4El Archivo de oficina / gestión

Imagen sacada de Flickr

«En esta oficina nunca se encuentran los documentos

cuando se necesitan»

«un día de estos me lío a romper papeles y se acaban los problemas»

Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

«ya no nos cabe ni un papel más»

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«con este desorden es imposible localizar nada»

Búsquedasdificultosas

Pérdida de información

Reproducción de los

documentos

Más papel

Acumulación de documentos

CÍRCULO CÍRCULO VICIOSO EN LAS VICIOSO EN LAS

OFICINASOFICINAS

Eliminación de documentos más antiguos o cuando

dejan de tener valor legal

Abandono de los documentos en

alguna estancia del edificio

Pérdida de documentos vitales

para conocer el pasado de nuestras

comunidades

¿Qué es un archivo de oficina?

El Archivo de Gestión es aquel en el que permanecen los documentos desde el momento en que se generan hasta que su trámite ha finalizado y su consulta administrativa ha descendido. Por lo tanto, custodia los documentos mientras estén en trámite o su uso sea muy frecuente.

En los Archivos de Gestión los documentos mantienen su valor primariovalor primario (testimonio de la gestión administrativa).

Con carácter general, no podrán custodiar documentos que superen los 5 años de antigüedad, desde que el trámite haya finalizado.

Según la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Ministerio de la Presidencia

FUNCIONES BÁSICASFUNCIONES BÁSICAS del archivo de oficina:

Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo (expedientes).

Elaboración de instrumentos de control e información (ficheros, bases de datos).

Servicio de consulta administrativa.

Preparación de las transferencias al Archivo Central.

PRINCIPIOS BÁSICOSPRINCIPIOS BÁSICOS de su organización:Un responsable de archivo que se encargue de todas las tareas relacionadas con su gestión.

Un espacio adecuado con el mobiliario necesario para una correcta instalación y conservación.

Según “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo General.

Formar correctamente las series documentales, impidiendo la dispersión o eliminación de la documentación.

Organización del archivo de oficina

Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

ARCHIVO DE OFICINADocumentación de archivo

Según la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Ministerio de la Presidencia, forma parte del Archivo de GestiónArchivo de Gestión:

– Expedientes sometidos a procedimiento reglado– Expedientes no reglados: materializan cualquier actividad sin

que pretendan la resolución administrativa de un asunto (informes, estadísticas…)

– Correspondencia oficial que materializa las relaciones de un Órgano Administrativo con otros Órganos o personas físicas o jurídicas.

– Registros, que son el testimonio de la actividad de control administrativo, dan valor jurídico a la documentación que contienen y certifican la existencia de un documento que asentó en su día.

No forma parte del Archivo de GestiónArchivo de Gestión la documentación de apoyo informativo de tipo bibliográfico o documental, como:

los textos legales,

boletines oficiales,

publicaciones,

circulares,

copias de informes,

dossier informativos, duplicados, etc.

Una vez finalizada la tramitación de cada expediente, deberán eliminarseeliminarse del mismo, todo este tipo de documentos.

ARCHIVO DE OFICINA Documentos de apoyo informativo

Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión administrativa.

Ejemplos:

– publicaciones,

– fotocopias de legislación,

– folletos,

– copias de escritos remitidos por otras oficinas,

– boletines oficiales,

– circulares,

– dossieres informativos,

– revistas especializadas, manuales de derecho, diccionarios, etc.

MISIÓN INFORMATIVA

Nunca se han de transferir al Archivo General.

ALGUNAS IDEASALGUNAS IDEAS

¿Cómo organizar los documentos de apoyo informativo?

Separados del resto del archivo administrativo

Creación de dossieres temáticos (documentos ordenados por asuntos)

Dossieres temáticos (en formato papel)

Carpetas colgantes ordenadas por temáticas

Libros, revistas, catálogos, etc. Estanterías o revisteros

Evitar la proliferación de fotocopias

Dossieres temáticosIntranet de la institución

Almacenamiento externo (CD-ROM, disco duro extraíble, …)

colgar

ARCHIVO DE OFICINA Documentos administrativos

Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una unidad administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo de una actividad.

Los documentos de archivo tienen carácter seriado. Se producen en el ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo, dando lugar a las distintas series documentalesseries documentales.

