Eejmplo de Manual Contable

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Manual de exportacin e importacin de asientos contables a un programa de contabilidadEs posible realizar una exportacin e importacin de asientos contables desde y hacia un programa de contabilidad. Habitualmente los datos y asientos que se generan desde su programa de gestin son: Subcuentas contables de clientes y proveedores Asientos de compras y de ventas Asientos de cobros y pagos Arqueos de Caja Movimientos de Caja Pagos a representantes Etc..

El proceso para el usuario es muy simple; se trata de generar un fichero con los datos a exportar para que el programa de contabilidad los pueda leer e introducir en forma de asientos contables. As evitamos hacer el proceso manual cada mes de introducir en contabilidad los asientos de facturacin, etc.. y abrir nuevas cuentas contables para cada cliente y proveedor. En este manual se detalla como realizar las exportaciones e importaciones correspondientes de asientos y cuentas contables.

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Tabla de contenidosManual de exportacin e importacin de asientos contables a un programa de contabilidad __________________________________________________________ 1Tabla de contenidos ________________________________________________________ 2 Programa de gestin________________________________________________________ 3Configuracin contable ____________________________________________________________3 Modelos de Asientos ______________________________________________________________8 Exportacin desde su programa de gestin ____________________________________________12

Importacin a Contaplus ___________________________________________________ 16 Importacin a Atr3s Conta _________________________________________________ 20 Marcar / Desmarcar _______________________________________________________ 24Marcar Asientos como Contabilizados _______________________________________________24 Desmarcar Asientos Contabilizados _________________________________________________24

Consideraciones muy importantes ___________________________________________ 25 Ms informacin __________________________________________________________ 26Web: _________________________________________________________________________26 Correo electrnico: ______________________________________________________________26 Telfono y fax: _________________________________________________________________26

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Programa de gestinConfiguracin contablePara poder empezar a generar registros contables de los movimientos realizados dentro del programa de gestin es necesario seguir los siguientes pasos.Mantenimiento de Empresas

Lo primero que debemos hacer para comenzar a utilizar la funcionalidad contable en el programa de gestin es hacer clic en la opcin Mantenimiento de Empresas que se encuentra en la pantalla Mantenimientos Generales dentro del apartado Configuracin Empresas. Seleccionaremos la pestaa Contabilidad.

Debemos marcar la opcin Generar asientos contables.

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Si est seleccionada sta opcin el programa automticamente generar los asientos contables cada vez que se creen: Subcuentas contables Subcuentas contables Asientos de compras y de ventas Asientos de cobros y pagos Arqueos de Caja Movimientos de Caja Pagos a representantes Etc..

Debemos indicar la cantidad de dgitos que tendr la cuenta contable y cuales sern las cuentas contables que se usarn por defecto tanto para compras, ventas y arqueos de caja, etc.. Como podemos observar las cuentas tienen el smbolo de acceso directo al mantenimiento de cuentas contables para poder dar de alta las cuentas deseadas para posteriormente seleccionarlas. Al crear un cliente o proveedor, el programa le preguntar si desea crear la cuenta contable correspondiente, segn la longitud de dgitos que hayamos indicado en el Mantenimiento de Empresas.Conceptos de Facturacin

El mantenimiento de Conceptos de Facturacin lo podemos encontrar en la pantalla de Mantenimientos Generales dentro del men Proveedores . Si bien en el Mantenimiento de Datos generales de empresa se defini cual ser la cuenta de compras por defecto, podemos asociar a cada concepto de Facturacin una cuenta contable y cada vez que grabemos una nueva factura tomar automticamente la cuenta contable del concepto en lugar de la predeterminada como compras. Para automatizarlo an ms podemos asociar el concepto contable de facturacin directamente al proveedor mediante el campo concepto contable en el Mantenimiento de Proveedores y as estaremos seguros que todas las facturas de ese proveedor se

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haran a la misma cuenta contable de compras, pues al seleccionar el proveedor en la factura se rellenar el campo concepto automticamente. Un ejemplo sera si queremos diferenciar compras a proveedores o a acreedores, o bien diferenciar el gasto de material, alquiler, luz, etc.. Crearemos cada concepto contable de facturacin: Concepto 1 : Le asociaremos la cuenta contable 6000000001 por ejemplo Concepto 2 : Le asociaremos la cuenta contable 6000000002 Finalmente habr que ir a cada proveedor y asociar el concepto correspondiente al campo concepto contable. Vemos a continuacin como los conceptos dados de alta estn disponibles al hacer interrogante en el campo concepto contable

Tipos de IVA

El programa permite manejar mltiples tipos de IVA y los recargos de equivalencia correspondientes. Para ello es necesario definir cuales sern las cuentas contables para cada tipo de IVA en el Mantenimiento de Tipos de IVA que lo podemos encontrar en la pantalla de Mantenimientos Generales dentro del apartado Configuracin Empresas.

