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Sección Estudiantil de Dirección de Proyectos

PUCP

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Ejercicio

CASO PRÁCTICO N°1

1. Datos del Proyecto . Inicio del proyecto: 16/03/2015 . Calendario del proyecto: 5x2 – 8h y Sábados de 3-6pm EDT y Actividades


PUCP

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Actividades, duraciones y dependencias del proyecto: Id Nombre Duración Comienzo Fin Predecesoras Recursos

1 Programa de Prevención y Control de Enfermedades120 días 16/03/15 09:00 a.m.18/08/15 05:00 p.m.

2 Gestión de Proyectos 120 días 16/03/15 09:00 a.m.18/08/15 05:00 p.m.

3 Inicio 9 días 16/03/15 09:00 a.m.26/03/15 04:00 p.m.

4 Elaborar Acta de Constitución 6 días 16/03/15 09:00 a.m.23/03/15 04:00 p.m. PM

5 Preparar Reunión kick-off 3 días 23/03/15 04:00 p.m.26/03/15 04:00 p.m. 4 PM

6 Planificación 75 días 26/03/15 04:00 p.m.02/07/15 12:00 p.m.

7 Recopilar requisitos 20 días 26/03/15 04:00 p.m.22/04/15 10:00 a.m. 5 Dr. Kasolo

8 Elaborar Línea Base de Alcance 15 días 22/04/15 10:00 a.m.11/05/15 07:00 p.m. 7 PMP Nick Ford

9 Elaborar Línea Base de Tiempo 20 días 12/05/15 09:00 a.m.05/06/15 06:00 p.m. 8 PMP Nick Ford

10 Elaborar Matriz de Riesgos 20 días 05/06/15 06:00 p.m.02/07/15 12:00 p.m. 8,9 PMP Nick Ford

11 Plan terminado 0 días 02/07/15 12:00 p.m.02/07/15 12:00 p.m. 7,8,9,10 PMP Nick Ford

12 Seguimiento y Control 23.13 días 20/04/15 09:00 a.m.19/05/15 04:00 p.m.

13 Gantt de seguimiento 1 3 días 20/04/15 09:00 a.m.22/04/15 07:00 p.m. Dr. Kasolo

14 Gantt de seguimiento 2 3 días 15/05/15 09:00 a.m.19/05/15 04:00 p.m. Dr. Kasolo

15 Cierre 60 días 01/06/15 06:00 p.m.18/08/15 05:00 p.m.

16 Lecciones Aprendidas 30 días 01/06/15 06:00 p.m.09/07/15 07:00 p.m.

17 Elaborar lecciones aprendidas del proyecto20 días 01/06/15 06:00 p.m.26/06/15 05:00 p.m. 46 PMP Nick Ford

18 Revisar lecciones aprendidas 10 días 26/06/15 05:00 p.m.09/07/15 07:00 p.m. 17 PMP Nick Ford

19 Lecciones aprendidas terminada 0 días 09/07/15 07:00 p.m.09/07/15 07:00 p.m. 18 PMP Nick Ford

20 Informe Final 30 días 10/07/15 09:00 a.m.18/08/15 05:00 p.m.

21 Recopilar información del proyecto20 días 10/07/15 09:00 a.m.05/08/15 01:00 p.m. 16 Dr. Kasolo

22 Elaborar informe final 10 días 05/08/15 03:00 p.m.18/08/15 05:00 p.m. 21 Dr. Kasolo