Dentro de los documentos administrativos en las oficinas se pueden establecer 2 grandes grupos:

CORRESPONDENCIA EXPEDIENTES

ARCHIVO DE OFICINACorrespondencia

La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ámbito de sus actividades.

ALGUNAS IDEAS para su organizaciónALGUNAS IDEAS para su organización

Cada carta deber ir unida a su respuesta

La correspondencia que sirva como elemento enlace de otros tipos documentales (facturas, informes...), se archivará en función de la información adjunta y no en correspondencia.

La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un expedienteforma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente.

(1)“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

(2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

La correspondencia se ordenará cronológicamente por anualidades y, dentro

de cada año, se podrá agrupar por: organismos, lugares, etc.

Correspondencia externaCorrespondencia interna: correspondencia o notas interiores entre unidades administrativas.(1) (2)

ClasificaciónClasificación de la de la CORRESPONDENCIA EXTERNACORRESPONDENCIA EXTERNA

(2)

(2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

RELACIONES EXTERIORES (subclase de “Representación y Relaciones Públicas”)

Administración del EstadoComunidad Valenciana

GeneralitatCortes

ValencianasOtras

institucionesOtras comunidades

autónomasAdministración local

AyuntamientosMancomunidades y otras entidades locales menoresDiputaciones...

Dentro de cada división la correspondencia se ordena alfabéticamente por organismos.

Dentro de cada organismo se ordena cronológicamente en orden inverso, de más antigua a más reciente, siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida como recibida, quede agrupada. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto.

La correspondencia con instituciones que tienen departamentos o secciones se ordenará respetando la jerarquía orgánica oficial.

Ejemplos:

• Universidad de Granada / Escuela de Enfermería• Generalitat Valenciana / Consellería de Cultura y Educació / Direcció General d'Ensenyaments Universitaries i Investigació

ClasificaciónClasificación de la de la CORRESPONDENCIA INTERNACORRESPONDENCIA INTERNA

(2)

(2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

Se ordena alfabéticamente por el nombre de las unidades administrativas de la Universidad de Alicante.

Dentro de cada unidad administrativa, la correspondencia se ordena cronológicamente, dejando delante la más reciente y siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida como recibida quede agrupada. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto.

La correspondencia interna genera gran cantidad de duplicados, ya que es conservada tanto por las unidades administrativas emisoras como receptoras.

Para evitarlo, es aconsejable seguir el principio de jerarquíaprincipio de jerarquía. Es decir, la unidad que debe conservar la correspondencia interna, a efectos de su posterior transferencia al Archivo General, es la que tenga un rango jerárquico superior.

se puede conservar en la oficina de rango inferior mientras dicha información sea útil para la gestión administrativa, pero podrá eliminarse antes de ser transferida al Archivo General.

RELACIONES INTERIORES (subclase de “Representación y Relaciones Públicas”)

Cuadro de clasificación de la UA

El término expediente administrativo procede del verbo latino:

Desde el punto de vista del derecho administrativoderecho administrativo se define como:

Según el Diccionario de Terminología ArchivísticaDiccionario de Terminología Archivística un expediente es:

ARCHIVO DE OFICINA Expedientes

“expedireexpedire” = el que resuelve, de ahí que esté encaminado a resolver un determinado asunto o materia.

“el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las

diligencias encaminadas a ejecutarla”

“una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la

resolución de un mismo asunto”Form

alización de un PROCEDIM

IENTO A

DMINIS

TRATIVO

PROCEDIMIE

NTO ADMIN

ISTRATIV

O

1

Tramitación

INICIACIÓN

De OFICIO: por necesidades internas de la oficina, de la propia Administración.

Por SOLICITUD de persona interesada: cuando la acción es emprendida desde afuera, mediante solicitud razonada.

2PROCEDIMIENTO

Los interesados en cualquier momento del procedimiento van produciendo y recibiendo documentación hasta que finalice el hecho.

3FINALIZACIÓN

Por RESOLUCIÓN: mediante decisión motivada del órgano que le compete.

Por DESISITIMIENTO: del interesado en el caso de que el haya iniciado el expediente con una solicitud.

Por RENUNCIA: todo interesado puede renunciar sus derechos cuando no esté prohibido por la Ley.

Por CADUCIDAD: algunos procedimientos tienen términos de vencimiento que cierran el expediente.

4EJECUCIÓN

La ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos definidos según el tipo de procedimiento.