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Debemos indicar para cada tipo de IVA(4,7,8,16,etc..) cual es la cuenta contable para el IVA en las compras, cual para las Ventas, cual es el porcentaje de recargo de equivalencia y cual la cuenta contable para el recargo de equivalencia.

Formas de Pago

El mantenimiento de Gestin de Condiciones de Cobro y Pago habilita el campo Forma, que permite agrupar las condiciones. Debemos indicar para cada Forma cual es la cuenta contable del cobro o pago que se usar. Como el Campo Cta.Contable tiene el smbolo de acceso directo al mantenimiento de cuentas Contables podemos dar de alta las cuentas deseadas y posteriormente seleccionarlas.

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Cuentas Bancarias

El mantenimiento de Cuentas Bancarias lo podemos encontrar en el men Mantenimientos Generales, en el apartado Configuracin Empresas. Debemos indicar para cada cdigo de Banco cual es la cuenta contable asociada al banco y que se usar tanto en los cobros como en los pagos. Tambin podremos asociar la cuenta contable para las comisiones bancarias que se produzcan al llevar una remesa al cobro.

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Cuentas de Clientes y Proveedores

Al crear un nuevo cliente o proveedor el programa le asigna una cuenta contable por defecto, a partir del cdigo que corresponda. Esta cuenta se puede cambiar siempre y cuenda no haya sido ya usada anteriormente por la creacin de algn asiento.

Modelos de AsientosDaremos una explicacin de cmo se generan los asientos contables para los distintos movimientos. Cabe aclarar que podremos consultarlos desde la gestin o mantenimiento para ver su detalle en cualquier momento.Facturas de Proveedores

Despus de grabar cada factura se generar el asiento correspondiente. 1) 2) 3) Frmula: Compras Cuenta IVA x Proveedor

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1) La cuenta de compras es la que se indica en el concepto facturacin ingresado en la factura. Si no se ha ingresado ningn concepto, o el concepto no tiene una cuenta contable asociada, entonces tomar la cuenta definida para compras en el Mantenimiento de Empresas. Si tampoco se ha informado una cuenta para las compras entonces nos mostrar un mensaje de error. 2) Crear tantos apuntes de IVA como diferentes tipos de IVA tenga la factura. En cada caso tomar la cuenta contable que se haya informado en el mantenimiento de Tipos de IVA. Si no se inform ninguna cuenta contable para el IVA de compras en el Tipo de IVA o si la cuenta contable informada no existe nos mostrar un mensaje de error al generar el asiento de compras. 3) La cuenta contable del Proveedor se tomar la cuenta que se haya informado en el mantenimiento de proveedores.Facturas de Clientes

Despus de grabar cada factura se generar el asiento correspondiente. 1) 2) 3) 4) Frmula: 1) Para la cuenta contable del Cliente tomar la cuenta que se haya informado en el mantenimiento de Clientes. 2) Crear tantas lneas de IVA como diferentes tipos de IVA tenga la factura. En cada caso tomar la cuenta contable que se haya informado en el mantenimiento de Tipos de IVA para cada porcentaje. Si no se inform ninguna cuenta contable para el IVA Ventas en el tipo de IVA nos mostrar un mensaje de error. 3) Solo se crearn lneas de Recargo si el cliente tiene marcado Recargo de Equivalencia. Crear tantos apuntes de Recargo de Equivalencia como diferentes tipos de IVA tenga la factura. En cada caso tomar la cuenta contable para el Recargo de Equivalencia que se haya informado en el mantenimiento de Tipos de IVA. Si no se inform ninguna cuenta contable para el Recargo en el tipo de IVA o si la cuenta contable informada no existe nos mostrar un mensaje de error. Cliente Cuentas IVA x Cuenta Recargo Equivalencia Ventas

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4) La cuenta de ventas la tomar de la cuenta definida para las ventas en el Mantenimiento de Empresas. Si no se ha informado ninguna cuenta nos mostrar un mensaje de error al generar el asiento.Pago a Proveedores

