Ejemplo_informe Para Finalllll

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANAFACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACIONPROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS

PRACTICA ACADEMICA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y DE GESTION

REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA

2008

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANAFICA AUDITORES

Junio 07 de 2008NEIVA- HUILA



AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y DE GESTION

FICA AUDITORES

SUPERVISORA: Esp. MIRYAM PRIETO CARDOZODocente

EQUIPO DE AUDITORIA:

JONATHAN ROJAS Líder Auditor

MAYURI ALEXANDRA CAMACHOAuditora

PAOLA CAROLINA CABRERAAuditora

YULY ALEJANDRA CARDOZA Auditora

MARCELA FIGUEROA BERMEOAuditora

FICA AUDITORESCalle 45 # 20 – 04 Tel: 8764326 - 3002120333

EMAIL: fé[email protected]



TABLA DE CONTENIDO

Pag.1. INTRODUCCION 1

2. ASPECTOS DEL ENTE AUDITADO 3

3. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO 4

4. DIAGNOSTICO INTEGRAL 4

4.1 ALCANCE 5

4.1CONCEPTO SOBRE LA GESTION Y LOS RESULTADOS 5

4.2CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS 8

5. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 95.1EVALUACIÓN POR LÍNEAS DE AUDITORÍA 9

5.1.1 Gestión 125.1.2 Talento humano 135.1.3 Control Interno 16

Conclusiones y recomendaciones 196. ANEXOS

6.1 hallazgos



1. INTRODUCCION

El presente trabajo tiene como objetivo el afianzamiento de los

conocimientos adquiridos a partir de su aplicación, teniendo en cuenta que la

Auditoria es una herramienta relevante para fomentar el control y el

mejoramiento continuo de todas las actividades de la organización.

Por tal razón el grupo FICA AUDITORES practicó la Auditoría Administrativa y

de Gestión a la REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA.

El plan de trabajo se orientó a examinar en el área administrativa el manejo

la administración del recurso físico y humano de la Entidad, y las actividades

misionales que estos desarrollan.

Se elaboro el memorando de planeación para la realización del examen, de

tal manera que éste proporcionara los fundamentos para expresar la opinión

y Conceptos consignados en el presente informe.

El examen incluyó pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan

la gestión de la Entidad en el período analizado.

El Informe contiene los resultados obtenidos en la auditoria; se compone de

tres capítulos; el primero contiene el dictamen de auditoría, los cuales

sintetizan el resultado obtenido de las áreas evaluadas; en el segundo

capítulo se describe las generalidades de la REGISTRADURIA ESPECIAL DE

NEIVA y en él capítulo tres se detalla los resultados obtenidos en la auditoria

de las diferentes áreas evaluadas agrupadas en los procesos administrativo

y misional, el seguimiento a las observaciones de informes anteriores.



En el proceso administrativo se valoró la gestión administrativa de la

Entidad; en la evaluación del sistema de control interno se valoró la

estructura de las Actividades de control, valoración de riesgos y la

operatividad del sistema en las diferentes dependencias, procesos y

procedimientos desarrollados en la Entidad.

Otro aspecto que se valoro fue la administración del personal, los sistemas

de información y todo lo relacionado con el programa de prevención de

riesgos COPASO.

El proceso misional contiene la evaluación a la gestión de la Entidad en

términos de resultados en desarrollo de su cometido estatal y el acatamiento

de las disposiciones que regulan las funciones misionales de la

REGISTRADURIA; auditorias, planes de mejoramiento y traslado de hallazgos

Las observaciones y recomendaciones realizadas por el grupo de auditores

se encuentran en el cuerpo del presente informe las cuales deben ser

adoptadas por la REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA para mejorar la

gestión que viene realizando y contribuya al mejoramiento continuo de la

entidad y una eficiente ejecución de sus recursos.



2. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO

La Registraduría Nacional del Estado Civil está llevando a cabo el plan

estratégico 2008 – 2011, que constituye la actual carta de navegación del ente

en general, para lo cual todas las registradurias del territorio colombiano trabajan

actualmente en sinergia para el cumplimiento de los nuevos proyectos

planteados, articulando las funciones misionales en torno al logro de un objetivo

común, que permita unificar políticas institucionales a desarrollar en el corto,

mediano y largo plazo.

De igual manera La planeación por procesos de la Registraduria Nacional del

Estado civil se enmarca dentro la las políticas de modernización del Estado y

responde al compromiso de la entidad en la implementación del sistema de

gestión de calidad (SGC) y el modelo estándar de control interno (MECI). Este

ejercicio implica una revisión integral de todos los procesos misionales y de

apoyo con el fin de articularlos, hacerlos más eficientes y lograr que brinden un

mejor servicio a los ciudadanos, pero principalmente, promover la participación

de toda la comunidad de la registraduria.

La REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA, es un establecimiento público que cumple

con funciones de identificación y organización electoral a nivel local.

La entidad está en proceso de mejoras en cuanto a la tecnificación de sus

servicios, como la digitalización de tarjetas decadactilares y renovación de

cedulas. Este proceso se viene desarrollando desde septiembre del año pasado.



En cuanto a capacitación la empresa ofrece varios programas con el fin de que

los funcionarios, estén dotados de los conocimientos necesarios, de planes,

programas que conlleven a la eficiente prestación del servicio.



3. DIAGNOSTICO EMPRESARIAL

4. DICTAMEN INTEGRA5. LNeiva, 30 de Mayo del 2008

DoctoresLUIS FELIFE CIFUENTES CHARRYGONZALO REYESRegistradores Especiales de NeivaCiudad

Asunto: Diagnostico empresarial de Auditoria

Cordial Saludo:

El equipo auditor “FICA AUDITORES”, desarrollo una Auditoria Administrativa y de

gestión a la REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA, a través de la evaluación de los

principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos a su

disposición y los resultados de su gestión, así como lo correspondiente al Talento

Humano y la evaluación del sistema de control interno por componentes y el desarrollo

de las líneas de auditoría; periodo auditado primer semestre año 2008.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por

La Registraduria Especial de Neiva y analizada por el equipo auditor Fica Auditores. La

responsabilidad del equipo consiste en producir un informe que contenga el concepto

sobre la gestión adelantada por la administración de la empresa, que incluya los

pronunciamientos sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y la calidad y

eficiencia del sistema de control interno.

La evaluación se llevo a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de

auditoría generalmente aceptados en Colombia; por lo tanto requirió de una adecuada

planeación, ejecución y supervisión del trabajo de manera que el examen proporcione



una base suficiente para fundamentar el diagnostico empresarial expresado en el

informe.

El informe contiene las observaciones administrativas que fueron comunicadas por el

equipo auditor como hallazgos, hechos que se espera que sean corregidos en el

proceso de mejoramiento.

3.1 ALCANCE

La auditoria a que se refiere este informe, se orientó a analizar los procesos

administrativos y de gestión desarrollados por la entidad cumplimiento de su misión,

por el periodo primer semestre 2008. Se examinaron las áreas y procesos identificados

como puntos críticos, a través de la evaluación y verificación de operaciones,

documentos, registros y ejecución de actividades, sistema de control interno y Talento

Humano de la empresa.

La recopilación de las pruebas se obtuvieron con la aplicación de técnicas y

herramientas de la auditoria, que nos permitieron obtener una información importante

para brindar una opinión acertada y concisa a la entidad.