Documentos que integran del expedienteDocumentos que integran del expediente:

Documentos que han sido producidos por la propia oficina, y otros recibidos en ella. Estos últimos los conservaremos en forma originaloriginal, mientras que los otros, al salir fuera de las oficinas, los conservaremos en forma de copia administrativacopia administrativa.

Documentos esencialesDocumentos esenciales (informes, dictámenes, resoluciones,... que recogen la información más cualificada del procedimiento administrativo), documentos de enlacedocumentos de enlace (oficios de remisión, notas internas, ... Cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de los trámites realizados)

Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su correspondiente carpetillacarpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite riguroso orden del trámite del procedimiento administrativodel procedimiento administrativo, e indicando en la portada los siguientes datos:

La carpetilla o guarda exteriorLa carpetilla o guarda exterior:

• Nombre de la oficina que lo ha tramitado.

• Fecha de iniciación y finalización.

• Resumen del asunto.

• Número de documentos.

• Dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de serie.

• Signatura de la instalación.

La relación de contenido (índice de documentosLa relación de contenido (índice de documentos)):

Documentos que componen el expediente: nº de orden del documento, fecha del documento y asunto.

Cumplimentarlo a la vez que se incorporan los documentos a la carpetilla del expediente.

La relación de contenidorelación de contenido, que lleva pocos minutos a las oficinas, tiene efectos muy positivos:

Permite buscar un documento no dentro del expediente sino en la relación de contenido señalada en la carpeta.

Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta.

Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen los documentos que contiene y el estado de tramitación del expediente.

Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados (en caso de utilización negligente, podemos devolverlo a su orden original de forma simple y mecánica).

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“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

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“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

Ordenación del expedienteOrdenación del expediente:

A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan, que será el que establezca la norma de procedimiento que regule el trámite.

En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será CRONOLÓGICACRONOLÓGICA ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente.

OJOOJO: los documentos que acompañan a otros documentos, aunque sean de fecha anterior, deben ordenarse después del documento principal (ej.: instancia de solicitud de una plaza -documento principal- a la que acompaña documentos de notas, méritos, etc. -documentación que acompaña-).

Expedientes complejosExpedientes complejos: puede ser útil agrupar los documentos por conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran como si fuera un volumen.

Ej.: en una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en subcarpetas la documentación relativa a datos administrativos, certificaciones de cursos de formación, etc.

Los documentos en soporte diferente al papeldocumentos en soporte diferente al papel (fotografías, vídeos, disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se separan físicamente de éste.

Hay dejar constancia dentro del expediente de la relación de los mismos con los datos de su localización.

“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

Los expedientes ya tramitados por toda la unidad deben almacenarse en cajas tipo archivo definitivo, en cuyo lomo se anotará el organismoorganismo productorproductor, título de la serietítulo de la serie, añosaños, expedientes que contienenexpedientes que contienen y el número de orden de las cajasnúmero de orden de las cajas.

Se recomienda que cada expediente esté descrito en una base de datos (instrumentos de descripción).

El Expediente: precauciones

1. Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.

2. No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona a la que se lo ha prestado (anotarlo en el registro de control de salida).

3. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.

Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

El Expediente: precauciones

Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA

4. Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación.

5. No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras constituyan fuente de información para las oficinas, después deben destruirse. La proliferación de este tipo de documentación es causa de desorganización de los archivos.

6. La CORRESPONDENCIA emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia.

7. Nunca se archivarán los documentos del expediente en orden inverso al trámite administrativo; es decir, del documento más reciente al más antiguo, y si así fuera para comodidad del trámite, el expediente deberá ser ordenado correctamente para su transferencia al Archivo Central.

8. Nunca se mezclarán en una misma caja diferentes tipos de expedientes o series documentales.

9. Se evitará el amontonamiento de documentos aislados que estén pendientes de introducir en el expediente que le corresponda, así como la disgregación y dispersión de los expedientes por no haber sido guardados en su caja o carpeta adecuada.

