Ejemplo de Entrega de Documentos

7/25/2019 Ejemplo de Entrega de Documentos

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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO:

“NOMBRE DEL PROCESO”

JULIO 2013




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CONTENIDO

1.2 Ficha de Caracterización ..................................................................................................... 3

1.3 Diagrama de flujo .................................................................................................................. 5

1.4 Procedimiento ........................................................................................................................ 6

1.3 Definiciones ........................................................................................................................... 7

1.4 Aprobación de la documentación ....................................................................................... 8

1.5 Control de Cambios .............................................................................................................. 8

1.6 Anexos .................................................................................................................................... 8




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1.2 Ficha de Caracterización

FICHA DE CARACTERIZACIÓN FECHA: 23/07/2013

VERSION: 01

MACROPROCESO: Gestión de Gobernanza de la SaludPROCESO: Gestión de Convenios

SUBPROCESOS:

Creación de convenios interinstitucionales Seguimiento de convenios Renovación de convenios Liquidación de convenios

OBJETIVODeterminar los lineamientos necesarios para la creación, renovación,seguimiento y liquidación de convenios que permitan el adecuadofuncionamiento del Ministerio Nacional de Salud

ALCANCE

Desde La creación del convenioHasta La liquidación del convenio

El presente proceso aplica para las Direcciones Nacionales,Coordinaciones Zonales, Subsecretaria Nacional de Gobernanza dela Salud y sus proveedores que intervengan en la gestión deconvenios referentes a la red pública y complementaria.

PROVEEDORES

Dirección Nacional de Consultoría Legal Dirección Nacional Financiera Dirección Nacional de Planificación Instituciones públicas o privadas

DISPARADOR Identificación de la necesidad de crear un convenio

INSUMO(S)

Para creación: Solicitud de creación del convenio emitido por la autoridad

competente Informe de viabilidad Informe técnico de requerimiento del convenio TDR Certificación presupuestaria (en caso de necesitar)

Para renovación: Solicitud de renovación de convenio Informe de viabilidad de renovación del convenio Informe técnico de solicitud Borrador del convenio Certificación presupuestaria (en caso de necesitar)

Para seguimiento Copia digital del convenio suscrito

Para liquidación




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Solicitud de liquidación del convenio

Informe económico (planificación y financiero) Informe técnico

PRODUCTO(S) /SERVICIO(S)

Convenio suscrito y sus documentos habilitantes Informes de seguimiento a los convenios Convenios liquidados y sus documentos de respaldo

CLIENTES INTERNOS Direcciones Nacionales Coordinaciones Zonales

CLIENTES EXTERNOS Instituciones públicas o privadas Ciudadanía

POLÍTICAS

Para creación de convenios Toda suscripción de convenios será suscrito únicamente con

establecimientos licenciados y/o calificados. Para la creación de convenios, los convenios deberán ser

canalizados por las Direcciones Nacionales y/o CoordinacionesZonales

Para liquidación de convenio Se solicitará a la Dirección Nacional Financiera emitir un informe

económico en los casos de que el convenio sea erogado delpresupuesto de MSP planta central, caso contrario lo deberáhacer la unidad desconcentrada responsable del convenio.

CONTROLES(ESPECIFICACIONESTECNICAS Y LEGALES)

Reglamento de suscripción de convenios del Ministerio de SaludPública

Estatuto orgánico de gestión organizacional por procesos de la

Subsecretaria Nacional de Gobernanza de la Salud

RECURSOS

TalentoHumano

Subsecretario (a) Nacional de Gobernanza dela Salud

Director(a) Nacional de Articulación y Manejodel Sistema Nacional de Salud y Red Pública

Materiales Suministros de oficina Bienes Muebles Equipo de computación

Tecnológicos N/A

Financieros Presupuesto asignado

FRECUENCIA Según se requiera

VOLUMEN Según se requiera

INDICADORES DEDESEMPEÑO

Nombre: Frecuencia: Fórmula de cálculo:

% de conveniosrevisados

AnualNo. De convenios revisados(Criterio técnico)/ No. deconvenios solicitados

% de conveniosrenovados

AnualNo. De conveniosrenovados/No. De conveniossuscritos

ANEXOS N/A




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1.3 Diagrama de flujo




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1.4 Procedimiento

PROCEDIMIENTO

Nombre del Proceso: Creación de conveniosVersión:

A. Unidad / Puesto Tarea / Actividad

1

DirectorNacional/Coordinador

Zonal (UnidadSolicitante)

Identificar la necesidad de creación de convenio

En base a las competencias, identifica la necesidad de creación deconvenio

2



Emitir informe técnico de requerimiento del convenio

Analiza la necesidad de la creación del proceso y emite un informetécnico de requerimiento del convenio así como el TDRcorrespondiente.

