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CAPÍTULO I.- Gerencia de Proyectos

1.1 Inicio

1.1.1 Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter)

A. Información General

Nombre del

Proyecto

Automatización del Proceso

de Atención de

Requerimientos en la APN

Fecha de Preparación 26/04/2010

Patrocinador: Oficina General de

Administración

Dirección de Planeamiento

Fecha de

Modificación:

Preparado por: Jefe de TI de la APN Autorizado por: Gerente General

B. Descripción del producto o servicio del Proyecto

Gran parte de las actividades que se desarrollan en la institución son soportadas por

adquisiciones y contrataciones de bienes o servicios, los cuales van a permitir el cumplimiento

de las funciones de las áreas de la institución. Desde el punto de vista de impacto a la empresa

este factor es importante.

Actualmente dicho proceso es manual y presenta deficiencias que afectan directamente al

desempeño institucional. La afectación se manifiesta en los tiempos de ejecución de una

adquisición o contratación, así como los sobrecostos que esto genera.

El proyecto contempla el rediseño del proceso de Atención de Requerimientos el cual deberá

incluir los subprocesos de Aprobaciones, Certificación Presupuestal, Compra Directa, Compra

por Proceso y Formalización. El rediseño del proceso se basará en una plataforma BPM.

El producto del Proyecto será la automatización del proceso de Atención de Requerimientos a

través de la creación de aplicaciones sobre una plataforma BPM, así como la creación de

interfaces las necesarias con otros sistemas. Estas aplicaciones permitirán a las áreas usuarias y

la Oficina General de Administración gestionar el proceso de Atención de Requerimientos de

una forma óptima al permitir mejorar los tiempos de atención.

El proyecto contempla además la adquisición de los componentes necesarios de hardware y

software así como los servicios necesarios para su puesta en producción.

C. Alineamiento del Proyecto

Objetivos de la Organización Propósitos del Proyecto

Optimizar el uso de los recursos del estado

mediante la racionalización del gasto.

Optimizar los tiempos de atención de los

requerimientos así como reducir la asignación

de horas hombre en el proceso.

Permitir administrar el gasto en la institución a

través de información oportuna.

Brindar servicios oportunos y eficientes a la

Comunidad Portuaria.

Maximizar el número de requerimientos

atendidos mensualmente.

Incrementar la satisfacción de los usuarios

relacionados a la atención de sus

requerimientos

Cumplir la exigencia del 85% establecido por

el Ministerio de Economía en la Ejecución

Presupuestal Programada.

Brindar información en línea sobre la ejecución

del presupuesto para permitir definir cursos de

acción en caso de desviaciones.

D. Objetivos del Proyecto

Objetivos del Proyecto

Costo:

El presupuesto estimado del proyecto es de S/. 400,000 Nuevos Soles

Plazo:

El tiempo estimado para la ejecución del proyecto es de 08 meses contados a partir de la fecha

de aprobación del proyecto.

Calidad:

El proyecto deberá considerar la filosofía BPM.

El proyecto se basará en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.

El proyecto deberá enmarcarse dentro de los procedimientos y directivas internas de

adquisiciones y contrataciones de la Entidad.

Alcance

El proyecto contempla el rediseño y automatización del proceso de Atención de

Requerimientos.

E. Alcance y Extensión del Proyecto

• Principales Entregables del Proyecto.

• Diseño de la Plataforma Tecnológica

• Plataforma BPM implementada

• Modelo del Rediseño del Proceso de Atención de Requerimientos

• Estructura de Aplicativos que soportan la automatización

• Plan de Capacitación

• Proceso automatizado Aprobado

Principales Fases del Proyecto.

• Fase 1 : Implementación de la Plataforma

• Fase 2: Rediseño del Proceso

• Fase 3: Automatización del Proceso

• Fase 4: Pruebas

• Fase 5: Capacitación

• Fase 6: Implementación

Stakeholders claves.

• Presidencia

• Gerencia General

• Áreas de la Institución

• Oficina General de Administración

• Oficina de Control Interno

Restricciones.

• El presupuesto estimado del proyecto es de S/. 400,000 Nuevos Soles.

• El proceso implementado deberá ponerse en producción para el inicio del siguiente periodo

2011

• Se deberá utilizar la plataforma BPM de Oracle.

• Se deberá respetar las directivas y procedimientos de adquisiciones y contrataciones de la

entidad.

• El desarrollo de la automatización solo se realizará con personal externo.

• Cada área deberá asignar a un representante ante el equipo del proyecto.

• La base de datos a utilizar será Oracle 11g.

• El proyecto deberá considerar su propia infraestructura, el cual será compatible con la

infraestructura actual de la institución.

• La automatización deberá crear interfaces con el Sistema SIAF del MEF.

• Se encuentra definido el Reglamento de Organización y Funciones y el Manual de

Organización y Funciones.

Asunciones

• La Ley de Adquisiciones y Contrataciones no cambiara durante el periodo vigente.

• Las directivas internas de adquisiciones y contrataciones de la entidad son actuales y

vigentes.

• La plataforma de base de datos se encuentra completamente operativa.

• Se cuenta con la infraestructura y equipamiento necesario que requiera equipo de trabajo.

• El personal representante destinará 4 horas a la semana para brindarlo al proyecto.

Límites del proyecto

El proyecto SI Incluye

• El rediseño y automatización del proceso de Atención de Requerimientos.

El proyecto NO Incluye

• Actualización de procedimientos o directivas de atención de requerimientos

• Capacitación en Adquisiciones y Contrataciones al personal

• Carga de información presupuestal o administrativa con mas de un año de antigüedad

• Depuración del catálogo de bienes de la entidad.

• Inventarios del almacén.

F. Factores Críticos de Éxito del Proyecto

• Compromiso del personal asignado

• Apoyo de la alta dirección

• Disponibilidad de tiempo del personal asignado

• Utilizar la filosofía BPM

• Utilizar la guía del PMBOK

• Brindar acceso a la información financiera

• La información de carga inicial al sistema deberá estar depurada y óptima.

G. Planeamiento Inicial del Proyecto al alto nivel

Estimación de recursos requeridos:

• Licencias de Software de BPM Oracle

• Dos servidores

• 01 Gerente de Proyecto

• 01 Analista de Procesos

• 01 Analista Funcional

• 02 Analistas Programadores

• 01 Analista QA

• 01 Documentador

• 01 Capacitador

• 01 Implementador

• Infraestructura y equipos necesarios

Costo Estimado del Proyecto:

• El presupuesto estimado del proyecto es de S/. 400,000 Nuevos Soles

Beneficios Estimados:

• Atender 40 requerimientos mensuales respecto a los 20 del año anterior.

• Maximizar el porcentaje de ejecución presupuestal anualmente

• Incrementar la satisfacción de las áreas usuarias

Estimación de Fechas a Programar:

• Fecha de inicio: 26 de Abril de 2010

• Fecha de término: 07 de Abril de 2011

H. Autoridad del Proyecto

Autorización

Directora de la Oficina General de Administración (Luz Ramos)

Gerente del proyecto

Nombre: Ing. Paola Asencios

Comité de Seguimiento (Dirección)

Cesar Talledo (Jefe de TI)

Oscar Lu (Jefe de Presupuesto)

Juan Solis (Jefe de Contabilidad)

Percy Toledo (Jefe de Logística)

José Revilla (Jefe de Tesorería)

I. Integrantes del equipo del proyecto, Roles y Responsabilidades

1. Paola Asencios (Gerente de Proyecto)

2. Carlos Novoa (Analista de Procesos)

3. Ruben Gómez (Analista Funcional)

4. Rosa Candía (Analista Programador)

5. Mario Arburu (Analista Programador)

6. Karen Bocanegra (Analista QA)

J. Firmas

Nombre/Función Firma Fecha

1.1.2 Glosario de Términos

ÁREA ENCARGADA DE CONTRATACIONES: El área de Logística de la Oficina General de

Administración-OGA, es el área encargada de las contrataciones en la APN y constituye el

órgano responsable de programar, preparar, ejecutar y supervisar los procesos de contratación

hasta su culminación.

ÁREA USUARIA: Es el área de la APN que requiere la contratación de bienes y servicios y

elabora los requerimientos técnicos mínimos, que son los requisitos indispensables que debe

reunir una propuesta técnica para ser admitida. Los requerimientos técnicos mínimos, que

elabora el área usuaria están constituidos por: a) Términos de Referencia, en el caso de servicios.

b) Especificaciones Técnicas, en el caso de bienes.

COMITÉ ESPECIAL: Es el órgano encargado de conducir los procesos de selección, desde la

elaboración de bases, la organización, conducción y ejecución del procesos de selección hasta su

culminación, esto es; hasta cuando se produzca el consentimiento de la Buena Pro, o cuando

quede administrativamente firme, o se cancele el proceso, de acuerdo a lo establecido en el

artículo 24° de la Ley.

COMITÉ ESPECIAL PERMANENTE: Es el órgano encargado de conducir los procesos de

selección del tipo de Adjudicaciones Directas o Adjudicaciones de Menor Cuantía, de acuerdo a

lo establecido en el artículo 30° del Reglamento de la Ley.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN: Es el expediente que comprende el conjunto de

documentos de todas las actuaciones referidas a la atención de un requerimiento, desde la

decisión de adquirir o contratar (aprobación del gasto por el nivel correspondiente) hasta la

culminación del contrato.

PROCESO DE SELECCIÓN: Es un procedimiento administrativo especial conformado por un

conjunto de actos administrativos, de administración o hechos administrativos, que tiene por

objeto la selección de la persona natural o jurídica con la cual la APN celebrará un contrato para

las contrataciones de bienes y servicios o la ejecución de obras.

Dicha denominación se aplica a todos los tipos de procesos de selección considerados dentro del

marco de la ley de contrataciones, sea Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación

Directa Pública o Selectiva o la Adjudicación de Menor Cuantía.

REQUERIMIENTO: Es el documento de uso interno mediante el cual las áreas usuarias solicitan

la contratación de cualquier bien, servicio, consultoría o ejecución de obra. El Requerimiento

debe estar suscrito por el Director ó Jefe de Oficina ó Jefe de Unidad, como responsable del

gasto.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Descripción elaborada por el área usuaria, de las

características fundamentales de los bienes, suministros u obras a contratar y que son parte

integrante del Requerimiento.

Dichas Especificaciones Técnicas, deben considerar, entre otros, lo siguiente: a) La descripción

del bien u obra a contratar, b) Perfil de la persona natural o jurídica a contratar, c) Plazo (s) de

entrega.

TÉRMINOS DE REFERENCIA: Descripción elaborada por el área usuaria, de las características

técnicas y de las condiciones en que se ejecutará la prestación de servicios o de consultoría, que

son parte integrante del Requerimiento.

Dichos Términos de Referencia, deben considerar, entre otros, lo siguiente: a) La descripción del

servicio a contratar, b) Perfil de la persona natural o jurídica a contratar, c) Plazo (s) para la

prestación del servicio, d) Entregables y plazos para su presentación, e) Forma de Pago.

VALOR REFERENCIAL: Es el valor determinado por el área encargada de contrataciones,

sobre la base del estudio de posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado,

efectuado sobre la base de las Especificaciones Técnicas ó Términos de Referencia y/o sobre

información (estructura de costos, presupuestos de costos, expediente técnico económico)

proporcionada por el área usuaria, que está referido al objeto de la contratación.

El valor referencial se calcula incluyendo todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones,

pruebas y de ser el caso costos laborales respectivos y cualquier otro concepto que le sea

aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los bienes y servicios a contratar.

El valor referencial no podrá tener una antigüedad mayor a los seis (06) meses contados desde la

fecha de convocatoria del proceso para el caso de obras y no podrá ser mayor a tres (03) meses

contados a partir de la aprobación del Expediente de Contratación en el caso de bienes y

servicios.

SIGA - Sistema Integrado de Gestión Administrativa: Sistema en el que se registran todos los

actos referidos a la atención de los requerimientos de bienes y servicios de las áreas usuarias.

1.2 Gestión del Alcance

1.2.1 Plan de Gestión del Alcance

Nombre del Proyecto: Automatización del Proceso de Atención de Requerimientos en la

APN

Preparado por: Ing. Paola Asencios

Fecha: 27 de abril de 2010

Describir cómo será administrado el alcance del Proyecto:

El alcance será verificado permanentemente por el comité de seguimiento y el gerente de

proyecto. Esto se realizará a medida que se obtengan los entregables y se realice la verificación

de aceptación del mismo.

Cada entregable será cotejado con el Diccionario de Desglose de Trabajo y luego documentado

so conformidad mediante un acta.

Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (cómo manejar los cambios, la frecuencia e

impacto de los mismos):

Se realizará reuniones una vez a la semana para el control del alcance del proyecto que será

realizado por el Gerente del proyecto y el comité de seguimiento.

Las solicitudes de cambio del alcance son generadas por el analista funcional del proyecto en

consenso con el comité de seguimiento.

Las solicitudes de cambio del alcance son revisadas por el Gerente del Proyecto y el comité de

seguimiento.

Las solicitudes de cambio del alcance son aprobadas por el Gerente del proyecto y el comité de

seguimiento.

