EL ARCHIVO DE LA EMPRESA

PRODUCTIVIDAD AHORRO DE TIEMPO

ECONOMÍA

EL ARCHIVO ES LA MEMORIA DE LA EMPRESA Y, COMO TAL, HABRÁ QUE ATENDERLO Y CUIDARLO CON ESMERO

EL ARCHIVO DE LA EMPRESA

EL ARCHIVO DE LA EMPRESA

1. Que es un archivo

2. Que importancia tiene para la empresa

3. Cuales son las funciones del archivo

4. Normas que regulan la conservación de documentos

5. Se pueden destruir los documentos

6. La organización del archivo

EL ARCHIVO DE LA EMPRESA

1. ¿Que es un archivo?

• UN LUGAR FISICO

Lugar en el que se guarda la documentación,

• LA DOCUMENTACION

Conjunto ordenado de documentos que se conservan con algún fin determinado: histórico, jurídico, científico, económico,

religioso, político

¿QUE IMPORTANCIA TIENE PARA LAS EMPRESAS?

• Por imperativo legal:La ley obliga a las empresas a guardar determinada documentación relacionada con su actividad• Por interés propio:La información es la base y fundamento de muchas decisiones empresariales; y esta , en muchas ocasiones se encuentra en sus documentos.

• ¿cuáles son las funciones del archivo?

Todos los documentos tienen un ciclo de vida:• Nacimiento • Madurez• Declive• Muerte

NORMAS QUE REGULAN LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS

“Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo que se establezca por disposiciones generales o especiales......”

• ¿SE PUEDEN DESTRUIR LOS DOCUMENTOS?

LA DESTRUCCIÓN O ELIMINACION DE DOCUMENTOS SE CONOCE COMO EXPURGAR• Se emplean entre otros:• Destrucción por medio de máquinas que los

convierten en finas virutas, es el mas adecuado en cuanto al carácter confidencial de los doctos.

• Venta a empresas dedicadas al reciclaje de papel.

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVOUna buena organización de la documentación ha de cumplir las siguientes condiciones:

Ser personalizada Estar planificada Ser metódica Ser adecuada y eficaz Comunicarse Iniciarse con el nacimiento del documento Ser constante

“LOS BUENOS HABITOS NOS SIMPLIFICAN LA VIDA”

Debemos:Evitar la acumulación de papeles en la mesa:• Clasificando y archivando, cuando no se necesiten

de forma continuada• Seleccionando y conservando solo los necesarios• Evitando las copias innecesarias• Eliminando los que ya no sirvan

• Marcar el lugar del documento extraído del archivo

• Utilizar códigos visuales para localizaciones rápidas

• No dejar documentos sueltos, todos deben formar parte de un asunto

• Antes de abrir un nuevo expediente asegurarse de que no existe uno anterior.

• Archivar no es almacenar, es un lugar donde la documentación está organizada.

• Utilizar habitualmente las técnicas de EXPURGO

FIN