SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

PRESENTACIÓN

• A lo largo del Módulo han ido apareciendo gran cantidad de escritos que llegan a la empresa. Estos y otros documentos deben ser guardados, entre otras cosas por circunstancias legales de obligado cumplimiento.

• Como no podemos deshacernos de ellos, los amontonamos en una habitación hasta que ya no sirvan y poder enviarlos a reciclar. ¡No! ¡No nos equivoquemos! Tenemos que conservarlos y saber dónde están, no sólo por exigencias legales, sino por la utilidad que nos proporciona toda la información recibida en la empresa, como ya vimos en unidades anteriores.

• Ya que el control es necesario, tendremos que guardar los documentos de forma ordenada. La empresa y, concretamente, el personal administrativo debe clasificarlos.

• En esta unidad estudiaremos qué entendemos por clasificación, sus fines y normas, y más en profundidad los sistemas de clasificación de la documentación.

• ¿Qué clasificación elegiré si todas son válidas? Sí, todas son válidas; pero dependiendo del material que queramos ordenar, o de la estructura de la empresa, o quiénes son nuestro clientes y proveedores, etc., resultará más eficiente un sistema u otro.

• Aunque inconscientemente todos sabemos ordenar, estas nociones sobre la clasificación y sus tipos son muy prácticas tanto para llevar ordenados los archivos de la empresa, como la documentación de la casa (recibos de luz, agua, teléfono, facturas del médico, del electricista, documentación del banco,...)

1. CLASIFICACIÓN1.1. CONCEPTO Y FINES DE LA CLASIFICACIÓN

La clasificación implica seguir un orden o sistema a la hora de distribuir la documentación.

Los fines u objetivos que se persiguen con una buena clasificación de los documentos, los podemos Concretar en los siguientes:

* Acceder a la información con facilidad y rapidez.

* Facilitar el control de la información.

* Cumplir con las exigencias legales en cuanto a la conservación de documentos.

1.2. NORMAS DE CLASIFICACIÓN

A continuación te proponemos una serie de normas de clasificación a fin de que tu trabajo de “clasificar” documentación sea más eficiente. No todas estas normas poseen carácter preceptivo, algunas tienen carácter de “recomendaciones”.

ACTIVIDADES

Di si las siguientes actividades son verdaderas o falsas:

V F En el Registro de Salida debe apuntarse la fecha en que llegó el envío.

V F Para enviar un documento lo más urgente posible a Lisboa utilizaré el servicio Postal Express.

V F Si llega una carta como contestación de una ya enviada, en el Registro de Entrada anotaremos el mismo número que tenía en el Registro de Salida.

V F Una vez revisados los datos del remitente y del destinatario pesaremos la carta y la enviaremos directamente.

2.- SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Existen diversos métodos o sistemas, los más frecuentes se recogen en el cuadro siguiente.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN•Alfabética.•Numérica.•Último dígito.•Geográfica.•Temática.•Cronológica.•Mixta.

ACTIVIDADES

ESQUEMA RESUMEN

Como comentábamos en la unidad anterior, una de las tareas administrativas más frecuentes es la del manejo de gran cantidad de “papeles”. Es también tarea administrativa el archivo y registro de esos “papeles”.

En esta unidad intentamos darte una serie de conceptos que te pueden servir como consejos para la creación y correcto funcionamiento de un archivo.

Pero antes de poner en marcha un archivo debes conocer lo que es y la función del mismo. Por ello hemos querido dedicar un epígrafe bastante amplio al concepto, fines y clases de archivo. En este epígrafe descubriremos qué es un archivo, cuáles son sus objetivos, qué requisitos debe cumplir y los distintos tipos de archivos con los que te puedes encontrar. Deseamos que se aclaren las posibles dudas que en estos momentos tengas planteadas. Finalizamos el punto estudiando las posibilidades que ofrece la mecanización e informatización dentro de la oficina.

Así mismo, analizamos los distintos mobiliarios y sistemas de archivos. Es importante que conozcas que sistema emplea la empresa donde trabajas y el mobiliario que requiere, si se emplea un sistema vertical, horizontal, lateral,... En función del sistema empleado se presentan una serie de ventajas e inconvenientes que debes tener presente en el momento de utilizarlo.

Los temas te serán de gran utilidad a la hora de realizar tu propio archivo.

1. CONCEPTO, FINES Y CLASES DE ARCHIVO

1.1. DEFINICIÓN DEL ARCHIVO

El archivo es el conjunto de documentos de la empresa debidamente ordenados. Muchas veces es el lugar donde se conservan todos estos documentos.

La acción de archivar implica llevar un orden.

1.2. FINALIDAD DEL ARCHIVO.

Dentro de la administración de cualquier empresa, un archivo es una herramienta imprescindible, que además persigue unos objetivos muy concretos.