¿Cómo los cambios al alcance, serán identificados y clasificados?

Los cambios del alcance será identificados:

Por el análisis de los requerimientos y posibles cambios en los procedimientos. Esto lo realizara

el analista de proceso.

El juicio de expertos correspondiente al analista de proceso, analista funcional o el comité de

seguimiento.

Los cambios del alcance será clasificados por medio de su impacto:

Alto: Cuando el cambio del alcance del proyecto incrementa el costo en un 10%

Mediano: Cuando el cambio del alcance del proyecto incrementa el costo en un 05%

Bajo: Cuando el cambio del alcance del proyecto incrementa el costo en un 02%

Describir cómo los cambios del alcance serán integrados al proyecto:

Mediante un formato de cambio de alcance debidamente aprobado por el comité de seguimiento

y el gerente de proyecto.

Revisar y aprobar todas las solicitudes de cambio del proyecto.

Mantener la integridad de la línea base del proyecto.

Hacer informes de los cambios solicitados.

1.2.2 Enunciado del Alcance


APN


Fecha: 28 de abril de 2010

Justificación del Proyecto: Gran parte de las actividades que se desarrollan en la institución son

soportadas por adquisiciones y contrataciones de bienes o servicios,

los cuales van a permitir el cumplimiento de las funciones de las

áreas de la institución. Desde el punto de vista de impacto a la

empresa este factor es importante.

Actualmente dicho proceso es manual y presenta deficiencias que

afectan directamente al desempeño institucional. La afectación se

manifiesta en los tiempos de ejecución de una adquisición o

contratación, así como los sobrecostos que esto genera.

El proyecto contempla el rediseño del proceso de Atención de

Requerimientos el cual deberá incluir los subprocesos de

Aprobaciones, Certificación Presupuestal, Compra Directa, Compra

por Proceso y Formalización. El rediseño del proceso se basará en

una plataforma BPM.

Descripción del producto: El producto del Proyecto será la automatización del proceso de

Atención de Requerimientos a través de la creación de aplicaciones

sobre una plataforma BPM, así como la creación de interfaces las

necesarias con otros sistemas. Estas aplicaciones permitirán a las

áreas usuarias y la Oficina General de Administración gestionar el

proceso de Atención de Requerimientos de una forma óptima al

permitir mejorar los tiempos de atención

Entregables del Proyecto:

Contrato de Contendrá el contrato con el proveedor seleccionado para la

Implementación de

Plataforma

implementación de la plataforma BPM

Contrato de

Mantenimiento

Contendrá el contrato con el proveedor seleccionado para el

mantenimiento post implementación de la plataforma BPM

BPM Instalado Este entregable de brindar la plataforma BPM completamente

operativa.

Estándares de

Automatización

Documento que estandariza las nomenclaturas, documentación y

procedimientos para la automatización del proceso.

Modelo de Requisitos Contendrá el detalle de los requerimientos del proceso para su

automatización.

Componentes de

Requerimientos

Programas fuentes, diseños, portales o cualquier elemento parte del

software de la automatización del módulo de requerimientos.

Componentes Compra

Directa


software de la automatización del módulo de Compra Directa.

Componentes Proceso de

Selección


software de la automatización del módulo de Proceso de Selección.

Casos de Prueba

Funcionales Aprobados

Este entregable permitirá garantizar que la automatización ha sido

probada efectivamente funcionalmente.

Casos de Prueba de

Integración Aprobados

Este entregable permitirá garantizar que la automatización ha sido

probada efectivamente integrada con los demás sistemas.

Plan de Capacitación

Aprobado

Este entregable contiene el cronograma y estrategias de capacitación

sobre la para automatizada del proceso.

Manual Técnico Documento técnico

Manual de Usuario Documento funcional.

Modelo de Despliegue

Aprobado

Modelo que describe la forma de implementación técnica y

distribución de componentes dentro de la infraestructura

tecnológica.

Acta de Pase a Producción Documento que garantiza que la automatización ha iniciado su

funcionamiento real.

Objetivos del Proyecto: Indicar los criterios cuantitativos que deben ser considerados para

que el proyecto sea exitoso.

Objetivos de Costo S/. 400,000

Objetivos de Cronograma

(fechas de inicio y

término)

• Fase 1 : Implementación de la Plataforma (11 días)

• Fase 2: Rediseño del Proceso (10 días)

• Fase 3: Automatización del Proceso (5 meses y medio)

• Fase 4: Pruebas (1 mes)

• Fase 5: Capacitación (9 días)

• Fase 6: Implementación (9 días)

Calidad (criterios que

determinarán aceptación)

El proyecto deberá considerar la filosofía BPM.

El proyecto se basará en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones

del Estado.

El proyecto deberá enmarcarse dentro de los procedimientos y

directivas internas de adquisiciones y contrataciones de la Entidad.

1.2.3 Estructura del Desglose del trabajo WBS

Diccionario de EDT (WBS)


APN

Preparado por:

Fecha: 28 de abril 2010

Versión: V. 1.0

DICCIONARIO DE EDT (WBS)

Cuenta de control:

Identificador del Entregable: E.1

Nombre de entregable(s): Acta de Constitución de Proyecto

Alcance del Trabajo: Se deberá preparar el Acta de Constitución del Proyecto

Responsable: Jefe de TI del APN

Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

26/04/2010 Fecha de

Término

26/04/2010

Requisitos de calidad:

Otras referencias:

Hitos del cronograma:


Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Glosario de Términos

Alcance del Trabajo: Se deberá preparar el Glosario de Términos

Responsable: Jefe de TI del APN

Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

26/04/2010 Fecha de

Término

26/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Plan de Gestión de Alcance

Alcance del Trabajo: Se deberá preparar el Plan de Gestión del Alcance

Responsable: Gerente de Proyectos

Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

27/04/2010 Fecha de

Término

27/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Plan de Gestión de Alcance

Alcance del Trabajo: Se deberá preparar el Plan de Gestión del Alcance


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

27/04/2010 Fecha de

Término

27/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Enunciado del Proyecto

Alcance del Trabajo: Preparar Enunciado del Proyecto


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

28/04/2010 Fecha de

Término

28/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): EDT

Alcance del Trabajo: Preparar EDT del proyecto


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

28/04/2010 Fecha de

Término

28/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Cronograma del Proyecto

Alcance del Trabajo: Preparar el cronograma del proyecto

Responsable: Analista de Procesos

Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

29/04/2010 Fecha de

Término

29/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Requisitos de recursos de las actividades

Alcance del Trabajo: Preparar los requisitos de recursos de las actividades


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

29/04/2010 Fecha de

Término

29/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Plan de Gestión de los Costos

Alcance del Trabajo: Preparar Plan de Gestión de los Costos


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

30/04/2010 Fecha de

Término

30/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Estimación de los Costos

Alcance del Trabajo: Preparar la Estimación de los Costos.


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

03/05/2010 Fecha de

Término

03/05/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Línea Base del Costo

Alcance del Trabajo: Preparar la Línea Base del Costo


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

04/05/2010 Fecha de

Término

04/05/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Plan de Gestión de Calidad

Alcance del Trabajo: Preparar el Plan de Gestión de Calidad


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

27/04/2010 Fecha de

Término

27/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Normas de Calidad Necesarias

Alcance del Trabajo: Preparar documento con las normas de calidad necesarias


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

27/04/2010 Fecha de

Término

27/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Preparar Lista de Control de Calidad

Alcance del Trabajo: Preparar documento con la lista de control de calidad


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

29/04/2010 Fecha de

Término

29/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Acciones correctivas y preventivas

Alcance del Trabajo: Preparar documento con las acciones correctivas y preventivas


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

29/04/2010 Fecha de

Término

29/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Plan de Gestión de los Riesgos

Alcance del Trabajo: Preparar el Plan de Gestión de los Riesgos


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

30/04/2010 Fecha de

Término

30/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Análisis FODA de los riesgos

Alcance del Trabajo: Preparar el análisis FODA de los riesgos


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

30/04/2010 Fecha de

Término

30/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Registro de los riesgos

Alcance del Trabajo: Preparar el documento de los registros de los riesgos


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

04/05/2010 Fecha de

Término

04/05/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Matriz de Probabilidad Impacto de los riesgos

Alcance del Trabajo: Preparar el documento de los registros de los riesgos


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

05/05/2010 Fecha de

Término

05/05/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Organigrama del Equipo de Proyecto

Alcance del Trabajo: Preparar el Organigrama del Equipo de Proyecto


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

27/04/2010 Fecha de

Término

27/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Matriz de Asignación de Actividades

Alcance del Trabajo: Preparar la Matriz de Asignación de Actividades


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

28/04/2010 Fecha de

Término

28/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Descripción de Roles y Cargos

Alcance del Trabajo: Preparar documento con la descripción de Roles y Cargos


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

29/04/2010 Fecha de

Término

29/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Directorio del Equipo de Proyecto

Alcance del Trabajo: Preparar documento con el directorio del Equipo de Proyecto


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

30/04/2010 Fecha de

Término

30/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Plan de Gestión de las Comunicaciones

Alcance del Trabajo: Preparar el plan de gestión de las comunicaciones


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

03/05/2010 Fecha de

Término

03/05/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Plan de Gestión de las Adquisiciones

Alcance del Trabajo: Preparar el plan de gestión de las adquisiciones


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

03/05/2010 Fecha de

Término

03/05/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Enunciado del trabajo

Alcance del Trabajo: Preparar el enunciado del trabajo


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

04/05/2010 Fecha de

Término

04/05/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Acciones correctivas recomendadas

Alcance del Trabajo: Preparar documento con las acciones correctivas recomendadas


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

26/04/2010 Fecha de

Término

26/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Acciones preventivas recomendadas

Alcance del Trabajo: Preparar documento con las acciones preventivas recomendadas


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

26/04/2010 Fecha de

Término

26/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Lecciones aprendidas

Alcance del Trabajo: Preparar documento con las lecciones aprendidas


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

07/04/2010 Fecha de

Término

07/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Acta de Aceptación

Alcance del Trabajo: Preparar Acta de Aceptación


Duración

estimada:

1 día Fecha de

Inicio:

26/04/2010 Fecha de

Término

26/04/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Contrato de Implementación de Plataforma

Alcance del Trabajo: Se deberá formular el contrato de defina la implementación de la

plataforma tecnológica de la solución.

El contrato debe formalizarse con las partes interesadas generando

un documento de contrato final y firmado.


Duración

estimada:

5 días Fecha de

Inicio:

03/05/2010 Fecha de

Término

07/05/2010

Requisitos de calidad: El contrato debe ser aprobado por el área Legal

Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Contrato de Mantenimiento

Alcance del Trabajo: Se deberá formular el contrato de defina el mantenimiento integral

de la plataforma tecnológica de la solución.

El contrato debe formalizarse con las partes interesadas generando

un documento de contrato final y firmado.


Duración

estimada:

6 días Fecha de

Inicio:

03/05/2010 Fecha de

Término

10/05/2010

Requisitos de calidad: El contrato debe ser aprobado por el área Legal

Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): BPM instalado

Alcance del Trabajo: Se deberá instalar la plataforma operativa, la plataforma de BPM y

finalmente realizar las pruebas correspondientes.

Responsable: Responsable de Implementación de la plataforma

Duración

estimada:

6 días Fecha de

Inicio:

10/05/2010 Fecha de

Término

17/05/2010

Requisitos de calidad: Utilizar las mejores practicas de BPM

Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Rediseño del Proceso

Alcance del Trabajo: Se deberá desarrollar el diagrama del proceso rediseñado.

Responsable: Analista Funcional

Duración

estimada:

10 días Fecha de

Inicio:

07/05/2010 Fecha de

Término

20/05/2010

Requisitos de calidad: Utilizar las mejores practicas de BPM

Otras referencias:

Hitos del cronograma: Diagrama del Proceso Terminado


Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Estándares de Automatización

Alcance del Trabajo: Se deberá elaborar y aprobar los estándares, nomenclaturas y

convenciones sobre la automatización de procesos para el

proyecto.


Duración

estimada:

4 días Fecha de

Inicio:

20/05/2010 Fecha de

Término

25/05/2010

Requisitos de calidad: Se deberán basarse en las políticas establecidas por la

organización.

Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Modelo de Requisitos

Alcance del Trabajo: Consiste en:

Identificar y desarrollar los Casos de Uso

Diagramar paquetes de los Casos de Uso

Generar conformidad del modelo de Casos de Uso

Definir Entidades para la Base de Datos

Definir Relaciones de Bases de Datos

Responsable: Analista Funcional

Duración

estimada:

27 días Fecha de

Inicio:

21/05/2010 Fecha de

Término

28/06/2010

Requisitos de calidad: Aplicar metodología RUP

Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Componentes de Requerimientos


Implementar Interfaz

Implementar Lógica del Negocio

Implementar Acceso a Datos

Pruebas Unitarias

Responsable: Analista Programador

Duración

estimada:

46 días Fecha de

Inicio:

29/06/2010 Fecha de

Término

06/09/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Componentes Compra Directa





Pruebas Unitarias


Duración

estimada:

45 días Fecha de

Inicio:

07/09/2010 Fecha de

Término

10/11/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Componentes Proceso de Selección





Pruebas Unitarias


Duración

estimada:

47 días Fecha de

Inicio:

11/11/2010 Fecha de

Término

19/11/2010


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Casos de Prueba Funcionales Aprobados


Identificar y desarrollar Casos de Prueba

Correr los casos de Prueba para el Proceso de Requerimiento

Correr Casos de Prueba para Compra Directa

Correr Casos de Prueba para el Proceso de Selección

Gestionar checklist de casos aprobados

Generar la corrección de casos con error

Responsable: Analista QA

Duración

estimada:

18 días Fecha de

Inicio:

20/01/2011 Fecha de

Término

14/02/2011


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Casos de Prueba de Integración aprobados


Identificar y desarrollar Casos de Prueba

Probar interfaces con ERP

Generar la corrección de casos con error


Duración

estimada:

11 días Fecha de

Inicio:

15/02/2011 Fecha de

Término

01/03/2011


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Aseguramiento de Calidad Aprobado

Alcance del Trabajo: Verificar el cumplimiento de los requisitos de calidad


Duración

estimada:

08 días Fecha de

Inicio:

02/03/2011 Fecha de

Término

11/03/2011


Otras referencias:

Hitos del cronograma: Pruebas Concluidas


Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Taller de Capacitación


Definir temas

Preparar diapositivas

Coordinar cantidad de usuarios a capacitar

Coordinar horarios

Definir cantidad de sesiones y temas por sesión

Responsable: Capacitador

Duración

estimada:

09 días Fecha de

Inicio:

14/03/2011 Fecha de

Término

24/03/2011


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Manual Técnico


Elaborar el manual técnico que contempla la instalación,

metodologías, tecnologías y aspectos de desarrollo

Responsable: Responsable de implementación de la plataforma

Analista Programador

Duración

estimada:

5 días Fecha de

Inicio:

18/03/2011 Fecha de

Término

24/03/2011


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Manual de Usuario


Elaborar el manual funcional que contempla aspectos de

utilización de la solución implementada.

Responsable: Analista de Funcional

Duración

estimada:

5 días Fecha de

Inicio:

18/03/2011 Fecha de

Término

24/03/2011


Otras referencias:

Hitos del cronograma: Documentación Terminada


Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Modelo de Despliegue Aprobado


Elaborar el modelo de despliegue con la distribución de los

componentes de la solución dentro de la infraestructura

tecnológica de la organización.

Responsable: Analista de Programador

Duración

estimada:

03 días Fecha de

Inicio:

25/03/2011 Fecha de

Término

29/03/2011


Otras referencias:



Cuenta de control:


Nombre de entregable(s): Acta de Pase a Producción


Preparar instaladores y script de BD

Ejecutar instaladores y script de BD

Ejecutar script de migración de datos


Responsable de implementación de la plataforma

Duración

estimada:

06 días Fecha de

Inicio:

30/03/2011 Fecha de

Término

06/04/2011


Otras referencias:


1.3 Gestión de Tiempos

1.3.1 Cronograma del Proyecto – Diagrama de Gantt

1.3.2 Hitos del proyecto

Nombre del

Proyecto:

Automatización del Proceso de Atención de Requerimientos en la APN

Preparado por: Analista de Procesos

Fecha: 23/04/2010

Hitos WBS Fecha Descripción

Diagrama del Proceso

de Rediseñado

Diagrama del Proceso de

Rediseñado

20/05/2010 Revisión del diagrama

del proceso terminado.

Pruebas Concluidas Pruebas

11/03/2011 Auditar que se hayan

hecho todas las pruebas

integrales.

Documentación

Terminada

Manuales 24/03/2011 Revisión que la

documentación esté

completa.

Comentarios:

Revisado por:

Fecha:

Autorizado por:

Fecha:

1.3.3 Diagrama de Hitos del Proyecto

1.3.4 Requisitos de Recursos de las Actividades

Nombre del Proyecto: Automatización del Proceso de Atención de Requerimientos en la APN


Fecha 29/04/2010

Entregable Actividad Recurso Cantidad %

asignación

Desde Hasta Observaciones

Acta de Constitución

del Proyecto

Preparar Acta de

Constitución del

Proyecto

Jefe de TI del APN 1 100% 26/04/2010 26/04/2010 1 día

Glosario de Términos Preparar Glosario de

Términos

Jefe de TI del APN 1 100% 26/04/2010 26/04/2010 1 día

Plan de Gestión del

Alcance

Preparar Plan de

Gestión del Alcance

Gerente de Proyectos 1 100% 27/04/2010 27/04/2010 1 día

Enunciado del

Proyecto

Preparar Enunciado del

Proyecto


EDT Preparar EDT Gerente de Proyectos 1 100% 28/04/2010 28/04/2010 1 día

Cronograma del

Proyecto

Preparar Cronograma

del Proyecto

Analista de Procesos 1 100% 29/04/2010 29/04/2010 1 día

Requisitos de

Recursos de las

actividades

Preparar Requisitos de

Recursos de las

actividades


Plan de Gestión de los

Costos

Prepara Plan de

Gestión del Costo


Estimación de los

Costos

Preparar Estimación de

los Costos


Línea Base del Costo Preparar Línea Base

del Costo


Plan de Gestión de

Calidad

Preparar Plan de

Gestión de Calidad

Gerente de Proyecto 1 100% 27/04/2010 27/04/2010 1 día

Normas de Calidad

Necesarias

Preparar Normas de

Calidad Necesarias


Lista de Control de

Calidad

Preparar Lista de

Control de Calidad


Acciones Correctivas y

Preventivas

Preparar lista de

acciones correctivas y

preventivas


Plan de Gestión de los

Riesgos

Preparar Plan de

Gestión de los Riesgos


Análisis FODA de los

riesgos

Preparar Análisis

FODA de los riesgos


Registro de Riesgos Preparar Registro de

Riesgos


Matriz de Probabilidad

de Impacto de los

Riesgos

Preparar Matriz de

Probabilidad de

Impacto de los Riesgos


Organigrama del

Equipo del Proyecto

Preparar Organigrama

del Equipo del Proyecto


Matriz de Asignación

de Responsabilidades

Preparar Matriz de

Asignación de

Responsabilidades


Descripción de Roles y

Cargos

Preparar Documentos

con la Descripción de

Roles y Cargos


Directorio del Equipo

de Proyecto

Preparar documento

con el directorio del

Equipo de Proyecto


Plan de Gestión de las

Comunicaciones

Preparar Plan de

Gestión de las

Comunicaciones


Plan de la Gestión de

las Adquisiciones

Preparar Plan de

Gestión de las

Adquisiciones


Enunciado de Trabajo Preparar Enunciado del

Trabajo


Acciones Correctivas

Recomendadas

Preparar Acciones

Correctivas


Recomendadas

Acciones Preventivas

Recomendadas

Preparar Acciones

Preventivas

Recomendadas


Lecciones Aprendidas Preparar Documento

de Lecciones

Aprendidas


Acta de Aceptación Preparar Acta de

Aceptación


Preparar contrato de

implementación

Analista de Procesos 1 100% 03/05/2010 05/05/2010 3 días Contrato de

Implementación de

Plataforma

Formalizar Contrato Analista de Procesos 1 100% 05/05/2010 07/05/2010 3 días

Preparar Contrato Analista de Procesos 1 100% 03/05/2010 05/05/2010 3 días Contrato de

Mantenimiento

Formalizar Contrato Analista de Procesos 1 100% 06/05/2010 10/05/2010 3 días

BPM instalado

Instalación de la

plataforma operativa

Responsable de

Implementación de la

plataforma

1 100% 10/05/2010 11/05/2010 2 días

Instalación de la

plataforma BPM

Responsable de


plataforma

1 100% 12/05/2010 14/05/2010 3 días

Pruebas de la

plataforma instalada

Responsable de


plataforma

1 100% 17/05/2010 17/05/2010 1 día

Rediseño del Proceso Diagrama del Proceso

Rediseñado

Analista Funcional 1 100% 07/05/2010 20/05/2010 10 días

Elaborar estándares de

automatización

Analista de Procesos 1 100%

20/05/2010 24/05/2010 3 días Estándares de

Automatización

Aprobar Estándares de

automatización

Analista de Procesos 1 100%

25/05/2010 25/05/2010 1 día

Identificar y Desarrollar

Casos de Uso

Analista Funcional 1 100%

21/05/2010 31/05/2010 7 días

Diagramar Paquete de

los Casos de Uso


01/06/2010 09/06/2010 7 días

Modelo de Requisitos

Generar Acta de

conformidad

Analista Funcional 1 100% 10/06/2010 10/06/2010 1 día

Definir Entidades para

la Base de Datos


11/06/2010 17/06/2010 5 días

Definir Relaciones para

la Base de Datos


18/06/2010 24/06/2010 5 días

Gestionar checklist

para la Base de Datos


25/06/2010 28/06/2010 2 días

Implementar Interfaz Analista Programador 2 100% 29/06/2010 12/08/2010 30 días

Implementar Lógica del

Negocio

Analista Programador 2 100% 13/08/2010 24/08/2010 8 días

Implementar Acceso a

Datos


Componentes de

Requerimientos

Pruebas Unitarias Analista Programador 2 100% 31/08/2010 06/09/2010 5 días



Negocio


Componentes Compra

Directa

Implementar Acceso a Analista Programador 2 100% 29/10/2010 03/11/2010 3 días

Datos




Negocio


Implementar Acceso a

Datos


Componentes Proceso

de Selección


Identificar y desarrollar

Casos de Prueba

Analista QA 1 100% 20/01/2011 24/01/2011 3 días

Correr los casos de

Prueba para el Proceso

de Requerimiento

Analista QA 1 100% 25/01/2011

27/01/2011

3 días

Correr Casos de

Prueba para Compra

Directa

Analista QA 1 100% 28/01/2011 01/02/2011 3 día

Casos de Prueba

Funcionales

Aprobados

Correr Casos de

Prueba para el Proceso

de Selección

Analista QA 1 100% 02/02/2011 04/02/2011 3 días

Gestionar checklist de

casos aprobados

Analista QA 1 100% 07/02/2011 08/02/2011 2 días

Generar la corrección

de casos con error

Analista QA 1 100% 09/02/2011 14/02/2011 4 días

Identificar y desarrollar

Casos de Prueba

Analista QA 1 100% 15/02/2011 18/02/2011 4 días

Probar interfaces con

ERP

Analista QA 1 100% 21/02/2011 23/02/2011 3 días

Casos de Prueba de

Integración aprobados

Generar la corrección

de casos con error

Analista QA 1 100% 24/02/2011 01/03/2011 4 días

Aseguramiento de

Calidad Aprobado

Verificar el

cumplimiento de los

requisitos de calidad

Analista QA 1 100% 02/03/2011 11/03/2011 8 días

Definir temas

Capacitador 1 100% 14/03/2011 14/03/2011 1 día

Preparar diapositivas

Capacitador 1 100% 15/03/2011 17/03/2011 3 días

Taller de Capacitación

Coordinar cantidad de Capacitador 1 100% 18/03/2011 21/03/2011 2 días

usuarios a capacitar

Coordinar horarios

Capacitador 1 100% 22/03/2011 23/03/2011 2 días

Definir cantidad de

sesiones y temas por

sesión

Capacitador 1 100% 24/03/2011 24/03/2011 1 día

Manual Técnico

Preparar Manual

Técnico

Responsable de

implementación de la

plataforma

Analista Programador

1

1

100%

20%

18/03/2011 24/03/2011 5 días

Manual de Usuario Preparar Manual de

Usuario

Analista de Funcional 1 100% 18/03/2011 24/03/2011 5 días


Aprobado

Preparar Modelo de

Despliegue

Analista de Funcional 1 100% 25/03/2011 29/03/2011 3 días

Acta de Pase a

Producción

Preparar instaladores y

script de BD

Analista de Procesos

Responsable de


plataforma

1 40% 30/03/2011 31/03/2011 2 días

Ejecutar instaladores y

script de BD


Responsable de


plataforma

1 100% 01/04/2011 04/04/2011 2 días

Ejecutar script de

migración de datos


Responsable de


plataforma

1 100% 05/04/2011 06/04/2011 2 días

1.4 Gestión de los Costos

1.4.1 Plan de Gestión del Costo


APN


Fecha: 10 de mayo 2010

Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambios en el costo: Nombre Cargo Ubicación Paola Asencios Gerente de Proyecto

Persona(s) que aprueba(n) requerimientos de cambios en costos: Nombre Cargo Ubicación Luz Ramos Gerente de Administración

Eusebio Vega Gerente de Planeamiento

Razones aceptables para cambios en el Costo del Proyecto (por ejemplo: Aprobación de

cambios en el alcance, incremento de costos en los materiales, etc.):

Cambios en el alcance por cambios de leyes en el sector gobierno

Necesidad de adquirir hardware adicional

Posible incremento en el licenciamiento por cantidad de usuarios adicionales

Describir como calcular e informar el impacto en el proyecto por el cambio en el costo(

tiempo, calidad, etc.):

Se debe evitar que las alteraciones de costo afecten al cronograma del proyecto.

Se debe informar y documentar que aspectos del alcance que están siendo afectados

directamente por la variación del costo.