“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

Según Cruz MundetCruz Mundet:

“conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”

Según el Diccionario de Terminología ArchivísticaDiccionario de Terminología Archivística:

“conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o

de procedimiento”

Según Heredia HerreraHeredia Herrera:

“cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de

actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”

ARCHIVO DE OFICINA Serie documental

Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

La unión de tipos documentales iguales

SERIE DOCUMENTALSERIE DOCUMENTAL=

también se puede crear una serie con tipos documentales distintostambién se puede crear una serie con tipos documentales distintos

Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

EJEMPLO 1

Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

EJEMPLO 2

unión de tipos documentales

iguales

IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALESIDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

AYUNTAMIENTO

COMPETENCIAS

FUNCIONES

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS

ACTIVIDADES

TIPO DOCUMENTAL

SERIE SERIE DOCUMENTALDOCUMENTAL

Esquema básico (contexto municipal – Ayuntamiento)

Ejemplo 2:Ejemplo 1:

AYUNTAMIENTO:Granada

ACTIVIDAD:Reuniones de la

Comisión de Gobierno

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS:Secretaría General

FUNCIÓN:Fé Pública

TIPO DOCUMENTAL:El acta

SERIE DOCUMENTAL:Actas de la Comisión de

Gobierno

AYUNTAMIENTO:Granada

ACTIVIDAD:Otorgar licencias de aperturas

de act. peligrosas

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS:

Delegación de Medio Ambiente

FUNCIÓN:Velar por el Medio Ambiente

TIPO DOCUMENTAL:Licencia de apertura de actividades calificadas

SERIE DOCUMENTAL:Licencias de apertura de actividades calificadas

Algunos ejemplos de series documentales Algunos ejemplos de series documentales

(2) Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA

(1) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

(1)

(2)

Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA

Ordenación cronológicaOrdenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos.

Ordenación alfabéticaOrdenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej.: Expedientes personales.

Su uso sólo es recomendable para oficinas con poco volumen documental y/o sin posibilidades de crecimiento.

Ordenación numéricaOrdenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.

Ordenación numérica-cronológicaOrdenación numérica-cronológica: consiste en ordenar los documentos por años y dentro de éstos por un número correlativo. Ej.: Expediente 34/89 (expediente 34 de 1989)

Es uno de los sistemas de ordenación más extendidos en las oficinas municipales.

Ordenación de series documentales Ordenación de series documentales

Ordenación alfa-numéricaOrdenación alfa-numérica: consiste en ordenar los documentos según las letras del alfabeto y asignar, dentro de cada letra, un número.

Se puede utilizar la primera letra por la que empiece el contenido del expediente o actuación que refleje. Ej.: el Expte. 34-O = Expediente de obras nº 34.

O bien, se puede elegir una letra determinada dotándola de un significado. Ej.: podemos tomar la decisión de que una A signifique «expediente

de solicitud de licencia de obra», la letra B. «solicitud de acondicionamiento de local», etc.

Todas las A se instalarían juntas, las B igual, etc.

Ordenación por conceptosOrdenación por conceptos: Los documentos se agrupan por conceptos (de acuerdo con un índice previamente establecido) y dentro de ellos por orden cronológico. Útil para la correspondencia, por ejemplo.

Ej.: CORRESPONDENCIA DE ALCALDÍA:* Con Asociaciones Deportivas* Con Asociaciones ProfesionalesCon Asociaciones Religiosas* …

Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

Identificadas las series de las oficinas el siguiente paso es la clasificación de los clasificación de los documentosdocumentos.

Hay que estructurar nuestro conjunto de documentos siguiendo un orden jerárquico y de acuerdo con un criterio, que dará como resultado el Cuadro Cuadro de Clasificaciónde Clasificación que servirá de pauta en la organización del archivo.

ClasificaciónClasificación = operación intelectual que consiste en agrupar la documentación en categorías / grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo.

ARCHIVO DE OFICINA Clasificación de documentos. El cuadro de

clasificación

La clasificación responde a una doble necesidad:

Proporcionar una estructura lógica a los documentos.

Facilitar su localización conceptual.

Utilizamos un criterio orgánico para hacer la clasificación cuando las series documentales se estructuran de acuerdo con el organigrama de una institución.

Los documentos se agrupan según las distintas estructuras administrativas de las organizaciones o instituciones de las que emanan.

Inconvenientes:

– Obligación de cambiar el Cuadro a medida que se producen cambios organizativos.

– Solo muestra un estado un estado de la evolución del archivo.

– Muestra un momento del tiempo.

– Debería corregirse mediante la aplicación de criterios funcionales.

CLASIFICACIÓN ORGÁNICACLASIFICACIÓN ORGÁNICA

Javier Barbadillo. “I Jornada Profesional: lenguajes y gestión de información”.