Los objetivos de naturaleza legal hacen referencia a una serie de exigencias estipuladas por ley. Es decir, la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de documentos porque así lo establece la Ley.

Existen otros objetivos de carácter técnico que hacen referencia a la utilidad práctica del archivo; en otras palabras, las características esenciales que debe tener un archivo para que sea útil:

ACTIVIDADES

1.3. CLASES DE ARCHIVOS A la hora de realizar una clasificación de

los distintos tipos de archivos, podemos realizarla atendiendo a diversas variables. En el siguiente cuadro se recogen los archivos más frecuentes.

Según el tipo de organización

Según el sistema de archivo

Según el soporte

Según el grado de utilización

1.4. REQUISITOS DEL ARCHIVO Al igual que exigíamos unas normas de ordenación, como vimos en la unidad anterior, igualmente si queremos que el archivo que hemos creado sea útil, deberemos tener en cuenta una serie de requisitos.

• El archivo debe ser de fácil utilización.

• El archivo debe estar actualizado.

• El archivo debe ser flexible.

• El archivo no debe ocupar demasiado espacio ni suponer un elevado coste.

• El archivo debe garantizar la seguridad y la conservación de los documentos en él guardados.

• El archivo debe estar controlado.

1.5. MECANIZACIÓN E INFORMATIZACIÓN

La aparición de nuevas tecnologías hace posible que el trabajo dentro de la empresa esté mecanizado y automatizado. A su vez, esta mecanización e informatización permite a la empresa obtener un ahorro considerable en tiempo y esfuerzos, así como conseguir un trabajo más eficiente.

A la hora de introducir la información puedes hacerlo mediante:

- El teclado: Transcribiendo la información del documento original.

- El escáner: Obteniendo una imagen del documento original y conservándola, o utilizar un programa informático que convierta la imagen en texto sin necesidad de transcribirlo y así conservarlo.

- Reconocedores de la voz: Dictando el documento original al ordenador y este reconociéndolo y convirtiéndolo en texto sin necesidad de escribirlo.

Posteriormente, la información puede ser almacenada en una base de datos, de forma que la información esté ordenada y sea fácilmente accesible.

2. MOBILIARIO Y SISTEMAS DE ARCHIVOS

La forma de colocar la documentación, una vez clasificada, da origen a diferentes sistemas de archivo. Como ya avanzamos al analizar los distintos tipos de archivos, diferenciamos entre tres sistemas de archivos: sistema horizontal, sistema vertical y sistema lateral. Cada uno de estos sistemas emplea un mobiliario distinto.

2.1. SISTEMA HORIZONTAL

Los documentos son archivados uno encima de otro, colocándolos en carpetas, cajas archivadoras, etc. Seguro que en alguna ocasión has utilizado este sistema de archivo a la hora de clasificar tus apuntes introduciéndolos dentro de unos clasificadores o archivadores, o amontonando una carpeta sobre otra, igual que hojas de papel.

Este sistema presenta ventajas y desventajas.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

SISTEMA HORIZONTAL

2.2. SISTEMA VERTICAL

Es uno de los sistemas más frecuentes de archivo, muy utilizado en las empresas.

En este caso, como su propio nombre indica, los documentos descansan verticalmente. Los documentos se archivan en carpetas individuales que suelen quedar suspendidas de una o varias guías.

Este sistema presenta ventajas y desventajas.

Ventajas

Desventajas

SISTEMA VERTICAL

2.3. SISTEMAS LATERALES

Los documentos se archivan uno al lado del otro, introduciéndose dentro de carpetas o archivadores que se colocan también una al lado de la otra. La denominación del documento se coloca en el lomo de la carpeta y/o caja. Este sistema de archivos se podría comparar con la colocación de libros en una estantería de una biblioteca.

Este sistema presenta ventajas y desventajas.

Ventajas

Desventajas

SISTEMAS LATERALES

2.4. OTROS

Los sistemas multiusos consisten en el empleo de unos archivadores que permiten guardar distintos tipos de documentos de formatos, materiales y contenidos distintos. Así en un mismo archivo podemos guardar documentos en soporte papel, disquetes, mapas, etc. Engloba las características, ventajas e inconvenientes de los sistemas horizontales, verticales y laterales analizados anteriormente. Ello es así debido a que este sistema multiusos no es más que un sistema en el que se combinan distintos sistemas de archivo.

Los sistemas automatizados son similares a los sistemas de archivo vertical pues tienen suspendidos las carpetas de los archivos sobre unas guías que actúan de cintas transportadoras. Se utiliza un mecanismo eléctrico para enviar los documentos seleccionados.

La principal ventaja el alto nivel en cuanto a la ordenación de la información, así como la posibilidad de almacenar cantidades enormes de documentos.

El principal inconveniente lo podemos encontrar en su coste. Resulta algo costosa su implantación y puesta en marcha.

ACTIVIDADES

ESQUEMA RESUMEN