No se aceptarán variaciones más allá de la reserva de contingencia.

En caso recorte presupuestal del presupuesto se deberá elaborar un informe sobre el impacto y

disminución en el alcance.

Describir como serán administrados los cambios en el costo:

La gerente del proyecto revisará la solicitud de cambios en el costo y hará una evaluación del

mismo, dicho informe será presentado a los patrocinadores.

El cambio será aprobado únicamente por los patrocinadores (Oficina de Administración y la

Dirección de Planeamiento). Si el cambio es aceptado se actualizarán todos los entregables

afectados.

Los cambios en el costo serán informados a los stakeholders clave: Presidencia y Gerencia

General

La gerente del proyecto efectuará una actualización del alcance en base al nuevo costo.

1.4.2 Lista de Verificación de Estimación de Costos


APN



Asegurarse que todos los recursos necesarios sean tomados en consideración:

Administración del Proyecto

Gerente de Proyecto : S/. 8,000 Mensuales

Personal

• Analista de Procesos : S/. 6,000 Mensuales

• Analista de Funcional : S/. 6,000 Mensuales

• Analista Programador 1 : S/. 4,000 Mensuales

• Analista Programador 2: S/. 4,000 Mensuales

• Analista de QA : S/. 4,000 Mensuales

• Documentador : S/. 4,000 Mensuales

• Capacitador: S/. 4,000 Mensuales

• Implementador: S/. 5,000 Mensuales

Materiales

Dos servidores : S/. 120,000

09 laptops (Alquiler): S/. 2,700 Mensuales

Licencias plataforma BPM: S/. 250,000

Útiles de Oficina: S/. 500 Mensuales

Proveedores

Los equipos servidores a adquirir incluyen el servicio de instalación y puesta en marcha por

parte del proveedor.

Viajes

El proyecto no requiere una asignación en este rubro

Pagos a consultores y otros servicios profesionales


Diversos (traslados, copias, mensajerías, etc.)


Plan de contingencia

Se ha considerado como reserva de contingencia el 25% del costo total del proyecto.

Inflación


1.4.3 Estimación de los Costos



Fecha 29/04/2010

Fase Entregable Actividad Recurso Costo por

dia

Cantidad Nro

Días

Costo Total

Acta de Constitución del

Proyecto

Preparar Acta de Constitución del Proyecto Jefe de TI del APN 400.00 1 5 2,000.00

Glosario de Términos Preparar Glosario de Términos Jefe de TI del APN 400.00 1 2 800.00

Plan de Gestión del Alcance Preparar Plan de Gestión del Alcance Gerente de Proyectos 266.67 1 5 1,333.35

Enunciado del Proyecto Preparar Enunciado del Proyecto Gerente de Proyectos 266.67 1 2 533.34

EDT Preparar EDT Gerente de Proyectos 266.67 1 12 3,200.04

Cronograma del Proyecto Preparar Cronograma del Proyecto Analista de Procesos 200.00 1 4 800.00

Requisitos de Recursos de las

actividades

Preparar Requisitos de Recursos de las

actividades

Analista de Procesos 200.00 1 8 1,600.00

Plan de Gestión de los Costos Prepara Plan de Gestión del Costo Analista de Procesos 200.00 1 2 400.00

Estimación de los Costos Preparar Estimación de los Costos Analista de Procesos 200.00 1 3 600.00

Línea Base del Costo Preparar Línea Base del Costo Analista de Procesos 200.00 1 5 1,000.00

Plan de Gestión de Calidad Preparar Plan de Gestión de Calidad Gerente de Proyecto 266.67 1 3 800.01

Normas de Calidad Necesarias Preparar Normas de Calidad Necesarias Analista de Procesos 200.00 1 3 600.00

Lista de Control de Calidad Preparar Lista de Control de Calidad Analista de Procesos 200.00 1 4 800.00

Plan de Gestión de los Riesgos Preparar Plan de Gestión de los Riesgos Analista de Procesos 200.00 1 5 1,000.00

Análisis FODA de los riesgos Preparar Análisis FODA de los riesgos Analista de Procesos 200.00 1 2 400.00

Registro de Riesgos Preparar Registro de Riesgos Analista de Procesos 200.00 1 3 600.00

Matriz de Probabilidad de

Impacto de los Riesgos

Preparar Matriz de Probabilidad de Impacto

de los Riesgos

Analista de Procesos 200.00 1 2 400.00

Organigrama del Equipo del

Proyecto

Preparar Organigrama del Equipo del

Proyecto


Matriz de Asignación de Preparar Matriz de Asignación de Analista de Procesos 200.00 1 2 400.00

Responsabilidades Responsabilidades

Descripción de Roles y Cargos Preparar Documentos con la Descripción de

Roles y Cargos


Directorio del Equipo de

Proyecto

Preparar documento con el directorio del

Equipo de Proyecto


Plan de Gestión de las

Comunicaciones

Preparar Plan de Gestión de las

Comunicaciones

Gerente de Proyectos 266.67 1 3 800.01

Plan de la Gestión de las

Adquisiciones

Preparar Plan de Gestión de las

Adquisiciones

Gerente de Proyectos 266.67 1 4 1,066.68

Enunciado de Trabajo Preparar Enunciado del Trabajo Gerente de Proyectos 266.67 1 5 1,333.35

Acciones Correctivas

Recomendadas

Preparar Acciones Correctivas

Recomendadas


Acciones Preventivas

Recomendadas

Preparar Acciones Preventivas

Recomendadas


Lecciones Aprendidas Preparar Documento de Lecciones

Aprendidas

Analista de Procesos 200.00 1 5 1,000.00

Acta de Aceptación Preparar Acta de Aceptación Analista de Procesos 200.00 1 3 600.00

24,066.78


APN


Fecha 29/04/2010

Fase Entregable Actividad Recurso Costo por

dia

Cant Nro

Días

Costo

Total Act

Costo

Total

Fase

Preparar Contrato Analista de Procesos 200.00 1 3 600.00 Contrato de Implementación de

Plataforma Formalizar Contrato Analista de Procesos 200.00 1 3 600.00

Preparar Contrato Analista de Procesos 200.00 1 3 600.00 Contrato de Mantenimiento

Formalizar Contrato Analista de Procesos 200.00 1 3 600.00

Implementación

de Plataforma

BPM instalado Instalación de la plataforma operativa Responsable de


plataforma

166.67 1 2 333.34

3,400.02

Instalación de la plataforma BPM Responsable de


plataforma

166.67 1 3 500.01

Pruebas de la plataforma instalada Responsable de


plataforma

166.67 1 1 166.67

Rediseño del

Proceso

Rediseño del Proceso Diagrama del Proceso Rediseñado Analista Funcional 200.00 1 10 2,000.00 2,000.00

Elaborar estándares de

automatización

Analista de Procesos 200.00 1 3 600.00 Estándares de Automatización

Aprobar Estándares de

automatización


Identificar y Desarrollar Casos de Uso Analista Funcional 200.00 1 7 1,400.00

Diagramar Paquete de los Casos de

Uso

Analista Funcional 200.00 1 7 1,400.00

Generar Acta de conformidad Analista Funcional 200.00 1 1 200.00

Automatización

del Proceso

Modelo de Requisitos

Definir Entidades para la Base de

Datos


42,999.08

Definir Relaciones para la Base de

Datos


Gestionar checklist para la Base de

Datos

Analista Funcional 200.00 1 2 400.00

Implementar Interfaz Analista Programador 133.33 2 30 7,999.80

Implementar Lógica del Negocio Analista Programador 133.33 2 8 2,133.28

Implementar Acceso a Datos Analista Programador 133.33 2 3 799.98

Componentes de

Requerimientos

Pruebas Unitarias Analista Programador 133.33 2 5 1,333.30




Componentes Compra Directa




Componentes Proceso de

Selección



Identificar y desarrollar Casos de

Prueba

Analista QA 133.33 1 3 399.99

Correr los casos de Prueba para el

Proceso de Requerimiento

Analista QA 133.33 1 3 399.99

Correr Casos de Prueba para Compra

Directa

Analista QA 133.33 1 3 399.99

Correr Casos de Prueba para el

Proceso de Selección

Analista QA 133.33 1 3 399.99

Gestionar checklist de casos

aprobados

Analista QA 133.33 1 2 266.66

Casos de Prueba Funcionales

Aprobados

Generar la corrección de casos con

error

Analista QA 133.33 1 4 533.32

Identificar y desarrollar Casos de

Prueba

Analista QA 133.33 1 4 533.32

Probar interfaces con ERP Analista QA 133.33 1 3 399.99

Pruebas

Casos de Prueba de

Integración aprobados

Generar la corrección de casos con

error

Analista QA 133.33 1 4 533.32

4,933.21

Aseguramiento de Calidad

Aprobado

Verificar el cumplimiento de los

requisitos de calidad

Analista QA 133.33 1 8 1,066.64

Definir temas Capacitador 133.33 1 1 133.33

Preparar diapositivas Capacitador 133.33 1 3 399.99

Coordinar cantidad de usuarios a

capacitar

Capacitador 133.33 1 2 266.66

Coordinar horarios Capacitador 133.33 1 1 133.33


Definir cantidad de sesiones y temas

por sesión

Capacitador 133.33 1 5 666.65

Responsable de


plataforma

166.67 1 5 833.35 Manual Técnico Preparar Manual Técnico

Analista Programador 133.33 1 5 666.65

Capacitación

Manual de Usuario Preparar Manual de Usuario Analista de Funcional 200.00 1 5 1,000.00

4,099.96


Aprobado

Preparar Modelo de Despliegue Analista de Funcional 200.00 1 3 600.00 Implementación

Acta de Pase a Producción Preparar instaladores y script de BD Analista de Procesos 200.00 1 2 400.00

2,800.02

Responsable de


plataforma

166.67 1 2 333.34

Analista de Procesos 200.00 1 2 400.00 Ejecutar instaladores y script de BD

Responsable de


plataforma

166.67 1 2 333.34

Analista de Procesos 200.00 1 2 400.00 Ejecutar script de migración de datos

Responsable de


plataforma

166.67 1 2 333.34

60,232.29

Presupuesto del Proyecto

ELABORACION DEL PRESUPUESTO

Detalle Costo Factor

Implementación de Plataforma 3,400.02

Rediseño del Proceso 2,000.00

Automatización del Proceso 42,999.08

Pruebas 4,933.21

Capacitación 4,099.96

Implementación 2,800.02

Costo de Trabajo Técnico 60,232.29

Costo de Trabajo de Gestión 24,066.78

LINEA BASE DEL COSTO 84,299.07

Reserva de Gestión 8,429.91 10%

PRESUPUESTO 92,728.98

Reserva de Contingencia 23,182.24 25%

COSTO TOTAL 115,911.22

Detalle Costo Acumulado

Inicio 0 0

Implementación de Plataforma 3,400.02 3,400.02

Rediseño del Proceso 2,000.00 5,400.02

Automatización del Proceso 42,999.08 48,399.10

Pruebas 4,933.21 53,332.31

Capacitación 4,099.96 57,432.27

Implementación 2,800.02 60,232.29

Costo de Trabajo de Gestión 24,066.78 84,299.07

1.4.4 Línea Base del Costo

Línea Base del Costo

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

80000

90000

Inic

io

Imp

lem

en

tac

ión

de

Pla

tafo

rma

Re

dis

eñ

o d

el

Pro

ce

so

Au

tom

ati

zac

ión

de

l P

roc

eso

Pru

eb

as

Ca

pa

cit

ac

ión

Imp

lem

en

tac

ión

Co

sto

de

Tra

ba

jo d

e

Ge

stió

n

1.5 Gestión de la Calidad

1.5.1 Plan de Gestión de la Calidad

Nombre del

Proyecto: Automatización del Proceso de Atención de Requerimientos en la APN

Preparado por: Paola Asencios, Gerente de Proyecto

Fecha: 27 de Abril del 2010

Descripción del Sistema de Calidad del Proyecto:

Estructura Organizacional

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Gerente de Proyecto:

Es el responsable de la elaboración del Plan de Gestión de Calidad y de las aprobaciones del

aseguramiento y control de calidad.

Analista de Procesos:

Es el responsable de:

Plantear que estándares de calidad de la empresa serán utilizados:

Estándares de documentación funcional.

Estándares de programación.

Estándares de base de datos.

Estándares para los manuales (instalación, de usuario, técnico y de arquitectura).

Identificar los requerimientos del usuario.

Plantear los objetivos de calidad.

Plantear los costos de calidad.

Plantear los tiempos de calidad.

Plantear los recursos necesarios para la calidad.

Identificar las lecciones aprendidas de los proyectos similares.

Verificar que las especificaciones funcionales, de interfaz y técnicas cumplan con los

requerimientos presentados.

Verificar que todos los requerimientos solicitados sean cumplidos.

Programador:

Responsable de cumplir con las normas de calidad y los estándares definidos para el proyecto.

Analista de QA:

Es el responsable de:

Realizar el control de la calidad de los entregables de fase desarrollo del proyecto.

Realizar pruebas del sistema.

Gestionar la corrección de los errores encontrados en las pruebas.

Auditorias de pruebas de calidad.