3Subsecretario(a)

Nacional deGobernanza de la salud

Revisar y emitir solicitud para análisis correspondiente

Revisa la solicitud recibida y emite la misma para el análisiscorrespondiente del convenio.

4Director(a) Nacional de

Articulación

Analizar la viabilidad de la creación del convenio

Analiza el informe técnico de requerimiento de creación del convenioy emite un informe de viabilidad del convenio en base a suscompetencias.

5

Subsecretario(a)


Analizar y enviar respuesta a solicitud

Analiza el informe de viabilidad y envía su respuesta de aprobacióno no para la creación del convenio

6



Recibir respuesta a solicitud enviada

Recibe la respuesta de aprobación o no para la creación delconvenio.

En caso de que el Subsecretario no aprueba la creación delconvenio, termina el proceso. Caso contrario continúa con elproceso

7

Director

Nacional/CoordinadorZonal (UnidadSolicitante)

Gestionar la certificación presupuestaria de fondos

En caso de necesitar certificación presupuestaria, gestiona con launidad que corresponda la certificación presupuestaria de fondos.Se adjunta el criterio técnico con el informe de unidad ejecutora delproyecto.

8Dirección Nacional

Financiera

Gestión presupuestaria

Realiza todas las actividades pertinentes necesarias que seencuentran estipuladas dentro del subproceso “Gestión

Presupuestaria” mismo que va desde que solicitan la certificaciónpresupuestaria hasta que la Dirección Nacional Financiera entregala certificación al que solicita.

9Director

Nacional/Coordinador

Zonal (Unidad

Solicitar la suscripción del convenio

En caso de no necesitar certificación presupuestaria o ya contar con




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Solicitante) la misma, solicita a la Dirección Nacional de Consultoría Legal lasuscripción del convenio. Adjunta a la misma el criterio técnico con informe de unidadejecutora del proyecto y la certificación presupuestaria en caso dehaber.

10Dirección Nacional de

Consultoría legal

Emisión de contratos, convenios, resoluciones y reglamentos

Realiza todas las actividades pertinentes necesarias que seencuentran estipuladas dentro del subproceso “Emisión decontratos, convenios, resoluciones y reglamentos”. Subproceso que

va desde que se le solicita a la Dirección Nacional de ConsultoríaLegal la suscripción del convenio hasta la suscripción del convenio yentrega de una copia certificada del convenio a la unidad requirentepara su ejecución.

Es importante que la unidad requirente socialice los borradores quese ejecutan del convenio a las unidades ejecutoras del conveniopara su revisión y emisión de observaciones previo a la suscripcióndel contrato.

11

Subsecretario(a)Nacional de

Gobernanza de la salud

Recibir copia del convenio aprobado

Una vez se haya suscrito el convenio recibe por parte de laDirección Nacional de Consultoría Legal una copia certificada delconvenio suscrito.

Adicionalmente los informes técnicos habilitantes y certificaciónestratégica

12Subsecretario(a)


Socializar con la unidad requirenteSe envía una copia del convenio suscrito a las partes interesadaspara socializar el mismo.

13



Recibir una copia del convenio y documentos habilitantes

Recibe una copia del convenio suscrito con los documentoshabilitantes que sustenten la creación del mismo.

FIN

1.3 Definiciones

Convenio: Acuerdo entre dos o más grupos sociales o instituciones por el que ambas partesaceptan una serie de condiciones y derechos

TDR: Término de Referencia




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1.4 Aprobación de la documentación

ELABORADO POR: Nombre: José EstrellaCargo: Analista Firma

REVISADO POR:Nombre: Marco EndaraCargo: Coordinador deConvenios

Firma

APROBADO POR:Nombre: Nelly SánchezCargo: Directora Nacional de Articulación

Firma

1.5 Control de Cambios

1.6 Anexos

VERSIÓN:Corresponde ala versión deldocumento

ELABORADO

POR: Nombre ycargo de lapersona queejecuta el cambiode ladocumentación delproceso.

APROBADO POR:Nombre y cargo de lapersona que apruebael cambio de ladocumentación

FECHA: fechaen la que serealiza elcambio.

CAMBIO:descripción brevedel cambiorealizado.

01 Ing. José Arrieta Dra. Nelly Sánchez 05/07/2013

Se modificó el rolque realiza laactividad“Gestionar lacertificaciónPresupuestaria”

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