3.2 CONCEPTO SOBRE LA GESTIÓN Y LOS RESULTADOS

De acuerdo al análisis de los resultados de la auditoria administrativa y de gestión, con

base en las prácticas desarrolladas, se determina: calificación general de la gestión si}

es eficiente, eficaz, en el manejo de los recursos… Al final del ítem, DE igual manera

se debe calificar el S.C.I. de acuerdo a los resultados del trabajo realizado y criterios

del auditor, debe ser en concenso no individual. ojoooooooooooooj que esta soportada

en lpos párrafos siguientes



La entidad Cuenta con manuales de funciones por cargo, donde se especifican las

diferentes actividades que se deben realizar, para así poder hacer la respectiva

evaluación de cumplimiento de las actividades misionales que se trabajan dentro de la

organización.

El establecimiento ha sido eficiente y oportuno en la formulación y ejecución de políticas

institucionales. La existencia de manuales, y/o procedimientos proporciona a los

empleados el conocimiento adecuado de las funciones para su cumplimiento.

La entidad tiene pleno conocimiento respecto a las funciones y procesos que este debe

desarrollar, para así no incurrir en errores que conlleven a la mala prestación del

servicio.

La organización toma los errores como actuaciones que ayudan, para así evitar volver a

cometerlos, como política del proceso de mejoramiento continuo y aprendizaje del

equipo de trabajo del ente.

La Registraduria Especial de Neiva tiene establecido claramente las líneas de autoridad

y canales de comunicación lo que permite un buen clima organizacional. Los sistemas

de información que la entidad maneja cada dia se están mejorando, para la prestación

de un servicio eficiente. Los sistemas que de información actuales están acordes con

las actividades desarrolladas para la consecución de los objetivos que la entidad se ha

propuesto cumplir, con relación a la modernización de las entidades del Estado.



La Registraduria Especial de Neiva cuenta con la implementación de nuevas

tecnologías que ayuden al fortalecimiento del servicio prestado a la comunidad.

La entidad formula planes a largo plazo, como la renovación de cedulas y la

digitalización de las tarjetas decadactilares, para así lograr el cumplimiento de los

objetivos propuestos por sus planes estratégicos y ante todo trabajar sinérgicamente

con las metas que conlleva el proyecto de modernización tecnológica PMT II, que

impulsa el programa de renovación de documentos.

Para la selección de Personal, el ente actualmente aplica carrera administrativa en el

caso de los registradores, aunque quienes encabezan actualmente el ente no han sido

vinculados con esta técnica. Los demás funcionarios son de libre nombramiento y

remoción de acuerdo a los criterios de selección tanto de la Delegación departamental

como de la registraduría.

La ausencia de áreas como tesorería, contratación y costos contables no le ha

permitido a los funcionarios de esta entidad conocer el manejo de cuentas, ni el control

de un presupuesto, debido a que esto es una de las políticas de manejo que la

Delegación y oficinas centrales hacen respecto al manejo de fondos públicos.

El ente cuenta con COPASO y Reglamento de higiene y seguridad industrial, en donde

el ente trabaja satisfactoriamente junto a la A.R.P, aunque se reconoce que su

aplicación dentro de la organización podría mejorar notablemente.



A pesar de la existencia de un panorama de riesgos, el ente no ha tomado las medidas

necesarias respecto a la implementación de sistemas de seguridad (salidas de

emergencia), esto afecta los diferentes procesos que se desarrollan en las actividades

misionales y de apoyo, así como la salud de sus empleados.

Las observaciones anteriores permiten conceptuar que en la gestión adelantada por la

administración de la REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA, realmente no ha sido

muy eficiente y, por tanto, dichas afirmaciones se concretan en hallazgos.

Adicionalmente, el Sistema de Control Interno presenta de acuerdo a la ejecución una

calificación de 0,98 equivalente a un riesgo MEDIO, lo que demuestra que falta

cumplimiento con algunas funciones de control interno, ya que estas son realizadas por

una sola persona dentro del ente, función que cumple actualmente el Registrador y que

además no corresponden a su cargo, hecho que explica porque no son abarcadas en

su totalidad. ESTO VA EN LOS RRDSULTADOS DE LA LINEA DE AUDITORIA POR

QUE AQUÍ DEBE IR ES LA CONCEPTUALIZACION O C ALIFICACION GENERAL SI

ES O NO EFECTIVO, deficiente EL S.C.I OJO DE ACUERDO A LA MATRIZ

EJECUTABLE eN RAZÓN A LO ANTERIOR, la administración debe de tomar en

cuenta las recomendaciones que se le hacen para mejorar los aspectos en los que está

fallando la gestión de la entidad, para así conllevar a una eficiente prestación de los

servicios.