23 Informe Final terminado 0 días 18/08/15 05:00 p.m.18/08/15 05:00 p.m. 22 Dr. Kasolo

24 Capacitación Interna 54.63 días 23/03/15 09:00 a.m.01/06/15 06:00 p.m.

25 Diseño de la Capacitación 21 días 22/04/15 10:00 a.m.19/05/15 04:00 p.m.

26 Temática 8 días 22/04/15 10:00 a.m.01/05/15 05:00 p.m.

27 Recolectar información actual 3 días 22/04/15 10:00 a.m.25/04/15 04:00 p.m. 7 Dr. Ken Himmelman

28 Diseñar temática de formación 4 días 25/04/15 04:00 p.m.30/04/15 05:00 p.m. 27 Dr. Ken Himmelman

29 Revisión de temática 1 día 30/04/15 05:00 p.m.01/05/15 05:00 p.m. 28 Dr. Ken Himmelman

30 Temática aprobada 0 días 01/05/15 05:00 p.m.01/05/15 05:00 p.m. 29 Dr. Kasolo

31 Programa 5 días 13/05/15 09:00 a.m.19/05/15 04:00 p.m.

32 Recopilar requisitos de docentes 2 días 13/05/15 09:00 a.m.14/05/15 07:00 p.m. 45 Dr. Poncelet

33 Elaborar programa de formación 3 días 15/05/15 09:00 a.m.19/05/15 04:00 p.m. 32 Dr. Poncelet

34 Implementos y Ambientes 47.63 días 23/03/15 09:00 a.m.22/05/15 04:00 p.m.

35 Materiales a utilizar 8 días 13/05/15 09:00 a.m.22/05/15 04:00 p.m.

36 Coordinar Requisitos de materiales1 día 13/05/15 09:00 a.m.13/05/15 07:00 p.m. 45 Ing. Taravella

37 Comprar materiales 7 días 14/05/15 09:00 a.m.22/05/15 04:00 p.m. 36 Ing. Taravella

38 Materiales en inventario 0 días 22/05/15 04:00 p.m.22/05/15 04:00 p.m. 37 Ing. Taravella

39 Laboratorios de Formación 3 días 23/03/15 09:00 a.m.25/03/15 07:00 p.m.

40 Solicitar permisos laboratorio 3 días 23/03/15 09:00 a.m.25/03/15 07:00 p.m. Dr. Kenneth

41 Laboratorios aprobados 0 días 25/03/15 07:00 p.m.25/03/15 07:00 p.m. 40 Dr. Kenneth

42 Docentes especializados 8 días 01/05/15 05:00 p.m.12/05/15 07:00 p.m.

43 Elaborar listado de docentes potenciales3 días 01/05/15 05:00 p.m.06/05/15 12:00 p.m. 26 Dr. Kasolo

44 Contactar con docentes 5 días 06/05/15 12:00 p.m.12/05/15 07:00 p.m. 43 Dr. Kasolo

45 Docentes confirmados 0 días 12/05/15 07:00 p.m.12/05/15 07:00 p.m. 44 Dr. Kasolo

46 Capacitación 10 días 19/05/15 04:00 p.m.01/06/15 06:00 p.m. 33

47 Diagnóstico Mundial del Ébola 1 día 16/03/15 09:00 a.m.16/03/15 07:00 p.m.

48 Programa de Concientización Mundial1 día 16/03/15 09:00 a.m.16/03/15 07:00 p.m.

49 Programa de Tratamiento en zonas afectadas1 día 16/03/15 09:00 a.m.16/03/15 07:00 p.m.


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Control N° 1: Fecha de Estado: 20/04

