EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA A TRAVES DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES

Mgtr. Jorge Yépez Cruz

Universidad Andina Simón Bolívar

Coord. Especialización Superior en Gestión Documental y Archivos

Miembro de Archiveros sin Fronteras, Capítulo Ecuador

Noviembre del 2012

EXPEDICIÓN

La Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, LORTAIP fue expedida el 10 de mayo del 2004 y entró en vigor el 18 del mismo mes, luego de su publicación en el suplemento del Registro Oficial No. 337; tiene, entonces, algo más de 8 años de vigencia.

ANTECEDENTES DE LA LORTAIP

Los artículos 19 y 13 del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos y de la Convención Interamericana de Derechos Humanos, en su orden, reconocen el principio de libertad de información.

En Ecuador existía igualmente la necesidad de contar con un cuerpo legal específico regulatorio del acceso a la información, tanto en el ámbito conceptual cuanto en el procedimiento.

ANTECEDENTES DE LA LORTAIP

La Constitución de la República del Ecuador, en su artículo 18 establece que “Todas las personas, en forma individual o colectiva, tienen derecho a: Acceder libremente a la información generada en entidades públicas, o en las privadas que manejen fondos del Estado o realicen funciones públicas. No existirá reserva de información excepto en los casos expresamente establecidos en la ley. En caso de violación a los derechos humanos, ninguna entidad pública negará la información.”

OBJETIVOS DE LA LORTAIP

Garantizar a las personas el acceso a la información pública;

Obligar a las instituciones, organismos y demás personas jurídicas que tienen participación estatal, a entregar información y transparentar su gestión;

Cumplir con las convenciones internacionales que sobre la materia ha suscrito el país;

OBJETIVOS DE LA LORTAIP

Permitir la fiscalización de la administración pública y de los recursos públicos a través de un efectivo y verdadero control social;

Garantizar la protección de la información personal en poder del sector público o privado; y,

Facilitar la efectiva participación ciudadana en la toma de decisiones de interés general.

INSTITUCIONES SUJETAS A CUMPLIR LA LORTAIP

1. Organismos y entidades que conforman el sector público en los términos del artículo 118 (hoy 225) de la Constitución de la República, entre otros:

Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social.

Las entidades que integran el régimen autónomo descentralizado, municipios y gobiernos provinciales.

PRINCIPIOS PARA APLICACIÓN DE LA LOTAIP

Propiedad de la información, la información pertenece a los ciudadanos;

Gratuidad de la entrega de información, con excepción de los costos de reproducción;

Apertura y publicidad de la información, para todos los entes a los que aplica la ley;

Aplicación favorable, orientado a interpretar la ley, por autoridades y jueces, hacia el cumplimiento de los objetivos de la norma; y,

Transparencia de la información para posibilitar la participación ciudadana en la toma de decisiones y la rendición de cuentas de quienes ejercen el poder público.

INFORMACIÓN CONSIDERADA PÚBLICA

Artículo 5 “...todo documento, en cualquier formato, que se encuentre en poder de las instituciones públicas y de las personas jurídicas a las que se refiere esta Ley, contenidos, creados u obtenidos por ellas, que se encuentren bajo su responsabilidad o se hayan producido con recursos del Estado.”;

Con excepción de “...informaciones expresamente establecidas como reservadas en leyes vigentes.”; y, “Los documentos calificados de manera motivada como reservados por el Consejo de Seguridad Nacional, por razones de defensa nacional.”

FORMAS DE ACCESO

Art. 7.- Difusión de la información pública a través de un portal Web, cuyo contenido obligatorio puede resumirse en datos de organización funcional; administrativos; de servicios; de remuneraciones; presupuestarios; y, contractuales.

FORMAS DE ACCESO

2. Vía Administrativa, a través de solicitud escrita, dirigida la titular de la institución que la administra, debe contener, con claridad, la identificación del requirente y “la ubicación” de los datos o temas motivo de la solicitud.

FORMAS DE ACCESO

3. “Recurso de Acceso a la Información”, que deberá proponerse ante cualquier juez de lo civil o tribunal de instancia del domicilio del poseedor de la información requerida, pudiendo, en ambos casos, la autoridad que alegó la reserva, recurrir para ante el Tribunal Constitucional.