Orgánico Funcional

La clasificación se puede hacer siguiendo dos criterios:

Sólo están aconsejados para el supuesto de un organismo de crecimiento o mutación muy pequeña (Archivos de algunas empresas,

administraciones muy pequeñas)

Utilizamos el criterio funcional para hacer la clasificación cuando estructuramos un fondo de acuerdo con las funciones y actividades que se llevan a cabo en una institución.

La funciones y actividades no suelen cambiar con excesiva frecuencia. No obstante, es posible que se desarrollen nuevas actividades y desaparezcan otras, pero en un Cuadro funcional tanto unas como otras siempre tendrán un sitio.

CLASIFICACIÓN FUNCIONALCLASIFICACIÓN FUNCIONAL

Clasificación FUNCIONAL Clasificación ESTABLE=CLASIFICACIÓN POR MATERIASCLASIFICACIÓN POR MATERIAS

Se van estableciendo grupos según los asuntos de los que traten.

Este tipo de clasificación, como recomienda Heredia Herrera, se podrá aplicar con frecuencia en los archivos particulares que se acercan bastante a las colecciones documentales, donde los órganos o las funciones son casi inexistentes.

«Instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura»

EL CUADRO DE CLASIFICACIÓNEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN (CD) (CD)

Los Cuadros deben elaborarse para toda una institución. Debe ser único y servir para todo el sistema de archivos, desde la oficina al archivo histórico.

NO SIEMPRE es así

Se estructura por niveles o categoríasniveles o categorías. Se empieza siempre eligiendo el nivel más amplio para ir descendiendo hasta finalizar en la descripción de la serie documental o incluso el tipo documental.

Los niveles elegidos podrán ser los órganos administrativos o las funciones y actividades, según hayamos optado por uno u otro sistema. Estos niveles se denominan secciones y subsecciones del Cuadro de Clasificación.

Según Paloma Gil Fernández, en una oficina en donde se produzca un número inferior a seis series dentro de la misma función, no será necesaria crear secciones diferentes.

• Abierto a nuevas inclusionesnuevas inclusiones.

• Debe llevar pocas subdivisionespocas subdivisiones.

• No debe incluir nuncanunca un apartado de VARIOSVARIOS.

• Debe estar diseñado para que nono haya que introducir grandes grandes cambioscambios.

• Debe estar siempre codificadosiempre codificado (a ser posible la codificación debe estar dotada de un significado. Es decir que determinadas letras o números por si solos nos den una INFORMACIÓN sobre los documentos).

Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

Características del CDCaracterísticas del CD

El título escogido para cada sección o subsección del Cuadro de clasificación debe:

– Reflejar el contenidoReflejar el contenido de los documentos reagrupados.

– Estar formado por palabraspalabras que posean un carácter informativocarácter informativo.

– Ser brevebreve.

– Ser exclusivoexclusivo (evitar que un mismo título pueda servir a dos secciones o subsecciones diferentes de un mismo fondo).

Para que sean un instrumento útil de localización de documentos deben codificarse en toda su estructura.

Sistemas de codificación del CDSistemas de codificación del CD

Existen tres clases de códigos:

AlfabéticosAlfabéticos NuméricosNuméricos AlfanuméricosAlfanuméricos

70.000 Área de urbanismo71.000 Servicio de Planificación71.100 Sección de Obras71.140 Expedientes de Licencias71.141 Expedientes de Licencias de

Aperturas

A. UrbanismoA-1000. PlanificaciónA-1100. Obras, etc.

ALGUNOS EJEMPLOS de CD

Cuadro de Clasificación del Archivo General de la Universidad de Alicante

Cuadro de Organización de Fondos del Archivo Municipal de BarcelonaCuadro de Clasificación Uniforme de Documentos del Archivo Municipal de Barcelona

Archivo Histórico Provincial de Granada

Archivo General de Andalucía

Archivo General de la Administración

Archivo Histórico Nacional

Archivo Universitario de GranadaFondo de los Colegios Mayores de Sta. Cruz de la Fé y Sta. Catalina Mártir

Archivo Universitario de GranadaFondo de Elena Martín Vivaldi

Archivo de la Diputación de Córdoba

Centro Cultural de la Memoria Histórica

Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una Licencia Creative Commons

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