3.2.1 CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

El equipo auditor FICA AUDITORES con el propósito de mantener una comunicación

constante con la entidad auditada, notifica los hallazgos obtenidos durante la ejecución

de los programas en donde se resalta una totalidad de 15 hallazgos entre los cuales 3

son positivos y 11 son negativos (ver Cuadro 1), esta información es suministrada con

el fin de que la institución educativa inicie de manera inmediata las acciones

correctivas.

HALLAZGOS + - TOTAL

Talento Humano

1 3 4

Control Interno Factores de Riesgos e

inseguridad

- 7 7

Gestión 2 1 3

TOTAL 3 11 15



4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

4.1 RESULTADOS DE LA PRESENTE AUDITORÍA

4.1.1. EVALUACIÓN POR LÍNEAS DE AUDITORÍA

ADMINISTRACION Y GESTION

El objetivo principal del proceso de auditoría, fue conocer la gestión de la entidad en

cuanto al aprovechamiento de los recursos, humanos, físicos, financieros y

administrativos, con el fin de evaluar los resultados de esta y conocer la eficiencia y

eficacia en su utilización.

Los procesos administrativos, reflejan la organización, dirección y el control que se

practica en una empresa, con el fin de conseguir el logro de sus objetivos. Un buen

desempeño de estos conllevan a tener una serie de beneficios para el ente que se ven

reflejados en un clima organizacional, motivación y desempeño en de sus trabajadores,

además hace parte indispensable de un buen proceso administrativo brindar toda una

serie de beneficios para la empresa en pos de un desarrollo integral.

Se establece que la Registraduria, posee planes a largo plazo como: la pos-grabación

del registro civil (cambiar Nit alfa numérico a numérico), grabación de este,

digitalización de tarjetas decadactilares y renovación de cedulas. Además busca el

mejoramiento continuo dentro de la entidad contando con planes de capacitación,

tecnología y proyecciones de producción, con sistemas de información como una red

interna, comunicación directa, ANI (archivo nacional de información) y la pagina web.

También se pudo observar que en la registraduria el ambiente no es tan bueno, pues el

espacio no es el mejor para el trabajador, hay mucho desorden, no se distribuye



adecuadamente las dependencias, las oficinas les falta luz y no se cuenta con sitios de

esparcimiento o descanso para un buen desempeño del trabajador.

Dentro de la entidad se conocen y respetan las líneas de autoridad que se tienen

prefijas pues de esta forma se hace más fácil el manejo de la información, y el buen

ambiente de trabajo que se debe de llevar entre los empleados y los directivos.

La entidad tiene unos sistemas de información que son de gran ayuda para

comunicación de las diferentes dependencias, además para la eficiente toma de

decisiones y retroalimentación, procesos importantes en el mejoramiento continuo que

toda entidad debe llevar a cabo.

El ente posee unos planes de capacitación que se enfocan en el manejo de la nueva

tecnología implantada dentro de la Registraduria, además del conocimiento de la

cultura organizacional que toda entidad debe tener. Esto es muy importante para el

empleado como tal pues de esta forma se motiva para lograr mancomunadamente los

objetivos trazados.

TALENTO HUMANO E HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

ORGANIZAR EL PARRAFO INICIAL TENIENDO EN CUENTA EL GRADO DE IMPORTANCIA PARA LA LINEA AUDITADAEl clima organizacional que se genera dentro de la empresa es importante por lo tanto

se hace necesario el enfoque en los planes que se llevan a cabo, y así mismo lo que

tiene que ver con incentivos, capacitación, integración, reconocimiento del trabajador,

garantías y remuneración entre otros aspectos de oficinas centrales de Bogotá.