Análisis de las métricas de calidad.

Procedimientos

Planificación de la calidad.

Se refiere a la identificación de qué normas son relevantes para el proyecto y cómo

satisfacerlas

El Analista Líder y el Analista de QA asesorarán para la formulación del Plan de Calidad del

proyecto.

Procedimiento de Aseguramiento de la calidad.

Trata sobre la aplicación sistemática y planificada de las actividades de calidad, para asegurar

que el proyecto utiliza todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos.

Normas y estándares definidos por la empresa.

Procedimiento de Control de Calidad.

Supervisa los resultados específicos del proyecto, para determinar si cumple con las normas de

calidad relevantes e identifica modos de las causas del rendimiento insatisfactorio.

Establece la interacción entres los distintos procesos del proyecto y áreas del conocimiento,

así como la aplicabilidad calidad tanto a la gestión del proyecto propiamente como al

producto.

Criterios de aceptación o devolución de los entregables en función del control realizado.

Gestión de la corrección de los entregables que no estén conformes.

Procesos

Levantamiento de información.

Especificaciones funcionales, de interfaz y técnicas.

Modelamiento de datos.

Desarrollo del sistema.

Pruebas del sistema.

Capacitación.

Implantación del sistema.

Verificación del contrato de alquiler de equipos.

Recursos

Gerente del Proyecto.

Analista de Procesos.

Analista Funcional

Analista QA.

Programadores.

Aspectos de la Gestión de Calidad del Proyecto:

Control de Calidad

Es responsabilidad del Analista de QA el control de calidad de todo el desarrollo del

aplicativo. Se encargará de realizar las pruebas del sistema y gestionar las correcciones de los

errores encontrados en las pruebas.

El Analista de Procesos tiene la responsabilidad de realizar el control de calidad de las

especificaciones funcionales, de interfaz y técnicas del sistema, así como del producto final

desarrollado.

Aseguramiento de la Calidad

Es responsabilidad del Analista Funcional ejecutar el aseguramiento de calidad de todo el

proyecto, se encargará de que se cumpla con las normas y estándares de calidad definidas en

el proyecto. Informa al Gerente de proyecto sobre los acuerdos de calidad.

El programador tiene la responsabilidad de cumplir con las normas y estándares de calidad

definidos para el proyecto.

Mejoramiento de la Calidad

Se establecen herramientas de supervisión de calidad, la herramienta que usaremos es

Diagramas de flujo. Se propondrán mejoras continuas de acuerdo se va avanzando el proyecto.

La supervisión de la calidad se dará mediante reuniones semanales con equipo de proyecto.

1.5.2 Normas de Calidad necesarias para realizar el Control de Calidad


APN

Preparado por: Ing.Paola Asencios


Objetivos del Proyecto (Calidad)

Aplicar la metodología de Análisis y diseño de sistemas de la APN

Aplicar los procedimientos y estándares de la organización para la programación y pruebas

Metodología de Análisis y Diseño

Aplicar la metodología UML. El lenguaje unificado de modelo de objetos está pensado para

especificar, visualizar y construir los componentes que conforman un sistema de software o un

modelado de negocios con las más avanzadas tecnologías y herramientas orientadas a objetos.

Estándares de programación

Los estándares de programación son una parte esencial de cualquier esfuerzo de desarrollo de una

aplicación

Los siguientes estándares se diseñan para proporcionar un enfoque claro del desarrollo que

permitirá un código ordenado y comodidad de la legibilidad.

Utilizar tajos dobles (//) comentar las líneas de código y utilizar el comentario del bloque (/*....*/)

para comentarios grandes de multi-línea

<scope><type>_<name>

Definición de las convenciones de las variables:

VARIABLE (scope):

Global g

Shared s

Instance i

Local l

TIPO DE VARIABLE (type):

Blob blb_

Boolean b_

Date date_

DateTime dt_

Decimal dec_

Double d_

Graphic Object go_

Integer i_

Long l_

Real r_

String s_

Time t_

Unsigned Int ui_

Unsigned Long ul_

Funciones:

Naming Format

<scope>f_<name> ()

Ventana

Name Format

w<type>_<name>

Control de Flujo

Las declaraciones del control del flujo deben estar en MAYÚSCULAS tan como definir

claramente el contexto en una mirada. Las sentencias se deben alinear apropiadamente y

ordenadamente.

Ejemplo:

IF <condition> THEN

<statement block>

ELSE

<statement block>

END IF

Fuentes:

Utilizar ARIAL 8 pt para los títulos y textos. No conviene utilizar un tipo de letra no TrueType,

ni mezclar tamaños diferentes.

El Color de fondo a usar es BUTTONFACE

Estándares de Base de Datos:

Tablas: El nombre de las tablas de base de datos debe de estar en singular. Tienen una longitud

máxima de 30 caracteres

nombre tabla

Donde:

nombre tabla, es el nombre de la tabla utilizando las abreviaturas estándar (Ver anexo tablas),

identificando claramente la entidad a definir.

Ejemplo:

mae_empresa, tabla de maestro de empresas.

cab_vale_ingreso, tabla de cabecera de vale de ingreso.

det_vale_ingreso, tabla de detalle de vale de ingreso.

Nombre tabla: Tiene una longitud mínima de tres caracteres, en minúscula al inicio y luego tendrá

un separador “_” y luego el nombre de la tabla en forma que se comprenda o si es muy largo en

forma abreviada según tabla término.

Notas:

Los nombres cortos de las tablas se asignaran solamente a aquellas que se originan de una

relación de muchos a muchos (tabla relacional).

Se usarán separadores.

Nombre de los campos

Nombre de los atributos de los campos tiene 30 caracteres como máximo, con la siguiente

estructura:

clase +_+ calificador 1 +_+ calificador n + _+ Nombre tabla

Donde:

Clase: tres (3) caracteres que identifican la clase de dato (obligatorio)

Calificador: Mínimo tres (3) caracteres que identifican al calificador del sujeto (obligatorio)

Nombre tabla: Nombre largo ó corto de la tabla objeto (opcional) solo casos de excepcionales.

Ejemplos :

cod_cencos, para una tabla x

est_usuario, para una tabla y

Notas:

En caso necesario se podrá utilizar más de un calificador, a efectos de lograr la identificación del

dato.

El nombre corto de la tabla solo se usará en caso de coincidir los nombres de dos o más campos

que vienen de otras tablas. ejemplo:

cod_abono_ordgas , para la tabla z

cod_abono_movcta , para la tabla z

Nombre del índice o constraint

Si es tipo constraint : Primary Key

Entonces:

Nombre tabla + _ + tipo constraint

Si es tipo constraint : Foreign Key e Index

Entonces:

Nombre tabla + _ + tipo constraint + _ + secuencia

donde tipo constraint:

FK : Foreign Key

IX : Indice

mae_banco_pk corresponde a la llave primaria de la Tabla Bancos,

cab_vale_ingreso_fk_1 corresponde a la llave foránea de la tabla Vale de Ingreso

Nombre de triggers

Nombre de los triggers almacenados en la base de datos. Tienen una longitud máxima de 30

caracteres con la siguiente estructura.

T[ tipo trigger] + _ + nombre de trigger

Tipos

I : Insert

U : Update

D : Delete

S : Select

G : General

Por Ejemplo: tu_mae_bancos corresponde a un trigger que se activa al actualizar un registro en la

tabla BANCOS

Nombre de Vistas

Nombre de las vistas asociadas a una o más tablas de base de datos. Tienen una longitud máxima

30 caracteres y su estructura es la siguiente:

nombre vista

Donde:

nombre vista, es el nombre de la vista utilizando las mismas reglas que los nombres de tablas.

Ejemplo :

det_vale_ingreso

mae_usuarios

Nombre del Procedimiento Almacenado (procedure)

Nombre de los store procedures almacenados en la base de datos. Tienen una longitud máxima de

40 caracteres, con la siguiente estructura:

SP ( I, U, D, S, G ) _+ nombre del procedimiento almacenado

I : Insert.

U : Update.

D : Delete.

S : Select.

G : General.

Por ejemplo : SPI_Insertar_Empleado.

Nombre del procedimiento almacenado (función)

Nombre de las funciones almacenadas en la base de datos. Tienen una longitud máxima de 30

caracteres con la siguiente estructura:

F( I, U, D, S, G ) _+ nombre de la función

I : Insert.

U : Update.

D : Delete.

S : Select.

G : General.

Por ejemplo : FU_VALIDAR_USUARIO

Nota : Todas las FUNCIONES deben estar debidamente comentados.

Nombre de las variables en el procedimiento almacenado

Para el caso de las variables se usarán las siguientes directrices:

Definición de Variables

tipo de variable +_+ tipo de dato clase +_+ tipo de dato calificador

tipo de variable :

Tipo de

Dato

Prefij

o

Char @ls_

Varchar @ls_

Number @ln_

Integer @ln_

DateTime @ldt_

Boolean @lb_

tipo de dato clase :

La clase se codificarán de acuerdo a las abreviaturas de las columnas estándares (ver anexo

columnas clase)

tipo de dato calificador :

El calificador se codificarán de acuerdo a las abreviaturas de las columnas estándares (ver anexo

columnas calificador)

Ejemplo:

@ls_cod_mon varchar(2),

@ln_tca_preven numeric(15,4),

Uso de Mayúsculas

Se usarán letras mayúsculas para lo siguiente:

Todas las sentencias SQL (UPDATE, INSERT, DELETE , SELECT )dentro de las funciones,

store procedures o funciones.

En todas las declaraciones de sintaxis de PL-SQL como por ejemplo (IF, THEN, WHILE,

DECLARE CURSOR, BEGIN , END , etc).

Abreviaturas Estándar

Nro1

ABREV_TERMINO SIGNIFICADO_TERMINO

1 mae_xxxxxx Maestro

2 rel_xxxxxxxx Relación con otras tablas

3 aud_xxxxxxx Auditoría

4 Itf_xxxxxxxxx Interface

5 cab_xxxxxxx Cabecera de un Proceso

6 det_xxxxxxxx Detalle de un Proceso

7 Ind_xxxxxxxx Indicador

8 mov_xxxxxxx Movimiento

9 log_xxxxxxxx Log de un proceso

10 trb_xxxxxxxx Trabajo de un proceso

Procedimiento de Pruebas Integrales y pase de la APN

Los scripts y fuentes deberán ser colgados en el directorio del Harvest para las pruebas unitarias y

posteriormente para las pruebas de QA.

AllFusion Harvest Change Manager es una herramienta de software para la gestión de la

configuración (control de versiones, etc SCM) de código fuente y otros activos en el desarrollo de

software.

Cambios en los Paquetes: Harvest puede proporcionar tanto control de versiones y gestión del

cambio. El desarrollador hace los cambios en el Harvest (crea un "change set"). El paquete

cambiado inicialmente estará formado por un número de archivos que el desarrollador ha creado

o modificado. Este es el componente de control de versiones del Harvest.

Ciclos de Vida: Una vez que el desarrollador está satisfecho con sus cambios, el progreso

cambios a través de un ciclo de vida pre-definidos (es decir, en una serie de etapas de la prueba

secuencial y, finalmente, pasa a producción). En todas estas etapas de este ciclo de vida, el

paquete debe tener las aprobaciones de los usuarios apropiados o grupos de usuarios. Estas

aprobaciones se registran de forma permanente a efectos de auditoría.

1.5.3 Lista de control de calidad necesaria para el control de calidad


APN


Fecha: 29/04/2010

El siguiente checklist será utilizado por el Analista Programador

Se ejecuta la

acción Referencia

PUNTOS DE CONTROL

SI NO

No Aplica

¿Entendió el Alcance y Objetivo del

Requerimiento?

¿El Analista le entregó el documento de Pre-

Análisis para su conocimiento?

¿Conoce el Impacto en la Operativa del

Requerimiento ?

¿Conoce si el cambio a realizar impacta en

otros Módulos o Sistemas?

Pre-análisis

¿Tiene conocimiento del Cronograma de

Actividades de este Requerimiento?

¿Participó en la elaboración del documento

de Análisis?

Análisis de

Requerimiento

¿Tiene claro lo que debe realizar según lo

establecido en el Requerimiento?

¿El Analista le entrego el documento de

Análisis para conocer el requerimiento?

¿Le entregó algún otro documento para

conocer mejor el requerimiento?

Fase de Construcción

¿Se incluyeron en los scripts los comentarios

que se deben grabar en la BD asociados a las

tablas creadas o columnas adicionadas?

¿Los comentarios dentro de scripts están con

doble guión?

¿Los cambios en los objetos de BD hechos

en SQL tienen los comentarios: "- - INICIO

Requerimiento NNN_M" y "- - FIN

Requerimiento NNN_M" ?

¿Se está utilizando bind variables al usar sql

dinámicos?

¿La instrucción ORDER BY está excluida

en todos los sub-query de las sentencias

SELECT con varios sub-querys? Si no es

así justificar

¿Se ha excluido el uso de la tabla DUAL en

todos procedimientos almacenados?

¿La cláusula referente al tablespace está

incluida en todas las sentencias de creación

de tablas e índices?

¿Tienen nombre todos los contraints, primary

keys, foreign keys?

