Facultad de Administración de Empresas

Sistemas Computacionales Administrativo

A.T.I.

Yosimar Orozco Bravo S07006715

Recomendaciones de Tecnología para

Organización

Preparado por Nuestra Consultora

  

CompuMentor435 Brannan Street

San Francisco, CA 94107Phone: 415-512-7784

Fax: 415-512-9629http://www.compumentor.org

1 INTRODUCCIÓN1.1 Acerca de COMPUMENTOR1,2 sobre la organización del PROYECTO1.3 OBJETIVOS DEL PROYECTO1.4 METODOLOGÍA2 RESUMEN EJECUTIVO 2.1 DECLARACIÓN DE LAS NECESIDADES 2.2 RESUMEN DE RECOMENDACIONES2.3 RESUMEN DEL PRESUPUESTO3 RECOMENDACIONES3.2 Establecer PRÁCTICAS DE GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA 3.2.1 Crear IT Management Team 3.2.2 Documento de Políticas y Procedimientos 3.2.3 Mejorar la red de servidor y de Seguridad de archivos. 3.2.4 Evaluar la necesidad de regular la administración de sistemas. 3.2.5 Establecimiento de un presupuesto oficial de tecnología. 22 3.2.6 Crear un plan de formación. 3,3 reforzar los ya existentes de Infraestructura de Red 3.5 MEJORAR LA COMUNICACIÓN DE INTERNET 4 Apéndice A: EVALUACIÓN 4.1 Resumen 4.2 Gestión de TI 4,3 LOGÍSTICA SITIO4,4 LOGÍSTICA SITIO (Peabody) 4,5 LOGÍSTICA sitio (San Francisco) 4,6 LOGÍSTICA SITIO (T. F. E. Oficina) 4.7 SERVICIOS DE INTERNET4,8 aplicaciones de software 5 ANEXO B: LAS MEJORES PRÁCTICAS 5.1 Uso de Tecnología POLÍTICAS5,2 ORGANIZAR SU SOFTWARE 5,3 PRESUPUESTO ANUAL DE TECNOLOGÍA 5.4 FORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN 5,5 IT EQUIPO ORGANIZACIÓN5.6 ESTABLECIMIENTO DE TI FUNCIONES 5,7 mantenimiento del inventario la tecnología 5.8 REGISTRO DE NOMBRES DE DOMINIO5,9 ERGONOMÍA 5,10 DENOMINACIÓN Red de Recursos

INDICE

1 Introducción El objetivo de este plan es la evaluación de la tecnología (de la Organización ORG) La infraestructura de la tecnología existente y el uso con el fin de hacer recomendaciones para la futura planificación y dirección. ORG personal ha trabajado con los consultores de tecnología CompuMentor para producir este plan.

1.1 Acerca de CompuMentor CompuMentor es uno de los líderes de la nación organizaciones de asistencia para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro de tecnología sin fines de lucro y escuelas de uso de la tecnología más eficaz para lograr sus misiones. Los programas incluyen TechSoup.org, una línea sin la tecnología de portal sin fines de lucro, Mentor concordantes y servicios de consultoría, así como DisounTech.org, la provisión de software, hardware y productos de formación para organizaciones no lucrativas.

1.2 Acerca de la Organización Organización provee servicios de cuidados temporales, el apoyo de parentesco, y el hogar intensiva basada en los servicios a las familias en los cuatro condados del Área de la Bahía de Alameda, Contra Costa, San Mateo y San Francisco. Nuestra misión es ayudar a los cuidadores criar a sus hijos y mantener a sus familias intactas.

1.3 Metas del proyecto El objetivo de este proyecto es ayudar a ORG gestionar mejor su tecnología mediante: • Un inventario de los activos de la tecnología actual ORG. • Documentación de las necesidades ORG. • Un plan de prioridades, incluyendo un presupuesto, para atender esas necesidades.

1.4 Metodología Consultores CompuMentor llevó a cabo una entrevista con personal de ORG, examinó sus activos de tecnología actual y documentado de los resultados de este plan de tecnología. El plan incluye recomendaciones basadas en las necesidades específicas detectadas durante la fase de evaluación, así como información sobre las prácticas que se recomienda a las pequeñas sin fines de lucro con la esperanza de mejorar el uso de la tecnología para lograr su misión. CompuMentor encuestados el estado actual de la tecnología y el seguimiento para revisar los resultados del estudio y para discutir las necesidades de tecnología y las prioridades.