Despus de grabar cada pago se generar el asiento correspondiente. 1) 2) Frmula: 1) La cuenta contable del Proveedor se tomar la cuenta que se haya informado en el mantenimiento de proveedores. 2) La cuenta financiera la tomar de la determinada por la forma de pago.Cobros de Clientes

Proveedores Cuenta Financiera

Despus de grabar cada pago se generar el asiento correspondiente. 1) 2) Frmula: 1) La cuenta financiera la tomar de la determinada por la forma de pago. 2) La cuenta contable del Cliente se tomar la cuenta que se haya informado en el mantenimiento de clientes.Arqueo de Caja

Cuenta Financiera Cliente

Despus de grabar cada arqueo se generar el asiento correspondiente. 1) Contrapartida 2) Frmula: 1) La cuenta contrapartida es la que se informa para cada arqueo. informado ninguna cuenta nos mostrar un mensaje de error. Sino se ha Cuenta Caja

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2) La cuenta de caja la tomar de la informada como cuenta de arqueo en el Mantenimiento de Empresas. Si no se ha informado ninguna cuenta nos mostrar un mensaje de error.

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Exportacin desde su programa de gestinDesde el men principal tendremos acceso desde el men Contabilidad a todas las opciones necesarias, desde Exportacin a Contaplus, A3tres Conta, ContaWin, ContaNet, Microlab, etc.. as como a las herramientas de Marcar y Desmarcar asientos.

Para realizar la exportacin, acceda al men correspondiente a su programa contable y proceda a ejecutar las opciones disponibles. En algunos casos habr dos ficheros para generar y en otros solamente uno.

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Exportacin de las subcuentas contables:

Crea un fichero de texto que ser ubicado en el disco local C en la misma raz con el nombre xSubCta.txt Responderemos si a:

Aceptaremos:

Y se grabar y a la vez se mostrar el archivo generado en pantalla:

y que contendr la siguiente informacin : Clientes y Proveedores: Cdigo, Nombre, CdigoContable, CIF, Direccin, Poblacin, C.P., Provincia Otras Cuentas: Cdigo y Descripcin Podemos cerrar la ventana del texto sin guardar.

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Y el archivo ser guardado en la raz del disco duro local C: como XSubCta.txt

Exportacin de los asientos

Creara un fichero de texto que ser ubicado al disco local C en la raz con el nombre xDiario.txt que contendrn los asientos contables que estn en el periodo marcado y no hayan estado ya previamente contabilizados. Se le preguntar el periodo de asientos a exportar (se toma como referencia el campo fecha del asiento contable y no otro campo, como podra ser la fecha de factura, etc.. aunque habitualmente siempre van a coincidir si no se modifica a propsito el asiento).

Responder Si:

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Y aceptar:

El fichero generado tendr una estructura como la siguiente:

Podemos cerrar esta ventana sin guardar. Y el archivo ser guardado en la raz del disco duro local C: como XDiario.txt

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Importacin a ContaplusUna vez generados los dos ficheros (xSubCta.txt, xDiario.txt) deber iniciarse el programa Contaplus. Se asume que el usuario ha creado una empresa en Contaplus y en el periodo actual (ao en curso), con los dgitos de subcuenta iguales a los determinados en el Mantenimiento de Empresas (por defecto 10) y la moneda a euros. Entramos al programa y Vamos al men Financiera / 2-Opciones de diario / 6Utilidades de asiento / 7- Exportacin / Importacin

Al elegir la opcin Exportacin/Importacin se nos abre la siguiente ventana.

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Deberemos cambiar los nombres de ficheros de Diario(A) por c:\xDiario.txt, Coment.Asi (B) sin ningn dato y Subcuenta (C) por c:\xSubCta.txt Se deber hacer clic en Aceptar (D), con lo que Contaplus verificar que la informacin es correcta.

