, buscar un lugar seguro donde pueda esconderse y/o denegar el acceso al tirador, o incapacitar al tirador para sobrevivir y proteger a otros de cualquier daño.

A medida que la situación se desarrolla, es posible que los estudiantes y el personal necesiten usar más de una opción. Durante una situación de tirador activo, el personal rara vez tendrá toda la información que necesita para tomar una decisión completamente informada sobre qué opción es la mejor. Si bien deben seguir el plan y las instrucciones dadas durante un incidente, a menudo tendrán que depender de su propio juicio para decidir qué opción protegerá mejor las vidas.27

Responder de inmediato

No es raro que las personas confrontadas con una amenaza primero nieguen el posible peligro en lugar de responder. Una investigación del Instituto Nacional de Normas y Tecnología (2005) (National Institute of Standards and Technology) sobre el colapso de las torres del World Trade Center el 11 de septiembre reveló que las personas cercanas a los pisos impactados esperaban más tiempo para comenzar a evacuar que aquellos en pisos no afectados.28 De manera similar, durante el tiroteo de Virginia Tech, individuos en el campus respondieron al tiroteo con diversos grados de urgencia. 29 La repetición en el entrenamiento y la preparación acorta el tiempo que se necesita para orientar, observar y actuar. Estos estudios resaltan esta respuesta o negación retrasada. Por ejemplo, algunas personas dicen haber escuchado petardos cuando escucharon disparos.

27 Como parte de su misión de preparación, Ready Houston produce vídeos, folletos y capacitaciones de “Corre, Escóndete, Lucha” para promover la preparación entre los residentes de la región de Houston. Estos materiales no son específicos de un entorno escolar, pero aun así pueden ser útiles. Estos vídeos no son recomendados para menores. Todos estos artículos están disponibles de forma gratuita, y muchos están disponibles en http://www.readyhoustontx.gov/videos.html.28 Los ocupantes de ambas torres demoraron la iniciación de su evacuación después de que el World Trade Center 1 fue impactado. En el World Trade Center 1, el tiempo medio para iniciar la evacuación fue de 3 minutos para los ocupantes desde la planta baja hasta el piso 76, y de 5 minutos para los ocupantes cerca de la región de impacto (pisos 77 a 91). Véase National Institute of Standards and Technology, 2005. Federal Building and Fire Safety Investigation of the World Trade Center Disaster Occupant Behavior, Egress, and Emergency Communications . Disponible en http://www.mingerfoundation.org/downloads/mobility/nist%20world%20trade%20center.pdf. 29 Report of the Virginia Tech Review Team, disponible en http://www.governor.virginia.gov/tempContent/techPanelReport-docs/FullReport.pdf and http://www.governor.virginia.gov/tempContent/techPanelReport-docs/12%20CHAPTER%20VIII%20MASS%20MURDER%20AT%20NORRIS%20HALL.pdf.

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Capacitar al personal para superar la negación y responder de inmediato, incluido el cumplimiento de sus responsabilidades con las personas a su cargo. Por ejemplo, capacite al personal para que reconozca los sonidos de peligro, actúe y comunique a la fuerza el peligro y las acciones necesarias (por ejemplo, “¡Pistola! ¡Sal!”) a los que están a su cargo. Además, las personas más cercanas a la dirección pública u otro sistema de comunicaciones, o que de otra manera puedan alertar a otros, deben comunicar el peligro y las medidas necesarias.

Al reconocer el peligro, tan pronto como sea seguro hacerlo, el personal u otras personas deben alertar a los que responden comunicándose con el 911 con la información más clara y precisa posible.

Correr

Si es seguro hacerlo por usted y por quienes están bajo su cuidado, la primera medida que debe tomar es salir corriendo del edificio y alejarse de él hasta que se encuentre en un lugar seguro.

Los estudiantes y el personal deben ser entrenados para

Dejar las pertenencias personales atrás; Visualizar las posibles rutas de escape, incluidas las rutas físicamente accesibles para los

estudiantes y el personal con discapacidades, así como para las personas con necesidades de acceso y funcionales;

Evitar las escaleras mecánicas y los ascensores; Llevar a otros con ellos, pero no quedarse atrás porque otros no irán; Llame al 911 cuando sea seguro hacerlo; y Deje que un adulto responsable sepa dónde están.