Nota: CompuMentor recomienda que este plan sea revisado por personal de la ORG y se actualizará cada año, como parte del proceso de presupuestación para asegurarse de que sigue siendo pertinente a las circunstancias ORG.

Auditoria Tecnológica

Esta sección describe el estado actual de la tecnología informática en la oficina de ORG.

Esto incluye las descripciones de uso de las computadoras, estaciones de trabajo, redes, copias de seguridad, y la seguridad. Es importante tener esto al día como la nueva tecnología se aplica

Name OS CPU CPU Speed RAM

OFFICEMANAGER Windows 2000 Intel Celeron 565 MHz 128

RESPITESUPERVIS Windows 2000 Intel Celeron 565 MHz 128

ASSOCDIRECTOR Windows 2000 Intel Pentium 166-299 MHz 64

ORG-USER2 Windows 2000 Intel Pentium 166-299 MHz 64

LOUFOX Windows 2000 Intel Pentium 166-299 MHz 64

NT_SERVER Windows 2000 Intel Pentium 166-299 MHz 128

USER2 Windows 2000 Intel Pentium 166-299 MHz 64

FRONTDESK Windows 2000 Intel Pentium 166-299 MHz 96

ORG-USER Windows 2000 Intel Pentium 166-299 MHz 96

PERSONNEL Windows 2000 Intel Pentium 166-299 MHz 96

JENNIE Windows 2000 Intel Pentium 166-299 MHz 160

LINDAL Windows 2000 Intel Pentium 166-299 MHz 160

USER3 Windows 2000 Intel Pentium 166-299 MHz 192

ASSOC_DIR Windows 2000 Intel Pentium 256

ORG-WS Windows 2000 Intel Pentium III 900-1400 MHz 128

GATEWAY1 Windows 2000 Intel Pentium III 900-1400 MHz 128

Gateway Solo 1100 Windows 98SE

Workstation Inventory

Item Assessment

Cable Type Category 5 twisted pair copper wiring.

Central Wiring Location Cabling routes to under a staff workspace.

NETWORK CONFIGURATION

Item AssessmentWindows Server Version Windows NT Server 4Windows Server Role File ServerDomain NameComputer Name NT_SERVERInstall DirectorySource File LocationSwap FileProtocolsDisk ConfigurationLicensingPrinter None attached.Special GroupsVirus Protection None.

Item AddressInternal External

This Machine IP N/ASubnet Mask N/ADefault Gateway N/A

Printer Type Share Location IP Address SecurityBrother HL-1440 AccountingEpson Color Stylus 740 Front DeskHP Inkjet 2200 MIP ServerLaserjet 2100TN via “HP JetDirect EX plus 3” print server

Primary network printer.

1.Printers

Item AssessmentBackup SoftwareVersionResponsibilities

Backed-up Paths

Database Backup Method

Day Backup DetailsMonday   TuesdayWednesdayThursdayFridaySaturdaySunday

SOFTWARE

2.1 Declaración de las Necesidades

• Establecer proyectos que cumplen con las cuestiones pendientes, así como facilita la eventual fusión de Whitehall y las redes de Peabody. • Establecer una red estable, rápida en Whitehall. • Reemplace las estaciones de trabajo obsoletas• Conectar oficinas juntos como una sola red. • Establecer automatizados, copias de seguridad fiables en cada lugar. • Establecer una organización amplio programa de antivirus. • Mejorar la red y el archivo de seguridad en todas las localidades.

• Limpieza de equipos. • Establecer una versión común de Microsoft Office. • Racionalizar la presencia en Internet y mejorar la oferta de sitio web. • Implementar calendario de grupo y aplicaciones de grupo. • Implementar políticas y procedimientos. • Establecer un plan de formación para las aplicaciones, las políticas y procedimientos.

Establecer Prácticas de Gestión de Tecnología 3.2.1 Crear IT Management Team ORG no tiene un equipo oficial de gestión de la tecnología. Dado el tamaño de entorno informático ORG, ORG CompuMentor recomienda desarrollar un Equipo de Tecnología de Información de Gestión. Este equipo unidad de la dirección general de tecnología y sistemas de información. Hemos encontrado que este es el más sostenible y rentable de gestionar los proyectos de tecnología y sistemas que se ORG en desarrollo. Este equipo puede estar compuesto por el personal existente a través de una reasignación de su tiempo en función del actual conjunto del personal de habilidad, intereses y consideraciones del presupuesto. Es esencial que un miembro del personal con la entrada en los procesos de planificación presupuestaria y estratégica está incluido, así como del personal que representan los aspectos programáticos y administrativos de la organización

Beneficios 1) Permite que todo el personal para comenzar a debatir las necesidades, ideas y orientaciones para la tecnología. 2) dispone de un presupuesto realista de que la tecnología tiene en cuenta los planes tecnológicos de la organización. 3) se convierte en un punto focal para la planificación de la tecnología del futuro, y los proyectos de tecnologías específicas, tales como el sitio web de construcción o de planificación base de datos. 4) Los diversos miembros del equipo de alta tecnología pueden ayudar a garantizar que esa política es útil para todos los miembros de una organización.