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En el apartado Tabla de asientos que pueden ser importados(A) nos indicar la cantidad de asientos que podrn ser importados. En el apartado Tabla de asientos no validos (B) nos informar cuales asientos no podrn ser importados y en la columna Motivo nos indicar porqu. Podremos ver un listado con la descripcin de los errores por pantalla o fichero. La mayora de errores en asientos son debido a que la suma de base e IVA de una factura no coincide con su total. Ante de realizar ninguna incidencia verificar que la factura que Contaplus marc como incorrecta en pantalla es realmente incorrecta en la gestin. Si existen Asientos no vlidos se debern corregir en el programa de gestin y volver a realizar la exportacin. Esto tantas veces como sea necesario hasta que no muestre ningn movimiento con error. Una vez validados todos lo asientos hay que hacer clic en el botn Importar (D) y nos aparecer el siguiente mensaje

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Una vez importados todos los asientos hacer clic en el botn Salir para terminar. Los asientos sern renumerados automticamente y por lo tanto tendrn un cdigo de asiento diferente al de gestin. Esto no supone ningn problema y garantiza que los asientos no tengan huecos en su cdigo.

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Importacin a Atr3s ContaUna vez generados los dos ficheros (xSubCta.txt, xDiario.txt) deber iniciarse el programa Atr3s Conta. Se asume que el usuario ha creado una empresa en Atr3s Conta y en el periodo actual (ao en curso), con los dgitos de subcuenta iguales a los determinados en el Mantenimiento de Empresas (por defecto 10) y la moneda a euros. Entramos al programa y Vamos al men Utilidades / Conversiones / Otras Aplicaciones

Al elegir la opcin Otras Aplicaciones se nos abre la siguiente ventana preguntando si aceptamos la licencia de uso, a lo que responderemos afirmativamente.

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A continuacin elegiremos el formato del archivo de importacin, que deber ser: SP Conta Plus (desde ficheros Xdiario.txt y Subcta.txt) y pulsaremos Aceptar.

A continuacin aparecer una pantalla que permitir informar la ruta donde se encuentran los ficheros generados desde el programa de gestin. Indicaremos la C:\ Tambin habr que determinar la empresa destino de los asientos a importar e indicar la opcin sobre traspasar cuentas y diario e IVA, tal y como se ve a continuacin:

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Durante la importacin aparecer una pantalla indicando el progreso:

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Finalizada esta opcin los asientos ya habrn sido importados a Atr3s Conta. Hay que tener en consideracin que el cdigo de asiento no ser el mismo que el original, pues Atr3s Conta realiza una renumeracin de los asientos para evitar vacos.

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Marcar / DesmarcarMarcar Asientos como ContabilizadosUna vez realizada la exportacin de todos los asientos a Contaplus, deberemos informar que fueron contabilizados correctamente, para esto existe la opcin Marcar asientos como Contabilizados

Los asientos contabilizados no volvern a ser exportados.

Desmarcar Asientos ContabilizadosSi por algn motivo necesitamos volver a exportar asientos que estn marcados como contabilizados debern ser desmarcadas mediante la opcin Desmarcar Asientos Contabilizados. nicamente se deber ejecutar esta opcin si por algn motivo se han marcado los asientos como contabilizados y no se haban importado an en el programa contable. Todas las pantalla del programa de gestin que generen un asiento contable, disponen de un campo en amarillo que indica el cdigo de asiento contable generado. A su lado aparece un campo que indica SI/NO ha sido ya contabilizado.

Es importante tener en cuenta que podemos exportar y luego contabilizar todo un periodo, por ejemplo enero, y posteriormente generar una nueva factura con fecha de enero. Esta nueva factura no estar contabilizada y por lo tanto su asiento tampoco, y la prxima vez que se exporte, si incluimos en el periodo a enero, el nuevo asiento tambin ser exportado.

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Consideraciones muy importantesTener las cosas claras: Es muy importante tener claro qu asientos han sido traspasados de gestin al programa de contabilidad, pues una repeticin del proceso de traspaso crear duplicados! Enlace manual, no automtico: De igual forma, si realiza una modificacin manual en un asiento del programa de contabilidad no implica que automticamente sea modificado el asiento en el programa de gestin, pues no existe un enlace directo entre las dos aplicaciones. Por lo tanto hay que tener muy claro que asientos han sido traspasdos y donde y cmo realizamos una modificacin. Marcar / Desmarcar: Hay que acordarse de marcar asientos una vez hayamos completado con xito un traspaso, pues de no realizarlo podramos repetir asientos a la siguiente exportacin.

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Ms informacinSi necesita ms informacin o necesita ponerse en contacto con nosotros:

Web:http://www.doom-informatica.com Recuerde que para una comunicacin ms rpida puede utilizar el sistema de incidencias para clientes. http://www.doom-informatica.com/cliente

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Telfono y fax:Telf.: 902 180 975 Fax.: 93 785 81 46

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