De esta manera evaluamos el nivel de compromiso de los empleados, la participación

en el cumplimiento de los objetivos organizacionales y se evaluó el reglamento de

higiene y seguridad industrial en la empresa, y las políticas establecidas sobre salud

ocupacional – COPASO y la forma como se aplican las mismas.



El talento humano proporciona un toque de creativad en cualquier organización. Los

empleados son los encargados de diseñar y ofrecer unos buenos servicios, de controlar

la calidad, y de establecer los objetivos y estrategias para la organización. La

administración de los riesgos tiene por objeto determinar, analizar, valorar y establecer

las medidas preventivas y de control a los diversos riesgos existentes en las áreas de

trabajo de la compañía, que puedan afectar temporal o continuamente la salud y la

integridad física de los trabajadores, los activos de la empresa y/o el medio ambiente,

en el desarrollo de los procesos y operaciones.

Se evidencia que La empresa cuenta con un manual de funciones donde se

especifica muy bien las actividades de cada dependencia, pues el

funcionamiento de la entidad depende mucho de la buena aplicación de las

funciones por parte de los empleados de la empresa.

Se detecto que generalmente los empleados que ocupan cargos dentro de la entidad,

están capacitados para realizar las actividades que tienen asignadas, y a los empleados

nuevos se les da una capacitación.

Cabe anotar que la entidad cuenta con un programa de prevención de riesgos llamado

COPASO que anualmente es revisado y actualizado, sin embargo no es efectivo y no

es del total cumplimiento con lo que se acuerda en los cronogramas y lo que está

contemplado en la ley. Es muy importante que se cumpliera todo lo acordado en los

objetivos del programa se cumpla para así evitar daños, anomalías, accidentes y

enfermedades.

También se pudo evidenciar que no existe un plan de motivación a los trabajadores, lo

cual puede incurrir en el desinterés y la falta de motivación por parte de los empleados,



tampoco se les tiene en cuenta para la toma de decisiones, aun así, los empleados de

la Registraduria tienen un buen sentido de pertinencia con la entidad y buscan el

mejoramiento continuo de la entidad.

La entidad no cuenta con una buena instalación e infraestructura, en términos

generales su planta física está bastante deteriorada y no tiene una adecuada

distribución, esto es muy importante para un buen ambiente de trabajo, además para

evitar posibles riesgos profesionales en caso de alguna emergencia.

El ente Presenta subutilización del espacio, así mismo posee varios bienes que no son

de uso y no se les ha dado la destinación adecuada, pues no es consciente del buen

uso que se le podría dar, trayendo consigo que se genere mucho desorden con los

bienes que tienen arrumados, con lo cual desperdician el espacio que puede ser bien

utilizado en otras áreas y de igual forma el exceso de polvo es visible en las

instalaciones y perjudicial para la salud.

Los servidores conocen a cabalidad los objetivos y planes del establecimiento los

cuales son primordiales para el desempeño de su labor y buen funcionamiento. Es

responsabilidad de los funcionarios estar enterados de las políticas que se están

manejando en la entidad, ya que esta cumple con la respectiva capacitación que

corresponde en partes con esta información es por esto que cada servidor cumple con

las metas existentes y conocen aun más la entidad para lograr el mejoramiento

continuo



SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SI SE DEBE EXPRESAR LOS RESULTADOS NIVEL, PUNTAJE, PERO

ARMONIOSAMENTE REEDACTADOS, NO CIFRAS FIRAS SIN

INTERPRETARLAS.

El componente de control interno es de vital importancia para el ente ya que es parte

fundamental para el buen funcionamiento de la organización.