Cuando se trata de scripts de modificación de

datos, ¿ Se ha incluido instrucciones

SELECT * antes y despues de la sentencia

UPDATE o DELETE con las clausulas

WHERE idénticas para el SELECT y para el

DML?

¿Se han incluido todos los campos de la tabla

en las instrucciones INSERT?

¿Se ha verificado que bajo ningún escenario

de prueba se sobrepase el tamaño establecido

en los campos en las instrucciones INSERT y

UPDATE ?

¿Se ha verificado que los valores a ingresar o

modificar en las instrucciones INSERT y

UPDATE estén sustentados en el documento

de análisis del Requerimiento?

Para los nombres de los scripts ¿Se está

utilizando la plantilla "pp_pr_NNN_M.sql" ?

¿Están completamente definidos todos los

objetos (Tabla, secuencia, procedimiento,

paquete, indice, etc.)? ¿Se menciona el

esquema al que pertenece cada objeto?

¿Se utilizó Select de comprobación antes y

después de la creación de cada objeto?

¿Se ha incluido el comando DESCRIBE

antes y después de la sentencia ALTER

TABLE?

Estándares de ¿Al momento de realizar un registro,

actualización y/o eliminación de datos se

actualizan las pistas de auditoria: USUARIO

(valor de variable "user") , FECHA (valor de

variable "sysdate") y TERMINAL (IP de la

PC o terminal donde se realizan las

operaciones) ?

¿Se ha considerado el manejo de errores en

el código fuente actualizado?

Información

¿La integridad de la base de datos se

mantuvo conforme (los datos se almacenaron

en los campos correctos) luego de la

actualización en pruebas unitarias?

¿Se ejecutaron todos los casos de pruebas

unitarias necesarios en el ambiente de

desarrollo / testing?

Fase Construcción:

Pruebas Unitarias

¿Se validaron los resultados de reportes y

consultas contra lo registrado en la Base de

Datos?

Fase Construcción

Comparación de

Objetos

¿La relación de objetos indicado en el

documento de Análisis es la misma que la

revisada en las pruebas unitarias?

¿El cambio indicado en la especificación del

documento de análisis corresponde con el

código fuente?

Fase de Construcción:

Control de Versiones.

¿El paquete en el Harvest tiene el formato

XXXXX-Requerimiento-0000 ? ( XXXXX

serán las siglas establecidas para el sistema

en cuestión)

¿Las Fechas y horas de modificación de

todos los archivos ejecutables son iguales o

posteriores a la fechas de modificación de

sus correspondientes fuentes? (Basado en el

campo File Modified On del HARVEST)

El siguiente checklist será utilizado por el Analista Funcional

Se ejecuta la

acción Referencia

PUNTOS DE CONTROL

SI NO

No Aplica

¿Se tiene evidencias de la reunión de Pre-

Anáisis (Documento de Levantamiento de la

Información, Existe el Acta o E-mail que

aprueba esta reunión)?

¿Se elaboró el documento de Pre-Análisis?

Documento Pré-análisis

¿Se ha detallado la sección: Situación

Actual?

Detalle del Alcance

Exclusiones

¿Se ha detallado la sección: Marco

Conceptual?

¿Se ha detallado la sección: Anexos?

Dentro del Detalle del

Alcance se han

detallado los siguientes

ítems:

¿Se ha elaborado la Lista de

Requerimientos?

¿Se ha estimado preliminarmente? (coincide

con lo plasmado en el cronograma.

¿Se ha detallado la sección: Tiempos

Estimados para la atención del

requerimiento?

¿Se ha solicitado Gestión de la Calidad del

documento?

¿ Se ha detallado la sección: Situación Actual

?

Dentro de la sección Alcance se han

especificado los siguientes items:

* Detalle del alcance

* Otros sistemas impactados

* Otros sistemas impactados

* Requerimientos relacionados

* Exclusiones

¿ Se han descrito todos los conceptos

necesarios dentro de la la sección: Marco

Conceptual ?

¿ Se ha detallado la sección:

Especificaciones Funcionales ?

¿ Se han especificado los Anexos de

Referencia Relacionados con el

Requerimiento ?

Fase de Elaboración:

Documento de Análisis

Dentro de la sección Análisis de la Solución

se han descrito los siguientes items:

Detalle de la solución

Impacto en la operativa

Accesos

Indique si se han detallado los siguientes

items de la sección:

Especificaciones técnicas detalladas

Descripción del desarrollo del

requerimiento

Objetos de Aplicación

Objetos de base de datos

Tiempos estimados para la atención del

requerimiento

Complejidad del Requerimiento

¿ Se ha especificado si se requerirá o no

Capacitación al usuario ?

¿ Se ha indicado si habrá que documentar

algún manual del sistema ?

¿ Se aprobó la última versión del documento

de Análisis ? Indicar Nº versión aprobada

¿Se revisó el cumplimiento de los estándares

de la APN para las fuentes?


de la APN para las sentencias de manejo de

datos (SQL)?


de la APN en Seguridad de Información?

¿Se ejecutaron y validaron las pruebas

unitarias necesarias para el Requerimiento?

Fase Construcción: Ver

Checklist del Analista

Programador

¿Se cotejó la correspondencia que el código

construido o modificado fue revisado con lo

especificado en documento de Análisis?

¿Se cargaron correctamente los objetos

construidos en el HARVEST?

FASE DE

CONSTRUCCION:

Preparación del

Ambiente de Pruebas

(QA).

¿Se verificó que los objetos del doc. De Pase

a Produción concuerdan con los del

HARVEST?

¿Se verificó que los objetos del doc. De Pase

a Produción concuerdan con los del

HARVEST?

¿Se elaboraron los casos de prueba, por cada

escenario presentado en el documento de

Análisis, durante la etapa de

implementación?

¿Se elaboraron los casos de prueba

necesarios ?

¿Se solicitó la aprobación de los casos de

prueba?

Si fuese un Requerimiento de Migración ¿Se

especificó el servidor origen y destino asi

como las versiones y releases de los

softwares involucrados en la migracion?

FASE DE

CONSTRUCCION:

Documento de

Aceptacion de PPFF y

Pruebas Funcionales

¿El cliente aprobó los casos de prueba, antes

de las pruebas internas?

Respecto a las pruebas ¿ Se programaron con anticipación las

pruebas funcionales ?

¿ Las pruebas funcionales se llevaron a cabo

en la hora programada? Indicar motivo de

retraso

¿ Las pruebas funcionales se llevaron a cabo

de forma correcta ?

¿ Se generaron comentarios / ocurrencias

como resultado de las pruebas funcionales ?

¿ Se confirmó la capacitación ?

¿ Se requiere cartilla de usuarios ?

¿ Se generaron documentos anexos ? Indicar

¿ Son necesarios requerimientos

complementarios ?

¿ Las incidencias de las pruebas funcionales

fueron registradas en la lista de incidencias?

¿ Las pruebas de sistemas se llevaron a cabo

de forma correcta ?

¿ Las incidencias de las pruebas de sistemas

fueron registradas en la lista de incidencias?

¿ Se actualizo la lista de iteraciones ?

¿ Se especifican los requisitos necesarios ?

¿ Se indicaron los objetos compilados ?

Fase de Transición:

Pase a Producción.

Respecto a los objetos

para el pase de

producción

¿ Se indicaron los objetos fuentes ?

¿ Se indicaron los scripts de base de datos ?

¿ Es necesario realizar algún registro de

programas en el sistema ?

¿Los archivos mencionados en el documento

de Pase a Producción se encuentran todas en

la vista "VERSIONES" del HARVEST del

respectivo paquete en la vista

"APROBACIÓN_DESARROLLO?

¿Los objetos y ejecutables definidos en doc.

De Análisis son iguales a los del Doc. Pase

Producción?

¿ Se especifican los requisitos necesarios ?

¿ Se indico el procedimiento a seguir ?

¿ Se especifico si es necesario alguna

configuración en el cliente ?

Respecto del Pase a

Producción

¿ Se indicó la iteación a ejecutar ?


Capacitación

¿Se preparó material para capacitación a los

usuarios?

¿Se realizó capacitación a los usuarios?


Documentación

¿Se actualizaron los manuales?

Encuesta de

Satisfacción

¿Se actualizó la información para el envío de

encuestas de satisfacción?

En siguiente CheckList de Control de Calidad será utilizado para las Pruebas Integrales

Se ejecuta la acción

Tema

ACCIÒN

SI NO

Base de Datos Usar alias para indentificar las tablas.

Cuando se realice un insert declarar todos los

campos que van a hacer insertados.

Colocar nombre a todas las llaves primarias,

índices y restricciones de integridad creadas.

No se debe crear objetos con nombres por

omisión.

No se deberá utilizar drop table salvo sean

temporales. Si es necesaria la eliminación del

objeto, se debe justificar indicándolo en el

documento pase a QA/Producción

Seguridad de Base de

Datos

Las sentencias INSERT,UPDATE debn incluir

los campos de auditoría (usuario de

creación,fecha de creación, IP de la terminal de

la creación, usuario de modificación, fecha de

modificación, IP de la terminal de

modificación).

Seguridad de la

aplicación

Creación o modificación de objetos en la

aplicación

Modifica el módulo de seguridad

Seguridad y Auditoría Los privilegios no deben otorgarse con with

grant option

No asignar roles de administrador a los

usuarios

La asignación de privilegios debe darse de

modo que el usuario tenga solo a los objetos o

acciones necesarios para cumplir sus funciones.

Documento PASE QA

Cabecera Se detalla la información relacionada

al Requerimiento tal como el nombre

,proveedor a cargo, sistema,proceso, número de

requerimiento, tipo de requerimiento, fecha de

versión y número de versión del documento.

Se debe considerar la siguiente estructura de

directorios para los scripts Sentencia /Carpeta

Harvest/Tipo de Script DML (UPDATE

DELETE INSERT) Script /Datos DML

Archivos SQL Loader (datos y control) Script

datos extensión del archivo Tablas (create alter

drop)

En siguiente CheckList de Control de Calidad será utilizado para el Pase de Producción

Tema ACCIÒN Se ejecuta la acción

Cambio en información de Base de Datos

(select insert update delete)

DDL: Cambio en estructura de la base de datos

(create,revoke, grant,alter)

Base de Datos

DCL: Control de privilegios en base de datos

Seguridad de Base de

Datos

Solicitud de creación o modificación de

usuarios en base de datos

Seguridad de la

aplicación

Creación o modificación de usuario en la

aplicación

1.5.4 Acciones correctivas recomendadas


APN



Implementar un repositorio de conocimiento (KM) en donde se guarden los documentos de los

proyectos y las lecciones aprendidas.

Implementar un mecanismo de comunicación oportuna para informar sobre el estado del proyecto

vía directorio compartido. En paralelo comunicar vía email sobre la información solicitada.

Si existen retrasos en el cumplimiento de alguna actividad utilizar los tiempos de holgura para

evitar trabajar horas extras.

Establecer reuniones quincenales con el cliente para revisar los avances del proyecto y manejar

posibles comentarios y/o observaciones

El contrato incluya mantenimiento de post implementación para asegurar la funcionalidad del

producto.

Asignar un responsable de mantener la información del proyecto actualizada y centralizada.

1.5.5 Acciones preventivas recomendadas


APN



Definir los requerimientos de forma clara.

Establecer un procedimiento para manejo y gestión de documentos confidenciales.

Desarrollar un plan de entrenamiento y capacitación para el equipo del proyecto.

Considerar un ambiente especial para las pruebas

Considerar un ambiente pre-producción

Los canales de comunicación deben ser difundidos entre el equipo del proyecto y los stakeholder

para evitar problemas innecesarios.

1.6 Gestión de los Riesgos

1.6.1 Plan de Gestión del Riesgo


APN



Descripción de la metodología de gestión del riesgo a ser usada: Tormentas de ideas

Análisis FODA

Matriz de probabilidad e impacto

Definición de escalas de impacto para los objetivos del proyecto

Información histórica de otros proyectos.

Roles y responsabilidades Rol Responsabilidades Miembro(s) del equipo

Responsable del Plan de Gestión del

Riesgo

Gerente de proyecto

Analizar cuantitativamente y

cualitativamente los riesgos

Monitorear y evaluar los riesgos

progresivamente

Analista de Riesgos

Realizar seguimiento intensivo a las

acciones a los riesgos de impacto y

probabilidad alta

Presupuesto:

Se destina $ 7500.00 para la gestión de los riesgos

Frecuencia:

Los riesgos y su análisis se realizarán quincenalmente en la reunión de riesgos con el equipo

del proyecto, donde se informará la situación de los riesgos actualizado con su respectivo

plan de contingencia y soluciones alternativas.