Derecho contemplado en el artículo 91 de la Constitución de la República.

ARCHIVOS Y ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN PÚBLICA

SIN ARCHIVOS ORGANIZADOS LA APLICACIÓN DEL DERECHO CIUDADANO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA NO ES VIABLE Es decir que la condición ineludible para el

acceso efectivo a la información pública es la adecuada gestión de la documentación y de los archivos de las instituciones de la administración pública.

ESTADO DE LOS ARCHIVOS ECUATORIANOS

El estado de los archivos y repositorios documentales no siempre es óptimo, las instituciones no cuentan con procedimientos técnicos y administrativos normalizados de administración documental, con unidades de archivo técnicamente organizadas ni con personal formado o capacitado formalmente.

Los documentos oficiales en muchos casos se encuentran almacenados en bodegas o espacios que no reúnen las condiciones mínimas necesarias para la organización, conservación y uso de la documentación.

ESTADO DE LOS ARCHIVOS ECUATORIANOS

El inventario de archivos producto del Decreto de Emergencia del Patrimonio (2008), corroboró esta situación al señalar que sólo el 2% de los 2.600 archivos censados tienen un estado de conservación óptimo. Es decir apenas 51 archivos de los censados en todo el país, estarían en condiciones adecuadas de conservación, mientras que los 2.506 archivos restantes no reunirían condiciones aptas para la conservación, consulta y difusión del patrimonio documental ecuatoriano.

ART. 10.- CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN

Las instituciones obligadas al cumplimiento de la ley son responsables de: “...crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer plenitud...”, para cumplimiento de lo cual se debe propiciar la formación profesional de los archiveros responsables de la administración del patrimonio documental de las instituciones, situación que en el Ecuador se encuentra en ciernes.

ART. 10.- CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN

“Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información y /o documentación, por las consecuencias civiles, administrativas o penales a que pudiera haber lugar, por sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de documentación e información pública...”

ART. 10.- CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN

En cuanto a las transferencias documentales, la ley dispone en la parte final del inciso segundo que: “...los documentos originales deberán permanecer en las dependencias a las que pertenezcan, hasta que sean transferidos a los archivos generales o Archivo Nacional.”; y,

El inciso tercero indica que: “El tiempo de conservación de los documentos públicos, lo determinará la Ley del Sistema de Archivo Nacional y las disposiciones que regulen la conservación de la información pública confidencial.”

ART. 10.- CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN

El destino que tendrán los documentos de las instituciones de la administración pública que por cualquier circunstancia terminen su vida jurídica está garantizado por lo siguiente: “Los documentos de una institución que desapareciere, pasarán bajo inventario al Archivo Nacional y en caso de fusión interinstitucional, será responsable de aquello la nueva entidad.”

CAPACITACIÓN DE LOS ARCHIVEROS

La transitoria sexta de la LORTAIP “...encarga al Sistema Nacional de Archivos la capacitación pertinente a todos los funcionarios de las entidades de la Administración Pública ...”.

No existen instituciones de educación superior que ofrezcan la carrera de archivología en el tercer nivel.

La Universidad Andina Simón Bolívar imparte un curso de posgrado, cuarto nivel.

NORMAS ARCHIVÍSTICAS

La disposición general del reglamento de la LORTAIP, manda que: “El Sistema Nacional de Archivos en el plazo de noventa días expedirá el instructivo para que las instituciones sometidas a la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, cumplan con sus obligaciones relativas a archivos y custodia de información pública.”, al respecto se expidió la resolución No. CNA-001-2005 del Consejo Nacional de Archivos, publicada en el Registro Oficial No. 67 de 25 de julio del 2005.

REFORMAS A LA LEY DEL SISTEMA DE ARCHIVOS

La disposición transitoria sexta señala que: “Dentro de un plazo no mayor a ciento ochenta días se reformará la Ley del Sistema Nacional de Archivos, armonizando sus disposiciones con las normas pertinentes contenidas en esta Ley...”, es decir han pasado poco más de 3.000 días de incumplimiento por parte de la Legislatura.

En los últimos 12 meses se han dictado dos Decretos Ejecutivos que han reformado tanto a la Ley como a su Reglamento.