Con la evaluación de los componentes del Sistema de Control Interno y se determinó

que la entidad presenta ciertas deficiencias. Por lo tanto los componentes críticos

presentan riesgos inherentes que afectan a la entidad en el desarrollo de su misión y

eficiencia en sus operaciones.

COMPONENTE DE AMBIENTE DE CONTROL

El componente Ambiente de Control se encuentra en un nivel de riesgo medio con un

puntaje de 0.84.

Aunque los valores éticos que tiene la empresa son comunicados a los funcionarios,

estos no participan activamente en el desarrollo de los mismos, afecta el sentido de

pertenencia y motivación.

El nivel directivo no genera acciones y espacios para promover y fortalecer los valores

corporativos.

La organización tiene claramente definidas las aéreas misionales y de apoyo, y en el

interior de la entidad más de un área participa en la consecución de un mismo servicio,

tales como elecciones, jornadas de identificación independientes a las áreas.

Además la estructura organizacional actual permite orientar el trabajo para alcanzar los

objetivos corporativos, están establecidas y diferenciadas las líneas de información,

autoridad y responsabilidad entre los diferentes niveles jerárquicos de la organización.



El ente no cuenta con el seguimiento adecuado de oficinas centrales para el buen

desempeño de sus funciones y la prestación del servicio al usuario.

Los funcionarios tienen claramente definidas las áreas misionales, las cuales tienen que

ver con la Dirección de Gestión Electoral, la Dirección del Censo Electoral, la Dirección

Nacional de Identificación, la Dirección Nacional de Registro Civil. En el interior de la

entidad más de un área participa en la consecución de un mismo servicio, tales como

elecciones, jornadas de identificación independientes a las áreas

La entidad cuenta con unos indicadores de gestión institucional, su utilización se

constituye en un instrumento que puede permitir evaluar de manera objetiva aspectos

particulares del proceso de ejecución o de los resultados de los programas o proyectos,

pero realmente no los aplican o pues los hacen como un requisito mas no les dan

mucha importancia.

COMPONENTE DE VALORACIÓN DEL RIESGO

El componente Valoración del Riesgo se encuentra en un nivel de riesgo bajo con un

puntaje de 0.31.

La organización ha construido sus mapas de riesgos, y ha orientado actividades para la

identificación de estos por procesos y de igual manera se ha hecho para el

conocimiento del entorno.

No obstante, los funcionarios no conocen, ni identifican los controles establecidos para

atenuar los riesgos a pesar de la existencia del mapa.

Además, no se realiza en tiempo oportuno los cambios necesarios para que el plan de

acción cumpla con el propósito para el cual ha sido diseñado.

La entidad cuenta con unos indicadores de gestión institucional, su utilización se

constituye en un instrumento que puede permitir evaluar de manera objetiva aspectos

particulares del proceso de ejecución o de los resultados de los programas o proyectos,



pero realmente no los aplican o pues los hacen como un requisito mas no les dan

mucha importancia.

El ente ejerce un control dentro de los procesos y propone el auto control de los

mismos empleados para evitar la devolución de material, demora en los trámites y

códigos de excepción a partir de la verificación de errores.

Por otro lado, el ente ha construido sus mapas de riesgos, y ha orientado actividades

para la identificación de estos por procesos y de igual manera se ha hecho para el

conocimiento del entorno.

No obstante, los funcionarios no conocen, ni identifican los controles establecidos para

atenuar los riesgos a pesar de la existencia del mapa.

Además, no se realiza en tiempo oportuno los cambios necesarios para que el plan de

acción cumpla con el propósito para el cual ha sido diseñado.

COMPONENTE DE ACTIVIDADES DE CONTROL

El componente Actividades de Control se encuentra en un nivel de riesgo alto con un

puntaje de 1.38.

La organización ha diseñado planes tendientes a lograr el mejoramiento continuo de

cada uno de los procesos, en desarrollo de su misión institucional y ha definido

indicadores que le permitan medir la gestión, además ha diseñado un plan que

involucra puntos de control de carácter preventivo, procedimientos y responsables de

los procesos, como el nuevo sistema de prevención que ha implementado

recientemente.