Nombre de tarea Comienzo Comienzo real Fin real % completado

Programa de Prevención y Control

de Enfermedadeslun 16/03/15 lun 16/03/15 NOD 15%

Gestión de Proyectos lun 16/03/15 lun 16/03/15 NOD 19%

Inicio lun 16/03/15 lun 16/03/15 jue 26/03/15 100%

Elaborar Acta de Constitución lun 16/03/15 lun 16/03/15 lun 23/03/15 100%

Preparar Reunión kick-off lun 23/03/15 lun 23/03/15 jue 26/03/15 100%

Planificación jue 26/03/15 jue 26/03/15 NOD 21%

Recopilar requisitos jue 26/03/15 jue 26/03/15 NOD 80%

Seguimiento y Control lun 20/04/15 lun 20/04/15 NOD 50%

Gantt de seguimiento 1 lun 20/04/15 lun 20/04/15 mié 22/04/15 100%

Capacitación Interna lun 23/03/15 lun 23/03/15 NOD 2%

Implementos y Ambientes lun 23/03/15 lun 23/03/15 NOD 8%

Laboratorios de Formación lun 23/03/15 lun 23/03/15 NOD 30%

Solicitar permisos

laboratoriolun 23/03/15 lun 23/03/15 NOD 30%

Laboratorios aprobados mié 25/03/15 NOD NOD 0%

Nombre de tarea Costo fi jo

Acumulación

de costos

fi jos

Costo total Previsto Variación Real Restante

Programa de Prevención y

Control de Enfermedades$0.00 Prorrateo $1,566.00 $1,536.00 $30.00 $250.20 $1,315.80

Gestión de Proyectos $0.00 Prorrateo $1,220.00 $1,200.00 $20.00 $240.00 $980.00

Inicio $0.00 Prorrateo $72.00 $72.00 $0.00 $72.00 $0.00

Elaborar Acta de

Constitución$0.00 Prorrateo $48.00 $48.00 $0.00 $48.00 $0.00

Preparar Reunión kick-off $0.00 Prorrateo $24.00 $24.00 $0.00 $24.00 $0.00

Planificación $0.00 Prorrateo $620.00 $600.00 $20.00 $144.00 $476.00

Recopilar requisitos $20.00 Prorrateo $180.00 $160.00 $20.00 $144.00 $36.00

Seguimiento y Control $0.00 Prorrateo $48.00 $48.00 $0.00 $24.00 $24.00

Gantt de seguimiento 1 $0.00 Prorrateo $24.00 $24.00 $0.00 $24.00 $0.00

Capacitación Interna $0.00 Prorrateo $346.00 $336.00 $10.00 $10.20 $335.80

Implementos y Ambientes $0.00 Prorrateo $98.00 $88.00 $10.00 $10.20 $87.80

Laboratorios de

Formación$0.00 Prorrateo $34.00 $24.00 $10.00 $10.20 $23.80

Solicitar permisos

laboratorio$10.00 Prorrateo $34.00 $24.00 $10.00 $10.20 $23.80

Laboratorios aprobados $0.00 Prorrateo $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00


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Control N° 2 Fecha de Estado: 15/05