Recomendación • ORG debe desarrollar un Equipo de Tecnología de Información de Gestión agrupados a partir de su personal existente. • El equipo trabaja para establecer las prioridades técnicas, ayudar en las decisiones de la tecnología de la ejecución del plan y los defensores de la tecnología en el proceso de presupuestación. • El equipo está formado por una sección transversal representativa de la organización. Esto será cada vez más importante como la capacidad tecnológica ORG crece y las necesidades de sus usuarios cada vez más diversas. • El equipo de alta tecnología garantiza la continuidad de la planificación que dura más que la tenencia de cualquier individuo. El equipo de alta tecnología deben garantizar que los miembros comparten también las oportunidades de formación.

El Equipo de Gestión Organización Al establecer un equipo de gestión de la tecnología formalizado su organización en forma proactiva puede coincidir con las necesidades de tecnología a su misión, identificar y resolver problemas, dar prioridad a los proyectos, y asegurar que su organización es lograr el máximo beneficio de su tecnología y personal. Hemos descubierto que un proceso formal de equipo de tecnología, incluso para las organizaciones pequeñas, permite que todo el personal para comenzar a debatir las necesidades, ideas y orientaciones para la tecnología.

MIEMBROS El equipo debe tener una representación de la dirección, los administradores de tecnología, las áreas del programa, y los usuarios. Una buena mezcla de estos fondos ofrecerá la perspectiva más holística. Un equipo de tecnología que sólo tiene personal de tecnología no representan adecuadamente las prioridades de la organización como un todo, mientras que un equipo que está ausente de cualquier origen, la tecnología no puede de manera adecuada encontrar soluciones a los problemas. El equipo sólo debe ser lo suficientemente grande como para llevar a cabo las tareas y ofrecer a las personas que puedan dar seguimiento a las cuestiones o llevar las nuevas iniciativas.

RESPONSABILIDADES Con el fin de gestionar adecuadamente la tecnología en su organización, CompuMentor recomienda que las responsabilidades de las siguientes medidas por un equipo de gestión de la tecnología: • Proporciona control de los problemas de la tecnología y las cuestiones relacionadas con el usuario. • Recomienda presupuestos. • Establece las normas para el hardware, el software, y las necesidades de formación. • Desarrollar políticas de tecnología y procedimientos. • periódicamente revisiones del plan de tecnología de la organización para asegurarse de que coincide con la misión de la organización. • Periódicamente se examina la tecnología relacionados con las funciones de los miembros del personal para garantizar las responsabilidades primarias no están siendo superadas por las relacionadas con la tecnología. • Determina si la escala de la administración de la tecnología requiere la contratación de un papel específico. • Lleva las iniciativas relacionadas con la tecnología. • Se comunica a las expectativas de apoyo a la tecnología de organización, capacidades y rutas de escalada. • Lleva la planificación tecnológica en curso.

PROCESO Reuniones. Idealmente, el equipo de tecnología se reúne a intervalos regulares para discutir cuestiones tácticas y estratégicas. Este intervalo de la reunión puede variar en función del número de proyectos o temas que su organización podría estar enfrentando. Una vez a la reunión de la semana podría ser necesario si su organización tiene un gran número de cuestiones operativas diarias. En una reunión una vez al mes, sólo puede ser requerido si su organización tiene una infraestructura estable y que no trabajan en la tecnología de muchos proyectos relacionados. Reunión con menos frecuencia que una vez al mes, probablemente no es suficiente para garantizar que las cuestiones operacionales recurrentes que se resuelvan de manera oportuna.

Resolver cuestiones tácticas. Una parte de la reunión debería dejarse de lado para examinar los problemas que los usuarios se enfrentan con las computadoras, redes, o software. CompuMentor sugiere que se mantenga un registro de los problemas de los usuarios que se examinarán en esas reuniones. Esto proporciona un mecanismo de retroalimentación para saber qué tan bien su organización es capaz de utilizar su inversión en tecnología. Si los temas son recurrentes deberían tomarse medidas para identificar la raíz del problema y la resolución para eliminar la pérdida de la productividad y la frustración del usuario.