Sin embargo a pesar de que existen estos indicadores que miden la gestión pero solo

es un requisito que se cumple por función de informe.



PRESUPUESTO

Se encuentra en un nivel de riesgo medio con un puntaje de 0.85.

La entidad cuenta con unos procedimientos para ejecutar el proceso presupuestal, que

se hace teniendo en cuenta la destinación específica para cada rubro aprobado. Este

se ejecuta de acuerdo con los planes anuales y mensualizados de caja aprobados,

teniendo en cuenta que se trata de un ente estatal. El proyecto de presupuesto se

elabora sin la participación activa de los funcionarios de la entidad, por cuanto esta

centralizado.

Las aprobaciones presupuestales se hacen teniendo en cuenta lo establecido en el

decreto de liquidación anual de presupuesto, la solicitud de inclusión del proyecto del

presupuesto, dentro del presupuesto general de la nación se hace en el tiempo

oportuno de acuerdo a las normas establecidas. El presupuesto obedece a un

presupuesto nacional y a una asignación de presupuesto teniendo en cuenta en primera

instancia la necesidad, por ejemplo en utensilios de oficina y aseo, teniendo en cuenta

que la entidad se somete a la coordinación que ejerce la Delegación y a las oficinas de

Bogotá.

Es importante resaltar que la Registraduria especial de Neiva así como las demás

existentes en el país, diferentes a la de Bogotá, son entes administrativos

descentralizados administrativamente pero no presupuestalmente.



TESORERIA

Se encuentra en un nivel de riesgo alto con un puntaje de 2.04.

La empresa no cuenta con manual de procedimientos para el proceso de tesorería.

Además no maneja caja menor, ni cheques en blanco pues los fondos recaudados de

caja son consignados directamente por los usuarios en forma integra en las

instalaciones de los bancos Popular y Agrario, por varios conceptos como copias de

registro, duplicados, rectificaciones, etc.

Dinero que finalmente es recibido por el sistema de coprexdi nacional de la

Registraduría, cuenta a la que se le da un manejo único en las oficinas centrales en

Bogotá.

Existen casos excepcionales como el algunas Registradurías Municipales, en las que

los dineros equivalentes a estos tramites, son recibidos por los Registradores puesto a

que aun no existen convenios con bancos para la recolección de estos dineros y no

existe algún procedimiento ó control para su entrega o devolución de al sistema

general.

Las funciones de los responsables del manejo del efectivo son independientes de

quienes realizan las actividades de registro y custodia; se registran de manera

oportuna los ingresos y desembolsos efectuados ya que los desembolsos están

amparados por comprobantes pre numerados, aprobados, debidamente identificado el

beneficio y soportado.

CONTRATACIÓN

La entidad no posee un manual de procedimiento para el área de contratación,



Además esta se hace solo en el caso de algunos servicios generales ya que el proceso

de contratación se lleva a cabo oficinas centrales de Bogotá, siendo solo ejecutores.

INVENTARIOS


Existe un manual de procedimientos para el manejo de inventarios, además la entidad

ha adoptado mecanismos, que le permitan tener control en la administración del

inventario; además está claramente definida la responsabilidad para el manejo de

estos.

El sitio en el cual se encuentran las existencias en custodia no cuenta con las medidas

adecuadas para su seguridad y conservación, además hay inventarios subutilizados a

los cuales se les podría estar dando un uso.

ESTADOS CONTABLES

Se encuentra en un nivel de riesgo alto con un puntaje de 3.00.

La empresa no cuenta con información presupuestal, contable y financiera, además no

aplican los procedimientos administrativos para establecer responsabilidades en la

elaboración oportuna de los informes, autorización de soportes, arqueos y el manejo de

cajas menores.

La entidad solo maneja indicadores de gestión que buscan conocer el desempeño de

sus funciones.

