EL ANFITRIONI Parte

Lic. Jacqueline Suárez

Cuenta la leyenda :• El rey de Tirinto fue anfitrión de Zeus, quien

sedujo a la esposa del rey .• Cuando el rey se encontraba en el campo de

batalla Zeus tomo a la Reyna y esta tuvo un hijo para el, llamado Hércules.

• El engaño de Zeus se refleja en una dramatización en 1668 en Francia.

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¿DE DONE VIENE LA PALABRA ANFITRIÓN?

Proviene de la comedia del dramaturgo francés Molière llamada Anfitrión en la cual el criado Socia con motivo de un banquete, en la escena final, pronuncia la siguiente frase: el verdadero anfitrión es aquél en cuya casa se come.

Anfitrión : ( Según el diccionario de la real academia española)

Persona o entidad que recibe en su país o en su sede habitual a invitados y visitantes.

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¿QUIÉN ES UN ANFITRIÓN?

Es la persona que tiene invitados a su cargo, es decir, aquella persona que recibe y se encarga de atender a los mismos

Ser un buen anfitrión… es brindar la máxima felicidad a su invitado.

¿QUIEN ES UN INVITADO?La persona, que asiste a una celebración, un evento Social, un evento Empresarial entre otros recibiendo previamente un aviso (invitación) por el anfitrión.

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¿QUE SE DEBE HACER CUANDO NOS INVITAN A UN EVENTO?

Debemos comportarnos de una forma correcta, no forzar nuestros modales; hay que ser distinguidos y elegantes, pero sin hacerlo notar.

“La mejor elegancia, es aquella que no se nota".

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Las habilidades de un buen anfitrión.

• Las personas que conviven en sociedad, que trabajan, que tienen vecinos, familia y amigos, es normal que tengan que cumplir con ciertos compromisos sociales a lo largo de su vida.

• Siempre que organice cualquier tipo de encuentro, reunión o celebración deberá tener en cuenta ciertos aspectos básicos de cortesía, educación y comportamiento, para hacer sentir cómodos a sus invitados.

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• Una vez que ha definido con cierta claridad su lista de invitados, lugar del evento fecha y hora debe proceder a realizar las invitaciones.

• Si no tiene muchos invitados y son de confianza, amigos o familiares, puede realizar la invitación de una forma un tanto informal, por medio del teléfono, o bien la puede hacer personalmente de forma verbal.

• Si el encuentro es algo más formal, o la cantidad de invitados es numerosa, debe hacerlo de forma escrita por medio de una tarjeta de invitación, o bien, por medio de una carta.

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• A mayor importancia del evento y de los invitados, con mayor antelación de tiempo debe hacerse el envío de las correspondientes invitaciones.

• Los invitados de cierta notoriedad o autoridades suelen tener las agendas repletas de compromisos, por lo que se deben realizar las invitaciones con cierta antelación para que puedan encajar entre sus múltiples compromisos.

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• Si la invitación es a una finca, hacienda o similar, además de un plano que facilite su localización es bueno disponer de un espacio, si se puede, para habilitarlo como parking, ya que la mayoría de los invitados llegarán en su propio vehículo.

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Los anfitriones deben recibir a la puerta a sus invitados, para saludarles e invitarles a pasar e incorporarse a la reunión.

También es correcto que hagan las correspondientes presentaciones entre los invitados que no se conocen, siempre que ello sea posible.

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Todo aquel que realice un evento, tiene que ser “ un buen anfitrión”. A la hora de organizar eventos , como parte de ello debe saber hacer presentaciones, conversar, e incluso debe saber cómo salir de situaciones embarazosas o incómodas.

Debe saber crear un ambiente agradable para todos sus invitados. Por eso confeccionar una buena lista de invitados es fundamental.

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Un buen anfitrión debe, entre otras cosas:

1. Saber recibir y despedir a sus invitados.

2. Saber controlar todo tipo de situaciones, por incómodas que sean (discusiones, invitados que han bebido más de la cuenta, etc.).

3. Moverse con soltura charlando, con todos los invitados, y haciendo sentirse cómodos a todos ellos, por muy tímidos o retraídos que sean.

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4. Saber elegir el menú adecuado al tipo de evento, a la época del año y al gusto de la mayoría de sus invitados. Lo mismo con la bebida, la decoración y el ambiente general de la sala.

5. Tener el salón adecuado y en perfectas condiciones , sobre todo el salón principal donde tendrá lugar el encuentro y otras zonas donde pueden entrar los invitados (jardín, biblioteca, baños, etc.). Hay que procurar que no falte nada.