Nombre de tarea ComienzoComienzo

realFin real

%

completado

Duración

real

Duración

restanteCosto real Trabajo real

Programa de Prevención y Control

de Enfermedades

lun

16/03/15

lun

16/03/15NOD 49% 58.65 días 61.35 días $792.40 762.4 horas

Gestión de Proyectoslun

16/03/15

lun

16/03/15NOD 47% 56 días 64 días $580.00 560 horas

Iniciolun

16/03/15

lun

16/03/15

jue

26/03/15100% 9 días 0 días $72.00 72 horas

Elaborar Acta de Constituciónlun

16/03/15

lun

16/03/15

lun

23/03/15100% 6 días 0 días $48.00 48 horas

Preparar Reunión kick-offlun

23/03/15

lun

23/03/15

jue

26/03/15100% 3 días 0 días $24.00 24 horas

Planificaciónjue

26/03/15

jue


Recopilar requisitosjue

26/03/15

jue

26/03/15

mié

22/04/15100% 20 días 0 días $180.00 160 horas

Elaborar Línea Base de Alcancemié

22/04/15

mié

22/04/15

lun

11/05/15100% 15 días 0 días $120.00 120 horas

Elaborar Línea Base de Tiempomar

12/05/15

mar

12/05/15

vie

05/06/15100% 20 días 0 días $160.00 160 horas

Seguimiento y Controllun

20/04/15

lun

20/04/15

mar

19/05/15100% 23.13 días 0 días $48.00 48 horas

Gantt de seguimiento 1lun

20/04/15

lun

20/04/15

mié

22/04/15100% 3 días 0 días $24.00 24 horas

Gantt de seguimiento 2vie

15/05/15

vie

15/05/15

mar

19/05/15100% 3 días 0 días $24.00 24 horas

Capacitación Internalun

23/03/15

lun


Diseño de la Capacitaciónmié

22/04/15

mié


Temáticamié

22/04/15

mié


Recolectar información actualmié

22/04/15

mié

22/04/15

sáb

25/04/15100% 3 días 0 días $24.00 24 horas

Diseñar temática de formaciónsáb

25/04/15

sáb

25/04/15

jue

30/04/15100% 4 días 0 días $32.00 32 horas

Revisión de temáticajue

30/04/15

jue


Temática aprobadavie

01/05/15NOD NOD 0% 0 días 0 días $0.00 0 horas

Programamié

13/05/15

mié


Recopilar requisitos de

docentes

mié

13/05/15

mié


Elaborar programa de

formación

vie

15/05/15

vie


Implementos y Ambienteslun

23/03/15

lun


Materiales a utilizarmié

13/05/15

mié


Coordinar Requisitos de

materiales

mié

13/05/15

mié


Comprar materialesjue

14/05/15

jue


Laboratorios de Formaciónlun

23/03/15

lun

23/03/15

mié

25/03/15100% 3 días 0 días $34.00 24 horas

Solicitar permisos laboratoriolun

23/03/15

lun

23/03/15

mié

25/03/15100% 3 días 0 días $34.00 24 horas

Laboratorios aprobadosmié

25/03/15

mié

25/03/15

mié

25/03/15100% 0 días 0 días $0.00 0 horas

Docentes especializadosvie

01/05/15

vie

01/05/15NOD 88% 7 días 1 día $56.00 56 horas

Elaborar listado de docentes

potenciales

vie

01/05/15

vie

01/05/15

mié

06/05/15100% 3 días 0 días $24.00 24 horas

Contactar con docentesmié

06/05/15

mié

06/05/15NOD 80% 4 días 1 día $32.00 32 horas

Docentes confirmadosmar

12/05/15

mar



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Resolución del Gantt de seguimiento 1: Archivo/Opciones/Programación/Cálculo/Activado


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2. Seleccionamos todas las celdas presionando el cuadrado que se encuentra al lado de la fila 1 y debajo del símbolo (i) y luego autoprogramar.


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3. Según el problema, el proyecto comienza el 16/03 y los sábados se trabaja. Nos dirigimos a la Pestaña Proyecto/Información de Proyecto

4. Luego nos vamos a proyecto/cambiar tiempo del proyecto, luego la subpestaña de Semanas Laborales y luego Detalles


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5. Luego elegimos el día sábado, luego la opción establecer días en periodos laborales y colocamos la hora de trabajo.

6. Luego llenamos los campos de predecesoras, duración, fecha de inicio y fin y luego recursos según el cuadro indicado anteriormente. Cabe resaltar que sólo colocamos las estimaciones en las ACTIVIDADES, los entregables y las fases se calculan con la suma de atributo de las actividades. Al terminar nos vamos a Tarea, Diagrama de Gantt/Hoja de Recursos y colocamos el valor de 1$ a cada recurso


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7. Antes de terminar la línea base de tiempo, tenemos que colocar de forma visual cuál es la ruta crítica del proyecto. Para ello, nos dirigimos a Formato/Estilo de texto/Tareas críticas y elegimos un color.

7. Luego mencionamos al Ms Project que lo que hemos programado es la línea base. Nos dirigimos a Proyecto/Establecer línea base/establecer línea base y aceptamos.


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8. Desde el paso 1 al 7, hemos detallado nuestra línea base ya planificada. Ahora guardamos

el archivo como Linea base – Proyecto “X”. Hemos definido dos fechas de Estado que es el 20/04 y 15/05 en las filas 13 y 14. Supongamos que ya estamos en el día 20/04 y queremos hacer el control del proyecto. Lo primero que debemos hacer es indicarle al Project con el paso N° 3 en Información del Proyecto Aquí definimos la fecha de Estado del proyecto. En este caso colocamos 20/04.