PROCESOS MISIONALES




Actualmente la empresa cuenta con tecnología moderna para los procesos de

identificación ciudadana, además brinda capacitación a los funcionarios para cumplir

con el principio de eficiencia en su gestión; se esta cumpliendo con el proceso de

modernización propuesto por la registraduria nacional, pero los procesos para la

actualización del registro civil no son los adecuados.

COMPONENTE DE MONITOREO

El componente Monitoreo se encuentra en un nivel de riesgo medio con un puntaje de

0.69.

La organización no ha identificado actividades que sirvan para monitorear la efectividad

del control interno generado en el desarrollo del quehacer institucional.

La metodología aplicada a través del sistema de evaluación se ajusta a las operaciones

de la entidad, estas evaluaciones que se hacen son realizadas por personal idóneo.

La entidad ha adoptado mecanismos que permitan evaluar los avances de la

implementación de acciones correctivas suscritas en el plan de mejoramiento.

COMPONENTE DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN

El componente Información y comunicación se encuentra en un nivel de riesgo medio

con un puntaje de 0.64.



Se han adelantado talleres de socialización de sistemas manejados por la organización,

sin embargo estos sistemas de información no reportan datos exactos y su información

no es integra.

Se cuenta con tecnología moderna para los procesos de identificación ciudadana,

además brinda capacitación a los funcionarios para cumplir con el principio de eficiencia

en su gestión; se esta cumpliendo con el proceso de modernización propuesto por la

registraduria nacional, pero los procesos para la actualización del registro civil no son

los adecuados.

La entidad ha adoptado mecanismos que permitan evaluar los avances de la

implementación de acciones correctivas suscritas en el plan de mejoramiento y se

tienen claramente definidos las líneas de autoridad y los canales de comunicación

entre las diferentes dependencias.



6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Mediante la auditoria hecha en la REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA en el periodo en vigencia, encontramos hallazgos positivos y de igual manera otros negativos que sobresalen aun mas, y que deberían tenerse en cuenta para su pronta mejora, como lo es la mala infraestructura de la entidad pues aunque se encuentra muy bien ubicada, no es la adecuada para la prestación del servicio y para sus funcionarios, por lo cual se recomendaría una reestructuración de la planta física que contemple todos los esquemas de seguridad actuales. Es necesario que existiendo el correspondiente manual de funciones, éste se lleve a cabo para así evitar cargas innecesarias respecto a las funciones que tienen los servidores de la entidad.

Dentro de factores inherentes al talento humano, tenemos que la Registraduria cuenta con el capital de trabajo idóneo para el desempeño y cumplimiento de cada una de sus funciones, por lo tanto se debe al personal que el ente se encuentre con una mejor imagen corporativa en los últimos periodos. Además, el establecimiento ofrece a sus trabajadores la capacitación que ellos requieren para el mejor ejercicio de sus funciones.

Es importante resaltar que la Registraduria Especial de Neiva se destaca por el cumplimiento de las metas de producción establecidas por el ente y por oficinas centrales, es por ello que sus indicadores de gestión son buenos, llevándose a cabo los objetivos misionales.

Es ineludible implementar y mejorar los sistemas de seguridad existentes en la planta física de este establecimiento público, puesto a que la falta de estos es evidente y hace de la Registraduria un ente inseguro tanto para sus funcionarios como para sus usuarios. Respecto al COPASO y al reglamento de higiene y seguridad industrial, esperamos que siga implementándose dentro de cada uno de los procesos, ya que la entidad poco los ha tenido en cuenta durante el desarrollo de su actividad.



Finalmente tenemos que algunas de las falencias de este establecimiento público, radican en la falta de presupuesto para el mejoramiento de la calidad tanto del trabajo como del servicio, factores que podrían superarse mejorando la comunicación con oficinas centrales y aprobándose el correspondiente presupuesto por concepto de aquellas indispensables mejoras.

6. ANEXOS

6.1 HALLAZGOS

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