6. Saber colocar a los invitados. Hay que evitar poner juntas a personas que tienen cierta enemistad, o colocar a un invitado extranjero entre personas que no hablan su idioma, etc.

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7. Atender y facilitar en la medida de lo posible, el movimiento de personas con alguna discapacidad o personas mayores, etc.

8. Estar atento y al pendiente de todo cuanto acontece para evitar que cualquier imprevisto estropee el desarrollo del encuentro.

Tarea

• Planteé tres situaciones inesperadas o embarazosas que se podrían dar en un evento.

• Como buen anfitrión proponga posibles soluciones a dichas situaciones.

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• Son las personas que colaboran en dirigir al público a la sala, atienden a los ponentes que van a intervenir y están atentos a cualquier incidencia que pueda suceder dentro de la sala.

• En los eventos existen numerosas funciones bien diferenciadas y con diverso grado de complejidad.

Anfitriones de eventos

Protocolo de eventos

Este puesto se caracteriza por una serie de conocimientos de protocolo :

-Desempeñado por una persona con experiencia en la ubicación de autoridades.- Asignación de puestos en la mesa presidencial (Marbete)- Colocación de banderas, etc.. (Precedencia )

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Dada la importancia y visibilidad de este cometido, en muchas ocasiones estas funciones son desempeñadas por dos o mas persona en el salón ,bajo las instrucciones del propio cliente.

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Anfitriones de Sala

De ellos dependen:-Armado de la testera-El cambio de los carteles con el nombre de los ponentes-Las copas y agua para la testera-Pase de micrófono para las intervenciones de los asistentes.

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Deben estar comunicadas con la coordinadora mediante un intercomunicador y un discreto auricular, garantizando la sincronización entre el personal destinado al evento.

Anfitrionas Transfer

Son las encargadas de:-Recibir a los participantes en el aeropuerto o la estación-Manejando el listado de asistentes-Conduciéndolos a los autobuses, y acompañándoles en su trayecto a los diversos hoteles o al lugar de celebración del evento.

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- Deben hablar idiomas en caso de eventos internacionales y siempre tener dotes de iniciativa, capacidad de resolución de incidentes (p.ej. con el equipaje), y comunicación.

- Generalmente son las encargadas de dar la bienvenida a los participantes y hacer una pequeña introducción de la ciudad o del evento durante el recorrido .

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Anfitrión Protocolar ( Asesor )

Es el Punto de Información principal de un congreso, y por tanto el personal debe conocer todos los aspectos del congreso con detalle: -Programa-Instalaciones, ubicaciones-Programa social- Transportes, hoteles, información local, acompañantes, etc.

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Asimismo es fundamental que conozcan al cliente y quién es quién dentro de la organización.

El anfitrión protocolar maneja las acreditaciones, la entrega de documentación, los listados de participantes, y los certificados de participación, en su caso.

Por todo ello las anfitrionas o anfitriones protocolares ( Asesores ) son siempre los más experimentados y eficientes.

En caso de congresos internacionales es esencial que hablen idiomas con fluidez.

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El anfitrión(a) debe ser la imagen de la empresa, un producto o un servicio siendo su cara mas amable. La presencia y, sobre todo, su saber estar se identifican con la empresa para la que trabaja.

Los requisitos son muy importantes siendo la imagen una referencia, ya que es un trabajo de cara al público. Normalmente se requiere este impecable, la mayor parte de las veces de traje formal o también los credenciales o logotipo de la empresa que lo identifiquen.

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En síntesis :

Sobre todo es básico conocimiento absoluto del evento, tener buena presencia, don de gente y ser resolutivo ante los problemas que se puedan plantear.

Sugerencias de solución ante posibles incidentes :• Discusión entre dos invitados o participantes del

evento. Posible solución

• Accidentes en la testera (La asistencia a la testera de alguien que no ha sido invitado)

Posible solución

• Cuando un expositor no llega al evento. Posible solución

• En una cena ,cuando una persona esta comiendo y otra empieza a hablar groserías.( o cuando se derrama alguna bebida o alimento en la mesa, ocacionando un desastre)

Posible solución

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Tarea

Que factores deben tomarse en cuenta antes del evento.( mínimamente mencione diez )

Mencione por lo menos tres factores por lo que los eventos requieren de anfitriones protocolares.

Mencione por lo menos tres situaciones

negativas que se pueden dar al no contar con anfitriones protocolares.

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