Planificación Estratégica. Una parte de la reunión debería dejarse de lado para discutir cómo la organización está utilizando su tecnología y cómo la tecnología podría utilizarse mejor en la prestación de servicios. Se debe tener cuidado de que la tecnología no es visto como una panacea, sino sólo como una herramienta adicional para mejorar su misión.

Aumento de Capacidad de Gestión de la Tecnología

• Crear equipo de TI de gestión. • Documento de procedimientos y políticas • Mejorar el servidor de red y seguridad de los archivos. • Evaluar la necesidad de regular la administración de sistemas. • Establecer un presupuesto oficial de tecnología.

• Crear un plan de formación. • equipos de laboratorio seguro.

Fortalecer la red de informática existentes y de Infraestructura

• Resolver problemas de conectividad de Internet en la oficina de Whitehall. • Mejorar el rendimiento de la red en la oficina de Whitehall. • Implementar un sistema de organización de copia de seguridad de ancho. • Servidor de Aplicación completa basada en la protección antivirus. • Reemplace las estaciones de trabajo de edad en todas las localidades. • Sustituya el servidor de red para el Peabody futuro / Oficina de Whitehall. • Migración de todos los puestos de trabajo en Peabody para iniciar sesión en dominio. • Estandarizar los nombres de los recursos de red. • Configuración de uso compartido de archivos de Macintosh. • Conectar las oficinas para crear una red unificada entre los tres sitios. • Eliminar TEAM / Apex dispositivos gateway de Internet.

Mejorar la gestión de datos de aplicaciones

• Estandarizar la organización en la última versión de Microsoft Office. • Implementar Microsoft Exchange Server para correo electrónico y groupware. • Establecer una base de datos de seguimiento de clientes. • Mover el paquete de contabilidad de servidor en lugar de estación de trabajo.

Mejora de comunicaciones por Internet

• Migrar al uso de un único dominio de Internet. • Revisar y mejorar la funcionalidad del sitio web.

  Total Budget for Recommendations   Staff Consult. Est. Cost

Hours Hours

  Total estimated hours   259.5 109.75

  Total estimated cost to the organization       $37,558

Create IT Management Team Assignee Staff Consult. Est. CostHours Hours

Identify technology team members. ORG      Establish a regularly schedule meeting time to review current technology needs and to assess future needs.

ORG      

Communicate to all users how technology will be supported including expectations of response times, support capabilities, and escalation paths.

ORG      

Total estimated Staff hours        Total estimated Consulting hours        *Cost estimate is for consulting hours estimated at an average of $100/hour.

Total estimated cost to the organization        

  Document Policies and Procedures Assignee Staff Consult. Est. Cost

Hours Hours

1 The technology team should review which procedures are the most common which, if documented, could reduce administrator time and increase employee satisfaction.

TechTem 4    

2 The technology team needs to review which computer usage polices should be drafted.

TechTeam 4    

3 Documentation for policies and procedures should be finalized based upon what Miriam has already created.

Miriam 40    

4 Documentation and any required training should be deployed.

TechTeam 10    

  Total estimated Staff hours   58    

  Total estimated Consulting hours        

  Improve Network Server and File Security Assignee Staff Consult. Est. Cost

Hours Hours

1

Determine file organization and access rights for each office ORG, Consultant

4 2  

2Setup shares on each server Consultant   3  

(approx 1 hour on each server)

3

Establish proper accounts and groups on each server. Consultant   3  

(approx 1 hour on each server)

4 Migrate files to secure shares* ORG 6    

5

Write and communicate security and storage policy to organization

ORG, Consultant

1 1  

  Total estimated Staff hours   11    

 

Total estimated Consulting hours     9 $900

*Cost estimate is for consulting hours estimated at an average of $100/hour.

 Total estimated cost to the organization       $ 900

  Evaluate Need for Regular Systems Administration Assignee Staff Consult. Est. Cost

Hours Hours

1 Track cost to organization to administer network and computing services.

ORG 10    

  Total estimated cost to the organization        

  Establish a Formal Technology Budget Assignee Staff Consult. Est. Cost

Hours Hours

1 Create initial technology budget. ORG 10    

  Total estimated cost to the organization        

  Create Training Plan Assignee Staff Consult. Est. Cost

Hours Hours

1 Perform assessments of staff skills and create training plan

ORG 20    

2 Complete training materials Miriam 20    

  Total estimated Staff hours   40    

  Total estimated cost to the organization