9. Nos dirigimos a VISTA/Tablas/Seguimiento


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10. Luego filtramos por intervalo de Fecha. Nos vamos a Vista/Filtro/Intervalos de fecha y colocamos en la primera casilla la fecha de comienzo del proyecto (16/03) y en la segunda la fecha de estado (20/04).

11. Para poder controlar de manera más fácil, nos dirigimos al final del cuadro donde dice agregar columnas y seleccionamos los nombres “Comienzo” y otra columna más de “Fin” y lo traemos a las columnas iniciales. Esto nos ayudará a saber si la tarea ya comenzó y si ya terminó según nuestro cronograma.

12. Posteriormente, llenamos la columna %COMPLETADO según el cuadro al inicio del documento. Recordar que se controlan y se completan las ACTIVIDADES. Los entregables y fases se completan automáticamente según avancemos con las actividades.


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Además, añadimos las columnas IRC (CPI) e IRP (SPI). Como podemos apreciar, sólo hay variación con respecto al tiempo. Esto debido que no hemos corregido algún imprevisto en el costo que lo vemos a continuación.

13. Si sus actividades han costado más de lo debido o han tenido algún cambio, estos deben de ser colocados en la pestaña VISTA/TABLAS/Costo.


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Según el caso, hubo un problema con recopilar requisitos y la solicitud de permisos de los laboratorios. Cada uno tuvo un sobre costo de 20 y 10 soles respectivamente. En el caso hayan gastado menos, se coloca -20 o –x soles y recomendamos que lo coloquen en COSTO FIJO debido que si han añadido material o han contratado a más personas, esto merece una modificación de la línea base y tendremos que ir a la hoja de recursos, añadir el recurso, luego ir al diagrama de Gantt y en la columna recursos añadir 1 por 1 cada recurso que tuvimos. Recomendamos que la variación sólo se coloque en costo fijo, así simplificamos toda la tarea.

Ahora, al regresar a la tabla seguimiento, se ha modificado nuestro CPI.

Esto debido que los costos reales han cambiado.


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14. Debemos colocar las líneas de progreso del proyecto. Para ello nos dirigimos al dibujo del diagrama de Gantt, le damos click derecho/línea de progreso y mostrar como se muestra en la figura

Con esto ya tomamos decisiones sobre el control del proyecto. Lo guardamos como GANTT DE SEGUIMIENTO 20-04 y colocamos en la carpeta correspondiente al seguimiento y control. Recuerden guardarlo como otro archivo y no SOBREESCRIBIRLO, sino perderán información anterior y no podrán regresar.


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BONUS: Si desean colocar señales de alarma en semáforos, podemos hacer los siguientes pasos.

1. Nos dirigimos a la pestaña Proyecto/ Campos personalizados. En el cuadro está como predeterminado la casilla TEXTO en la parte superior derecha. Lo cambiamos por NÚMERO.

Elegimos un campo y vamos a cambiar de nombre. Al número 1 le ponemos “Indicador SPI” y al número 2 “Indicador CPI” Luego nos dirigimos a FORMULA. En fórmula colocamos Costo/IRC (si es CPI) o IRP si es SPI.


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Aceptamos y nos vamos a INDICADORES GRÁFICOS. En esta pestaña colocamos los umbrales de tolerancia así como una imagen que nos indique de manera visual lo que queremos reflejar. Por ejemplo, si el indicador es menor a 0.8 ponemos un semáforo Rojo, si está entre 0.8 y 0.9 ámbar y si es mayor a 0.9 Verde.

Además, no olviden dar click a FILAS DE RESUMEN y dar CHECK a la casilla las filas de resumen heredan los criterios de las filas… y lo mismo en RESUMEN DEL PROYECTO. Posteriormente le damos click a FILAS DE NO RESUMEN. Antes de dar aceptar, tienen que dejarlo igual a la imagen. Posterirmente añadimos las columnas “Indicador CPI” e “Indicador SPI” y nos saldrá lo siguiente:


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Aquí podemos analizar de manera gráfica lo que pasa con las actividades, entregables y fases.

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