Esconderse

Si correr no es una opción segura, escóndase en un lugar lo más seguro posible.

Los estudiantes y el personal deben estar entrenados para esconderse en un lugar donde las paredes sean más gruesas y tengan menos ventanas. Además:

Cierre las puertas; Obstruya con barricadas las puertas con muebles pesados; Cierre y asegure las ventanas y cierre las persianas; Apague las luces; Silenciar todos los dispositivos electrónicos; Permanecer en silencio; Escóndase a lo largo de la pared más cercana a la salida, pero fuera de la vista desde el pasillo

(lo que permite una emboscada al tirador y una posible escapada si el tirador entra en la habitación);

Use estrategias para comunicarse silenciosamente con los primeros en responder, si es posible, por ejemplo, en las habitaciones con ventanas exteriores, haga señas para señalar en silencio a los agentes del orden público y al personal de emergencia que indiquen el estado de los ocupantes de la habitación; y

Permanezca en su lugar hasta que se le dé un visto bueno por parte de los agentes del orden público identificables.

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Luchar

Si ni correr ni esconderse es una opción segura, como último recurso cuando se enfrenta al tirador, los adultos en peligro inmediato deberían considerar intentar perturbar o incapacitar al tirador utilizando fuerza agresiva y objetos en su entorno, como extintores y sillas. En un estudio de 41 eventos de tiradores activos que finalizaron antes de que llegaran los agentes del orden público, las víctimas potenciales detuvieron al agresor ellos mismos en 16 ocasiones. En 13 de esos casos, agredieron físicamente al agresor.30

Si bien hablar con el personal sobre enfrentar a un tirador puede ser desalentador y molestoso para algunos, ellos deben saber que pueden tomar medidas con éxito para salvar vidas. Para ser claros, confrontar a un tirador activo nunca debe ser un requisito en la descripción de trabajo de ningún empleado de la escuela; cómo cada miembro del personal elige responder si se enfrenta directamente con un tirador activo depende de él o ella. Además, la posibilidad de una situación de tirador activo no justifica la presencia de armas de fuego en el campus en manos de ningún otro personal que no sean agentes del orden público.

Interactuar con los primeros en responder

El personal debe estar capacitado para comprender y esperar que la primera prioridad de un agente del orden público sea ubicar y detener a la(s) persona(s) que se cree que son el(los) tirador(es); todas las demás acciones son secundarias. Un estudio exhaustivo determinó que más de la mitad de los incidentes de disparos en masa (57 por ciento) aún estaban en curso cuando llegó el primer oficial; en el 75 por ciento de esos casos, el oficial solista tuvo que enfrentar al perpetrador para poner fin a la amenaza. En esos casos, el oficial recibió un disparo un tercio del tiempo.31

Los estudiantes y el personal deben estar capacitados para cooperar y no interferir con los primeros en responder. Cuando lleguen los agentes del orden público, los estudiantes y el personal deben mostrar las manos vacías con las palmas abiertas. Los agentes del orden público pueden instruir a todos a poner sus manos en sus cabezas, o pueden buscar personas.

Después de un incidente de tirador activo32

Una vez que la escena esté asegurada, los primeros en responder trabajarán con los funcionarios escolares y las víctimas en una variedad de asuntos. Esto incluirá transportar a los heridos, entrevistar a los testigos e iniciar la investigación.

El EOP escolar debe identificar al personal capacitado que brindará asistencia a las víctimas y sus familias. Esto debería incluir el establecimiento de un equipo de respuesta a incidentes (que incluya primeros socorristas locales y otros socios comunitarios) capacitado para evaluar y clasificar apropiadamente una situación de tirador activo (así como otras emergencias) y proporcionar servicios

30 J. Pete Blair with M. Hunter Martaindale, United States Active Shooter Events from 2000 to 2010: Training and Equipment Implications. San Marcos, Texas: Texas State University, 2013. Disponible en http://policeforum.org/library/critical-issues-in-policing-series/Blair-UnitedStatesActiveShooterEventsfrom2000to2010Report-Final.pdf. 31 Íd.32 Consulte también las secciones “Contenido de los anejos funcionales” y “Anejo de recuperación” de esta guía.