1.6.2 Identificación de Riesgos – Análisis Foda


APN



Fortalezas:

1. Los patrocinadores están absolutamente convencidos de la importancia del proyecto

2. Se ha contratado a un equipo de proyecto con experiencia importante para este tipo de proyectos

3. El presupuesto del proyecto se encuentra aprobado y asegurado

4. El producto ha sido desarrollado en otras instituciones con éxito y buena aceptación

5. El equipo de proyecto conoce la tecnología a usar en el proyecto

6. La infraestructura informática de la institución es nueva y adecuada

Debilidades:

7. Poco compromiso de las áreas involucradas del proyecto

8. El proceso actual de requerimientos no se encuentra documentado

9. Comunicación completamente deficiente entre las áreas involucradas

10. No existen directivas internas que normen los requerimientos

11. El Equipo de proyecto solo esta contratado para este proyecto en particular

12. Insuficiente personal de TI para el soporte en la operatividad del sistema

Oportunidades:

1. Mejorar la imagen frente a la las áreas usuarias de atención

2. Atender la mayor cantidad de requerimientos para cumplir con el presupuesto

3. Adquirir experiencia en automatización de procesos estándares para automatizaciones futuras

4. Ser la primera entidad del sector en usar la tecnología BPM

Amenazas:

1. Resistencia al cambio por parte del personal operativo

2. Incumplimiento del proveedor en la entrega de las licencias y del hardware necesario

3. Disposición del MTC por implementar otro ERP (SIGA-MEF)

4. Cambios constantes en los sistemas satélites

1.6.3 Registro de los Riesgos del Proyecto




NOTA: Enumere todos los riesgos identificados del proyecto dentro de cada categoría. Conserve

esta información para su referencia a través del proceso de la gerencia de riesgo:

Riesgos técnicos

1. No disponer de la plataforma tecnológica en el momento oportuno

2. Vulnerabilidad de información al no estar establecidos las políticas de seguridad de información en la institución

3. Posibles problemas de interfase con el sistema SIAF al cambiar a nuevas versiones

4. Capacidad de procesamiento limitado actual en los equipos de los usuraos pueden generar transacciones lentas

Riesgos de gestión

1. Ejecución del proyecto en paralelo de Ventanilla Única el cual podría comprometer los recursos informáticos asignado al proyecto.

2. Incumplimiento de los proveedores respecto a las fechas de implementación de las plataforma

3. Posible deficiencia de comunicación entre el equipo de proyecto y las áreas usuarias.

Riesgos organizacionales

1. Cambio de prioridades de gasto en la institución

2. Posibles redefinición de procesos debido a la contratación de una consultoría

3. Posible restructuración institucional

4. Alta rotación de personal de las áreas involucradas

Riesgos externos

1. Disposición del gobierno en reducción del presupuesto del estado en general debido a las crisis económicas internacionales (medidas de austeridad).

1.6.4 Matriz de probabilidad e impacto de los riesgos

Evaluación Cualitativa de los Riesgos del Proyecto




Actual

Riesgo

Probabilidad Impacto Prioridad

Respuesta Acción Acción a tomar

No disponer de la plataforma tecnológica en el momento

oportuno 0.2 0.7 0.14 Transferir Evaluar

Acordar penalidades al proveedor

que incumpla con brindar la

plataforma en la fecha acordada

Vulnerabilidad de información al no estar establecidos las

políticas de seguridad de información en la institución 0.3 0.6 0.18 Mitigar

Atención

Inmediata

Plantear el proyecto de seguridad

de información como prioritario

Posibles problemas de interfase con el sistema SIAF al

cambiar a nuevas versiones 0.5 0.5 0.25 Mitigar

Atención

Inmediata

Realizar un acuerdo institucional

de colaboración técnica

Capacidad de procesamiento limitado actual en los equipos

de los usuraos pueden generar transacciones lentas 0.2 0.2 0.04 Aceptar Monitorear

Recomendar la adquisición de

computadoras nuevas

Ejecución del proyecto en paralelo de Ventanilla Única el cual

podría comprometer los recursos informáticos asignado al

proyecto

0.1 0.6 0.06 Transferir Evaluar

Asegurar los recursos con la alta

dirección

Incumplimiento de los proveedores respecto a las fechas de

implementación de las plataforma 0.2 0.6 0.12 Transferir Evaluar

Acordar penalidades al proveedor

que incumpla con brindar la

plataforma en la fecha acordada

Posible deficiencia de comunicación entre el equipo de

proyecto y las áreas usuarias 0.6 0.7 0.42 Mitigar Atención

Inmediata

Recordar la realización de talleres

y acciones de recuperación de

comunicaciones

Cambio de prioridades de gasto en la institución 0.1 0.4 0.04 Evitar Monitorear Asegurar el presupuesto

Posible redefinición de procesos debido a la contratación de

una consultoría 0.3 0.5 0.15 Mitigar Evaluar

Establecer requerimientos

estándares

Posible reestructuración institucional

0.3 0.3 0.09 Transferir Evaluar

Definir roles y responsabilidades

claros con los gerentes de áreas

Alta rotación de personal de las áreas involucradas 0.5 0.4 0.2 Mitigar

Atención

Inmediata

Documentar roles y

procedimientos

Disposición del gobierno en reducción del presupuesto del

estado en general debido a las crisis económicas

internacionales (medidas de austeridad)

0.2 0.7 0.14 Aceptar Evaluar

Plantear a la alta dirección la

posibilidad

1.7 Gestión de los Recursos Humanos

1.7.1 Organigrama del equipo del proyecto.

1.7.2 Matriz de Asignación de Responsabilidades

Gerente de Proyecto

Paola Asencios


Carlos Novoa

Analista Funcional

Rubén Gómez

Analista

Programador

Rosa Candía, Mario

Analista de Q.A.

Karen Bocanegra

Documentadora

Carla Tarazona

Capacitadora

Cecilia Rosadio

Responsable de

Implementación Pl.

Carlos Carrión

(Carlos Carrión)

Matriz de Asignación de

Responsabilidades (RAM)

Gerente

de

Proyecto

Analista

de

Procesos

Analista

Funcional

Analista

Programador

Analista

Q.A.

Documentadora Capacitadora Responsable de

implementación

de la plataforma

Entregable

Paola

Asencios

Carlos

Novoa

Ruben

Gómez

Rosa

Candía,

Mario Arburu

Karen

Bocanegra

Carla Tarazona Cecilia

Rosadio

Carlos Carrión

Plan de Gestión del Alcance R

Enunciado del Proyecto R

EDT R

Cronograma del Proyecto R

Requisitos de Recursos de las actividades R

Plan de Gestión de los Costos R

Estimación de los Costos R

Línea Base del Costo R

Plan de Gestión de Calidad R

Normas de Calidad Necesarias R

Lista de Control de Calidad R

Acciones Correctivas y Preventivas R

Plan de Gestión de los Riesgos R

Análisis FODA de los riesgos R

Registro de Riesgos R

Matriz de Probabilidad de Impacto de los

Riesgos

R

Organigrama del Equipo del Proyecto R

Matriz de Asignación de Responsabilidades R

Descripción de Roles y Cargos R

Directorio del Equipo de Proyecto R

Plan de Gestión de las Comunicaciones R

Plan de la Gestión de las Adquisiciones R

Enunciado de Trabajo R

Acciones Correctivas Recomendadas R

Acciones Preventivas Recomendadas R

Lecciones Aprendidas R

Acta de Aceptación R

Contrato de Implementación de Plataforma R

Contrato de Mantenimiento R

BPM instalado I R

Rediseño del Proceso R

Estándares de Automatización R

Modelo de Requisitos R

Componentes de Requerimientos I R,I P

Componentes Compra Directa I R,I P

Componentes Proceso de Selección I R,I P

Casos de Prueba Funcionales Aprobados R

Casos de Prueba de Integración aprobados R

Aseguramiento de Calidad Aprobado R

Taller de Capacitación R,P

Manual Técnico R P R

Manual de Usuario R P

Modelo de Despliegue Aprobado R

Acta de Pase a Producción R P

Función que realiza el Rol en el entregable

R = Responsable Es el responsable del entregable

P = Participa Participa en la construcción/elaboración del entregable

I = Informado Es informado del resultado del entregable

V = Verificación requerida Participa en el control de calidad del entregable

O = Opinión requerida Participa como Experto

A = Autoriza Autoriza la entrega del entregable

F = Firma requerida El entregable requiere su firma

1.7.3 Descripción de roles y cargos


APN

Preparado por: Paola Asencios

Fecha: 29/04/2010

Nombre del Rol: Gerente de Proyecto

Responsabilidades

Plan de Gestión del Alcance

Enunciado del Proyecto

EDT

Plan de Gestión de los Costos

Estimación de los Costos

Línea Base del Costo

Plan de Gestión de Calidad

Plan de Gestión de los Riesgos

Análisis FODA de los riesgos

Registro de Riesgos

Matriz de Probabilidad de Impacto de los Riesgos

Organigrama del Equipo del Proyecto

Matriz de Asignación de Responsabilidades

Descripción de Roles y Cargos

Directorio del Equipo de Proyecto

Plan de Gestión de las Comunicaciones

Plan de la Gestión de las Adquisiciones

Enunciado de Trabajo

Acciones Correctivas Recomendadas

Acciones Preventivas Recomendadas

Lecciones Aprendidas

Acta de Aceptación

Competencias

Capacidades::

Trabajo en equipo, orientación al logro, integridad, identificación con la organización,

liderazgo, orientación al cliente, pensamiento analítico, iniciativa, impacto e influencia.

Asimismo, trabajo bajo presión, capacidad de dirigir varios proyectos y equipos de trabajo en

simultáneo, disponibilidad para trabajar fuera de hora de oficina o fines de semana si es que

fuese necesario.

Conocimiento:

Ingeniería de sistemas.

Con estudios de Gestión Administrativa

Normas ISO

Estándares de Calidad

CMMI

Técnicas de estimación de costos, presupuestos y fondos operacionales.

Gerencia de proyectos basado en PMBOK

Habilidades

5 años de experiencia en ingeniería de sistemas y requerimientos

3 años de experiencia en gerencia de proyectos.

1 año de experiencia en manejo de calidad.

2 años de experiencia como analista de sistemas.

Manejo de conflictos.

Liderazgo

Autoridad

Número

Estimado Fecha inicio Fecha de retiro Tiempo requerido

1 26/04/2010 07/04/2011 Tiempo parcial, 4 horas diarias, 3 días por

semana


APN


Fecha: 29/04/2010

Nombre del Rol: Analista Programador

Responsabilidades

Componentes de Requerimientos

Componentes Compra Directa

Componentes Proceso de Selección

Manual Técnico

Competencias

Capacidades:

Proactivo.

Trabajo bajo presión.

Resistencia al stress

Persona con muy buena capacidad analítica y técnica, orientados al trabajo en equipo

Conocimiento:

Ingeniería de sistema.

Habilidades

2 años de experiencia como analista de sistemas. Experiencia en PL-SQL

Que haya trabajado con un workflow o BPM. 2 años de experiencia mínimo

Conocimiento de inglés

Autoridad

Número


2 29/06/2010 19/01/2011 Tiempo completo, 8 horas diarias, 5 días por

semana


APN


Fecha: 29/04/2010

Nombre del Rol: Analista de Q.A.

Responsabilidades

Casos de Prueba Funcionales Aprobados

Casos de Prueba de Integración aprobados

Aseguramiento de Calidad Aprobado

Competencias

Capacidades::

Proactivo.

Trabajo bajo presión.

Resistencia al stress

Conocimiento:

Licenciatura en Sistemas o carreras afines

Estándares de Calidad

CMMI

Habilidades

3 años de experiencia comprobable en tareas de testing

Experiencia en relevamiento funcional, diseño y armado de test plan, diseño y ejecución de

casos de prueba, etc.

Comunicación sólida y técnica

Capacidad para trabajar en un ambiente de equipo distribuido

Alto nivel de inglés

Autoridad

Número



semana


APN


Fecha: 29/04/2010

Nombre del Rol: Capacitadora

Responsabilidades


Competencias

Capacidades::

Proactivo.

Conocimiento:

Ingeniería de sistema.

Habilidades

Planear, coordinar y ejecutar las actividades programadas.

Hacer seguimiento y evaluación a la ejecución

Identificar y manejar interdependencias

Definir acciones de refuerzo y/ re-capacitación

Identificar medidas apropiadas para distribución de material de aprendizaje

Preparar diagnósticos y conclusiones

Autoridad

Número



semana

1.7.4 Directorio del equipo del proyecto.

Nombre del proyecto: Automatización del Proceso de Atención de Requerimientos en la

APN

Preparado por: Gerente de Proyecto

Fecha: 30/04/2010

Nombre Cargo Email Teléfono

Oficina

Teléfono

casa

Paola Asencios Gerente de

Proyecto [email protected] 7110000

Carlos Novoa Analista de

Procesos [email protected] 7110000

Rubén Gómez Analista Funcional [email protected] 7110000

Rosa Candía Analista

Programador [email protected] 7110000

Mario Arburu Analista

Programador [email protected] 7110000

Karen Bocanegra Analista Q.A. [email protected] 7110000

Carla Tarazona Documentadora [email protected] 7110000

Cecilia Rosadio Capacitadora [email protected] 7110000

Carlos Carrión

Responsable de

implementación de

la plataforma

[email protected] 7110000

1.8 Gestión de las Comunicaciones

1.8.1 Plan de las Comunicaciones

Nombre del proyecto: Automatización del Proceso de Atención de Requerimientos en la APN


Fecha: 03/05/2010

Información

requerida

Responsable

de

elaborarlo

Para su entrega a los

Stakeholders

Método de

comunicación a

utilizar

Descripción de

la

Comunicación

Frecuencia Comentarios

Presupuesto Gerente del

Proyecto

Jefe de Presupuesto.