REFORMAS A LA LEY DEL SISTEMA DE ARCHIVOS

En el mes de diciembre del 2011 se promulgó el Decreto Ejecutivo 985 que bifurca el Sistema Nacional de Archivos y pretender crear redes de archivos históricos, desconociendo lo que la teoría y práctica archivística aconsejan.

El 31 de octubre del 2012 se expidió el Decreto Ejecutivo No. 1346 que fusiona al Archivo Intermedio de la Administración Pública en la Secretaría Nacional de la Administración Pública y crea la Dirección de Archivo de la Administración Pública, dentro de la estructura orgánica de la Presidencia de la República.

REFORMAS A LA LEY DEL SISTEMA DE ARCHIVOS

La Dirección de Archivos de la Administración Pública cumpliría las siguientes actividades:

Procedimientos para la gestión de archivos en entidades de la Administración Pública Central e Institucional;

Elaborar procedimientos y normas técnicas para la gestión de archivos;

Dictar recomendaciones para la gestión documental;

Custodiar documentos de más de 15 años de edad;

Elaborar proyectos de digitalización.

EN RESUMEN

La promulgación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública dejó al descubierto las debilidades de los archivos ecuatorianos, de sus instituciones y de los archiveros.

A MANERA DE CONCLUSIÓN

La expedición de la LORTAIP constituye una gran oportunidad para dar un giro y rehacer el sistema archivístico nacional y sus instituciones, partiendo de una real reforma a la Ley del SINAR (1982) y su Reglamento (1983) y la generación de políticas públicas que posibiliten el manejo integral de los archivos y la implementación de estrategias viables para su aplicación.

“LOS PRINCIPIOS DE LA ARCHIVISTICA PROMUEVEN EL MANEJO INTEGRAL DE LOS ARCHIVOS Y POSIBILITAN LA CONSTRUCCIÓN DE SISTEMAS INTEGRADOS DE ARCHIVOS”

PARTE II

PRINCIPIOS DE LA ARCHIVISTICA

Principio de procedencia

Principio de respeto al orden original

Principio de respeto al órgano productor

LOS ARCHIVOS Y EL CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

El ciclo de vida del documento marca las fases, etapas o edades de un documento; no hay que olvidar que en este ciclo el documento es el mismo desde que se crea hasta que se elimina o se conserva permanentemente: Archivos administrativos:

Gestión u oficina; General y/o central; Intermedio.

Archivos históricos o permanentes

SISTEMA DE ARCHIVOS INSTITUCIONAL

ARCHIVO DE OFICINA

ARCHIVO DE OFICINA

ARCHIVO DE OFICINA

ARCHIVO GENERAL

ARCHIVO INTERMEDIO

ARCHIVO HISTORICO

FUNCIONES A REALIZARSE EN LOS ARCHIVOS

1. ORGANIZAR: clasificar y ordenar;

2. TRANSFERIR, con base en el ciclo de vida;

3. VALORAR, con visión interdisciplinaria;

4. DESCRIBIR, con estrategias de mayor producto con menor proceso, MPLP;

5. CONSERVAR, con énfasis en la prevención;

6. NORMAR, como base de la sustentabilidad del sistema;

7. SERVIR, razón de ser de los archivos.

ARCHIVOS PARA QUÉ?

ARCHIVOS PARA QUIÉN?

EL ACCESO A LA INFORMACIÓN COMO SERVICIO DE LOS ARCHIVOS PARA LOS

CIUDADANOS

Para posibilitar el acceso ágil y oportuno de los ciudadanos a la información pública existente en los archivos, en cumplimiento de sus derechos constitucionales.

Para potenciar el control democrático de los gobiernos por parte de los ciudadanos adecuadamente informados.

Para propiciar la rendición de cuentas de los gobiernos a sus mandantes.

EL ACCESO A LA INFORMACIÓN COMO SERVICIO DE LOS ARCHIVOS PARA LOS

CIUDADANOS

Para potenciar los principios de transparencia administrativa y participación ciudadana.

Para revalorizar la función social y democrática de los archivos y del servidor público que trabaja en ellos.

Para otorgar una nueva dimensión a los archivos, los archiveros y a la archivística.

MUCHAS GRACIAS