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de intervención de emergencia y asistencia a víctimas que comiencen inmediatamente después del incidente y durante los esfuerzos de recuperación. Este equipo se integrará con los recursos estatales y federales cuando ocurra una emergencia.

Dentro de una emergencia en curso y/o en desarrollo, donde la reunificación inmediata de los seres queridos no es posible, es primordial proporcionar a los familiares información oportuna, precisa y relevante. Hacer que los miembros de la familia esperen largos períodos de tiempo para obtener información sobre sus seres queridos no solo aumenta su estrés y frustración, sino que también puede intensificar las emociones de todo el grupo. Cuando las familias se reúnen, es fundamental que haya procesos de liberación de niños para garantizar que ningún niño sea entregado a una persona no autorizada, incluso si esa persona tiene buenas intenciones.

Los pasos esenciales para ayudar a establecer la confianza y proporcionar a los familiares una sensación de control son

Identificar un lugar seguro separado de las distracciones y/o los medios de comunicación y el público en general, pero lo suficientemente cerca como para permitir que los familiares se sientan conectados en la proximidad de sus hijos y sus seres queridos;

Programar actualizaciones periódicas incluso si no hay información adicional disponible; Estar preparado para hablar con los miembros de la familia sobre qué esperar cuando se reúnan

con su hijo y sus seres queridos; y Garantizar una comunicación efectiva con aquellos que tienen barreras del idioma o que

necesitan otras adaptaciones, como intérpretes de lenguaje de señas para familiares sordos.

Cuando la reunificación no es posible porque un niño está desaparecido, herido o asesinado, cómo y cuándo se brinda esta información a las familias es fundamental. Antes de una emergencia, el equipo de planificación debe determinar cómo, cuándo y por quién se informará a los seres queridos si su hijo o ser querido falta o ha resultado herido o muerto. Los agentes del orden público generalmente son los encargados de las notificaciones de muertes, pero todas las partes deben comprender sus roles y responsabilidades. Esto asegurará que los padres y seres queridos reciban información precisa y oportuna de una manera compasiva.

Si bien se deben seguir los procedimientos de los agentes del orden público y del médico forense, las familias deben recibir información precisa tan pronto como sea posible. Tener personal entrenado disponible o disponible de inmediato para hablar con sus seres queridos sobre la muerte y las lesiones puede garantizar que la notificación se brinde a los miembros de la familia con claridad y compasión. Los consejeros deben estar disponibles para ayudar de inmediato a los familiares.

El EOP escolar debe incluir puntos de contacto pre-identificados (por ejemplo, consejeros, oficiales de policía) para trabajar con y apoyar a los familiares. Estos puntos de contacto deben estar conectados con las familias lo más temprano posible en el proceso, incluso cuando los niños aún están desaparecidos, pero antes de que las víctimas hayan sido identificadas positivamente. Después de un incidente, es fundamental confirmar que cada familia reciba el apoyo que necesita, incluso a largo plazo.

El EOP escolar debe considerar recursos impresos y apropiados para la edad para ayudar a las familias a reconocer y buscar ayuda con respecto a una variedad de reacciones que ellos o sus seres queridos pueden experimentar durante y después de una emergencia. A menudo, una familia que ha perdido un

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hijo puede tener otro hijo u otros niños en la escuela. Es fundamental que estas familias y seres queridos reciban apoyo, ya que lamentan su pérdida y apoyan a sus hijos sobrevivientes.

El EOP escolar también debe abordar explícitamente cómo las familias y los niños afectados recibirán apoyo si prefieren no involucrarse con los medios. Esto incluye estrategias para mantener a los medios separados de las familias y los estudiantes mientras la emergencia está en curso y apoyo para las familias que pueden experimentar atención no deseada de los medios en sus hogares.

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