Directora de la Oficina

General de Administración

Escrito Informe

Detallado del

Presupuesto.

Inicia del

Proyecto.

Hitos de Proyecto Gerente del

Proyecto

Analista Funcional. Directora

de la Oficina General de

Administración

Escrito Informe de

Hitos del

Proyecto.

Inicio del

Proyecto

Cronograma Gerente del

Proyecto



Administración

Escrito Informe de

Cronograma

del Proyecto.

Inicio del

Proyecto.

Plan del Proyecto Gerente del

Proyecto



Administración

Escrito Informe del

Plan de

Proyecto.

Inicio del

Proyecto.

Acta de Reuniones Gerente del

Proyecto



Administración

Escrito Informe de

Acta de

Reuniones.

Inicio del

Proyecto.

Especificaciones

Funcionales

Analista

Funcional

Analista Funcional. Gerente

de Proyecto.

Escrito Informe de

Especificacion

es

Funcionales.

Segunda

Fase del

Proyecto.

Especificaciones

Técnicas

Analista

Funcional


de Proyecto.

Escrito Informe de

Especificacion

es técnicas

Segunda

Fase del

Proyecto

Especificaciones de

Modelamiento de

Analista

Funcional


de Proyecto.

Escrito Informe de

Especificacion

Segunda

Fase del

Datos. es de

Modelamiento

de Datos.

Proyecto.

Especificaciones de

Interfaces.

Analista

Funcional


de Proyecto.

Escrito Informe de

Especificacion

es de

Interfaces.

Segunda

Fase del

Proyecto.

Especificaciones de

Ambiente de

Desarrollo

Analista

Funcional


de Proyecto.

Escrito Informe de

Especificacion

es de

Ambiente de

Desarrollo.

Tercera

Fase del

Proyecto.

Especificaciones de

Recursos por

Actividad

Analista

Funcional


de Proyecto.

Escrito Informe de

Especificacion

es de Recursos

por Actividad.

Tercera

Fase del

Proyecto.

Especificaciones de

Hardware

Analista

Funcional


de Proyecto.

Escrito Informe de

Especificacion

Tercera

Fase del

es de Hardware Proyecto

Especificaciones de

Software.

Analista

Funcional


de Proyecto.

Escrito Informe de

Especificacion

es de Software.

Tercera

Fase del

Proyecto

Desarrollo del módulo

de requerimientos

Gerente del

Proyecto


de Proyecto.

Escrito Informe del

Desarrollo del

módulo de

requerimientos

.

Cuarta Fase

del

Proyecto.


de Compra Directa

Gerente del

Proyecto


de Proyecto.

Escrito Informe del

Desarrollo del

módulo de

compra directa.

Cuarta Fase

del

Proyecto.


de Compra por

proceso de selección

Gerente del

Proyecto


de Proyecto.

Escrito Informe del

Desarrollo del

módulo de

compra por

proceso de

Cuarta Fase

del

Proyecto.

selección

Cambios Solicitados Analista

Funcional


de Proyecto.

Escrito Informe de

Cambios

Solicitados.

Todas las

Fases del

Proyecto

Aquality Assurance

Test

Analista

Funcional


de Proyecto.

Escrito Informe de

Aquality

Assurance

Test.

Quinta Fase

del Proyecto

Manual de

Capacitación

Analista

Funcional


de Proyecto.

Escrito Informe de

Manual de

Capacitación

Sexta Fase

del Proyecto

Manual Usuario Gerente del

Proyecto


de Proyecto.

Escrito Informe de

Manual de

Usuario.

Sexta Fase

del Proyecto

1.9 Gestión de las Adquisiciones

1.9.2 Plan de Gestión de las Adquisiciones


APN


Fecha: 26 de Junio del 2010

Recursos para las adquisiciones: Para la adquisición de la Infraestructura:

Se designa al Analista de Procesos

Responsabilidades:

Contrato de Implementación

Contrato de Mantenimiento

Las responsabilidades incluyen : Preparar y formalizar el contrato

Para la adquisición de la Plataforma Operativa

Se designa al Responsable de Implementación de la Plataforma

Responsabilidades:

Supervisar la instalación de la plataforma operativa

Supervisar la instalación de la plataforma BPM

Supervisar las pruebas integrales de la plataforma

Para el Rediseño de Procesos

Se designa al Analista Funcional

Responsabilidades:

Supervisar y validar los diagramas correspondientes

El gerente de proyecto conjuntamente con el Analista de Procesos y el Responsable de la

Plataforma formularan y aprobaran los contratos correspondientes.

Productos y servicios a contratar: Para el desarrollo del proyecto será necesario adquirir:

Dos servidores : (Incluye instalación y puesta en producción)

Licencias plataforma BPM (Incluye instalación y puesta en producción)

Servicio de Elaboración del Rediseño del Proceso de Atención de Requerimientos

Tipos de contrato a ser usados: Según las políticas de la organización y de las normativas gubernamentales el tipo de

contrato a ser usado serán del tipo Precio Fijo o Suma Alzada. Con esto se cumple la ley de

contrataciones y adquisiciones del estado y se minimiza los riesgos en la adquisición.

Las especificaciones técnicas y términos de referencia formaran parte del contrato a firmar.

Dichos documentos serán elaborados por los especialistas designados para la contratación.

(Sección Recursos para las adquisiciones)

Para formalizar el contrato se emitirán las órdenes de compra y servicio correspondientes.

Criterios de evaluación: Factores referidos a la experiencia en la actividad

Se calificará considerando el monto facturado por el postor por la venta de bienes similares.

Plazo de entrega

Se calificará considerando el menor plazo de entrega de los bienes a adquirir.

Se debe considerar como criterio de comparación el resultado de la indagación de mercado

realizada por el área de Logística.

Vendedores precalificados: Se recomienda cursar invitaciones a proveedores de tecnologías de información,

relacionados al objeto de la adquisición, obtenidos del SEACE como referencias históricas.

Esto en cumplimiento de la normatividad vigente. No están permitidos proveedores

precalificados.

1.9.3 Enunciado del Trabajo a Contratar


APN



Identificador del entregable E.33 Nombre del entregable BPM instalado Alcance del entregable Se deberá instalar la plataforma operativa, la plataforma de

BPM y finalmente realizar las pruebas correspondientes. Duración estimada 6 dias Fecha de inicio 10/05/2010 Fecha de término 17/05/2010

Criterios de aceptación

Empresa Peso

Solidez y experiencia: 10%

Soporte Local: 20%

Metodología de implantación: 05%

RRHH Puntaje

Personal calificado: 10%


APN



Identificador del entregable E.34 Nombre del entregable Rediseño del Proceso Alcance del entregable Se deberá desarrollar el diagrama del proceso rediseñado.

Duración estimada 10 dias Fecha de inicio 07/05/2010 Fecha de término 20/05/2010

Criterios de aceptación

Empresa Peso

Solidez y experiencia: 10%

Soporte Local: 10%

Metodología de implantación: 05%

RRHH Puntaje

Personal calificado: 20%

1.10 Cierre del Proyecto

1.10.1 Acta de Aceptación del Proyecto

Automatización del Proceso de Atención de Requerimientos en la APN

Proyecto: Automatización del Proceso de Atención de Requerimientos en la APN

Cliente: Ing. Paola Asencios

Fecha: 26 de Junio de 2010

Participantes:

Cliente: Proyecto

Luz Ramos

Directora de la Oficina

General de

Administración

1. Paola Asencios (Gerente de Proyecto)

2. Carlos Novoa (Analista de Proceso)

3. Ruben Gómez (Analista Funcional)

4. Rosa Candía (Analista Programador)

5. Mario Arburu (Analista Programador)

6. Karen Bocanegra (Analista QA)

7. Carla Tarazona (Documentadora)

8. Cecilia Rosadio (Capacitadora)

9. Carlos Carrion (Responsable de implementación de

la plataforma

Por medio de la presente acta, se deja constancia que el Proyecto de Automatización del

Proceso de Atención de Requerimientos en la APN ha sido concluido satisfactoriamente y se

encuentra totalmente implementado y operativo, cumpliendo con todos los requerimientos

especificados.

LUZ MARIA RAMOS

Directora Oficina General de

Administración

PAOLA ASENCIOS CANICOBA

Gerente de Proyecto

1.10.2 Lecciones Aprendidas




Lección Aprendida Nro: 001

Nombre Propuesto para la Lección Aprendida:

Evitar retrasos en la entrega de los recursos adquiridos dentro del proyecto

Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente de Proyecto

Grupo de procesos:* Iniciación X Planeamiento Ejecución Control Cierre

Proceso Específico de la Gerencia de Proyecto que está siendo utilizado:

Planificar las compras y adquisiciones

Práctica específica, herramienta o técnica que está siendo utilizada:

Juicio de Expertos

¿Cuál fue la acción sucedida, que pasó?

Se programo la implementación de la plataforma operativa para 06 dias pero este plazo no se

cumplió. La compra de equipamiento para el proyecto demoró debido a que no se consideró

márgenes de tiempo para los casos de importación. Esto ocasionó retrasos en la obtención de

equipamiento y por lo tanto el proceso de implementación tardo más de lo debido.

¿Cuál fue el resultado o impacto de la incidencia?

EL entregable BPM instalado el cual debió estar completado en 06 días pero se completo en 10

días. Esto ocasiono que el equipo de desarrollo iniciara sus actividades con 4 días de retraso.

¿Cuál es la lección aprendida?

Se debe establecer en los contratos penalidades por día de incumplimiento de entrega de

adquisiciones.

¿Qué acción se tomó?

Fue necesario que el equipo de desarrollo recupere los 4 días de desfase con horas extras durante

dos semanas.

¿Qué comportamiento se recomienda para el futuro?

Se recomienda establecer las condiciones de adquisición de manera oportuna y adecuada

considerando planes de contingencias como alquileres de equipos temporales.

¿Dónde y cómo éste conocimiento, puede ser utilizado más adelante en el proyecto actual?

En la definición de actividades. Considerar como recuperar tiempo no estimado por retrasos.

¿Dónde y cómo éste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro?

En la elaboración de contratos. Se debe considerar penalidades que cubran al proyecto frente a

riesgos económicos ocasionados por retrasos.

¿Quién debe ser informado sobre esta lección aprendida?: (marcar una)

Ejecutivo(s) X Gerente(s) Proyecto Equipo del X Todo el Personal Otros: ¿Cómo debe ser distribuida esta lección aprendida? (marcar todas las que apliquen)

e-mail Intranet/pagina Web X Preguntas Frecuentes Biblioteca Otros: ¿Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)? si X no Nombre(s) de anexo(s):

1.

2.




Lección Aprendida Nro: 002

Nombre Propuesto para la Lección Aprendida:

Renuncia de un miembro del equipo de proyecto

Rol en el Equipo del Proyecto: Gerente de Proyecto

Grupo de procesos:* Iniciación X Planeamiento Ejecución Control Cierre

Proceso Específico de la Gerencia de Proyecto que está siendo utilizado:

Planificar Recursos Humanos

Práctica específica, herramienta o técnica que está siendo utilizada:

Teoría de la Organización

¿Cuál fue la acción sucedida, que pasó?

A los 3 meses de iniciado el proyecto uno de los analista programadores renuncio al equipo de

proyecto a raíz de cambio laboral.

¿Cuál fue el resultado o impacto de la incidencia?

No se contaba con el retiro de un miembro del proyecto teniendo en cuenta que se había firmado

un contrato de permanencia por el periodo de duración del proyecto. El impacto fue importante

en el cumplimiento de actividades relacionado al desarrollo de componentes. Tomo 3 días

contratar al nuevo integrante.

¿Cuál es la lección aprendida?

Se deben establecer mecanismos de reposición inmediata de miembros del proyecto salientes.

¿Qué acción se tomó?

Se inicio la búsqueda de reemplazo de manera inmediata en colaboración con el área de RRHH

de la empresa. Se tenía un base de personas que participaron en proyectos similares el cual fue

consultado para adquirir al nuevo personal.

¿Qué comportamiento se recomienda para el futuro?

Se recomienda monitorear e identificar el riesgo de que un personal pueda renunciar. Establecer

mecanismos de comunicación efectiva con el personal para que este manifieste con anticipación

su intención de dejar el equipo de proyecto.

¿Dónde y cómo éste conocimiento, puede ser utilizado más adelante en el proyecto actual?

En la planificación de recursos humanos de cada proyecto.

¿Dónde y cómo éste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro?

En la planificación de recursos humanos de cada proyecto.

¿Quién debe ser informado sobre esta lección aprendida?: (marcar una)

Ejecutivo(s) X Gerente(s) Proyecto Equipo del X Todo el Personal Otros: ¿Cómo debe ser distribuida esta lección aprendida? (marcar todas las que apliquen)

e-mail Intranet/pagina Web X Preguntas Frecuentes Biblioteca Otros: ¿Ha anexado referencia(s), ejemplo(s) y/o material(es) adicional(es)? si X no Nombre(s) de anexo(s):

1.

2.

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